Xem mẫu
- HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CƠ SỞ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Khoa QTKD2
Bài giảng về Teamwork
Người biên soạn: Nguyễn Văn Phương
Giảng viên khoa QTKD2, Học viện CNBCVT.
TP.HCM, tháng 07 năm 2011
- Giới thiệu
Trƣớc khi vào nội dung chính của môn học chúng ta nên tìm hiểu vì sao cần phải học
kỹ năng làm việc nhóm. Trƣớc hết, mỗi ngƣời trong sinh hoạt hằng ngày là thành viên của ít
nhất một nhóm. Ví dụ, gia đình đóng vai trò nhƣ là một nhóm nhỏ trong xã hội mà bạn chính
là thành viên trong nhóm và đảm nhiệm một vai trò nhất định. Trong trƣờng học, bạn sẽ là
thành viên của lớp học. Ngoài xã hội, bạn sẽ là thành viên của một nhóm nào đó trong sinh
hoạt câu lạc bộ hoặc là nhân viên làm việc cho một doanh nghiệp. Đặc biệt, nếu xét về hiệu
quả hoạt động của doanh nghiệp, các nhóm trong doanh nghiệp nhƣ là các phòng ban chức
năng, các phân xƣởng sản xuất, các tổ chuyên môn và các nhóm dự án đóng vai trò vô cùng
quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển doanh nghiệp.
Chính vì lẽ đó mà các chủ doanh nghiệp rất quan tâm đến việc đầu tƣ lớn cho việc đào
tạo nhân viên có kỷ luật lao động, có khả năng thích ứng trong môi trƣờng làm việc mới và
có thể làm việc cùng với nhau để gia tăng hiệu quả công việc và năng suất lao động.
Nhƣ vậy vấn đề đặt ra là bằng cách nào bạn có thể hòa đồng với các thành viên khác
trong một nhóm mới ở một môi trƣờng làm việc khác biệt? Trong thực tế, các sinh viên mới
ra trƣờng nếu không chuẩn bị những kỹ năng làm việc theo nhóm sẽ gặp rất nhiều khó khăn
khi tiếp cận công việc mới. Họ có thể có kiến thức về chuyên môn tốt và có sự nhiệt tình của
tuổi trẻ, nhƣng họ không thể hòa đồng trong nhóm mới một cách hiệu quả. Họ sẽ có tâm
trạng lo lắng và thiếu tự tin khi đƣợc phân công việc. Cảm giác thƣờng thấy đối với ngƣời
mới nhận việc là hay có suy nghĩ “ma cũ ăn hiếp ma mới”.
Những nguyên nhân gây ra sự thất bại trong một nhóm làm việc thƣờng thấy là:
1> Thành viên có sự khác biệt quá lớn về văn hóa, sắc tộc, vùng miền.
2> Thành viên kém về kỹ năng giao tiếp và kỹ năng sống trong môi trƣờng tập thể.
3> Thành viên không có khả năng học hỏi và quan sát từ đồng nghiệp.
4> Thành viên không đánh giá đƣợc năng lực thực tế của mình.
5> Thành viên thiếu nhiệt tình và thiếu tự tin khi tham gia các hoạt động của nhóm.
6> Thành viên có thái độ tiêu cực, không thể làm việc cùng với nhau một cách hiệu quả vì
những ganh tị hay hiềm khích. Ngoài ra, những xung đột về lợi ích cá nhân có thể ảnh hƣởng tiêu
cực đến hiệu quả công việc của nhóm
7> Thành viên có tính tự kỷ hay ích kỷ sẽ rất khó hòa đồng trong môi trƣờng làm việc
nhóm. Ngoài ra, những cá nhân có tƣ tƣởng bảo thủ, cục bộ cũng rất khó thích nghi trong công
việc đòi hỏi có sự hợp tác của nhiều ngƣời.
Nếu bạn thật sự muốn thành công trong một doanh nghiệp, bạn cần phải biết cách làm
việc nhƣ là một thành viên không thể thiếu của nhóm. Bạn phải nhanh chóng thích nghi trong
môi trƣờng làm việc hiện đại với áp lực công việc ngày càng cao và đòi hỏi phải có sự phối
hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức.
1
- Do tầm quan trọng của kỹ năng làm việc theo nhóm, nên chúng tôi thiết kế nội dung
cho môn học này trên cở sở trang bị cho ngƣời học những kỹ năng cơ bản trong quá trình làm
việc nhóm. Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ cung cấp những bài học kinh nghiệm thực tế trong
quá trình làm việc theo nhóm và các nghiên cứu môi trƣờng làm việc thực tế nhằm giúp cho
sinh viên có thể hiểu rõ hơn những kỹ năng làm việc nhóm.
Nếu bạn trang bị những kỹ năng làm việc nhóm thật tốt, bạn sẽ trở thành những ứng
cử viên sáng giá cho bất kỳ vị trí nào trong hành trang tìm việc và thay đổi công việc của bạn.
Những điều may mắn hay cơ hội phát triển nghề nghiệp của bạn tự nó sẽ không bao giờ đến
với bạn, mà do chính bản thân bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để tạo ra nó và đón nhận chúng một
cách hiệu quả nhất.
