Xem mẫu
- BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI
ThS. Nguyễn Văn Lin
- BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI
ThS. Nguyễn Tuấn Ngọc
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HỌC
NGÀNH: CÁC NGÀNH HỆ CAO ĐẲNG
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
(Lưu hành nội bộ)
Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐDLHN ngày tháng năm
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội
Hà Nội, 2019
- LỜI GIỚI THIỆU
Kinh doanh du lịch là một ngành non trẻ ở Việt Nam nhưng không phải vì
thế mà ngành có vị trí nhỏ bé. Kinh doanh du lịch mang một ý nghĩa to lớn đối
với nền kinh tế của quốc gia. Nhận thức được điều đó Đảng và Nhà nước ta đã
không ngừng quan tâm đến sự phát triển ngành du lịch trong định hướng phát
triển tổng thể nền kinh tế quốc dân. Để tiến hành kinh doanh có hiệu quả yêu
cầu nhà quản trị cần phải có những kiến thức về quản trị doanh nghiệp nói
chung và quản trị doanh nghiệp du lịch nói riêng. Vì vậy, lý thuyết về quản trị
đều được đưa vào giảng dạy tại các trường có chuyên ngành quản trị kinh
doanh nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và hình thành kỹ năng về
quản trị.
Môn học quản trị học là môn học cơ sở ngành quan trọng của chuyên ngành
đào tạo quản trị kinh doanh tại Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội. Môn học này
trang bị cho sinh viên những cơ sở lý luận, phương pháp luận và hình thành
những kỹ năng cho sinh viên phục vụ cho công việc trong thực tiễn sau này, góp
phần đào tạo nguồn nhân lực và phát triển ngành du lịch. Hơn nữa, môn học
này cũng là lý luận căn bản làm tiền đề, cơ sở cho sinh viên học tập các môn
nghiệp vụ tốt hơn.
Xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn và yêu cầu của công tác đào tạo sinh viên
chuyên ngành quản trị kinh doanh, Khoa Cơ sở ngành Trường Cao đẳng Du
lịch Hà Nội đã tiến hành biên soạn cuốn giáo trình "Quản trị học".
Giáo trình Quản trị học được biên soạn thành 6 chương:
Chương 1: Tổng quan về quản trị học
Chương 2: Thông tin và quyết định trong quản trị
Chương 3: Chức năng hoạch định
Chương 4: Chức năng tổ chức
Chương 5: Chức năng lãnh đạo
Chương 6: Chức năng kiểm tra
Với tinh thần làm việc nghiêm túc, cuốn giáo trình được hoàn thành sau một
thời gian nghiên cứu lý luận về quản trị kết hợp với thực tiễn kinh doanh tại các
doanh nghiệp. Tuy nhiên, cuốn giáo trình không tránh khỏi những khiếm khuyết
trong quá trình biên soạn. Do vậy, chúng tôi mong nhận được sự đóng góp ý
kiến của các bạn đọc để giáo trình được hoàn thiện hơn trong những lần xuất
bản sau.
Tác giả xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu, Phòng Đào tạo, Quản lý
Khoa học và Hợp tác quốc tế, Hội đồng khoa học Trường Cao đẳng Du lịch
- Hà Nội đã nhiệt tình tạo điều kiện giúp đỡ trong quá trình biên soạn cuốn
giáo trình này.
