Xem mẫu
- Quy t c làm vi c nhóm u tư
QUY T C LÀM VI C NHÓM - PHÒNG U TƯ
(D th o l n 2)
1. M c tiêu c a nhóm
- Hoàn thành các công vi c theo phân công c a T ng giám c và công vi c chung c a
nhóm.
- Ph i h p v i các Phòng ban khác trong công ty m b o công vi c chung ư c giao t
hi u qu nh t .
- Duy trì và phát tri n, nâng cao ch t lư ng công vi c c a nhóm, c a Phòng.
- H p tác, giúp l n nhau nh m m b o th c hi n úng ti n công vi c chung ã ra.
2. Nguyên t c làm vi c c a nhóm
2.1. Ra quy t nh
- Nguyên t c 1: T ng giám c có th m quy n ra quy t nh cao nh t i v i m i ho t ng
c a nhóm. Các thành viên ch u s ch o tr c ti p t T ng giám c.
- Nguyên t c 2: Trư ng nhóm có quy n ra quy t nh th hai sau T ng giám c trong
ph m vi trách nhi m ư c giao. Trư ng nhóm ư c phân công các thành viên còn l i
nh m m b o công vi c chung và ch u trách nhi m tr c ti p trư c T ng giám c v
quy t nh c a mình.
- Nguyên t c 3: Nh ng công vi c c n s th ng nh t c a c nhóm s ư c th c hi n bi u
quy t theo nguyên t c s ông. Các thành viên có quy n b o lưu ý ki n trình c p có
th m quy n cao hơn gi i quy t và v n ti p t c th c hi n công vi c theo phân công cho n
khi có ý ki n ch o t c p cao hơn (T ng giám c).
- Nguyên t c 4: m b o gi gìn nh ng bí m t kinh doanh c a công ty, c a phòng và công
vi c n i b nhóm c n b o m t.
- Nguyên t c 5: Nhóm ho t ng trên nguyên t c tin tư ng, h p tác, thân thi n, chia s vì
m c tiêu chung c a nhóm.
2.2. Nguyên t c phân công ngu n l c
- Trư ng nhóm có quy n xu t các ngu n l c trong nhóm th c hi n công vi c. Các thành
viên khác cùng tham gia góp ý trên cơ s xây d ng và phát tri n nh m m b o m c tiêu
chung c a công vi c hoàn thành.
- Khi t m th i chưa có ư c phương án t t hơn thì các thành viên t m ch p nh n và th c
hi n phương án ư c ưa ra ban u cho t i khi có phương án t i ưu hơn thay th .
- M i thành viên trong nhóm c n hoàn thành ph n công vi c ư c giao úng th i h n ã
cam k t m b o ti n công vi c chung c a c nhóm.
- Khi có vư ng m c trong công vi c có th nh hư ng t i ti n công vi c chung c n ph n
h i ngay cho Trư ng nhóm và các thành viên khác trong nhóm cùng tìm ra hư ng gi i
quy t.
1
Athor: Nguy n Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766
- Quy t c làm vi c nhóm u tư
- Sau khi ti p nh n công vi c, tri n khai nhưng ư c lư ng kh năng khó hoàn thành do
nh ng phát sinh m i trong quá trình th c hi n, thành viên nhóm c n ph n h i l i s m nh t
cho Trư ng nhóm tìm hư ng gi i quy t.
- Do c thù c a phòng kinh doanh, c bi t trong lĩnh v c u tư c n nhanh nh y và cơ
h i, nên ngoài vi c m b o th c hi n các công vi c chung hàng ngày ã ư c phân công,
các thành viên trong nhóm c n ph i h p th c hi n nh ng công vi c phát sinh khác.
3. Trách nhi m và quy n h n c a m i thành viên i v i nhóm
3.1. Trách nhi m và quy n h n c a Trư ng nhóm
Trách nhi m:
- Thay m t c nhóm ch u trách nhi m báo cáo T ng giám c v tình hình công vi c và các
v n c a nhóm cũng như các ki n ngh khác.
- T ch u trách nhi m trư c T ng giám c v các quy t nh c a mình trong ho t ng
chung c a c nhóm.
- Có trách nhi m ôn c, giám sát, ki m tra nh m m b o ti n công vi c c a nhóm
ư c hoàn thành.
- Có trách nhi m ti p nh n các ph n h i, x lý ho c chuy n t i T ng giám c các ý ki n
c a t ng thành viên c a nhóm.
- Có trách nhi m giúp các thành viên c a nhóm hoàn thành nhi m v trong kh năng t t
nh t có th .
