Xem mẫu
- Chuyªn ®Ò 5
Kü N¡NG THUYÕT TR×NH
I. NH÷NG VÊN §Ò CHUNG
VÒ THUYÕT TR×NH
1. Kh¸i niÖm thuyÕt tr×nh
ThuyÕt tr×nh hay cßn gäi lµ nãi tríc ®¸m
®«ng lµ mét h×nh thøc quan träng mµ c¸c ®¹i biÓu
Héi ®ång nh©n d©n muèn thùc hiÖn giao tiÕp cã
hiÖu qu¶ cÇn ph¶i rÌn luyÖn cho m×nh mét kü
n¨ng nµy. §©y lµ ho¹t ®éng phæ biÕn trong giao
tiÕp, ®Æc biÖt trong c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng nh
quan hÖ c«ng chóng (PR), gi¸o dôc vµ trong ho¹t
®éng qu¶n lý... Mét sè tµi liÖu ph©n biÖt gi÷a hai
kh¸i niÖm thuyÕt tr×nh vµ nãi tríc ®¸m ®«ng,
theo ®ã:
- VÒ ph¬ng diÖn néi dung: nãi tríc ®¸m
®«ng thêng mang tÝnh chÊt th«ng b¸o, trao ®æi
th«ng tin nhiÒu h¬n, cßn thuyÕt tr×nh mang tÝnh
chuyªn s©u h¬n, ë cÊp ®é cao h¬n.
- VÒ kh«ng gian vµ kho¶ng thêi gian: nãi tríc
®¸m ®«ng cã thÓ diÔn ra ë nhiÒu ®Þa ®iÓm kh¸c nhau,
150
- cã thÓ ngay t¹i phßng lµm viÖc hoÆc ë mét ®Þa
®iÓm c«ng céng nµo ®ã. Víi thuyÕt tr×nh th×
kh«ng gian vµ thêi gian cã thÓ ®îc ngêi nãi x¸c
®Þnh cô thÓ.
Tuy vËy, gi÷a nãi tríc ®¸m ®«ng vµ thuyÕt
tr×nh nhiÒu khi kh«ng cã sù ng¨n c¸ch mµ cã sù
giao thoa rÊt lín. V× vËy, ë ®©y, chóng ta kh«ng
®Æt ra sù ph©n biÖt nµy.
ThuyÕt tr×nh, hay cßn gäi lµ diÔn thuyÕt, lµ
nãi chuyÖn tríc nhiÒu ngêi vÒ mét vÊn ®Ò nµo
®ã mét c¸ch cã hÖ thèng.
ThuyÕt tr×nh thêng ®îc thùc hiÖn trong c¸c
trêng hîp:
- Ph¸t biÓu tríc cuéc häp,
- ThuyÕt tr×nh trong c¸c héi th¶o,
- ChÊt vÊn,
- ThuyÕt phôc,
- Gi¶i thÝch.
2. Vai trß cña thuyÕt tr×nh
Trong thùc thi c«ng vô, thuyÕt tr×nh ®ãng mét
vai trß quan träng, mçi sù viÖc, vÊn ®Ò, chñ tr¬ng,
chÝnh s¸ch ®îc c¸c nhµ qu¶n lý hoÆc c¸n bé, c«ng
chøc thuyÕt tr×nh tríc nh©n d©n, c¬ quan, ®¬n vÞ
hay thuyÕt tr×nh cho l·nh ®¹o mét c¸ch cã hiÖu
qu¶, ®iÒu ®ã kh«ng nh÷ng t¸c ®éng tÝch cùc ®Õn
chÊt lîng, hiÖu qu¶ c«ng viÖc mµ cßn thÓ hiÖn
®îc n¨ng lùc, trÝ th«ng minh vµ uy tÝn cña mçi
c¸n bé, c«ng chøc trong x· héi.
151
- Ngoµi ra, thuyÕt tr×nh cßn cã mét sè u
®iÓm sau:
- VÒ dung lîng vµ thêi gian: cã thÓ truyÒn ®¹t
®îc mét lîng th«ng tin lín cho nhiÒu ®èi tîng
cïng mét lóc, trong mét kho¶ng thêi gian ng¾n.
- VÒ lîi Ých kinh tÕ: so víi nhiÒu h×nh thøc giao
tiÕp kh¸c, thuyÕt tr×nh tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ vµ
thêi gian.
- VÒ mÆt t©m lý: ngêi thuyÕt tr×nh chñ ®éng
®îc néi dung vµ thêi gian.
3. Mét sè lçi thêng gÆp khi thuyÕt tr×nh
Khi thuyÕt tr×nh, ngêi thuyÕt tr×nh cã thÓ m¾c
ph¶i mét sè lçi cã ¶nh hëng ®Õn chÊt lîng cña
thuyÕt tr×nh, nÕu ngêi thuyÕt tr×nh chuÈn bÞ
kh«ng chu ®¸o vµ kiÓm so¸t kh«ng tèt qu¸ tr×nh.
Díi ®©y lµ mét sè lçi thêng gÆp khi thuyÕt tr×nh:
- Kh«ng x¸c ®Þnh râ néi dung m×nh ®Þnh nãi,
hay nãi c¸ch kh¸c, kh«ng biÕt m×nh ph¶i nãi g×.
Trong thùc tÕ, nhiÒu ngêi khi trao ®æi kh«ng hÒ
cã mét ý niÖm râ rµng vÒ nh÷ng g× hä truyÒn ®¹t
®Õn ngêi nghe.
