Xem mẫu
- CHƯƠNG 3:
PHƯƠNG TIỆN TRỰC QUAN TRONG THUYẾT TRÌNH
Mục tiêu:
§ Biết được các quy tắc khi thiết kế trang chiếu, trình bày bảng và tài liệu
phát tay.
§ Thiết kế được slide trình chiếu và tài liệu phát tay phù hợp.
§ Trình bày bảng hiệu quả trong khi thuyết trình
95
- 3.1. Kỹ thuật thiết kế trang chiếu
Slide thuộc ứng dụng Power Point, là một công cụ hỗ trợ người dùng trong
việc thuyết trình, giúp người được nghe có thể dễ dàng hiểu được những điều mà
bạn đang truyền tải. Slide đẹp giúp người dùng tiếp cận tốt hơn trong công tác giảng
dạy, giới thiệu sản phẩm và thể hiện các bài thuyết trình của mình một cách dễ dàng.
Ấn tượng đầu tiên mà người nghe tiếp cận bài thuyết trình thông qua hình
ảnh của slide. Một slide chuẩn, đẹp sẽ là bước khởi đầu tạo nên sự thành công cho
bài thuyết trình. Đây là phần chúng ta có thời gian nhiều để chuẩn bị và hoàn toàn
chủ động đầu tư. Một số lưu ý khi chuẩn bị nội dung và slide thuyết trình:
Về nội dung: chúng ta cần trả lời các câu hỏi sau:
§ Nội dung sẽ bao gồm những gì?
§ Trình bày trong bao lâu?
§ Trình bày như thế nào cho lôi cuốn?
§ Động cơ của người nghe là gì?
Trả lời các câu hỏi trên thật cô đọng và súc tích, chúng ta sẽ có một bước
khởi đầu tốt. Kinh nghiệm khi soạn nội dung trình chiếu là chúng ta phải viết ra, viết
đi viết lại 3- 5 lần để cho nội dung được cô đọng. Cố gắng làm cho nội dung càng
ngắn càng tốt và quan trọng hơn là phải làm thật rõ các ý chính và các mối quan hệ
của các ý.
Nếu bạn có 20 slide không hẳn bạn đã có một bài thuyết trình – mà chỉ là
một loạt slide. Để có một bài thuyết trình tốt, đòi hỏi bạn phải rèn luyện và thực tập
rất nhiều.
Một trong những vấn đề của PowerPoint là tính đồng dạng. Ba đặc điểm
sau đây làm cho bài thuyết trình của bạn khó theo dõi:
§ Các slide đều có một format giống nhau
96
- § Dùng điểm bullet trong mỗi slide
§ Dùng một màu nền duy nhất
Nguyên tắc khi thiết kế slide:
§ Mỗi slide cần phải có một tựa đề
Tựa đề trên mỗi slide cũng giống như bảng chỉ đường. Bảng chỉ đường dẫn dắt câu
chuyện một cách logic và lí thú. Do đó, bạn cần phải suy nghĩ cách đặt tựa đề cho
mỗi slide sao cho đơn giản nhưng đủ để khán giả biết mình đang ở đâu trong câu
chuyện.
NHỮNG TIÊU ĐỀ LÀM THAY ĐỔI THẾ GIỚI
Khi các “chàng trai Google” Sergey Brin và Larry Page bước vào Sequoia
Capital để tìm nguồn tài trợ cho kỹ thuật tìm kiếm mới của họ, họ đã mô tả công
ty của mình chỉ với một câu: “Google giúp thâm nhập và các thông tin của thế
giới chỉ với một cái nhấp chuột” Nó dài 63 ký tự, mười chữ. Một nhà đầu tư ban
đầu của Google nói với tôi là chỉ với 10 chữ ấy, các nhà đầu tư hiểu ngay quan hệ
với kỹ thuật Google. Từ ngày ấy, những doanh nhân bước vào Sequoia Capital
đều được yêu cầu cho ra “một dòng”, tức là một tiêu đề mô tả sản phẩm của họ
trong một câu nói. Một nhà đầu tư nói với tôi, “Nếu anh không mô tả nổi những
gì anh làm với 10 chữ hay ít hơn, thì tôi sẽ không đầu tư, không mua, không quan
tâm. Chỉ thế thôi.” Sau đây là nhiều ví dụ về những tiêu đề làm thay đổi thế giới
dùng 10 chữ hay ít hơn:
• “Cisco làm thay đổi cách chúng ta sống, làm việc, vui chơi và học
tập”. TGĐ Cisco Jonh Chambers nhắc lại câu này trong các buổi
phỏng vấn và thuyết trình.
