Xem mẫu
- KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
TỪ Ý TƯỞNG ĐẾN KẾT QUẢ THỰC TẾ
- MỤC TIÊU
Chương này được thiết kế nhằm giúp các bạn:
• Hiểu rõ khái niệm và lợi ích của công tác lập kế
hoạch
• Phân tích quy trình lập kế hoạch triển khai công việc
• Thực hành lập kế hoạch triển khai một công việc
- KHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ CÔNG VIỆC …
Cao
CHỦ ĐỘNG THÀNH CÔNG
LẬP KẾ HOẠCH
KHẢ NĂNG
Thấp
Đi hướng nào hả sếp!
RỐI LOẠN THẤT BẠI
Thấp MỨC ĐỘ PHỨC TẠP Cao
CỦA CÔNG VIỆC
- LỢI ÍCH CỦA LẬP KẾ HOẠCH …
Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả …
1. KH chứng tỏ sự cân nhắc, suy tính và tầm nhìn của bạn
2. KH giúp bạn tập trung vào những vấn đề quan trọng
3. KH giúp bạn nhận biết và hạn chế những rủi ro khi thực hiện
4. KH giúp bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc thông qua các chỉ
tiêu kế hoạch và kết quả thực hiện
5. KH nêu rõ cách thức, nguồn lực sử dụng và thời hạn để bạn hoàn
thành công việc
6. KH là phương tiện truyền thông giữa bạn với các bộ phận và nhân sự
liên quan
DATA
- KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
Kế hoạch là một bản hướng dẫn cho biết …
1. Nhân sự thực hiện
2. Công việc phải làm
3. Cách thức xử lý công việc
4. Thời hạn và tiến độ xử lý công việc
5. Nguồn lực được phép sử dụng
HIỆN TẠI TƯƠNG LAI
MỤC ĐÍCH chỉ cho bạn NƠI ĐẾN
KẾ HOẠCH chỉ cho bạn ĐƯỜNG ĐI và PHƯƠNG TIỆN
- CẤP QUẢN LÝ VÀ KẾ HOẠCH …
Tùy theo cấp quản lý, bạn có trách nhiệm lập các kế hoạch như sau:
QUẢN LÝ CẤP CAO Kế hoạch chiến lược
QUẢN LÝ CẤP TRUNG Kế hoạch chiến thuật
QUẢN LÝ CẤP THẤP Kế hoạch hành động
NHÂN VIÊN Thực hiện kế hoạch
- QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH …
1. Phân chia nhỏ công việc (WBS)
2. Xác định mục đích và mục tiêu thực hiện
3. Hoạch định nhân sự và ma trận trách nhiệm
4. Hoạch định thời gian và tiến độ công việc
5. Phân bổ nguồn lực và ước tính chi phí
6. Phân tích rủi ro và giải pháp
7. Giám sát và phản hồi kết quả công việc
- PHÂN CHIA CÔNG VIỆC …
Phân tích cấu trúc công việc (WBS – Work Breakdown Structure) là
phương pháp phân chia công việc thành những công việc với mức độ chi
tiết và cụ thể hơn.
Dễ dàng quản lý và thực hiện
Cơ sở để ước tính các nguồn lực: thời gian,
chi phí, nhân sự,…
Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý
- Tiệc sinh nhật
Hoạch định Bố trí Thức ăn D ọ n d ẹp
Tiếp khách Phòng tiệc Giải trí
Đón tại cổng Bàn ghế Trò chơi
Nhận quà Trang trí Karaoke
Sắp chổ ngồi Sân khấu
- MỤC TIÊU, TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ …
MỤC ĐÍCH – Thể hiện kỳ vọng
MỤC TIÊU – Dẫn đến kết quả cụ thể
TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ – Đo lường kết quả
CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH – Lượng hóa kết quả
- CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH …
Mục đích Mục tiêu … Tiêu thức đánh giá … Chỉ tiêu kế hoạch …
MT 1 TT 1 CT 1
MT 2 TT 2 CT 2
MT3 TT3 CT3
STT CÔNG VIỆC MỤC TIÊU TIÊU CHỈ TIÊU… ĐIỀU CHỈNH
THỨC…
01 Công việc A
02 Công việc B
03 Công việc C
… …
- HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ
Để hoàn thành một công việc, nhà quản trị cần xem xét:
1. Kiến thức và kỹ năng
2. Động cơ và thái độ
3. Cơ hội thực hiện
4. Sự hỗ trợ và nguồn lực thực hiện
Phân tích cấu trúc Lựa chọn và đánh giá Ma trận giao
công việc Nhân sự trách nhiệm
- LỰA CHỌN VÀ ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ
Công việc:
Mục tiêu :
Nhân viên:
STT Tiêu thức Yêu cầu 1 2 3 4 5 Trao đổi / Hỗ trợ
01 Kiến thức và kỹ
năng
02 Động cơ và thái độ
03 Kinh nghiệm
04 Quan hệ đồng
nghiệp
1: Kém ; 2: Cần cố gắng ; 3: Trung bình ; 4: Khá ; 5: Tốt
- MA TRẬN TRÁCH NHIỆM
Ma trận trách nhiệm (RAM – Responsibility Assignment Matrix)
mô tả mối tương quan giữa các phần tử công việc cụ thể với những
người thực hiện.
