Xem mẫu
- B n có nghe tôi nói không?
Ch c năng c a các cu c h p ban là truy n t thông tin và phát ngôn v nh ng k
ho ch c a công ty. Nhưng ôi khi các cu c h p này b nhi u thông tin hơn là th c
hi n t t ch c năng c a nó? T i sao l i như v y?
Ch c năng c a các phòng ban là nh m giúp
các thành viên ti p c n ư c nhi u thông tin
v nhau, khi nh ng ban này không th c hi n
y ch c năng c a mình ã gây ra không
ít v n . Tôi ã quan sát các cu c h p ban
c a 1/5 s công ty c a M và có nh ng cu c
ph ng v n lãnh o hi u t i sao ch c năng
thông báo thông tin và phát ngôn c a các
phòng ban l i b sao lãng.
Có hai tr ng i l n làm nhi u ngu n thông
tin t phía các nhà lãnh o.
Th nh t, m c dù m t cu c h p ban ư c coi
như cu c h p c a m t nhóm ngư i, nhưng
th c ch t cu c h p này ch có hai nhóm:
giám c và qu n lý. Có quá nhi u lu ng thông tin khác nhau
s khi n vi c ti p nh n c a các nhà
lãnh o b nhi u sóng
nh ngu n: www.khoahoc.com.vn
Theo như quan sát, các giám c ch dành
15% th i gian h p làm công vi c tương tác, còn l i là dành cho nh ng nhà qu n lý c p
dư i. Chính vì v y, cách h ti p nh n thông tin, ti p thu ý ki n c a nh ng ngư i khác
cũng không mang tính tr c ti p và ch mang tính ch n l c, không y .
Th hai, lãnh o gi tr ng trách kép r t khó khăn: giám sát và c v n. H qu n lý nh ng
v n vĩ mô và b o ms ng thu n khi th c hi n vi c qu n lý chi n lư c. H có
nh ng bư c i th n tr ng, b i h ang m b o vai trò c a hai v trí và ph i h p tác v i
nhau trong vi c th c hi n chúng.
B i vì s óng góp c a nh ng nhà qu n lý có th b m i ngư i xem là h ang phân
quy n hơn là ti n hành m t trong hai ch c năng, chính i u này khi n cho vi c truy n t
- thông tin có tính ch t m c a nh ng nhà qu n lý – tư v n này b gư ng ép. Tôi nh n th y
r ng, nhi u lãnh o ưa ra nh ng l i ch trích dè d t v nh ng ý ki n e d a s cân b ng
gi a hai ch c năng mà h ang m nh n, th m chí là không ưa ra nh n xét gì tránh
mâu thu n.
Hai nguyên nhân trên d n n tình tr ng lãnh o thư ng không c pt iv n t và
nh quy n h n trong các bu i h p ban mà n khi cu c h p k t thúc vì khi ó v n
này ư c bàn b c d dàng hơn, hi u qu và an toàn hơn.
M c dù v y, ôi khi s n ph m c a nh ng cu c h p bên l không chính th c này cũng t o
ra nh ng thay i quan tr ng. H cho ra ngoài m t vài lãnh o và m t s khác l i tr
thành h u qu c a thông tin, i u này ã bóp méo truy n thông.
Trong m t vài trư ng h p, h còn i v trí c a nh ng giám cb t ng quan i m
trong cu c h p v i nhau, và h u qu c a vi c này là ngư i qu n lý c p dư i không ch u
nghe theo ý ki n lãnh o. Tôi ã nh n ra r ng hai y u t gi cho m t cu c h p hi u qu
và ý nghĩa là ban qu n tr và s ch o tích c c trong cu c h p.
Các phòng ban òi h i ph i có m t ban qu n tr mà không làm công vi c qu n lý. Tuy
nhiên, ây l i thư ng là i u b b qua và l i sau cùng trong các cu c h p, khi các nhà
lãnh o ã m t m i và s n sàng b ra kh i u m i ý ki n.
Song, do vi c t n t i c a qu n lý thư ng c n tr s phát huy ch c năng c a truy n thông,
nên ban này ph i có s c n ng c bi t. Hai phòng ban có ch c năng quan tr ng giúp ban
qu n tr ho t ng úng theo quy nh ng u là ch t ch ho c lãnh o.
Nh ng ban qu n tr này theo sát l ch trình bao g m c th i i m ưa ra nh ng v n
m i. Chúng cũng phát tri n m t quá trình xu t ý ki n lên giám c i u hành m t cách
chính th c. Phương pháp này th hi n vai trò ngày m t quan tr ng c a ban qu n tr trong
t ng b ph n. Ban qu n tr s giúp t o ra s k t n i gi a các lãnh o, thành ph n quan
tr ng t o hi u qu truy n thông trong toàn b bu i h p ban.
- Hãy tích c c l ng nghe thông tin trong các cu c h p phát huy hi u qu c a truy n thông
nh ngu n: nghenghiep.jobviet.com
S lãnh o tích c c trong cu c h p s vư t quá nghĩa v hành chính thông thư ng
phát huy hi u qu c a truy n thông và giúp ho t ng c a các ban như m t nhóm. Nh ng
lãnh o các ban có ch c năng quan tr ng ưa ra cu c th o lu n v ch c năng c a ban
oàn th là làm gì và th c hi n ch c năng này thì h c n ph i làm như nh ng gì.
H s ph i h i các giám c làm sáng t nh ng v n còn vư ng m c, bên c nh ó
cũng ưa ra cho nh ng nhà giám c c cơ h i cũng như s ng ý th hi n s il p
c a mình, cũng như nh ng quan i m trái ngư c.
M t s nhà lãnh o ã thăm dò ý ki n theo t ng th i kỳ c a nh ng giám c bu c h
ph i tìm hi u sâu hơn v m t s lĩnh v c n m ngoài chuyên môn c a b n thân, b ng cách
này giúp h hi u sâu s c v nhi u m t, cũng như rút ra nh ng bài h c cho chính mình.
Và cu i cùng, vi c lãnh o tích c c trong cu c h p s ưa ra ư c nh ng gi i pháp cho
các cu c th o lu n cho dù có nhi u ý ki n trái chi u, hơn h t là tránh cho ban oàn th
th y ng i ng n vì s có nh ng cu c tranh cãi y mâu thu n nh ng bu i h p ti p theo.
- Bài vi t c a Katharina Pick ăng trên t p chí HBR tháng 7-8/2008 -
• Phương Linh (d ch)
nguon tai.lieu . vn