97
- • “Stabucks tạo ra một không gian thứ ba giữa nơi làm việc và nơi ở”.
TGĐ của Starbucks – Howard Schultz nói khi diễn đạt các ý tưởng
của mình với các nhà đầu tư ban đầu.
• “Chúng ta thấy một cái PC trên mỗi bàn làm việc, trong mỗi nhà”
Đồng sáng lập viên Bill Gates nói về cách nhìn của ông với Steve
Ballmer. Sau khi tham gia công ty, ông này bình luận về quyết định
của mình. Hiện nay Ballmer là TGĐ của Microsoft, ông nói rằng kỳ
vọng của Gates làm cho ông gắn bó với công ty.
§ Mỗi slide chỉ nên trình bày một ý tưởng:
Một slide chỉ nên trình bày một ý tưởng, không nên nhồi nhét hơn một ý tưởng vào
một slide. Do đó, tất cả những bullet, dữ liệu, hoặc biểu đồ trong slide chỉ nên dùng
để hỗ trợ cho ý tưởng chính. Ý tưởng của slide có thể thể hiện qua tựa đề của
slide. Nếu tựa đề slide không chuyển tải được ý tưởng một cách nhanh chóng, thì
diễn giả sẽ phải tốn thời gian giải thích, hoặc có thể làm cho khán giả sao lãng vấn
đề.
§ Slide trình bày theo công thức n x n:
Một slide có quá nhiều chữ sẽ làm khán giả khó theo dõi và ý tưởng bị loãng. Mỗi
slide, nếu chỉ có chữ, thì nên tuân thủ theo công thức “n x n”. Công thức này có
nghĩa là nếu quyết định mỗi slide có 5 dòng chữ thì mỗi dòng chỉ nên có 5 chữ. Bạn
cũng cần lưu ý rằng, một slide không nên có quá 6 dòng chữ (n < 7).
§ Viết slide theo công thức telegraphic:
98
- Telegraphic là cách viết kiểu điện tín, giống như cách phóng viên viết tiêu đề bài
báo. Cách viết telegraphic có hiệu quả giảm số chữ trong mỗi slide, giúp diễn giả
tập trung vào cách diễn giải vấn đề hơn là đọc. Bạn hãy trả lời câu hỏi sau: “Giữa
đọc và nghe, cái nào làm cho khán giả dễ theo dõi hơn?” Câu trả lời là đọc, bởi vì
đọc ít đòi hỏi nỗ lực như nghe. Nếu diễn giả soạn slide với quá nhiều chữ, thì khán
giả sẽ đọc chứ không nghe. Tuy nhiên, diễn giả cần khán giả phải nghe hơn là đọc
(vì họ có thể đọc bài báo hay báo cáo khoa học chi tiết hơn). Do đó, soạn slide ngắn
gọn sẽ giúp khán thính giả dùng ít thời gian đọc và dành nhiều thời gian lắng nghe.
Cách viết slide tốt nhất là cách viết telegraphic. Đó là cách viết ngắn gọn, như
phóng viên đặt tựa đề bản tin. Nói cách khác, đó là cách viết không tuân theo văn
phạm, không cần phải có một câu văn hoàn chỉnh. Cụ thể: viết ngắn và lượt bỏ
những chữ không cần thiết.
Một trình chiếu quá nhiều chữ
Có thể lấy vài ví dụ để minh họa cho cách viết ngắn như sau:
Thay vì viết Thì nên viết
99
- Chúng ta cần phải làm một cuộc so So sánh giữa X và Y
sánh giữa X và Y
Một vài phương pháp để giải quyết vấn Phương pháp
đề này như là:
§ Dùng biểu đồ và hình ảnh:
Người xưa có câu “một hình có giá trị bằng hàng vạn chữ” để nói lên tầm quan trọng
của biểu đồ. Thật vậy, chúng ta thường nhớ biểu đồ hơn là nhớ những bảng số liệu
chi chít. Chúng ta cũng dễ cảm nhận và có ấn tượng với biểu đồ hơn là con số. Biểu
đồ có giá trị ghi nhớ rất lâu, và người ta thường dùng biểu đồ trong các hội nghị
khoa học. Do đó, cần phải đầu tư thời gian để suy nghĩ về cách trình bày biểu đồ
một cách có ý nghĩa.
