Xem mẫu
- Chương 4
CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN KD
1
- NỘI DUNG
- Nghiên cứu chuẩn bị ĐPKD
- Xây dựng Kế hoạch ĐPKD
- Kiểm tra tập dượt các phương án ĐPKD.
2
- 4.1. NGHIÊN CỨU CHUẨN BỊ ĐPKD
1. Vị trí của giai đoạn chuẩn bị
“Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng”
- Sự chuẩn bị là một trong những nhân tố then
chốt cho sự thành công của đàm phán
- Một sự chuẩn bị chu đáo giúp:
+ Tập hợp các dữ liệu, các thông tin
+ Chẩn đoán tốt giúp cho việc xây dựng chiến
lược (xác định các mục tiêu cần đạt được)
+ Tạo cho người ĐP sự tự tin, có khả năng phản
ứng lại khi đối mặt với những bất ngờ và phức
tạp.
3
- 2. Nội dung chuẩn bị giao dịch/Đàm phán
Những vấn đề cốt yếu trong chuẩn bị bao gồm:
- Phân tích mặt mạnh, điểm yếu của các bên tham gia
ĐP
- Thông tin về những:
+ Chiến lược (mục tiêu, giải pháp thay thế)
+ Các nhu cầu ngắn và dài hạn
+ Các vấn đề thỏa thuận và bất đồng
+ Các chiến thuật
+ Biện luận (lý lẽ)
+ Vị thế
+ Khía cạnh văn hóa.
4
- Thông tin trong ĐP mua bán hàng hóa
- Thông tin về hàng hoá:
+ Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ những mặt hàng dự định
kinh doanh: Tên gọi, đơn vị tính số lượng, trọng
lượng, chất lượng, bao gói, công dụng, cách thức
phân loại,…
+ Xuất sứ của hàng hóa
+ Tình hình sản xuất các mặt hàng đó: Thời vụ,
khả năng về nguyên liệu, công nghệ sản xuất, tay
nghề công nhân,…
+ Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm
+ Giá cả của các công ty cạnh tranh (giá thị trường).
5
- - Thông tin về thị trường (ĐPKD quốc tế)
+ Thông tin đại cương về đất nước, con người,
văn hóa trong giao dịch đàm phán tình hình v ề
chính trị, xã hội của nước đối tác
+ Chính sách ngoại thương: Nước đó có là thành
viên của WTO, AFTA,…không? Hàng rào thuế
quan, các rào cản kỹ thuật trong thương mại
quốc tế,…
+ Hệ thống ngân hàng, tín dụng, điều kiện vận
tải hàng hoá,…
6
- Tìm hiểu đối tác:
- Thực lực của đối phương, bao gồm: Lịch sử của
công ty, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ
thuật, chất lượng và số lượng sản phẩm (bối
cảnh của đối phương)
- Nhu cầu và thành ý của đối phương:
+ Đối phương muốn hợp tác với ta là có ý đồ gì?
+ Mục đích hợp tác của họ như thế nào?
+ Nguyện vọng hợp tác có chân thành không?
+ Mức độ bức thiết của sự hợp tác?
+ Họ có lựa chọn nhiều bạn hàng hợp tác nữa hay
không?
7
- Trạng thái nhân viên đàm phán của đối phương:
+ Đoàn đàm phán của họ gồm những ai?
+ Cương vị, tính cách, sở thích, kinh nghiệm của
từng người?
+ Ai là người đứng đầu? (người có quyền quyết
định?)
+ Năng lực, quyền hạn, kinh nghiệm,…
Tùy theo tính chất của cuộc đàm phán mà yêu cầu
tìm hiểu có khác nhau. Tuy nhiên càng hiểu cụ th ể,
sâu sắc về đối phương thì việc đánh giá càng chuẩn
xác, đầy đủ và có cơ hội làm chủ trong đàm phán.