Hà Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2019
Tham gia biên soạn
ThS. Nguyễn Tuấn Ngọc
- MỤC LỤC
TRANG
LỜI GIỚI THIỆU i
MỤC LỤC ii
DANH MỤC BẢNG, BIỂU, HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ iii
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC 1
1.1. Quản trị 2
1.1.1. Khái niệm quản trị 2
1.1.2. Đặc điểm của hoạt động quản trị 3
1.1.3. Các chức năng quản trị 4
1.1.4. Vai trò của quản trị 6
1.2. Nhà quản trị 8
1.2.1. Khái niệm nhà quản trị 8
1.2.2. Cấp quản trị 8
1.2.3. Các kỹ năng của nhà quản trị 9
1.3. Quản trị học 10
1.3.1. Quản trị là một khoa học, là một nghệ thuật 10
và là một nghề
1.3.2. Đối tượng của khoa học quản trị học 12
1.3.3. Nội dung của quản trị học 12
1.3.4. Phương pháp nghiên cứu quản trị học 13
1.4. Các cách tiếp cận đối với quản trị 13
1.4.1. Tiếp cận theo kinh nghiệm 13
1.4.2. Tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân 14
- 1.4.3. Tiếp cận theo nhóm 14
1.4.4. Tiếp cận theo các hệ thống tổ chức - kỹ thuật 14
1.4.5. Tiếp cận theo lý thuyết quyết định 15
1.4.6. Tiếp cận hệ thống 15
1.4.7. Tiếp cận toán học 15
1.4.8. Tiếp cận theo điều kiện hoặc theo tình huống 16
1.5. Quá trình phát triển của các lý thuyết quản trị 16
1.5.1. Lý thuyết quản trị theo khoa học 16
1.5.2. Lý thuyết quản trị hành chính 18
1.5.3. Lý thuyết quản trị theo mối quan hệ 20
của con người
1.5.4. Lý thuyết định lượng trong quản trị 23
1.5.5. Lý thuyết quản trị trong các nước xã hội 25
chủ nghĩa
1.5.6. Lý thuyết quản trị hiện đại 26
Câu hỏi ôn tập và thảo luận 30
CHƯƠNG 2. THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN 30
TRỊ
2.1. Thông tin và hệ thống thông tin quản trị 31
2.1.1. Thông tin 31
2.1.2. Hệ thống thông tin quản trị 46
2.2. Quyết định quản trị 47
2.2.1. Khái niệm và đặc điểm của quyết định quản trị 48
2.2.2. Yêu cầu đối với quyết định quản trị 48
2.2.3. Chức năng của quyết định quản trị 49
2.2.4. Phân loại quyết định quản trị 49
- 2.2.5. Quá trình đề ra và tổ chức thực hiện
quyết định quản trị 50
2.2.6. Phương pháp ra quyết định quản trị 58
Câu hỏi ôn tập và thảo luận 60
CHƯƠNG 3. CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 61
3.1. Khái niệm, vai trò của hoạch định 61
3.1.1. Khái niệm hoạch định 61
3.1.2. Vai trò của hoạch định 62
3.2. Phân cấp hoạch định 63
3.2.1. Mục tiêu 63
3.2.2. Chiến lược 64
3.2.3. Chính sách 64
3.2.4. Thủ tục và quy tắc 64
3.2.5. Chương trình 65
3.2.6. Ngân quỹ 65
3.3. Quy trình hoạch định 66
3.3.1. Nhận thức cơ hội 66
3.3.2. Thiết lập mục tiêu 66
3.3.3. Phát triển các tiền đề 66
3.3.4. Xây dựng các phương án 67
3.3.5. Đánh giá các phương án 67
3.3.6. Lựa chọn phương án 67
3.3.7. Hoạch định phụ trợ 67
3.3.8. Lập ngân quỹ 68
3.4. Hoạch định chiến lược trong doanh nghiệp 68
- 3.4.1. Khái niệm, vai trò của hoạch định chiến lược 68
3.4.2. Các cấp chiến lược trong doanh nghiệp 69
3.4.3. Quy trình hoạch định chiến lược
