- Trang Chủ
- Kỹ năng phỏng vấn
- Bài giảng Kỹ năng tìm việc làm - ThS. Nguyễn Kim Vui (Bậc cao đẳng chương trình Đại trà, Chất lượng cao)
Xem mẫu
- BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG
BỘ MÔN KỸ NĂNG MỀM
KỸ NĂNG TÌM VIỆC LÀM
(Bậc cao đẳng chương trình Đại trà, Chất lượng cao)
Chủ biên: ThS. Nguyễn Kim Vui
Thành viên biên soạn:
ThS. Trần Hữu Trần Huy
ThS. Lê Thị Thúy Hà
ThS. Nguyễn Võ Huệ Anh
ThS. Trần Thị Thảo
TP. HCM – NĂM 2021
- Kỹ năng Tìm việc làm
MỤC LỤC
Trang
Chương 1: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TÌM VIỆC ......................................................................3
ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN ..............................................................................................5
THIẾT LẬP MỤC TIÊU...............................................................................................7
1.3 THỊ TRƯỜNG LAO ĐỘNG VÀ NGUỒN THÔNG TIN TÌM VIỆC .........................8
1.4. QUY TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TÌM VIỆC ................................................10
Chương 2: CHUẨN BỊ HỒ SƠ TÌM VIỆC ..............................................................................12
TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ TÌM VIỆC ....................................................................12
2.1.1. Khái niệm hồ sơ tìm việc: .......................................................................................12
2.1.2. Nhà tuyển dụng mong đợi gì từ hồ sơ tìm việc .......................................................13
2.1.3. Các loại giấy tờ cần có cho bộ hồ sơ tìm việc .........................................................14
2.1.4. Sắp xếp hồ sơ tìm việc ............................................................................................14
2.1.5. Cách gửi hồ sơ tìm việc ...........................................................................................15
2.1.6. Những lỗi cơ bản khi chuẩn bị hồ sơ tìm việc ........................................................17
KỸ NĂNG VIẾT THÔNG TIN ỨNG VIÊN (CURRICULUM VITAE - CV) ...17
2.2.1. Khái niệm ................................................................................................................17
2.2.2. Các kiểu Sơ yếu lý lịch............................................................................................18
2.2.3. Các nội dung cơ bản của một sơ yếu lý lịch............................................................19
2.2.4. Cách thức viết sơ yếu lý lịch gây ảnh hưởng và thu hút .........................................23
2.2.5. Những lỗi cơ bản khi viết CV .................................................................................25
KỸ NĂNG VIẾT THƯ ỨNG TUYỂN (COVER LETTER) .................................25
2.3.1. Các nội dung cơ bản của một Thư ứng tuyển .........................................................25
2.3.2. Những lỗi cơ bản khi viết thư ứng tuyển ................................................................26
2.3.3. Nghệ thuật viết thư ứng tuyển .................................................................................26
Chương 3: KỸ NĂNG TRẢ LỜI PHỎNG VẤN .......................................................................29
3.1. CÁC DẠNG BÀI KIỂM TRA TRONG TUYỂN DỤNG ......................................29
3.2. CÔNG VIỆC CẦN CHUẨN BỊ TRƯỚC PHỎNG VẤN ......................................31
3.2.1. Chuẩn bị trang phục phỏng vấn...............................................................................31
3.2.2. Các thông tin cần chuẩn bị ......................................................................................34
3.2.3. Chuẩn bị sức khỏe và tâm lý ...................................................................................34
3.2.4. Những chuẩn bị khác...............................................................................................35
3.3. KỸ NĂNG TRẢ LỜI CÂU HỎI TRONG PHỎNG VẤN .....................................37
3.3.1. Các hình thức phỏng vấn .........................................................................................37
3.3.2. Các vòng phỏng vấn ................................................................................................38
3.3.3. Các loại câu hỏi trong phỏng vấn tuyển dụng .........................................................40
3.3.4. Kỹ năng trả lời các câu hỏi phỏng vấn ....................................................................41
3.3.5. Kỹ năng đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng ................................................................44
3.4. NHỮNG LƯU Ý SAU PHỎNG VẤN ......................................................................45
TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................................48
PHỤ LỤC ...................................................................................................................................51
1
- Kỹ năng Tìm việc làm
LỜI NÓI ĐẦU
Các bạn sinh viên thân mến!
Trong những năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng tại đa số các doanh nghiệp cho thấy hầu
hết các sinh viên khi mới ra trường có tỉ lệ thành công khi xin việc là rất thấp. Bên cạnh vấn đề về
kiến thức chuyên ngành còn một số hạn chế nhất định, lý do quan trọng phải kể đến đó chính là việc
thiếu các kỹ năng mềm cần thiết để hòa nhập và thành công trong công việc của các bạn.
Với nền khoa học và công nghệ 4.0 hiện nay “Cả thế giới phải đối mặt với thách thức lớn là việc
làm cho thanh niên và thách thức này ngày càng lớn do số thanh niên cần việc ngày càng tăng”.
Thông thường, khi sắp tốt nghiệp, các bạn sinh viên sẽ có rất nhiều cảm xúc khác nhau: bên cạnh
sự nhiệt huyết, tự tin và những lo lắng về tương lai phải rời xa môi trường học tập vốn dĩ bình yên
và đối mặt với thế giới việc làm thực sự. Chính vì vậy, tập bài giảng này ra đời nhằm phục vụ đối
tượng độc giả là đông đảo các bạn sinh viên, các bạn trẻ, …. và bất cứ ai đang cần đến kỹ năng tìm
việc để có thể tìm cho mình một công việc phù hợp.
Bài giảng Kỹ năng tìm việc sẽ giúp sinh viên khái quát được tiến trình tìm kiếm được một công
việc mong đợi, phù hợp với năng lực và tính cách của bản thân thông qua việc phân tích được điểm
mạnh và hạn chế của bản thân từ các bài trắc nghiệm IQ, EQ, MBTI, v.v…. Sau khi hình dung được
quá trình tìm kiếm việc làm, biết được những điểm mạnh, hạn chế và cân nhắc giữa “đam mê” và
“thực tế” của bản thân, sinh viên sẽ xây dựng được bảng kế hoạch nghề nghiệp cho riêng mình, làm
chủ thời gian, nắm bắt các cơ hội việc làm. Đồng thời, sinh viên sẽ được cung cấp các kiến thức và
kỹ năng chuẩn bị hồ sơ tuyển dụng hoàn hảo, tạo được sự thu hút với nhà tuyển dụng.
Ngoài ra, tập bài giảng này còn cung cấp một số cách thức giúp các bạn sinh viên xây dựng được
hình ảnh một ứng viên chuyên nghiệp, phong cách tự tin nhằm tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp. Kết
hợp với môn học Kỹ năng giao tiếp, Kỹ năng tìm việc trang bị kiến thức, kinh nghiệm giao tiếp và
thương lượng với nhà tuyển dụng một cách cụ thể và hiệu quả.
Nội dung chính của tập bài giảng Kỹ năng tìm việc gồm 3 chương, mỗi chương được trình bày
theo kết cấu: A. Mục tiêu chương – B. Nội dung – xen lẫn trong phần nội dung là các tình huống
tham khảo, các bài tập thực hành – C. các câu hỏi ôn tập. Với kết cấu như vậy, chúng tôi hy vọng
sẽ giúp các bạn sinh viên có sự định hướng rõ ràng ngay khi bắt đầu việc đọc một chương cụ thể.
Thông qua 3 chương của tài liệu này, chúng tôi cung cấp cho các bạn sinh viên những kiến thức
cơ bản về kỹ năng tìm việc. Trên cơ sở đó, sinh viên có thể tự mình xây dựng và thực hiện các bước
tìm kiếm công việc cụ thể. Nhờ vậy, sinh viên sẽ tự tin hơn và dần hoàn thiện các kỹ năng soạn thảo
CV, trả lời phỏng vấn và thương lượng, ... của mình.
Với những kiến thức được chuyển đạt bằng ngôn từ gần gũi, dễ hiểu, những ví dụ sinh động và
tình huống thực tế để xử lý và tham khảo, chúng tôi hy vọng các bạn sinh viên sẽ cảm thấy thật sự
ý nghĩa và thú vị với tập tài liệu này.
Do lần đầu ra mắt nên tập bài giảng chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, chúng
tôi rất mong nhận những ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy cô, các bạn sinh viên để kịp thời
chỉnh sửa, hoàn thiện trước khi tập bài giảng được được nâng lên thành giáo trình.
Mọi ý kiến đóng góp của các bạn sẽ giúp cho tài liệu này hoàn thiện hơn trong những lần cập
nhật sau này. Thư từ góp ý xin gửi về: Bộ môn Kỹ năng mềm - Viện Nghiên cứu Kinh tế ứng dụng
trường Đại học Tài chính - Marketing.