- Kh«ng tù tin vµo chÝnh m×nh, v× vËy kh«ng
nhËn thøc ®îc nh÷ng sù mÐo mã cã thÓ cã cña
th«ng tin nªn trong qu¸ tr×nh thuyÕt tr×nh kh«ng
®iÒu chØnh ®îc kÞp thêi.
- X©y dùng cÊu tróc bµi thuyÕt tr×nh kh«ng
phï hîp, th«ng ®iÖp ®a ra kh«ng g¾n víi mèi
quan t©m cña ngêi nhËn.
152
- - Kh«ng biÕt c¸ch kÕt hîp c¸c hµnh vi kh«ng
lêi trong qu¸ tr×nh truyÒn ®¹t hoÆc kh«ng hái ý
kiÕn ph¶n håi cña ngêi nhËn ®Ó kiÓm tra l¹i
ngêi nghe xem cã thùc sù th«ng hiÓu kh«ng.
- Kh«ng biÕt c¸ch tËn dông c¸c ph¬ng tiÖn hç
trî kh¸c... dÉn ®Õn bµi thuyÕt tr×nh tÎ nh¹t, kh«ng
thuyÕt phôc ngêi nghe.
- Sö dông ng«n ng÷ kh«ng phï hîp; th«ng tin
thiÕu chÝnh x¸c, sai sè liÖu; kh«ng biÕt kÕt hîp mét
c¸ch linh ho¹t víi c¸c ph¬ng tiÖn hç trî kh¸c...
- §éc tho¹i mét chiÒu.
- Tr×nh bµy qua loa.
- Quay lng vÒ phÝa ngêi nghe.
- Kh«ng rót kinh nghiÖm sau khi thuyÕt
tr×nh.
4. C¸c yÕu tè c¶n trë thuyÕt tr×nh
- C¶n trë vÒ t©m lý: Ngêi thuyÕt tr×nh thêng
cã c¶m gi¸c bÊt an khi:
+ TruyÒn ®¹t mét chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch míi
mµ chóng ta biÕt ngêi nghe sÏ kh«ng hëng øng.
+ LÇn ®Çu tiªn thuyÕt tr×nh mét vÊn ®Ò quan
träng tríc ®«ng ngêi.
+ Ngêi nghe döng dng víi ngêi nãi hoÆc
víi vÊn ®Ò ngêi nãi ®a ra.
+ HoÆc tù ti v× vÞ thÕ hoÆc ®Þa vÞ cña m×nh khi
nãi, truyÒn ®¹t cho cÊp l·nh ®¹o hoÆc cho c¸c
chuyªn gia nghe, nhiÒu khi ngêi nãi còng bÞ ¶nh
153
- hëng bëi yÕu tè t©m lý ngêi nghe.
- C¶n trë vÒ ng«n ng÷, ®Æc biÖt lµ c¸ch dïng tõ
ng÷ kh«ng phï hîp, kh«ng chÝnh x¸c vÒ mÆt ng÷
nghÜa cã thÓ g©y hiÓu lÇm hoÆc khã hiÓu.
- C¶n trë vÒ c¬ së vËt chÊt, hÖ thèng ©m thanh
tåi, thiÕu ¸nh s¸ng, nãng qu¸ hoÆc l¹nh qu¸, tµi
liÖu kh«ng cã hoÆc cã nhng khã ®äc.
- C¶n trë vÒ m«i trêng, lµ nh÷ng c¶n trë
bªn ngoµi cã thÓ cã t¸c ®éng tiªu cùc tíi kÕt qu¶
cña qu¸ tr×nh truyÒn ®¹t th«ng tin. VÝ dô:
nhiÔu, cã qu¸ nhiÒu thø diÔn ra cïng lóc, ph©n
t¸n t tëng, v.v..
- C¶n trë do sù kh«ng t¬ng ®ång gi÷a nh÷ng
ngêi tham gia qu¸ tr×nh truyÒn ®¹t còng cã thÓ
dÉn tíi hiÓu sai. Sù kh«ng t¬ng ®ång cã thÓ vÒ:
kiÕn thøc chuyªn m«n, tuæi, giíi tÝnh, c¸ tÝnh, tiªu
chuÈn gi¸ trÞ, gi¸o dôc/häc vÊn, phong c¸ch sèng,
v¨n ho¸, v.v..
II. Kü N¡NG THUYÕT TR×NH
ViÖc rÌn luyÖn kü n¨ng thuyÕt tr×nh cÇn tiÕn
hµnh theo quy tr×nh ba giai ®o¹n, gåm: chuÈn bÞ
bµi thuyÕt tr×nh, tiÕn hµnh thuyÕt tr×nh, ®¸nh gi¸
rót kinh nghiÖm.
1. ChuÈn bÞ bµi thuyÕt tr×nh
Trong giai ®o¹n chuÈn bÞ bµi thuyÕt tr×nh,
ngêi thuyÕt tr×nh cÇn ph¶i thùc hiÖn tèt nh÷ng
154
- c«ng viÖc díi ®©y:
- X¸c ®Þnh ®èi tîng ngêi nghe
X¸c ®Þnh ®èi tîng ngêi nghe lµ viÖc ®Çu tiªn
cÇn ®îc thÓ hiÖn tríc khi thuyÕt tr×nh. §èi
tîng ngêi nghe trong ho¹t ®éng thùc thi c«ng
vô cã thÓ bao gåm:
+ C«ng d©n hoÆc ®¹i diÖn tæ chøc;
+ C¸ nh©n hoÆc nhãm ®Õn lµm viÖc ®Ò nghÞ
phèi hîp, céng t¸c;
+ CÊp trªn, cÊp díi, ®ång nghiÖp...
