Xem mẫu
- Kỹ năng quản lý thời gian
hiệu quả
PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã
nhanv@vnu.edu.vn
- Đôi nét về giảng viên
▶ Nguyên lính xe tăng Miền Đông Nam bộ
▶ Nguyên Trưởng khoa Vật Lý ĐHSPHN (19901995)
▶ Nguyên P. Trưởng Ban KHCN ĐHQGHN (19962004)
▶ Nguyên Trưởng Ban Đào tạo ĐHQGHN (20042012)
▶ Nguyên Hiệu trưởng Đại học Nguyễn Trãi (20122016)
PGS.TS. Nguyễn Văn ▶ Nguyên thư ký dự án Phát triển nhân tài Quốc gia
Nhã ▶ Viện trưởng Viện Đào tạo&NCKH ứng dụng miền Nam
▶ Giảng viên, cố vấn Khoa QT&KD, ĐHQGHN
- 1. Lập kế hoạch theo thời gian
•.
Hiểu đúng về thời gian
•.
Những công cụ lập chương trình làm việc
•.
Xây dựng lịch trình làm việc
•.
Danh sách việc phải làm hằng ngày
•.
Nhược điểm của các hệ thống kế hoạch làm
việc
- Lược sử về Thời gian
•
Chúng ta ngưỡng mộ Stephen
Hawking (19422018) không chỉ là
tài năng mà còn là nghị lực phi
thường của vị giáo sư trên hành
trình chống lại căn bệnh xơ cứng
cơ vùng. 21 tuổi, ông dần mất đi
khả năng vận động tay chân, đến
mất hẳn giọng nói và rồi liệt
toàn thân. Dẫu vậy, với đam mê
bất tận về thiên văn học, ông
vẫn giữ ý chí kiên cường để tìm
hiểu những bí mật của vũ trụ bao
la.
- Thời gian là một nguồn lực khan hiếm
Nếu mỗi phú lãng phí, bạn phải nộp
100 000 đ; nếu mỗi phút làm việc hiệu
quả, bạn lại thu được 100 000 đ.
Bạn sẽ giàu hay nghèo sau một năm?
- Trong thời đại VUCA nhiều thứ đang thay
Thử sức một bài tập nhỏ đổi…..
Có ba bạn đi từ Hà Nội đến Hải phòng, quãng
đường dài 100km •
Quãng đường không đo bằng km,
•
Bạn An đi xe đạp từ 3gi sáng với tốc độ mà “đo” bằng thời gian cần thiết
10km/h. Đến Hưng Yên cách HN 40 km nghỉ để đi và đến, vấn đề là chọn
30 phút; đến Hải Dương cách HN 60 km lại phương tiện nào tối ưu.
nghỉ 30 phút. May mắn được chú họ cho đi
nhờ xe tải với tốc độ40km/h đến thẳng Hải
Phòng.
•
Khoảng cách được tính bằng
“quăng dao”
•
Bạn Hòa đi xe máy lúc 5 gi với tốc độ 50km/h,
nhưng đi được 20 km thì hỏng xe, chữa 15 •
Chất lượng động cơ xe từ o
phút, đến Hải Dương Hòa nghỉ 45 phút ăn
sáng, rồi phóng 60 km/h về HP 100km/h tính bằng s
•
Bạn Liên đi xe buýt lúc 6 gi, xe luôn chạy với •
…v.v..
tốc độ 40 km/h; có nghỉ ở HY và HD mỗi chỗ
15 phút để đón khách. Xin các bạn nêu thêm ví dụ khác
•
Hỏi ai đến HP đầu tiên, ai cuối cùng? Họ gặp
nhau ở đâu dọc đường?
- Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình Quản lý thời gian là sắp xếp, lên
lên kế hoạch và tổ chức thời kế hoạch những việc cần làm một
gian cho từng hoạt động cụ thể, cách khoa học.
chi tiết từng bước cho đến khi
hoàn thành mọi mục tiêu đề ra.
Vì thời gian có hạn, bạn càng có
kỹ năng quản lý thời gian tốt,
quỹ thời gian sử dụng càng hiệu
quả. Sự hiệu quả của việc quản
lý thời gian được đánh giá dựa
trên kết quả công việc làm ra,
không dựa trên thời gian hoàn
thành nhanh hay chậm
- Thực chất quản lý thời gian
hiệu quả là quản lý cách
sống và làm việc của bản
thân
- Hiểu đúng về thời gian
•
Thật vậy, thời gian là sự sống. Bạn vào bệnh
Thời gian quý hơn vàng viện mà xem, người bệnh nặng, nếu kịp thời
chạy chữa thì sống, để chậm là chết.
