Kỹ năng thuyết trình (Bài đọc tham khảo dành cho học viên)

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (Bài đọc tham khảo dành cho học viên) Thạc sĩ Phan Ngọc Tú Tiến sĩ Trương Quang Dũng Thạc sĩ Sơn Thanh Tùng Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất. Một bài thuyết trình hoàn hảo có thể đem lại thành công vượt xa những gì chúng ta mong đợi. Dù bạn là ai, đang còn đi học hay đã đi làm, bạn cũng thường xuyên phải thuyết trình trước đám đông. Và chắc hẳn, bạn đều đã trải qua giai đoạn chuẩn bị, xây dựng bài thuyết trình với cảm giác hồi hộp trước khi thuyết trình. Nhiều người nghĩ rằng thuyết trình luôn là thử thách khó khăn nhưng thực tế đã chứng minh, thuyết trình không phải là quá khó nếu chúng ta biết cách. Tài liệu này sẽ hướng dẫn cho bạn từng công đoạn của việc thuyết trình như chuẩn bị buổi thuyết trình, trình bày hiệu quả bài thuyết trình… Ngoài ra tài liệu còn hướng dẫn những cách thức đối mặt với sự sợ hãi, hiểu được thính giả và thu hút họ… nhằm giúp bạn tự đánh giá và hoàn thiện kỹ năng thuyết trình của mình. I. CÁC CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ BUỔI THUYẾT TRÌNH Để cho buổi thuyết trình thành công, bạn phải cố gắng chuẩn bị và tập luyện thật nghiêm túc. Nếu bạn dành thời gian chuẩn bị càng cẩn thận, kỹ lưỡng thì cơ hội thành công càng cao. 1. Xác định rõ mục tiêu Trước khi chuẩn bị buối thuyết trình bạn cần xác định thật rõ ràng đâu là mục tiêu bạn muốn đạt được. Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn hình thành nội dung và cách truyền đạt đến người nghe một cách có hiệu quả nhất. Điều này lại có liên quan đến các yếu tố: những thông tin bạn muốn truyền đạt là gì, người nghe là ai và bầu không khí tại địa điểm thuyết trình như thế nào. Thường hầu hết các bài thuyết trình thành công đề phải đạt 3 yếu cầu chính yếu: chuyển tải được những thông tin mới, người nghe không chỉ “nghe” mà còn được “thưởng thức” bài thuyết trình và các vấn đề trong bài thuyết trình cần được trình bày rõ ràng, logic. Để thực hiện hiệu quả 3 yêu cầu này bạn cần xác định cách diễn đạt phù hợp. Khi truyền đạt thông tin, bạn cần trình bày theo một cấu trúc hợp lý, logic. Khi muốn người nghe thư giãn, bạn có thể nói những câu dí dỏm, hài hước, những câu chuyện vui. Còn trong trường hợp mục tiêu bài thuyết trình muốn cổ vũ người nghe tham gia vào một số hoạt động nào đó thì bài thuyết trình cần đem đến cho người nghe nội dung tích cực, được trình bày với giọng điệu hào hứng, phấn khích để kích thích tinh thần và sự hưởng ứng của người nghe. Cần lưu ý rằng khả năng tập trung của người nghe chỉ giới hạn trong khoảng 45 phút. Trong khoảng thời gian đó, họ chỉ tiếp thu khoảng 1/3 những gì bạn trình bày. Vì thế nội dung bài thuyết trình cần được cụ thể thành 3-4 vấn đề quan trọng và nhấn mạnh những điểm này trong phần mở đầu, phần giữa và nhắc lại chúng ở phần cuối. Thông thường, các ý chính rơi vào các vấn đề: - Tại sao “chủ đề thuyết trình” này lại cần thiết? - Nội dung của “chủ đề thuyết trình” gồm những gì? - Kết quả mong muốn sau