Xem mẫu
- BÀI 4: KĨ NĂNG THUYẾT TRÌNH (PHẦN 2)
Giảng viên Lưu Quang Phú
Trưởng bộ phận Truyện thông nội bộ - Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng
1
- MỤC TIÊU BÀI HỌC
01 Trang bị cho học viên những kiến thức cơ bản về thuyết trình.
02 Giúp học viên biết cách thuyết trình thành công một vấn đề cụ thể.
03 Giúp học viên tự tin khi nói trước đám đông.
2
- CẤU TRÚC NỘI DUNG
4.1. Tiến hành thuyết trình
4.2. Vận dụng các kĩ năng trong thuyết trình
3
- 4.1. TIẾN HÀNH THUYẾT TRÌNH
4.1.1 Trình bày nội dung bài thuyết trình
4.1.2 Đặt và trả lời câu hỏi đối với khán giả
4
- 4.1.1. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH
Trình bày phần mở đầu bài thuyết trình cần gây ấn tượng mạnh mẽ và thuyết phục khán
giả:
• Chào những người tham dự và giới thiệu bản thân: mục đích là để cung cấp thông tin và xác
định rõ vai trò của bạn với bài thuyết trình.
Ví dụ: Chào những người tham dự
Xin chào tất cả các bạn, tôi rất vui được chào đón các bạn tại đây vào buổi sáng ngày
hôm nay…
Xin chào tất cả các bạn tôi rất vinh dự được có mặt ở đây ngày hôm nay. Xin tự giới thiệu
tên tôi là…
Xin chào buổi sáng tốt lành đến tất cả các quý ông và quý bà. Tên tôi là… và tôi đang là…
Xin chào tất cả mọi người. Tôi là … và tôi rất hạnh phúc được có cơ hội thuyết trình về…
đến các bạn.
Xin chào tất cả mọi người, cám ơn sự có mặt của các bạn ngày hôm nay. Tên tôi là… và tôi
đến từ…
5
- 4.1.1. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)
Trình bày phần mở đầu bài thuyết trình cần gây ấn tượng mạnh mẽ và thuyết phục khán giả:
• Đưa ra cấu trúc bài thuyết trình: chủ đề chính và mục đích của bài thuyết trình, giới thiệu ngắn
gọn cấu trúc của bài thuyết trình.
Ví dụ: Trong đó, tôi chia bài thuyết trình thành 3 phần: tôi sẽ đề cập với các bạn ba phần chính:
Điều đầu tiên, tôi đề cập đến... sau đó, tôi sẽ đi vào phần… và cuối cùng, tôi sẽ nói cho các bạn.
• Thông báo thời gian thuyết trình: Để duy trì sự chú ý của khán giả bạn nên thông báo thời gian
thuyết trình và thời gian này càng ngắn càng tốt.
Ví dụ:
Bài thuyết trình của tôi sẽ diễn ra trong vòng….
Hoặc tôi sẽ dùng khoảng thời gian là… cho bài thuyết trình của mình.
Ví dụ:
Nếu các bạn có câu hỏi, xin các bạn vui lòng dành nó đến cuối bài thuyết; trình hoặc tôi sẽ trả lời
câu hỏi của các bạn khi bài thuyết trình này kết thúc.
6
- 4.1.1. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)
Những điều nên và không nên khi mở đầu một bài thuyết trình
Nên Không nên
• Đưa ra một thông báo hoặc thống kê; • Bắt đầu bằng một lời xin lỗi;
• Chia sẻ cảm nhận chân tình của mình với • Sử dụng câu hỏi thăm dò;
khán giả; • Dùng câu hỏi cường điệu hoa mỹ;
• Đưa ra những trích dẫn, minh họa phù hợp; • Đi quá xa chủ đề;
• Trích dẫn danh ngôn nổi tiếng; • Không biết cách đi lên bục thuyết trình;
• Thuật lại câu chuyện có liên quan; • Lúng túng không biết sử dụng các thiết bị
• Sử dụng tình huống gây sốc; hỗ trợ.