Trong chƣơng trình học về kỹ năng làm việc nhóm chúng tôi sẽ giới thiệu đến các học
viên sáu chƣơng chủ yếu sau:
Chƣơng 1: Những vấn đề chung về nhóm và làm việc nhóm
Chƣơng 2: Sự cần thiết phải làm việc nhóm
Chƣơng 3: Các yếu tố tạo nên thành công khi làm việc nhóm
Chƣơng 4: Vai trò lãnh đạo
Chƣơng 5: Phát triển nhóm
Chƣơng 6: Vài điều lƣu ý khi làm việc nhóm trong thực tế
Chúng ta sẽ có 15 tiết lý thuyết và 15 tiết bài tập để hoàn thành khóa học này.
Ngoài những nội dung trên, chúng tôi còn hƣớng tới mục tiêu chung của môn học
giúp cho học viên phát triển những thái độ và kỳ vọng chuẩn mực trong môi trƣờng làm việc
theo nhóm. Sinh viên học cách làm thế nào biểu lộ những tài năng cá nhân tác động tích cực
đến hiệu quả công việc của mình và mang lại sự thành công chung của nhóm. Sinh viên sẽ
học cách chấp nhận thực tế từ nơi làm việc và các đồng nghiệp. Những vấn đề luật bất thành
văn trong môi trƣờng làm việc cũng rất đƣợc quan tâm trong môn học này mà các bạn cần
phải biết. Sinh viên còn học cách giải quyết và né tránh những mâu thuẫn trong quá trình làm
việc nhóm. Ngoài ra, sinh viên cũng sẽ đƣợc tiếp cận những kỹ năng xây dựng mục tiêu và
thƣơng thuyết để đạt đƣợc mục tiêu của nhóm.
Hy vọng với những nội dung đƣợc trình bày trong môn học này sẽ mang lại nhiều giá
trị thiết thực cho các bạn học viên trong sinh hoạt hằng ngày và sẵn sàng nắm lấy thời vận
mới trên con đƣờng tìm kế mƣu sinh của mình.
2
- Chương 1: Những vấn đề chung về nhóm và làm
việc nhóm
Trong chƣơng này chúng tôi sẽ giới thiệu các nội dung chủ yếu: 1> khái niệm về
nhóm; 2> giải thích vì sau các công ty quan tâm đến việc hình thành và phát triển các nhóm
làm việc hiệu quả; 3> liệt kê các loại hình nhóm; 4> các đặc trƣng của nhóm; 5> quá trình
hình thành nhóm; 6> những điều cần quan để hoàn thiện nhóm; 7> qui chế tổ chức nhóm.
1> Khái niệm về nhóm.
Từ “team” đƣợc sử dụng lần đầu tiên vào thế kỷ thứ 9 nhằm để ám chỉ các gia súc
đƣợc cột lại với nhau phục vụ cho việc cày bừa; vào thế kỷ 16, ý nghĩa cùa nó đã phát triển
nhằm diễn tả nhóm ngƣời làm việc với nhau vì một mục tiêu chung. Trong thế kỷ 19, từ team
sử dụng chủ yếu trong các môn thể thao. Vào giữa thế kỷ 20, ý nghĩa của “teamwork” trong
nhóm làm việc chung càng trở nên phổ biến.
Chúng ta sẽ xem xét các khái niệm về nhóm đƣợc nhiều học giả chấp nhận:
Cùng theo đuổi 1 triết lý, các tư tưởng và giá trị;
Cùng cam kết giải quyết vấn đề đang gặp;
Cùng nhau chia sẻ trách nhiệm và hỗ trợ nhau nhằm đạt được nhiệm vụ chung;
Giao tiếp một cách cởi mở và trung thực;
Tóm lại, teamwork là nhóm ngƣời cùng làm việc với nhau để theo đuổi 1 mục đích cụ
thể nhằm đạt đƣợc nhiều thành công. Tất cả chúng ta đều tham gia hoặc là thành viên của ít
nhất một nhóm. Ví dụ, một gia đình hoạt động nhƣ là 1 nhóm. Nếu muốn thành công trong
công việc, bạn cần thiết phải biết làm việc nhƣ một thành viên của nhóm. “All for one and
one for all” 3 Musketeers.
Teamwork đƣợc thiết lập nhƣ là 1 trong những chuẩn mực quan trọng trong chiến
lƣợc kinh doanh. Vấn đề làm sao khuyến khích các thành viên đóng góp những ý tƣởng mới
và triển khai những ý tƣởng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhằm phục vụ cho chiến lƣợc
kinh doanh của doanh nghiệp. “Chúng tôi tất cả làm việc cùng với nhau; đó là bí quyết -
We’re all working together; that’s the secret” Sam Walton.
Các thành viên trong nhóm đóng vai trò quan trọng quyết định sự thành công của
nhóm. Do đó các doanh nghiệp chi tiêu hàng triệu Mỹ kim để đào tạo nhân viên làm việc theo
nhóm một cách hiệu quả.
