Xem mẫu
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
Chương 4
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
1. Tổ chức một buổi thuyết trình thành công
Để có một buổi thuyết trình thành công mỹ mãn là điều không dễ, nó đòi hỏi
người diễn thuyết phải chuNn bị chu đáo, khoa học thì mới có thể đạt được kết
quả mong muốn. Khác với trước đây, khi nói đến thuyết trình người ta chỉ quan
tâm nói sao cho to, rõ, trôi chảy, hùng hồn là được. Giờ đây, thuyết trình thành
công đòi hỏi phải cuốn hút người nghe, đưa người nghe vào cuộc, có nghĩa là cả
người nói lẫn người nghe cùng tham gia vào việc tạo ra các thông điệp nhằm
giải quyết những tình huống cụ thể. Ví dụ: Buổi thuyết trình về chủ đề “Việt
Nam gia nhập WTO” được coi là thành công một khi thu hút được cả người nói
và người nghe cùng tập trung theo dõi, suy nghĩ về những cơ hội và thách thức
khi Việt Nam gia nhập WTO và cùng tìm các giải pháp để đón nhận cơ hội,
vượt qua thách thức khi Việt Nam gia nhập tổ chức này.
Để có những buổi thuyết trình thành công, cần phải: biết mình, biết người,
biết chọn chủ để thuyết trình phù hợp, xây dựng đề cương bài nói một cách
khoa học, rèn luyện nghệ thuật diễn thuyết, biết sử dụng các công cụ phụ trợ
một cách hiệu quả, làm cho người nghe phải tập trung theo dõi bài nói của
mình. Bằng sự trải nghiệm của bản thân, chúng tôi rất đồng tình với những bài
học mà tác giả Lee Gek Ling (Singapore) đã chia sẻ.
1.1. Giới thiệu tổng quan về quy trình TOPP
Theo Lee Gek Ling để thuyết trình thành công cần tuân thủ quy trình TOPP
(The Oral Presentation Process). Quy trình này gồm 5 giai đoạn
Giai đoạn 1: Phân tích khán thính giả (đối tượng của buối thuyết trình)
• Cần xác định rõ khán thính giả của bạn là ai
• Họ muốn nghe gì khi đến với buổi thuyết trình của bạn
1
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
• Hãy chú ý đến câu hỏi: “Vấn đề này có lợi ích gì cho tôi? (What’s in it
for me – WIIFM) – câu hỏi mà người nghe luôn đặt ra trong suốt quá trình
nghe bạn nói.
Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình
Để làm việc này cần sử dụng quy tắc ABC, trong đó:
• Analyse – phân tích để xác định rõ chủ để và nội dung chính của bài
thuyết trình
• Brainstorm – động não suy nghĩ để tìm ra những nội dung cần thuyết
trình, những điểm cần nhấn mạnh trong bài diễn văn và nguồn tài liệu cần thiết
để phục vụ cho việc thuyết trình.
• Choose – lựa chọn những tài liệu tốt nhất, phù hợp nhất cho bài diễn văn
và những nội dung, điểm nhấn quan trọng nhất, cần đặc biệt lưu ý trong bài.
Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình
• Viết đề cương chi tiết cho bài thuyết trình
• Hãy xác định bạn sẽ mở đầu, phát triển và kết thúc bài thuyết trình như
thế nào
• Hãy hạ bút viết về những điều bạn dự dịnh thuyết trình ra giấy.
Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình
• Hãy đọc bài diễn văn đã được phác thảo, tự đọc một mình kết hợp với
canh thời gian xem có phù hợp không và đọc cho người khác nghe. Lắng nghe
ý kiến phản hồi về bài thuyết trình. Đặc biệt chú ý những ý kiến đánh giá chất
lượng của bài thuyết trình: bài có hay không? Có dế hiểu không? Có khả năng
cuốn hút người nghe không? Những nhược điểm cần khắc phục?
• Trên cơ sở đó tiến hành sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện lại bài thuyết trình.
Chú ý: sử dụng các biện pháp tu từ để chuốt lại bài diễn văn cho hay hơn, đẹp
hơn.
• Sử dụng những phương tiện nghe nhìn thích hợp để làm cho bài thuyết
trình đạt hiệu quả cao hơn.
2
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
Giai đoạn 5: Thuyết trình thử
• Hãy đọc to, truyền cảm bài diễn văn như đang diễn thuyết trước công
chúng.
• Hãy chèn them những từ ngữ, câu chuyển ý, chuyển đoạn cho bài diễn
văn sinh động, thể hiện logic chặt chẽ và có sức thuyết phục cao.
• Sử dụng những tờ giấy nhỏ (thẻ) để ghi lại những điểm chính cần nhấn
mạnh trong bài thuyết trình (những người có trí nhớ tốt không cần làm việc
này).
• Thuyết trình thẻ kết hợp với các thẻ nếu gợi ý (nếu có). Và những slide đã
được chuN bị.
n
• Hãy suy nghĩ bạn sẽ mặc gì, trang điểm ra sao khi thuyết trình và chuNn
bị trang phục cho buổi thuyết trình đó.
• Tổng hợp lại tất cả. Hãy tưởng tượng bạn đang diễn thuyết trước công
chúng và tập dượt lại một lần nữa.
Để giúp người học có thể áp dụng những kiến thức có được, tổ chức những
buổi thuyết trình thành công, phần tiếp theo chúng tôi xin giới thiệu một cách
chi tiết các giai đoạn của quy trình TOPP.
1.2. Giai đoạn 1: Phân tích khán thính giả
Khán thính giả góp phần quyết định cho thành công của buổi thuyết trình.