Mçi ®èi tîng trªn ®Òu cã nh÷ng nÐt ®Æc thï
kh¸c nhau, thuéc nh÷ng mèi quan hÖ nhÊt ®Þnh
®èi víi c¸n bé, c«ng chøc. V× vËy, ®Ó buæi thuyÕt
tr×nh thµnh c«ng, tríc khi thuyÕt tr×nh, ngêi
thuyÕt tr×nh vµ chuÈn bÞ cho buæi thuyÕt tr×nh cÇn
tr¶ lêi ®îc ba c©u hái vµ hai vÊn ®Ò sau:
+ Ngêi nghe lµ ai? Quy m« vµ thµnh phÇn
ngêi nghe?
+ Ngêi nghe muèn biÕt th«ng tin vÒ nh÷ng
vÊn ®Ò g×?
+ Ngêi nghe ®· biÕt g× vÒ chñ ®Ò m×nh sÏ
tr×nh bµy?
+ Quan hÖ gi÷a ngêi nghe vµ ngêi thuyÕt tr×nh.
+ Ph¶n øng cã thÓ cã tõ phÝa ngêi nghe.
ViÖc tr¶ lêi tèt c¸c c©u hái trªn tríc khi
thuyÕt tr×nh lµ mét ®iÒu tuyÖt vêi. Tuy nhiªn,
trong nhiÒu trêng hîp, ngêi thuyÕt tr×nh còng
cã thÓ t×m hiÓu ngêi nghe trong qu¸ tr×nh chóng
ta truyÒn ®¹t th«ng tin b»ng c¸ch quan s¸t th¸i ®é
155
- ngêi nghe, n¾m b¾t sù ph¶n håi cña hä ®Ó ®iÒu
chØnh c¸ch truyÒn ®¹t cho phï hîp víi bèi c¶nh
lóc nãi.
- X¸c ®Þnh môc ®Ých thuyÕt tr×nh
Môc ®Ých thuyÕt tr×nh liªn quan chÆt chÏ víi
®èi tîng ngêi nghe. Tuy nhiªn, trong thùc tÕ
kh«ng ph¶i khi nµo ®èi tîng ngêi nghe vµ môc
®Ých thuyÕt tr×nh còng trïng khÝt ®îc víi nhau,
tøc lµ ®èi tîng nµo sÏ lµ môc ®Ých Êy. SÏ cã nhiÒu
vÊn ®Ò mµ ngêi c¸n bé, c«ng chøc tr×nh bµy vît
ra ngoµi mong ®îi hoÆc ®Ò nghÞ cña ngêi nghe.
Ngîc l¹i, cã nh÷ng néi dung ngêi nghe muèn
nghe nhng ngêi thuyÕt tr×nh sÏ quyÕt ®Þnh
truyÒn ®¹t cho hä vµo mét dÞp kh¸c hoÆc b»ng mét
h×nh thøc kh¸c.
Môc ®Ých thuyÕt tr×nh cña c¸n bé, c«ng chøc
trong thùc thi c«ng vô rÊt ®a d¹ng. §ã cã thÓ ®Ó
th«ng b¸o cho d©n vÒ biÖn ph¸p mµ chÝnh quyÒn
sÏ thùc hiÖn trong thêi gian tíi nh chuyÓn ®æi
môc ®Ých sö dông ®Êt, thu håi ®Êt; còng cã thÓ
®Ó chia sÎ, truyÒn ®¹t th«ng tin vÒ mét chñ
tr¬ng míi, chÝnh s¸ch míi cho c¸n bé, nh©n
viªn trong c¬ quan hoÆc còng cã thÓ t¹o diÔn ®µn
trao ®æi vµ l¾ng nghe ý kiÕn cña nh©n d©n...
Nh vËy, trong viÖc thuyÕt tr×nh, ®èi tîng vµ
môc ®Ých thuyÕt tr×nh rÊt phong phó vµ ®a
d¹ng, nhng suy cho cïng môc ®Ých cña b¶n
thuyÕt tr×nh ®èi víi ngêi nghe lµ: kiÕn thøc, kü
156
- n¨ng vµ th¸i ®é.
- Thu thËp xö lý th«ng tin
§Ó bµi thuyÕt tr×nh cã hiÖu qu¶ th× mét trong
nh÷ng yÕu tè mµ ngêi thuyÕt tr×nh cÇn ph¶i chó
träng ®ã lµ kh©u thu thËp vµ xö lý th«ng tin liªn
quan ®Õn vÊn ®Ò tr×nh bµy. Kh«ng thÓ thuyÕt
tr×nh tèt nÕu ngêi thuyÕt tr×nh kh«ng cã ®Çy ®ñ,
chÝnh x¸c th«ng tin vÒ vÊn ®Ò tr×nh bµy. Thùc tiÔn
cho thÊy, mét trong nh÷ng lý do lµm cho viÖc
truyÒn ®¹t kh«ng cã hiÖu qu¶ ®ã lµ th«ng tin thiÕu
chÝnh x¸c, sai sè liÖu hoÆc sè liÖu ®a ra kh«ng s¸t
víi thùc tÕ. Trong thùc thi c«ng vô, c¸c nhãm
th«ng tin liªn quan ®Õn néi dung truyÒn ®¹t, ®ã
lµ: th«ng tin vÒ chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch cña cÊp
trªn hoÆc cña chÝnh c¬ quan, ®¬n vÞ; th«ng tin liªn
quan ®Õn ho¹t ®éng thùc tÕ cña lÜnh vùc cÇn
truyÒn ®¹t.