8
- 3. Bố trí nhân sự cho đàm phán
Các thành viên trong đoàn ĐP bao gồm: trưởng
đoàn, các nhà chuyên môn, thư ký, phiên dịch, luật
sư
(1) Mỗi thành viên cần phân tích về bản thân
- Tìm hiểu mình trước để thấy rõ những ưu, nhược
điểm và những mặt mạnh, yếu của mình, những
đặc điểm tâm lý
- Loại bỏ những cố tật, những nhược điểm, có ảnh
hưởng bất lợi đối với khả năng đàn phán của bản
thân
- Rèn luyện một số kỹ năng cần thiết như:
+ Tính kiên nhẫn
+ Óc chính xác
9
+ Tập kiềm chế cảm xúc (cử chỉ phi ngôn ngữ)
- Thế nào là một nhà đàm phán giỏi
“Một nhà đàm phán giỏi là người có đầu óc nhanh
nhạy nhưng lại có lòng kiên nhẫn vô hạn, là
người biết che dấu những cảm xúc của mình mà
không là kẻ dối lừa, biết truyền cho mọi người
cảm giác đáng tin cậy mà không tin cậy vào người
khác, là người nhã nhặn nhưng quyết đoán…”
Muốn trở thành nhà đàm phán giỏi thì cần phải
có sự chuẩn bị chu đáo về mọi mặt.
10
- Thế nào là một nhà đàm phán giỏi
Theo Francois de Cailere, một nhà thương thuyết
nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng
định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là
người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng
rắn như khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng
xử nhanh nhạy và phải là người biết lắng nghe,
lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối
tác, song đồng thời cũng phải biết tranh luận,
thuyết phục bằng cách hé lộ, đưa ra những thông
tin có vẻ là bí mật đối với người khác”.
11
- (2) Bố trí nhân sự cho cuộc đàm phán
- Trưởng đoàn đàm phán phải có tinh thần trách
nhiệm cao, kiên định với mục tiêu. Kiến thức sâu
rộng, tinh thông nghiệp vụ, nhạy bén,… có th ể dẫn
dắt đàm phán
+ Phải nắm chắc mục tiêu, nội dung và toàn bộ kế
hoạch chuẩn bị đàm phán
+ Phải xây dựng được chiến lược, chiến thuật ứng
phó với các tình huống trong đàm phán
+ Có trách nhiệm phân công thành viên của đoàn và
các công việc trong đoàn
+ Có kiến thức chuyên môn, giỏi trình bày, thuyết
trình.
12
- - Các nhà chuyên môn tham gia đoàn đàm
phán:
Họ có thể gồm nhiều chuyên gia kinh tế (kinh
doanh), pháp luật, công nghệ (kỹ thuật). Nhiệm vụ
chủ yếu của nhóm là:
+ Theo dõi, đánh giá và đưa ra các ý kiến tán đ ồng
hoặc bác bỏ ý kiến của đối tác
+ Phân tích tình hình trong quá trình đàm phán, theo
dõi chiến lược, sách lược của các bên
+ Tìm kiếm điểm chung và những nhượng bộ để
kiến nghị với trưởng đoàn
+ Theo dõi và đánh giá các đề nghị đưa ra trong quá
trình đàm phán. Giúp trưởng đoàn đưa ra các k13 t ế
luận cuối cùng.
- 4. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh
(1) Nghiên cứu cấu trúc một cuộc ĐPKD
Một cuộc ĐPKD thông thường bao gồm các giai
đoạn:
+ Giai đoạn 1: Mở đầu
+ Giai đoạn 2: Truyền đạt thông tin
+ Giai đoạn 3: Lập luận
+ Giai đoạn 4: Vô hiệu hóa lập luận của đối tác
+ Giai đoạn 5: Ra quyết định kết thúc đàm phán
Cấu trúc này không phải cố định mà có thể thay đổi
trình tự hoặc có thể bỏ qua một vài giai đoạn
Giai đoạn ra quyết định là quan trọng nhất.
