Xem mẫu
- Giao dịch và đàm phán
trong kinh doanh
1
- Chương 9
Hoạt động chuẩn bị đàm
phán kinh doanh
2
- Chương 9
Hoạt động chuẩn bị đàm
phán kinh doanh
I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm
ph¸n kinh doanh.
doanh.
II. X©y dùng kÕ ho¹ch ®µm ph¸n kinh
doanh.
III. KiÓm tra vµ tËp dît c¸c ph¬ng ¸n
®µm ph¸n kinh doanh
3
- I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh
doanh.
doanh.
1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh
doanh
- Chuẩn bị đàm phán kinh doanh là một việc rất khó khăn,
khă
phức tạp nhưng quan trọng. Có thể nói, khâu chuẩn
như trọng. nói,
bị chu đáo quyết định tới 50% kết quả cuộc đàm
50%
phán.
phán.
- Có hai quy tắc cần ghi nhớ trong quá trình chuẩn bị đàm
phán kinh doanh.
+ Quy tắc 1: Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc
chuẩn bị đàm phán kinh doanh.
+ Quy tắc 2: Làm việc có phương pháp và theo kế hoạch.
phương hoạch.
4
- I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh.
doanh.
1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh
(TIẾP)
Mỗi cuộc đàm phán có những nội dung, yêu cầu và tính chất riêng
dung,
như
nhưng nhìn chung để tiến hành một cuộc đàm phán, cần chuẩn
phán,
bị CẦN:
- Các công việc có liên quan đến việc đề ra sáng kiến tổ
chức và lập kế hoạch đàm phán.
phán.
- Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đàm phán (chuẩn bị chi
tiết).
tiết).
- Công việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan tới cuộc
thảo,
đàm phán
- Các công việc luyện tập nhằm đề phòng, xử lý các tình
phòng,
huống có thể xẩy ra trong quá trình đàm phán.
phán.
- Phân tích sơ bộ, đề ra mục tiêu, xác định chủ đề, dự kiến
sơ tiêu,
các thành viên tham gia đàm phán.
phán.
5
- I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán
kinh doanh.
doanh.
1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm
phán kinh doanh (TIẾP)
Để nắm quyền chủ động và đề ra sáng kiến tổ
chức tốt cuộc đàm phán CẦN:
+ Tính tích cực, chủ động, nhạy bén và óc
cực, ộng,
linh cảm (yếu tố đầu tiên)
tiên)
+ Khả năng phân tích sơ bộ
nă sơ
+ Khối lượng công việc cần phải giải quyết.
lư quyết.
6
- I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n
kinh doanh.
doanh.
1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm
ph¸n kinh doanh (TIẾP)
(TIẾ
LËp kÕ ho¹ch chi tiÕt cho viÖc chuÈn bÞ ®µm ph¸n lµ
hµnh ®éng cô thÓ cña kh©u chuÈn bÞ ®µm
ph¸n. Trong phÇn nµy cÇn v¹ch râ khèi luîng
c«ng viÖc cÇn ph¶i chuÈn bÞ, chÊt lîng, thêi
gian, sè lîng thµnh viªn cÇn thiÕt cho tõng
c«ng viÖc chuÈn bÞ. C¸c kÕ ho¹ch ë trªn ®îc
thµnh lËp trªn c¬ së ph¸n ®o¸n, nhËn xÐt,
®¸nh gi¸, do ®ã ®ßi hái chóng ta ph¶i cã ãc
tëng tîng, t duy ph©n tÝch, tæng hîp
7
- I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh doanh.
doanh.
1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n
kinh doanh (TIẾP)
a. Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban ®Çu:
a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:
Lµ c«ng viÖc khã kh¨n vµ chiÕm nhiÒu thêi gian nhÊt, nhng lµ
kh¨
mét trong nh÷ng thao t¸c quan träng cña kh©u chuÈn
nh÷
bÞ.
> CÇn cã m¹ng líi thu thËp th«ng tin, tµi liÖu æn ®Þnh, cã kÕ
ho¹ch nh»m më réng kiÕn thøc, n©ng cao tr×nh ®é
tr×
chuyªn m«n, cñng cè kiÕn thøc v¨n ho¸ c¬ b¶n.
v¨
> Cã rÊt nhiÒu s¸ch tra cøu, s¸ch chuyªn ngµnh, t¹p chÝ, c«ng
tr×
tr×nh nghiªn cøu vÒ tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc trong cuéc sèng.