Ưu tiên sử dụng các đồ thị hình ảnh
100
- Có nhiều dạng biểu đồ và mỗi dạng chỉ có thể áp dụng cho một tình huống riêng. Một số
hướng dẫn chung có thể tóm lược như sau:
Loại biểu đồ Mục đích Tối đa
Hình tròn (Pie chart) Phần trăm, cơ cấu 3 – 5 slide
Biều đồ thanh (bar chart) Dùng để so sánh, tương 5 – 7 slide
quan, xếp hạng
Biểu đồ tán xạ (scatter Mô tả biến đổi theo thời 1 – 2 slide
plot) gian, mối tương
quan
Bảng số liệu So sánh số liệu 3 cột và 5 dòng
Hình ảnh cartoons Minh họa 1 – 2 slides
Trong mỗi biểu đồ hay bảng số liệu, cần phải chú ý định danh và đơn vị của trục hoành
và trục tung. Biểu đồ hay bảng số liệu nên được thiết kế một cách đơn giản và “chiến
lược” (tức nhắm vào điểm cần trình bày), không nên quá tham lam và làm loãng chủ đề
hay điểm chính của bài thuyết trình.
Nên tránh dùng hình hoạt họa, vì những hình ảnh này có thể làm giảm sự trang trọng của
bài thuyết trình. Hình hoạt họa dùng không đúng chỗ và đúng cách cũng làm cho người
xem cảm thấy khó theo dõi thông điệp chính của bài thuyết trình.
§ Font và cỡ chữ
Hiện nay, trong soạn thảo văn bản người ta thường sử dụng font chữ Times New Roman,
Arial, hay các font tương tự.
101
- Về cỡ chữ (size), phần lớn các chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ (size) từ 24 trở lên.
Nếu dùng cỡ chữ nhỏ hơn 24 khán giả sẽ khó đọc, nhất là trong các hội trường
rộng. Riêng phần tựa đề, cỡ chữ phải từ 30 đến 40.
Tuy nhiên, trong trường hợp phải trình bày tài liệu tham khảo thì cỡ chữ 12-14 có thể
chấp nhận được.
Không bao giờ dùng chữ viết in hoa trong nội dung slide. Chữ in hoa được hiểu là la hét,
mất lịch sự. Ngoài ra, chữ in hoa cũng khó đọc và khó theo dõi. Tuy nhiên, có thể viết
nghiêng hay tô đậm, nhưng đừng nên lạm dụng những cách viết này. Chỉ dùng gạch dưới
khi cần nhấn mạnh một điều gì quan trọng; nếu không thì nên tránh sử dụng kiểu trình
bày này.
§ Màu:
Chọn màu cho chữ cũng là một nghệ thuật. Màu đỏ và màu cam là màu “nóng” nên khó
tập trung. Màu xanh lá cây, xanh nước biển, và nâu là những màu “ngọt dịu” nhưng khó
gây chú ý. Màu đỏ và xanh lá cây có thể khó thấy đối với những người với hội chứng
mù màu.
Cách chọn màu còn tùy vào bối cảnh và môi trường. Cũng cần phân biệt màu chữ (text
color) và màu nền (background color). Nhìn chung:
§ Nếu hội trường nhỏ hay giảng dạy: chọn chữ màu tối trên nền sáng. Ví dụ như
chữ màu đen hay màu xanh đậm và nền trắng
§ Nếu hội trường rộng lớn: chọn chữ sáng trên nền tối, như chữ màu trắng/vàng trên
nền xanh đậm.
Tránh dùng slide với chữ màu xanh lá cây và màu nền đỏ (hay chữ màu đỏ trên nền màu
xanh lá cây) vì rất nhiều người bị mù màu với sự kết hợp này. Nói chung tránh chọn màu
nền đỏ vì đây là loại màu “nóng” dễ làm cho mắt bị mệt và khó theo dõi.
102
- Một điều khá quan trọng là bạn nên sử dụng Slide Master trong khi soạn thảo Powerpoint,
chức năng này sẽ giúp chúng ta dễ dàng định dạng và thay đổi Font chữ hàng loạt một
cách dễ dàng. Bài thuyết trình đã chuẩn bị sẵn, nhưng đối tượng người nghe có sự thay
đổi và nội dung soạn sẵn của chúng ta không còn phù hợp như: bị trùng, đối tượng thay
đổi, hoặc bị thay đổi “quỹ thời gian”. Khi đó, chúng ta sẽ có một cách giải quyết khá hoàn
chỉnh đó là sử dụng chức năng Custom Show để chỉ chọn lọc một số Slide chúng ta cần
thuyết trình, ẩn bớt slide đã không còn phù hợp.
