Xem mẫu
- Kỹ năng kiểm soát quá trình
MBP
Part 1
Dành cho nhà quản lý
- Lời giới thiệu
Management by Process Docs Part I by 2
Ngo Quang Thuat
- Mục đích
Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:
Thiết lập được phương pháp kiểm soát theo quá trình.
Phương pháp setup các loại tài liệu quản lý như sổ tay, thủ tục,
quy định, hướng dẫn, biểu mẫu…
XÂY DỰNG CÔNG NGHỆ SETUP QUÁ TRÌNH
Tài liệu gồm 2 phần: Phần 1 về định nghĩa.., cách thức thiết lập
và kiểm soát quá trình. Phần 2 dành cho các tài liệu khác (hệ
thống tài liệu của DN, kiểm soát tài liệu bộ phận, kiểm soát hồ
sơ)./.
Management by Process Docs Part I by 3
Ngo Quang Thuat
- 1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MBP
1.1 Khái niệm:
1.1.1Quá trình:
+ Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1), quá trình
là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau và tương tác để
biến đầu vào thành đầu ra.
+ Định nghĩa 2: Ngắn gọn hơn, mọi hoạt động hay tập hợp hoạt
động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào thành đầu ra có
thể xem như một quá trình.
Management by Process Docs Part I by 4
Ngo Quang Thuat
- 1.1.2 Phương pháp quản lý MBP
Phương pháp quản lý theo quá trình
(management by process) là phương pháp
quản lý dựa trên việc phân loại các hoạt động
theo các quá trình.
Management by Process Docs Part I by 5
Ngo Quang Thuat
- 1.1.3 Yêu cầu quản lý quá trình trong tổ
chức:
Mỗi quá trình phải tạo ra GTGT.
Cách tiếp cận theo quá trình.
Quản lý chuỗi cung ứng nội bộ.
Cách tiếp cận theo hệ thống các quá trình
Management by Process Docs Part I by 6
Ngo Quang Thuat
- 1.2 Phân biệt MBP và MBO
Hiện nay các nhà quản lý đang tiếp cận quản lý theo hai
hướng chính là:
+ Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO).
+ Quản lý theo quá trình – MBP.
Vẫn chưa có quan điểm thống nhất về sử dụng phương pháp
quản lý nào hiệu quả hơn, nhưng chúng ta có thể tiếp cận
hai phương pháp này qua bảng so sánh sau đây.
Management by Process Docs Part I by 7
Ngo Quang Thuat
- Bảng so sánh MBO – MBP.
Tiêu chí so sánh MBO MBP
Kết quả công việc + Đảm bảo theo mục tiêu + Kiểm soát được công
đề ra. việc chi tiết, nhưng chưa
chắc đã đảm bảo mục
tiêu.
+ Hiệu năng
+ Hiệu quả
+ Làm việc đúng.
+ Làm đúng việc.
Người sử dụng Thường là quản lý cấp cao Thường là quản lý cấp
và cấp trung trung và cấp thấp
Ưu điểm Thuận lợi cho công việc Thuận lợi cho công việc
khó kiểm soát hoặc đo khó xác định mục tiêu.
lường.
Management by Process Docs Part I by 8
Ngo Quang Thuat
- 1.3 Ý nghĩa của áp dụng MBP:
1.3.1 Xây dựng các tài liệu phục vụ cho DN một cách hệ thống, thống
nhất.
1.3.2Kiểm soát được chi tiết việc thực hiện công việc thông qua việc xây
dựng lưu đồ quy trình, xác định các điểm kiểm soát…
1.3.3 Quản lý tốt các công việc khó xác định mục tiêu.
1.3.4 Xác định chi tiết nhu cầu của khách hàng, phân tích quy trình hành
vi.
1.3.5 Xây dựng, chuẩn hoá dòng lưu thông sản phẩm hay thông tin trong
DN.
Management by Process Docs Part I by 9
Ngo Quang Thuat
- 1.3 Ý nghĩa của MBP (tt)
1.3.6 Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của
MBP là làm sáng tỏ những “giao lộ” thông tin giữa các
bộ phận hay nhân viên với nhau.
1.3.7 Áp dụng MBP là một trong 8 nguyên tắc quản lý
chất lượng theo mô hình ISO 9001:2000:
Hướng vào khách hàng – Customer Focus.
Sự lãnh đạo – Leadership.
Management by Process Docs Part I by 10
Ngo Quang Thuat
- 1.3 Ý nghĩa của MBP (tt)
Có sự tham gia của mọi người – Involvement of people.
