Xem mẫu
- 5 sự thật khi lãnh đạo
Khi mới được thăng tiến lên vị trí lãnh đạo, bạn sẽ “va” phải nhiều
thực tế mà bạn chưa từng gặp phải trước đó, chúng có thể khiến
bạn lúng túng.
Sự thật thứ nhất: Cần nhiều “băng thông rộng”
Lãnh đạo là sự pha trộn của trách nhiệm. Để lãnh đạo một cách
hiệu quả, bạn cần phải có khả năng có được lượng thông tin lớn
nhanh chóng và giải quyết nhiều công việc cùng lúc. Trong thuật
ngữ máy tính, bạn cần nhiều “băng thông rộng”.
Khi bạn được thăng tiến vào vị trí lãnh đạo, bạn có thể bắt đầu
cảm thấy rằng tốc độ xử lý công việc của bạn đang chậm dần.
Càng nhiều đòi hỏi của vị trí mới có thể càng bộc lộ nhiều lĩnh
vực mà các kỹ năng của bạn chưa được phát triển đầy đủ. Đây
không phải là một lời cảnh báo, mà là một thử thách lãnh đạo tích
cực.
- Khi là lãnh đạo, có 7 khía cạnh mà bạn cần chú ý:
• Thói quen làm việc cá nhân, bao gồm việc tuân giữ các đòi hỏi
và cam kết tại các cuộc họp, lịch trình và phối hợp với nhóm cùng
những người khác.
• Quản lý cảm xúc cá nhân và sự căng thẳng: Khi bạn ở vị trí lãnh
đạo, cảm xúc của bạn sẽ có ảnh hưởng đến nhiều người khác.
Bạn không được để sự căng thẳng của mình lan rộng ra toàn tổ
thức.
• Cơ sở hạ tầng và hệ thống lãnh đạo của bạn, bao gồm cách
bạn xử lý với ngân sách, hội đồng hỗ trợ, các chức năng hỗ trợ
của tổ chức như tài chính, nguồn nhân lực, công nghệ thông tin
và chức năng hoạt động của tổ chức.
• Tầm nhìn và chiến lược: Những điều này cần phải được phát
triển để chúng luôn rõ ràng, phong phú và khuyến khích những
người khác tiến hành đúng hướng. Trong khi việc quản lý là tránh
- những khó khăn mà bạn gặp phải, thì việc lãnh đạo đòi hỏi bạn
phải mở một đường đi cho những người khác.
• Mối quan hệ của bạn với các thành viên ban lãnh đạo: Mối quan
hệ làm việc tốt là cách hiệu quả nhất cho bạn thực thi chương
trình lãnh đạo của mình.
• Mối quan hệ với cộng sự và cấp dưới: Những người này sẽ tác
động đến thiện ý và sự tin cậy, liên hệ với mọi người và luôn
thông tin với họ.
• Mối quan hệ với cấp trên: Dù cấp trên là một ban, hay chỉ một
người/ thì đều rất quan trọng với thành công của bạn.
Cách dễ dàng nhất để “mở rộng băng thông” là tăng cường hệ
thống hỗ trợ của bạn. Bạn có thể chỉ định ai đó trực tiếp hỗ trợ
bạn. Tất nhiên không được mắc sai lầm khi chọn người, cần nhớ
rằng những người bạn dùng phải thích hợp với vị trí của họ .
Sự thật thứ hai: Tiếp nhận một phụ tá thì cần phải đào tạo lại
- Nếu bạn tiếp nhận một người phụ tá từ người tiền nhiệm, bạn
phải cư xử một cách cẩn thận trong việc thiết lập mối quan hệ
quan trọng này.
Sẽ là một sai lầm khi đánh giá thấp người phụ tá hoặc một thư ký
trung thành với người tiền nhiệm trong công việc và với những
điều anh ta/ cô ta tin rằng tổ chức nên làm. Bạn là người mới đến
và nếu bạn không tập trung vào mối quan hệ này sớm, bạn có thể
sẽ gặp rắc rối.
Cách bạn xử sự với người phụ tá sẽ thay đổi phụ thuộc vào
phong cách của bạn, phong cách của người đó và hoàn cảnh mà
bạn phải đối mặt khi bắt đầu công việc. Đây là một số tình huống
có thể xảy ra:
• Khi bạn nhận vị trí đó, người phụ tá đã ở bên cạnh và hỗ trợ
bạn hoàn toàn, vì quan điểm của anh ta là, “sếp nào cũng là sếp”.