Ngoài ra, khi soạn Slide thuyết trình theo nhóm, Google đã cung cấp một ứng dụng tương
tự như Powerpoint thông thường và cộng thêm nhiều ưu điểm như: cho phép cùng lúc
nhiều người tác động bài thuyết trình, làm việc tại bất cứ đâu chỉ với một tài khoản Gmail
và internet, trình chiếu online khi máy tính cài đặt thêm Skype.
NHỮNG ĐIỀU CẦN GHI NHỚ:
Ø Số lượng slide:
- 5 – 10 slide cho 10 phút thuyết trình
- 30 – 60 slide cho 1 giờ
103
- Ø Hình thức slide:
- Cỡ chữ: từ 28 trở lên, chữ dùng cho tựa đề lớn hơn
- Mỗi slide nên có khoảng 5-7 dòng (trừ tựa đề)
- Trên mỗi slide sử dụng tối đa 2 kiểu chữ
- Tuân thủ nguyên tắc: nền sáng – chữ tối hoặc ngược lại
- Tuyệt đối tránh mọi lỗi chính tả và ngữ pháp
Ø Tránh sử dụng quá nhiều hiệu ứng đặc biệt vì sẽ làm người nghe mất tập
trung vào bài thuyết trình
Ngoài ra, những hình ảnh chất lượng cao sẽ mang lại ý nghĩa vô cùng lớn đối
với những slide thuyết trình. Điều này không những làm cho slide của bạn sinh động và
chất lượng hơn mà còn làm cho người xem được tôn trọng.
Một số lưu ý khi sử dụng máy chiếu (LCD projector):
§ Tìm hiểu cách sử dụng, kiểm tra máy và các công cụ phụ trợ (nếu có) trước
khi thuyết trình.
§ Kiểm tra kết nối điện và đầu dây nối với máy tính.
§ Điều chỉnh độ nét của trang chiếu và kích thước của trang chiếu cho phù hợp
với màn hình (focus và zoom).
§ Sử dụng chuột từ để điều khiển trang chiếu từ xa.
§ Không đi qua trước ống kính máy chiếu.
§ Lưu ý tắt và bật máy khi gián đoạn giữa 2 lần thuyết trình dài.
Với lượng thời gian giới hạn bạn có để thực hiện thuyết trình, hãy phân chia thời gian
bạn có thể trình bày ở mỗi slide. Cố gắng trình bày các trang một cách rõ ràng, không
104
- quá nhiều chữ và rối mắt, thay vào đó là các hình ảnh và biểu đồ màu sắc để tăng độ hấp
dẫn. Hiện tại, ngoài Powerpoint còn có khá nhiều công cụ để cho bạn lựa chọn khi muốn
thiết kế bài thuyết trình đẹp mắt như: Prezi, Knovio, Canva, Google Presentation, …Hy
vọng những kiến thức trên sẽ giúp bạn trau dồi kỹ năng làm slide và giúp cho bạn thuyết
trình thuyết phục hơn trong học tập và kinh doanh.
3.2. Kỹ thuật trình bày bảng khi thuyết trình
Một trong số những yếu tố quyết định tới sự thành công khi thuyết trình của bạn là trình
bày bảng. Thông tin trên bảng không được trình bày sẵn mà xuất hiện từ từ theo tiến trình
bài thuyết trình của bạn. Những thông tin trình bày trên bảng thường cô đọng, xúc tích
và chặt chẽ hơn trong tài liệu. Chính vì thế, bảng sẽ giúp thính giả ghi nhớ nhanh và chắc
chắn hơn để theo dõi, ghi chép, ít nhầm lẫn.
Đối với người thuyết trình, cần nắm vững một số quy tắc về cách trình bày bảng như sau:
§ Trình bày bảng viết từ trái qua phải nếu có hình thành kiến thức mới thì bắt
đầu ghi nội dung cần vào cột đầu tiên bên trái bảng.
§ Lựa chọn nội dung ngắn gọn, cụ thể để viết vào các phần được chia, treo
tranh ảnh cho phù hợp.
§ Không viết quá ít sẽ làm bảng không cần phần chữ và phần cảng hoặc quá
nhiều sẽ làm bảng rối và khó nhìn.
§ Thường xuyên rèn viết chữ trên bảng viết đúng mẫu chữ không quá to và
không quá nhỏ sẽ khiến thính giả khó nhìn.
§ Viết thẳng hàng không lên, xuống dốc. Viết đủ đậm để thính giả đủ nhìn thấy.