trong doanh nghiệp 71
Câu hỏi ôn tập và thảo luận 98
CHƯƠNG 4. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 99
4.1. Khái niệm, vai trò của công tác tổ chức 100
4.1.1. Khái niệm 100
4.1.2. Vai trò của công tác tổ chức 100
4.2. Tầm quản trị 101
4.2.1. Khái niệm tầm quản trị 101
4.2.2. Những hạn chế của việc phân cấp quản trị 102
4.2.3. Các nhân tố xác định tầm quản trị có hiệu quả 102
4.3. Cách phân chia bộ phận cơ bản 103
4.3.1. Phân chia bộ phận theo số lượng 104
4.3.2. Phân chia bộ phận theo thời gian 104
4.3.3. Phân chia bộ phận theo chức năng 104
4.3.4. Phân chia theo địa dư 105
4.3.5. Phân chia bộ phận theo sản phẩm 106
4.3.6. Phân chia bộ phận theo khách hàng 107
4.3.7. Phân chia bộ phận theo thị trường 108
4.3.8. Phân chia các bộ phận theo kiểu ma trận 109
4.4. Quyền hạn trong tổ chức 110
4.4.1. Khái niệm 110
4.4.2. Phân loại quyền hạn 111
- 4.4.3. Những nhân tố ảnh hưởng đến mức độ
phân quyền 112
4.5. Các loại cơ cấu tổ chức 113
4.5.1. Cơ cấu trực tuyến 113
4.5.2. Cơ cấu trực tuyến tham mưu 114
4.5.3. Cơ cấu chức năng 114
4.5.4. Cơ cấu trực tuyến chức năng 115
4.6. Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức 116
4.6.1. Những sai lầm hay gặp trong công tác tổ chức 116
4.6.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức 117
Câu hỏi ôn tập và thảo luận 117
CHƯƠNG 5. CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO 118
5.1. Khái quát chung 119
5.1.1. Khái niệm lãnh đạo 119
5.1.2. Kỹ năng lãnh đạo 120
5.1.3. Nội dung lãnh đạo 121
5.2. Động cơ thúc đẩy 122
5.2.1. Khái niệm 122
5.2.2. Các lý thuyết về động cơ thúc đẩy 123
5.3. Phương pháp lãnh đạo 126
5.3.1. Khái niệm 126
5.3.2. Các phương pháp lãnh đạo 128
5.4. Phong cách lãnh đạo 131
5.4.1. Khái niệm 131
5.4.2. Một số phong cách lãnh đạo 132
- 5.4.3. Lựa chọn phong cách lãnh đạo phù hợp 133
Câu hỏi ôn tập và thảo luận 134
CHƯƠNG 6. CHỨC NĂNG KIỂM TRA 134
6.1. Khái quát về chức năng kiểm tra 135
6.1.1. Khái niệm 135
6.1.2. Bản chất của công tác kiểm tra 135
6.1.3. Vai trò của công tác kiểm tra 137
6.1.4. Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra
có hiệu quả 138
6.2. Quá trình kiểm tra 139
6.2.1. Xây dựng các tiêu chuẩn 139
6.2.2. Đo lường kết quả 139
6.2.3. Tiến hành các hoạt động điều chỉnh 140
6.3. Các hình thức và phương pháp kiểm tra 140
6.3.1. Các hình thức kiểm tra 141
6.3.2. Các phương pháp kiểm tra 142
6.4. Hệ thống kiểm tra 147
6.4.1. Kiểm tra tài chính 147
6.4.2. Kiểm tra tác nghiệp 149
6.4.3. Kiểm tra nhân sự 150
Câu hỏi ôn tập và thảo luận 151
TÀI LIỆU THAM KHẢO 153
PHỤ LỤC 275
- DANH MỤC BẢNG
Số hiệu Tên bảng Trang
Bảng 1.1 Bảng phân phối thời gian dành cho các chức năng 1
quản trị
Bảng 1.2 Bảng mức độ quan tâm của các cấp quản trị 2
đối với các chức năng quản trị
Bảng 1.3 Mối quan tâm của các cấp quản trị đối với các 10
kỹ năng quản trị