- X©y dùng cÊu tróc néi dung
CÊu tróc néi dung bµi thuyÕt tr×nh trong thùc
thi c«ng vô còng gièng nh cÊu tróc néi dung cña
bÊt kú bµi thuyÕt tr×nh nµo kh¸c trong thùc tÕ,
th«ng thêng cÊu tróc cã ba phÇn: phÇn më ®Çu
(®Æt vÊn ®Ò); néi dung chÝnh (gi¶i quyÕt vÊn ®Ò);
kÕt luËn (kÕt thóc vÊn ®Ò).
Khi x©y dùng bµi thuyÕt tr×nh cÇn thùc hiÖn
c¸c c«ng viÖc sau: x©y dùng dµn ý, tæ chøc, bè côc
bµi thuyÕt tr×nh, chuÈn bÞ dµn ý, íc tÝnh ®é dµi,
quyÕt ®Þnh kiÓu tr×nh bµy.
157
- - Lùa chän ph¬ng tiÖn thuyÕt tr×nh
+ Lùa chän c¸ch thøc nãi ng¾n gän, râ rµng,
phï hîp víi néi dung vµ ®èi tîng. Kh«ng nãi l¾p,
dïng tõ ®Þa ph¬ng hoÆc nh÷ng tõ mang tÝnh
“hµn l©m” kh«ng phï hîp víi ®èi tîng; ©m lîng,
tèc ®é cña lêi nãi còng cÇn ph¶i ®iÒu chØnh: kh«ng
qu¸ nhanh nhng còng kh«ng qu¸ chËm, kh«ng
nãi giäng ®Òu ®Òu.
+ Sö dông c¸c ph¬ng tiÖn hç trî kh«ng ph¶i lêi
nãi nh trang phôc cña ngêi thuyÕt tr×nh, ®iÖu bé
c¬ thÓ nh m¾t, tay, cö chØ ®iÖu bé... vµ c¸c ph¬ng
tiÖn kü thuËt kh¸c nh: m¸y tÝnh, m¸y chiÕu h¾t;
b¶ng viÕt; giÊy A0, giÊy mµu...; thiÕt bÞ ©m thanh,
h×nh ¶nh nh m¸y quay, ®Çu video,...
- Lùa chän thêi ®iÓm
Thêi ®iÓm thuyÕt tr×nh còng cÇn ®îc xem
xÐt mét c¸ch cÈn thËn v× nã cã ¶nh hëng ®Õn
hiÖu qu¶ thuyÕt tr×nh. V× vËy, ngêi thuyÕt
tr×nh nªn chän thêi ®iÓm thÝch hîp, ®Æc biÖt nªn
xem xÐt ®Õn c¶ t©m lý ngêi nghe lÉn t©m lý cña
b¶n th©n.
- LuyÖn tËp tríc khi thuyÕt tr×nh
ThuyÕt tr×nh lµ mét nghÖ thuËt vµ ngêi
thuyÕt tr×nh còng lµ mét ngêi nghÖ sÜ. §Ó trë
thµnh ngêi thuyÕt tr×nh tèt tríc khi “diÔn” ®ßi
hái mçi ngêi ph¶i chuÈn bÞ vµ luyÖn tËp tríc.
NÕu cã c¬ héi, cã thÓ luyÖn tËp nãi tríc c¸c
nhãm nhá vµ nhê mäi ngêi ®ãng gãp ý kiÕn hoÆc
158
- cã thÓ tù luyÖn tËp. ChÝnh nh÷ng tr¶i nghiÖm
nhá vµ sù chuÈn bÞ ®ã sÏ gióp cho mçi c¸n bé,
c«ng chøc thµnh c«ng h¬n khi bíc vµo mét buæi
thuyÕt tr×nh.
2. Thùc hiÖn thuyÕt tr×nh
Th«ng thêng, bµi thuyÕt tr×nh gåm 3 phÇn:
phÇn më ®Çu hay phÇn giíi thiÖu; phÇn th©n bµi
hay phÇn tr×nh bµy néi dung; phÇn kÕt thóc.
C¸c phÇn trªn cã vai trß quan träng kh¸c
nhau vµ cã mèi quan hÖ mËt thiÕt víi nhau.
- PhÇn giíi thiÖu
Trong phÇn nµy, ngêi thuyÕt tr×nh ph¶i kh¬i
gîi sù quan t©m chó ý cña ngêi nghe; x©y dùng
sù tin tëng cña ngêi nghe; giíi thiÖu tæng quan
bµi tr×nh bµy theo quy t¾c: “Tr×nh bµy kh¸i qu¸t
nh÷ng g× sÏ tr×nh bµy”.
Më ®Çu b¶n thuyÕt tr×nh cÇn ph¶i lµm râ mét
sè ®iÓm sau: môc ®Ých cña b¶n thuyÕt tr×nh, kÕt
cÊu néi dung cña b¶n thuyÕt tr×nh, ph¬ng thøc
thuyÕt tr×nh, thêi lîng cho toµn bé phÇn thuyÕt
tr×nh, tr¸ch nhiÖm cña ngêi nghe.