NHÓM BIÊN SOẠN
2
- Kỹ năng Tìm việc làm
Chương 1: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TÌM VIỆC
MỤC TIÊU CHƯƠNG
Sau khi học xong chương 1, sinh viên có thể
Về mặt kiến thức
- Hiểu tổng quan về thị trường việc làm
- Đánh giá được bản thân và thị trường lao động
- Hiểu những công việc cần phải thực hiện trong giai đoạn xây dựng kế hoạch tìm việc
- Xác định được công việc mong đợi và lập kế hoạch để đạt được công việc
Về mặt kỹ năng
- Phân tích được điểm mạnh và hạn chế của người học phục vụ cho việc định hướng nghề
nghiệp phù hợp
Về thái độ
- Có ý thức rèn luyện, cải thiện chuyên môn và các kỹ năng bổ trợ khác để tìm được công
việc tốt nhất
- Chủ động, tích cực, sáng tạo trong việc tìm hiểu và định hướng nghề nghiệp
3
- Kỹ năng Tìm việc làm
NỘI DUNG CHI TIẾT
Tìm việc là một trong những kỹ năng thuộc về nhiệm vụ Quản lý nghề nghiệp của mỗi
người. Thậm chí, đối với những người đã tích lũy nhiều thời gian, kinh nghiệm làm việc, cũng
cần biết đến kỹ năng này, ở mức độ cao hơn, gọi là Quản lý nghề nghiệp. Theo Rebecca Tee, tác
giả cuốn sách Cẩm nang Quản lý nghề nghiệp, bạn phải phác họa được nghề nghiệp của mình
qua các lĩnh vực chính sau đây:
Những lĩnh vực chính Những yếu tố cần xem xét
Tự phân tích, đánh giá bản thân Sự trung thực trong tự đánh giá về nghề nghiệp, bạn sẽ
Nghiên cứu bản thân bằng cách đánh giá biết được điểm mạnh và yếu của mình.
những kinh nghiệm trong quá khứ Việc phân tích sẽ giúp bạn quyết định lĩnh vực phù hợp
nhất với bản thân.
Đánh giá thị trường Nghiên cứu thị trường lao động kỹ lưỡng sẽ giúp bạn
Tìm hiểu nhu cầu thị trường lao động nắm bắt được cơ hội thích hợp trong lĩnh vực của mình.
Thành thật xem xét những đóng góp của bạn cho môi
trường công việc.
Đặt mục tiêu Bạn sẽ tập trung hơn khi đưa ra được mục tiêu cụ thể.
Thiết lập mục tiêu và thời gian cần hoàn Sau khi có mục tiêu, bạn có thể đề ra các bước nhằm
thành hoàn thành mục tiêu này.
Kiểm soát sự thay đổi Tự điều chỉnh để thích nghi, hoặc cũng có thể đổi hướng
Xử lý những khó khăn về công việc khi nghề nghiệp nếu cần.
chúng xuất hiện Tìm kiếm sự hỗ trợ từ các mối quan hệ liên quan khi có
những thay đổi lớn.
Giám sát Thường xuyên đánh giá lại bản kế hoạch để đảm bảo
Kiểm tra tiến độ của quá trình hướng đến bạn đang đi đúng hướng.
mục tiêu nghề nghiệp Theo dõi những diễn biến mới của thị trường lao động
có thể ảnh hưởng đến nghề nghiệp của bạn.
Như vậy, để đạt được công việc mong đợi, các lĩnh vực kể trên là những gợi ý tốt để bạn
thực hiện, ở bất kỳ giai đoạn nào của cuộc đời, kể cả khi bạn đang ngồi trên ghế nhà trường hoặc
lúc bạn đã trải qua một khoảng thời gian dài làm việc.
Tìm việc không phải là một hành vi cụ thể, mà là một quá trình, chính vì vậy mà bạn cần
sự chuẩn bị và xây dựng thành kế hoạch, bắt đầu từ việc Tự phân tích chính bản thân. Tìm hiểu
về thị trường lao động, theo dõi các công ty, ngân hàng, nhu cầu tuyển dụng ở khắp các nơi là
điều chắc chắn bạn nên làm. Nhưng trước khi thực hiện điều này, hãy dành thời gian đánh giá
chính mình, trả lời cho câu hỏi: “Tôi sẵn sàng với công việc gì?”; “Tôi phù hợp với công việc
như thế nào?”
4
- Kỹ năng Tìm việc làm
ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN
Theo Robert Heller (2004) trong quyển sách Nghệ thuật tuyển dụng nhân sự, các nhà
tuyển dụng khi tìm hiểu và đánh giá ứng viên dựa trên hai tiêu chí: năng lực và tính cách. Như
vậy, trong vai trò ứng viên, bạn phải là người rõ nhất về các tiêu chí trên, của chính mình. Hãy
ngưng nghĩ đến việc bạn sẽ “khuếch trương” chính mình bởi vì nhà tuyển dụng sẽ luôn có cách
để tìm ra sự thật, hoặc nếu không, bạn sẽ có một công việc “vượt khả năng”.
Hiểu chính mình đòi hỏi bạn phải thực hiện nó như một công việc cụ thể trong tiến trình
quản lý nghề nghiệp. Năng lực và tính cách là kết quả được tích lũy trong quá trình sống và học
tập của mỗi người. Theo Scott William, nhà Tâm lý học người Mỹ, đề xuất 05 yếu tố sau đây
giúp chúng ta nhận diện được bản thân:
Tính cách
(Personality)
Cảm xúc Giá trị
(Emotions) (Values)
Nhu cầu Thói quen
(Needs) (Habits)
Tính cách: ảnh hưởng đến cách thức chúng ta làm việc và đưa ra các quyết định trong
cuộc sống. Ví dụ: anh B. là người có tính cách hướng ngoại, mạnh mẽ, quyết liệt. Anh có xu
hướng chọn những công việc nhiều thử thách, năng động, sáng tạo. Trong khi đó, chị N. có tính
cách hướng nội rõ ràng. Chị thích và cảm thấy an toàn với những công việc mang tính ổn định,
ít áp lực.
Giá trị: là những quan niệm của con người hy vọng đạt được trong quá trình sống, làm
việc trong một nhóm, một tập thể nào đó.
Tiếp tục ví dụ trên, anh B. cho rằng, anh lao động để phát triển chính bản thân mình.
Ngoài ra anh còn trách nhiệm nuôi dưỡng mẹ già và chăm sóc gia đình nhỏ của anh. Điều này
khiến anh xác định một trong những tiêu chí công việc của anh là phải được thể hiện đúng năng
lực, tính cách của mình, thu nhập cao, môi trường làm việc chuyên nghiệp, có hướng tới lợi ích
cho nhân viên.
Đối với chị N., công việc chỉ là một phần của cuộc sống, chị muốn dành nhiều thời gian
cho gia đình. Vì theo chị, gia đình mới là trên hết. Chị có khuynh hướng tìm một công việc không
phải đi công tác, thu nhập vừa phải nhưng ổn định, môi trường làm việc ít áp lực, thị phi.
5
- Kỹ năng Tìm việc làm
Thói quen: những hành vi mà chúng ta tin rằng sử dụng nó sẽ đạt được hiệu quả. Anh B.
hiện là Giám đốc sáng tạo của công ty quảng cáo Yess. Anh đề cao tinh thần làm việc nhóm, nên
khi nhận một dự án mới, anh thường tổ chức các buổi trao đổi, lắng nghe ý kiến, nguyện vọng,
phân công công việc. Anh cũng thường xuyên trao đổi với anh K. (phó giám đốc) trước khi đưa
ra những quyết định trong công việc.
Trong công ty, chị N. là một kiểm toán viên nổi tiếng là người cẩn thận. Mọi thứ liên
quan đến công việc chị đều ghi chép và lưu giữ văn bản rõ ràng, chu đáo. Khi nhận một công
việc mới, chị thường tìm hiểu hoặc hỏi han thật kỹ lưỡng về trách nhiệm của chị, những yêu cầu
cụ thể của cấp trên. Chị cũng rà soát hồ sơ rất tỉ mỉ, nghiêm túc.
Nhu cầu: những mong đợi của chúng ta trong cuộc sống, chi phối động cơ làm việc của
con người. Theo tháp nhu cầu của Maslow, nhu cầu của con người khác nhau và trong từng thời
điểm cũng khác nhau.
Một sinh viên vừa tốt nghiệp ra trường có nhu cầu thuộc về một tổ chức, công ty để làm
việc và phát triển. Nhưng với anh B. trong ví dụ trên, đã có hơn 10 năm kinh nghiệm, nhu cầu
của anh là được công nhận năng lực của mình. Nếu cả hai người này đều có kế hoạch tìm việc,
đương nhiên, cách thức họ thực hiện sẽ hoàn toàn khác nhau. Bạn sinh viên, có thể, sẽ dễ chấp
nhận mọi yêu cầu của công việc để trở thành một nhân viên, được làm việc chính thức, có thu
nhập và từ đó tìm kiếm những kinh nghiệm, cơ hội khác. Còn anh B., với rất nhiều kinh nghiệm,
nhu cầu của anh khi này sẽ là môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn, thu nhập cao hơn, chức
vụ cao hơn và có cơ hội truyền đạt chuyên môn lại cho những đồng nghiệp trẻ.