Bảng 1.4 So sánh hoạt động quản trị giữa các công ty 28
Nhật Bản và công ty Âu Mỹ
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Số hiệu Tên bảng Trang
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hệ thống cấp bậc quản trị
Sơ đồ 2.1 Mô hình quá trình truyền đạt thông tin 36
Sơ đồ 2.2 Quá trình truyền đạt thông tin trong một tổ chức 38
Sơ đồ 2.3 Các miền thông tin 40
Sơ đồ 2.4 Hệ thống thông tin 46
Sơ đồ 2.5 Quá trình ra quyết định 54
Sơ đồ 2.6 Quá trình thực hiện quyết định 56
Sơ đồ 3.1 Quy trình hoạch định 66
Sơ đồ 3.2 Các cấp chiến lược 71
Sơ đồ 3.3 Mô hình năm lực lượng cạnh tranh 77
Sơ đồ 3.4 Ma trận đánh giá cơ hội 84
Sơ đồ 3.5 Ma trận đánh giá nguy cơ 84
- Sơ đồ 3.6 Ma trận SWOT 86
Sơ đồ 3.7 So sánh điểm mạnh,điểm yếu với cơ hội và nguy cơ 87
Sơ đồ 3.8 Mô hình BCG 91
Sơ đồ 4.1 Cơ cấu tổ chức có tầm quản trị hẹp. 101
Sơ đồ 4.2 Cơ cấu tổ chức có tầm quản trị rộng. 102
Sơ đồ 4.3 Phân chia bộ phận theo chức năng 105
Sơ đồ 4.4 Phân chia bộ phận theo địa dư 106
Sơ đồ 4.5 Phân chia bộ phận theo sản phẩm. 106
Sơ đồ 4.6 Sơ đồ 4.6: Phân chia bộ phận theo khách hàng 107
Sơ đồ 4.7 Phân chia bộ phận theo thị trường 108
Sơ đồ 4.8 Phân chia bộ phận theo ma trận 110
Sơ đồ 4.9 Cơ cấu trực tuyến 113
Sơ đồ 4.10 Cơ cấu trực tuyến tham mưu 114
Sơ đồ 4.11 Cơ cấu chức năng 115
Sơ đồ 4.12 Cơ cấu trực tuyến chức năng 115
Sơ đồ 5.1 Tháp phân cấp nhu cầu 123
Sơ đồ 5.2 Ba cực của sự lãnh đạo 128
Sơ đồ 6.1 Quá trình kiểm tra 135
Sơ đồ 6.2 Hệ thống kiểm tra phản hồi đơn giản 137
Sơ đồ 6.3 Hệ thống kiểm tra dự báo 137
Sơ đồ 6.4 Biểu đồ hình cột và biểu đồ tuyến tính 142
Sơ đồ 6.5 Sơ đồ mạng công việc PERT 145
Sơ đồ 6.6 Sơ đồ mạng công việc PERT 147
- GIÁO TRÌNH MÔN HỌC
Tên môn học: Quản trị học
Mã môn học:
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học:
- Vị trí: Là môn học thuộc nhóm môn học cơ sở trong chương trình đào
tạo hệ cao đẳng Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội.
- Tính chất: Là môn học lý thuyết, đánh giá kết quả bằng hình thức thi hết
môn.
Mục tiêu của môn học:
- Về kiến thức:
+ Hiểu được những kiến thức cơ bản về quản trị học, Khái niệm về quản
trị học; Nhà quản trị;
+ Hiểu rõ vai trò và cách sử dụng Thông tin và quyết định trong quản trị;
+ Nắm được các chức năng của quản trị.
- Về kỹ năng: Phân tích được các chức năng của quản trị: Chức năng
hoạch định, chức năng tổ chức, chức năng lãnh đạo, chức năng kiểm tra.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Vận dụng được các kiến thức quản
trị đã học để giải quyết bài tập tình huống và ứng dụng thực tiễn.
Nội dung của môn học:
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC
Giới thiệu:
Là một hoạt động không thể thiếu trong mọi lĩnh vực của xã hội đối với
mọi chủ thể, cụm từ quản trị xuất hiện rất tự nhiên như một thuật ngữ phổ
biến, phổ thông và tất yếu. Nhưng Quản trị là gì? Quản trị học nghiên cứu
về điều gì?
