1. Trang Chủ
  2. Kỹ năng làm việc nhóm
  3. Giáo trình Quản trị nhóm làm việc: Phần 1

Giáo trình Quản trị nhóm làm việc: Phần 1

Giáo trình Quản trị nhóm làm việc nhằm trang bị cho người học những kiến thức cơ bản về nhóm làm việc và các hoạt động quản trị nhóm làm việc với các nội dung chủ yếu bao gồm: xây dựng nhóm làm việc, giao tiếp trong nhóm làm việc, lãnh đạo nhóm làm việc và đánh giá nhóm làm việc. Giáo trình được kết cấu thành 5 chương và chia làm 2 phần, phần 1 trình bày những nội dung về: khái luận nhóm làm việc và quản trị nhóm làm việc; xây dựng nhóm làm việc; giao tiếp trong nhóm làm việc;... Mời các bạn cùn

Thể loại Tài liệu miễn phí Kỹ năng làm việc nhóm

Số trang 115

Ngày tạo 4/9/2023 11:02:48 AM +00:00

Loại tệp PDF

Kích thước 1.34 M

Tên tệp

Tải Giáo trình Quản trị nhóm làm việc: Phần 1 (.pdf)

Xem mẫu

  1. 1
  2. 2
  3. LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, các nhà quản trị kinh doanh luôn phải đối phó với sự vận động không ngừng và tác động qua lại giữa các yếu tố của môi trường kinh doanh. Trong một tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng, làm việc theo nhóm là một trong những giải pháp hiệu quả nhằm giúp các cá nhân hỗ trợ và bổ sung cho nhau những kiến thức, kỹ năng cần thiết để đạt được năng suất và hiệu quả cao hơn. Đồng thời làm việc theo nhóm có thể giúp tổ chức giảm bớt một số nhân sự, một số khâu trung gian để trở nên linh hoạt hơn, từ đó giúp tổ chức đối phó một cách dễ dàng hơn với các thay đổi của môi trường. Để triển khai và vận hành nhóm làm việc hiệu quả, nhà quản trị nhóm làm việc cần có những kiến thức, kỹ năng và phẩm chất nhất định. Do vậy, quản trị nhóm làm việc đã trở thành một nội dung quản trị vô cùng cần thiết, đặc biệt trong điều kiện môi trường kinh doanh nhiều biến động, đòi hỏi các tổ chức và doanh nghiệp luôn phải biết huy động tối đa các nguồn lực và tìm kiếm các giải pháp để giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả nhất. “Giáo trình Quản trị nhóm làm việc” được biên soạn để phục vụ công tác giảng dạy và học tập học phần Quản trị nhóm làm việc trong Chương trình đào tạo Cử nhân Quản trị kinh doanh theo Quyết định số 81 ngày 10 tháng 2 năm 2017 và Chương trình liên kết đào tạo quốc tế giai đoạn hai năm đầu bậc Cử nhân thực hành theo Quyết định số 118 ngày 06 tháng 3 năm 2017 của Hiệu trưởng trường Đại học Thương mại. Giáo trình Quản trị nhóm làm việc nhằm trang bị cho người học những kiến thức cơ bản về nhóm làm việc và các hoạt động quản trị nhóm làm việc với các nội dung chủ yếu bao gồm: Xây dựng nhóm làm việc, giao tiếp trong nhóm làm việc, lãnh đạo nhóm làm việc và đánh giá nhóm làm việc. Ngoài ra, giáo trình này còn giúp người học rèn luyện và phát triển các kỹ năng vô cùng quan trọng để làm việc nhóm 3
  4. và quản trị nhóm làm việc hiệu quả như: Kỹ năng tạo lập nhóm làm việc; kỹ năng giao tiếp trong nhóm làm việc; kỹ năng huấn luyện và tạo động lực cho các thành viên trong nhóm làm việc; kỹ năng giải quyết xung đột trong nhóm làm việc; kỹ năng đánh giá thành viên nhóm làm việc,… Giáo trình Quản trị nhóm làm việc được kết cấu thành 5 chương như sau: Chương 1. Khái luận về nhóm làm việc và quản trị nhóm làm việc: Giới thiệu các vấn đề cơ bản về khái niệm, phân loại và đặc điểm nhóm làm việc, các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc, khái niệm và nội dung cơ bản của quản trị nhóm làm việc, các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị nhóm làm việc. Chương 2. Xây dựng nhóm làm việc: Trình bày khái niệm và tầm quan trọng của xây dựng nhóm làm việc, các nội dung xây dựng nhóm làm việc bao gồm: lựa chọn thành viên tham gia nhóm làm việc, xác định và phổ biến mục tiêu, xây dựng các nét đặc trưng, phân công công việc và thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm làm việc. Chương 3. Giao tiếp trong nhóm làm việc: Giới thiệu các hình thức và các yếu tố cấu thành giao tiếp nhóm làm việc, các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp nhóm làm việc và các nguyên tắc, kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong nhóm làm việc. Chương 4. Lãnh đạo nhóm làm việc: Trình bày các nội dung chủ yếu của công tác huấn luyện nhóm làm việc, tạo động lực cho nhóm làm việc và giải quyết xung đột nhóm làm việc. Chương 5. Đánh giá nhóm làm việc: Tập trung làm rõ khái niệm và mục tiêu của đánh giá nhóm làm việc và trình bày các nội dung cơ bản của đánh giá các thành viên trong nhóm làm việc. Ngoài ra, cuối mỗi chương còn trình bày hệ thống các câu hỏi giúp người học ôn tập nội dung lý thuyết và các bài tập tình huống và thực hành nhằm giúp sinh viên trau dồi kiến thức và kỹ năng thực tế trong quá trình học tập. 4
  5. Giáo trình Quản trị nhóm làm việc được biên soạn bởi tập thể giảng viên của Nhà trường, cụ thể như sau: - TS. Trần Kiều Trang: Chủ biên, biên soạn chương 1, chương 5 - ThS Lã Tiến Dũng: Biên soạn chương 2 - PGS,TS. Bùi Hữu Đức: Biên soạn chương 3 - ThS. Nguyễn Thị Thanh Tâm và ThS. Nguyễn Ngọc Hưng: Biên soạn chương 4 - ThS. Đào Thị Phương Mai: Biên soạn nội dung bài tập tình huống và thực hành. Giáo trình được xây dựng trên nền tảng lý thuyết về quản trị học, quản trị nhân lực và tâm lý học quản trị nói chung nên khó tránh khỏi phần nào sự giao thoa về quan điểm tiếp cận và giải quyết vấn đề với một số học phần khác trong chương trình đào tạo Cử nhân Kinh tế và Quản trị kinh doanh. Trong quá trình biên soạn giáo trình, tập thể tác giả đã luôn cố gắng tập trung vào các kiến thức đặc thù của quản trị nhóm làm việc và các kỹ năng thực tế trong làm việc nhóm và quản trị nhóm làm việc. Tuy nhiên, do đây là giáo trình được biên soạn lần đầu nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi các thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý của người đọc để hoàn thiện giáo trình trong những lần tái bản sau. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và giúp đỡ của Ban Giám hiệu Trường Đại học Thương mại, Phòng Quản lý Khoa học, Hội đồng Khoa Quản trị kinh doanh, tập thể giảng viên Bộ môn Quản trị tác nghiệp kinh doanh, các nhà khoa học và cán bộ doanh nghiệp đã nhiệt tình ủng hộ, đóng góp ý kiến trong suốt quá trình biên soạn giáo trình này. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về: Bộ môn Quản trị tác nghiệp kinh doanh Phòng 122 nhà T Trường Đại học Thương mại Số 79, Đường Hồ Tùng Mậu, Cầu Giấy, Hà Nội TẬP THỂ TÁC GIẢ 5
  6. 6
  7. MỤC LỤC CHƯƠNG 1. KHÁI LUẬN VỀ NHÓM LÀM VIỆC VÀ QUẢN TRỊ NHÓM LÀM VIỆC 11 1.1. Khái luận về nhóm làm việc 11 1.1.1. Khái niệm và phân loại nhóm làm việc 11 1.1.1.1. Khái niệm nhóm làm việc 11 1.1.1.2. Phân loại nhóm làm việc 15 1.1.2. Đặc điểm nhóm làm việc 18 1.1.3. Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc 22 1.2. Khái luận về quản trị nhóm làm việc 27 1.2.1. Khái niệm và vai trò của quản trị nhóm làm việc 27 1.2.2. Nội dung cơ bản của quản trị nhóm làm việc 33 1.3. Nhà quản trị nhóm làm việc 34 1.3.1. Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị nhóm làm việc 34 1.3.2. Các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị nhóm làm việc 36 CÂU HỎI ÔN TẬP 39 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG VÀ THỰC HÀNH 40 CHƯƠNG 2. XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC 46 2.1. Khái niệm và tầm quan trọng của xây dựng nhóm làm việc 46 2.1.1. Khái niệm xây dựng nhóm làm việc 46 2.1.2. Vai trò của xây dựng nhóm làm việc 47 2.2. Lựa chọn thành viên tham gia nhóm làm việc 48 2.2.1. Tầm quan trọng của việc lựa chọn thành viên nhóm làm việc 48 2.2.2. Tiêu chí lựa chọn thành viên nhóm làm việc 49 2.3. Xác định và phổ biến mục tiêu, xây dựng các nét đặc trưng của nhóm làm việc 55 7
