Xem mẫu
- Hoàn tất Dự án Thiết
Kế Đúng Hẹn
- Khi có quá nhiều dự án cần giải quyết một lúc, mọi người phải đưa ra những
hành động, những quyết định, kể cả sự hi sinh để gây áp lực hoàn thành công
việc. Đến những ngày gần cuối, một số người có thể không giữ được bình tĩnh
nữa. Một số người lại chợt hỏi: Phút cuối rồi ưh? Có cách nào có thể ngăn chặn
không nhỉ? Mỗi một dự án web đều có các dead line. Nhưng không phải nhà thiết
kế hay phát triển đều có cách giải guyết các dead line này như nhau. Các nguyên
nhân làm trễ deadline. Bởi vì deadline đánh dấu giai đoạn kết thúc của một dự
án, nên mọi người tham gia dự án phải hiểu được vai trò của deadline. Hầu hết
các dự án đều có một lịch trình hay một thời hạn được ước tính phải hoàn thành.
Khái niệm này đơn giản như sau: Khi công việc kéo dài hơn dự kiến, có nghĩa
các deadline đã bị bỏ qua. Deadline là thời hạn chót của số lượng công việc phải
thực hiện. Nhưng phải tính trước công việc đó cần bao nhiêu thời gian để
hoàn thành. […]
Storyboarding và Thiết Kế W eb
Vấn Đề Thường Gặp Khi Làm Freelance Ở Nước Ngoài
Những Điều Nhà Thiết Kế Cần Làm
Khi có quá nhiều dự án cần giải quyết một lúc, mọi người phải đưa ra những
hành động, những quyết định, kể cả sự hi sinh để gây áp lực hoàn thành công
việc. Đến những ngày gần cuối, một số người có thể không giữ được bình tĩnh
nữa. Một số người lại chợt hỏi: Phút cuối rồi ưh? Có cách nào có thể ngăn chặn
- không nhỉ? Mỗi một dự án web đều có các deadline. Nhưng không phải nhà thiết
kế hay phát triển đều có cách giải guyết các deadline này như nhau.
Các nguyên nhân làm trễ deadline.
Bởi vì deadline đánh dấu giai đoạn kết thúc của một dự án, nên mọi người tham
gia dự án phải hiểu được vai trò của deadline. Hầu hết các dự án đều có một lịch
trình hay một thời hạn được ước tính phải hoàn thành. Khái niệm này đơn giản
như sau: Khi công việc kéo dài hơn dự kiến, có nghĩa các deadline đã bị bỏ qua.
Deadline là thời hạn chót của số lượng công việc phải thực hiện. Nhưng phải tính
trước công việc đó cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành.
Tất nhiên, khi tiến hành thực hiện chi tiết, các dự án sẽ phức tạp hơn. Các trục
trặc kỹ thuật ngoài dự kiến hay những thay đổi bất ngờ sẽ ảnh hưởng đến số
lượng công việc yêu cầu. Đôi khi, có nhiệm vụ khác được ưu tiên làm trước, và
cũng có thể do thời gian ước tính không được xem xét cẩn thận.
- Dù là nguyên nhân nào đi chăng nữa, khi có quá nhiều công việc cần được hoàn
thành trong một thời gian quy đinh, thì đó là vấn đề chứ không phải thách thức.
Sắp xếp các deadline theo mức độ nghiêm trọng của hậu quả.
Các deadline chặt chẽ, nghiêm túc nhất gắn liền với các sự kiện không thể
chuyển đổi được, như: một ngày hẹn với công chúng, triển lảm thương mại sắp
tới hay ngày đã được ký kết trong hợp đồng. Các thương nhân bán lẻ biết rằng
bán hàng ngày lễ của họ phải kết thúc vào ngày Giáng sinh, và ông chủ của rạp
phim có thể biết rằng những người đến xem phim sẽ cảm thấy phiền muộn nếu
bộ phim bắt đầu vào lúc 1: 00 pm mà không phải là lúc 2:00 pm. Tương tự như
vậy, nếu một website gắn liền với một sự kiện nhạy cảm về thời gian, nếu cần
phải hoàn thành khi sự kiện đó xảy ra, nhất định bạn không thể để bị trễ. Các
deadline chặt chẽ sẽ có hậu quả rõ ràng nếu bị trễ.