Quản trị dễ hay khó, ứng dụng như thế nào để đạt được mục tiêu khi thực
hành, tất cả sẽ có trong câu trả lời của chương 1 dưới đây.
Đây sẽ là môn học để có được công thức cơ bản đầu tiên đạt được sự thành
công, hạnh phúc và thịnh vượng đối với không chỉ doanh nghiệp mà kể cả
với cá nhân, tổ chức hay nhà nước.
Mục tiêu:
Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể:
1
- Hiểu được khái niệm quản trị;
Mô tả được những đặc điểm của quản trị;
Liệt kê được các chức năng của quản trị;
Nắm được khái niệm nhà quản trị;
Mô tả được các cấp quản trị;
Nắm được các kỹ năng của nhà quản trị;
Hiểu được quản trị học là một khoa học, một nghệ thuật và là một nghề;
Nắm được đối tượng, nội dung và phương pháp nghiên cứu quản trị học;
Nội dung chính:
1.1. Quản trị
1.1.1. Khái niệm quản trị
Các tổ chức do các cá nhân thành lập nên để thực hiện những mục tiêu mà
họ không thể đạt được với tư cách là một cá nhân. Quản trị là một hoạt động
thiết yếu nảy sinh khi có một nỗ lực tập thể nhằm thực hiện mục tiêu chung. Một
tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả đỏi hỏi phải có hoạt động quản trị.
Chức năng của quản trị là phối hợp những hoạt động của cá nhân với những
hoạt động chung của tập thể nhằm tạo ra một nỗ lực để thực hiện mục tiêu chung
và khi quy mô tổ chức càng lớn số lượng các tổ chức ngày càng nhiều thì vai trò
của hoạt động quản trị ngày càng trở nên quan trọng.
Trong quá trình phát triển lý thuyết quản trị đã có rất nhiều các định nghĩa
khác nhau về quản trị. Chẳng hạn như:
Koontz và O’Donnell trong giáo trình “Những vấn đề cốt yếu của quản lý”
định nghĩa: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng
hơn là công việc quản trị, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ
sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong
đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm
vụ và các mục tiêu đã định”.
J.Donnelly, L.Gibson, M.Ivancevich trong giáo trình “Quản trị học căn bản”
lại cho rằng: “Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện, nhằm
phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà
một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được”.
Stonner và Robbin lại định nghĩa: “Quản trị là một tiến trình bao gồm việc
hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn
2
- vị một cách có hệ thống, nhằm hoàn thành các mục tiêu của đơn vị đó”.
Từ những điểm chung của các định nghĩa trên chúng ta có thể khái niệm
quản trị như sau:
Quản trị là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản
trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ
hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đặt ra.
1.1.2. Đặc điểm của hoạt động quản trị
- Hoạt động quản trị gắn liền với sự tác động qua lại giữa chủ thể quản trị
và đối tượng quản trị
Chủ thể quản trị có thể là một người (tổ trưởng, nhóm trưởng) hay là một
tập thể (ban giám đốc, ban giám hiệu) tiến hành hoạt động quản trị.
Đối tượng quản trị có thể là vật nuôi, cây trồng, máy móc thiết bị, vốn, con
người nhưng suy cho cùng đối tượng quản trị là con người. Quản trị là quản trị
con người, quản trị con người tốt thì các yếu tố còn lại cũng tốt và ngược lại.
Chủ thể quản trị và đối tượng quản trị là hai yếu tố cơ bản của hoạt động
quản trị. Thiếu một trong hai yếu tố này thì không có hoạt động quản trị.
Giữa chủ thể quản trị và đối tượng quản trị có quan hệ chặt chẽ với nhau
trong đó đối tượng quản trị giữ vai trò quyết định, còn chủ thể quản trị tác động
tích cực lên đối tượng quản trị.