- Lên k ho ch công vi c c a nhóm, c a Phòng xu t T ng giám c phê duy t.
- m nh n và hoàn thành công vi c chung c a nhóm như các thành viên khác.
Th m quy n:
- ư c huy ng và phân b các ngu n l c h p lý cho trên cơ s căn c vào kh i lư ng
công vi c chung c a nhóm, c a Phòng.
- ư c xu t các hư ng gi i quy t công vi c chung c a nhóm v i T ng giám c
- ư c ánh giá m c hoàn thành công vi c c a m i thành viên trên cơ s tham kh o ý
ki n t các thành viên khác c a nhóm.
- ư c góp ý, nh hư ng công vi c ã giao cho thành viên khác trong nhóm.
- Giám sát, theo dõi và có nh ng i u ch nh c n thi t, phù h p m b o ti n công vi c
hoàn thành úng h n.
3.2. Trách nhi m và quy n c a các thành viên khác trong nhóm
Trách nhi m:
- T l p ra k ho ch th c hi n công vi c c a cá nhân theo k ho ch công vi c c a nhóm,
c a Phòng.
- Có trách nhi m hoàn thành công vi c ã nh n và ư c giao úng th i h n.
2
Athor: Nguy n Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766
- Quy t c làm vi c nhóm u tư
- Ph i m b o hoàn thành các ph n vi c ư c giao theo úng ti n công vi c chung c a
nhóm. B t kỳ nh ng nh hư ng nào có th nh hư ng t i công vi c thì ph i thông báo cho
nhóm c nhóm ch ng tìm phương án gi i quy t.
- Có trách nhi m báo cáo Trư ng nhóm ho c thành viên khác trong nhóm (khi Trư ng
nhóm v ng m t) v các công vi c riêng t xu t có th nh hư ng t i th i lư ng làm vi c
t i công ty, ti n công vi c ang m nh n c a mình.
- m nh n h tr nh ng ph n vi c chung c a nhóm khi ngư i ph trách chính ph n vi c
ó v ng m t .
- Có trách nhi m l ng nghe, ghi nh n các ý ki n c a t ng thành viên. Trư ng h p chưa
th ng nh t ư c v n , c n ư c ghi l i và báo cáo c p có th m quy n cao hơn (T ng
giám c).
Th m quy n:
- ưc xu t, góp ý, ph n h i và b o lưu các ý ki n c a mình t i các thành viên c a
nhóm, Trư ng nhóm.
- ư c ưa ra ý ki n trái chi u v i các quy t nh mình ti p nh n mà c m th y chưa phù
h p trên nguyên t c: trình bày nh nhàng, l ch s , tôn tr ng, gi i thích c th , chi ti t và có
ti p thu ý ki n c a thành viên khác và Trư ng nhóm.
- ư c ánh giá, góp ý v i Trư ng nhóm, các thành viên trong nhóm v các n i dung công
vi c c a b n thân và ng nghi p trong nhóm.
- ư c nh n s h tr , giúp t Trư ng nhóm và các thành viên khác khi khó khăn.
4. B sung ho c gi m b t thành viên
- Trên cơ s tham kh o ý ki n t Trư ng nhóm, các thành viên trong nhóm, th m quy n
quy t nh cu i cùng b i T ng giám c v vi c b sung ho c gi m b t s lư ng thành
viên.
- Thành viên b sung c a nhóm ư c ào t o hoàn thành nhi m v .
- Trên cơ s tham kh o ý ki n t Trư ng nhóm, các thành viên trong nhóm, T ng giám c
quy t nh cu i cùng v vi c gi m b t thành viên.
- Thành viên i u chuy n kh i nhóm s có trách nhi m bàn giao l i công vi c y cho
nh ng thành viên ti p nh n.
5. H p nhóm
5.1. T m quan tr ng c a h p nhóm
- m b o các thành viên có m i liên h trong quá trình làm vi c, hi u và i úng hư ng
nh m t m c tiêu ã ra.
- Nh m ch t l i các m c th i gian cũng như xác nh nh ng công vi c ã hoàn thành, s p
hoàn thành, chưa hoàn thành, và công vi c s p t i.
- ánh giá m c tiêu công vi c c a nhóm, ánh giá ch t lư ng công vi c c a m i thành viên.
5.2. Phương th c t ch c h p nhóm
3
Athor: Nguy n Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766
- Quy t c làm vi c nhóm u tư
- Vi c h p nhóm ư c xu t b i Trư ng nhóm, ng th i cũng là ngư i ch trì các cu c
h p. Các thành viên khác trong nhóm ư c quy n xu t thay i v th i gian, a i m
phù h p nh m t i ưu nh t cho c nhóm.