Thuyết phục không phải là vấn đề, khen ngợi là cách bạn cần
phải nghĩ đến. Nếu bạn không chú ý và cảm ơn người phụ tá đó,
- người đó sẽ không ở bên cạnh bạn lâu dài. Nếu bạn không gợi ý
cách để thừa nhận điều đó như tăng tiền thưởng, tặng hoa, mời
ăn trưa, hạn chế những điều người đó không muốn thì mối quan
hệ này sẽ chỉ là một chiều và không bền vững.
• Người phụ tá của bạn có thể nghi ngờ bạn và đợi xem bạn là ai
và bạn đối xử với mọi người như thế nào. Bạn sẽ bị “kiểm tra”.
Bạn sẽ thừa nhận tình huống này khi hành vi của người phụ tá
không nhất quán. Đôi khi bạn nghĩ người phụ tá của bạn đang
đứng bên cạnh bạn, và đôi khi bạn có cảm giác bạn bị đẩy ra
ngoài thay vì đứng đầu trong việc gì đó. Bạn cần phải khen ngợi
người phụ tá khi người ấy có mặt ở đó để giúp bạn và đặc biệt là
đưa ra cho bạn những lời cảnh báo và góp ý. Khi người phụ tá
không giống như mong đợi của bạn, hãy thể hiện sự thất vọng và
đề nghị cách cư xử khác. Quan trọng là khi bạn đề nghị người đó
nên có những hành vi mới, bạn có thể “đào tạo lại” người đó mà
vẫn giữ được không khí hòa bình.
- • Bạn thấy người ấy có tầm nhìn về công việc, các mối quan hệ
cũng như lòng trung thành hạn chế. Trong trường hợp này, bạn
cần phải tiến hành một số hành động nghiêm túc. Nếu bạn đã lặp
đi lặp lại rằng người phụ tá phải dành 20 phút giữa các cuộc hẹn
để bạn có thể chuẩn bị, nhưng người đó không làm như vậy, có
thể sẽ có vài việc xảy ra. Sẽ tốt hơn nếu người đó nhận được
hướng dẫn của bạn bằng văn bản. Người đó có thể bị áp lực từ
bên ngoài trong việc lên lịch trình cho bạn và đáp ứng nhu cầu
của người khác. Người đó có thể chỉ làm những việc mà mình
luôn làm và chỉ làm theo cách cũ. Trong trường hợp này, bạn
phải xử lý một cách thực tế. Bạn cần phải vạch ra các biểu hiện
thực tế cùng với mong ước và đòi hỏi của bạn.
Bạn cần hiểu việc mà người phụ tá đang làm. Đừng chỉ giận dữ
vì anh ta/cô ta không làm theo cách bạn muốn. Nếu bạn thấy
người đó tin rằng có một số việc “không phải là việc của tôi”, bạn
cần đưa ra những thực tế về những điều xảy ra đề đảm bảo sự
khách quan của bạn.
- Mối quan hệ với phụ tá sẽ rất quan trọng. Chú ý tới mối quan hệ
này sớm sẽ tăng hiệu quả khi hai người làm việc cùng nhau. Nếu
bạn thấy vẫn không hiệu quả vì người đó không chịu thích nghi,
bạn nên nghĩ đến việc tìm người khác, người có thể phối hợp và
hỗ trợ cho bạn.
Nhiều người hình thành quan điểm của họ về bạn trước cả khi họ
gặp bạn - khi họ gọi điện cho bạn lần đầu tiên, khi đến văn phòng
của bạn, và khi gặp người phụ tá. Người phụ tá sẽ giống như một
sự quảng cáo cho việc bạn là ai. Nếu người đó cư xử một cách
lịch thiệp, những người khác sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp
đó.
Sự thật thứ ba: Người phụ tá
đóng vai trò quan trọng
Do đó, thuê được một người
phụ tá phù hợp nên là ưu tiên
- hàng đầu khi bạn giữ vai trò lãnh đạo và quá trình này cần sự
quan tâm của bạn. Sẽ là một sai lầm lớn khi để việc lựa chọn một
người chủ chốt như vậy cho người quản lý văn phòng hoặc
người nào đó ở bộ phận nhân lực. Những người khác có thể giúp
tìm các ứng viên, nhưng đưa ra đòi hỏi trực tiếp và tiến hành
phỏng vấn cuối cùng phải là công việc của bạn.