Do đó, nội dung bài thuyết trình phải được xây dựng xoay quanh người nghe,
lấy người nghe làm trung tâm, muốn vậy phải phân tích khán thính giả. Càng
hiểu rõ khán giả thì khả năng thành công trong buổi thuyết trình của bạn càng
cao.
Để phân tích khán thính giả bạn có thể dựa vào bảng câu hỏi xoay quanh
những nội dung sau:
3
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
• Khán giả của buổi thuyết trình gồn những ai? Tuổi tác, trình độ văn hóa,
chuyên môn nghiệp vụ, địa vị xã hội,… của họ ra sao?
• Mục đích của họ khi đến nghe bài thuyết trình?
• Hộ đến với buổi thuyết trình do tự nguyện hay bị ép buộc?
• Tình trạng tâm lý của họ khi đến nghe bài thuyết trình?
• Họ có được lợi ích gì khi nghe bạn nói?
• Bạn muốn nói gì với họ?
• Mức độ hiểu biết của khán giả về chủ đề bạn sẽ thuyết trình? Mức độ
quan tâm của họ về vấn đề này?
• Trong khoảng thời gian cho phép, người nghe có khả năng thu nhận được
một lượng thông tin là bao nhiêu?
• Bạn muốn họ nhớ gì về bài thuyết trình của bạn sau 2 tuần?...
Trong đó, trọng tâm là câu hỏi: họ là ai? Càng trả lời được rõ câu hỏi này
bao nhiêu khả năng thành công của bạn càng cao bấy nhiêu. Sẽ là lý tưởng nếu
trước khi thực hiện các giai đoạn tiếp theo của TOPP bạn có ddwocjdanh sach
khán thính giả với những thông tin chi tiết: họ và tên, tuổi tác, giới tính, dân tộc,
tôn giáo, trình độ văn hóa, chuyên môn – nghiệp vụ, chức vụ, nơi công tác, mục
đích, kỳ vọng của họ đối với buổi thuyết trình. Trên cơ sở những thông tin có
được, bạn sẽ phân tích khán thính giả trên các khía cạnh: nhân chủng học, văn
hóa và tâm lý, từ đó lựa chọn những giải pháp thích hợp giúp buổi thuyết trình
thành công. Với số lượng người nghe đã được xác định, nếu bạn được lựa chọn
địa điểm thuyết trình và các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ thích hợp thì khả năng
thành công sẽ cao hơn.
CÂU HỎI THẢO LUẬN 1
1. Tuổi tác của người nghe có ảnh hưởng như thế nào đối với bài thuyết
trình về chủ đề “Thời trang và cuộc sống”?
4
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
2. Kiến thức chuyên môn của người nghe sẽ ảnh hưởng như thế nào đến
ngôn ngữ được sử dụng trong bài thuyết trình “Logistics – giải pháp quan
trọng giúp nâng cao khả năng cạnh tranh chó các doanh nghiệp Việt Nam
trong điều kiện hội nhập”?
3. Địa vị xã hội của người nghe có ảnh hưởng như thế nào đối với bài thuyết
trình về “Cơ hội và thách thức khi Việt Nam gia nhập WTO”?
4. Mức độ quan tâm, sự hiểu biết về dự án và khả năng tài chính của người
nghe sẽ ảnh hưởng như thế nào đến bài thuyết trình “Dự án thành lập
trường Đại học Trí Việt – Trường Đại học của người Việt với chất lượng
đào tạo đạt tiêu chuN quốc tế”?
n
5. Được lựa chọn địa điểm và phương tiện kỹ thuật phụ trợ sẽ mang lại lợi
ích gì cho bạn khi thuyết trình?
1.3. Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình
Giai đoạn 1 của quy trình TOPP giúp bạn xác định được khán thính giả của
bạn là ai? Một câu hỏi rất quan trọng nhưng trước khi đi vào chọn chủ để và nội
dung thuyết trình, bạn cần trả lời một câu hỏi khác cũng quan trọng không kém:
Bạn là ai?
Ông cha ta đã dạy: “Biết mình, biết người trăm trận, trăm thắng”. Vì vậy,
trước khi nhận lời thuyết trình về một chủ đề nào đó, bạn hãy trả lời các câu hỏi:
“Vốn kiến thức lý luận và thực tiễn có liên quan đến đề tài dự kiến thuyết trình
của bạn nhiều ít ra sao? Bạn có những ưu thế đặc biệt gì? Uy tín của bạn đối với
khán giả như thế nào?
Lưu ý: Đừng bao giờ nhận lời thuyết trình về một chủ đề mà bạn không
nắm vững. Cũng đừng nhận lời thuyết trình về những vấn đề mà tầm quan
trọng của nó không ngang tầm với người diễn thuyết. Hãy chọn những chủ
đề phù hợp với thế mạnh, kiến thức và kinh nghiệm của bạn.
5
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
Xác định được đề tài phù hợp, phần tiếp theo hãy vận dụng quy tắc ABC để
xác định chính xác chủ đề và nội dung thuyết trình.
Analyse – phân tích, so sánh những tên đề tài có liên quan đến chủ đề cần
thuyết trình, trên cơ sở đó chọn đề tài phù hợp. Xác định thật rõ mục đích của
bài thuyết trình, từ đó xác định cần tập trung vào những khía cạnh nào để bài
thuyết trình đạt được hiệu quả cao.
Ví dụ, giữa hai đề tài:
1. Nghiên cứu các Khu công nghiệp Vùng kinh tế trọng điểm phía Nam
(KCN VKTTĐPN)
2. Nghiên cứu kinh nghiệm xây dựng các Khu công nghiệp Vùng kinh tế
trọng điểm phía Nam (KCN VKTTĐPN)
Thì đề tài thứ hai cụ thể hơn đề tài thứ nhất. Trong đề tài thứ hai cần tập
trung nghiên cứu các bài học kinh nghiệm xây dựng các KCN VKTTĐPN, còn
đề tài thứ nhất đòi hỏi phải nghiên cứu tất cả các khía cạnh có liên quan đến
KCN VKTTĐPN.