- Các phát sinh công vi c bên ngoài c a cá nhân thành viên nhóm mà nh hư ng t i th i
gian, a i m cu c h p c a c nhóm ch ư c ch p thu n thay i khi có s tán thành c a
Trư ng nhóm và các thành viên còn l i.
- H p nhóm nh kỳ:
+ Th i gian h p: T ch c nh kỳ hàng tu n, vào 11h ngày cu i cùng c a tu n làm
vi c.
+ a i m h p: T i phòng làm vi c ho c có th là m t a i m h p lý va m
b o duy trì m c tiêu cu c h p và t o không khí trao i tho i mái, thư giãn cho các
thành viên c a nhóm.
+ Thông báo h p: Vi c h p ã ư c th ng nh t do v y m i thành viên có trách nhi m
nh c nh vi c th c hi n b ng l i nói. Ngoài ra có th thông qua hình th c e-mail,
i n tho i trong nh ng trư ng h p m t trong nh ng thành viên nhóm ang xa.
- H p b t thư ng:
+ Th i gian h p: Trư ng nhóm xu t trên cơ s tham kh o ý ki n c a m i ngư i.
Nh ng ph n h i v công vi c trên cơ s ưu tiên công vi c chung c a nhóm trư c các
công vi c cá nhân.
+ a i m h p: Phù h p v i các thành viên nhóm.
+ Thông báo h p: B ng l i nói e-mail, i n tho i.
+ Áp d ng: Cho nh ng trư ng h p phát sinh b t thư ng, ho c gi i quy t nh ng yêu
c u công vi c c n gi i quy t g p c n huy ng ngu n l c c a c nhóm.
5.3. Cách th c i u hành cu c h p nhóm
Tu n t c a m t cu c h p có th thay i tùy theo m c tiêu c a cu c h p. Tuy nhiên
m b o tuân th theo hư ng sau:
- Chu n b :
+ Các thành viên có m t y , úng gi theo l ch.
- + C n mang theo các tài li u mu n ưa ra trong cu c h p, photo các b n sao cho nh ng
thành viên còn l i ho c t chu n b tài li u c a mình.
- + Mang bút, s ghi chép
- Trình t cu c h p:
-M u cu c h p, trư ng nhóm nêu tóm t t n i dung c a cu c h p, các thành viên b
sung nh ng v n khác c n th o lu n.
- M i thành viên tóm t t nh ng vi c ã làm, chưa làm và nh ng khó khăn, v n c n ư c
gi i quy t.
- L n lư t gi i quy t t ng m c công vi c, các thành viên c n ghi chép y m
b o ghi nh các m c th i h n hoàn thành.
4
Athor: Nguy n Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766
- Quy t c làm vi c nhóm u tư
- xu t các m c công vi c gi i quy t cho tu n t i.
- Ch t l i m t l n n a nh ng m c quan tr ng (n u c n thi t).
6. Trao i n i b nhóm
- Trên nguyên t c c i m , thân thi n, khuy n khích các ý tư ng m i và các phương th c
làm vi c khoa h c, m i thành viên có quy n trao i th ng th n các v n công vi c.
- Nh ng công vi c c a nhóm c n ư c m b o th c hi n úng th i h n trên cơ s trao i
ngay l p t c các v n phát sinh, nh ng khó khăn v i các thành viên khác trong nhóm,
và ti p sau là v i Trư ng nhóm n u v n v n chưa ư c gi i quy t.
- Nh ng phát sinh khó khăn mà c p Trư ng nhóm chưa gi i quy t ư c v n c n ư c
ph n ánh, trao i l i. Trư ng nhóm s th c hi n t ng h p, ánh giá sơ b và chuy n lên
c p cao hơn x lý.
7. Tiêu chí ánh giá m c hoàn thành công vi c
- Tiêu chí ánh giá s ư c quy nh c th trong Cơ c u t ch c và phân công nhi m v
các v trí trong Phòng (hi n ang trong quá trình xây d ng). Tuy nhiên vi c ánh giá ch t
lư ng công vi c s ư c căn c d a trên m t s nguyên t c cơ b n sau:
- Nguyên t c1: Thang i m ánh giá: D a trên thang i m t 0 n 10
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
- Nguyên t c 2: T m i thành viên ánh giá v m c hoàn thành, ch t lư ng công vi c
c a mình. Ti p ó, t t c các thành viên còn l i s ánh giá ng ý ho c i u ch nh d a
trên quan i m khách quan i v i m c hoàn thành công vi c c a thành viên ó.