3
- 2> Vì sao các công ty quan tâm đến các nhóm làm việc
Những nhân viên cần hoàn thiện những kỹ năng tƣơng tác cá nhân trong nhóm, điều
đó sẽ giúp họ thích nghi nhanh chóng trong một tập thể. Jerry Richmond từng là ngƣời quản
lý hệ thống siêu thị của Sears và Woolworth trƣớc khi thành lập hệ thống cửa hàng bán lẻ.
Ông ấy phát biểu nhƣ sau: ông ấy đã từng chứng kiến những ngƣời tài giỏi đến và ra đi.
Nhƣng lời khuyên chân thành của ông ấy đối với các bạn sinh viên là: kỹ năng tốt nhất mà
bạn có thể phát triển đó là hòa đồng với mọi ngƣời. Sự hợp tác với đồng nghiệp là vô cùng
cần thiết để khắc phục hàng ngàn khuyến điểm mà bạn có thể gặp phải.
Phát triển những kỹ năng làm việc nhóm tốt sẽ giúp bạn sẳn sàng tiếp nhận bất cứ
công việc với nhiều cơ hội và thách thức cho sự nghiệp của bạn. Tầm quan trọng của làm
việc theo nhóm đó là sự nổ lực của bản thân của các thành viên không thể thiếu đƣợc, do đó
mà các nhà quản lý doanh nghiệp rất quan tâm đến nhóm làm việc hiệu quả.
Các doanh nghiệp rất quan tâm đến hiệu quả của các nhóm làm việc. Những chuyên
gia nghiên cứu trong lãnh vực nhân sự có nhận xét rằng nhóm làm việc hiệu quả có thể cải
thiện năng suất lao động tăng từ 10-40 phần trăm. Các nhóm trong nơi làm việc đƣợc kỳ vọng
mang lại giá trị cao hơn so với giá trị đơn lẻ của từng thành viên trong nhóm. Hay nói cách
khác, các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả có thể tiêu hao nhiều công sức và cống
hiến toàn tâm trí của mình để đạt đƣợc mục tiêu của nhóm.
Chúng ta sẽ xét đến một số lý do vì sao các doanh nghiệp quan tâm đến làm việc theo
nhóm trong môi trƣờng làm việc hiện đại với đầy khó khăn và thách thức:
Yêu cầu của phát triển của công nghệ đòi hỏi nhiều nhiệm vụ, trách nhiệm và dự án
ngày càng có mức độ phức tạp hơn mà một cá nhân không thể đảm đƣơng nổi.
Để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất, các doanh nghiệp phải thiết kế cấu trúc quản lý
theo nhóm.
Khi hoạt động kinh doanh mở rộng và phát triển trên phạm vi nhiều quốc gia, các
công ty phải giải quyết nhiều vấn đề mới phát sinh. Vì vậy, phân công trách nhiệm rõ
ràng cho từng nhóm và tƣơng tác giữa các nhóm là vô cùng cần thiết.
3> Các loại hình nhóm
Trong những nghiên cứu các loại hình của nhóm ngƣời ta phân biệt các loại hình
nhóm làm việc theo các tiêu chí sau:
i. Nhóm theo mục tiêu công việc:
Nhóm giải pháp-hình thành nhằm nghiên cứu những vấn đề nan giải cụ thể và
đƣa ra các biện pháp.
Nhóm chạy việc-có trách nhiệm chính thức nhằm dẫn dắt các nhóm khác.
Nhóm thực thi-có chức năng thực thi các nhiệm vụ phân công.
ii. Nhóm theo chức năng:
4
- Nhóm quan hệ hàng dọc-bao gồm 1 ngƣời quản lý và các thành viên, thƣờng
gọi là nhóm hoạt động theo mệnh lệnh.
Nhóm quan hệ hàng ngang-bao gồm các thành viên có vị trí ngang hàng
nhƣng khác biệt về chuyên môn.
Nhóm phục vụ cho mục đích đặt biệt-hình thành bên ngoài tổ chức để phục
vụ dự án đặc biệt và tự giải tán khi dự án hoàn thành.
Nhóm theo dự án-liên kết các thành viên ở những bộ phận khác nhau.
Nhóm theo công việc-có trách nhiệm hoàn toàn tiến trình công việc. Tổ chức
công việc và hỗ trợ các thành viên hoàn thành nhiệm vụ.
Nhóm hoàn thiện chất lượng-có mục tiêu quan trong là hoàn thiện chất
lƣợng sản phẩm và dịch vụ, nâng cao mức độ thỏa mãn của khách hàng, hoàn
thiện hoạt động của nhóm, và giảm chi phí. Nhóm thuộc thể loại thƣờng thực
thi nhiệm vụ sang tạo những phát minh và ý tƣởng mới.
iii. Các nhóm trong môi trƣờng làm việc mới
Nhóm làm việc qua mạng (Virtual teams)-bao gồm thành viên ở vị trí địa lý
hoặc tổ chức bị phân tán nhƣng có thể liên hệ với nhau thông qua sự trợ giúp
của công nghệ thông tin.