  8. 2.3.1. Xác định và phổ biến mục tiêu nhóm làm việc 55 2.3.2. Xác định các nét đặc trưng của nhóm làm việc 57 2.4. Phân công công việc và thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm làm việc 59 2.4.1. Phân công công việc cho các thành viên nhóm 59 2.4.2. Thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm 65 CÂU HỎI ÔN TẬP 69 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG VÀ THỰC HÀNH 70 CHƯƠNG 3. GIAO TIẾP TRONG NHÓM LÀM VIỆC 74 3.1. Khái niệm và tầm quan trọng của giao tiếp trong nhóm làm việc 74 3.1.1. Khái niệm, bản chất và chức năng của giao tiếp nhóm làm việc 74 3.1.2. Tầm quan trọng của giao tiếp trong nhóm làm việc 78 3.2. Các hình thức và các yếu tố cấu thành giao tiếp trong nhóm làm việc 79 3.2.1. Các hình thức giao tiếp nhóm làm việc 79 3.2.2. Các yếu tố cấu thành giao tiếp trong nhóm làm việc 84 3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong nhóm làm việc 87 3.3.1. Môi trường vật chất 88 3.3.2. Phương tiện và kênh truyền đạt thông tin giao tiếp 88 3.3.3. Hoàn cảnh tâm lý cá nhân của thành viên nhóm làm việc 90 3.3.4. Quan hệ giữa các thành viên nhóm và bầu không khí tâm lý nhóm làm việc 91 3.4. Các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong nhóm làm việc 94 3.4.1. Các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả 97 3.4.2. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong nhóm làm việc 100 CÂU HỎI ÔN TẬP 106 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG VÀ THỰC HÀNH 107 8
  9. CHƯƠNG 4. LÃNH ĐẠO NHÓM LÀM VIỆC 116 4.1. Khái luận về lãnh đạo nhóm làm việc 116 4.1.1. Khái niệm và vai trò của lãnh đạo nhóm làm việc 116 4.1.1.1. Khái niệm lãnh đạo nhóm làm việc 116 4.1.1.2. Vai trò của lãnh đạo nhóm làm việc 117 4.1.2. Các phong cách lãnh đạo nhóm làm việc 119 4.2. Huấn luyện nhóm làm việc 122 4.2.1. Khái niệm 122 4.2.2. Quy trình huấn luyện nhóm làm việc 122 4.2.2.1. Xác định nhu cầu huấn luyện 122 4.2.2.2. Thiết lập mục tiêu huấn luyện 123 4.2.2.3. Đánh giá thực trạng công việc 123 4.2.2.4. Tìm kiếm giải pháp huấn luyện 124 4.2.2.5. Cam kết thực hiện huấn luyện 124 4.2.3. Phương pháp huấn luyện nhóm làm việc 124 4.2.4. Lợi ích của nhóm khi thực hiện việc huấn luyện hiệu quả 126 4.3. Tạo động lực cho nhóm làm việc 127 4.3.1. Khái niệm tạo động lực cho nhóm làm việc 127 4.3.2. Các cách thức tạo động lực cho nhóm làm việc 128 4.4. Giải quyết xung đột nhóm làm việc 131 4.4.1. Khái niệm và các loại xung đột trong nhóm làm việc 131 4.4.1.1. Khái niệm xung đột nhóm làm việc 131 4.4.1.2. Phân loại xung đột nhóm làm việc 133 4.4.1.3. Vai trò của giải quyết xung đột nhóm làm việc 135 4.4.2. Nội dung giải quyết xung đột nhóm làm việc 136 4.4.2.1. Xác định xung đột và nguyên nhân xung đột nhóm làm việc 136 4.4.2.2. Xác định phương pháp giải quyết xung đột nhóm làm việc 141 CÂU HỎI ÔN TẬP 145 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG VÀ THỰC HÀNH 146 9
  10. CHƯƠNG 5. ĐÁNH GIÁ NHÓM LÀM VIỆC 153 5.1. Khái niệm và mục tiêu của đánh giá nhóm làm việc 153 5.1.1. Khái niệm đánh giá nhóm làm việc 153 5.1.2. Mục tiêu của đánh giá nhóm làm việc 156 5.2. Nội dung cơ bản của đánh giá nhóm làm việc 158 5.2.1. Xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá nhóm làm việc 158 5.2.2. Lựa chọn và sử dụng các phương pháp đánh giá nhóm làm việc 162 5.2.3. Phỏng vấn đánh giá và sử dụng kết quả đánh giá nhóm làm việc 167 5.2.3.1. Phỏng vấn đánh giá nhóm làm việc 167 5.2.3.2. Sử dụng kết quả đánh giá nhóm làm việc 171 CÂU HỎI ÔN TẬP 173 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG VÀ THỰC HÀNH 174 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 182 10