§ Không vẽ dày đặc, chi chít trên bảng, trình bày cả những thông tin vụn vặt.
Khi luyện tập quan trọng là tập thành thục các kĩ năng cơ bản từ tư thế đứng, cách cầm
phấn, các nét cơ bản nhưng không nên bỏ qua quy trình viết chữ thường, chữ số và chữ
hoa. Tuy nhiên khi đã nắm chắc quy trình và viết đẹp trên giấy phần này thì việc luyện
tập trên bảng sẽ nhanh hơn. Cần chú ý khi tập nét cần tập liên hợp các nét cho cổ tay dẻo
105
- mềm mại rồi mới đi vào tập các kĩ thuật liền mạch (các nét nối: móc sang móc, móc sang
cong, cong sang móc, cong sang cong..), liên kết các âm vần thành tiếng, từ. Phần khoảng
cách, dấu chữ dấu thanh và kĩ năng trình bày văn bản giống như khi ta viết trên giấy.
Về cách xóa bảng: Đây là công việc tưởng chừng đơn giản nhất nhưng cũng
cần có nguyên tắc đúng. Chúng ta sẽ xóa bảng bắt đầu từ đâu? Ở giữa, bên trái hay bên
phải của bảng? Nếu chúng ta xóa từ giữa hay từ bên phải của bảng trước rồi mới xóa bên
trái thì bạn sẽ phải chờ cho bảng khô trong một thời gian rồi mới viết bảng được. Theo
nguyên tắc là những nơi nào xóa trước sẽ khô trước và chúng ta sẽ bắt đầu bằng việc xóa
từ trên xuống và từ trái qua phải, như vậy sẽ đảm bảo chắc chắn bảng của bạn luôn ở tư
thế sẵn sàng cho bạn viết vẽ. Đồng thời chúng ta cũng thực hiện xóa ngang hoặc dọc
bảng.
3.3. Kỹ thuật thiết kế tài liệu phát tay
Trong khi thuyết trình, tài liệu phát tay cần thiết cho thính giả khi:
§ Cần cập nhật những thông tin mới không có trong các tài liệu khác.
§ Những thông tin trình bày phức tạp hoặc quá chi tiết.
§ Hệ thống hoặc tóm tắt thông tin chính của bài thuyết trình.
§ Thính giả gặp khó khăn trong việc ghi nhớ và rèn luyện kĩ năng.
Một vài lưu ý khi sử dụng tài liệu phát tay trong thuyết trình:
§ Xác định rõ mục đích sử dụng của tài liệu phát tay
§ Thu thập thông tin có liên quan đến tài liệu phát tay
§ Đặt mục tiêu đề rõ ràng cho tài liệu phát tay
§ Sử dụng ngôn ngữ từ rõ ràng và đơn giản
§ Định nghĩa các thuật ngữ mới nếu có
§ Minh hoạ rõ lời nói bằng các sơ đồ phác hoạ, tranh minh hoạ và các biểu đồ
thích hợp
§ Tránh viết dày đặc trên trang giấy, hãy để lề phù hợp
106
- § Sử dụng gạch chân hoặc chữ in đậm, đánh số hoặc gạch đầu dòng để nhấn
mạnh hoặc phân biệt các tiêu đề, phụ đề và nội dung
§ Sử dụng thuật ngữ nhất quán
§ Cung cấp tài liệu tham khảo nếu có, để những thính giả quan tâm có thể đọc
thêm.
107
- CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Slide trình chiếu có vai trò như thế nào trong bài thuyết trình?