- Deadline vẫn tồn tại bởi một lý do. Nếu bạn bị trễ deadline, bạn sẽ thấy mức độ
nghiêm trọng của những rắc rối mà nó gây ra.
Các deadline ít gắn liền với các sự kiện công chúng không có nghĩa ít thực tế
hơn. Nhưng một dự án sẽ tốt hơn nếu deadline không bị lỗi. Chẳng hạn, một
công ty đặt ra mục tiêu, giới hạn ngày hoàn thành công việc ít dựa trên nhu cầu
của quần chúng, thay vì vậy nó lại được dựa trên tính khí của những người quản
lý. Các cuộc họp thường bắt đầu trễ 10 phút vì “một điều gì đó xảy ra”.
Các deadline nhẹ nhàng nhất là được đặt vào một thời điểm mơ hồ nào đó trong
tương lai. Điều đó không phải là luôn không tốt: Trong cuộc sống, không phải tất
cả các deadline bị trễ sẽ gây ra một cuộc khủng hoảng chết người. Nhưng các
phương pháp được áp dụng để giải quyết khủng hoảng l à như nhau. Có rất
nhiều chiến lược để xử lý các cuộc khủng hoảng ở những phút cuối. Các chiến
- lược này là tham gia lập kế hoạch, thiết lập các ưu tiên và nắm bắt các hạn chế
của dự án.
Các chiến lược ngăn chặn các cuộc khủng hoảng do việc trễ deadline gây ra.
Bắt đầu một dự án là thời điểm lý tưởng để ngăn chặn các vấn đề sẽ xảy ra
sau này.
Giải pháp đầu tiên vừa rõ ràng vừa khó khăn: không thể thực hiện một dự án m à
không đưa ra thời hạn hoàn thành. Để xứng đáng nhận tiền công cho công việc,
bạn cần phải thực hiện công việc một cách có kỷ luật và tự tin, nhưng nếu không
thể hoàn thành đúng deadline thì dự án này có thể không xứng đáng với số tiền
bỏ ra. Tiền không thể mua được thời gian.
Bởi vì, hậu quả của việc bị trễ deadline gây ra rất nghiêm trọng, hãy lập danh
sách những lý do tại sao nhiệm vụ phải được hoàn thành đúng thời hạn đã được
đưa ra. Mất tiền, mất khách và các tài sản khác sẽ thúc đẩy mình làm việc.
Lịch trình của các deadline đối với các nhiệm vụ cụ thể không phải là giai đoạn
kết thúc. Đúng hơn là “Nội dung sẽ được hoàn thành vào ngày 4 tháng tư năm
- 2010”, tình trang “Xem lại nội dung trưa ngày 4 tháng tư năm 2010”. Dead line
gắn liền với một sự kiện, sự kiện đó l à nơi các kết quả của công việc phải được
thể hiện. Các deadline nhỏ gắn liền với các sự kiện cụ thể sẽ mạnh mẽ hơn so
với các báo cáo chung chung.
Lập các thời gian khác biệt nhỏ trong suốt quá trình thực hiện dự án dễ dàng hơn
phải đối mặt với một thiếu hụt lớn khi không còn thời gian.
Lập kế hoạch cho các bất ngờ khó chịu
Các vấn đề nằm ngoài dự kiến làm cho nhiều người bị trễ deadline. Không thể
đoán trước được những vấn đề này, thật khó để lên kế hoạch cho nó, các dự
- định tốt đẹp không giúp bạn nhìn thấy được tương lai. Điều quan trọng là nhìn
vào bản chất của nó, chúng ta sẽ thấy được các vấn đề sẽ xảy ra.