  11. CHƯƠNG 1 KHÁI LUẬN VỀ NHÓM LÀM VIỆC VÀ QUẢN TRỊ NHÓM LÀM VIỆC Trong các tổ chức và doanh nghiệp, nhóm làm việc ngày càng được các nhà quản trị coi như một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức chính thức. Trong nhiều trường hợp, nhóm làm việc có thể hoàn thành một nhiệm vụ mà không bất kỳ một cá nhân riêng lẻ nào có thể thực hiện được. Để quản trị nhóm làm việc một cách hiệu quả, người trưởng nhóm làm việc đóng vai trò then chốt. Nội dung chương này giới thiệu những vấn đề cơ bản nhất về nhóm làm việc và quản trị nhóm làm việc bao gồm: khái niệm và phân loại nhóm làm việc, các đặc điểm và các giai đoạn của nhóm làm việc, khái niệm và nội dung cơ bản của quản trị nhóm làm việc, các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị nhóm làm việc. 1.1. Khái luận về nhóm làm việc 1.1.1. Khái niệm và phân loại nhóm làm việc 1.1.1.1. Khái niệm nhóm làm việc Trước hết, hiểu một cách đơn giản, nhóm làm việc là một nhóm người cùng nhau làm việc. Do vậy, để hiểu thế nào là nhóm làm việc, cần tìm hiểu khái niệm về nhóm. Theo Trung tâm từ điển học (2013), nhóm được hiểu là một tập hợp gồm một số cá thể được hình thành theo những nguyên tắc nhất định. Thuật ngữ nhóm có thể được sử dụng trong cuộc sống hàng ngày để chỉ một nhóm sự vật hoặc một nhóm người. Như vậy, một nhóm người cùng nhau làm việc theo những nguyên tắc được gọi là một nhóm làm việc. Theo cách hiểu này thì nhóm làm việc có một số đặc điểm chung của tổ chức. Nhóm làm việc cũng có những mục tiêu, nhiệm vụ chung được 11
  12. xác định một cách rõ ràng phù hợp với mục tiêu của tổ chức mà trong đó nhóm làm việc hoạt động. Các thành viên trong nhóm làm việc cũng là một bộ phận cấu thành của tổ chức và chịu sự quản lý, điều hành của tổ chức. Tuy nhiên cần hiểu rằng trong tổ chức nói chung các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các cá nhân và bộ phận được thiết lập trên cơ sở khoa học để thiết kế cấu trúc tổ chức hiệu quả như các vấn đề về thứ bậc và tầm hạn quản trị, về tập quyền và phân quyền, về ủy nhiệm và ủy quyền. Một tổ chức có thể bao gồm hàng trăm, hàng nghìn người hoặc thậm chí nhiều hơn nữa nhưng một nhóm làm việc thông thường giới hạn ở quy mô nhỏ hơn rất nhiều. Tuy vậy, không phải bất kỳ một tổ làm việc nào đó có quy mô nhỏ trong tổ chức cũng được coi là một nhóm làm việc. Trong tổ làm việc, một nhà quản lý hay giám sát chung sẽ chỉ đạo và ra quyết định cho các thành viên và các thành viên đó không nhất thiết phải hợp tác với nhau mới có thể hoàn tất nhiệm vụ của họ; trong tổ làm việc đơn thuần chỉ tồn tại mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới. Còn trong môi trường nhóm làm việc, tất cả các thành viên trong nhóm, bao gồm cả trưởng nhóm luôn tương tác với nhau, chia sẻ thông tin và kết hợp với nhau để hoàn thành phần nhiệm vụ của mình. Để hiểu rõ hơn bản chất của nhóm làm việc cũng như các đặc điểm của nhóm làm việc, cần tiếp cận nhóm làm việc trên góc độ phương thức hoạt động và mục tiêu (kết quả) của nhóm làm việc. Theo Katzenback và Smith (1993), nhóm làm việc là một tập hợp nhỏ những cá nhân có kỹ năng bổ sung cho nhau và họ cùng cam kết chung một mục đích, mục tiêu về hiệu suất và cùng chịu trách nhiệm cho những gì mà họ đạt được. Theo Salas và các cộng sự (1992), nhóm làm việc là một tập hợp đặc thù bao gồm hai hoặc nhiều người làm việc có sự tương tác với nhau một cách năng động, phụ thuộc và thích nghi cùng nhau để hướng tới một mục đích mục tiêu/nhiệm vụ chung và có giá trị. Theo các tác giả Harvard Business School (2006), nhóm là một tập hợp các cá nhân với kỹ năng bổ sung cùng hoạt động để đạt được một mục đích chung. 12