2. Trình bày các nguyên tắc cơ bản trong thiết kế slide trình chiếu.
3. Những quy tắc trình bày bảng khi thuyết trình là gì?
4. Khi nào cần chuẩn bị tài liệu phát tay cho thính giả?
5. Cần lưu ý những gì khi soạn tài liệu phát tay?
BÀI TẬP
Chọn 1 trong những chủ đề thuyết trình đã chuẩn bị nội dung ở các chương trước:
1. Thiết kế slide trình chiếu
2. Thiết kế tài liệu phát tay cho thính giả
3. Thực hành trình bày bảng khi thuyết trình theo nhóm
108
- CHƯƠNG 4:
KỸ NĂNG HỒI ĐÁP THÍNH GIẢ
Mục tiêu:
§ Nắm rõ quy trình hồi đáp thính giả
§ Nhận thức tầm quan trọng của việc tương tác với thính giả trong thuyết
trình
§ Có khả năng tương tác hiệu quả với thính giả khi thuyết trình
§ Có kỹ năng ứng xử phù hợp trong những tình huống khó với thính giả
109
- 4.1. Quy trình hồi đáp thính giả
4.1.1. Hồi đáp sau thuyết trình
Sau mỗi bài thuyết trình, chúng ta thường giải đáp các thắc mắc của khán giả để
giúp khán giả hiểu rõ hơn về nội dung. Vì thế, kỹ năng trả lời các câu hỏi sau khi thuyết
trình cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của buổi thuyết trình. Đã có những bài
thuyết trình thất bại vì diễn giả không giải đáp thỏa đáng các câu hỏi của người nghe. Để
không rơi vào trường hợp trên, ngay từ bây giờ, bạn nên rèn luyện cho mình phong thái
và cách trả lời các câu hỏi thật tự tin và chuyên nghiệp. Dưới đây là quy trình hồi đáp
thính giả:
§ Thank - Cảm ơn câu hỏi: khi nhận được câu hỏi, bạn cần cảm ơn thính giả trước
khi đưa ra câu trả lời. Điều này làm cho người hỏi cảm thấy được tôn trọng và
cũng như khuyến khích thính giả đặt thêm câu hỏi. Khi kết thúc bài thuyết trình,
số lượng câu hỏi bạn nhận được phản ánh sự quan tâm của thính giả đến bài thuyết
trình của bạn.
§ Repeat - Lặp lại câu hỏi: việc lặp lại câu hỏi vừa thể hiện bạn đã lắng nghe nghiêm
túc câu hỏi của thính giả, vừa giúp bạn xác nhận lại nội dung hỏi của thính giả.
Nếu không thực hiện bước này, có thể bạn sẽ gặp phải trường hợp nghe không đầy
đủ hoặc hiểu sai ý hỏi của thính giả và trả lời không chính xác những gì thính giả
quan tâm.
§ Answer - Trả lời: Bạn cần trả lời đầy đủ nội dung hỏi mà thính giả đặt ra. Nếu nội
dung hỏi trùng lắp với ý đã trả lời trước đó, bạn cần khéo léo tóm tắt lại ý trả lời.
Nếu không thể trả lời, bạn cần xin lỗi và đưa ra lời hứa cụ thể về việc sẽ phản hồi
cho thính giả sau đó. Bạn có thể từ chối trong trường hợp câu hỏi nằm ngoài nội
dung thuyết trình hoặc người hỏi cố tình gây công kích.
§ Control - Kiểm soát thời gian: bên cạnh việc đảm bảo trả lời đầy đủ nội dung câu
hỏi, bạn cần lưu ý kiểm soát thời gian để tránh trả lời lan man, kéo quá dài thời
gian của buổi thuyết trình làm thính giả mệt mỏi. Việc kiểm soát thời gian tốt còn
110
- giúp bạn chủ động trong việc xác định cần phải trả lời như thế nào và làm chủ
được buổi thuyết trình của mình đến phút cuối cùng.
4.1.2. Tương tác với thính giả trong thuyết trình
v Tầm quan trọng của tương tác với người nghe khi thuyết trình
Tương tác với thính giả là yếu tố không thể thiếu khi thuyết trình. Tương tác” giúp
bài thuyết trình trở nên sinh động, thú vị, đưa người nói và người nghe lại gần nhau hơn.
Nhưng nếu bạn hỏi một trăm người rằng như thế nào là “tương tác với khán giả”, nhiều
khả năng bạn sẽ nhận được chừng đó câu trả lời mông lung, mơ hồ.
Vậy thì thế nào là sự tương tác? Bất kể chủ đề bạn nói là gì, bất kể khán giả của
bạn là ai, sự tương tác không gì khác chính là đi vào lòng khán giả, đánh động tâm trí của
họ để hòa quyện thông điệp bạn muốn truyền tải vào cảm xúc của họ.
Nhưng vì sao phải chạm đến cảm xúc của khán giả? Khoa học đã kết luận rằng
con người sống thiên về cảm xúc hơn là lý trí. Nếu vận dụng được những quy luật cảm
xúc vào bài thuyết trình, bạn có thể cuốn toàn bộ tâm trí khán giả vào nội dung thông
điệp của bạn.
Một lý do khác cho việc đánh động cảm xúc khán giả là khi bạn “trộn” thông điệp
mình muốn truyền tải vào cảm xúc của khán giả, bạn giúp khán giả ghi nhớ thông điệp
đó dễ dàng hơn. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng, sự hứng thú, cảm động, kinh ngạc, vui vẻ …
tất cả những trạng thái cảm xúc mãnh liệt đó kích thích não tiết ra Dopamine – một hoạt
chất giúp não xử lý thông tin mạnh mẽ hơn và ghi nhớ sâu sắc hơn.