Nhóm toàn cầu-thành viên nhóm từ nhiều quốc gia khác.
iv. Mối liên hệ giữa các loại hình nhóm:
Mối quan hệ giữa các loại hình nhóm và mức độ tự chủ:
Nhóm
Tự
Nhóm Lập
Tự
Nhóm Quản
Dự
Nhóm án
Nhân
Nhóm viên
Truyền
thống
Tính tự chủ
15
Mối quan hệ giữa các nhóm đặc biệt
5
- Các dạng nhóm đặc biệt
Các nhóm có
Các nhóm ảo
chức năng chéo
Các nhóm dự án
16
4> Đặc trưng của nhóm
Nhóm làm việc có 3 đặc trƣng cơ bản sau:
i. Qui mô
Qui mô lý tƣởng sẽ là 7. Trong thực tế giao động 5-12 hoạt động tốt.
Nhóm nhỏ (2-4) dễ đạt sự nhất trí, và có nhiều câu hỏi hơn.
Nhóm lớn (12 or hơn) có khuynh hƣớng nhiều bất đồng, tự tạo nhóm nhỏ, và
gây mất đoàn kết.
ii. Đa dạng
Có nhiều biện pháp để giải quyết các vấn đề nhƣ: Tạo môi trƣờng làm việc
thoải mái sẽ khơi dậy nguồn sáng tạo.
Tham gia vào giải quyết các xung đột căng thẳng để đƣa ra quyết định kịp
thời.
Thực hiện nhiệm vụ của nhóm: sắc tộc, quốc tịch, đạo đức, văn hóa.
Ngắn hạn = học làm việc chung sẽ khó khăn.
Lãnh đạo sẽ hỗ trợ giải quyết các vấn đề khó khăn cùng với thời gian
iii. Vai trò thành viên
Đảm nhiệm vai trò chuyên môn: tốn nhiều thời gian và sức lực để giúp nhóm
đạt đƣợc mục tiêu. Các thành viên sẽ làm tròn trách nhiện của mình nhƣ:
6
- tham gia đề xuất các ý tƣởng khởi đầu; đƣa các quan điểm; tìm thông tin; tóm
lƣợc; tiếp sức.
Đảm nhiệm vai trò động viên: động viên các thành viên khi cần thiết. Nhiệm
vụ chủ yếu là của thành viên là làm sao: khích lệ các thành viên khác làm việc
hiệu quả; sống hài hòa; giảm căng thẳng; đồng hành với các thành viên khác
để hoàn thành nhiệm vụ của nhóm; có thể thỏa hiệp với các nhóm khác nhằm
đạt đƣợc mục tiêu của nhóm.
Các thành viên phải biết tôn trọng lẫn nhau trong qua trình làm việc.
5> Qúa trình hình thành nhóm và phát triển nhóm
Năm bƣớc quan trọng-nhóm hoạt động hiệu quả khi xây dựng nhóm
Xác định đƣợc vấn đề hay nắm bắt cơ hội.
Thu thập data và phân tích.
Lên kế hoạch hoàn thiện hoạt động nhóm.
Hành động cụ thể để hoàn thiện chức năng.
Định kỳ đánh giá kết quả.
Ba cách thức xây dựng nhóm quan trọng
Phƣơng pháp tái cấu trúc nhóm
Phƣơng pháp tiếp tục hoàn thiện
Phƣơng pháp kinh nghiệm thực tế bên ngoài
6> Những điều cần quan tâm để hoàn thiện nhóm
i. Vấn đề phát sinh từ thành viên mới
Trong một nghiên cứu các nhóm làm việc theo dự án, “những ngƣời trả lời phỏng vấn
ƣớc tính phải mất khoảng thời gian từ 3 đến 9 tháng để phát triển một mức độ thỏa
mái và độ tin cậy với các thành viên mới” (Parker, 2008, trang 46).
ii. Nhiệm vụ và duy trì năng lực lãnh đạo
Nhiệm vụ và năng lực lãnh đạo nhóm là rất khó khăn và vô cùng quan trọng. Ngƣời
lãnh đạo phải có bản lĩnh và những kỹ năng thƣơng thuyết tuyệt vời để phát triển và
duy trì các mối quan hệ một cách hiệu quả với hàng loạt các mối quan hệ xã hội đa
dạng.
iii. Các thành viên cần tránh cách cƣ xử thiếu xây dựng:
7
- Quá hung dữ; từ chối hợp tác; sử dụng nhóm nhƣ là diễn dàn cho mục đích cá nhân;
nói nhiều về vấn đề ngoài lề; cố gắng tranh giành sự chú ý và kể công.
iv. Thể hiện vai trò năng động.
Một nhóm làm việc năng động sẽ góp phần gia tăng hiệu quả hoạt động của nhóm.
v. Xây dựng và hoàn thiện chuẩn mực.
Việc xây dựng các qui định và chuẩn mực rõ rang sẽ tránh đƣợc những mâu thuẫn và
xung đột lợi ích trong quá trình hình thành và phát triển nhóm
vi. Đoàn kết
Đoàn kết và đồng thuận đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp cho nhóm hoàn thành
nhiệm vụ hay mục tiêu.
