Xem mẫu
- Bài học quản lý thông
minh
“Làm thế nào để giúp nhân viên thoát khỏi cái vòng luẩn quẩn của tình trạng
làm thêm giờ và quá tải công việc?” luôn là một trong những câu hỏi hóc búa
nhất làm đau đầu không biết bao nhiêu doanh nhân. Tại công ty TSMC,
những sáng kiến quản lý của Chủ tịch Morris Chang đã giải quyết được vấn
đề này. Thực tế, số giờ làm trung bình của nhân viên công ty đã giảm từ 58
xuống 50 giờ/tuần nhưng hiệu quả công việc không bị ảnh hưởng.
Bài học quản lý thông minh
- Nhiều năm trước đây, cũng như mọi công ty lớn trong giới công nghiệp Đài
Loan, tình trạng làm thêm giờ tràn lan đã bắt rễ sâu trong văn hóa làm việc
của TSMC. Những khẩu hiệu kiểu “Cố là được” hoặc “Sự nỗ lực tự nó đã là
một thành công” mất đi tác dụng động viên khuyến khích đối với người lao
động. Ngược lại, tình trạng chán nản và kiệt sức ngày càng đầu độc bầu
không khí làm việc chung.
Giảm những cuộc họp vô ích
Điều này buộc Chang phải quyết định làm điều gì đó. Ông chia sẻ: “Trong
suốt 50 năm sự nghiệp của mình, một tuần làm việc của tôi rất hiếm khi vượt
quá 50 tiếng cho dù ở cương vị một kỹ sư cấp thấp hay chủ tịch của cả công
ty. Nếu một ai đó buộc phải làm việc quá nhiều từ ngày này sang ngày khác,
liệu ngay đến bản thân anh ta có tin chắc chất lượng công việc vẫn được đảm
bảo?
Chưa tới sáu tháng sau, số giờ làm việc trung bình của nhân viên công ty
TSMC giảm xuống mức 50 tiếng/tuần. Một vài trường hợp ngoại lệ chỉ là
những đơn vị làm việc trong mùa cao điểm hoặc để đáp ứng những đơn hàng
khẩn mà thôi. Năm ngoái, kết quả của những cải cách do Chang mang lại cho
TSMC là doanh thu đạt kỷ lục hơn 400 tỷ Đài tệ, tỷ lệ sử dụng năng lực sản
xuất vượt ngưỡng 100%, và số giờ làm của nhân viên, như đã nói ở trên, giảm
đi đáng kể.
- Nguyên nhân lớn nhất nằm ở chính văn hóa doanh nghiệp. Một giải pháp hiệu
quả để giảm bớt số giờ làm việc là giảm số lượng những cuộc họp vô ích.
Tại mỗi nhà máy của TSMC, có tới 70 - 80% nhân viên phải họp giao ban
hàng ngày cho dù những vấn đề đưa ra bàn thảo không phải lúc nào cũng liên
quan đến tất cả những người dự họp. Giải pháp của Chang là chia nội dung
của những cuộc họp giao ban cũng như thành phần dự họp thành ba bước.
Bước thứ nhất là thuyết trình báo cáo tiến độ chung của dự án, nhấn mạnh
những công việc cần ưu tiên thực hiện trong ngày.
Mọi việc diễn ra trong 20 phút. Sau bước thứ nhất, có khoảng một nửa số
người dự họp có thể ra về để bắt đầu công việc thực sự của họ. Bước thứ hai
tập trung vào các vấn đề liên quan đến trang thiết bị, thời gian cũng được giới
hạn trong nửa tiếng. Bước thứ ba là những vấn đề chuyên sâu cần nhiều thời
gian để thảo luận và cũng chỉ cần một số lượng không lớn người tham dự vào
cuộc họp. “Giảm tần suất các cuộc họp, số người dự họp và độ dài của các
báo cáo giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian”, J.K. Wang, Phó Chủ tịch điều
hành cho biết.
Tận dụng công nghệ
- “Việc triển khai tuần làm việc 50 tiếng đã tạo nên bầu không khí thi đua làm
việc một cách sáng tạo trong chúng tôi. Chúng tôi tìm cách sử dụng bộ óc của
mình một cách sáng tạo và hiệu quả để hoàn thành những công việc có giá trị
cao hơn”, Wang nói. Ví dụ, các kỹ sư thay vì dành hàng tiếng để thực hiện
những công việc giản đơn như thu thập thông tin thì họ tìm cách áp dụng trí
tuệ của họ vào công việc phân tích dữ liệu và chuẩn đoán vấn đề.
Thêm vào đó, tại TSMC, hệ thống đào tạo kiểu cũ tồn tại lâu đời được cải
thiện để giảm tải công việc cho nhân viên. Trong quá khứ, trước khi nhân
viên mới thực sự tiếp nhận vị trí của họ trong dây chuyền sản xuất như một
nhân viên thực thụ, họ phải phụ thuộc hoàn toàn vào người có trách nhiệm
đào tạo họ. Họ cần được chỉ dẫn ở từng khâu nhỏ nhất, và điều đó gia tăng
gánh nặng công việc cho những người nhận trách nhiệm hướng dẫn. Trong
trường hợp người hướng dẫn quá bận rộn, việc đào tạo người mới sẽ bị gián
đoạn và làm chậm lại đáng kể.
“Trước đây, nhân viên thường phải thấp thỏm để ý ông chủ của họ đã về chưa
để họ được ra về. Nhưng sau khi chủ tịch chia sẻ câu chuyện tuần làm việc 50
tiếng của ông và khuyến khích cấp dưới làm như thế, rất nhiều cấp dưới đã
nghe theo, và sự thay đổi của những người này đã giúp mang lại cho toàn
nhân viên cuộc sống bình thường không quá tải”, phó chủ tịch kết luận.
- Tóm lại, giảm giờ làm hay giảm nhẹ gánh nặng công việc không có nghĩa là
tái cấu trúc toàn bộ hệ thống quản lý của công ty. Điều thực sự cần làm là tìm
ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thay vì chủ quan cho rằng đó chỉ là những
rắc rối không đáng kể.
nguon tai.lieu . vn