Với chị N., nhu cầu của chị là giữ một công việc với thu nhập ổn định, chị xác định cần
phải dành nhiều thời gian cho gia đình, con cái của chị. Có một số công ty kiểm toán mời chị về
làm việc, nhưng nếu ảnh hưởng đến thời gian chăm sóc gia đình đều khiến chị từ chối.
Cảm xúc: Theo mô hình lý thuyết về trí tuệ cảm xúc (Emotional Intelligence – EI) của hai
nhà tâm lý học Mỹ John Mayer và Peter Salovey, có 4 năng lực cảm xúc như sau:
(1) Khả năng nhận biết cảm xúc của chính bản thân
(2) Sử dụng cảm xúc để hỗ trợ tư duy, phù hợp với hoạt động (công việc, xây dựng mối
quan hệ, …)
(3) Hiểu được cách vận hành của cảm xúc (nguyên nhân và sự biến đổi qua thời gian)
(4) Quản lý/ Kiểm soát cảm xúc.
Theo mức độ từ thấp đến cao (1 – 4) thể hiện năng lực cảm xúc con người. Người có trí
thông minh cảm xúc cao sẽ độ nhạy cảm để giải quyết công việc, ảnh hưởng đến suy nghĩ và
hành động.
Năng lực quản lý cảm xúc là một trong những tiêu chí tuyển dụng trong thời gian gần
đây. Trong lĩnh vực làm việc với khách hàng, các nhà quản trị luôn cần những nhân viên giỏi
nắm bắt cảm xúc của người khác, từ đó đưa ra những giải pháp linh hoạt nhất để trấn an, chăm
sóc, giữ chân khách hàng.
Khi tìm hiểu về 05 yếu tố này của bản thân, chúng tôi có những đề nghị với bạn như sau:
- Hãy lấy những kinh nghiệm trong quá khứ làm căn cứ cho các câu trả lời. Kinh
nghiệm quá khứ là những tình huống đã xảy ra xung quanh các mối quan hệ của bạn, như:
với gia đình, bạn bè, hàng xóm, thầy cô giáo, những cộng sự, đối tác, …
6
- Kỹ năng Tìm việc làm
- Thành thật với chính bản thân.
- Đặt vào mối quan hệ của bạn với chuyên ngành học tập, các kỹ năng mềm khác để
dễ gợi mở câu trả lời cho chính mình như: kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết
vấn đề và ra quyết định, kỹ năng giao tiếp, …
Bạn cần hiểu mình để hình dung ra vị trí công việc phù hợp với mình. Hãy liệt kê những
điều bạn tự đánh giá và sau đó đối chiếu với những nhận xét của người khác (gia đình, bạn bè,
đồng nghiệp) về bạn cũng dựa trên 05 yếu tố này.
Khi đã tìm được sự thống nhất giữa cách bạn và người khác đánh giá về những ưu điểm,
bạn đã có một danh sách về tính cách và năng lực, được xem như là những “tài sản” của mình.
Bạn sẽ bước vào một công ty để tìm việc với năng lực chuyên môn và những gì thuộc về bản
thân mình. Như vậy, tự tìm hiểu và đánh giá bản thân sẽ giúp bạn xác định công việc phù hợp.
Hãy nhớ rằng, các nhà tuyển dụng luôn cần biết bạn hiểu về chính mình thế nào.
Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu bản thân bằng một số bài trắc nghiệm tính cách mang tính
khoa học như MBTI, Big 5. Đừng ngại liệt kê những ưu điểm mà bạn tin rằng mình sở hữu. Nếu
bạn càng nắm rõ những lợi thế của mình, bạn càng dễ dàng đối diện với nhà tuyển dụng. Vì gần
như chắc chắn, những câu hỏi mà họ đặt ra với các ứng viên sẽ xoay quanh việc bạn đánh giá
chính mình thế nào. Thái độ hợp tác, sự tự tin, khả năng của bạn sẽ được ban tuyển dụng nhận
diện từ điều này.
THIẾT LẬP MỤC TIÊU
Thiết lập mục tiêu là chỉ ra những cột mốc mà bạn muốn đạt được trong tương lai. Đồng
thời cũng chỉ ra cách thức để thực hiện được điều đó. Đầu tiên, hãy tập trung vào mục tiêu cao
nhất của bạn, từ đó đặt ra những cột mốc trong nghề nghiệp và những chỉ tiêu phấn đấu.
- Hãy dành thời gian xem xét những cản trở trên con đường thực hiện mục tiêu này. Ví
dụ như biến động thị trường lao động đối với ngành nghề của bạn, hoặc thời gian bạn trau dồi
tiếng Anh theo yêu cầu từ nhà tuyển dụng.
- Làm rõ mục tiêu của bạn, bằng cách phát biểu nó thành lời một cách rõ ràng, đo lường
được. Ví dụ: Trong 5 năm tới, tôi muốn trở thành trưởng phòng Marketing.
- Đặt chỉ tiêu phấn đấu. Để đạt được mục tiêu cao nhất của mình, bạn phải tính toán
những “nấc thang” mà bạn sẽ phải đi qua để leo lên được bậc cao nhất. Ở mỗi “nấc thang” đó,
hãy liệt kê những điều cần làm để hoàn thành nó và đủ điều kiện để bước lên “bậc” tiếp theo. Giả
sử mục tiêu cao nhất của bạn là “trở thành người lãnh đạo trong lĩnh vực của mình”, những chỉ
tiêu bạn cần phải đạt trước đó là nâng cao trình độ, xây dựng danh tiếng (qua công việc, hội
thảo,…), thực hiện nghiên cứu khoa học,… Từ những chỉ tiêu đó, bạn lại tiếp tục chỉ ra những
công việc như là giải pháp giải quyết vấn đề.
- Hãy luôn dành thời gian suy nghĩ về mục tiêu và chỉ tiêu phấn đấu của bạn, có khả thi
không, bạn có nỗ lực hoàn thành không.
7
- Kỹ năng Tìm việc làm
1.3 THỊ TRƯỜNG LAO ĐỘNG VÀ NGUỒN THÔNG TIN TÌM VIỆC
Hiện nay trên thị trường có nhiều khóa học “Kỹ năng xin việc” hoặc “Hồ sơ xin việc”, thật
ra những chữ này không được dùng đúng. Bạn là ứng viên có khả năng, bạn đang tìm kiếm công
việc phù hợp với sở trường, sở thích chứ không xin xỏ nhà tuyển dụng trao cho công việc. Đổi
tâm thế từ “xin việc” thành “tìm việc” là mấu chốt đầu tiên để bạn hiểu đúng. Một khi chuyển tư
thế sang người tìm, ứng viên sẽ nhìn vào bên trong xem bản thân có gì, cần gì, có khớp với yêu
cầu ứng tuyển hay không thay vì chăm chăm uốn mình thành người khác để đạt mục đích tuyển
dụng.
Rất nhiều sinh viên hiện nay thiếu kiến thức về thị trường lao động nên thường mua một
bộ hồ sơ tìm việc có sẵn, điều này làm cho khả năng bạn được gọi phỏng vấn là khá thấp. Hơn
thế nữa, nếu bạn là sinh viên cao đẳng, hồ sơ của bạn càng phải nổi bật. Vì thế khóa học được
thiết kế nhằm giúp các bạn có kỹ năng chuẩn bị hồ sơ dự tuyển và kỹ năng trả lời phỏng vấn hiệu
quả.
Sau khi đã xác định được bản thân phù hợp với công việc nào, bạn nên đầu tư vào đánh
giá thị trường. Nắm bắt thông tin về các công ty, cơ hội nghề nghiệp là rất quan trọng. Hãy tìm
hiểu càng nhiều càng tốt nghề nghiệp mà bạn quan tâm, qua những cách thức sau đây:
- Đọc sách báo, tin tức trên TV, internet, báo chí, hoặc tham gia những buổi hội thảo,
triển lãm để luôn cập nhật những thông tin về ngành mà bạn quan tâm. Cần theo dõi những phân
tích của các chuyên gia về dự báo phát triển của ngành nghề đó.
- Đọc các tài liệu được công bố của công ty mà bạn quan tâm sẽ giúp bạn nắm bắt được
những mục tiêu ưu tiên, chính sách và kế hoạch hiện tại.
- Truy cập vào các trang website của công ty để hiểu họ đang hướng vào vấn đề gì, nhu
cầu tuyển dụng ở các mảng nào.
- Khảo sát trang website của các hiệp hội thương mại và nghề nghiệp để giúp giải thích
những lĩnh vực công việc mà bạn chưa quen.