Trư ng nhóm có trách nhi m t ng h p, ánh giá sơ b và báo cáo tr c ti p lên các c p
cao hơn. T ng giám c là ngư i ánh giá cu i cùng.
- Nguyên t c 3: Form m u ánh giá hi n ang trong quá trình xây d ng nhưng s cơ b n s
d a trên các tiêu chí sau:
+ Hoàn thành công vi c úng h n
+ S lư ng công vi c hoàn thành t và vư t m c yêu c u
+ Vi c ánh giá tiêu chu n công vi c s do Trư ng nhóm ki m tra sơ b trên cơ s tham
kh o ý ki n các thành viên và chuy n t i c p cao hơn ánh giá cu i cùng.
+ Thái h p tác trong nhóm và tinh th n trách nhi m i v i công vi c
+ Tính th ng th n, c i m và góp ý ki n ph n h i tích c c i v i tri n khai công vi c
+ Có ý tư ng sáng t o, phát tri n công vi c c a nhóm, c a Phòng ư c các thành viên và
ban lãnh o ghi nh n.
+ c bi t riêng i v i m ng u tư kinh doanh, căn c ánh giá s là: Kh năng mang
l i l i nhu n cho danh m c c a Công ty.
5
Athor: Nguy n Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766
- Quy t c làm vi c nhóm u tư
+ iv icp qu n lý, tiêu chí ánh giá s thêm ph n: Kh năng m b o vi c th c
hi n úng k ho ch.
+ Ngoài ra, do cơ c u trong phòng và công ty chưa n nh nên công vi c phát sinh hi n
nay tương i nhi u, tiêu chí ánh giá trên s ph i i kèm v i kh i lư ng công vi c mà
m i cá nhân trong nhóm ph i m nhi m.
8. ào t o
- M i cá nhân trong nhóm c n nâng cao ý th c v vi c t ào t o, b sung các k năng còn
thi u.
- M i thành viên nhóm có trách nhi m nhi t tình chia s , ào t o v k năng vi tính, ti ng
anh, chuyên môn, k năng làm vi c nhóm cho các thành viên còn l i m b o cách
th c làm vi c ngày càng t t và khoa h c hơn.
- Các thành viên cũng c n tích c c trao i, nêu ra nh ng vư ng m c, nh các thành viên
trong nhóm chia s kinh nghi m, giúp .
- Các thành viên tích c c tìm thông tin khóa h c, t xu t các khóa h c c n thi t cho b n
thân và cho nhóm.
9. Nh ng i u nên h c trong làm vi c nhóm
- C n có thái hăng hái, ni m tin và ng n l a thúc y tính sáng t o c a b n thân cũng
như hâm nóng b u không khí làm vi c chung c a c nhóm.
- C i m trư c nh ng ý tư ng m i c a ngư i khác.
- H c cách thuy t ph c ngư i khác b ng l i l m m m ng và nh ng lu n i m c th , rõ
ràng.
- óng góp tích c c cho công vi c chung c a nhóm
- Coi tr ng nh ng thành qu nhóm t ư c cũng như c a nh ng cá nhân khác.
- Tích c c giao ti p v i các thành viên khác trong nhóm.
- Tích c c suy nghĩ c i ti n, thay i và xu t ý tư ng m i kh thi trên cơ s ngu n l c
c a nhóm.
- C n tìm c và nâng cao k năng làm vi c nhóm b ng các bài vi t trên m ng, sưu t m
sách báo v k năng làm vi c nhóm.
- Ch ng trong vi c x lý, ti p nh n thông tin t các thành viên nhóm.
- Cùng xây d ng m t khung nh ng ghi chú m b o cho nhóm ho t ng hi u qu :
1- L ng nghe: Là m t cách ch ng t s tôn tr ng và bi u l tinh th n ng i.
2- t câu h i: Ch ng t s quan tâm n tài ang ư c trao i. ương nhiên
ph i là nh ng câu h i úng làm rõ câu chuy n ang ư c nói.
3- Thuy t ph c: xây d ng tinh th n ng i, tuy t i không ư c áp t ý
ki n. Trình bày, trao i thuy t ph c và ch ng t s h t lòng v i công vi c
chung.
6
Athor: Nguy n Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766
- Quy t c làm vi c nhóm u tư
4- Tôn tr ng: Không ch là tôn tr ng kh năng hay ý ki n c a ng i mà là tôn
tr ng b n thân ngư i ó và tinh th n i nhóm.
5- H tr : Luôn s n sàng h tr các ng i trong công vi c cũng như trong i
s ng cá nhân.