• Sử dụng các câu hỏi tu từ, hoặc những câu
hỏi bất ngờ.
7
- 4.1.1. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)
Trình bày phần thân bài cần rõ ràng, mạch lạc các ý chính liên kết với nhau, có lôgic chặt chẽ.
• Phát triển nội dung các ý rõ ràng, mạch lạc, không lan man làm người nghe không hiểu.
• Trình bày với ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm và sẽ gây khó
khăn cho bạn lúc đặt và trả lời câu hỏi.
• Giới hạn thời gian phát biểu: thông báo trước thời dự kiến thuyết trình để cử tọa biết họ cần tập
trung trong bao lâu.
Ví dụ, bạn nói: “Chúng ta chỉ có 20 phút, vì vậy cho phép tôi được đi thẳng vào vấn đề…”. Sau đó,
bạn nhắc lại với cử toạ rằng thời gian thuyết trình diễn ra đúng dự kiến như: “Chúng ta còn
khoảng 5 phút nữa. Vậy để tóm tắt, cho phép tôi nói rằng…” Nên bám sát nội dung gợi ý của bài
thuyết trình. Nếu khán giả muốn đặt câu hỏi hoặc tỏ ra không đồng tình với quan điểm bạn trình
bày, bạn có thể nói với họ sẽ trả lời sau và tiếp tục thuyết trình cho hết bài.
8
- 4.1.1. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)
Trình bày phần thân bài cần rõ ràng, mạch lạc các ý chính liên kết với nhau, có lôgic chặt chẽ.
• Sử dụng các thiết bị hỗ trợ một cách bài bản, chính xác, sử dụng thành thạo phương tiện hỗ trợ để
giúp người nghe hiểu hơn.
Ví dụ: Các diễn giả thường dùng phương tiện để nhìn là powerpoint, tranh ảnh, đồ thị… Các
phương tiện nhìn nên đủ lớn để khán giả có thể thấy rõ. Các câu thể hiện trên slide màn hình cần
đơn giản, ngắn gọn và nêu được ra các ý chính. Mỗi trang thuyết trình (slide) cần từ 3 đến 5 câu.
Các câu thể hiện trên slide giúp người thuyết trình dễ dàng theo sát nội dung theo cách logic nhất
và giúp người nghe tiện theo dõi.
• Cần có sự chuyển ý giữa các chủ đề: Những thông tin mà bạn đang đưa ra thông qua bài thuyết
trình có thể là thông tin mới đối với khán giả. Chỉ có bạn mới biết rõ cấu trúc bài thuyết trình. Vì
vậy, bạn nên cho khán giả biết khi nào bạn chuyển sang một ý mới. Điều đó sẽ giúp khán giả tiện
theo dõi và sẵn sàng nghe ý mới. Việc dùng các từ nối còn giúp cho người nghe tập trung và không
bị bỏ sót ý.
9
- 4.1.1. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)
Trình bày phần thân bài cần rõ ràng, mạch lạc các ý chính liên kết với nhau, có lôgic chặt chẽ.
• Ngắt nhịp trình bày hợp lý: Khi cần nhấn mạnh một ý nào đó hoặc khi chuyển tiếp từ ý này sang ý
khác bạn nên có sự ngắt nhịp hoặc lặp lại ý đó một lần nữa.
• Cần có sự giao lưu khán giả: giao lưu được thể hiện qua những câu hỏi mở với khán giả xem kẽ
trong lúc thuyết trình. Thỉnh thoảng hỏi xem sự nắm bắt của khán giả tới đâu. Hoặc đôi lúc đặt
câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả được suy nghĩ trước, và họ sẽ cảm thấy liên
quan hơn và dễ tiếp thu hơn. Khi đó người thuyết trình phải phản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn
câu chuyện theo ý ban đầu của mình, đừng để bị câu trả lời của khán giả làm lạc đường.