Sao bạn lãng phí thời gian?
•
Thời gian là thắng lợi. Bạn hỏi các anh bộ đội
Ngạn ngữ có câu: Thời gian là mà xem, trong chiến đấu, biết nắm thời cơ,
đánh địch đúng lúc là thắng lợi, để mất thời cơ
vàng. Nhưng vàng thì mua được mà là thất bại.
thời gian không mua được. Thế •
Thời gian là tiền. Trong kinh doanh, sản xuất
mới biết vàng có giá mà thời gian hàng hóa đúng lúc là lãi, không đúng lúc là lỗ.
là vô giá. •
Thời gian là tri thức. Phải thường xuyên học
tập thì mới giỏi. Học ngoại ngữ mà bữa đực,
bữa cái, thiếu kiên trì, thì học mấy cũng không
giỏi được.
•
Thế mới biết, nếu biết tận dụng thời gian thì
làm được bao nhiêu điều cho bản thân và cho
xã hội. Bỏ phí thời gian thì có hại và về sau
hối tiếc cũng không kịp.
- Quản lý thời gian hiệu quả
với phương pháp Ma trận Eisenhower
“Việc quan trọng thường không khẩn
cấp và việc khẩn cấp thường không quan
trọng”
Dwight Eisenhower
Bạn cần trả lời 2 câu hỏi
•
Tôi đang làm việc này vì mục đích
gì?
•
Các giá trị cốt lõi định hướng
cuộc sống của tôi là gì?
- Những công cụ lập chương trình làm việc
•
Có nhiều người chỉ cần sử •
Todoist
dụng bút và giấy. Tuy nhiên •
TickTick
trong thời đại ngày nay khi bạn
là người dành khá nhiều thời •
Microsoft To-Do
gian cho máy tính, điện thoại •
nTask
hay các thiết bị nào khác, bạn
sẽ thấy rất tiện ích khi có một •
Any.do
phần mềm giúp ghi lại các
nhiệm vụ
- …và còn nhiều phần mềm khác giúp bạn
lập kế hoạch và chương trình làm việc hiệu quả
“Chúng ta đều muốn có thời •
Evernote
gian, nhưng lại không biết •
Due
cách sử dụng nó”
•
Wunderlist
William Penn
•
Trello
- Xây dựng lịch trình làm việc
Yêu cầu của một lịch trình làm việc •
Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện: ngay từ
•
Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm khi xây dựng lịch cần tính đến các yếu tố ưu
việc: chính xác tên công việc; chính xác ngày, tiên: việc quan trọng hay không quan trọng,
giờ thực hiện; chính xác địa điểm thực hiện; cần thiết hay không cần thiết để ưu tiên bố trí
chính xác tên người thực hiện… con người, địa điểm và thời gian, …
•
Đảm bảo không có sự trùng lặp: không trùng
lặp thời gian, địa điểm, con người khi thực
hiện các công việc.
•
Đảm bảo không bỏ sót: không bỏ sót việc;
không bỏ sót một trong các yếu tố: thời gian,
địa điểm, thành phần…
•
Đảm bảo tính khả thi: khi xây dựng lịch phải
tính toán, dự phòng thật sát thực tế. Tránh tối
đa sự thay đổi, điều chỉnh
- Quy trình lập kế hoạch công tác,
lịch trình làm việc
•
Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội •
Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây
dung đưa vào kế hoạch. Đây là giai đoạn tìm dựng hệ thống các hoạt động để thực hiện các
kiếm thông tin, nắm bắt cơ hội. mục tiêu.
•
Bước 2: Xác định mục tiêu Cần phải xác •
Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế
định cụ thể và chính xác. hoạch và đưa vào thực hiện.