Như vậy, nếu bạn muốn thông điệp của bạn như một mũi khoan sắc bén khai phá
tâm trí khán giả, không gì hơn, bạn phải truyền đạt được cảm xúc chân thật của mình
nhằm khơi gợi những cảm xúc của họ.
111
- v Cách thức tạo sự tương tác với người nghe:
§ Ngôn ngữ cơ thể: ánh mắt, nụ cười, nét mặt
Người thuyết trình khi đứng trước thính giả gặp rất nhiều khó khăn trong việc
quan sát thính giả như ánh đèn chiếu lên sân khấu, hội trường, mặc dù đôi lúc không quan
sát thấy nhưng ta vẫn phải nhìn. Ta không nhìn rõ thính giả nhưng mọi hành vi, thái độ,
biểu hiện của ta đều được thính giả để ý. Người thuyết trình luôn phải nhớ một nguyên
tắc “Ta không quan tâm đến hội trường hội trường sẽ không quan tâm đến bài nó của ta”
Liên tục quan sát hội trường giúp diễn giả điều chỉnh đựợc bài nói của mình, khi
thuyết trình nhìn biểu hiện của thính giả ta có thể biết được được sự chú tâm của thính
giả cũng như đo lường được mức độ thành công của bài nói để kịp thời điều chỉnh. Thấy
mắt thính giả chăm chú lắng nghe ta biết được nội dung bài nói của ta đang cuốn hút
người nghe, trong trường hợp này nếu thính giả thất sự chăm chú và tham gia đặt câu hỏi
ta có thể nói kỹ hơn, sâu hơn mặc dù đây chỉ là những ý phụ trong bài nói của mình.Ngược
lại, mặc dù ta đang nói những nội dung cốt lõi của bài nói nhưng quan sát thấy thính giả
không chú tâm, mắt nhìn đi chỗ khác hoặc bắt đầu nói chuyện riêng thì nếu cần ta điều
chỉnh ngay nội dung bài nói vì có thể vấn đề ta đang đề cập hội trường không hứng thú
hoặc đã biết. Bài thuyết trình thành công khi đảm bảo nguyên tắc “Nói cái hội trường cần
chứ không phải nói cái mình có”.
Trong hội trường một cách quan sát hiệu quả đó là chia hội trường thành các nhóm
nhỏ đó là phương pháp giúp người nói quan tâm được tới từng thính giả trong hội trường
và thính giả cũng có cảm giác đang được quan tâm. Mỗi một ý ta dừng trên một nhóm
người hoặc một cá nhân nào đó.
Thông thường với những hội trường rất lớn, không thể nhìn hết mọi người được,
ta phải chia hội trường thành những khu vực nhỏ hơn. Trong mỗi khu vực nhỏ, ta nhìn
một người. Sau khi nói hết một ý ta chuyển sang nhóm tiếp theo. Khi quét lại mỗi nhóm,
ta nhìn sang người bên cạnh, như vậy là sẽ nhìn hết được cả hội trường.
112
- Đặc biệt chú ý là, tuy phải quan tâm khắp mọi người trong hội trường nhưng mắt
không được đảo nhanh. Cũng giống như giọng nói, dáng điệu, mắt cũng phải có điểm
dừng. Với mỗi ý, ta phải dừng mắt một lần giống như tâm sự vậy.
Bằng cách kể cho họ những câu chuyện sinh động, chiếu cho họ xem những hình
ảnh, những video đầy cảm xúc để khiến họ như đang thực sự trải nghiệm chúng vậy.
Nụ cười là thứ rất dễ lây lan, nhưng với điều kiện là bạn phải thật sự cười. Khán
giả có thể dễ dàng nhận ra một nụ cười giả tạo thông qua khuôn miệng và những nếp gấp
lại ở góc mắt người thuyết trình. Không những thế, cười một cách không thành thật có
thể khiến khán giả mang ấn tượng về người thuyết trình như một tên giả dối, không đáng
tin tưởng. Ngược lại, nếu bạn thật sự vui vẻ, hào hứng trước khán giả, sự tương tác sẽ
thật dễ dàng mà vẫn đảm bảo tính tự nhiên, chân thật.