  13. Có thể thấy rằng các quan điểm trên đều thống nhất cho rằng nhóm làm việc bao gồm một tập hợp người có cùng hiểu biết chung về mục tiêu và kết quả làm việc mà họ hướng tới và cùng nhau thực hiện những hành vi nhất định để đạt được mục tiêu chung đó. Trong bối cảnh môi trường quản trị luôn thay đổi, nhóm làm việc ngày càng được tổ chức một cách chặt chẽ hơn, các thành viên trong nhóm có mức độ phụ thuộc cao hơn, các kỹ năng và kinh nghiệm giữa các cá nhân được chia sẻ nhiều hơn để nhóm trở nên linh hoạt hơn và có khả năng thực hiện được những nhiệm vụ phức tạp mà không có bất kỳ cá nhân riêng lẻ nào trong tổ chức có thể thực hiện được. Từ các phân tích trên có thể đưa ra khái niệm về nhóm làm việc như sau: Nhóm làm việc là sự liên kết của hai hay nhiều cá nhân có sự tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau cùng nhau làm việc để hoàn thành mục tiêu chung xác định. Nhóm được hình thành để kết nối và chia sẻ mục tiêu chung giữa các thành viên trong nhóm dựa trên các đặc tính xã hội và nhu cầu tâm lý của các thành viên. Chẳng hạn như việc hình thành các đảng phái chính trị và các tổ chức xã hội. Do vậy nhóm làm việc trước tiên là một tập hợp cá nhân cùng hoạt động để đạt một mục đích chung; cam kết cùng nhau làm việc vì một mục đích chung. Chính mục tiêu chung của nhóm sẽ quy định các phương thức làm việc mà các cá nhân trong nhóm cùng nhau thực hiện và cùng nhau chịu trách nhiệm. Đồng thời, nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý các quy trình làm việc, và cần phải có một sự ổn định về các thành viên của nhóm trong một khoảng thời gian nhất định. Phương thức làm việc theo nhóm đòi hỏi những cá nhân trong nhóm phải có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung, khi đó kết quả làm việc của nhóm sẽ cao hơn rất nhiều so với kết quả riêng lẻ của từng cá nhân tập hợp lại. 13
  14. Do vậy, các thành viên trong nhóm có quan hệ giao tiếp và tương tác với nhau. Giao tiếp chính là hoạt động trung tâm của nhóm. Các cá nhân trong nhóm thừa nhận và tuân thủ các nguyên tắc giao tiếp chung trong nhóm cho dù đó là các quy định chính thức hay không chính thức nhằm duy trì và kiểm soát các mối quan hệ và hoạt động của nhóm. Mỗi cá nhân trong nhóm có sự ảnh hưởng và chịu tác động của các thành viên khác trong nhóm trên tinh thần thỏa mãn nhu cầu giao tiếp xã hội giữa các thành viên trong nhóm. Đây chính là cơ sở thúc đẩy các cá nhân tham gia nhóm và duy trì hoạt động của nhóm. Trong nhóm làm việc các cá nhân trong nhóm có sự tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau để cùng nhau làm việc. Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết với những nhóm, bộ phận, phòng ban khác trong tổ chức. Kết quả công việc của nhóm phản ánh bí quyết và kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm, điều này có thể dẫn đến những quyết định phù hợp, chính xác và khách quan hơn. Trong nhóm làm việc, các thành viên luôn tương tác và hỗ trợ nhau một cách trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua công nghệ truyền thông để chia sẻ thông tin. Theo cách hiểu này, nếu nhóm có quy mô lớn gồm hàng trăm hay hàng ngàn người thì sự tương tác giữa các cá nhân trong nhóm là rất ít. Trong nhóm làm việc, các thành viên phải tham gia vào quá trình ra quyết định, cùng bàn bạc về phương thức làm việc và bổ sung, hỗ trợ nhau các năng lực cần thiết để thực hiện mục tiêu chung. Chính sự tương tác chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm mà nhóm làm việc thường có quy mô nhỏ, có mục tiêu rõ ràng và các thành viên trong nhóm có quan hệ mật thiết với nhau để cùng thực hiện mục tiêu chung. Kết quả và thành tích của nhóm làm việc phụ thuộc rất lớn vào sự nỗ lực và mức độ cộng hưởng giữa các thành viên trong quá trình cùng nhau làm việc. Do các thành viên trong nhóm cùng nhau làm việc để thực hiện mục tiêu chung nên mối quan 14