- PhÇn th©n bµi
Trong phÇn nµy, ngêi thuyÕt tr×nh ph¶i tr×nh
bµy ®îc tÊt c¶ c¸c néi dung th«ng tin cÇn truyÒn
t¶i ®Õn ngêi nghe theo quy t¾c: “Tr×nh bµy chi
tiÕt nh÷ng g× cÇn tr×nh bµy”, vµ liªn kÕt c¸c ý
chÝnh víi nhau ®Ó b¶o ®¶m tÝnh l«gÝch. Khi thuyÕt
159
- tr×nh ph¶i duy tr× ®îc sù chó ý cña ngêi nghe,
do ®ã ngêi thuyÕt tr×nh cè g¾ng tr×nh bµy nh÷ng
g× liªn quan ®Õn nhu cÇu cña ngêi nghe, sö dông
ng«n ng÷ râ rµng, sinh ®éng víi ©m lîng phï
hîp, gi¶i thÝch mèi liªn hÖ gi÷a chñ ®Ò vµ c¸c ý
tëng quen thuéc.
Néi dung chÝnh cña phÇn nµy cÇn b¶o ®¶m:
+ TiÕp cËn vµ thÓ hiÖn mäi khÝa c¹nh cña néi
dung trong tæng thÓ c¸c vÊn ®Ò liªn quan.
+ TiÕp cËn vÊn ®Ò mét c¸ch phï hîp, ®Æc biÖt
®èi víi nh÷ng vÊn ®Ò chÝnh cÇn dµnh thêi lîng
hîp lý.
+ Lùa chän c¸ch biÓu hiÖn phï hîp víi néi dung.
KÕt thóc phÇn néi dung chÝnh cÇn ph¶i xem
xÐt, ®èi chiÕu víi nh÷ng g× ®· ®Æt ra ë phÇn ®Çu,
®ång thêi cã thÓ ®Æt c©u hái ®Ó biÕt ph¶n håi cña
ngêi nghe, nÕu ngêi nghe ph¶n håi tèt tøc lµ
môc ®Ých ®Æt ra ban ®Çu ®èi víi ngêi nghe ®·
®îc ®¸p øng.
- PhÇn kÕt luËn
Trong phÇn nµy, ngêi thuyÕt tr×nh cÇn nh¾c
l¹i nh÷ng ®iÓm chÝnh theo quy t¾c: “Tr×nh bµy
tãm t¾t nh÷ng g× ®· tr×nh bµy”. Cuèi cïng, ngêi
thuyÕt tr×nh kÕt thóc b»ng mét ®iÓm tÝch cùc.
KÕt thóc phÇn thuyÕt tr×nh cÇn lµm râ: lµm
cho ngêi nghe nhí ®îc nh÷ng ®iÓm chÝnh, nhÊn
m¹nh vai trß cña c¶ ngêi thuyÕt tr×nh vµ ngêi
nghe, ®¹t ®îc môc ®Ých ®Æt ra.
160
- 3. §¸nh gi¸ rót kinh nghiÖm buæi thuyÕt tr×nh
§Ó rót kinh nghiÖm cho nh÷ng buæi thuyÕt
tr×nh tiÕp theo cã hiÖu qu¶ h¬n, sau cuéc thuyÕt
tr×nh, ngêi thuyÕt tr×nh nªn cã sù ®¸nh gi¸ kÕt
qu¶. C¸ch thøc ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ cã thÓ cã nhiÒu
nhng cã thÓ ®¸nh gi¸ rót kinh nghiÖm b»ng
c¸ch ph¸t phiÕu hoÆc lÊy ý kiÕn ph¶n håi trùc
tiÕp tõ c¸c chuyªn gia nÕu cã c¸c chuyªn gia ngåi
nghe hoÆc tõ ngêi nghe mét c¸ch trùc tiÕp.
4. Nh÷ng ®iÓm cÇn quan t©m khi tiÕn
hµnh thuyÕt tr×nh
Trong qu¸ tr×nh thuyÕt tr×nh, ngêi thuyÕt
tr×nh cÇn ph¶i:
- Tù tin vµo chÝnh m×nh: YÕu tè ®Çu tiªn
khiÕn ngêi thuyÕt tr×nh khã cã bµi thuyÕt tr×nh
tèt lµ do t©m lý kh«ng ®îc tèt cña m×nh. §Æc biÖt
lµ c¸n bé, c«ng chøc khi thuyÕt tr×nh mét vÊn ®Ò
nµo ®ã trong c¬ quan thêng bÞ chÝnh lèi t duy sî
h·i thÊt b¹i, sî mäi ngêi chÕ nh¹o, sî nãi tríc
®ång nghiÖp, hay ®¬n gi¶n c¶m thÊy m×nh “run
qu¸” khi ®øng tríc ®¸m ®«ng lµm h¹n chÕ kh¶
n¨ng thùc sù cña chÝnh m×nh. V× vËy, khi thuyÕt
tr×nh mäi ngêi cÇn ph¶i tù tin.