Nếu đề tài nghiên cứu vẫn cón quá rộng thì bạn cần xác định rõ phạm vi
nghiên cứu cả về mặt không gian lẫn thời gian, nhờ đó nội dung thuyết trình sẽ
tập trung hơn, sâu hơn và hiệu quả hơn.
Ví dụ: Đề tài thứ hai sẽ được thu hẹp hơn nữa cho phù hợp nhu cầu của
người nghe và thời lượng cho phép của buổi thuyết trình “Nghiên cứu kinh
nghiệm xây dựng các KCN tỉnh Đồng Nai trong giai đoạn 1995 – 2005”.
Trong phần mở đầu của bài thuyết trình bạn nên xác định rõ đề tài, ý nghĩa,
mục đích, phạm vi và bố cục của bài thuyết trình để tập trung sự chú ý của
người nghe.
CÂU HỎI THẢO LUẬN 2
Hãy phân tích các tình huống sau. Hãy xác định rõ tên đề tài và những nội dung
trọng tâm của bài thuyết trình:
6
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
1. Là người rất yêu hoa và chuyên nghiên cứu về hoa Đà Lạt. Được mời đến
báo cáo tại “Hội nghị các nhà xuất khN trẻ”, bạn hãy chọn tên đề tài
u
thuyết trình và xác định những nội dung chủ yếu cần trình bày trước Hội
nghị.
2. Là một chuyên gia Logistic, được mời đến giảng dạy cho lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ của Hiệp hội các nhà giao nhận – vận tải phía Nam. Bạn hãy
chọn đề tài và những nội dung cần giới thiệu cho lớp học
3. Là trưởng nhóm nghiên cứu Hoa đồng nội bạn đến báo cáo tại Hội nghị
nghiên cứu khoa học sinh viên về đề tài nghiên cứu “Xuất khN các sản
u
phN làm từ bèo tây sang thị trường EU – thực trạng và giải pháp” mà
m
nhóm vừa đạt giải. Hãy cho biết bài thuyết trình của bạn sẽ tập trung vào
những nội dung chủ yếu nào.
4. Là Giám đốc của một công ty đạt giải thưởng Sao Đỏ, bạn được mời đến
báo cáo điển hình tại “Hội nghị Doanh nhân Đất Việt” về đề tài: “Những
bài học kinh nghiệm của công ty trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh
khi Việt Nam gia nhập WTO”. Hãy cho biết bài thuyết trình của bạn sẽ
tập trung vào những nội dung chủ yếu nào?
Brainstorm – hãy động não. Bạn càng động não suy nghĩ nhiều, suy nghĩ
sâu, chín chắn, kỹ càng thì bài thuyết trình của bạn càng có giá trị, càng hay. Để
quá trình suy nghĩ đạt hiệu quả cao, bạn cần thu thập, tập hợp thông tin có liên
quan đến bài thuyết trình thông qua việc:
- Xem lại các nghiên cứu, các ấn phN kinh nghiệm và kiến thức của bản
m,
thân
- Phỏng vấn, trao đổi, học hoit kinh nghiệm từ những chuyên gia am tường
lĩnh vực bạn vực bạn sẽ trình bày
- Nghiên cứu những ấn phN đã xuất bản và lưu trữ trong thư viện (Từ
m
điển: Bách khoa toàn thư; Niên giám thống kê, các con số và sự kiện,
sách, báo, tạp chí, …)
7
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
- Tìm hiểu thông tin từ các công ty tư vấn, công ty nghiên cứu thị trường.
- Lướt trên mạng để tìm kiếm những thông tin có liên quan (ấn bản điện tử,
báo điện tử, các trang web), nhưng cần cN trọng vì trên mạng có nhiều
n
thông tin chưa chính xác.
Choose – lựa chọn. Trên cơ sở những số liệu, tài liệu có được, bạn hãy tích
cực động não suy nghĩ, để lựa chọn cho được những thông tin tốt nhất và thích
hợp nhất với bài thuyết trình của bạn.
CÂU HỎI THẢO LUẬN 3
Để chuN bị cho bàu thuyết trình “Thực trạng áp dụng Incoterm tại các doanh
n
nghiệp xuất nhập khN (XNK) Việt Nam các giải pháp nâng cao hiệu quả”
u
nhóm đã thu thập được 10 tài liệu tham khảo, trong đó có:
- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Phân tích thực trạng vận dụng các
điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) trong hoạt động XNK ở Việt
Nam và những giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Incoterms” do tập
thể giảng viên trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh thực hiện
năm 2002.
- Kết quả điều tra tại 200 doanh nghiệp XNK được nhóm thuyết trình thực
hiện vào cuối năm 2005
- Incoterms 2000 do ICC phát hành
- Incoterms 2000 do VCCI phát hành
- 6 cuốn sách giới thiệu về Incoterms 2000 do các giảng viên đại học, cao
đẳng và các dịch giả Việt Nam biên soạn.
Trong số những tài liệu đã thu thập được, bạn hãy suy nghĩ và lựa chọn: tài liệu
thích hợp nhất và tốt nhất cho bài thuyết trình. Hãy xếp thứ tự ưu tiên cho các
tài liệu bạn đã lựa chọn được và cho biết lý do vì sao bạn lại xếp như vậy.