Tại sao lại đáng bỏ thời gian ra để làm việc này? Không phải tất
cả các phụ tá tốt đều như nhau sao? Không phải. Những người
khác nhau cần những người phụ tá khác nhau.
Hãy nghĩ về điều mà bạn thích - và chúng ta không nói về vẻ bề
ngoài, tuổi tác hay những tiêu chí khác. Vận dụng trí tuệ tập thể
để lên danh sách những đòi hỏi, và viết chúng ra. Danh sinh bao
gồm một số đặc điểm đòi hỏi và nhiều như bạn muốn có, và
những đặc điểm mà bạn biết sẽ không hiệu quả. Bạn có muốn
một người đáp lại bất cứ yêu cầu nào của cấp trên, hay bạn
muốn một người nói chuyện với bạn hàng ngày và nghĩ về những
đòi hỏi của bạn?
- Một vài đòi hỏi chung khi tìm một người phụ tá cho bạn:
• Biết khi nào cần liên hệ với bạn khi bạn đang ở trên đường
• Sàng lọc các cuộc gọi của bạn.
• Biết cách để bố trí lịch trình phù hợp.
• Nghĩ trước để lường hết những điều bạn cần.
• Kiểm tra những vấn đề bất ngờ vốn có thể xuất phát từ những
quyết định hàng ngày.
• Liên hệ tốt trong tổ chức hoặc có thể tạo ra sự liên hệ nhanh
chóng.
Khi bạn thiết lập đòi hỏi này, hãy giữ nó cho bộ phận quản lý
nhân lực. Sau đó, lựa chọn những ứng viên đủ yêu cầu nhất cho
cuộc phỏng vấn.
Bây giờ hãy nghĩ đến việc phỏng vấn. Bạn sẽ thừa nhận khả
năng của các ứng viên là phù hợp với những đòi hỏi của công
việc như thế nào? Quá trình phỏng vấn có thể tuân theo các
- chuẩn mực trong tổ chức, nhưng trách nhiệm của bạn là tìm
được người mà bạn cần.
Những kỹ thuật sau là cách để vạch ra khả năng của các ứng
viên. Sử dụng từng kỹ thuật một hoặc kết hợp chúng cho cuộc
phỏng vấn:
• Đề nghị các ứng viên nói về những điều họ đã làm trong công
việc của họ trước đây, khi còn đi học hoặc trong từ 2 đến 4 vị trí
trước đó. Họ thích và không thích việc nào nhất và giỏi ở lĩnh vực
nào?
Điều họ thích có thể là một điểm mạnh của họ. Điều này sẽ giúp
bạn xác định liệu những kinh nghiệm của họ có hữu ích khi làm
việc với bạn.
• Khi các ứng viên nói về các vị trí mà họ phải nắm giữ, hãy đề
nghị những điều họ nghĩ về điểm mạnh và điểm yếu của ông chủ
trước đây. Bạn không đề nghị họ thiếu trung thành nhưng phải
nhìn vào mỗi ông chủ một cách khách quan, vì ai cũng có điểm
- mạnh, điểm yếu. Bạn đang tìm những điều mà có thể vận dụng
được với bạn. Nếu bạn muốn một người có thể nghĩ cho chính
mình, sẽ là một hồi chuông cảnh báo nếu người đó nói rằng,
điểm mạnh của vị sếp trước đó của anh ta là nói chính xác anh ta
phải làm điều gì. Nếu ai đó nói bạn rằng sếp của cô ta thưởng
cho cô ta rất nhiều, bạn có muốn làm tương tự như vậy?
• Hãy đặt ra các tình huống có tính giả thuyết dựa trên những đòi
hỏi bạn đã liệt kê ra. Có gì đặc biệt với công việc bạn cần làm
một cách thường xuyên? Nếu có, hãy đưa ra một tình huống
kiểm tra. Nếu bạn muốn tìm hiểu xem liệu người đó có thể giải
quyết được những đòi hỏi khó hiểu, hãy đưa ra một tình huống
giả tưởng: “Bạn sẽ làm gì nếu tôi rời khỏi thành phố và một người
nào đó nài nỉ có một cuộc hẹn khi tôi quay trở lại?”.