10
- 4.1.1. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (Tiếp theo)
Trình bày phần kết luận cần phải gây ấn tượng để lưu lại dấu ấn trong lòng khán giả
• Nhắc lại các vấn đề chính mà bạn đã đề cập trong bài thuyết trình để khán giả ghi nhớ nội
dung bài thuyết trình của bạn;
• Dừng bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề Lưu lại
trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo.
• Một kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng:
Tóm lược bài thuyết trình trong một hoặc hai câu;
Nhấn mạnh vào cụm từ trọng tâm;
Sử dụng điệp âm.
11
- 4.1.2. ĐẶT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI ĐỐI VỚI KHÁN GIẢ
Chuẩn bị phần hỏi đáp
• Dự đoán các câu hỏi của khán giả:
Nên nghĩ đến những câu hỏi của khán giả có thể hỏi bạn
ngay từ khi bạn lập đề cương cho buổi thuyết trình;
Trong giai đoạn luyện tập hãy khuyến khích những người
trong nhóm đặt ra càng nhiều câu hỏi càng tốt.
Luyện tập cách trả lời câu hỏi:
• Nhờ bạn bè nghe mình trình bày rồi đặt câu hỏi;
• Ghi âm câu trả lời rồi nghe lại, tự điều chỉnh;
• Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thuyết trình sẽ giúp bạn tự tin
trả lời câu hỏi.
12
- 4.1.2. ĐẶT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI ĐỐI VỚI KHÁN GIẢ (tiếp theo)
Khi nhận được câu hỏi của khán giả:
• Tiếp nhận câu hỏi với thái độ tích cực;
• Lắng nghe cẩn thận câu hỏi của khán giả;
• Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả;
• Bạn có thể suy nghĩ trước khi trả lời câu hỏi nhưng không nên quá lâu (10 giây);
• Cố gắng trả lời thẳng vào vấn đề;
• Thái độ chân thành và thẳng thắn khi gặp câu hỏi khó trả lời;
• Cố gắng kiểm soát thời gian.
13
- 4.1.2. ĐẶT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI ĐỐI VỚI KHÁN GIẢ (tiếp theo)
Ứng phó với những câu hỏi không thể trả lời ngay được
Trong những trường hợp câu hỏi khó, bạn không biết câu trả lời, hoặc chỉ có thể nghiên cứu kỹ
mới trả lời được, thì hãy cố gắng thể hiện cho chủ tọa thấy bạn không phớt lờ câu hỏi đó, hãy
mạnh dạn nói những câu sau đây:
• Hiện tôi không có câu trả lời, nhưng tôi có thể tìm hiểu giúp ông. Xin vui lòng cho tôi địa chỉ tôi
sẽ liên lạc với ông sau;
• “Tôi cần suy nghĩ một chút. Chúng ta sẽ trở lại câu hỏi này vào cuối buổi. Xin mời câu hỏi
tiếp theo.”;
• “Tôi không biết chắc là mình biết rõ câu trả lời. Có lẽ, chúng ta hãy thảo luận thêm về vấn đề
này vào cuối buổi thuyết trình.”;
• “Thực sự không có câu trả lời phân định đúng hay sai rõ ràng cho vấn đề này. Song cá nhân tôi
cho rằng…”.
14
- 4.1.2. ĐẶT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI ĐỐI VỚI KHÁN GIẢ (tiếp theo)
Thông báo về cách thức và thời điểm khán giả có thể đặt câu hỏi
Bạn nên nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi (sau mỗi đoạn nói, sau khi kết thúc, hay
bất cứ lúc nào) phù hợp với buổi thuyết trình hôm đó. Cũng có thể giới hạn số câu hỏi và yêu cầu
từng người hỏi một.
Những kiểu câu hỏi khán giả thường đặt ra cho thuyết trình viên
Hầu hết các câu hỏi của cử tọa đều có mục đích chung, chứ không có mục đích cá nhân.