- Theo dõi các trang website việc làm trên internet để tìm kiếm cơ hội cho bạn.
- Tìm kiếm thông tin từ các mối quan hệ của bạn. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả
những người mà bạn quen biết, để có được những tin tức, cơ hội liên quan đến việc làm bạn đang
mong đợi.
Ngoài ra, bạn cũng cần phải tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, quy mô của công ty. Điều
quan trọng là bạn phải nắm rõ vấn đề này để có thể nói chuyện một cách tự tin về môi trường
làm việc khi được mời phỏng vấn. Bảng đánh giá dưới đây như một gợi ý.
Cty ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM
NHỎ - Tự do ra quyết định. - Những hành động và quyết định của bạn
- Tham gia vào tất cả các khía cạnh của rất quan trọng, nên trách nhiệm cũng lớn
công việc. hơn.
- Liên hệ với nhà tư vấn và cung cấp từ - Không khí làm việc giống gia đình,
bên ngoài. cũng có áp lực kiểu gia đình.
- Quan hệ trực tiếp với khách hàng. - Khả năng thăng tiến trong nấc thang
nghề nghiệp bị hạn chế.
8
- Kỹ năng Tìm việc làm
TRUNG - Công việc tập thể là quan trọng, quan - Công ty quá lớn nên bạn khó có thể nổi
BÌNH hệ gần gũi với đồng nghiệp. bật, và cũng quá nhỏ nên khó có cơ hội
- Có cơ hội để quan sát và học hỏi từ thăng tiến.
những ngành và chức năng khác. - Ít người bên ngoài công ty biết đến danh
- Có cơ hội đóng góp và thể hiện ý tiếng của nó.
tưởng. - Việc làm không bảo đảm so với các
- Ổn định về tài chính công ty lớn.
LỚN - Có nhiều hướng phát triển nghề - Tổ chức quá lớn nên bạn cảm thấy bị
nghiệp. hạn chế trong một bộ phận.
- Có nhiều cơ hội đầu tư vào sự phát - Ít có dịp để một cá nhân có thể tác động
triển của bản thân. đến hiệu quả của công ty.
- Mức lương và phúc lợi cao hơn. - Khó có thể đạt được sự công nhận hay
- Cơ hội lớn hơn trong thị trường việc cảm giác thành tựu.
làm khi bạn muốn thay đổi
Nguồn: Phát triển nghề nghiệp, Cẩm nang quản lý hiệu quả, NXB Tổng hợp Tp.HCM (2005)
Thị trường lao động là nơi gặp gỡ của người mua lao động và người bán lao động. Nếu
bên bán lao động không bán được sản phẩm của mình điều đó đồng nghĩa chúng là hàng tồn kho,
thuật ngữ thường dùng đó là thất nghiệp. Theo số liệu của Bộ Lao động - Thương binh và Xã
hội, năm 2015, cả nước có trên 200.000 người có trình độ đại học trở lên thất nghiệp, chiếm 20%
tổng số lao động thất nghiệp. Nguyên nhân được chuyên gia đưa ra là do người lao động được
đào tạo nghề nhưng chưa đáp ứng nhu cầu thật sự của doanh nghiệp. Vậy trước khi chọn được
nghề và từng bước phát triển nghiệp cho tương lai, bạn cần phải hiểu thị trường nghề đang đòi
hỏi gì ở người lao động.
Tùy vào các công việc khác nhau mà nhà tuyển dụng cần những yêu cầu khác nhau với
mỗi ứng viên, tuy nhiên, nhìn chung nhà tuyển dụng cần các yêu cầu sau đây:
- Các yêu cầu về kiến thức chuyên môn và kiến thức xã hội.
- Các kỹ năng mềm trong môi trường làm việc
- Các kỹ năng cứng trong công việc đặc thù
- Thái độ và tinh thần làm việc phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
Các nguồn thông tin tuyển dụng bạn có thể nghĩ tới là:
- Các thông tin tuyển dụng mỗi ngày trên báo chí
- Các trung tâm tư vấn – giới thiệu việc làm
- Các website giới thiệu việc làm có uy tín trên mạng internet
- Các website của các công ty, tổ chức
- Các ngày hội việc làm
- Người thân
Như vậy, có rất nhiều nguồn thông tin có thể giúp bạn tìm kiếm việc làm. Thông tin về
việc làm có thể có ở bất cứ đâu. Hầu hết những người tìm kiếm việc làm đều được khuyến khích
nên tìm đến nhiều loại thông tin việc làm khác nhau cùng một lúc, rằng bạn càng thu thập được
nhiều thông tin càng tốt. Tuy nhiên, chúng ta cần cân nhắc nguồn thông tin và quỹ thời gian phù
9
- Kỹ năng Tìm việc làm
hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tế của cá nhân. Nói cách khác, bạn chỉ cần quan tâm đến những
thông tin nào có giá trị và phù hợp với mình nhất mà thôi.
Mạng internet đã có thể mang lại cho bạn rất nhiều thông tin bổ ích – nếu bạn biết đọc
một cách có chọn lọc. Chẳng hạn, danh mục các công việc hiện có trong xã hội, mức thu nhập
trung bình đối với từng công việc cụ thể, thông tin về các công ty có nhu cầu tuyển dụng, các
trung tâm giới thiệu việc làm, … Bên cạnh đó, bạn cũng đừng bỏ qua những cuốn danh bạ, những
ấn phẩm mới. Bởi vì, chúng có thể cập nhật những thông tin về các công ty mới được thành lập,
những khu công nghiệp, khu công nghệ cao đang cần tuyển dụng thêm lao động để đáp ứng nhu
cầu mở rộng quy mô sản xuất, …. Bạn phải bảo đảm rằng những thông tin mà bạn tìm kiếm được
là những thông tin đáng tin cậy và có giá trị.
Một số công ty có hẳn mục “tuyển dụng” ngay trên website của công ty họ. Bạn
có thể tìm đến những mục tuyển dụng này. Tuy nhiên, bạn cần gọi điện thoại liên lạc với
công ty. Mục đích của việc gọi điện thoại là để kiểm tra xem công ty có còn tuyển dụng
vị trí mà bạn đang dự định nộp hồ sơ vào làm hay không? Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý
là có một số công ty lại không sẵn lòng tiếp chuyện với ứng viên qua điện thoại. Bởi thực
tế, không công ty nào giống công ty nào, hành trình tìm việc làm rất đa dạng.
1.4. QUY TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TÌM VIỆC
Sinh viên cần nắm rõ quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp để có thể hiểu mình
sẽ có những bước chuẩn bị nào cho từng giai đoạn tuyển dụng.
Quy trình tuyển dụng của một doanh nghiệp
Thử việc và
Thông báo
quyết định
tuyển dụng
tuyển dụng
QUY
TRÌNH Thu nhận
Phỏng vấn TUYỂN Và chọn lọc
tuyển chọn DỤNG hồ sơ
Kiểm tra Phỏng vấn
Trắc nghiệm sơ bộ
Sau khi đã phân tích thị trường lao động, hiểu biết quy trình tuyển dụng, bạn cần tìm hiểu
chi tiết hơn với các công việc cụ thể nhằm giúp bạn rõ hơn về vai trò phù hợp với bản thân nhất.
Trước khi chuyển sang giai đoạn thứ hai, hoàn thành hồ sơ và tham gia phỏng vấn, chúng ta hãy
10
- Kỹ năng Tìm việc làm
tổng hợp lại những việc cần phải làm trong giai đoạn đầu tiên – xây dựng kế hoạch tìm việc, qua
sơ đồ sau đây:
Đánh giá bản thân Đánh giá thị trường LĐ
Tìm công việc quan tâm, tìm hiểu mô tả công việc
Nghiên cứu chi tiết và đánh giá sự phù hợp của bản thân và công việc
Phác thảo những đóng góp mà bạn có thể thực hiện và lập kế hoạch trình bày
Phác thảo một hồ sơ tuyển dụng ấn tượng
Chuẩn bị sẵn các câu hỏi để trực tiếp trao đổi trong buổi phỏng vấn
Tìm việc là một quá trình đòi hỏi nhiều thời gian chuẩn bị về chuyên môn, kỹ năng, sự
tìm hiểu về bản thân, công việc, … Hãy bắt đầu bằng cách so sánh yêu cầu của công việc với khả
năng của mình. Từ đó, đề ra những chỉ tiêu để hoàn thiện các yêu cầu từ công việc. Đây chính là
bước quan trọng để bạn tìm hiểu doanh nghiệp, phân tích được khả năng đáp ứng của bản thân
đối với công việc. Ngoài sự chuẩn bị kỹ lưỡng, xây dựng kế hoạch tìm việc còn là giai đoạn đầu
tư kiến thức, kỹ năng để bạn đối phó với quá trình tuyển dụng, phỏng vấn, thử việc, … một cách
chuyên nghiệp nhất.