  15. hệ giữa các thành viên trong nhóm là các mối quan hệ chính thức, dựa trên chức năng, nhiệm vụ của tổ chức mà trong đó nhóm được hình thành và phát triển. 1.1.1.2. Phân loại nhóm làm việc Có nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại nhóm làm việc. Theo thời gian vận hành nhóm có nhóm làm việc tạm thời và nhóm làm việc thường xuyên (ổn định). Nhóm làm việc tạm thời là nhóm làm việc được hình thành để thực hiện một nhiệm vụ chuyên biệt do tổ chức giao phó. Nhóm làm việc tạm thời tự giải thể khi kết thúc nhiệm vụ. Nhóm làm việc thường xuyên (ổn định) có cấu trúc tổ chức mang tính ổn định và lâu dài, nó gắn liền với cơ cấu tổ chức mà trong đó nhóm hoạt động. Theo cách thức giao tiếp giữa các thành viên nhóm có nhóm làm việc “thực tế” và nhóm làm việc “ảo”. Nhóm “thực tế” là nhóm làm việc mà các thành viên trong nhóm trực tiếp làm việc cùng nhau, trao đổi thông tin và thực hiện các nhiệm vụ được giao. Nhóm “ảo” bao gồm các thành viên ở cách xa nhau về mặt địa lý, giao tiếp với nhau thông qua công nghệ truyền thông. Chẳng hạn có thể bắt gặp các nhóm làm việc theo dự án ở các công ty đa quốc gia mà trong đó các thành viên trong nhóm là những nhân viên xuất sắc ở các quốc gia khác nhau. Theo mức độ tương đồng giữa các thành viên trong nhóm có nhóm làm việc đồng nhất và nhóm làm việc đa dạng. Nhóm đồng nhất là nhóm trong đó các thành viên trong nhóm có những đặc điểm giống nhau, chẳng hạn như các đặc điểm nhân khẩu học, cá tính, các kỹ năng, năng lực, hoặc kinh nghiệm công tác. Nhóm đa dạng là nhóm mà các thành viên chỉ có một vài hoặc không có đặc điểm tương tự nhau. Theo mục tiêu, nhiệm vụ mà tổ chức đặt ra cho nhóm làm việc, có ba loại nhóm làm việc cơ bản bao gồm: nhóm đặc nhiệm, nhóm làm việc chức năng và nhóm dự án. 15
  16. Nhóm đặc nhiệm là nhóm làm việc được thành lập nhằm giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc cải tiến 1 chức năng chuyên biệt nào đó trong tổ chức. Nhóm đặc nhiệm được vận hành nhằm hỗ trợ cho các hoạt động thường xuyên trong tổ chức. Chẳng hạn như 1 nhóm cải tiến chất lượng nhằm phân tích và thảo luận về các vấn đề liên quan đến quản lý chất lượng trong tổ chức. Nhóm đặc nhiệm phải tuân thủ quy định và quy trình giải quyết vấn đề đã được xác định trước trong tổ chức, được đào tạo về làm việc nhóm và đề xuất các giải pháp cho quá trình quản lý. Họ tư vấn cho sự thay đổi nhưng không thực hiện việc thay đổi đó. Những nhóm như vậy thường có chu kỳ hoạt động hạn chế hoặc tự giải thể sau khi vấn đề được giải quyết. Nhóm đặc nhiệm thường được xuất hiện trong ngành công nghiệp và khoảng hơn 80% các doanh nghiệp ở Mỹ sử dụng chúng. Nhóm đặc nhiệm là một phương thức vô cùng hiệu quả để kích thích nhân viên tham gia vào các hoạt động trong tổ chức. Tuy nhiên, họ gặp phải các vấn đề liên quan đến việc đánh giá và đãi ngộ các thành viên trong nhóm. Sẽ có xung đột cố hữu giữa các nhiệm vụ của nhóm làm việc tạm thời với các bộ phận chức năng được phân công ban đầu trong tổ chức. Các thành viên của nhóm làm việc sẽ dành một phần thời gian làm việc trong nhóm, còn lại phần lớn thời gian sẽ làm việc dưới sự giám sát của một người không phải là thành viên nhóm. Do gánh vác hai nhiệm vụ đồng thời như vậy nên nhóm làm việc tạm thời thường gặp phải vấn đề tạo động lực cho các thành viên nhóm. Do vậy, cần phải kết hợp đánh giá công việc trong nhóm và năng lực của các thành viên để giải quyết vấn đề trên. Nhóm làm việc chức năng là nhóm làm việc trong đó các thành viên trong nhóm làm việc một cách thường xuyên và ổn định lâu dài. Nhóm làm việc chức năng chịu trách nhiệm chính đối với chất lượng một sản phẩm hay dịch vụ do nhóm tạo ra. Có thể nhận dạng nhóm làm việc chức năng là nhóm các công nhân trong một dây chuyền sản 16
