Xem mẫu
- Khoán việc cho bên ngoài
Bạn có cho rằng người nhận khoán công việc của bạn nằm ngoài tầm kiểm
soát của bạn không? Trường hợp của tôi thì có và đó hoàn toàn là lỗi của tôi.
Năm ngoái vợ chồng tôi có khoán việc chăm sóc mảnh sân sau cho một
người làm vườn tại địa phương. Chúng tôi thỏa thuận rằng người này sẽ xén
cỏ, diệt cỏ dại, quét các lối đi và gom lá rụng lại. Chúng tôi cũng đã thỏa
thuận tiền công và tin rằng sân sau của chúng tôi sẽ được chăm sóc chu đáo.
Không may là người làm vườn này lại khoán phần lớn công việc cho một
người thầu phụ khác. Người thầu này lại khoán việc cắt cỏ cho những người
xén cỏ khác. Rõ ràng là một vài thông tin về việc chăm sóc sân cỏ đã không
được truyền đạt lại một cách thấu đáo cho người thầu phụ. Các chi tiết cụ thể
chắc chắn đã chẳng đến tai những người xén cỏ. Họ đã không nhận ra ranh
giới của sân cỏ và bỏ qua không xén một phần sân.
Chúng tôi lâm vào tình thế khó xử: Nếu muốn công việc được làm khác đi,
chúng tôi phải tiếp xúc với ai? Chẳng có cách tiếp cận nào tốt cả. Những
thỏa thuận với người làm vườn hiếm khi được truyền đạt trọn vẹn đến người
xén cỏ. Thông thường phải mất nhiều tuần lễ để nói chuyện trực tiếp với
người xén cỏ vì anh ta có lịch làm việc thất thường hiếm khi trùng với thời
biểu của chúng tôi. Hơn nữa, anh ta lại chi nhận được hướng dẫn từ người
trung gian mà chúng tôi chẳng bao giờ gặp mặt.
Cơn ác mộng về khoán việc cho lao động bên ngoài nghe có quen tai bạn
không? Hiện nay các doanh nghiệp công nghệ thông tin mua nhiều sản phẩm
và dịch vụ hơn là tạo ra chứng. Mọi người đều đồng ý rằng khoán việc cho
- lao động bên ngoài là cần thiết, những liệu chúng ta có quản lý tốt được quy
trình làm việc của họ không? Dưới đây là một số gợi ý để tránh gặp phải
những trường hợp tương tự như tôi đã gặp.
Thảo một bản hợp đồng rõ ràng
Có thể bạn không cam được bên nhận khoán được sử dụng các nguồn lực
khác, nhưng hợp đồng của bạn nên mô tả rõ ràng công việc, thời gian, mức
độ dịch vụ và tiền công. Bên khoán việc có thể dễ dàng truyền đạt lại thông
tin này (và trách nhiệm kèm theo) đến những nhà thầu phụ có liên quan. Hãy
nhớ rằng bất kỳ điều gì được đồng ý miệng đều có thể bị bỏ sót trong những
thỏa thuận, thường là không rõ ràng, sau đó với các nhà thầu phụ.
Duy trì việc kiểm soát đầy đủ
Một số nhà quản lý tin rằng họ có thể khoán một phần lớn công việc về công
nghệ thông tin cho bên ngoài và không phải sử dụng đến tất cả những nhân
viên có liên quan. Kinh nghiệm cho thấy phải tốn thêm một khoản tiền bằng
10% hay 20% giá trị của hợp đồng (có thể ít hơn cho hạ tầng cơ sở và nhiều
hơn cho việc phát triển và bảo trì các ứng dụng) để kiểm tra và quản lý bên
được khoán việc. Đây không phải là một công việc mà bạn có thể thực hiện
gián tiếp.
Thường xuyên gặp bên được khoán việc
Để khoán việc thành công cần có các cuộc gặp gỡ định kỳ giữa hai bên để
kiểm tra tiến độ, thảo luận các vấn đề và lên kế hoạch sửa sai. Bạn cũng nên
tận dụng các cuộc gặp này để tuyên dương các công việc đã hoàn thành xuất
- sắc và những gì đang được thực hiện tốt. Chúng tôi đã không làm việc này
khi khoán việc chăm sóc sân sau của mình và chúng tôi đã phải trả giá.
Quy định rõ các tiêu chuẩn
Xây dựng các mục tiêu rõ ràng cho công việc được khoán, chuyển các mục
tiêu này thành những tiêu chuẩn cụ thể, và đưa chúng vào bản hợp đồng.
Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các tiêu chuẩn này, nếu không chúng
sẽ trở nên vô ích.
Thiết lập các mối quan hệ đa cấp
Bộ phận quản lý cấp cao của bên được khoản việc thì có quyền quyết định
nhưng lại nhận được thông tin hằng ngày một cách hạn chế và đôi khi không
chính xác. Những người trực tiếp thực hiện công việc thì có nhiều thông tin
thích hợp nhưng lại không có quyền thay đổi. Bộ phận quản lý cấp trung thì
có nhiều nguồn dữ liệu và quyền hạn ở các cấp độ khác nhau. Vì thế, cần
thiết lập mối quan hệ làm việc với bên được khoán việc ở nhiều cấp độ để
đạt được hiệu quả công việc cao nhất. Trong trường hợp của chúng tôi,
người làm vườn đã đi quá xa so với công việc, những người xén cỏ thì có ít
khả năng tự quyết định, và người trưng gian thì chẳng thấy tăm hơi ở đâu.
Định rõ vai trò
Mỗi người liên quan với bên được khoán việc cần có trách nhiệm cụ thể. Ai
có quyền thay đổi? Ai chịu trách nhiệm truyền đạt? Vợ chồng chúng tôi đã
không định rõ trách nhiệm và rút ra bài học cay đắng là nếu không làm tốt
việc này, nhiều thông tin có thể bị truyền đạt sai lạc hay nhầm lẫn. Vì vậy,
- hãy có biện pháp để tránh việc truyền đạt những thông tin trái ngược giữa
các phòng ban trong công ty.
Về mặt tình cảm, khoán việc cho lao động bên ngoài cũng có nghĩa là "xa
mặt, cách lòng". Mặc dù việc chăm sóc sân sau là chuyện vặt vãnh nhưng sai
lầm của chúng tôi trong việc quản lý người làm ườn cũng tương tự như cách
mà nhiều khách hàng của chúng tôi đã quản lý không hiệu quả bên mà họ
khoán việc. Sai lầm đó được thể hiện qua các yêu cầu công việc mơ hồ, việc
truyền đạt kém hiệu quả và sự quan tâm không đầy đủ đến công tác quản lý.
Để tăng cường hiệu quả của việc khoán việc cho bên ngoài, bạn cần dành
thời gian và các nguồn lực cần thiết để quản lý tốt bên được khoán việc. Hãy
đưa ra các yêu cầu rõ ràng, xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể, thường xuyên
kiểm tra tiến độ thực hiện công việc và truyền đạt thông tin một cách có hiệu
quả. Bất cứ công việc nào được khoán cho bên ngoài cũng đòi hỏi phải chú
trọng đến quản lý. Quản lý không hiệu quả sẽ đưa đến những hậu quả ngoài
ý muốn.
nguon tai.lieu . vn