7> Quy chế tổ chức nhóm:
Để nhóm hoạt động có hiệu quả, các nhà nghiên cứu đã phân biệt 7 loại ngƣời trong
một nhóm:
i. Ngƣời lãnh đạo nhóm
Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc
Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá tính của các thành viên trong
nhóm. Giỏi tìm ra các cách vƣợt qua những điểm yếu. Có khả năng tiếp cận thông tin
hai chiều. Biết tạo bầu không khí hƣng phấn và lạc quan trong nhóm.
ii. Ngƣời góp ý
Nhiệm vụ:Giám sát và phân tích tính hiệu quả lâu dài của nhóm.
Không bao giờ thoả mãn với phƣơng sách kém hiệu quả. Chuyên viên phân tích các
giải pháp để thấy đƣợc các mặt yếu trong đó. Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết
điểm. Tạo phƣơng sách chỉnh lý khả thi
iii. Ngƣời bổ sung
Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy
Suy nghĩ có phƣơng pháp nhằm thiết lập biểu thời gian. Lƣờng trƣớc những trì trệ
nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi. Có trí lực và mong muốn việc
chỉnh đốn các sự việc. Có khả năng hỗ trợ và giúp đỡ đồng đội vƣợt qua khó khăn.
iv. Ngƣời giao dịch
Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm
8
- Ngƣời có khả năng ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu của ngƣời khác. Gây
đƣợc sự an tâm và am hiểu. Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm. Chín
chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy.
v. Ngƣời điều phối
Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi ngƣời làm việc chung với nhau theo phƣơng án liên kết
Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ. Cảm nhận đƣợc những ƣu tiên.
Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc. Có tài giải quyết những rắc rối.
vi. Ngƣời tham gia ý kiến
Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm
Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị. Mong muốn đƣợc lắng nghe ý kiến
của những ngƣời khác. Nhìn các vấn đề nhƣ những cơ hội đầy triển vọng chứ không
phải là những tai hoạ.
vii. Ngƣời giám sát
Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao
Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn. Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô
phạm, chuẩn mực. Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi ngƣời. Không chần
chừ đƣa vấn đề ra. Có khả năng đánh giá năng lực làm việc của thành viên để đề xuất
khen thƣởng kịp thời cũng nhƣ là phát hiện sai sót để đề xuất biện pháp khắc phục.
9
- Chương 2: Sự cần thiết phải làm việc nhóm
Nhƣ chúng ta biết nhóm làm việc xuất hiện ở khắp mọi nơi. Các nhóm làm việc hiệu
quả là nhân tố quan trọng góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp. Chúng ta có thể
điểm một số ví dụ có liên quan đến hoạt động hiệu quả của nhóm đã mang lại giá trị cốt lõi
cho sự thành công của các doanh nghiệp:
Các công ty dƣợc phẩm phát triển những chủng loại thuốc mới quan trọng và nhanh
chóng đƣa chúng ra thị trƣờng đáp ứng nhu cầu của các bệnh nhân.
Các công ty cung cấp sản phẩm gia dụng hoàn hiện dịch vụ chăm sóc khách hàng và
nhanh chóng xử lý các yêu cầu khách hàng.
Các công ty máy tính liên tục đƣa ra các dòng sản phẩm mới.
Các công ty đa quốc gia hợp tác với đối tác kinh doanh ở khắp mọi nơi trên thới giới
Nhiểu công ty phải thiết kế lại và hiện đại hóa dây truyền sản xuất
Các công ty viễn thông không ngừng hoàn thiện chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ
Các doanh nghiệp sản xuất không ngừng cải tiến công nghệ giảm chi phí sản xuất và
giảm hao hụt nguyên vật liệu nhằm gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng.
Các trƣờng học không ngừng cải tiến nội dung môn học đáp ứng nhu cầu của nhà
tuyển dụng.
Và vô số những ví dụ khác nữa mà chúng ta có thể thấy hằng ngày, các tổ chức kinh
doanh, hội đoàn, các cơ quan hành chánh sự nghiệp, cơ sở y tế không ngừng thay đổi
hoàn thiện chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho ngƣời tiêu dùng.
Nhƣ vậy làm việc theo nhóm là nền tảng cốt lõi cho sự thành công của một tổ chức.
Các thành viên cần xác định mục tiêu quan trọng hơn vai trò.
Nếu bạn nghĩ bạn đại điện cho toàn bộ bức tranh, bạn sẽ không giờ thấy đƣợc bức
tranh lớn hơn. Không có ai trong số chúng ta là quan trọng hơn ngƣời khác.
Mục tiêu của nhóm phải rõ ràng, phù hợp với mục tiêu chung của công ty. Mục tiêu
phải đƣợc cụ thể hóa và mang tính khả thi. Mục tiêu của nhóm phải tính đến sự đóng
góp và trách nhiệm của tất cả cá nhân trong nhóm. “Alone we can do so little;
together we can do so much”, Helen Keller. Mục tiêu lớn có thể tách ra thành nhiều
mục tiêu nhỏ.