- Hoạt động quản trị có khả năng thích nghi
Khi đối tượng quản trị tăng về quy mô, phức tạp về các mối quan hệ thì chủ
thể quản trị vẫn có khả năng thích ứng và có thể tiếp tục quản trị có hiệu quả
trong khi không có sự thay đổi đáng kể về quy mô. Ngược lại, khi chủ thể quản
trị trở nên quan liêu, xơ cứng lỗi thời thì đối tượng quản trị vẫn có thể thích nghi
để tiếp tục tồn tại và phát triển.
Tính thích nghi của hoạt động quản trị gắn liền với khả năng thích ứng của
con người. Hệ thống quản trị có khả năng thích nghi cao thường là hệ thống
quản trị có hiệu quả và ngược lại.
Vì vậy một trong những yêu cầu đối với một người lãnh đạo là sự năng động
và linh hoạt.
- Quản trị bao giờ cũng gắn liền với thông tin
Hoạt động quản trị gắn liền với sự tác động qua lại giữa chủ thể quản trị và
đối tượng quản trị, sự tác động đó gắn liền với trao đổi, thu nhận và sử dụng
thông tin. Do đó, không có thông tin thì không có hoạt động quản trị. Ví dụ chủ
3
- thể quản trị muốn tác động lên đối tượng thì phải đưa ra các thông tin (mệnh
lệnh, chỉ thị, quyết định...) đó chính là thông tin điều khiển. Còn đối tượng quản
trị muốn định hướng hoạt động của mình thì phải tiếp nhận thông tin điều khiển
của cấp trên.
- Hoạt động quản trị có mối liên hệ ngược (thông tin phản hồi)
Trong quản trị, khi chủ thể quản trị phát ra thông tin đến đối tượng quản trị
thì bao giờ cũng phải nhận được thông tin phản hồi từ đối tượng quản trị quay
trở về chủ thể quản trị. Chẳng hạn chủ thể quản trị, sau khi đưa ra các quyết định
cho đối tượng quản trị thực hiện thì họ phải nhận được thông tin phản hồi về
việc thực hiện nhiệm vụ đó như thế nào. Hoạt động của nhà quản trị sẽ có dấu
hiệu thất bại nếu như phát ra thông tin nhưng không nhận được thông tin phản
hồi.
1.1.3. Các chức năng quản trị
Hoạt động quản trị là loại hoạt động gắn liền với việc thực hiện các chức
năng chính sau đây:
1.1.3.1. Chức năng hoạch định
Hoạch định là chức năng đầu tiên của quản trị, tất cả các nhà quản trị đều
phải thực hiện chức năng hoạch định. Một nhà quản trị không lập kế hoạch có
nghĩa là anh ta đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại. Hoạch định bao gồm
thiết lập các mục tiêu hoạt động của tổ chức, định ra chương trình, bước đi và
việc triển khai các nguồn lực để thực hiện mục tiêu.
1.1.3.2. Chức năng tổ chức
Là quá trình thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp với các mục tiêu, nguồn lực
và việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các bộ phận, các thành
viên trong tổ chức, đồng thời thiết lập mối quan hệ giữa chúng trong quá trình
hoạt động.
Như vậy chức năng tổ chức bao gồm hai nội dung:
- Xây dựng cơ cấu tổ chức, thiết lập bộ máy quản lý.
- Quản trị nhân sự, bao gồm: Tuyển dụng, bố trí sử dụng, đánh giá chất
lượng nhân sự, đề bạt, thuyên chuyển, sử dụng các biện pháp để tạo động lực
làm việc, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân lực.
1.1.3.3. Chức năng lãnh đạo
Chức năng này gắn liền với việc ban hành các quyết định, chỉ thị mệnh lệnh
hay thực hiện việc động viên, khuyến khích nhằm thúc đẩy và phối hợp hoạt
4
- động của các bộ phận, các thành viên trong tổ chức sao cho tạo nên một guồng
máy thống nhất và hướng tới mục tiêu.
