Xem mẫu
- NGHIỆP VỤ LỄ TÂN
ThS. Trần Đình Thắng
- CHƯƠNG 6
DỊCH VỤ
TRẢ PHÒNG
- NỘI DUNG CHƯƠNG
6.1 Hệ thống lập hóa đơn cho khách
6.2 Phương thức thanh toán
6.3 Chuẩn bị trước khi làm thủ tục trả phòng
6.4 Quy trình làm thủ tục trả phòng
6.5 Một số tình huống thường gặp
6.5 Bàn giao ca lễ tân
- 6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO KHÁCH
6.1.1 Sổ cái kế toán lễ tân
Là phương tiện thủ công mà các khách sạn
có thể sử dụng để theo dõi và cập nhật tổng
hợp các chi phí của khách
Theo dõi các khoản chi phí nợ hiện tại của
khách hàng.
Biết được doanh thu của một dịch vụ
- 6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO KHÁCH
- 6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO KHÁCH
6.1.2 Máy tính:
Là phương tiện kết nối nhiều hệ thống của bộ
phận lễ tân, kể cả hệ thống thanh toán hóa đơn
của khách
Nhân viên lễ tân mở số tài khoản theo dõi chi
phí của khách hàng khi khách đặt phòng có
thanh toán trước
- 6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO KHÁCH
Tất cả các khoản chi phí phát sinh khi khách
hàng lưu trú đều được cập nhật, hiện đủ trên
màn hình và in ra theo yêu cầu
Tính toán chính xác các chi phí của khách và
thanh toán tài khoản khách một các nhanh
chóng
Các phần mềm máy tính có thể khác nhau
nhưng nguyên tắc của hệ thống giống nhau
- 6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO KHÁCH
6.1.3 Hóa đơn khách hàng
Hóa đơn thanh toán dịch vụ:
Là chứng từ phản ánh các chi phí của khách khi tiêu
dùng một dịch vụ nào đó của khách sạn
Do bộ phận cung cấp dịch vụ khách sử dụng lập
Là cơ sở để theo dõi, tổng hợp các chi phí khách tiêu
dùng
Được thiết kế tùy theo cách quản lý của từng khách
sạn
- 6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO
KHÁCH
1.3 Hóa đơn khách hàng
Hóa đơn thanh toán dịch vụ:
Là chứng từ phản ánh các chi phí của
khách khi tiêu dùng một dịch vụ nào đó
của khách sạn
Do bộ phận cung cấp dịch vụ khách sử
dụng lập
Là cơ sở để theo dõi, tổng hợp các chi phí
khách tiêu dùng
Được thiết kế tùy theo cách quản lý của
- 6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO KHÁCH
6.1.3 Hóa đơn khách hàng
Hóa đơn thanh toán tổng hợp:
Là chứng từ phản ánh tổng hợp các chi phí
phát sinh trong quá trình lưu trú tại khách sạn
Trên cơ sở tổng hợp các chi phí từ hóa đơn
thanh toán dịch vụ do các bộ phận dịch vụ
trong khách sạn chuyển cho bộ phận lễ tân
- 6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO
KHÁCH
1.3 Hóa đơn khách hàng
Hóa đơn thanh toán tổng hợp:
Là chứng từ phản ánh tổng hợp các
chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú
tại khách sạn
Trên cơ sở tổng hợp các chi phí từ
hóa đơn thanh toán dịch vụ do các bộ
phận dịch vụ trong khách sạn chuyển
cho bộ phận lễ tân
- 6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO
KHÁCH
1.3 Hóa đơn khách hàng
Hóa đơn thanh toán tổng hợp:
Là chứng từ phản ánh tổng hợp các
chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú
tại khách sạn
Trên cơ sở tổng hợp các chi phí từ
hóa đơn thanh toán dịch vụ do các bộ
phận dịch vụ trong khách sạn chuyển
cho bộ phận lễ tân
- 6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO
KHÁCH
1.3 Hóa đơn khách hàng
Hóa đơn thanh toán tổng hợp:
Là chứng từ phản ánh tổng hợp các
chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú
tại khách sạn
Trên cơ sở tổng hợp các chi phí từ
hóa đơn thanh toán dịch vụ do các bộ
phận dịch vụ trong khách sạn chuyển
cho bộ phận lễ tân
- 6.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
6.2.1 Thanh toán bằng tiền mặt
Sử dụng tiền mặt để thanh toán, đây là hình
thức thanh toán dễ dàng nhất
Bao gồm 2 loại:
Tiền nội tệ: VND
Ngoại tệ: Ngoại tệ mạnh trên thế giới thường
được giao dịch trong khách sạn như: USD,
EUR
- 6.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
Thủ tục thanh toán bằng tiền mặt:
Kiểm đếm số tiền trước mặt khách
Nhắc lại một lần nữa tổng số tiền đã được nhận
được từ khách
Vào sổ và vào máy số tiền vừa nhận của khách
Đóng dấu đã thanh toán lên hóa đơn tổng hợp và
đề nghị khách ký vào hóa đơn
- 6.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
Đưa lại tiền thừa cho khách nếu có
Chuyển hóa đơn tổng hợp cho khách
Lễ tân giữ lại hóa đơn tổng hợp đã
sao chụp để sử dụng trong việc kiểm
toán
- 6.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
Những điểm lưu ý khi thanh toán bằng ngoại tệ
Xác định chắc chắn đồng tiền đó được chấp
nhận ở Việt Nam
Phải biết tỷ giá hối đoái của ngoại tệ
Xem kỹ tiền thật, tiền giả
Tính đúng mức lệ phí cho khách
Hoàn thành biên lại đổi ngoại tệ, đưa cho
khách biên lai đổi tiền
- 6.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
6.2.2 Thanh toán séc du lịch:
Do ngân hàng và các đại lý du lịch ở chính quốc
gia của du khách phát hành
Khi thanh toán bằng séc, nhân viên cần tiến hành:
Mỗi tờ séc nhất định đều có giá nhất định được
thể hiện rõ ràng trên tờ séc
Séc phải có một chữ ký của người mang séc
khi phát hành
- 6.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
Khi thanh toán, khách hàng phải ký chữ ký thứ hai
trước mặt nhân viên lễ tân
Phải kiểm tra hai chữ ký giống nhau
Các bằng chứng về chủ nhận của tờ séc phải
được kiểm tra xem có phù hợp với các thông tin
như trong hộ chiếu được ghi mặt sau của tờ séc
không
Phải chuyền từ đồng tiền phát hành sang đồng nội
tệ với tỷ giá hối đoái hiện hành
- 6.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
Viết biên lai cho khách khi thanh toán bằng séc du lịch,
kiểm tra và xác định sự chính xác.
Thanh toán bằng thẻ tín dụng:
Khách sạn nhận thanh toán từ công ty tín dụng hoặc
công ty phát hành.
Công ty phát hành thẻ tín dụng tính tiền lệ phí cho từng
giao dịch theo tỷ giá phần trăm của hóa đơn tổng
Nhân viên lễ tân cần nắm rõ chấp nhận loại thẻ nào và
thủ tục thanh toán của thẻ tín dụng
nguon tai.lieu . vn