Phân chia từng hạn mục cho thành viên và mỗi thành viên có nhiệm vụ hoàn thành
chúng.
Bí quyết để xác định mục tiêu đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Mỗi thành viên phải gánh vác trách nhiệm nhất định.
Mỗi thành viên cần có tiếng nói về một quan điểm.
Mỗi quan điểm nên đƣợc cân nhắc và xem xét một cách cẩn thận.
10
- Mỗi thành viên cần tự nguyện gánh vác nhiệm vụ phù hợp với năng lực và thế mạnh
của mình.
Các thành viên phải có cam kết và hỗ trợ lẫn nhau.
Các thành viên chia sẻ chiến thắng và chấp nhận khiển trách khi bị thất bại.
Teamwork đƣợc sinh ra khi bạn loại bỏ đƣợc cái tôi trong bạn
Một là số quá nhỏ để đạt đƣợc sự vĩ đại.
Một nhóm mạnh mẽ với giấc mơ đơn giản vẫn tốt hơn một nhóm yếu ớt với giấc mơ
vĩ đại.
Nhóm chiến thắng khi các thành viên làm tròn trách nhiệm của mình.
Nếu đi vào phân tích chi tiết khi nào chúng ta cần làm việc theo nhóm, thì các nhà
nghiên cứu đã quan tâm đến: 1> Giải thích mặt tích cựa và tiêu cực khi làm việc nhóm và 2>
Ghi nhận và hiểu đƣợc các loại nhóm làm việc.
Những thuận lợi và khó khăn
khi làm việc nhóm
Thuận lợi của
nhóm
Bất lợi của
nhóm
Khi nào sử dụng
&
Không sử dụng
47
i. Xét những nhân tố thuận lợi khi làm việc theo nhóm
Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng
Nâng cao chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ
Phát triển sản phẩm nhanh chóng và hiệu quả
Các nhân viên hài long với công việc
Tìm phƣơng án tối ƣu:
11
- ii. Xét những nhân tố bất lợi khi làm việc theo nhóm
Ban đầu việc điều chuyển lao động cao
Va chạm xã hội
Tìm giải pháp giảm
iii. Làm đúng trách nhiệm
Thực hiện công việc đƣợc phân công
Làm việc thiếu trách nhiệm sẽ ảnh hƣởng đến hiệu suất làm việc của nhóm.
Trong thực tế, trốn tránh công việc sẽ gây tổn thất lớn:
+ Giảm doanh thu.
+ Tạo ra những sản phẩm kém chất lƣợng hơn.
+ Giảm năng suất lao động.
iv. Những bất lợi của làm việc theo nhóm thƣờng gặp trong thực tế.
Những nguyên nhân sau đây có thể làm cho nhiều thành viên không nổ lực tham gia
vào công việc chung của nhóm:
a. Sự hiện diện của một ngƣời quá nổi trội
b. Trình bày một việc gây tranh cãi
c. Thiếu tự tin về khả năng đóng góp của mình
12
- d. Ra quyết định không quan trọng hay vô nghĩa
e. Đƣa ra quyết định thiếu cơ sở
v. Bảng so sánh khi nào nên và không nên làm việc theo nhóm
vi. Các đặc điểm cơ bản của nhóm làm việc
a. Qui chuẩn
13
- Các tiêu chuẩn quy định hành vi nhóm. Chúng có ảnh hƣởng mạnh mẽ đến hành vi
làm việc và điều tiết hành vi hàng ngày của các nhóm
b. Đoàn kết
Càng đoàn kết, nhóm càng thu hút đƣợc nhiều thành viên và các thành viên này có
động lực để ở lại nhóm. Các nhóm đoàn kết:
Giữ đƣợc các thành viên
Thúc đẩy hợp tác
Hiệu suất làm việc cao
c. Biện pháp đẩy mạnh đoàn kết trong nhóm
Hãy chắc chắn rằng tất cả các thành viên trong nhóm có mặt tại các buổi họp nhóm
Tạo thêm cơ hội cho các thành viên nhóm làm việc cùng nhau
Tham gia vào các hoạt động mang tính cộng đồng
Làm cho nhân viên cảm thấy rằng họ là một phần của một tổ chức “đặc biệt”
d. Mối quan hệ giữa đoàn kết và hiệu quả
e. Quy mô
14
- f. Xung đột
Xung đột dạng C(Compliance)
Xung đột về nhận thức
Tập trung vào các vấn đề
kết hợp với những cải tiến trong hoạt động nhóm
Xung đột dạng I(Influence)
Xung đột cảm xúc
Tình cảm, bất đồng cá nhân
Kết hợp với sự giảm sút hoạt động của nhóm
Cả hai dạng thường xảy ra đồng thời
g. Sự phát triển của teamwork
Tuckman (1965) xác định 4 giai đoạn phát triển của nhóm:
I> Hình thành (Forming): giai đoạn khởi đầu cho việc hình thành nhóm. Mọi việc đều
mới lạ.