Nếu mọi thứ có vẻ đã được tính toán trong kế hoạch của dự án, nhưng sau đó
lại phát sinh một vấn đề khi tiến hành thực tế, điều đó không quan trọng. Vấn đề
là cần tạo ra thời gian bổ sung để giải quyết đối với các nguy cơ làm hỏng dead-
line. Một nguyên tắc nhỏ là bổ sung vào thời điểm giữa chừng và kéo dài thời
gian dự kiến của dự án. Điều đó có nghĩa bạn phải tăng thời gian l àm việc trọn
thời gian khoảng 50 đến 100% (theo dự toán) cho phép các bất ngờ xảy ra.
Một kế hoạch dự toán thời gian cho các nhiệm vụ chính trong một dự án có thể
giống như thế này:
Công việc: Thời gian bàn giao:
Xét duyệt nội dung 15 tiếng
Phát triển nội dung chiến lược 15 tiếng
Tạo các thay đổi chủ để WordPress 20 tiếng
Nhập dữ liệu từ website cũ 15 tiếng
Kiểm tra trên nhiều trình duyệt 5 tiếng
Tổng cộng 70 tiếng
- Dự án đang đươc duy trì 35 giờ. Bây giờ, chúng ta có một vấn đề phát sinh: đó
là, phải nhập lại toàn bộ nội dung từ khâu in ấn, còn lại 35 giờ, điều đó là vô lý,
không thể? Có lẽ vây. Nhưng, các trở ngại này nằm ngoài dự định, và chúng
luôn luôn nằm ngoài khoảng thời gian chúng ta đã tính toán.
Lên kế hoạch cho những điều chưa biết là rất khó khăn, nhưng cần phải thừa
nhận rằng, bổ sung thêm thời gian, điều chỉnh thời gian dự tính với thực tế sẽ
tốt hơn.
Cần phải bổ sung thêm một dòng vào quỹ thời gian, có thể là “thời gian để tạo
nên sự thay đổi” hay “thời gian hỗ trợ những điều chưa biết” cũng quan trọng
như việc bạn lên kế hoạch cho những điều bất ngờ.
- Giảm một nửa ngân sách ban đầu là quá nhiều? Có thể tính toán rẻ hơn cho
khách hàng, nhưng việc đánh giá chính xác và hoàn thành đúng deadline sẽ tốt
hơn sự lựa chọn này.
Giảm nhẹ mối đe dọa của deadline bằng cách bổ sung các deadline khác.
Thực hiện các deadline nhỏ trong thời gian biểu của dự án. Các deadline nhỏ
này giảm đến mức tối thiểu các vấn đề ở giai đoạn cuối, nó được dùng như các
“trạm kiểm soát” để theo dõi tiến độ của lịch trình. Các deadline nhỏ được phân
chia như sau:
1. Bắt đầu
Khi dự án đang còn mới mẻ trong tâm trí mọi người, nên thiết lập một lịch
trình cho các giai đoạn khác.
2. Quý đầu tiên
Mọi người tham gia dự án nên có tinh thần cùng nhau làm việc. Công việc
bắt đầu, dự án vẫn còn nằm trên giấy, cần phải nêu lên các chi tiết thực tế
để thảo luận.
- 3. Thời kỳ giữa
Phần lớn công việc sẽ xảy ra vào lúc này. Nếu bạn tính toán các yếu tố bất
ngờ sẽ tăng gấp đôi, thực sự bạn cần khai trương dự án ngay bây giờ.
4. Quý thứ ba
Nếu mọi người cùng bắt đầu tăng tốc từ thời điểm giữa của dự án, mọi thứ
sẽ được thực hiện, nhưng hiếm khi điều này xảy ra.
5. Hạn chót
Khởi động dự án.