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1
1. Bạn hãy tự đánh giá bản thân theo mô hình 5 yếu tố của Scott William
2. Danh sách này có làm bạn nghĩ đến môi trường làm việc nào thích hợp hoặc không thích hợp
cho bạn?
3. Hãy liệt kê những năng lực và tính cách bạn muốn thêm vào danh sách này để đáp ứng tốt hơn
với công việc mà bạn đang hướng tới. Lưu lại danh sách này và đề ra cách thức để học tập hoặc
rèn luyện để có được nó.
4. Thiết lập mục tiêu và các chỉ tiêu phấn đấu. Hãy xác định các chỉ tiêu bạn A. cần phải đạt
được để hoàn thành mục tiêu đã đề ra ở trên. Từ đó đưa ra các giải pháp thực hiện.
Mục tiêu Chỉ tiêu Giải pháp
Ví dụ: Bạn A. đang là sinh viên năm 3 khoa Kế
Toán. Mục tiêu của bạn khi ra trường là trở
thành Kiểm toán viên của tập đoàn KPMG – là
công ty kiểm toán nổi tiếng thế giới
11
- Kỹ năng Tìm việc làm
Chương 2: CHUẨN BỊ HỒ SƠ TÌM VIỆC
MỤC TIÊU CHƯƠNG
Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể:
Về mặt kiến thức
- Trình bày được khái niệm về hồ sơ tìm việc
- Phân biệt được hồ sơ tìm việc, thư ứng tuyển và sơ yếu lý lịch
- Giải thích được tầm quan trọng của hồ sơ ứng tuyển
Về mặt kỹ năng
- Soạn thảo được thư ứng tuyển và sơ yếu lý lịch hoàn chỉnh
Về thái độ
- Chủ động, tích cực, sáng tạo trong việc xây dựng và soạn thảo bộ hồ sơ tìm việc
NỘI DUNG CHI TIẾT
TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ TÌM VIỆC
2.1.1. Khái niệm hồ sơ tìm việc:
Chúng ta quen gọi Hồ sơ tuyển dụng là Hồ sơ xin việc, thực tế chúng ta đang tìm việc mà
nhà tuyển dụng có nhu cầu, phù hợp với năng lực của mình nên không có “xin” gì ở đây. Với các
cơ sở tư nhân điều này càng rõ ràng là đàm phán giữa hai bên, phù hợp giữa mức lương đưa ra
và năng lực đáp ứng công việc tương ứng. Do đó, nên thay Hồ sơ xin việc thành Hồ sơ tuyển
dụng, Hồ sơ đăng ký dự tuyển, Hồ sơ tham gia dự tuyển, Hồ sơ tham gia tuyển dụng, Hồ sơ tìm
việc.
Chuẩn bị tốt bộ hồ sơ tìm việc là hết sức quan trọng. Mỗi nhà tuyển dụng có quy trình
riêng cho phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Tuy nhiên, dù khác nhau như thế nào thì quy
trình tuyển dụng đều có những bước cơ bản bắt buộc phải có như bước thu nhận và sàng lọc hồ
sơ ứng viên. Trong bước này, nhà tuyển dụng sẽ xem xét để chọn ra những ứng viên phù hợp
nhất với vị trị đang được tuyển dụng. Có rất nhiều hồ sơ tìm việc được gửi tới cho nhà tuyển
dụng dưới nhiều hình thức (chẳng hạn qua email, qua website hay bản in nộp trực tiếp), trong
khi đó, nhà tuyển dụng có rất ít thời gian, họ sẽ không dành thời gian đọc từng câu chữ trong hồ
sơ của ứng viên. Do đó, họ sẽ sử dụng một số các kỹ thuật để chọn được ứng viên phù hợp nhất.
Ví dụ, bước đầu, họ sẽ xem xét loại bỏ các ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu cơ bản một
cách dễ dàng. Giả sử như vị trí tuyển dụng yêu cầu ứng viên có bằng đại học, vậy tất cả hồ sơ
nào không thỏa mãn yêu cầu này đều bị loại ra. Dĩ nhiên, sẽ có một số trường hợp đặc biệt là ứng
viên không thỏa mãn yêu cầu cơ bản này nhưng nội dung trình bày về kinh nghiệm làm việc lại
phù hợp với yêu cầu công việc có thể được xem xét tiếp trong bước tiếp theo. Bước thứ hai, nhà
tuyển dụng sẽ xem xét cấu trúc hồ sơ và sẽ loại tiếp các hồ sơ có nhiều lỗi như lỗi trình bày hay
nội dung.
Cùng với phát triển của internet, hồ sơ tìm việc có thể được gửi trực tuyến đến nhà tuyển
dụng. Các ứng viên có thể tự làm hồ sơ hay tải mẫu hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng trên
website nhưng hình thức thông dụng nhất vẫn là hồ sơ được in ấn (hồ sơ giấy). Trên thực tế, bạn
12
- Kỹ năng Tìm việc làm
có thể dễ dàng mua một bộ hồ sơ tìm việc trong đó bao gồm các giấy tờ sẵn có trong các cửa
hàng văn phòng phẩm. Tuy nhiên cách này chỉ sử dụng để ứng tuyển việc làm tại các cơ quan
nhà nước, những công việc bán thời gian hay đòi hỏi trình độ không cao.
Cách tốt nhất cho ứng viên là hãy tự tạo bộ hồ sơ cho mình. Hồ sơ có thể đánh máy hay
viết tay và điều quan trọng nhất đó là tạo được sự khác biệt so với các bộ hồ sơ khác và bạn sẽ
có nhiều cơ hội hơn để vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ.
2.1.2. Nhà tuyển dụng mong đợi gì từ hồ sơ tìm việc
Hồ sơ tìm việc là một căn cứ quan trọng để nhà tuyển dụng quyết định xem có nên phỏng
vấn bạn hay không. Khi xem xét bộ hồ sơ của ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ có thể đánh giá được
năng lực, trình độ thậm chí tính cách của ứng viên. Thông qua cách ứng viên thể hiện hồ sơ của
mình, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được ứng viên ở tính cẩn thận, ngăn nắp; khả năng tổ chức
sắp xếp, bố trí công việc; khả năng diễn đạt thông tin hiệu quả thể hiện qua các tài liệu có trong
hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự khoa học. Một bảng lý lịch không có lỗi chính tả hoặc lỗi đánh
máy; thư xin việc ngắn gọn nhưng súc tích sẽ giúp ứng viên đạt được hiệu quả trong việc truyền
tải hình ảnh bản thân tới nhà tuyển dụng qua ngôn ngữ viết. Ngoài ra, tính logic, hợp lý của hồ
sơ cũng được thể hiện ở mối liên quan giữa các phần trong hồ sơ... Hồ sơ chính là cơ hội duy
nhất và hữu hiệu nhất để ứng viên “tiếp thị” hình ảnh của mình đến với nhà tuyển dung.
Thứ nhất, hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ các tiêu chí đặt ra theo yêu cầu của vị trí tuyển
dụng. Các tiêu chí được nêu rõ trong thông báo tuyển dụng của doanh nghiệp như kinh nghiệm,
mục tiêu nghề nghiệp, giới tính, chuyên ngành, số năm kinh nghiệm, trình độ tiếng Anh, mức
lương yêu cầu…
Ví dụ, nếu một công ty đang tìm kiếm một lập trình viên máy tính chắc chắn sẽ không
mời bạn phỏng vấn khi hồ sơ của bạn cho thấy bạn học chuyên ngành nhân sự. Hoặc một công
ty cần tuyển một nhân viên có kinh nghiệm nhưng đọc hồ sơ họ thấy bạn là sinh viên mới ra
trường và chưa từng trải qua một việc làm thêm nào thời sinh viên.
- Thứ hai, hồ sơ được sắp xếp và trình bày hợp lý và khoa học: Hồ sơ của bạn không
được có bất cứ một lỗi nào dù là nhỏ như lỗi chính tả, đánh máy. Nhà tuyển dụng không có thời
gian kiểm tra lại chúng và hơn thế họ còn đánh giá bạn là người không cẩn trọng khi làm việc
cũng như thiếu thiện chí và nghiêm túc trong việc ứng tuyển. Ngoài ra bạn cần trình bày hồ sơ
có trật tự, dễ đọc và dễ ghi nhớ. Lời khuyên cho các ứng viên là trước khi gửi hồ sơ: hãy nhờ bạn
bè hay người thân đọc qua hồ sơ của bạn và hỏi họ những câu hỏi tương tự như: Họ có nhớ được
bạn có những kinh nghiệm gì? Với những kinh nghiệm đó bạn có phù hợp với công việc bạn định
ứng tuyển không? Họ có nhớ mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì không...?
