Xem mẫu
- QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ
2. Xây dựng quy trình
QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA DN LIÊN QUAN ĐẾN CÁC NỘI DUNG
SAU:
Xác định phương pháp lưu trữ hồ sơ.
Xác định phương pháp huỷ hồ sơ.
Phương pháp lập và cập nhật danh mục hồ sơ.
Phương pháp nhận dạng và phân loại hồ sơ.
Phương pháp sắp xếp và bảo quản hồ sơ
3. Huấn luyện
Phổ biến cho nhân viên về quy định và thủ tục quản lý hồ sơ của DN.
Giải thích và làm mẫu cho nhân viên.
Ký tên vào biên bản huấn luyện.
4. Tổ chức sắp xếp
4.1 Các công cụ phương tiện:
Chuẩn bị các tủ, kệ đựng hồ sơ.
Các loại bìa còng, bìa lá.
- Giấy dán sticker, kéo, hồ dán.
Đĩa CD và đầu ghi
4.2 Lên kế hoạch về thời gian
Thông thường việc tổ chức lại hệ thống hồ sơ mất từ ½ - 1 ngày.
Các DN có thể chọn phương pháp sắp xếp dần dần, nhưng cuối cùng vẫn
phải tổ chức 1 buổi tổng vệ sinh.
Thông báo cho nhân viên để chuẩn bị sắp xếp công việc.
Thông báo cho phòng nhân sự để họ có chuẩn bị liên quan đến tài sản,
điện…
4.3 Tổ chức thực hiện
Họp nhân viên thông báo lại thứ tự các công việc.
Giải thích các yêu cầu.
Làm mẫu cho nhân viên một lần.
Tiến hành ghi list hồ sơ giấy và hồ sơ máy tính.
Dán các sticker.
Sắp xếp lại hệ thống hồ sơ
5. Lập danh mục
Mỗi nhân viên nên có một danh mục riêng.
- Trưởng phòng quản lý các hồ sơ của phòng, hồ sơ chung.
6. Theo dõi, cập nhật
Cập nhật các hồ sơ phát sinh vào danh sách.
Kiểm tra danh mục hồ sơ định kỳ của nhân viên.
nguon tai.lieu . vn
