Xem mẫu
- Phương pháp giải quyết các vấn đề phức tạp
Được phát triển vào năm 1940 bởi ông Alex Osborn - uỷ viên ban chấp hành
một hãng quảng cáo của Mĩ, ông cho rằng bất cứ ai cũng có thể học được
cách đưa ra các giải pháp có tính sáng tạo cho những vấn đề phức tạp khác
nhau. Sau đây là ý kiến của ông: đó là những mẹo nhỏ có thể giúp bạn tổ
chức thành công một cuộc họp vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết một vấn
đề phức tạp.
1 - Khi sắp xếp một cuộc họp bạn nhớ phải đưa ra vấn đề cần giải quyết và
nguyên nhân của nó một cách ngắn gọn. Điều này sẽ giúp các thành viên có
sự chuẩn bị trước cho buổi họp và tập trung vào vấn đề cụ thể, các thông tin
càng chi tiết buổi họp càng đạt kết quả tốt.
2 - Khi mời khách đến dự họp phải chú ý đến những người có địa vị và trình
độ chuyên môn khác nhau. Đôi khi một ý tưởng mới lại xuất phát từ những
người không được coi là chuyên gia hay hiểu rõ về vấn đề đó. Tuy nhiên hãy
cẩn thận với sự chênh lệch về trình độ quản lí. Thông thường khi có sự góp
mặt của một nhà quản lí cấp cao mọi người sẽ không còn nhiệt tình đóng
- góp ý kiến và điều này sẽ hoàn toàn làm hỏng buổi họp.
3 - Trước khi buổi họp bắt đầu, phát cho mỗi người một bản quy tắc của việc
vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết vấn đề. Đó là:
o Không được phê phán các ý kiến
o Mọi ý kiến dù nhỏ nhất cũng được khuyến khích
o Càng nhiều ý kiến càng tốt
o Mỗi người nên cố gắng đóng góp ý kiến hoặc phối hợp với
người khác.
4 - Một buổi họp tập thể như vậy không nên kéo dài quá 30 hay 40 phút.
Nếu cảm thấy mệt mỏi hay không đạt được kết quả thoả đáng thì tốt nhất
nên cho ngừng buổi họp rồi tiến hành họp lại vào một ngày khác bởi những
ý tưởng hay có thể nảy sinh ở mọi lúc mọi nơi - dưới mưa, trên xe hay thậm
chí trong công viên.
5 - Khi bắt đầu buổi họp nên giải thích cho mọi người các cụm từ mang tính
khiêu khích và nhấn mạnh rằng không nên sử dụng các cụm từ này. Trước
khi khách vào phòng bạn có thể cung cấp cho mỗi người 2 chiếc thẻ, 1 đỏ 1
xanh. Giống như đèn báo giao thông, ý kiến nào có tính tích cực thì mọi
người sẽ giơ cao thẻ màu xanh và ngược lại nếu ai đó đề cập đến 1 cụm từ
có tính khiêu khích mọi người sẽ giơ thẻ màu đỏ. Việc này giúp nhóm nhận
ra những ý kiến không xác đáng và để cho mọi người biết khi nào thì nên
ủng hộ ý kiến của người khác.
6 - Trong trường hợp mời từ 10 người trở lên thì chia ra làm các nhóm nhỏ
từ 5 đến 6 người, mối nhóm giải quyết 1vấn đề. Chia làm các nhóm nhỏ sẽ
- làm giảm tính nghiêm trang của buổi họp và tạo cho mọi người cảm giác
thoải mái, điều đó có nghĩa là càng cảm thấy thoải mái thì nhiều ý kiến càng
đưa được ra.
7 - Viết các mục đích của cuộc họp ở nơi mà mọi người có thể trông thấy, ở
trong phòng, hay trong bảng câu hỏi, bắt đầu với “Làm thế nào chúng ta có
thể....?” hoặc “những gì có thể làm để......” , “làm thế nào để chúng ta có thể
biết rõ nhu cầu của khách hàng?” hoặc “phải làm gì để nâng cao chất lượng
sản phẩm?” .
8 – Phải lấy được ý kiến cuả tất cả các nhóm. Một chiếc bảng chiếu sẽ giúp
ích rất nhiều cho việc tổng kết ý kiến vì khi được chiếu lên đó (điều này sẽ
thúc đẩy việc đưa thêm các ý kiến) chúng có thể dễ dàng được chọn lọc và
lưu giữ trong máy tính. Cho dù bạn sử dụng công cụ nào để ghi thì nên nhớ
những dữ liệu này sẽ được tái sử dụng cho các buổi họp sau. Nói tóm lại, thu
thập được các ý kiến để làm gì nếu như không có ai còn nhớ gì sau khi buổi
họp kết thúc?
9 - Nếu mọi ý kiến dần đi vào bế tắc người chủ trì cuộc họp nên đưa ra một
số giải pháp sau:
o Xem lại mọi ý kiến, điều đó có thể làm nảy sinh thêm các ý
kiến khác .
o Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 1 ý kiến và giải thích tại sao
họ lại chọn như vậy. Điều này sẽ giúp cho cuộc đàm luận xoay quanh
ý kiến đó và tạo cơ hội để phát triển nó .
- o Nếu bạn là trưởng ban tổ chức cuộc họp, tìm cho mình 1 hay 2
ý tưởng, sau khi các nhóm kết thúc thảo luận thì mình đưa ra để làm
đề tài cho mọi người tiếp tục thảo luận.
Sau đó chọn lọc các ý kiến và sắp xếp vào một nhóm rồi gửi cho mỗi người
một bản sao càng sớm càng tốt. Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 5 ý
tưởng mà mình tâm đắc nhất và đưa ra lý do tại sao những ý tưởng này có
thể khai triển được và làm thế nào để có thể thực hiện được những ý tưởng
này. Nhớ đưa ra giới hạn thời gian phải nộp.