- Thứ ba, nhiều nhà tuyển dụng xem xét hồ sơ để biết ứng viên có thể làm việc lâu dài
với doanh nghiệp của họ. Việc tuyển dụng nhân viên mới luôn tốn thời gian, tiền bạc của các
công ty. Bởi vì chi phí tốn kém như vậy nên nhà tuyển dụng muốn tìm kiếm những ứng viên có
ý định làm việc lâu dài, có những kế hoạch phát triển chiến lược trong công việc chứ không muốn
nhận một nhân viên chỉ tìm việc làm tạm thời. Thông qua hồ sơ ứng tuyển, nhà tuyển dụng có
thể phát hiện ra những bằng chứng có thể cho họ thấy bạn không phải người hay nhảy việc.
13
- Kỹ năng Tìm việc làm
2.1.3. Các loại giấy tờ cần có cho bộ hồ sơ tìm việc
Khoản 2 điều 7 của NĐ Số: 03/2014/NĐ-CP ghi: Hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động của
người lao động gồm các văn bản sau đây:
-Phiếu đăng ký dự tuyển lao động theo mẫu do Bộ Lao động –Thương binh và Xã hội quy định;
-Bản sao các văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ chuyên môn kỹ thuật; trình độ ngoại
ngữ, tin học theo yêu cầu của vị trí cần tuyển;
-Giấy chứng nhận sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế;
-Các giấy tờ cần thiết khác theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ tìm việc thường được làm theo mẫu quy định chung hoặc mẫu riêng của từng đơn
vị tuyển dụng. Các loại giấy tờ cũng có thể khác nhau tùy vào nhà tuyển dụng nhưng không vượt
quá yêu cầu ghi trong Khoản 2 điều 7 của NĐ Số: 03/2014/NĐ-CP. Thông thường một bộ hồ sơ
đầy đủ gồm có các loại giấy tờ sau:
- Thư ứng tuyển (trong các bộ hồ sơ bán sẵn ghi là Đơn xin việc): Đây là bức thư được
gửi đến nhà tuyển dụng nhằm thể hiện mong muốn, thiện chí của bạn cũng như sự phù hợp của
bản thân với công việc ứng tuyển. Tựa đề thư ứng tuyển là phù hợp và đúng bản chất hơn so với
đơn xin việc. Bản chất của tìm việc làm không phải là sự xin - cho mà thực chất là sự trao đổi và
hợp tác giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Nhà tuyển dụng tìm kiếm những ứng viên phù hợp với
văn hóa doanh nghiệp cũng như vị trí công việc đang tuyển dụng, còn ứng viên tìm kiếm vị trí
và môi trường làm việc họ mong muốn.
- Thông tin ứng viên - CV: Lý lịch phải phản ánh được nhân cách, làm nổi bật kinh
nghiệm, khả năng của bạn đối với việc hoàn thành công việc của đơn vị tuyển dụng. Vì thế việc
trình bày và chọn lọc các thông tin trên lý lịch rất quan trọng. Một bản lý lịch sạch sẽ, không có
lỗi chính tả, chữ viết rõ ràng, đầy đủ nội dung nhưng ngắn gọn và súc tích sẽ góp phần giúp bạn
thành công.
- Các văn bằng, chứng chỉ có công chứng: Để chuẩn bị tìm việc làm bạn nên sao y mỗi
loại chứng chỉ thành nhiều bản có công chứng để sẵn sàng nộp hồ sơ cho nhiều đơn vị khác nhau.
Trường hợp đơn vị tuyển dụng không yêu cầu Bản sao y (có công chứng) thì bạn chỉ cần gửi bản
photo vì nhà tuyển dụng thường không trả lại hồ sơ dù hồ sơ của bạn không đạt (điều này thường
được ghi rõ trong thông báo tuyển dụng). Nếu bạn có nhiều văn bằng, chứng chỉ thì chỉ nên lựa
chọn những văn bằng, chứng chỉ theo yêu cầu hoặc mang lại lợi thế cho bạn khi ứng tuyển.
- Giấy khám sức khỏe: Giấy chứng nhận sức khỏe là minh chứng thể hiện bạn có đủ sức
khỏe để làm việc. Bạn cần xin giấy chứng nhận sức khỏe của đơn vị y tế có thẩm quyền. Giấy
khám sức khỏe sẽ là điểm cộng cho bạn nếu bạn có thể chất khỏe mạnh.
Ngoài ra, tùy vào các doanh nghiệp có thể yêu cầu các loại giấy tờ khác cần thiết có thể
được bổ sung sau khi bạn đã được chính thức tuyển dụng.
2.1.4. Sắp xếp hồ sơ tìm việc
Tùy vào cách thức gửi hồ sơ của ứng viên tới nhà tuyển dụng mà có thể chọn cách sắp
xếp trình bày cho phù hợp. Ứng viên phải đọc kỹ yêu cầu của nhà tuyển dụng trong việc nhận hồ
sơ cũng như các yêu cầu về loại giấy tờ và hướng dẫn về cách sắp xếp giấy tờ để thực hiện cho
đúng.
14
- Kỹ năng Tìm việc làm
Với cách gửi trực tiếp hay qua đường bưu điện, khi hoàn chỉnh xong các loại giấy tờ theo
yêu cầu, tất cả các giấy tờ trên được đựng trong một túi hồ sơ. Túi hồ sơ bạn có thể mua sẵn hoặc
tự làm nhưng phải đảm bảo đủ lớn để không phải gấp các giấy tờ, điều này tránh cho giấy tờ bị
nhàu nát hay bị rách. Bên ngoài túi có ghi đầy đủ thông tin ứng viên và tên các loại giấy tờ có
bên trong.
Hồ sơ bên trong được sắp theo thứ tự giấy tờ ghi ngoài hồ sơ. Không có quy tắc chung
cho việc sắp xếp thứ tự các loại giấy tờ nhưng cách liệt kê và sắp xếp thông thường theo thứ tự
ưu tiên từ cao xuống thấp. Thứ tự thông thường là: Thư ứng tuyển, Thông tin ứng viên (CV),
Thư giới thiệu (nếu có), Bằng cấp…Thông tin ứng viên ghi bên ngoài hồ sơ bao gồm: họ tên,
ngày tháng năm sinh, số điện thoại và địa chỉ liên lạc. Đặc biệt nên ghi rõ vị trí mà bạn muốn
ứng tuyển. VD: Nguyễn Thu Hiền - Ứng tuyển Nhân viên kinh doanh Bất động sản. Điều này
giúp việc phân loại nhanh hơn, nghĩa là hồ sơ sẽ đến được gần hơn với vị trí cần tuyển người.
Trường hợp hồ sơ được gửi qua email, ứng viên cần đặt tên tập tin đính kèm rõ ràng, có
thể đặt tên tập tin là CV kèm theo tên của ứng viên, ví dụ CV-ThuHien thay vì CV. Ngoài ra, do
đặc thù của việc gửi hồ sơ xin việc qua email nên bạn có thể scan và ghép các loại giấy tờ như
thư ứng tuyển, sơ yếu lý lịch, ảnh chụp các bằng cấp, chứng minh nhân dân và các giấy tờ liên
quan vào một tập tin duy nhất, rồi dưới định dạng PDF. Lưu ý, cần trình bày sao cho đẹp mắt vì
đó chính là một minh chứng cho ưu điểm “Kỹ năng sử dụng vi tính tốt” mà bạn có thể đã ghi
trong CV.
Ngoài ra, trong một số trường hợp khác, ứng viên có thể nộp hồ sơ dự tuyển dưới dạng
các tập tin riêng lẻ, nhưng phải nén trong một tập tin *.zip hoặc *.rar. Tốt nhất là *.zip vì định
dạng này mặc định đã được Windows hỗ trợ, chứ không cần cài đặt chương trình giải nén khác,
do đó sẽ tiện hơn cho nhà tuyển dụng. Lưu ý, nếu chọn cách này, bạn phải đặt tất cả các tập tin
vào một thư mục đã đặt tên cụ thể, như HoSoUngTuyen-ThuHien, rồi sau đó mới nén thư mục
này. Tất nhiên, bạn phải đặt số thứ tự cho các tập tin như yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Chẳng hạn:
1.ThuUngTuyen-ThuHien.doc,
2.CV-ThuHien.doc,
3.Anh3x4-ThuHien.jpg,
4.BangDaiHoc-ThuHien.jpg...vv.
Một bộ hồ sơ đầy đủ được trình bày cẩn thận về cả hình thức và nội dung sẽ gây ấn tượng
tốt cho nhà tuyển dụng. Điều này chứng tỏ ứng viên là người cẩn thận, có trách nhiệm và nghiêm
túc trong quá trình tìm kiếm việc làm.
2.1.5. Cách gửi hồ sơ tìm việc
Có nhiều cách thức để gửi hồ sơ tìm việc, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên gửi
trực tiếp tới doanh nghiệp, qua đường bưu điện hay qua mạng internet.