  17. xuất trong nhà máy hay nhóm những tiếp viên trên một chuyến bay hay là một kíp mổ (bác sỹ phẫu thuật). Các thành viên trong nhóm có thể có cùng kỹ năng chuyên môn hoặc đa chức năng nhưng có cùng thực hiện chức năng, nhiệm vụ giống nhau. Nhóm làm việc chức năng thường được sử dụng khoảng 78% các doanh nghiệp ở Mỹ. Nhóm này thường kiểm soát chặt chẽ việc hoàn thành các công việc được giao nhưng ít kiểm soát việc lựa chọn các nhiệm vụ, các vấn đề cá nhân và các khía cạnh công việc khác. Nhóm làm việc chức năng phát huy được nhiều lợi ích khi hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp và hỗ trợ các thành viên trong nhóm trên phương diện xã hội. Tuy nhiên, họ gặp phải vấn đề đánh giá và đãi ngộ bởi vì họ thường xuyên gặp khó khăn khi đánh giá và đãi ngộ các cá nhân trong nhóm cho dù các nhiệm vụ và công việc được phân công cho từng cá nhân là tương đối độc lập. Tiêu chí đo lường thành tích của nhóm này không được tách rời với mức độ (sự phân cấp) của nhóm trong tổ chức. Tổ chức cần đãi ngộ theo nhóm để kích thích cả nhóm làm việc, tuy nhiên thật khó để thừa nhận thành tích và đóng góp của từng cá nhân trong nhóm. Điều này luôn đòi hỏi phải đưa việc đánh giá các thành viên nhóm vào quá trình đánh giá thành tích nhóm. Nhóm dự án là nhóm bao gồm nhiều thành viên có chuyên môn khác nhau để cùng nhau thực hiện một dự án trong một khoảng thời gian nhất định. Chẳng hạn như nhóm phát triển sản phẩm mới. Nhóm dự án làm việc với những nhiệm vụ, công việc độc nhất và không chắc chắn, đòi hỏi sự sáng tạo và ra quyết định. Nhóm dự án có cấu trúc tạm thời trong đó các thành viên có thể thay đổi trong quá trình thực hiện dự án hoặc bị giải thể khi dự án được hoàn thành. Nhóm dự án đòi hỏi các thành viên trong nhóm gắn kết với nhau trong suốt thời gian thực hiện dự án, nhưng trong một khoảng thời gian nhất định. Ngay cả khi nhóm hoàn thành xong dự án thì việc đánh giá chất lượng công việc của các thành viên trong nhóm cũng rất khó khăn bởi vì giá trị công 17
  18. việc của họ chưa được thừa nhận ngay khi dự án kết thúc (hay nói cách khác nó chỉ được xác định sau khi dự án kết thúc một khoảng thời gian khá lâu). Nhóm dự án thường là nhóm đa chức năng, trong đó các thành viên trong nhóm có các kỹ năng và kinh nghiệm chuyên môn rất khác nhau. Tuy nhiên, họ cũng gặp phải các vấn đề về đánh giá và đãi ngộ bởi vì không ai có khả năng đánh giá các chuyên môn chuyên biệt của các thành viên trong nhóm. 1.1.2. Đặc điểm nhóm làm việc Mặc dù có những tiêu thức phân loại nhóm làm việc khác nhau nhưng có thể thấy rằng bất kỳ nhóm làm việc nào trong một tổ chức cũng có các đặc điểm cơ bản giống nhau như nhóm có mục tiêu chung được xác định, phương thức hoạt động được quy định rõ ràng, sự giao tiếp giữa các thành viên,... Ví dụ như đối với một nhóm bán hàng của Cocacola khi được công ty giao nhiệm vụ đạt mức doanh số bán hàng nhất định khi tung một sản phẩm mới ra thị trường. Rõ ràng việc thực hiện nhiệm vụ này là khó khăn khi nhóm chưa từng có kinh nghiệm cho việc bán sản phẩm này và áp lực doanh số bán hàng công ty không phải là nhỏ. Để hoàn thành mục tiêu này, tất cả các nhân viên bán hàng trong nhóm đều phải xác định rằng mọi thành viên phải tìm cách hỗ trợ nhau bán hàng. Để đạt doanh số bán hàng cao nhất, với năng lực, sở trường của mỗi cá nhân là khác nhau, mỗi nhân viên bán hàng sẽ phải đảm trách một công việc phù hợp với năng lực và sở trường của họ, ví dụ như điều tra tiếp cận thị trường, xử lý thông tin, tiếp xúc khách hàng, giao sản phẩm, thu tiền….. Ngoài ra, do kinh doanh sản phẩm mới nên ban đầu có nhiều khó khăn, chẳng hạn như làm thế nào để tạo niềm tin cho khách hàng về chất lượng sản phẩm, thuyết phục khách hàng nhanh chóng ký kết hợp đồng giao hàng với số lượng lớn,... các nhân viên bán hàng phải hợp tác chặt chẽ với nhau từ việc thăm dò ý kiến, thái độ khách hàng đến lúc giao hàng, thu tiền để cùng nhau khắc phục khó khăn và đạt mục tiêu năng suất và hiệu quả công việc. 18