1.1.3.4. Chức năng kiểm tra
Kiểm tra là đo lường kết quả hoạt động trên cơ sở đó so sánh với mục tiêu
đặt ra, phát hiện sai lệch, tìm nguyên nhân và đưa các các chương trình điều
chỉnh nhằm đạt được kết quả mong muốn.
Các chức năng trên đây là phổ biến với mọi nhà quản trị. Là tổng giám đốc
một công ty lớn, hiệu trưởng một trường đại học, một cảnh sát trưởng hay một
trưởng phòng chức năng, hay một tổ trưởng gồm 5 - 7 nhân viên cũng đều phải
thực hiện cả bốn chức năng nói trên. Tuy nhiên, ở các lĩnh vực quản trị khác
nhau, các cấp quản trị khác nhau thì mức độ quan tâm đến mỗi chức năng cũng
khác nhau.
Theo sự phân tích của Mohoney thì các nhà quản trị ở mọi cấp đều phải thực
hiện tất cả chức năng: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra, nhưng sự
phối hợp thời gian và công sức của các cấp quản trị không giống nhau. Nhà quản
trị cấp cao dành đến 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức, trong lúc
đó nhà quản trị cấp cơ sở chỉ dành 39% thời gian cho hai chức năng đó, còn nhà
quản trị cấp cơ sở phải dành đến 51% thời gian cho chỉ huy điều khiển còn nhà
quản trị cấp trung gian chỉ dành 36% thời gian và nhà quản trị cấp cao chỉ dành
22% cho việc thực hiện chức năng. Sự phân phối % thời gian và công sức cho
các chức năng quản trị của cấp quản trị được thể hiện trong bảng số liệu dưới
đây:
Bảng 1.1: Bảng phân phối thời gian dành cho các chức năng quản trị
Nhà quản trị cấp Nhà quản trị cấp Nhà quản trị cấp
Nhà quản trị
cao (%) trung gian (%) cơ sở (%)
Hoạch định 28 18 15
Tổ chức 36 33 24
Lãnh đạo 22 36 51
Kiểm tra 14 13 10
5
- Bảng 1.2: Bảng mức độ quan tâm của các cấp quản trị
đối với các chức năng quản trị
Cấp quản trị
Cấp cao Cấp trung gian Cấp cơ sở
Chức năng
Hoạch định x
Tổ chức x x
Lãnh đạo x x
Kiểm tra x x x
Chức năng nào quan trọng nhất? Điều này tùy thuộc vào điều kiện hoàn cảnh
cụ thể và cấp quản trị.
1.1.4. Vai trò của quản trị
Từ khi xã hội nguyên thủy của loài người biết phân công và hợp tác lao
động với nhau để săn bắt thú rừng hoặc làm nương rẫy... thì lúc đó đã bắt đầu
xuất hiện những hoạt động phôi thai đầu tiên của quản trị. Có thể nói hoạt động
quản trị đã có từ lâu đời, nhưng quản trị học lại là một trong những ngành khoa
học còn mới mẻ của nhân loại. Mãi đến những năm cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ
XX, các tư tưởng quản trị mới được nghiên cứu và sắp xếp thành một hệ thống
có cơ sở khoa học. Một trong những người đặt nền móng đầu tiên cho khoa học
quản trị là F.Taylor với cuốn sách nổi tiếng là “Những nguyên tắc quản trị khoa
học” vào năm 1911. Điều này đã nói lên tính đa dạng, phong phú và phức tạp
của quản trị học.
Quản trị là một yêu cầu tất yếu khách quan. Các hoạt động tập thể (lao động,
sản xuất kinh doanh...) đều đòi hỏi một sự phối hợp nhịp nhàng, sự điều khiển,
sự hướng dẫn cụ thể đối với từng cá nhân để hoàn thành công việc chung. Hoạt
động quản trị ra đời gắn liền với sự xuất hiện của hợp tác và phân công lao
động.