Cấu trúc công việc - Nhân sự thực hiện Chủ thể khác
WBS
Hùng Linh Hà Lan PGĐ KTT
Hoạt động A 1 2 5 4 5
Hoạt động B 2 1 2 2 5 6
Hoạt động C 3 3 1 6 4
Hoạt động D 3 1 3 2
…
1. Thực hiện chính 2. Hỗ trợ 3. Tư vấn 4. Giám sát
5. Phải được thông báo 5. Phải được chấp nhận …
- HOẠCH ĐỊNH THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ
Phân tích cấu trúc Quan hệ giữa các công việc Ước tính thời gian
công việc và các yêu cầu bắt đầu và kết thức
Cấu trúc công việc – Thời hạn Điều chỉnh
WBS
Hoạt động A Tuần 2 – Tuần 5
Hoạt động B Tuần 1 – Tuần 4
Hoạt động C Tuần 2 – Tuần 3
Hoạt động D Tuần 4 – Tuần 5
…
- NHÓM CÔNG VIỆC VÀ ĐIỀU CHỈNH
Cấu trúc công việc – WBS Thời hạn Điều chỉnh
Hoạt động A Tuần 2 – Tuần 5
Hoạt động B Tuần 1 – Tuần 4
Hoạt động C Tuần 2 – Tuần 3
Hoạt động D Tuần 4 – Tuần 5
…
Cấu trúc công việc – WBS T1 T2 T3 T4 T5
Hoạt động A
Hoạt động B
Hoạt động C
Hoạt động D
…
- HOẠCH ĐỊNH CHI PHÍ
Phân tích cấu trúc Xác định các YTXS Ước tính các chi phí
công việc cố định và biến đổi FC, VC và TC
Cấu trúc công việc – WBS FC VC TC Điều chỉnh
Hoạt động A
Hoạt động B
Hoạt động C
Hoạt động D
…
- PHÂN BỔ CHI PHÍ THEO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC
Cấu trúc công việc – WBS FC VC TC Điều chỉnh
Hoạt động A
Hoạt động B
Hoạt động C
Hoạt động D
…
Cấu trúc công việc – WBS T1 T2 T3 T4 T5
Hoạt động A 5 triệu 15 triệu 20 triệu
Hoạt động B 5 triệu 25 triệu
Hoạt động C 32 triệu
Hoạt động D 22 triệu
…
- PHÂN TÍCH RỦI RO VÀ GIẢI PHÁP
Tính không chắc chắn đó là sự thiếu thông tin, kiến thức,… hay
sự hiểu biết về kết quả của một hành động, quyết định hay sự kiện.
Rủi ro thực tế là số đo mức độ không chắc chắn tồn tại với kết
quả mong muốn.
Không có thông tin Một số thông tin Thông tin đầy đủ
Rủi ro có thể dự đoán
Rủi ro không thể dự đoán Rủi ro có thể xác định
- CÁC BƯỚC QUẢN LÝ RỦI RO
Bạn phải làm gì để hạn chế rủi ro …
1. Nhận biết rủi ro 4. Dự kiến hậu quả
2. Phân tích rủi ro 5. Giải pháp dự kiến
3. Ước tính khả năng xảy ra rủi ro 6. Tài liệu xử lý tình huống
QUY TRÌNH Xác định Phân tích Lượng hóa Giải pháp Tài liệu
Lĩnh vực (1)
Rủi ro (2)
Xác suất (3)
Hậu quả (4) (5) (6)
nguon tai.lieu . vn