II> Trổi dậy (storming): giai đoạn tranh luận và bài tỏ những bất đồng và có còn sự
chia rẻ trong nhóm
III> Qui chuẩn (norming): giai đoạn thiết lập kỹ cƣơng, qui chế để giải quyết bất
đồng, ra quyết định, những qui tắc ứng xử hoài hòa.
IV> Thực hiện (performing): giai đoạn thực thi sứ mệnh và mục tiêu của nhóm.
15
- Chương 3: Các nhân tố tạo nên thành công khi làm
việc nhóm
1> Giao tiếp và thương thuyết hiệu quả
1.1. Những khía cạnh giao tiếp của Teamwork
a. Vai trò
Giao tiếp giữa các thành viên theo khuôn khổ phù hợp.
Ba loại giao tiếp phổ biến liên quan đến vai trò
o Nhiệm vụ-tóm tắt và đánh giá ý tƣởng & thành quả của nhóm. Gợi ý phát
triển ý tƣởng mới
o Vai trò duy trì –giảm áp lực công việc. Hòa giải mâu thuẫn và bất đồng.
o Vai trò trung tâm-dẫn dắt nhóm thảo luận.
b. Chuẩn mực
Xây dựng giới hạn giao tiếp có thể chấp nhận
Nhấn mạnh đặc thù văn hóa quốc gia, công ty, và cá tính.
Thực hiện nội qui cơ quan.
c. Học tính kiên nhẫn và lắng nghe
Học tính kiên nhẫn là nhân tố quan trọng.
Chất lƣợng giao tiếp phụ thuộc rất lớn vào khả năng lắng nghe
d. Giao tiếp và thành công
Giao tiếp là cách thức quan trọng để nhóm học hỏi và trao đổi công việc.
Có mối quan hệ trực tiếp giữa chất lƣợng giao tiếp và hiệu quả công việc của nhóm
Hiệu quả công việc còn thông qua giao tiếp để học hỏi kinh nghiệm từ những trƣờng
hợp thất bại và thành công của các nhóm khác.
Giao tiếp thông qua bộ phận tiếp xúc khách hàng sẽ hoàn thiện chất lƣợng sản phẩm
và dịch vụ đáng kể.
e. Giao tiếp và thành công
Giao tiếp là cách thức quan trọng để nhóm học hỏi và trao đổi công việc.
Có mối quan hệ trực tiếp giữa chất lƣợng giao tiếp và hiệu quả công việc của nhóm
16
- Hiệu quả công việc còn thông qua giao tiếp để học hỏi kinh nghiệm từ những trƣờng
hợp thất bại và thành công của các nhóm khác.
Giao tiếp thông qua bộ phận tiếp xúc khách hàng sẽ hoàn thiện chất lƣợng sản phẩm
và dịch vụ đáng kể.
1.2. Các phƣơng pháp đàm phán
Phát triển những mối quan hệ, tạo lòng tin và thích ứng với sự khác biệt văn hóa.
Trao đổi thông tin về chủ đề cần thƣơng thuyết.
Nhận biết tính đa dạng về văn hóa để có chiến thuật đàm phán phù hợp.
Nhấn mạnh vai trò nhân nhƣợng để đạt đƣợc thỏa thuận.
1.3. Những rào cản đối với việc thƣơng thuyết
Thất bại vì không lắng nghe cẩn thận
Sợ mất mặt.
Kiêu ngạo.
Sợ bị chê bai
Sợ trách nhiệm cá nhân khi sự việc xảy ra.
1.4. Nhân tố thời gian trong thƣơng thuyết nhóm
Thời gian để lắng nghe-ngay cả những điểm không thích.
Thời gian để phát biểu-bite your tongue when it’s not.
Thời gian để hoàn giải-tập trung và làm rõ những điều còn hiểu lầm.
Thời gian để học hỏi-cần xem xét nhiều khía cạnh
Thời gian để thỏa hiệp tìm giải pháp thích hợp
Thời gian để chấp nhận và thay đổi
Thời gian để hỗ trợ và tăng trƣởng.
2> Thách thức của teamwork
Trong thời đại nền kinh tế toàn cầu hóa, việc phát triển và duy trì hiệu quả teamwork là
vô cùng khó khăn.
17
- Thành viên của nhóm có thể ở nhiều nƣớc nên gặp khó khăn về ngôn ngữ và khác biệt
văn hóa. Vì vậy, thiết lập 1 nhóm làm việc chỉ mới phản ảnh đƣợc 1 phần của bức tranh,
bạn phải mô tả đƣợc phần còn lại đó chính là hiệu quả công việc.
Goldman Sachs: “Corporations pay for performance, not for potential”
3> Những khác biệt về văn hóa
Sự hiểu nhầm đôi lúc dẫn tới mâu thuẫn và có suy nghĩ tiêu cực. Sự hiểu nhầm cũng có
thể dẫn đến việc thực thi nhiệm vụ không đúng tiến độ và không đạt đƣợc mục tiêu nhƣ
mong đợi. Vì vậy, vai trò của trƣởng nhóm rất quan trọng đảm bảo việc giao tiếp thông
suốt, chính xác và mọi thành viên hiểu rõ đƣợc trách nhiệm.