6- Chia s : S n sàng chia s các thông tin có nh hư ng n công vi c v i ng
i.
7- C ng tác: Không ch c ng tác h t lòng v i ng i mà còn s n sàng v i c
khách hàng và các i tác. Luôn ch ng t tinh th n làm vi c ng i trong m i
vi c.
10. Nh ng i u nên tránh trong làm vi c nhóm
- Quá coi tr ng cái tôi cá nhân, ch nhìn th y sai l m c a ngư i khác, không nhìn ra sai l m
c a mình
- Dĩ hòa vi quý
- Công tư l n l n
- ùn y trách nhi m
- Khi không hoàn thành công vi c c a nhóm theo úng ti n c n ưa ra lý do h p lý
gi i thích. Tránh hoàn toàn vi c ch m tr , trì hoãn v i thái b t h p tác.
- Dù vô tình hay c ý có thái thi u tôn tr ng ngư i khác, c bi t là nh ng ngư i hơn
tu i mình.
- Thái coi thư ng các bu i h p nhóm, không ghi chép, n m b t n i dung và tham gia
kém tích c c vào cu c h p.
11. X lý các tình hu ng xung t
11.1. Các thành viên trong nhóm x y ra xung t
- Khi các thành viên trong nhóm có nh ng xung t ho c mâu thu n chưa th gi i quy t thì
u tiên s gi i quy t theo hư ng l ng nghe, hòa gi i.
- Trư ng h p mâu thu n chưa ư c gi i quy t, Trư ng nhóm s quy t nh x lý trên cơ s
cp nhóm. Các bên liên quan c n tôn tr ng ý ki n quy t nh trên.
- N u các v n v n chưa ư c gi i quy t th a áng, v n s ư c Trư ng nhóm báo cáo
lên T ng giám c và T ng giám c s là ngư i ra quy t nh cu i cùng.
11.2. Các thành viên x y ra xung t v i Trư ng nhóm
- Các bên s gi i quy t trên nguyên t c l ng nghe, hòa gi i.
- Trư ng h p chưa th a áng, v n s trình lên T ng giám c có quy t nh cu i
cùng.
12. i u kho n thi hành
B Quy t c làm vi c nhóm này s có hi u l c khi có s tham gia ý ki n và ng thu n c a
các thành viên trong nhóm và sau khi ư c s ch p thu n cu i cùng c a T ng giám c.
7
Athor: Nguy n Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766
- Quy t c làm vi c nhóm u tư
Ph l c 01
- Hi n nay, m t trong nh ng công vi c chính c a nhóm là hoàn thành ch tiêu l i nhu n c a
Phòng u tư trong Quý 4/2009. Do v y, m i ngu n l c s ư c ưu tiên cao nh t cho m c
tiêu này.
- Theo h n m c ư c phê duy t b i T ng giám c, nhóm ư c s d ng 10 t ng t
u tư. Do ó, t m th i khi Investment Guideline chưa ư c th c hi n và phê duy t xong
thì vi c ra các quy t nh u tư t m th i ư c th c hi n như sau:
+ M i thành viên c a nhóm ư c t quy t nh vi c u tư trong h n m c 2 t ng trên cơ
s các phân tích c a cá nhân. Khi th c hi n vi c u tư cá nhân này v n ph i thông báo cho
các thành viên còn l i trong nhóm bi t quy t nh c a mình, nghe tư v n t các thành viên
khác. Ngoài ra, c n m b o tr l i ư c nh ng thông tin cơ b n nh t v ch ng khoán u tư,
lý do u tư.
+ Các quy t nh u tư vư t h n m c c p cho m i cá nhân s ph i ư c s ng thu n c a
a s thành viên nhóm.
+ Cá nhân xu t u tư c n trình bày c th các lý do u tư, phương án u tư trong ó có
tính t i các tình hu ng c a th trư ng và c phi u ch ng h n như ti n gi i ngân ra sao, giá
v n ban u, giá mua vào bình quân giá, giá c t l , giá thanh lý,…
+ Trư c m i xu t u tư, m i thành viên trong nhóm có trách nhi m ph i h p, chia s , tìm
ki m thông tin b sung cho vi c ra quy t nh u tư.
Ý ki n ch o c a T ng giám c Hà n i, ngày … tháng … năm …..
Trư ng nhóm
Nguy n Thu Phương
Các cá nhân có tên dư i ây ng ý và cam k t th c hi n các quy nh ra trong Quy t c làm
vi c nhóm trên.
8
Athor: Nguy n Thu Phương – Email: nthuphuongktqd@gmail.com – Mobile: 0983287766
nguon tai.lieu . vn