buổi thuyết trình là gì? Ngoài ra cần tránh trình bày các khái niệm liên quan đến chủ đề thuyết trình dưới dạng lý thuyết vì chúng thường khó hiểu. Ví dụ, với tiêu đề “cải tiến chất lượng dịch vụ công”, có thể một số người nghe hình dung bạn sẽ trình bày các khái niệm về chất lượng, cải tiến chất lượng và dịch vụ công. Nếu phần trình bày của bạn cứ sa đà vào các khái niệm này sẽ làm cho người nghe chán, gây cho họ cảm giác đang “đi học”. Cần nhớ, người nghe sẽ thích thú hơn nếu họ hiểu các khái niệm và chủ đề bài thuyết trình của bạn thông qua cách trình bày đơn giản. Chẳng hạn thông qua một ví dụ nào đó trong thực tiễn hay hình ảnh minh họa để họ hiểu về chất lượng, dịch vụ công … thay vì phải nghe các khái niệm này dưới dạng lý thuyết. 2. Tìm hiểu người nghe Để có thể truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả cần lưu ý trình độ văn hóa và quan điểm của người nghe. Đồng thời tính đến phản ứng của người nghe trước khi bạn định đề cập đến một vấn đề nhạy cảm vì điều này có thể ảnh hưởng đến bầu không khí của buổi thuyết trình. Nếu bạn biết một số người nghe có quan điểm cứng rắn, hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề còn tranh cãi khi trong tay đã có những chứng cứ, lập luận tốt. Ngoài ra, cũng nên nhớ rằng sự hài hước không đúng lúc đôi khi gây phản cảm. Do vậy, chỉ sử dụng những câu chuyện vui, lời nói đùa đúng lúc để đem lại hiệu quả cao nhất. Quy mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu của bài thuyết trình. Nếu chỉ có ít người nghe, bạn có thể trả lời câu hỏi của người nghe một cách cụ thể, hoặc đề nghị người nghe cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày. Còn đối với trường hợp có đông người nghe, buổi thuyết trình phần lớn mang tính một chiều. Trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình. 3. Tìm hiểu địa điểm và thiết bị nghe nhìn Địa điểm có ảnh hưởng đến không khí của buổi thuyết trình. Chẳng hạn một buổi thuyết trình tại một trường đại học có bầu không khí khác với ở một khách sạn. Song vì địa điểm là nơi bạn khó đề nghị thay đổi nên bạn chỉ lưu ý để tạo ra bầu không khí cho phù hợp cho chủ đề thuyết trình của bạn. Vấn đề quan trọng là 2 bạn nên xem xét trước địa đểm để chọn chỗ đứng, cách di chuyển hợp lý, có những đồ vật có thể hạn chế tầm nhìn của người nghe không, có thể điều chỉnh ánh sáng trong phòng khi cần sử dụng thiết bị trực quan hay không, các ghế ngồi đã sắp xếp hợp lý chưa… Nếu có thể, bạn cần điều chỉnh lại một số chi tiết cho phù hợp với ý định của bạn. Khi bạn có ý định sử dụng các thiết bị nghe nhìn, bạn nên kiểm tra xem đã có sẵn các thiết bị bạn cần chưa. Nếu đã có sẵn các thiết bị nghe nhìm, bạn nên làm quen với việc sử dụng các thiết bị này để tránh các trục trặc có thể xảy ra khi đang thuyết trình. Nếu chưa có bạn phải tính toán (có thể phải thuê) để sao cho bài thuyết trình của bạn đạt hiệu quả. 4. Thu thập thông tin Sự thành công của bài thuyết trình phụ thuộc vào công tác nghiên cứu kỹ lưỡng trước đó. Hoạt động này đòi hỏi sự đầu tư khá nhiều thời gian và công sức. Bạn