6. Xem lại
Thành công hay thất bại? Mọi người phải nên hỏi điều gì đã xảy ra với mỗi
giai đoạn của dự án? Cần phải thực hiện những gì để đáp ứng được các
deadline nhỏ trong suốt quá trình
Nên nhớ các deadline nhỏ phân chia theo thời gian, không phải dựa trên nhiệm
vụ. Nhiệm vụ thì phải mở rộng, phải dành thời nhiều thời gian để thực hiện hơn
là lập kế hoạch. Các deadline nhỏ như là một cơ hội để xem lại thời gian biểu
của dự án. Cách này không hoàn toàn ngăn chặn được nguy cơ khủng hoảng
của một deadline, nó chỉ mang đến cho bạn các cơ hội nắm bắt các vấn đề một
cách chính xác trong suốt quá trình thực hiện dự án.
- Lập kế hoạch những việc cần hi sinh trong quá trình thực hiện dự án.
Mỗi một dự án đều có các yêu cầu tuyệt đối, các yêu cầu đó là lý do dự án tồn
tại hay là các vấn đề cần được thiết kế để giải quyết. Nhưng, nhiều dự án cũng
có các yêu cầu bổ sung. Nếu một dự án có các yêu cầu A, B và C, thì có nghĩa
còn có các yêu cầu D, E và F, nhưng có thể phải đợi.
Chẳng hạn, thư tin tức (newsletter) là một công cụ tiếp thị quan trọng cho web-
site thương mại điện tử, nhưng ít quan trọng hơn so với một công cụ vận chuyển
dễ sử dụng và đăng nhập trang an toàn. Tương tự, ưu tiên lên hàng đầu đối với
thư viện hình ảnh để giới thiệu các bức ảnh. Nếu dead line đã gần tới và AJAX bị
lỗi, có thể blog sẽ phải đợi.
Đánh dấu các tính năng phụ trong trường hợp gặp sự cố. Các tính năng này
không phải bị cắt bỏ, nhưng deadline sẽ phải chậm lại so với các tính năng cốt
lõi của dự án.
Thực hành
- Bạn phải tính toán xem bạn cần bao lâu để thực hiện các công việc khác nhau.
Bạn muốn biết bạn cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc một cách
thoải mái, không cần phải thực hiện điều đó một cách nhanh chóng.
Chẳng hạn, Lịch trình quy định bạn có 30 phút để tạo ra một fav icon, nhưng
trong thực tế bạn mất 8 giờ để hoàn thành.
Đợi chút. Tám giờ cho một Chờ một phút. Tám giờ cho một yếu tố đồ họa không
có giá trị có kích thước 16 × 16-pixel? Có quá nhiều không?
Đó không phải là vấn đề. Bạn không học cách chia tỷ lệ thời gian cho công việc,
bạn có thể sẽ bối rối trước kết quả của nó. Quy trình làm việc có thể hiệu quả
sau này. Vấn đề là, Cần bao nhiêu thời gian để thoải mái hoàn thành công việc
đúng tiến độ? Trong trường hợp này, bạn cần 8 giờ.
Các deadline không phải là vấn đề. Các vấn đề phát sinh khi công việc vượt ra
ngoài thời gian quy định. Học cách tính toán thời gian cần thiết để thực hiện các
nhiệm vụ một cách thoải mái là cách tốt nhất để thiết lập một lịch trình thực tế.
- Kết luận
Không phải mọi thảm kịch của deadline đều có thể được ngăn chặn, nhưng thậm
chí điều tồi tệ nhất cũng có thể được giải quyết một cách chuyên nghiệp. Hãy
chuẩn bị cho những điều bất ngờ, chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các phân
đoạn có thể quan lý và được ưu tiên. Có một lưu ý: bạn có biết các deadline có
nghĩa là kinh doanh không?
Làm thế nào để ngăn chặn các sự cố của deadline? Vấn đề tồi tệ nhất mà bạn
phải đối mặt dưới áp lực của thời gian là gì? Giải pháp tốt nhất của bạn là như
thế nào? Hãy chia sẻ câu chuyện của bạn trong phần bình luận bên dưới.
nguon tai.lieu . vn