Ray Bradbary, tác giả của những cuốn tiểu thuyết khoa học viễn tưởng cho
biết: Các nhà xã hội học đã xác minh được chu kỳ mà con người phải trải
qua khi có được một ý tưởng hay. Hiểu rõ chu kì này sẽ giúp bạn nghĩ ra
nhiều ý tưởng hơn, hay hơn...và ereka!!!
+ Chuẩn bị:
Giai đoạn đầu tiên là chuẩn bị. Đây là giai đoạn giúp bạn ngẫm nghĩ và
nghiên cứu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
+ Triển khai:
Nhiều nhà xã hội học tin rằng tâm thức làm việc dựa trên các vấn đề mà ta
đang cố gắng giải quyết. Thời kỳ này ta không chủ động nghĩ đến các vấn đề
mà thay vào đó tiềm thức đảm nhận việc đó. Để tận dụng giai đoạn này hãy
để những ý kiến tự xuất hiện và biến mất cũng như việc hãy để não bộ hoạt
động.
- + Sự khai trí:
Đã bao giờ một ý tưởng hay giải pháp chợt loé lên trong đầu bạn ngay sau
khi bạn ngừng suy nghĩ về vấn đề đó chưa?. Sự mở mang trí óc là tia sáng
chợt loé lên ở bên trong, là ngọn đèn soi sáng trong tâm trí bạn. Nó có thể
nảy sinh ở bất cứ đâu và bất kể lúc nào cho dù bạn đang ở trong rạp chiếu
phim hay đang cắt cỏ.
+ Sự kiểm tra:
Trong bước này ý kiến được đưa ra phân tích, chứng minh và thực hiện, sự
kiểm tra xảy ra khi bạn bắt đầu chú ý đến các tiểu tiết, không phải mọi ý
tưởng đều có thể thực hiện được trong thực tế vì vậy giai đoạn này đòi hỏi
phải cân nhắc và kiểm tra một cách gắt gao.
E.M Forster, nhà tiểu thuyết người Anh cho biết: Trái với niềm tin của nhiều
người, tính sáng tạo là khả năng cơ bản của con người có thể phát triển
được. Vậy bạn có muốn nâng cao khả năng sáng tạo của mình không? Bạn
đã bao giờ cố vắt óc suy nghĩ về một khái niệm căn bản nào chưa? Bạn đã
tham dự một buổi họp tập thể chưa? Hãy thử vận dụng một vài chiến lược
sau đây để nâng cao tính sáng tạo của mình:
Cố gắng quan sát mọi vật xung quanh mình. Ta biết rất rõ về chiếc xe mình
đang lái hay chiếc máy tính đang ở trước mặt, chiếc máy photocopy đang sử
dụng. Những ý tưởng hay thường xuất phát từ sự thích nghi của những ý
tưởng hiện thời hay sự liên kết giữa các ý tưởng cũ.
- Chú ý và học hỏi mọi thứ xung quanh mình. Tại sao vật này lại như vậy?
Nghiên cứu xem làm thế nào để làm mọi việc tốt hơn hoặc theo nhiều cách
khác nhau. Tất cả chúng ta đều sai lầm khi rơi vào thói quen dập khuôn mà
không suy nghĩ kĩ.
Khi một ý tưởng nào đó xuất hiện phải chộp lấy và ghi lại, bạn tưởng rằng
mình có thể nhớ lại nhưng tính đãng trí làm mọi thứ dễ dàng bị quên lãng.
Ghi lại những ý tưởng và giữ ở một chỗ, trong sổ hay máy vi tính. Mỗi tháng
xem lại một lần rồi phát triển dựa trên những gì đã ghi chép.
Đừng bỏ qua bất kì ý tưởng nào bởi vì nhiều phát minh vĩ đại ngày nay đều
xuất phát từ những ý tưởng dường như không thể thực hiện được tại thời
điểm đó.
Hãy tin vào trực giác, linh cảm và bản năng của mình vì bạn thường xuyên
gặp khó khăn khi phải giải quyết các vấn đề kinh doanh, nhưng bạn có biết
rằng trực giác và linh cảm là công cụ của tâm thức? Lắng nghe chúng bởi đó
là đỉnh điểm của sự học hỏi và tìm tòi của cả đời người.
Thay đổi thói quen. Làm việc theo thói quen hàng ngày chính là kẻ thù của
óc sáng tạo vì thế hãy sắp xếp lại phòng làm việc hoặc cùng ăn trưa với
những người khác nhau, luyện tập thể thao để tinh thần sảng khoái và cơ thể
khoẻ mạnh...
Quan sát mọi vật từ góc độ của người khác. Giả sử bạn là một đứa trẻ, một
ông lão hay người ngoài hành tinh. Làm thế nào để nhận biết từng trường
- hợp và phản ứng với từng đối tượng đó. Thực hiện được điều này có thể
giúp bạn làm sáng tỏ, gợi lại hay nảy sinh một ý tưởng mới và phát triển
những ý tưởng cũ.
Hãy thử nghiệm và khám phá những gì giúp ích cho bạn. Lần sau nếu bạn ở
trong một trạng thái tốt có tính sáng tạo thì nhớ lưu lại những thứ đang diễn
ra xung quanh. Bạn đang làm gì? Bạn đang nghe một loại nhạc đặc biệt?
Bạn đang ở một mình hay được mọi người vây quanh? Ngay khi xác định
được việc gì khiến bạn cảm thấy hứng thú hãy sử dụng những lời khuyên bổ
ích này khi cần để đạt được kết quả tốt nhất.
Theo www.chuyencongso.com
nguon tai.lieu . vn