- Sö dông ng«n ng÷ c¬ thÓ: NhiÒu ngêi cø
nghÜ r»ng, hiÖu qu¶ thuyÕt tr×nh phô thuéc vµo néi
dung cña bµi nãi. Nhng thùc ra nh÷ng c¸i g×
ngêi thuyÕt tr×nh mÊt nhiÒu c«ng søc chuÈn bÞ chØ
161
- chiÕm 7% hiÖu qu¶ truyÒn t¶i th«ng ®iÖp. Trong
khi ®ã c¸c yÕu tè vÒ thÓ hiÖn, ng«n ng÷ c¬ thÓ l¹i
chiÕm ®Õn 93%. §Ó thµnh c«ng khi thuyÕt tr×nh
tríc ®«ng ngêi, ®iÒu ®Çu tiªn ngêi thuyÕt tr×nh
cÇn chó ý lµ trang phôc. Trang phôc lµ h×nh ¶nh
®Çu tiªn sÏ quyÕt ®Þnh trong 30 gi©y ngêi nghe cã
muèn nãi chuyÖn víi m×nh hay kh«ng. Ng÷ ®iÖu
giäng nãi, kh¶ n¨ng giao tiÕp b»ng m¾t hay sù di
chuyÓn cña ngêi nãi còng lµ nh÷ng yÕu tè ®Æc biÖt
¶nh hëng ®Õn hiÖu qu¶ bµi thuyÕt tr×nh.
- TruyÒn ®¹t b»ng ng«n ng÷ cña ngêi nghe:
Sö dông vÝ dô minh ho¹ tõ “thÕ giíi” cña ngêi
nghe. §iÒu cùc kú quan träng lµ kh¶ n¨ng ngêi
thuyÕt tr×nh t×m hiÓu ®óng mèi quan t©m, tÝnh
c¸ch cña ngêi nghe. Ngêi thuyÕt tr×nh cÇn hiÓu
biÕt kiÕn thøc, kinh nghiÖm, mèi quan t©m, môc
tiªu, v.v. mµ ngêi nghe cã ®Ó cã thÓ thiÕt kÕ
th«ng ®iÖp phï hîp. Th«ng ®iÖp cÇn ®îc tr×nh
bµy theo ng«n ng÷ cña ngêi nghe (chø kh«ng
ph¶i ng«n ng÷ cña chÝnh ngêi thuyÕt tr×nh). §ã
lµ c¸ch tèt nhÊt ®Ó b¶o ®¶m ngêi nghe hiÓu
®îc th«ng tin göi cho hä. NÕu ngêi nghe tá ra
kh«ng hiÓu th«ng ®iÖp, cÇn lµm râ ý h¬n. §Æt c©u
hái. Nh¾c l¹i nÕu cÇn thiÕt, sö dông cÊu tróc c©u
vµ tõ kh¸c.
162
- III. HOµN THIÖN
Kü N¡NG THUYÕT TR×NH
§Ó hoµn thiÖn kü n¨ng thuyÕt tr×nh, c¸n bé,
c«ng chøc cÊp x· cÇn qu¸n triÖt nh÷ng quy t¾c vµ
rÌn luyÖn nh÷ng kü thuËt díi ®©y.
1. Nh÷ng ®iÓm cèt lâi khi chuÈn bÞ bµi
thuyÕt tr×nh
Trong qu¸ tr×nh chuÈn bÞ bµi thuyÕt tr×nh,
ngêi thuyÕt tr×nh lu«n tù ®Æt vµ tr¶ lêi c¸c c©u
hái díi ®©y:
- Nãi víi ai?
- Nãi c¸i g×?
- Nãi ®Ó lµm g×?
- Nãi nh thÕ nµo?
2. Nh÷ng quy t¾c cÇn tu©n thñ khi thuyÕt
tr×nh
a) Quy t¾c thÓ hiÖn néi dung
Khi tiÕn hµnh thuyÕt tr×nh néi dung, ngêi
thuyÕt tr×nh cÇn qu¸n triÖt quy t¾c 3T díi ®©y:
- PhÇn më ®Çu: “Tr×nh bµy kh¸i qu¸t
nh÷ng g× sÏ tr×nh bµy”.
- PhÇn th©n bµi: “Tr×nh bµy chi tiÕt nh÷ng
g× cÇn tr×nh bµy”.
- PhÇn kÕt luËn: “Tr×nh bµy tãm t¾t nh÷ng
g× ®· tr×nh bµy”.
163
- b) Quy t¾c tr×nh bµy
- Tu©n thñ trËt tù,
- Nãi ng¾n gän, träng t©m,
- øng khÈu dùa vµo ®Ò c¬ng,
- Híng tíi cö täa, ph¶n håi,
- Xng h« ®óng møc,
- Kh«ng “cï” qu¸ trín,
- Kh«ng gi¸o huÊn.
3. Kü thuËt ®èi phã víi triÖu chøng håi hép
- Cho m×nh thêi gian: ®i vµi mÐt ®Õn vÞ trÝ
diÔn thuyÕt,
- Cho m×nh thêi gian: dµnh vµi gi©y ®Ó s¾p
xÕp giÊy tê tríc khi b¾t ®Çu,
- N¾m chÆt bµn tay råi th¶ láng cµng chËm
cµng tèt, lµm nhiÒu lÇn,
- Thùc hiÖn c¸c bµi tËp kiÓm so¸t h¬i thë,
giäng nãi,
- Häc mét vµi kü thuËt th gi·n,
- Thùc hµnh,
- ChuÈn bÞ chu ®¸o,
- NghØ ng¬i,
- Cã mÆt sím,
- Tù ®éng viªn,
- ¡n mÆc,
- G©y thiÖn c¶m víi cö täa,
- Gi¶m thiÓu sù “nh¹y c¶m”,
- CÇn tr¶i qua t×nh thÕ bÞ ®e däa nhiÒu lÇn,
- Thùc tÕ vµ kinh nghiÖm sÏ lµm gi¶m sù lo l¾ng.