Sản xuất xã hội và nhân loại không thể tồn tại, phát triển nếu thiếu quản trị.
Quản trị ngày nay đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội từ gia
đình, đến xí nghiệp, các đơn vị kinh doanh, các tổ chức đoàn thể... Tất cả đều
cần đến quản trị. Nội dung và mức độ phức tạp của hoạt động quản trị phụ thuộc
trước hết vào trình độ phát triển của sản xuất. Trong quy mô nhỏ của nền sản
6
- xuất tiểu thủ công nghiệp thì hoạt động quản trị tương đối đơn giản. Trong
trường hợp này người chủ điều khiển những công nhân sản xuất, trực tiếp chỉ
dẫn họ và kiểm tra kết quả thực hiện. Nhiều khi người chủ phải vừa lãnh đạo
những người thợ, vừa phải tham gia trực tiếp vào thực hiện những công việc cụ
thể. Quy mô sản xuất ngày càng phát triển, trình độ kỹ thuật của sản xuất ngày
càng cao, thì hoạt động quản trị ngày càng trở nên phức tạp.
Sản xuất hiện đại đòi hỏi một sự điều khiển khéo léo, một sự phối hợp nhịp
nhàng giữa các phần việc của tất cả các khâu trong quá trình sản xuất. Chính
nhờ hoạt động quản trị (tổ chức sản xuất, tổ chức lao động hợp lý, sự phối hợp
tuyệt vời của các phân xưởng, các bộ phận sản xuất trong xí nghiệp...) mà xã hội
loài người đã sản xuất được rất nhiều sản phẩm trong một thời gian ngắn để đáp
ứng cho những nhu cầu ngày càng tăng lên của mình. Ví dụ: Ngày nay sản xuất
một chiếc xe ô tô chỉ cần trong mấy phút. Qua đây cũng đã chứng minh được
một cách rõ ràng hoạt động quản trị có vai trò quan trọng như thế nào trong các
hoạt động tổ chức kinh doanh hiện đại.
Tầm quan trọng của quản trị cũng đã được thể hiện rất rõ trong quá trình
phát triển kinh tế. Một xí nghiệp quản trị tốt, sản xuất sẽ phát triển, kinh doanh
sẽ có hiệu quả. Một quốc gia có hoạt động quản trị giỏi, nền kinh tế sẽ phát triển
tăng trưởng với tốc độ cao, hàng hóa nhiều, đời sống của nhân dân sẽ được cải
thiện và nâng cao. Ngược lại một doanh nghiệp quản trị kém sẽ làm ăn thua lỗ,
dẫn đến phá sản, một quốc gia quản trị kém sẽ kìm hãm sự phát triển của nền
kinh tế, không khai thác được những tiềm năng to lớn của đất nước, không nâng
cao được mức sống của người dân v.v...
Ngày nay trong nền kinh tế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế sâu rộng, để
giữ vững lợi thế cạnh tranh và tham gia vào các hoạt động cạnh tranh thì các
doanh nghiệp và quốc gia ngoài việc huy động các nguồn lực, thay đổi công
nghệ... thì một yêu cầu đặc biệt quan trọng nữa đó là phải thay đổi cách thức
quản trị của mình để thành công trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Học tập và nghiên cứu quản trị ngày càng đóng vai trò quan trọng vì xã hội
chúng ta dựa vào những định chế và tổ chức chuyên môn hóa để cung cấp
những hàng hóa và dịch vụ mà xã hội cần. Những tổ chức này cần phải được
điều khiển và chỉ đạo bằng những quyết định đúng đắn, hiệu quả của các nhà
quản trị. Những quyết định sai lầm của các nhà quản trị sẽ dẫn đến những hậu
quả nghiêm trọng cho các tổ chức hoặc cả quốc gia.
Sự thành công của các tập đoàn hoặc các quốc gia phát triển hiện nay đều
7
nguon tai.lieu . vn