1.4. Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình
8
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
Để có một bài thuyết trình hiệu quả, bạn có thể chọn một trong các cách
hoặc kết hợp một số cách trình bày dưới đây:
- Chữ cái ưu tiên (Acrostic)
- Theo thứ tự tăng hay giảm dần (Ascending/Descending)
- So sánh và đối chiếu (Comparison and Contrast)
- Theo trình tự thời gian (Chronological)
- Nguyên nhân và kết quả (Cause and Effect)
- Chung đến riêng/ từ tổng quát đến cụ thể/ từ rộng đến hẹp (General to
Specific)
- POP (Problem, Options, Proposal)
- Vấn đề và giải pháp (Problem and Solution)
- Sắp xếp theo không gian (Spatial)
Dưới đây xin giới thiệu vắn tắt về các cách trình bày nêu trên.
• Chữ cái đầu tiên: Cách này sử dụng chữ cái đầu của mỗi câu để tạo ra
một từ hay một cụm từ có nghĩa và dễ nhớ nhằm giúp người nghe tập trung theo
dỏi bài thuyết trình. Ví dụ: khi trình bày giai đoạn 2 của quy trình TOPP tác giả
đã đưa ra quy tắc ABC, trong đó, chữ cái A mở đầu cho đoạn giới thiệu về cách
phân tích để xác định phạm vi và nội dung chính yếu của bài thuyết trình
(Analyse); B (Brainstorm) mở đầu cho giai đoạn giới thiệu về quá trình động
não suy nghĩ, thu thập tư liệu cần thiết để phục vụ cho bài thuyết trình; C
(Choose) mở đầu cho đoạn giới thiệu về cách lựa chọn tài liệu và nội dung
thuyết trình.
• Theo thứ tự tăng hay giảm dần: Bạn có thể bắt đầu bài thuyết trình từ
vấn đề ít quan trọng nhất (hoặc khuyết điểm nhẹ nhàng nhất); theo dẫn tiến của
bài thuyết trình mức độ quan trọng (hoặc trầm trọng) dần tăng lên cho đến vấn
đề quan trọng nhất (hoặc khuyết điểm trầm trọng nhất). Bạn cũng có thể chọn
theo trình tự ngược lại: giảm dần. Chọn cách nào hiệu quả hơn thì còn tùy thuộc
vào vấn đề, đối tượng nghe và tâm lý người nghe. Ví dụ: khi trình bày chủ đề
9
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
“Xây dựng văn hóa tổ chức mới cho một công ty”, bạn nên chọn theo trình tự
tăng dần. Vì đây là vấn đề tế nhị, có liên quan đến mọi người. Bạn nên bắt đầu
từ vấn đề khiếm khuyêt ít nghiêm trọng nhất, nhưng cũng dễ thấy nhất của văn
hóa tổ chức hiện hành đến khiếm khuyêt nghiêm trọng nhất. Đến đây bạn kết
thúc bài thuyết trình: cần phải thay đổi văn hóa tổ chức mộ cách đầy thuyết
phục với những giải pháp có tính khả thi cao.
• So sánh và đối chiếu: Cách này sẽ phát huy tác dụng rất tốt khi bạn cần
phải làm rõ sự giống và khác nhau giữa các vấn đề, sự vật hoặc sự việc. Ví dụ:
khi trình bày chủ đề: “Đàm phán trong kinh doanh quốc tế giữa Mỹ và Nhật
Bản” hoặc “So sánh Incoterms 2000 và Incoterms 1990.”
• Theo trình tự thời gian: Cách trình bày này có tên gọi là “ngày xửa, ngay
xưa” (Once upon a time). Bạn có thể dùng cách này để kể một câu chuyên, giới
thiệu về lịch sử của một dân tộc, một vùng đất hay quá trình hình thành và phát
triển của một công ty với những dấu mốc, chặng đường lịch sử. Ví dụ: bạn có
thể sử dụng để trình bày về lịch sử hình thành và phát triển của Incoterms, của
Internet hoặc Container,…
• Nguyên nhân và kết quả: Cách này rất thích hợp cho việc trình bày các
đề tài những khoa học thuộc nhóm ngành kinh tế - xã hội. Bạn sẽ bắt đầu từ việc
phân tích thực trạng của vấn đề nghiên cứu, đánh giá những điểm mạnh, điểm
yếu, tìm nguyên nhân, trên cơ sở đó đề xuất giải pháp hoàn thiện. Ví dụ: bạn có
thể sử dụng cách này để trình bày đề tài “Trà Bảo Lộc – thực trạng và giải pháp
phát triển”.
• Từ tổng quát đến cụ thể: Theo cách này bạn có thể bắt đầu bài thuyết
trình bằng bức tranh tổng thể của vấn đề rồi mới đi vào chi tiết ở từng khía cạnh
cụ thể. Sử dụng phương pháp từ tổng quát đến cụ thể có lợi đểm: giúp người
nghe dần làm quen với vấn đề bạn trình bày, đến khi bạn đi vào chi tiết, các vấn
đề chuyên môn phức tạp, các thao tác kỹ thuật cụ thể thì người nghe dễ tiếp thu
hơn, không cảm thấy bị bất ngờ, hụt hẫng. Phương pháp này rất thích hợp khi
trình bày những vấn đề mới. Ví dụ: khi trình bày dự án thiết kế trang web cho
10
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
một công ty, rồi sau đó đi vào chi tiết hơn về trang web này có lợi như thế nào
đối với công ty, và cuối cùng bạn sẽ thiết kế trang web cho công ty như thế
nào,…
• POP (Problem, Options, Proposal): Theo cách này bạn sẽ đưa ra vấn đề
và một số giải pháp chọn lựa, sau đó phân tích, so sánh và đi đến lựa chọn một
trong các giải pháp đã nêu. Bạn có thể dùng phương pháp POP để trình bày chủ
đề “Hiện đại hóa các công cụ giảng dạy trong một trường đại học”.