164
- 4. Kü thuËt thu hót sù høng thó cña
ngêi nghe
Ngêi nghe thÊy høng thó khi:
- Hä hiÓu t¹i sao hä cÇn biÕt th«ng tin sÏ ®îc
tr×nh bµy,
- Hä ®îc th«ng tin râ rµng vÒ c¸c môc tiªu
cña buæi thuyÕt tr×nh,
- Hä cã thÓ nh×n thÊy sù x¸c ®¸ng cña th«ng
tin míi/quan träng tõ phÇn thuyÕt tr×nh,
- §iÒu ®ã liªn quan ®Õn th«ng tin mµ hä ®· biÕt,
- Hä cã thÓ tham gia tÝch cùc vµo qu¸ tr×nh t
duy chø kh«ng thô ®éng ngåi nghe,
- Hä cã thÓ ®¹t ®îc môc tiªu riªng,
- BÇu kh«ng khÝ t¹o ®îc sù tin cËy vµ hç trî
lÉn nhau.
165
- Chuyªn ®Ò 6
Kü N¡NG NGHE Vµ PH¶N HåI
I. NH÷NG VÊN §Ò C¥ B¶N
VÒ NGHE Vµ PH¶N HåI
1. Nghe vµ vai trß cña ho¹t ®éng l¾ng nghe
Cã rÊt nhiÒu c«ng tr×nh nghiªn cøu cho r»ng,
trong giao tiÕp h»ng ngµy ngêi ta thêng sö dông
42% thêi gian cho viÖc nghe, 58% cho viÖc ®äc, nãi
vµ viÕt. Nh vËy, gÇn mét nöa thêi gian giao tiÕp
dµnh cho viÖc nghe. Nhng ngêi ta l¹i dµnh thêi
gian rÊt Ýt cho viÖc rÌn luyÖn kü n¨ng nghe. C¸c nhµ
nghiªn cøu cho r»ng ngay ë møc th«ng tin thuÇn
tóy, 75% th«ng b¸o miÖng kh«ng ®îc chó ý ®Õn, bÞ
hiÓu sai hay bÞ l·ng quªn nhanh chãng. Nh÷ng
ngêi kh«ng biÕt c¸ch nghe chØ cã thÓ hiÓu ®îc 50%
néi dung cuéc nãi chuyÖn. Sau 48 tiÕng, tû lÖ nµy sÏ
gi¶m xuèng thËm chÝ chØ cßn 25%, nghÜa lµ hä
kh«ng thÓ nhí l¹i nh÷ng g× ®· nghe trong cuéc ®µm
tho¹i mét c¸ch chÝnh x¸c vµ ®Çy ®ñ.
VËy, nÕu chóng ta nghe ®iÒu ®ã kh«ng nhiÖt
t×nh h¬n nh÷ng ngêi kh¸c, th× chóng ta còng
166
- ®õng hy väng hä nghe nhiÖt t×nh h¬n chóng ta.
T¹i c¸c x·, phêng, thÞ trÊn vµ mét sè së cã nh÷ng
b¶ng quy ®Þnh vÒ tr×nh tù gi¶i quyÕt c«ng viÖc ë bé
phËn “mét cöa”: “§øng l¹i - Quan s¸t - L¾ng
nghe”. H·y cho nh÷ng ngêi ®ang nãi chuyÖn víi
m×nh thÊy r»ng m×nh ®ang rÊt quan t©m tíi
nh÷ng g× hä ®ang nãi. Hä sÏ xö sù t¬ng tù nh
vËy ®èi víi m×nh. Nh vËy, ®Ó trë thµnh ngêi biÕt
nãi chuyÖn, tríc hÕt chóng ta h·y lµ nh÷ng ngêi
biÕt l¾ng nghe. §iÒu nµy ®ßi hái cao h¬n viÖc tá ra
quan t©m ®Õn nh÷ng g× ®èi tîng giao tiÕp ®ang
nãi. L¾ng nghe mét c¸ch cÈn thËn sÏ gióp mäi
ngêi ph¶n øng nhanh nh¹y h¬n, ®Ó trë thµnh
ngêi biÕt nãi khi ®Õn lît chóng ta thuyÕt tr×nh.
Nh÷ng c©u hái thó vÞ tiÕp theo chÝnh lµ ®iÓm
thµnh c«ng cña nh÷ng ngêi giao tiÕp giái.
Trong ho¹t ®éng c«ng vô, ®Æc biÖt ®èi víi
c¸n bé chÝnh quyÒn cÊp x·, n¬i gÇn d©n nhÊt,
trùc tiÕp chØ ®¹o ®iÒu hµnh mäi c«ng viÖc nhng
còng lµ n¬i mµ ph¶n ¸nh ®îc chÝnh x¸c nhÊt
t©m t, nguyÖn väng cña ngêi d©n. §Ó lµm tèt
nh÷ng c«ng viÖc trªn th× viÖc l¾ng nghe còng lµ
mét trong nh÷ng kü n¨ng quan träng nhÊt cña
qu¸ tr×nh giao tiÕp víi c«ng d©n. Nã gióp c¸c
nhµ l·nh ®¹o hµnh chÝnh x¸c ®Þnh ®îc nh÷ng
nhu cÇu, nh÷ng vÊn ®Ò, t©m tr¹ng hoÆc møc ®é
quan t©m cña cÊp díi vµ cña ngêi d©n. Qu¸
tr×nh giao tiÕp sÏ cã hiÖu qu¶ h¬n nÕu nh c¸c
bªn tham gia giao tiÕp biÕt l¾ng nghe. L¾ng nghe
167
- lµ mét trong nh÷ng ch×a khãa chñ chèt cho phÐp
c xö vµ ®µm ph¸n.