Cách tiếp cận theo quá trình – Proces approach.
Cách tiếp cận theo hệ thống System approach to
management.
Cải tiến liên tục – Continual improment.
Quyết định dựa trên sự kiện – Fatual approach to decision
making.
Quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng – Mutually beneficial
supplier relationship.
Management by Process Docs Part I by 11
Ngo Quang Thuat
- 1.4 Yêu cầu của hệ thống tài liệu
Tạo thành hệ thống tài liệu cho DN được chuẩn hoá.
Kiểm soát được hệ thống tài liệu hiện hành thông từ quá trình
soạn thảo, phân phối, lưu trữ, chỉnh sửa..
Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành.
Xem xét, cập nhật lại khi cần thiết.
Đảm bảo sự nhận biết các thay đổi của tài liệu.
Đảm bảo tài liệu có sẵn nơi sử dụng.
Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết.
Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết.
Ngăn ngừa sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời.
Management by Process Docs Part I by 12
Ngo Quang Thuat
- 1.5 Khó khăn trong việc áp dụng MBP:
Hệ thống tài liệu không đủ để kiểm soát (SL). Chủ yếu là do tổ
chức chưa có kinh nghiệp trong việc set up quy trình.
Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu không
phản ánh đủ các hoạt động thực tiễn đang diễn ra.
Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ là hồ sơ phản ánh các hoạt động
của nhân viên. Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn đến khó đo lường và
đánh giá hiệu quả công việc, khó giải quyết tranh chấp hay vi
phạm.
Management by Process Docs Part I by 13
Ngo Quang Thuat
- 1.5 Khó khăn trong việc áp dụng (tt):
Thực tế hoạt động không áp dụng như tài liệu đã quy
định.
Hệ thống tài liệu quá nhiều. Công ty không thể kiểm
soát được tài liệu mới, lỗi thời.
Không tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống tài liệu
sau một thời gian.
Bệnh giấy tờ ngoại lệ?
Management by Process Docs Part I by 14
Ngo Quang Thuat
- 2/ QUÁ TRÌNH SET UP TÀI LIỆU
2.1 Khái niệm và phân biệt tài liệu – hồ sơ:
+ Tài liệu là những văn bản được ban hành
mà mọi thành viên trong tổ chức phải tuân
theo.
+ Hồ sơ là bằng chứng về việc thực hiện theo
tài liệu.
Management by Process Docs Part I by 15
Ngo Quang Thuat
- 2.1 Khái niệm tài liệu hồ sơ (tt):
Các loại tài liệu bao gồm:
+ Sổ tay.
+ Thủ tục.
+ Quy định.
+ Hướng dẫn.
+ Biểu mẫu…
Ví dụ hồ sơ: biên bản vi phạm.
Trong phần I, chỉ xem xét đến quy trình setup các tài liệu là
các thủ tục.
Management by Process Docs Part I by 16
Ngo Quang Thuat
- 2.2 Các bước thiết lập THỦ TỤC
Xác định nhu cầu.
Xác định mục đích.
Xác định phạm vi.
Xác định số bước công việc.
Xác định các điểm kiểm soát.
Xác định người thực hiện.
Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ.
Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc.
Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.
Mô tả/diễn giải các bước công việc.
Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm
theo.
Management by Process Docs Part I by 17
Ngo Quang Thuat
- 2.2.1 Xác định nhu cầu
Áp dụng tiêu chuẩn mới.
Tái cấu trúc.
Nâng cấp hệ thống.
Do yêu cầu của các cấp quản lý…
Management by Process Docs Part I by 18
Ngo Quang Thuat
- 2.2.2 Xác định mục đích:
Xác định bản chất của quy trình là gì? Thông thường là
GTGT của quy trình.
Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu/chính sách của tổ chức
ntn?
Ý nghĩa: toàn bộ các bước công việc, phương pháp kiểm
soát, tần suất, thời hạn sẽ dựa trên mục đích setup quy trình.
VD: Xác định mục đích của quy trình book xe?
Management by Process Docs Part I by 19
Ngo Quang Thuat
- 2.2.3 Phạm vi của thủ tục:
Phạm vi thủ tục được hiểu tương tự như
phạm vi điều chỉnh của một văn bản pháp
luật.
Phạm vi điều chỉnh có thể là toàn bộ tổ
chức, theo bộ phận, theo cá nhân, theo
thời gian, không gian, lĩnh vực…
Management by Process Docs Part I by 20
Ngo Quang Thuat
nguon tai.lieu . vn