4> Hỗ trợ từ hệ thống quản lý
Cách thức chọn các lãnh đạo, đánh giá năng lực thành viên, và trao phần thƣởng thích
đáng cho nhóm xuất sắc. Các lãnh đạo phải áp dụng cách quản lý để khuyến khích các
thành viên phát huy hết năng lực. Khuyến khích sự hợp tác đan xen giữa các nhóm.
Thiết lập cơ chế khen thƣởng thích đáng cho nhóm, ghi nhận các thành viên xuất sắc. Tạo
dựng đƣợc qui trình đánh giá minh bạch khuyến khích các thành viên phấn đấu đạt đƣợc
phần thƣởng.
5> Tạo dựng niềm tin nhanh chóng
Tạo dựng niềm tin để nâng cao hiệu quả giao tiếp là quá trình lâu dài. Các thành viên
trong nhóm phải tuân thủ nội quy qui định để nâng cao hiệu quả hoạt động nhóm, mặc dù
trong thực tế mức độ tin tƣởng lẫn nhau giữa các thành viên thƣờng đƣợc dựa vào các
mối quan hệ đã có trƣớc đây. Xây dựng niềm tin sẽ đƣợc tích tụ từng phần nhỏ thông qua
đối thoại trực tiếp.
6> Khi một thành viên tham gia nhiều nhóm
Công việc sẽ không suông sẻ nếu nhƣ các cá nhân tham gia quá nhiều nhóm và việc họp
hành chiếm hết thời gian của ngày làm việc. Nhóm rất khó phát triển theo hƣớng tích cực
nếu nhƣ các thành viên của nhóm bị phân tán nhiều việc. Rất khó hoàn thành nhiệm vụ
nếu nhƣ nhiều thành viên có mâu thuẫn thứ tự công việc. Rất khó tổ chức họp nhóm khi
mà các thành viên quá bận rộn. Kết quả là các thành viên bị căng thẳng cao và hiệu quả
làm việc giảm sút.
7> Hiệu quả hoạt động của nhóm
Môi trƣờng làm việc thân mật, thoải mái và thƣ giãn. Nhiều thảo luận tiến hành với sự
tham dự đầy đủ thành viên. Mục tiêu hoặc nhiệm vụ của nhóm đƣợc thông suốt và tán
thành. Các thành viên lắng nghe lẫn nhau. Vẫn có sự bất đồng nhƣng các thành viên cảm
thấy thoải mái. Hầu hết tất cả các quyết định đều đạt sự đồng thuận. Việc phê bình xảy ra
thƣờng xuyên, thân thiện và tƣơng đối thoải mái.
18
- Mọi ngƣời tự do bày tỏ cảm nghĩ cũng nhƣ là suy tƣ về vấn đề tồn tại và hoạt động nhóm.
Khi giải pháp đƣợc thực thi, các khúc mắc đƣợc giải tỏa và chấp nhận. Lãnh đạo nhóm
không chi phối các thảo luận
Định kỳ, nhóm tạm thời dừng công việc để đánh giá tình trạng hoạt động or những gì
đang tác động đến hoạt động của nhóm.
8> Đặc tính của nhóm hoạt động hiệu quả
8.1. Mục đích rõ ràng
Nhóm phải xây dựng và theo đuổi thành công sứ mệnh, mục tiêu, or nhiệm vụ.
Sứ mệnh phải thể hiện đƣợc:
1. Bao quát mục tiêu.
2. Vấn đề cốt yếu phải đƣợc khẳng định.
3. Cụ thể hóa mục tiêu.
4. Tiến độ thực hiện.
5. Nguồn vốn, chi phí và nguồn tài nguyên khác.
SMART: Specific, Measurable, Attainable, Relevent, Time-bound
Các thành viên đóng vai trò quan trong việc tạo ra mục đích rõ ràng bằng cách:
1. Khẳng định nhóm có các mục đích và mục tiêu rõ ràng và đánh giá định kỳ.
2. Phát thảo biểu đồ cụ thể.
3. Đảm bảo các thành viên tham gia phát triển mục đích của nhóm.
4. Thúc đẩy nhóm đạt đƣợc chuỗi mục tiêu đã định.
5. Yêu cầu mỗi cá nhân có nội dung cụ thể cho cuộc họp, tránh lãng phí thời gian.
8.2. Môi trƣờng làm việc thoải mái
Các thành viên giúp tạo ra môi trƣờng làm việc thoải mái bằng cách:
1. Cung cấp thông tin cho nhóm kịp thời mà không cần phải làm đề nghị chính thức.
2. Sẵn sàng chia sẻ quyền lợi khi giữa các thành viên khi nhóm thành công.
3. Giúp đỡ các thành viên hiểu biết và cảm thấy thoải mái khi làm việc với nhau.
4. Cần tạo chút hài hƣớc để giảm thiểu sự mệt nhọc và vƣợt qua những phút giây căng
thẳng.
8.3. Tham gia họp và thảo luận
Làm sao các thành viên tích cực tham gia họp và phát biểu ý kiến.
19
nguon tai.lieu . vn