Giao tiÕp trong thùc thi c«ng vô, ®Æc biÖt lµ
khi giao tiÕp víi c«ng d©n vµ tæ chøc, nghe ®em l¹i
mét sè lîi Ých sau:
- Gióp gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc trong thùc thi
c«ng vô. B»ng c¸ch tËp trung vµ khuyÕn khÝch
ngêi kh¸c nãi th× ngêi nghe sÏ cã ®îc nhiÒu
th«ng tin vÒ c«ng viÖc cña c¸c chñ thÓ tham gia
giao tiÕp nh vÒ nhiÖm vô, ý kiÕn chØ ®¹o cña cÊp
trªn, c¸c b¸o c¸o, tr×nh bµy cña cÊp díi, trao ®æi
c«ng viÖc gi÷a ®ång nghiÖp hay nhu cÇu cña ngêi
d©n. §ång thêi, nghe gióp n¾m b¾t ®îc tÝnh c¸ch
vµ quan ®iÓm cña ngêi nãi, hiÓu ®îc nh÷ng
th«ng ®iÖp qua nh÷ng Èn ý kh«ng nãi b»ng lêi.
Nhê ®ã gióp ®a ra ph¶n håi, nh÷ng c©u tr¶ lêi
hoÆc t vÊn, híng dÉn hîp lý, ra quyÕt ®Þnh
trong gi¶i quyÕt c«ng viÖc chÝnh x¸c, gióp gi¶i
quyÕt c¸c m©u thuÉn, xung ®ét trong thùc thi
c«ng vô.
- Gióp tho¶ m·n nhu cÇu cña ®èi tîng tham
gia vµo qu¸ tr×nh qu¶n lý, t¹o ra mèi quan hÖ tèt
®Ñp víi ngêi kh¸c. BÊt kú ai khi tham gia giao
tiÕp còng mong muèn ®îc t«n träng, ®îc hiÓu vµ
chia sÎ. ThÓ hiÖn sù chó ý nghe ngêi kh¸c nãi lµ
thÓ hiÖn sù biÕt t«n träng, møc ®é cao h¬n n÷a lµ
®ång c¶m víi ngêi kh¸c. Nh vËy, ngêi nghe ®·
t¹o ra ®îc mét bÇu kh«ng khÝ th©n mËt, cëi më,
th©n thiÖn, tho¶i m¸i, dÔ c¶m th«ng, chia sÎ víi
168
- nhau, n¶y sinh sù thiÖn c¶m, gióp h×nh thµnh vµ
ph¸t triÓn mét mèi quan hÖ tèt ®Ñp vµ kÕt qu¶ sÏ
lµ sù hîp t¸c trong ho¹t ®éng. §©y lµ yÕu tè quan
träng ®em l¹i hiÖu qu¶ ho¹t ®éng c«ng vô.
- T¹o ra sù t¬ng t¸c, gióp ngêi kh¸c cã ®îc
mét sù l¾ng nghe hiÖu qu¶. B»ng c¸ch t¹o dùng
mét kh«ng khÝ nghe tèt, nh÷ng ngêi nãi còng sÏ
trë thµnh nh÷ng ngêi l¾ng nghe cã hiÖu qu¶.
ChÝnh ®iÒu nµy sÏ gióp cho cuéc giao tiÕp dÔ ®em
l¹i thµnh c«ng.
2. C¸c cÊp ®é nghe
NÕu xÐt theo møc ®é tËp trung vµ møc ®é ®em
l¹i sù hµi lßng ®èi víi ngêi nãi th× cã thÓ chia
thµnh n¨m cÊp ®é nghe tõ thÊp ®Õn cao nh sau:
- Nghe phít lê: kh«ng nghe vµ thÓ hiÖn th¸i
®é kh«ng muèn nghe g× c¶.
- Nghe gi¶ vê: kh«ng nghe nhng l¹i thÓ hiÖn
víi ngêi kh¸c lµ m×nh ®ang l¾ng nghe ®Ó lµm
ngêi kh¸c an t©m b»ng c¸ch lÆp ®i lÆp l¹i mét
c¸ch m¸y mãc vµ ®«i khi kh«ng ®óng chç nh: "õ,
®óng, ®óng...".
- Nghe tõng phÇn: tøc lµ chØ nghe mét phÇn
cuéc nãi chuyÖn.
- Nghe chó ý: ch¨m chó nghe, tËp trung søc
lùc vµ chó ý vµo nh÷ng lêi m×nh nghe ®îc.
- Nghe thÊu c¶m: ®©y lµ kiÓu nghe ë møc ®é
cao nhÊt, nghe ®· trë thµnh viÖc “l¾ng nghe”, tøc
lµ kh«ng chØ bao gåm ®Þnh d¹ng vµ lu gi÷ th«ng
169
nguon tai.lieu . vn