phải cố gắng thu thập thông tin, tài liệu từ nhiều nguồn càng tốt để bài thuyết trình có sức thuyết phục hơn. Khi thu thập thông tin, tài liệu, luôn ghi nhớ mục tiêu của bài thuyết trình. Bạn có thể bắt đầu việc thu thập thông tin bằng cách chọn một quyển sách tiêu biểu về chủ đề bài thuyết trình và phần tài liệu tham khảo trong sách sẽ mở rộng thêm cho bạn danh mục tài liệu phù hợp. Thường sách sẽ giúp cho bạn các khái niệm, cơ sở lý luận của những một dung mà bạn dự định thuyết trình. Các báo cáo quản lý, tài liệu của chính phủ, tạp chí chuyên ngành sẽ giúp bạn cập nhật những nhận định mang tính thời sự của những chuyên gia trong nước và thế giới, những số liệu giúp bạn tăng thêm sự thuyết phục khi bạn sử dụng chúng để minh họa những nội dung cần thiết. Ngòai ra bạn có thể sử dụng nguồn thông tin từ internet, từ bạn bè hoặc các quan hệ cá nhân. Những thông tin trên internet luôn được cập nhật thường xuyên hơn so với thông tin trên các ấn phẩm in ấn nên có tính mới mẻ. Khi tìm thấy những tài liệu liên quan đến 3-4 ý chính, bạn hãy xếp chúng thành các hồ sơ riêng tương ứng với mỗi ý chính, cho đến khi bạn có đủ thông tin để điền vào bài thuyết trình. Cần lưu ý những ưu, nhược điểm của những nguồn thông tin mà bạn dự định sử dụng. Đồng thời phải xác định tính chính xác của những dữ liệu này. 5. Phác thảo đề cương Bạn hãy coi nội dung là vấn đề trọng tâm và mọi điều xung quanh đều phải thích hợp với nội dung đó. Nếu bài thuyết trình của bạn không có được nội dung hay, bạn sẽ không thể có được một buổi thuyết trình thành công. Muốn vậy, bài thuyết trình của bạn cần được soạn thảo một cách kỹ lưỡng với bước đầu là phác thảo đề cương gồm các vấn đề sau. 5.1. Chọn lựa kết cấu phù hợp với các ý chính 3 Trình tự sắp xếp các ý chính được trình bày và trọng tâm của từng ý sẽ ảnh hưởng đến thông điệp bạn muốn chuyển tải đến người nghe. Vì vậy, bạn hãy sử dụng kết cấu thích hợp nhất cho bài thuyết trình để có thể chuyển tải nội dung đến người nghe một cách hiệu quả nhất. Bạn nên quyết định sớm về số lượng các ý chính được nêu trong bài thuyết trình. Cũng nên kết thúc bài thuyết trình bằng một ý mạnh mẽ và tích cực. Có rất nhiều cách để trình bày ba hoặc bốn ý chính. Bạn có thể trình bày lần lượt từng ý hoặc theo thứ tự căn cứ vào mức độ quan trọng của từng ý. Nếu bạn muốn người nghe có ấn tượng với một ý nào đó, thì hãy trình bày nó trước tiên và tiếp theo là các ý hỗ trợ. Cách này được gọi là trình bày các ý riêng lẻ. Bạn cũng có thể sử dụng cách trình bày lồng ghép các ý với nhau. Cấu trúc trình bày hiện đang sử dụng phổ biến là sắp xếp ý này gối lên ý kia. Theo cách này, ý thứ nhất sẽ gối lên và phụ thuộc một mức độ nhất định của ý thứ 2 hay nói cách khác là ý thứ 2 sẽ có một phần giải thích cho ý thứ nhất. các ý tiếp theo được trình bày tương tự và nối các ý chính lại với nhau khá chặt chẽ. Bạn có thể để ý kiến trước mở và sau khi trình bày xong các ý kiến thì quay trở lại ý kiến này để kết thúc bài. Bảng tóm tắt các cấu trúc thuyết trình phù hợp với các ý KIỂU KẾT CẤU Trình bày