• Vấn đề và giải pháp: Khác với phương pháp POP, theo phương pháp
“Vấn đề và giải pháp”, bạn hãy đưa ra vấn đề, phân tích, đánh giá và đề xuất
giải pháp gần với phương pháp “Nguyên nhân và kết quả”, nhưng phương pháp
này thiên về khai thác tính logic chặt chẽ trong lập luận, chứ không đi sâu vào
quan hệ Nhân quả.
• Sắp xếp theo không gian: Khi trình bày vấn đề có liên quan đến không
gian rộng lớn (toàn cầu, khu vực ASEAN hay cả nước), để giúp người nghe có
thể hiểu thấu đáo vấn đề bạn nên chọn cách này. Ví dụ: trình bày đề tài: “KCN
Việt Nam trong điều kiện mới”, sau khi giới thiệu tổng quan về các KCN Vùng
kinh tế trọng điểm (VKTTĐ) phía Bắc, VKTTĐ miền Trung và VKTTĐ phía
Nam.
CÂU HỎI THẢO LUẬN 4
Khi chuN bị thuyết trình đề tài “Đất nước và con người Nhật Bản – những
n
điểm cần lưu ý khi kinh doanh và đàm phán với người Nhật”
Bạn sẽ chọn cách trình bày nào?
Cho biết nguyên nhân vì sao bạn lại chọn như vậy?
Sau khi đã xác định được phương pháp trình bày bài thuyết trình, bạn hãy
bắt tay phác thảo nội dung bài thuyết trình
Cũng như một bài văn, bài thuyết trình thường có 3 phần:
- Phần giới thiệu (hay phần mở đầu)
11
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
- Phần thân bài
- Phấn kết luận
• Phần mở đầu
Để có phần mở đầu hay, bạn nên chú ý tới các yếu tố sau:
- Gây ấn tượng: Trước hết, người thuyết trình phải biết cách gây ấn tượng,
tập trung thu hút sự chú ý của khán thính giả, làm cho họ ngạc nhiên thích
thú và chăm chú lắng nghe. Có nhiều cách gây ấn tượng (sẽ giới thiệu ở phần
tiếp theo), căn cứ vào lợi thế đặc biệt của mỗi diễn thuyết viên, đối tượng
nghe và chủ đề thuyết trình để chọn cơ chế gây ấn tượng thích hợp.
- Hoan nghênh khán thính giả và giới thiệu đôi nét về bản thân/ nhóm
thuyết trình: Bạn nên có lời hoan nghênh chào đón quý khán giả và cảm ơn
họ đã đến tham dự buổi thuyết trình của bạn. Bạn cũng nên có đôi lời giới
thiệu về bản thân cùng khán thính giả. Biết được bạn là ai và những thành
tích, kinh nghiệm, hiểu biết của bạn trong lĩnh vực bạn trình bày, sẽ làm cho
khán giả thêm tin tưởng và chú ý lắng nghe.
- Giới thiệu đề tài: Bạn cần giới thiệu cho khán giả rõ tên đề tài thuyết
trình, ý nghĩa – tầm quan trọng của đề tài, mục đích của buổi thuyết trình,
phạm vi bạn dự định thuyết trình và lý do bạn giới hạn phạm vi như vậy.
- Giới thiệu dàn ý bài thuyết minh: Bạn nên giới thiệu cho khán giả biết
bài thuyết trình của bạn gồm mấy phần, phần nào được trình bày trước, phần
nào sau, mỗi phần gồm có những ý nào, đâu là trọng tâm,… để khán giả chủ
động theo dõi và lắng nghe có hiệu quả.
- Thỏa thuận cơ chế trình bày: Bạn hãy cho khán giả được biết trong
buổi thuyết trình của bạn có phần giao lưu cùng khán giả không? Nếu có thì
vào thời điểm nào? Cách khán giả nêu câu hỏi cho bạn? Lợi ích khán giả
nhận được khi tham gia giao lưu cùng bạn… Làm như vậy bạn sẽ lôi cuốn
khán giả chủ động, tích cực tham gia thuyết trình cùng bạn, tạo ra bầu không
khí tốt, đảm bảo cho buổi thuyết trình thành công.
12
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
- Chuyển ý: Hết phần mở đầu nên có câu chuyển ý sang phần chính của
bài diễn thuyết. Chú ý: khi chuyển ý bạn nên đổi giọng để tăng them sự sinh
động, hấp dẫn của bài nói.
Cách gây ấn tượng:
30 giây đầu tiên của buổi thuyết trình có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Đó
chính là thời khắc khán giả nhìn thấy bạn, nghe bạn nói những lời đầu tiên và
quyết định có đáng dành thời gian để nghe bạn nói hay không? Vì vậy, hãy tận
dụng triệt để những giây phút quý báu này để gây ấn tượng, thu hút sự chú ý của
khán giả. Có nhiều cách gây ấn tượng như: kể một câu chuyện, đọc một câu thơ,
diễn một tiểu phN hay chiếu một đoạn video clip hoặc phim hoạt hình có liên
m
quan đến bài thuyết trình; Dùng phương pháp ngoại suy; Những câu hỏi cường
điệu; Trích dẫn lời của một nhân vật nổi tiếng; Đưa ra lời đồn đại hoặc một sự
kiện làm khán giả ngạc nhiên, hoảng hốt,… chọn cách gây ấn tượng nào thì tùy
thuộc vào tài năng của bạn, nhưng cần chú ý: không nên quá mức và phải đạt
được hai mục đích:
1. Tạo ra bầu không khí gần gũi, ấm cúng, làm cầu nối cho bạn liên hệ với
khán giả
2. Thu hút sự tập trung chú ý của khán giả, để lắng nghe bạn thuyết trình.
• Phần thân bài:
Một bài thuyết trình tốt thì phần thân bài thường có 3 – 5 vấn đề chính. Nếu
quá ít vấn đề bài thuyết trình sẽ bị sơ sài, nhàm chán, thiếu sức hấp dẫn, ngược
lại, cũng đừng tham đưa quá nhiều vấn đề vào một bài thuyết trình vì khán giả
sẽ khó theo dõi. Tác giả Lee Gek Ling rất coi trọng Quy tắc số 3 (Ruler of
Three). Theo ông, số ba là con số thuyết phục mạnh mẽ. Do đó, bào thuyết trình
có 3 phần (mở dầu, thân bài và kết luận) và phần thân bài lý tưởng cũng nên có
ba vấn đề chính. Sau khi xác định được số vấn đề sẽ trình bày, bạn cần sắp xếp
bài thuyết trình của mình theo một hoặc kết hợp một số cách trình bày đã được
giới thiệu ở phần đầu Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình. Mỗi vấn đề nên
được giới thiệu theo trình tự sau:
13
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
- Vấn đề 1: nêu vấn đề, trình bày nội dung, nhấn mạnh những trọng tâm,
nhận xét, kết luận, chuyển ý.
- Vấn đề 2: (tương tự như trên)
- Vấn đề 3: (tương tự như trên)
Nếu bài thuyết trình ngắn thì mỗi vấn đề nên được trình bày thành một đoạn
văn. Bài thuyết trình dài thì mỗi ý được trình bày thành một đoạn văn, mỗi vấn
đề gồm nhiều ý.
Giữa các phần, các vấn đề cần có phần chuyển ý – câu kết nối giữa các phần,
các vấn đề với nhau. Câu chuyển ý giúp khán giả nắm bắt được những gì bạn
vưa trình bày và chuyển sang vấn đề tiếp theo. Trong một bài thuyết trình nên
chọn những mẫu chuyển ý khác nhau, giúp bài nói thêm phần sinh động, hấp
dẫn.
Dưới đây xin giới thiệu một số mẫu câu chuyển ý bằng tiếng Anh:
- Let me begin my presentation with… (topic of first point).
- Now that I have dealt with… let me move on to…
- My next point will be…
- I would now like to draw your attention to…
- We should now look at…
- This leads me to…
- The next logical point will be…
- To recap…
- In conclution
- Finally…
- In ending….
(Theo Lee Gek Ling)
Một số mẫu chuyển ý bằng tiếng Việt
- Trước hết tôi/ chúng tôi xin giới thiệu với các bạn về… (nêu tên vấn đề
thứ nhất mà bạn sẽ thuyết trình)
- Hoặc: Mở đầu bài thuyết trình, xin được giới thiệu về…
14
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
- Hoặc: Đầu tiên xin được giới thiệu vắn tắt nội dung… (chương 1, vấn đề
1…)
- Trên đây, chúng tôi đã giới thiệu về… phần tiếp theo xin trình bày về…
- Trên cơ sở những đánh giá ở… (chương 1, phần 1, vấn đề 1…) xin đề
xuất các giải pháp…
- Nói tóm lại…
- Cuối cùng, chúng tôi đi đến kết luận…
• Phần kết luận
Để có được phần kết cho một bài thuyết trình hay cần chú ý 3 yếu tố sau:
- Cơ chế chuyển sang phần kết
- Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình
- Câu kết phù hợp, gây được ấn tượng tốt
Cơ chế chuyển sang phần kết: Đế tránh cho khán thính giả bị rơi vào trạng
thái hụt hẫng, bạn nên mở đầu phần kết bằng một câu chuyển ý, ví dụ như: Trên
đây, tôi đã giới thiệu toàn văn bài thuyết trình về… hay nói ngắn gọn hơn: Trên
đây tôi đã giới thiệu/trình bày về… hoặc gọn hơn nữa: Nói tóm lại… Tiếp đó
cảm on khán thính giả đã chú ý lắng nghe bài thuyết trình và đề nghị họ đặt câu
hỏi (nếu có), cũng có thể đề nghị khán giả cho xin lại bảng câu hỏi (nếu có phát
ra trước đó). Trả lời các câu hỏi nếu có thể và có đủ thời gian.
Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình: Đây là phần rất ngắn
nhưng rất quan trọng của bài thuyết trình. Điều cốt yếu là phải nêu bật được
những nội dung hoặc mục đích chính của bài thuyết trình. Tùy từng trường hợp
cụ thể bạn có thể đặt phần tóm tắt trước hoặc sau phần “hỏi và đáp” (Q and A –
Questions and Answers). Mỗi cách đều có những ưu, nhược điểm riêng.
- Câu kết: Bạn cần biết căn cứ vào những bối cảnh cụ thể, đối tượng người
nghe cụ thể để chọn những câu kết thích hợp. Ở châu Á, tại những hội thảo,
hội nghị quan trọng, với đối tượng người nghe đã có tuổi, có địa vị, thì câu
kết phù hợp nhất là “Xin cảm ơn”, trang trọng hơn nữa có thể kèm theo các
lời chúc tụng và hứa hẹn. Nhưng trước những người nghe trẻ tuổi (thế hệ 8X,
15
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
9X) thì câu “Xin cảm ơn” bị coi là máy móc và không gây được ấn tượng
mạnh. Nên chọn những câu kết độc đáo hơn. Ví dụ: Để kết một bài thuyết
trình giới thiệu về một loại sản phN hoặc dịch vụ, có thể dùng các câu kết
m
đại loại như: “Hãy mua nó”, “Hãy dùng thử nó” hoặc “Còn chờ gì nữa…”
- Phân bổ thời gian giữa các phần mở đầu, thân bài và kết luận: Một
bài thuyết trình được coi là có bố cục hợp lý, khoa học, một khi phần mở bài
chiếm khoảng 10% bài nói, phần thân bài chiếm 85% và kết luận chiếm 5%.