• Xác nhận các mong đợi. Nói với các ứng viên về mong đợi của
bạn, và đề nghị họ đưa cho bạn những mong muốn của họ.
- Những mong đợi này là chất keo tốt để gắn những điều họ muốn
trong công việc và xem liệu họ có phù hợp với đòi hỏi của bạn.
Tìm được người thích hợp để đại diện cho bạn trở thành người
đồng hành trong công việc vốn có thể tạo ra hoặc phá vỡ thành
công của bạn trong vai trò lãnh đạo. Dành thời gian để xác định,
kiểm tra và thuê người đáng giá với từng giờ và từng ngày mà
bạn cống hiến cho nhiệm vụ. Bạn sẽ có được lợi ích.
Thăng tiến lên vị trí lãnh đạo cũng giống như lên lớp khi đi học.
Dù bạn thông minh và được khuyến khích như thế nào đi nữa,
nếu bạn không biết cách để tự sắp xếp, sự phức tạp của môi
trường mới cũng sẽ lấn át bạn.
Sự thật thứ tư: Nhiều lỗ hổng trong thói quen làm việc của
bạn sẽ bị phơi bày
Bạn có thể đã được thăng tiến vì bạn luôn nỗ lực hết mình khi
làm việc trước đây. Nhưng những điều đưa bạn tới vị trí hôm nay
- có thể không còn hiệu quả nữa. Trước đây, bạn có thể “phất lên”
dựa vào sự nhanh trí của bạn, nhưng càng ở cấp độ cao, bạn
càng gặp phải những điều phức tạp hơn.
Vị trí lãnh đạo mới sẽ đòi hỏi bạn mài sắc những thói quen làm
việc cá nhân của bạn:
• Theo kịp lịch trình: Hãy chắc rằng bạn hoặc người nào đó làm
việc cho bạn ghi mọi cuộc hẹn và cuộc gặp vào cuốn lịch của bạn
và nhắc nhở bạn đúng lúc.
• Ủy thác sử dụng các tiêu chuẩn về chất lượng và thời hạn: Đưa
cho nhân viên sự hướng dẫn và thời gian đủ để họ làm việc, và
nhắc nhở họ thời hạn phải hoàn thành.
• Bám sát các việc ủy thác và các cam kết: Người phụ tá giữ hồ
sơ bám sát để bạn nắm được tất cả các phần việc ủy thác.
• Việc ra quyết định phải luôn rõ ràng: Để cho những người khác
biết liệu quyết định của bạn có bao gồm cả họ và liệu họ có đóng
- góp vào quyết định của bạn. Cũng để họ biết khi nào một quyết
định là do họ tạo ra.
• Theo dõi ngân sách: Có người giữ số liệu về ngân sách và các
chi phí cơ bản hàng tháng và cân bằng “nguồn thu” và “nguồn
chi”.
• Chắc rằng bạn luôn công bằng trong lời nói và hành động: Sử
dụng danh sách để liên lạc với các thành viên nhóm mà bạn quản
lý hoặc đào tạo để bạn không vô tình bỏ sót bất kỳ ai.
• Dành thời gian với nhóm và đồng nghiệp: Bạn cần phải khuyến
khích cách làm việc mới của những người khác dựa trên tình
trạng lãnh đạo của bạn, và đôi khi duy trì một khoảng cách với
nhóm của bạn.
Trừ khi bạn đầu tư đủ thời gian và suy nghĩ vào việc thiết lập hệ
thống làm việc và các mối quan hệ hiệu quả ban đầu, bạn sẽ hình
thành thói quen xấu và sẽ không bao giờ tiến bộ xa hơn. Bạn sẽ
bị bao trùm bởi sự phức tạp, bởi các cuộc họp, và việc thiếu khả
- năng kiểm soát các chi tiết bạn từng tham gia vào.
Sự thật thứ năm: Quan tâm đến các nguồn lực của tổ chức
Theo dõi các nguồn lực là việc làm thiết yếu với việc quản lý bất
kỳ tổ chức nào, thậm chí là một hộ gia đình. Một số người vẫn
ngạc nhiên khi đột nhiên phát hiện ra rằng tủ đựng đồ ăn của họ
trống rỗng và tài khoản ngân hàng của họ không còn xu nào vì họ
không theo dõi việc thu chi trong gia đình.