14
- (2) Nghiên cứu chuẩn bị về mặt kỹ thuật cho cuộc
ĐPKD
Tức là phối hợp các nhiệm vụ cần phải giải quyết
từ khâu đề ra kế hoạch cho đến khi ra quyết định
Kết quả việc chuẩn bị về mặt kỹ thuật phụ thuộc
vào:
+ Thiên hướng, năng lực, động cơ, thói quen làm
việc của người thừa hành
+ Tầm quan trọng của cuộc đàm phán
+ Tài liệu sẵn có phục vụ cho đàm phán
Lập kế hoạch chung cho cuộc đàm phán kinh doanh
cần xác định rõ khối lượng, cấu trúc, hình thức, nội
dung từng giai đoạn cụ thể. 15
- 4.2. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH ĐPKD
1. Tầm quan trọng của công tác xây dựng kế hoạch
ĐP
Kế hoạch là sự thiết lập, tính toán trình tự công
việc, thao tác, thời hạn, chi phí và khả năng thực
hiện mt.
Xây dựng kế hoạch đàm phán có nghĩa là vạch ra
một sơ đồ có tính khái quát logic áp dụng cho mọi
trường hợp, dựa vào đó mà có thể tổ chức và thực
hiện các cuộc đàm phán cụ thể nhằm đạt mục tiêu
đã định
- Xây dựng kế hoạch đàm phán chu đáo giúp ta rèn
luyện kỹ năng, hình thành thói quen phản ứng linh
hoạt trong mọi tình huống 16
- 2. Nội dung công tác xây dựng kế hoạch ĐP
- Xây dựng kế hoạch ĐP cần thực hiện các thao tác
sau:
+ Đề ra và kiểm tra các dự đoán về cuộc đàm phán
+ Xác định những nhiệm vụ cơ bản, trước mắt của
cuộc đàm phán
+ Tìm kiếm giải pháp, bước đi thích hợp nhằm giải
quyết nhiệm vụ đó
+ Xác định những nhiệm vụ ngắn hạn, trung h ạn
cho cuộc đàm phán
+ Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể
trên (lập chương trình và kế hoạch cho từng giai
đoạn), phát hiện và xử lý kịp thời những bế tắc
17
trong ĐP.
- 2. Nội dung công tác xây dựng kế hoạch ĐP
- Lên các kế hoạch cần thiết phục vụ cho việc tiến
hành đàm phán
+ Kế hoạch chung: Định rõ từng loại công việc, thời
gian hoàn thành và người thực hiện
+ Kế hoạch chiến lược: Đường lối, phương hướng,
chương trình hành động nhằm đạt được mục tiêu đề ra
+ Kế hoạch cụ thể: Là những chương trình hành động
nhằm giải quyết những nhiệm vụ riêng biệt của đàm
phán
+ Kế hoạch thông tin và thu thập tài liệu:
. Nguồn thông tin; Khối lượng thông tin đã thu thập được
. Người thu thập thông tin; Thời gian hoàn thành
18
+ Kế hoạch triển khai đàm phán theo thời gian.
- 2. Nội dung công tác xây dựng kế hoạch ĐP
- Phân chia kế hoạch tổng thể thành các kế ho ạch
chi tiết
- Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch chi tiết:
+ Cho phép chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể, số
lượng, chất lượng công việc, các thao tác cần phải
làm trước khi đàm phán
+ Xác định và khơi thông những khâu bế tắc, loại
trừ khó khăn trong quá trình đàm phán
+ Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn của mỗi
cá nhân, kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm, việc
chuẩn bị đàm phán.
19
- 4.3. KIỂM TRA VÀ TẬP DƯỢT CÁC PHƯƠNG ÁN
ĐPKD
1. Hoàn thiện kế hoạch ĐP
Thực chất là khâu tu sửa, chuẩn hóa (bằng lời hoặc
bằng văn bản) các phần cơ bản của kế hoạch ĐP
Soạn thảo thật chi tiết các kế hoạch đàm phán
Hoàn chỉnh kế hoạch đàm phán: Chỉnh sửa cho hợp
lý là công việc tiếp theo của thao tác kiểm tra.
20
nguon tai.lieu . vn