Nộp hồ sơ qua mạng có thể tiến hành theo hai phương thức: Một là, ứng viên có thể gửi
hồ sơ trực tiếp tới email do nhà tuyển dụng cung cấp; Hai là, tạo cho mình một hồ sơ trực tuyến
trên các website tuyển dụng, khi tìm kiếm thấy vị trí phù hợp, ứng viên chỉ cần click vào nút
"ứng tuyển" hoặc "nộp hồ sơ trực tuyến"… Khi nộp hồ sơ, ứng viên cần chọn hình thức đúng
theo yêu cầu của nhà tuyển dụng (thường được đăng trong thông báo tuyển dụng về cách thức
15
- Kỹ năng Tìm việc làm
nộp hồ sơ). Nhà tuyển dụng muốn ứng viên thực hiện theo những gì họ yêu cầu và sẵn sàng loại
bỏ những hồ sơ không làm theo các hướng dẫn. Ví dụ: nếu họ yêu cầu bạn gửi CV qua email
dưới dạng file PDF, đừng gửi CV bằng file Word mà hãy chuyển đổi theo đúng định dạng chẳng
hạn.
Dưới đây là các cách thức gửi hồ sơ của ứng viên và các lưu ý khi gửi hồ sơ:
- Gửi hồ sơ trực tiếp
Ứng viên mang hồ sơ đến nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ trong thông báo tuyển dụng
theo thời gian qui định. Dù đi nộp hồ sơ, bạn cũng cần chú ý đến trang phục bên ngoài và thể
hiện sự chuyên nghiệp vì đây là cơ hội tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng.
- Gửi hồ sơ qua email
Theo xu hướng hiện nay, để tiết kiệm thời gian và công sức của cả nhà tuyển dụng và ứng
viên, nhiều nhà tuyển dụng nhận hồ sơ qua email. Một số vấn đề ứng viên cần lưu ý khi nộp hồ
sơ qua email như sau:
+ Chọn địa chỉ email nghiêm túc:
Email dùng để gửi nên trung tính và nghiêm túc, tốt nhất là sử dụng ngay tên của bạn như
thanhnv@, ngoclanpham@, trunghieunguyent@,... tránh các địa chỉ email dạng nickname như
batnapquantai_honemlancuoi@ hay congchuakieuky1992@, meoluoingungay@...Đặc biệt chú
ý, nếu địa chỉ email có liên kết với Facebook thì bạn hãy làm sạch Timeline của tài khoản
Facebook đó; nếu địa chỉ email thường được dùng cho các hoạt động không mấy tốt đẹp trên
mạng thì bạn nên tạo một email mới để tránh mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
+ Chữ ký trong email phải trang trọng: Chữ ký ở cuối email thường chứa một số thông tin cá
nhân để người nhận có thể liên lạc lại sau khi đọc email, đây cũng là một thông tin để đánh giá
tính cách của ứng viên. Do vậy, bạn nên tạo chữ ký sao cho thật nghiêm túc: chỉ cần họ tên đầy
đủ, đơn vị công tác, trường học, số điện thoại liên hệ là được; đừng chèn vào những câu từ, lời
thơ không phù hợp.
+ Khi gửi email nên gửi tới một địa chỉ duy nhất: Có nhiều ứng viên nhất là các bạn sinh viên
mới ra trường thường gửi rất nhiều hồ sơ cùng lúc tới nhiều doanh nghiệp khác nhau với tâm lý
“được đâu hay đó”. Tuy nhiên, với nhà tuyển dụng, điều đó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp,
không tôn trọng người nhận và họ có thể sẽ xóa ngay email hoặc không đánh giá cao về ứng viên.
Ứng viên cũng không được chuyển tiếp thư đã gửi từ nơi này tới nơi khác. Nếu muốn ứng tuyển
ở nhiều nơi khác nhau, bạn nên dành thời gian soạn các bức email riêng biệt
+ Chú ý đến tiêu đề email: Nhiều ứng viên soạn email không có tiêu đề hay một tiêu đề quá ngắn
gọn và không liên quan, điều này khiến họ mất điểm hoặc mất ngay cơ hội khi nhà tuyển dụng
không đọc email. Khi viết tiêu đề cần phản ảnh được vị trí ứng tuyển. Tuyệt đối không đặt tiêu
đề email dạng “CV”, “Xin việc”, “Đơn xin việc”, “Gửi chị A/anh B”, … Thay vào đó, bạn phải
ghi rõ vị trí ứng tuyển trong tiêu đề, chẳng hạn: “Thư ứng tuyển vị trí Trưởng phòng kinh doanh
của công ty X”.
+ Về nội dung email: Ứng viên phải soạn thảo nội dung cho email chứ không được để trống hay
soạn thảo quá sơ sài. Đặc biệt, phải kiểm tra kỹ lỗi chính tả, câu từ. Viết một email tốt cũng chính
là cơ hội để ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách viết email và thu hút nhà tuyển dụng
bằng những ưu điểm, kinh nghiệm làm việc của mình.
16
- Kỹ năng Tìm việc làm
Trước khi nộp hồ sơ, ứng viên hãy photocopy một bộ để lưu giữ hoặc xem lại trước khi
đi phỏng vấn. Sau khi gửi hồ sơ, ứng viên có thể kiểm tra lại nhằm đảm bảo hồ sơ đã được gửi
đến nơi chưa và thường xuyên cập nhật, theo dõi xem có cần bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ
không, đặc biệt là theo dõi thông báo mời phỏng vấn hay thử việc.
2.1.6. Những lỗi cơ bản khi chuẩn bị hồ sơ tìm việc
Hồ sơ tìm việc chỉ là “tấm vé” để bạn giới thiệu cơ bản về bản thân với nhà tuyển dụng.
Việc chuẩn bị tốt một bộ hồ sơ tìm việc là một trong những cách tốt nhất để đón nhận những cơ
hội may mắn trên hành trình tìm việc của bạn. Nhà tuyển dụng suy nghĩ là nếu bạn làm một việc
đơn giản không tốt thì bạn sẽ khó lòng đáp ứng yêu cầu công việc được. Vì thế một nguyên tắc
cơ bản là không có lỗi trong bộ hồ sơ tìm việc. Ứng viên cần tránh những lỗi cơ bản sau:
- Sắp xếp hồ sơ không khoa học: Một bộ hồ sơ được sắp xếp khoa học sẽ giúp cho nhà
tuyển dụng dễ dàng theo dõi và họ sẽ có ấn tượng tốt hơn về ứng viên. Ngược lại, hồ sơ sắp xếp
lộn xộn, không theo trật tự khiến nhà tuyển dụng mất thời gian và khó khăn trong việc xem xét
hồ sơ cũng như đánh giá không tốt về ứng viên.
- Lỗi chính tả: Nhiều ứng viên còn mắc nhiều lỗi chính tả, đánh máy và vì chủ quan hay
cẩu thả mà không kiểm tra lại hồ sơ. Hồ sơ tìm việc cần được chuẩn bị một cách công phu, bài
bản và nghiêm túc. Một hồ sơ có nhiều lỗi chính tả và ngữ pháp thể hiện ứng viên thiếu cẩn trọng
hoặc không để ý đến chi tiết. Nhà tuyển dụng cũng có thể cho rằng ứng viên thiếu kinh nghiệm,
cẩu thả hay lười biếng và thực sự không nghiêm túc hay chú tâm đến tìm việc.
- Lỗi cần tránh tiếp theo đó là hình thức trình bày hồ sơ. Nhiều ứng viên viết các đoạn
quá dài với không phân chia ý rõ ràng khiến cho người đọc cảm thấy khó chịu. Ứng viên cần lưu
ý khi trình bày các thông tin cần dễ đọc, dễ hiểu, dễ nhớ, không nên viết quá dài dòng. Lưu ý,
trình bày thoáng với khoảng trắng phân bố hợp lí để hồ sơ trông sạch sẽ và hấp dẫn. Tuyệt đối
tránh viết những đoạn văn dài cả trang giấy, kể lể dài dòng.
- Hồ sơ hoàn thiện xong nội dung nên được in ấn trên chất liệu giấy có chất lượng tốt,
tất cả các giấy tờ photo phải rõ ràng. Đặc biệt, phải chuẩn bị đúng hồ sơ theo yêu cầu của nhà
tuyển dụng, không thêm hay bớt giấy tờ nào trừ trường hợp giấy tờ đó là minh chứng hay tạo
thêm lợi thế cho ứng viên. Trước khi gửi hồ sơ, cần kiểm tra lại một cách chính xác và sắp xếp
các loại giấy tờ một cách khoa học…
- Cuối cùng dùng một kẹp giấy để cố định toàn bộ hồ sơ của bạn thành một tập theo
đúng thứ tự đã được ghi ngoài bìa hồ sơ.
Chuẩn bị hồ sơ là một khâu quan trọng, đòi hỏi sự nghiêm túc và chu đáo của ứng viên
để tránh những lỗi cơ bản từ đó ghi điểm đối với nhà tuyển dụng. Cần tránh làm một hồ sơ duy
nhất cho tất cả các doanh nghiệp. Các công ty dù trong cùng một ngành nghề, thị trường cũng
đều có những điểm khác biệt về văn hóa doanh nghiệp, tài chính... Do đó, nhà tuyển dụng cũng
sẽ có những yêu cầu khác nhau đối với các ứng viên.