  19. Bảng 1.1 dưới đây mô tả những đặc điểm cơ bản của nhóm làm việc. Bảng 1.1: Đặc điểm cơ bản của nhóm làm việc Đặc điểm Mô tả Định hướng mục tiêu Các thành viên cùng hướng đến các mục tiêu chung cụ thể và rõ ràng Phụ thuộc lẫn nhau Giữa các thành viên tồn tại một số quan hệ, sự kết nối, tin tưởng và chia sẻ về các hoạt động và mục tiêu chung Nhận thức của các Các thành viên nhận ra rằng họ là một tập thể phụ thành viên thuộc vào nhau Ảnh hưởng lẫn nhau Tác động giữa người này tới người khác vì họ có sự kết nối Mối quan hệ cấu trúc Những vai trò, quy tắc, tiêu chí mà có sự kiểm soát qua lại giữa các thành viên Tương tác giữa các Các thành viên giao tiếp và tương tác với nhau cá nhân thường xuyên Động lực cá nhân Thỏa mãn nhu cầu và mục tiêu của các thành viên trong nhóm Nguồn: Johnson và Johnson (2012) Thứ nhất, nhóm làm việc có định hướng mục tiêu chung. Trước hết, mục tiêu của nhóm làm việc và ranh giới mục tiêu giữa các nhóm làm việc với nhau trong một tổ chức phải được xác định rõ ràng. Nhóm làm việc thường được hình thành trong một tổ chức, hoạt động nhằm phục vụ mục tiêu, nhiệm vụ chung của tổ chức đó. Nếu bất đồng với mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức thì nhóm làm việc không thể tồn tại trong các tổ chức này. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm làm việc phải cùng nhau hướng tới mục tiêu chung của cả nhóm, cùng phải xác định lợi ích nhóm được đặt lên trên lợi ích cá nhân. 19
  20. Thứ hai, các thành viên trong nhóm làm việc có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau. Giữa các thành viên nhóm làm việc luôn tồn tại một sự kết nối, tin tưởng và chia sẻ với nhau về những hoạt động và mục tiêu chung. Chính sự kết nối này đã làm nên các giá trị văn hóa, ý tưởng, nhận thức chung được các thành viên trong nhóm làm việc xây dựng và phát triển trong quá trình cùng nhau làm việc. Thứ ba, các thành viên trong nhóm làm việc cần phải nhận thức rõ ràng họ là một tập thể phụ thuộc vào nhau, nhóm sẽ đạt được mục tiêu chung nếu tất cả các thành viên trong nhóm hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Các thành viên trong nhóm phải coi rằng công việc là trách nhiệm chung của cả nhóm mặc dù các cá nhân có thể thực hiện các nhiệm vụ riêng lẻ. Bản thân nhà quản trị nhóm làm việc cũng cần phải đặt mình vào trong nhóm, nhà quản trị nhóm không đứng ngoài hay đứng trên những thành viên khác trong nhóm mà là một thành viên thực sự của nhóm trực tiếp tham gia và giám sát công việc của các thành viên trong nhóm. Thứ tư, các thành viên trong nhóm làm việc có mức độ ảnh hưởng và liên đới chịu trách nhiệm cùng nhau đối với công việc và mục tiêu chung. Sự thành công của nhóm làm việc là công sức của tất cả các thành viên trong nhóm. Ngược lại nếu tất cả các thành viên trong nhóm gặp thất bại thì nhóm sẽ không thể hoàn thành được mục tiêu thì tất cả thành viên trong nhóm sẽ thất bại. Nếu họ không phải liên đới chịu trách nhiệm lẫn nhau, có nhiều khả nǎng là các cá nhân trong nhóm sẽ đi ngược lại mục tiêu và lợi ích của cả nhóm. Người ta có thể đã nghe nhiều đến câu nói "Không có chữ tôi trong từ nhóm". Ý nghĩa ẩn sau câu nói này là mọi người không được ích kỷ và cần làm việc với nhau vì lợi ích của cả nhóm. Vì mỗi cá nhân về cơ bản đều là những sinh vật ích kỷ, điều quan trọng là người lãnh đạo phải cho mỗi thành viên thấy phải làm thế nào để lợi ích của cả nhóm chính là lợi ích tối cao của mỗi thành viên. Thứ năm, mối quan hệ cấu trúc trong nhóm làm việc là khá chặt chẽ. Nhóm làm việc có phương thức hoạt động và quy trình làm việc được tổ chức chặt chẽ cho dù sự ổn định về các thành viên trong nhóm 20
nguon tai.lieu . vn
Kỹ năng phỏng vấn Kỹ năng quản lý Kỹ năng làm việc nhóm Kỹ năng tư duy Nghệ thuật sống Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng đàm phán Kỹ năng thuyết trình Kỹ năng tổ chức Kỹ năng lãnh đạo TOEFL - IELTS - TOEIC