Nếu bạn thích thuyết trình theo kiểu “Hỏi – đáp” (Q and A) thì phần kết sẽ
dài hơn và phần thân bài sẽ được rút ngắn tương ứng. Sau khi đã lập được
dàn ý hãy viết phác thảo bài thuyết trình. Có thể nói trong 5 giai đoạn của
quy trình TOPP thì giai đoạn 3 là quan trọng nhất, bởi toàn bộ phần chuN bị
n
nội dung của bài thuyết trình nằm trong giai đoạn này.
1.5. Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình
Để có mộ bào thuyết trình thành công, thì sau khi hoàn tất giai đoạn 3, dù đã
rất công phu, cN thận, bạn cũng không được chủ quan, tự mãn, dừng lại mà
n
phải thực hiện tiếp giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình.
Trong giai đoạn này, trước hết bạn tập trunh giải đáp những câu hỏi sau:
- Liệu khán giả có hiểu được các từ ngữ (đặc biệt là các từ chuyên môn)
mà bạn sử dụng trong bài thuyết trình không?
- Nên dùng cách nào là tốt nhất để giúp khán gải dễ dàng hiểu được? (thay
bằng từ thông dụng hoặc giải thích…)
- Các số liệu minh họa cho bài nói của bạn đã được trình bày một cách sinh
động chưa? Chỗ nào nên dùng bảng, chỗ nào nên dùng biểu đồ, đồ thị?
- Những vấn đề nào cần đưa lên slide, sử dụng Power Point? Dùng loại
phương tiện nào? Nền nào? Hình ảnh gì để minh họa là thích hợp nhất?
- Lường trước những chỗ khán giả có thể phản ứng và cách thức phúc đáp
của bạn?
16
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
- Chỗ nào nên hài hước, pha trò một chút để người nghe bớt căng thẳng, có
thể theo dõi bài thuyết trình một cách hiệu quả hơn?
- Chỗ nào nên nhấn mạnh, nói sâu thêm?...
Để có thể dễ dàng trả lời những câu hỏi nàu, thì sau khi tự đọc bài diễn văn
đã được phác thảo kết hợp với việc canh giờ, bạn nên đọc cho người khác
nghe. Lắng nghe các ý kiến phản hồi và điều chỉnh lại bài thuyết trình.
Để tăng thêm sức thuyết phục cho bài thuyết trình nên sử dụng các biện pháp
tu từ của nghệ thuật hùng biện (sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau) và các
phương tiện kỹ thuật hỗ trợ (xem chi tiết phần sau)
1.6. Giai đoạn 6: Thuyết trình thử
Như đã trình bày ở chương 1, giao tiếp gồm: giao tiếp bằng ngôn ngữ và
giao tiếp phi ngôn ngữ. Thuyết trình là sự kết hợp hài hòa cả hai hình thức này.
Do vậy, muốn có một buổi thuyết trình hoàn hảo, cần chuN bị chu đáo cả hai
n
phần ngôn ngữ và phi ngôn ngữ.
• Chuẩn bị về mặt ngôn ngữ
Để chuN bị về mặt ngôn ngữ, trong giai đoạn thuyết trình thử bạn cần làm
n
những công việc sau:
- Hãy đọc to, truyền cảm bài diễn văn như đang diễn thuyết trước công
chúng.
- Hãy chèn thêm những từ ngữ, câu chuyển ý, chuyển đoạn cho bài diễn
văn sinh động, thể hiện logic chặt chẽ có sức thuyết phục cao.
- Sử dụng những tờ giấy nhỏ (thẻ) để ghi lại những điểm chính, cần nhấn
mạnh trong bài thuyết trình (những người có trí nhớ tốt và thần kinh vững
thì không cần làm việc này).
- Thuyết trình thử kết hợp với các thẻ gợi ý (nếu có) và những slide (power
point) đã chuN bị sẵn. Cần nhấn mạnh: Thuyết trình là nói, nói hay, nói có
n
sức lôi cuốn, sức thuyết phục, do đó bài nói phải có điểm nhấn, có trọng
17
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
tâm, phải được trình bày bằng giọng truyền cảm, sinh động, phải có “hồn”,
có “thần”, chứ không phải “trả bài” thuộc lòng bằng một giọng đều đều,
buồn ngủ hoặc giọng khô cứng, vô hồn và càng không phải đọc bài diễn văn
do ai đó viết hộ.
Lưu ý: Khi thuyết trình thử nên đứng lên, di chuyển như đang thuyết trình thật,
không nên thụ động ngồi một chỗ. Nếu có bạn bè, đồng nghiệp ngồi nghe và
góp ý thì càng tốt. Đặc biệt: phải biết khống chế thời gian thuyết trình. Khi
thuyết trình thử, nếu thấy bị quá giờ, thì phải cắt bớt nội dung, thao tác cho vừa
với thời gian quy định. Hãy luôn nhớ: một bài thuyết trình có nội dung tốt,
nhưng nếu nói bị quá giờ, cũng sẽ không mang lại cho bạn kết quả mong muốn.
Cùng với việc chuN bị về mặt ngôn ngữ, bạn cần chuN bị về mặt tinh thần.
n n
Một bài viết hoàn hảo, nội dung tốt, ngôn ngữ chuN xác, trau chuốt cũng không
n
thể giúp bạn thuyết trình thành công, nếu bạn bị rơi vào trạng thái tinh thần tồi
tề, miệng khô cứng, tim đập thình thịch, trán vã mồ hôi và tay chân run bần bật.