Vậy bí quyết ở đây là, ngay trước khi thuyết trình, hãy khởi động chính mình, tự
bồi đắp chính mình bằng những suy nghĩ tích cực, cười lớn để tự lên tinh thần (nếu ngại
quê, bạn có thể vào phòng vệ sinh, đóng kín cửa và… há há hố hố). Như thế, bạn lan toản
niềm vui của mình đến toàn bộ khán phòng, tương tác dễ dàng chính là đâyNhìn chung,
trong thực tế, bạn phải vận dụng cùng lúc nhiều kỹ năng ngôn ngữ cơ thể như cách ứng
xử, ánh mắt, tư thế…nhằm thu hút sự chú ý của người nghe. Chẳng hạn, khi muốn nhấn
mạnh một ý quan trọng, bạn cần sử dụng các câu ngắn gọn, súc tích, đứng thẳng người
và cao giọng. Hoặc khi muốn khơi gợi sự tò mò của người nghe về những điều bạn sắp
tiết lộ thì hãy rướn người về phía trước và hạ thấp giọng xuống. Cử chỉ này là dấu hiệu
cho biết bạn sắp chia sẻ những điều bí mật hoặc sự thú vị nào đó. Bạn hãy luyện tập
thường xuyên để có thể sử dụng nhuần nhuyễn, nhằm đạt hiệu quả diễn đạt cao nhất.
4.2. Kỹ năng ứng xử trong những tình huống khó khi thuyết trình
Trong vai trò người thuyết trình, các tình huống, thậm chí là sự cố xảy ra trong
quá trình thuyết trình là điều phổ biến, đòi hỏi kỹ năng xử lý tình huống và hơn hết là sự
đầu tư, chuẩn bị kỹ lưỡng. Vì vậy, ngay từ giai đoạn xác định chủ đề, người thuyết trình
nên lựa chọn phù hợp với năng lực, sự hiểu biết của bản thân. Ngoài ra, hứng thú với chủ
đề cũng khiến cho mỗi người có động cơ tìm hiểu thêm nhiều thông tin cho chủ đề. Sau
113
- cùng, người thuyết trình đầu tư bằng cách thảo luận, cùng làm việc với nhóm nhằm đặt
ra nhiều giả định, tình huống là điều vô cùng cần thiết để đối diện với những tình huống
khó trong quá trình thuyết trình.
Với những tình huống thật sự khó, khi khán giả đặt ra những câu hỏi khó và người
thuyết trình chắc chắc không thể giải quyết được, hãy chân thành xin lỗi vì điều này nằm
ngoài tầm hiểu biết, ghi nhận thiếu sót, cảm ơn và cam kết với họ về sự khắc phục, tìm
hiểu ngay sau phần làm việc.
Ngoài ra, người thuyết trình có thể cam kết cung cấp kiến thức về điều này bằng
cách xin email của khán giả và có trách nhiệm phản hồi như đã cam kết.
Với những tình huống khán giả đặt ra rất nhiều câu hỏi và người thuyết trình không
đảm bảo thời gian để giải quyết, hãy nhóm các câu hỏi chung vấn đề và trả lời chung,
đồng thời xin lỗi vì buộc phải bỏ qua một số câu hỏi và tỏ thái độ kỳ vọng cho một phần
làm việc tiếp theo.
Với tình huống khán giả ít hợp tác, không tham gia tích cực vào phần làm việc
chung, người thuyết trình có thể thực hiện một số gợi ý sau:
§ Trước tiên, tập trung vào nhóm đối tượng hợp tác hơn như những người ngồi
ở hàng ghế đầu tiên, những người đang chăm chú lắng nghe. Điều này giúp
người thuyết trình giữ sự bình tĩnh và cân đối nội dung thuyết trình.
§ Người thuyết trình nên đặt ra nhiều câu hỏi từ dễ đến khó, câu chuyện kể thú
vị, gây tò mò để tăng tính tương tác với khán giả (đang không chú ý).
§ Người thuyết trình nên di chuyển gần hơn với nhóm khán giả ít chú ý, đặt
những câu hỏi mở, câu hỏi dễ nhằm gia tăng kết nối. Tăng cường sự khen ngợi
và cảm ơn vì họ đã hợp tác, thể hiện nhiều hơn sự mong đợi được làm việc
chung và được nghe họ trả lời.
§ Người thuyết trình có thể sử dụng một số trò chơi hoặc hoạt động liên quan để
thu hút sự tham gia của họ (có thể là vận động, rời khỏi chỗ ngồi, hoặc đơn
giản là cử động giơ tay đồng tình hoặc không). Đôi khi vì mệt mỏi do phải lắng
114
nguon tai.lieu . vn