Khi ở vị trí lãnh đạo, bạn hãy suy nghĩ về việc kiểm tra nguồn tài
nguyên của tổ chức của mình: tài chính như chi phí và lợi nhuận,
cơ sở hạ tầng (nhà máy, trang thiết bị, hệ thống)... và đất đai.
Nhưng cần nhận ra rằng có các nguồn lực không nhìn thấy rõ
ràng như khách hàng, việc học hỏi, nhân viên, sự tiến bộ, khả
năng, sự kiểm soát, tinh thần... có thể tạo ra hoặc phá vỡ thành
công của tổ chức.
- Hãy nghĩ về mỗi nguồn lực như một cái bồn tắm với hai van, van
hút và van xả. Van hút đóng góp thêm các thành phần của nguồn
lực, và van xả làm cho nó kiệt quệ. Nếu nguồn lực là nhân viên,
van trong là việc tuyển dụng thường xuyên, và van ngoài là việc
nhân viên rời bỏ tổ chức. Nếu bạn không chú ý đến việc tuyển
dụng và tập trung vào việc phát triển nghề nghiệp, bạn có thể
thấy bạn bị mất hết các nhân viên xuất sắc.
Nếu bạn đang phát triển nhiều công việc hơn, hoặc phát triển
nhiều loại công việc mới, hãy nhìn vào “bồn tắm” - lực lượng
nhân viên, xem bạn cần bao nhiêu van hút để sẵn sàng với các
lĩnh vực mới. Thậm chí vào thời điểm khó khăn, chắc chắn rằng
các nguồn lực quan trọng của bạn không bị hao mòn tới một mức
độ nghiêm trọng song bạn cũng nên nhìn lại nguồn lực đó.
Xác định các nguồn lực của mình như thế nào? Bạn có thể tập
hợp cả nhóm lại cùng với một số thành phần như khách hàng,
nhà tư vấn và ban lãnh đạo để xác định điều gì làm cho tổ chức
- của bạn trở nên đặc biệt. Mở rộng suy nghĩ với các nguồn lực
tam giác và các nguồn lực không nhìn thấy rõ ràng. Ví dụ, bạn có
thể nghĩ rằng tinh thần không phải là một nguồn lực. Hoặc
thương hiệu chẳng hạn. Bạn cần phải vận dụng trí tuệ tập thể để
xác định các nguồn lực - tất cả những điều có thể đóng góp cho
tổ chức của bạn là gì. Những nguồn lực này có thể bao gồm con
người, địa điểm, các giá trị hoặc sản phẩm và dịch vụ, quảng
cáo... Sau đó xác định những gì tạo ra “van hút” và “van xả” cho
mỗi nguồn lực.
Một trong những nguồn lực quan trọng là danh tiếng. Danh tiếng
có thể được đo lường trong các con số, nhưng chắc chắn bạn
biết là tiếng tăm của mình tốt hay xấu. Khi nhận ra rằng danh
tiếng của mình đã bị hao mòn dưới mức độ “tốt”, bạn có thể cải
thiện nó.
Trong việc đo lường mức độ của mỗi nguồn lực, bạn cần phải tìm
hiểu thực tế. Mặt khác, bạn phải dùng trực giác và cảm xúc của
một số người khác nữa. Ví dụ, bạn có thể kiểm tra tinh thần bằng
- việc tiến hành khảo sát hoặc kiểm tra thái độ của khách hàng.
Các thông tin việc khảo sát và từ các báo cáo sẽ tạo ra nền tảng
để bạn ra quyết định liệu nguồn lực nào cần hỗ trợ.
Việc thừa nhận quan điểm dựa trên các nguồn lực, hơn là chỉ
dựa trên thực tế và các con số là rất quan trọng, bởi vì rất nhiều
thứ không thể đo lường bằng việc tính toán đơn thuần. Như với
một cái bồn tắm, bạn không cần phải tính có bao nhiêu van nước,
điều quan trọng là liệu cái bồn đó có tạo ra sự thoải mái hoặc làm
giảm bớt đi lo lắng của bạn hay không.
nguon tai.lieu . vn