• Câu hỏi dạng tóm tắt;
• Câu hỏi cung cấp thông tin;
• Câu hỏi tôi và của tôi.
15
- 4.2. VẬN DỤNG CÁC KỸ NĂNG TRONG THUYẾT TRÌNH
4.2.1 Kĩ năng nói trong thuyết trình
4.2.2 Kĩ năng giao tiếp phi ngôn ngữ (ngôn ngữ cơ thế)
4.2.3 Kĩ năng lắng nghe
4.2.4 Kĩ năng thuyết phục
16
- 4.2.1. KỸ NĂNG NÓI TRONG THUYẾT TRÌNH
Giọng nói/Âm lượng
• Trong khi thuyết trình bạn cần điều tiết âm lượng, giọng nói sao cho truyền cảm, rõ ràng, có
điểm nhấn và tạo sự lôi cuốn;
• Tránh âm lượng quá to làm cho khán giả mệt mỏi, tránh âm lượng quá nhỏ làm cho khán giả
phải căng tai ra khi muốn nghe những gì bạn nói;
• Cách phát âm cần rõ ràng, mạch lạc, “tròn vành rõ chữ”.
17
- 4.2.1. KỸ NĂNG NÓI TRONG THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)
Giọng nói/Âm lượng
• Nhịp điệu, tốc độ nói: Việc thay đổi nhịp điệu, tốc độ nói sẽ nhấn mạnh được ý mà người
thuyết trình cần trình bày.
• Nên căn cứ vào từng đối tượng cụ thể để điều chỉnh tốc độ nói. Nếu khán giả có trình độ cao
hoặc đang chăm chú lắng nghe thì có thể nói tốc độ nhanh. Ngược lại khán giả có kiến thức
hạn chế thì cần nói chậm.
• Cần quan sát thái độ của khán giả để nói:
Tránh nói nhanh làm khán giả không kịp tiếp nhận;
Tránh nói chậm gây buồn ngủ nhạt nhẽo;
Tránh những tiếng đệm: Ừ, à, ờ,…;
Tránh lặp lại một từ quá nhiều lần.
18
- 4.2.1. KỸ NĂNG NÓI TRONG THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)
Giọng nói/Âm lượng
• Nói đều đều: Đa số những người giọng đọc đều đều là do sự lo lắng. Khi người nói cảm thấy
hồi hộp các cơ ở ngực và cổ họng trở nên ít linh hoạt hơn và không khí khó lưu thông. Dẫn
đến giọng nói mất đi tính linh hoạt tự nhiên như nói chuyện và giọng đọc đều đều. Để khắc
phục tình trạng này bạn cần thả lỏng và giảm bớt tình trạng căng thẳng bằng cách thực hiện
các động tác đơn giản như siết tay, đẩy cổ, kéo căng cơ thể hoặc kéo căng xương sống;
• Nói quá nhanh: Mức độ nói trung bình khi giao tiếp là 125 từ/phút. Khi bạn lo lắng bạn cũng
sẽ bị nói quá nhanh. Nói quá nhanh còn xảy ra khi bạn bị nói vấp. Khi điều này xảy ra bạn nên
nói chậm lại và nghỉ hơi khi nói hết 1 câu rồi mới chuyển sang câu khác.
19
- 4.2.2. KĨ NĂNG GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ (NGÔN NGỮ CƠ THẾ)
• Con người giao tiếp, biểu đạt tình cảm hoặc truyền thông tin cho
nhau đa phần là qua những dấu hiệu phi ngôn ngữ;
• Giao tiếp phi ngôn ngữ là một công cụ quan trọng để biểu đạt
tâm trạng, tình cảm, cảm xúc của con người;
• Vận dụng tốt các phương thức giao tiếp phi ngôn ngữ trong
thuyết trình sẽ giúp bạn thuyết trình thành công.
20
nguon tai.lieu . vn