các ý riêng lẻ. Các ý được trình bày theo trình tự phù hợp với một chủ đề. Nhấn mạnh một ý. Ý chính được tiếp nối bằng một vài ý khác. Gối ý. Các ý được xây dựng theo kết cấu gối ý và bổ sung cho nhau khá chặt chẽ. ỨNG DỤNG Thường sử dụng cho các bài thuyết trình có tính chính thức, như buổi trò chuyện có tính giáo dục hoặc các bài giảng lý thuyết. Nếu người nghe ghi lại những điều trình bày, bạn nên giúp họ bằng cách tóm tắt lại từng ý trước khi trình bày ý tiếp theo. Thường sử dụng trong các bài thuyết trình về sự cần thiết phải làm một việc nào đó. Kết cấu này mang tính nhấn mạnh và phù hợp trong trường hợp người nghe có khá nhiều thông tin về chủ đề thuyết trình. Điều này giúp họ dễ tiếp thu các chi tiết hơn. Kết cấu này thích hợp nhất cho những buổi nói chuyện với người nghe có quy mô nhỏ. Các ý gối nhau sẽ khuyến khích người nghe tranh luận và tham gia vào buổi thuyết trình. 5.2. Phác thảo đề cương Chuẩn bị đề cương phác thảo những nội dung chính từ các thông tin định trình bày là việc làm cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn nắm rõ cấu trúc bài thuyết trình khi 4 bắt tay vào soạn thảo và nhớ lại những nội dung khi đang thuyết trình. Hãy xác định 3 hoặc 4 ý chính. Ví dụ I, II, III, IV hoặc A, B, C, D, sau mỗi ý xác định tiếp các ý nhỏ hơn (1, 2, 3, 4) và tiếp tục cho hết tất cả các ý. Khi phác thảo đề cương, hãy cố gắng viết đơn giản sao cho chỉ cần nhìn qua, bạn có thể đọc được. Sau đây là ví dụ về một phác thảo đề cương sơ lược. Bạn có thể sử dụng phác thảo này làm cơ sở và mở rộng thêm. CHỦ ĐỀ: ĐÀO TẠO …. I. Tại sao cần thiết phải đào tạo? 1. Nhân viên hưởng lợi từ các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ. 2. Nhân viên mới nắm được quy trình đúng nhất. II. Các hoạt động đào tạo gồm: 1. Nâng cao nghiệp vụ 1.1. Kiểm tra trình độ kỹ năng 1.2. Thiếu sót trong kiến thức 2. các vấn đề thực tế III. Kết quả mong muốn: 1. Nâng cao hiệu quả hoạt động 2. Tăng năng suất 5.3. Mở đầu hiệu quả Bắt đầu diễn thuyết, phần lớn người nghe chưa biết bạn nên bạn phải làm cho họ có thiện cảm với mình ngay mới được. Tạo được ấn tượng tốt ngay từ đầu có ý nghĩa hết sức quan trọng, trong đó thái độ tích cực và sự tự tin là một trong những cách tốt nhất để gây ấn tượng tốt với người nghe. Điều này đồng nghĩa với việc bạn phải chuẩn bị công việc và tâm lý thật tốt. Những diễn giả không chuyên nghiệp thường chọn cách viết một hoặc hai câu mở đầu rồi luyện tập cho thành thạo, cho thật “nhuyễn”. Khi mở đầu đã suôn sẻ, những vấn đề trình bày tiếp theo sẽ dễ dàng và tự nhiên. Cũng cần lưu ý rằng mức độ tập trung chú ý của người nghe ngay lúc khởi đầu là chưa cao, vì thế một khởi đầu suôn sẽ có ý nghĩa giúp bạn tự trấn tĩnh nhiều hơn, hãy dành những ý quan trọng nhất nên trình bày sau khi buổi thuyết trình đã bắt đầu khoảng vài phút. Hiện nay, có vài cách đang được sử dụng khá phổ biến để mở đầu là: mở đầu bằng một câu chuyện, mượn lời của một danh nhân, đặt một câu hỏi, gợi tính tò mò của người nghe … Cũng có vài điều bạn nên tránh, đó là: 5 ... - tailieumienphi.vn