•
Bước 3: Phân tích nguồn lực
Xác định sự hỗ trợ từ cấp trên (chủ trương,
chính sách, quy định hiện hành của Đảng và Nhà
nước);
Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về
thời gian, kinh phí, nhân lực, phương tiện…
- Phân tích các yếu tố khách quan khác: điều
kiện kinh tế, văn hóa xã hội, môi trường…
- •
Công cụ đơn giản nhất là lập bảng
•
(Sơ đồ Gantt)
ST Nội dung công Ai chủ Ai phối Điều Thời điểm Kết quả
T việc trì hợp kiện cần bắt đầu và dự kiến
thiết kết thúc
(5M)
- Danh sách việc phải làm hằng ngày
(to-do list)
•
Một danh sách việc cần làm hiệu quả sẽ định
hình một ngày của bạn, giúp bạn dễ dàng tập
trung vào công việc hay những điều quan trọng
nhất
•
Thông thường bạn sẽ sử dụng giấy nhớ để
ghi chép, nên dùng phần mềm trên máy tính,
điện thoại để thay thế cho dùng giấy nhớ Vì:
+ Ứng dụng thường đi kèm với lời nhắc, báo thức để
bạn không lơ là nhiệm vụ
+ Dễ dàng chỉnh sửa danh sách với các thao tác đơn
giản
+ Lưu trữ đám mây khiến giúp bạn không thể nào đánh
mất danh sách
+ Sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên, ngày đáo
hạn (deadline) hoặc thứ tự bảng chữ cái
+ Có thể dùng để giao việc cho đồng nghiệp và kiểm
tra tiến độ
- Kỹ năng tạo danh sách việc làm hàng ngày
•
Hãy kiểm tra danh sách này vào mỗi đầu tuần,
khi bắt đầu một ngày mới và khi vừa mới hoàn • Sử dụng ứng dụng (hoặc giấy nhớ)
thành một nhiệm vụ của mình. Nếu bạn cảm
thấy lịch quá dày đặc và mình không thể nào • Tạo nhiều hơn một danh sách việc cần làm
hoàn thành hết. Đây chính là lúc bạn chỉnh sửa
lại danh sách việc cần làm và dành thêm cho • Thêm nhiệm vụ mới ngay lập tức
mình thời gian nghỉ ngơi.
• Chỉ định ngày đáo hạn cụ thể
• Tạo, chỉnh sửa danh sách việc cần làm vào
• Tìm ra giới hạn của bản thân
• Phân biệt giữa việc cần làm với mong muố
• Kiểm tra danh sách việc cần làm thường x
- Nhược điểm của các hệ thống kế hoạch làm việc
•
Mỗi ngày mang đến những khó
khăn và cơ hội khác nhau, gây •
Điểm khác biệt duy nhất là giám đốc điều
trở ngại cho những công cụ lập hành linh hoạt hơn khi dùng những công cụ
lập kế hoạch. Tính linh hoạt thể hiện như sau:
kế hoạch hàng ngày
•
Dành nhiều thời gian trống hơn trong lịch
•
Làm thế nào để hệ thống lập làm việc hàng ngày
kế hoạch và xác định mức độ •
Chỉ những nhiệm vụ chính quan trọng
ưu tiên có thể theo kịp những nhất mới được đưa vào lịch trình với thời
bước phát triển trong thời đại lượng hai tuần trở lên
VUCA? •
Sẵn sàng gạt bỏ những việc đã lập kế
hoạch khi cơ hội xuất hiện
•
Linh hoạt hơn không làm cho một ngày làm
việc nhàn rỗi hơn, mà đảm bảo rằng sẻ có
thời gian cho những việc quan trọng nhất.
- 2. Giao việc hiệu quả
•
Lợi ích của giao việc hiệu quả
•
Vận dụng công thức RACI trong giao phó công việc
•
Giao việc hiệu quả bằng phân công phân nhiệm
•
Giao việc hiệu quả bằng ủy thác công việc
•
Kiểm soát và đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm trong
giao việc, phân công phân nhiệm, ủy thác công việc
- Lợi ích của giao việc hiệu quả
•
“Tôi không tin tưởng nhãn viên của
•
Giao việc hiệu quả có thể đem lại tôi”: Những người này nên bắt đầu giao
những lợi ích thực sự cho bạn, cho những công việc nhỏ; điều này cho phép họ
nhân viên, và cho công ty, ngân hàng. xây dựng sự tin tưởng dần dần.
•
Đó cũng là một cách để xây dựng sự
•
“Tôi thích công việc được làm theo cách của
tôi”: Đây là bao biện cho kiểu “ôm đồm, sợ
hiểu biết vững chắc với cấp dưới người khác làm hỏng việc”.
•
Nó cải thiện sự tin tưởng giữa bạn và •
“Nhân viên tôi sẽ không bằng lòng với công
cấp trên. Để có được sự tin tưởng này, việc giao thêm này”: Có thể là như vậy.
trước hết bạn phải tin tưởng người Nhưng những nhân viên tốt – những người mà
khác, và giao phó là một trong những bạn muốn giữ lại – thường đánh giá cao
những cơ hội để nhận trách nhiệm cho công
cách tốt nhất để làm việc này việc quan trọng.
“Tôi tin bạn làm được công việc •
“Nhân viên mong đợi tôi là người giải quyết
này”. vắn đề và ra quyết định”: Điều này đúng trong
một chừng mực nào đó; nhưng thực chất là
“độc đoán”
nguon tai.lieu . vn
