Xem mẫu
- Chương 6: Kỹ năng đàm phán
1. Chuẩn bị đàm phán
2. Xây dựng kế hoạch đàm phán
3. Kiểm tra và tập dượt các phương án
đàm phán
4. Phương thức đàm phán
5. Tiến trình đàm phán
6. Nghệ thuật mở đầu đàm phán
175
- 1. Chuẩn bị đàm phán
• Nhiều tác giả cho rằng nếu chuẩn bị tốt xem
như cuộc đàm phán thành công 50%. Vì vậy, đò
hỏi các thành viên tham gia đàm phán phải có
sự chuẩ bị chu đáo. Có 2 qui tắc cần tuân thủ:
– Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc
chuẩn bị đàm phán
– Làm việc có phương pháp và theo kế hoạch
176
- • Mỗi cuộc đàm phán có những nội dung, yêu cầu
riêng, nhưng nhìn chung cần chuẩn bị một số công
việc:
• Các công việc liên quan đến việc tổ chức và lập kế
hoạch đàm phán
• Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đàm phán
• Công việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan
tới cuộc đám phán
• Các công việc luyện tập, đề phòng cả tình huống có
thể xảy ra
• Đề ra mục tiêu, phân tích sơ bộ, dự kiến các thành
viên tham gia
• …
177
- • Để chủ động tổ chức đàm phán, cần phải có các
yếu tố:
– Tính tích cực, chủ động, nhạy bén,
– Óc linh cảm, phán đoán các khả năng có thể
xảy ra
– Khả năng phân tích sơ bộ
– Giải quyết những công việc cần thiết cho đàm
phán
178
- 1.1. Thu thập và xử lý tài liệu ban đầu
• Công việc thu thập và xử lý tài liệu là công việc
khó nhưng rất cần thiết, cần dành nhiều thời gian
cho việc này
• Tài liệu có rất nhiều từ nhiều nguồn khác nhau. Để
tuyển chọn những tài liệu cần thiết, có thể đặt ra
những câu hỏi:
– Tài liệu này đem lại những lợi ích gì cho đàm phán?
– Tài liệu có tính thuyết phục đối với đối tác không?
– Cần thời gian bao lâu dể trình bày?
– Có thể bỏ tài liệu này được không?
179
- • Như vậy, các công việc liên quan đến thu thập
tài liệu:
• Thu thập liên quan đến đàm phán
• Lựa chọn và hệ thống hóa tài liệu: sau khi chọn
lọc cần hệ thống hóa tài liệu thành các nhóm sự
kiện, số liệu …
• Phân tích tài liệu thu thập được. Để đạt được
mục tiêu, cần tập trung phân tích và đưa ra một
số phán đoán về đối tác, mục tiêu của họ, các
vấn đề nảy sinh trong quá trình đàm phán…
180
- 1.2. Chuẩn bị tổ chức nhân sự cho đàm
phán
• Nhân sự cho đàm phán phải được lựa chọn kỹ
lưỡng phù hợp với mục tiêu, nội dung và đối tác
đàm phán. Nhân sự được chia thành 3 nhóm
chính:
• Thứ nhất, người lãnh đạo nhóm đàm phán
• Thứ hai, các nhà chuyên môn tham gia đoàn
đàm phán
• Thứ ba, thư ký đoàn đàm phán
181
- Nhiệm vụ của các nhà chuyên môn tham
gia đoàn đàm phán
• Bằng kiến thức chuyên môn, họ tham gia đàm phán
phần việc có liên quan
• Họ phải phân tích được tình hình trong quá trình đàm
phán, theo dõi chiến lược sách lược của các bên
• Tìm kiếm những điểm chung và những nhượng bộ có
thể hoặc điểm cứng rắn để kiến nghị với lãnh đạo
• Cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết hoặc luận giải vấn đề
khi cần thiết
• Theo dõi và đánh giá các đề nghị được đưa ra trong quá
trình đàm phán, giúp lãnh đạo đoàn đàm phán đưa ra
quyết định cuối cùng
182
- 2. Xây dựng kế hoạch đàm phán
2.1. Tầm quan trọng của công tác xây dựng KH
đàm phán
• Khái quát được nội dung, diễn biến của cuộc
đàm phán
• Không bị động trong nhiều tình huống bất ngờ,
vì có chuẩn bị trước
• Chủ động dẫn dắt cuộc đàm phán
• Linh hoạt ứng phó với mọi tình huống
• Từ đó mang lại hiệu quả đàm phán cao
183
- 2.2. Nội dung xây dựng kế hoạch đàm
phán
• Cần thực hiện các thao tác:
– Xác định các nhiệm vụ cơ bản trước mắt của đàm
phán
– Tìm kiếm các phương pháp (đề ra cách thức giải
quyết vấn đề)
– Phân tích các yếu tố, khả năng bên ngoài, bên trong,
chủ quan, khách quan của việc thực hiện đàm phán
– Xác định những nhiệm vụ ngắn hạn, trung hạn và mối
liên hệ trong việc thực hiện những nhiệm vụ đó.
– Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên
184
- • Phân chia kế hoạch tổng quát thành các kế
hoạch chi tiết
• Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch chi tiết
đàm phán:
– Cho phép chỉ ra các nhiệm vụ cụ thể số
lượng, chất lượng công việc, các thao tác
phải làm …
– Xác định và khơi thông những khâu bế tắc,
loại trừ những khó khăn trong quá trình đàm
phán
– Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn của
từng cá nhân, kiểm tra việc thực hiện trách
nhiệm và quyền hạn đó.
185
- • Lập các loại kế hoạch cần thiết phục vụ cho việc
tiến hành đàm phán
– Kế hoạch chung
– Kế hoạch chiến lược
– Kế hoạch chiến thuật
– Kế hoạch thực hiện cụ thể
– Kế hoạch thu thập thông tin và tài liệu
– Kế hoạch triển khai đàm phán theo thời gian
186
- 3. Kiểm tra và tập dượt các phương án
đàm phán
3.1. Hoàn thiện kế hoạch đàm phán
• Đây là khâu tu sửa, điều chỉnh kế hoạch đàm
phán sao cho thật hoàn thiện
3.2. Tập dượt các phương án đàm phán
• Diễn tập bằng suy nghĩ: hình dung bằng óc
tưởng tượng nhằm chuẩn bị tư tưởng sẵn sàng
đàm phán
• Diễn tập bằng lời: có thể diễn tập bằng cách
đóng kịch cuộc đàm phán để thấy những vấn đề
nảy sinh
187
- 4. Phương thức đàm phán
4.1. Đàm phán qua điện tín
4.2. Đàm phán qua điện thoại
4.3. Đàm phán qua thư, điện tử, tin học
4.4. Đàm phán trực tiếp
188
- 5. Tiến trình đàm phán và nguyên tắc
trong đàm phán
5.1. Tiến trình cơ bản của một cuộc đàm
phán
– Tìm hiểu thực tế
– Giảo lao
– Giảm sự khác biệt về văn hóa, về quan điểm…
– Mặc cả dứt khoát
189
- 5.2. Các nguyên tắc đàm phán kinh
doanh
• Phải am hiểu về đối tác
• Xây dựng niềm tin, thu hút sự chú ý, khêu gợi
sự quan tâm bằng hứng thú của đối tác
• Luận chứng chi tiết, lập luận sắc sảo, minh
chứng cụ thể, rõ ràng
• Tác động vào sở thích và làm tan mối nghi ngờ
của đối tác
• Biến đổi, chuyển hóa nhu cầu của đối tác vào
quyết định cuối cùng
190
- 6. Nghệ thuật mở đầu đàm phán
6.1. Mục đích mở đầu đám phán
• Tiếp xúc được với đối tượng đàm phán
• Xây dựng bầu không khí thuận lợi cho cuộc đàm
phán
• Lôi cuốn sự chú ý
• Kích thích sự quan tâm đến cuộc đàm phán
• Nắm quyền chủ động (nếu cần thiết)
• Lưu ý: Ấn tượng ban đầu bao giờ cũng quan
trọng
191
- 6.2. Phương pháp mở đầu đàm phán
• Phương pháp làm dịu căng thẳng
• Phương pháp kiếm cớ (móc xích)
• Phương pháp kích thích trí tưởng tượng
• Phương pháp mở đầu trực tiếp
– Thông báo ngắn gọn nguyên nhân tổ chức
cuộc đàm phán
– Nhanh chóng chuyển từ vấn đề chung sang
vấn đề cụ thể
192
- 6.3. Những thủ thuật và qui tắc mở đầu
đàm phán
• Một vài vấn đề nhỏ nhặt nhưng dễ tạo nên bầu
không khí thuận lợi:
– Lời phát biểu khai mạc phải rõ ràng, ngắn
gọn, súc tích
– Phải gọi tên đầy đủ của đối tác khi nói chuyện
với họ
– Trang phục, tư thế, vẻ mặt phải phù hợp
– Thể hiện thái độ tôn trọng nhân cách người
đối thoại, chú ý đến ý kiến, nhu cầu của họ
– Có những nhận xét đánh giá tích cực …
193
- 6.4. Những khó khăn thường gặp trong
giai đoạn mở đầu đàm phán
• Có thể xuất hiện thái độ ác cảm, thiện cảm (ấn
tượng ban đầu)
• Thành kiến và định kiến: có thể xuất phát từ
nhiều nguồn thông tin khác nhau hình thành nên
thái độ - thành kiến và định kiến. Trong trường
hợp này, cần hết sức bình tĩnh, không vội vàng,
hấp tấp.
194
nguon tai.lieu . vn