Chính việc chuN bị thật kỹ, với một bài diễn văn gần như đã thuộc long, với
n
những công cụ phụ trợ tốt, được tập dượt nhiều lần đến mức nhuần nhuyễn sẽ
giúp bạn tự tin, vượt qua được trạng thái kinh khủng nêu trên. Và ngay trước
khi nói, nếu bạn vẫn chưa thật bình tĩnh, có thể vận dụng mẹo nhỏ sau: hãy cố
gắng dành ra vài phút, nếu có thể thì hãy nhắm mắt lại, và thả hồn về với khung
cảnh thanh bình, ví dụ như: cảnh làng quê yên ả với lũy tre xanh, cánh đồng lũy
chín, đầm sen ngạt ngào dâng hương, hay cảnh hồ nước dưới ánh hoàng hôn,
với những con thiên nga ung dung bơi lội, những chú cá nhỏ nghịch ngợm quẫy
đuôi, búng nước.
• Chuẩn bị về ngôn ngữ cơ thể/ giao tiếp phi ngôn ngữ
Bên cạnh việc chuN bị về mặt ngôn ngữ, cần chuN bị về ngôn ngữ cơ thể
n n
(giao tiếp phi ngôn ngữ). Trong phần chuN bị này, bạn cần lưu ý:
n
Những điều nên làm:
• Nét mặt tươi tắn, ánh mắt ấm áp
18
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
• Người đứng thẳng, phần trên hướng về phía khán giả, thể hiện sự tự tin,
nhiệt tình
• Đưa tay ra, cử động tay một cách chủ động (có thể dang rộng hai tay, thể
hiện sự tự tin, cởi mở hoặc giơ một tay khi cần nhấn mạnh một điểm nào đó)
để lôi cuốn khán giả chú ý lắng nghe.
• Luôn kiểm soát được mọi cử động của cơ thể. Kiểm soát được bài nói.
Kết hợp nhuần nguyễn giữa nói và sử dụng các công cụ phụ trợ (vừa nói vừa
chỉ vào các hình vẽ, con số, biểu đồ, đồ thị…)
Những điều cần tránh:
• Đứng im, mặt tái nhợt, tay chân run lập cập, thể hiện sự mất bình tĩnh,
không tự tin, quá căng thẳng.
• Tay để trong túi quần, túi áo thể hiện sự thiếu nhiệt tình, hoặc làm cao,
không tạo được sự gần gũi với người nghe.
• Hai tay để sau lưng, hoặc thu trước bụng, người đung đưa liên tục, thể
hiện sự thiếu tự tin, tư duy không mạnh lạc, không làm chủ được bài nói.
• Không kiểm soát được mọi hành động của cơ thể, đầu cúi gằm, mắt nhìn
chằm chằm vào slide, vào màn hình, vào bài viết đã chuN bị sẵn và đọc như
n
máy một cách vô cảm, không biết điều gì diễn ra xung quanh; Hoặc đứng
một cách vô thức, tùy tiện, chân co chân duỗi, tì cả người vào bàn, hay bục
giảng,…
• Nhìn lên trần nhà, nhìn vào tường, không dám nhìn vào khán giả, nhăn
trán suy nghĩ, nhưng nghĩ mãi không ra…
Biết làm những điều nên làm và tránh những điều cần tránh, trong giai đoạn
thuyết trình thử bạn nên chuN bị thật kỹ, sao cho thuyết trình có được hình thức
n
bề ngoài tốt:
• Một phong thái tự tin, đĩnh đạc, giọng nói rõ rang, mạnh lạc, truyền cảm.
19
- Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
• Trang phục chỉnh tề lịch sự, được ủi (là) phẳng phiu, cN thận, phù hợp
n
với lứa tuổi của người thuyết trình. Lưu ý: Thuyết trình viên nên ăn mặc
chỉnh tề hơn khán giả.
• Đầu tóc gọn gàng, phụ nữ nên trang điểm nhẹ
• Trước khi khán giả đến, nên đến tận nơi quan sát hiện trường thử âm
thanh, ánh sang, công cụ hỗ trợ nghe nhìn để chọn chỗ đứng và thế đứng gây
ấn tượng tốt nhất.
• Sau khi được giới thiệu, hãy tiến đến vị trí đã chọn trước để diễn thuyết,
đi một cách tự tin, người thẳng, đầu ngN cao, miệng mỉm cười, giao tiếp
ng
bằng mắt với khán giả và bắt đầu nói một cách tự tin.
(Hình thức bề ngoài, giao tiếp bằng ngôn ngữ thân thể sẽ được trình này chi
tiết ở phần tiếp theo)
• Tổng hợp lại
Khi đã chuN bị kỹ cả hai phần ngôn ngữ và phi ngôn ngữ bạn hãy diễn tập,
n
diễn tập và diễn tập.
QUÁ TRÌNH DIỄN TẬP
• Hãy đọc kỹ bản thảo cuối cùng của bài phát biểu
• Nắm vững nội dung của bài phát biểu, đặc biệt là những nội dung
chính, nội dung chủ yếu.
• Nhớ kỹ phần giới thiệu (điều nàu sẽ giúp bạn mở đầu một cách tự tin,
mà “đầu xuôi thì đuôi lọt”)
• Hãy sẵn sàng những thẻ gợi ý (nếu cần)
• Đứng trước gương.
• Mỉm cười và bắt đầu giới thiệu.
• Nhìn điểm tiếp theo trên những thẻ gợi ý hoặc bài phát biểu (đã được
20
nguon tai.lieu . vn