KỸ NĂNG VIẾT THÔNG TIN ỨNG VIÊN (CURRICULUM VITAE - CV)
2.2.1. Khái niệm
Sơ yếu lý lịch là một văn bản tóm tắt và liệt kê quá trình học tập, kỹ năng, kinh nghiệm
làm việc và các thông tin liên quan của một cá nhân có thể được xem như một phần quan trọng
17
- Kỹ năng Tìm việc làm
nhất trong hồ sơ tìm việc làm. Sơ yếu lý lịch là thuật ngữ được sử dụng trong các văn bản hành
chính về quản lý cán bộ công chức. Theo Khoản 2, Điều 6, Quyết định Số: 14/2006/QĐ –BNV
về việc ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ngày 06 tháng 11 năm 2006 có định
nghĩa bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân
cán bộ, công chức và các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức. Sơ yếu lý lịch
do cán bộ, công chức quy định tại khoản 1 Điều này và các tài liệu bổ sung khác của cán bộ, công
chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xác minh, chứng nhận.
Sơ yếu lý lịch thường được xem xét đầu tiên bởi nhà tuyển dụng khi nhận hồ sơ của một
ứng viên; nó đóng vai trò cung cấp thông tin quan trọng cho nhà tuyển dụng trong việc đánh giá
năng lực và chọn lựa ứng viên.
Sơ yếu lý lịch thường được gọi tắt là CV (viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Curriculum
Vitae”) hay Resume. Với các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nước ngoài thì CV là thuật
ngữ được dùng nhiều hơn. Trong các cơ quan nhà nước, mẫu lý lịch được quy định thống nhất
theo mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, là mẫu sơ yếu lý lịch dành cho cán bộ công chức. Còn với doanh
nghiệp hay các tổ chức khác, mẫu lý lịch sẽ do doanh nghiệp quy định hay tự ứng viên làm thực
hiện, có thể có hoặc không yêu cầu phần thông tin về gia đình của ứng viên, cũng như có thể
không yêu cầu xác nhận của các cơ quan quản lý địa phương.
2.2.2. Các kiểu Sơ yếu lý lịch
Căn cứ vào mục đích và đối tượng áp dụng, Sơ yếu lý lịch (còn gọi là Thông tin ứng viên)
được chia thành nhiều nhóm khác nhau. Hai nhóm được chấp nhận rộng rãi đó là Lý lịch kiểu
Mỹ (Resumé) và Lý lịch kiểu quốc tế (CV)
Lý lịch kiểu Mỹ (Resumé): Là văn bản ngắn gọn từ một đến hai trang (thường gói gọn
trong một trang), thích hợp với tuyển dụng kinh doanh thông thường. Resumé mô tả ngắn gọn,
cô đọng và nhấn mạnh về thành tích đạt được của ứng viên. Khi gửi Resumé thì không cần gửi
kèm thư ứng tuyển (Cover Leter)
Lý lịch kiểu quốc tế (CV): CV là văn bản chi tiết hơn Resumé bao gồm quá trình học tập
và làm việc của ứng viên được trình bày chi tiết có thể dài hơn vài trang; ngoài chứa thông tin về
kinh nghiệm làm việc, quá trình giáo dục, các ấn bản, các giải thưởng đạt được,… nó còn có thể
chứa thêm ví dụ về các công trình khoa học được thực hiện bởi ứng viên. CV kiểu này hay được
các nhà tuyển dụng về nghiên cứu khoa học hay y khoa yêu cầu. Khi gửi CV, ứng viên nhất thiết
phải gửi kèm theo một thư ứng tuyển. Tùy mỗi quốc gia lại có các quy định khác nhau khi viết
CV. CV ở Mỹ có một số đặc điểm như: Không khuyến khích kèm ảnh chụp cá nhân trong CV,
trừ ngành nghệ thuật biểu diễn hay các CV cho vị trí nghiên cứu khoa học thì liệt kê các sự kiện
cũ nhất trước còn CV cho ngành khác thì liệt kê sự kiện mới nhất trước. CV thường được dùng
chủ yếu khi bạn nộp hồ sơ tìm việc cho các vị trí liên quan đến học thuật, giáo dục, khoa học và
nghiên cứu. Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng CV trong hồ sơ xin học bổng tại Mỹ. Nếu bạn
nộp hồ sơ tìm việcở các nước Châu Âu, Trung Đông, Châu Phi, Châu Á, CV bao giờ cũng được
yêu cầu nhiều hơn so với Resumé. Tại các nước nói tiếng Đức, CV luôn phải kèm theo hình ảnh
chân dung của người viết…Những trường hợp ngoại lệ khi thực hiện CV như: Các nghệ sĩ có thể
18
- Kỹ năng Tìm việc làm
viết CV khá dài và có thể theo các định dạng sáng tạo không theo khuôn mẫu, và thêm thông tin
về các biểu diễn hay trưng bày cá nhân hoặc theo nhóm.
Nhìn chung trên thế giới có sự phân biệt giữa CV và Resumé. Còn ở Việt Nam, chỉ có
một hình thức là CV. Khi nộp đơn dự tuyển, ứng viên cần quyết định là sẽ làm hồ sơ tìm việc
theo kiểu Resumé hay CV. Điều này tùy thuộc vào mục đích tuyển dụng của doanh nghiệp và
quan điểm, phong cách của người làm nhân sự tại doanh nghiệp đó. Điều quan trọng nhất là ứng
viên nên làm đúng theo yêu cầu của nhà tuyển dụng trong việc chuẩn bị sơ yếu lý lịch. Mỗi vị trí
ứng tuyển cần một cách trình bày khác nhau để liệt kê kinh nghiệm chuyên môn, bằng cấp và các
hoạt động khác. Vì vậy bạn nên thiết kế theo cách riêng của bạn và với công ty mà bạn đang ứng
tuyển.
Ngoài ra, căn cứ theo kiểu viết lý lịch, người ta chia sơ yếu lý lịch thành bốn nhóm sau:
- Lý lịch kiểu kỹ năng: Kiểu lý lịch này thích hợp với những người có được kinh nghiệm
quý báu qua nhiều công việc và khoá học không liên quan đến nhau. Nó đặc biệt phù hợp với
sinh viên mới ra trường hoặc một người đang muốn thay đổi công việc. Lý lịch kiểu này tập trung
vào khả năng hơn là công việc trước đây.
- Lý lịch theo trình tự thời gian: Kiểu lý lịch thẳng thắn này hữu ích với những người có
kinh nghiệm làm việc ở những vị trí nói chung liên quan đến công việc họ muốn và không có sự
ngắt quãng lớn về thời gian giữa các công việc. Nó bắt đầu bằng công việc gần đây nhất và tiếp
tục đi ngược lại thời gian.
- Lý lịch kiểu chức năng: Làm nổi bật kinh nghiệm làm việc trước đây (không nhất thiết
phải theo thời gian), trực tiếp cho thấy bạn đáp ứng được công việc đang ứng tuyển.
- Lý lịch kiểu hình tượng: Đôi khi được những người tìm việc trong lĩnh vực nghệ thuật
như thiết kế và quảng cáo sử dụng. Kiểu này sử dụng các phông chữ, hình vẽ, màu sắc và cách
bố trí để thể hiển tính sáng tạo cá nhân của người ứng tuyển.
Để có hình thức cho một CV ấn tượng với nhà tuyển dụng, ứng viên cầu chú ý những vấn
đề sau:
- Dùng nhiều từ chuyên ngành liên quan đến công việc trong CV
- Câu chữ trình bày rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu, các mục quan trọng bạn nên để chữ đứng,
gạch chân hoặc in nghiêng để gây sự chú ý.
- Cỡ chữ, kiểu chữ, màu sắc, căn chỉnh hài hoà
- Trình bày hồ sơ trên hai trang giấy. Thông thường một hồ sơ không nên dài hơn hai
trang giấy, trừ phi bạn có nhiều ưu thế và kinh nghiệm thật sự nổi bật.
- Sự khác biệt giữa CV – Sơ yếu lý lịch – Resumé chính là mức độ chi tiết thông tin cá
nhân của bạn.
2.2.3. Các nội dung cơ bản của một sơ yếu lý lịch
Nắm được bố cục cơ bản của một CV, hiểu rõ nội dung từng phần thể hiện sẽ giúp bạn
sở hữu CV ấn tượng, phù hợp yêu cầu của nhà tuyển dụng. Các nhà tuyển dụng có thể đưa ra các
yêu cầu khác nhau về những nội dung cần có của một bản sơ yếu lý lịch nhưng thông thường,
nội dung trong bản sơ yếu lý lịch đều có những mục sau đây:
- Thông tin cá nhân
19
nguon tai.lieu . vn