> Th«ng tin còng cã nhiÒu nguån kh¸c nhau, chóng ta cã thÓ
thu thËp tÊt c¶ c¸c bµi b¸o, b¶n viÕt tay cã liªn quan
®Õn nhu cÇu vµ ho¹t ®éng cña m×nh b»ng c¸ch c¾t, sao
m×
chôp, in l¹i c¸c lo¹i t¹p chÝ hay
8
- I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh doanh.
doanh.
1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n
kinh doanh
a. Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban ®Çu:
(TIẾ
(TIẾP)
a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:
Muèn gi¶m nhÑ g¸nh nÆng trong viÖc thu thËp tµi liÖu cÇn tu©n theo c¸c
nguyªn t¾c sau ®©y:
- GiÊy tr¾ng vµ c¸c lo¹i phiÕu nªn cã kÝch thíc b»ng phong b× cña bu ®iÖn
b×
th×
th× tiÖn lîi h¬n c¶.
- CÇn ghi b»ng mét vµi tõ then chèt, nhÊn m¹nh néi dung chñ yÕu cña b¶n
chÐp tay hoÆc phiÕu ghi.
- C¸c phiÕu ph¶i ®¸nh sè thø tù, ch÷ viÕt ph¶i râ rµng.
ch÷
- ChØ viÕt mét mÆt phiÕu ®Ó dÔ tra cøu vµ t¨ng tÝnh trùc quan cña tµi liÖu.
t¨
- Dµnh ®ñ chç (lÒ) ®Ó bæ sung tµi liÖu.
- G¹ch díi nh÷ng vÊn ®Ò quan träng trong phiÕu hoÆc bµi viÕt tay ®ã.
nh÷
9
- I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh doanh.
doanh.
1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh
doanh
a. Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban ®Çu:
(TIẾ
(TIẾP)
a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:
C¸c c©u hái lµm tiªu chuÈn cho viÖc lùa chän tµi liÖu mét c¸ch nhanh
chãng phôc vô cho c«ng viÖc:
- Tµi liÖu nµy ®em l¹i lîi Ých thùc tÕ g× cho lËp trêng quan ®iÓm cña
g×
chóng ta, cho viÖc tiÕn hµnh ®µm ph¸n ?
- CÇn thêi gian bao l©u ®Ó tr×nh bµy tµi liÖu ?
tr×
- Tµi liÖu cã tÝnh thuyÕt phôc, cã dÔ hiÓu ®èi víi ®èi t¸c hay kh«ng ?
- Tµi liÖu cã tÇm quan träng ®Õn møc nµo trong viÖc n¾m t×nh h×nh vµ
t× h×
th«ng qua quyÕt ®Þnh cuèi cïng ?
- Cã thÓ bá tµi liÖu ®ã ®îc kh«ng ?
10
- I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh
doanh.
doanh.
1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n
kinh doanh
a.Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban
®Çu: (TIẾP)
(TIẾ
a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:
KÕ ho¹ch hÖ thèng ho¸ tµi liÖu phôc vô cho cuéc ®µm ph¸n
chia thµnh ba møc ®é:
- Møc ®é tæng thÓ mang tÝch chÊt chøc n¨ng.
n¨
- Møc ®é c¸c ®Ò ¸n: TËp hîp c¸c chi tiÕt cïng lo¹i trªn cïng
mét kÕ ho¹ch
- Nhãm c¸c ®Ò ¸n chi tiÕt.
11
- I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh doanh.
doanh.
1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n
kinh doanh
a. Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban ®Çu:
(TIẾ
(TIẾP)
a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:
ViÖc thu thËp vµ xö lý tµi liÖu cÇn tiÕn hµnh theo c¸c bíc sau:
+ X¸c ®Þnh nguån th«ng tin (b¸o c¸o tæng kÕt, s¬ kÕt, chuyªn
®Ò, c¸c c«ng tr×nh nghiªn cøu, c¸c bµi b¸o, t¹p chÝ, sè
tr×
liÖu thèng kª chÝnh thøc, c¸c mèi quan hÖ c¸ nh©n trªn
thùc tÕ...).
+ §¸nh gi¸ s¬ bé vÒ møc ®é thu thËp tµi liÖu (khèi lîng, chÊt
lîng...)
+ TiÕn hµnh thu thËp th«ng tin
Chó ý sau khi thu thËp th«ng tin nµo ®ã cÇn cã ý kiÕn nhËn xÐt,
®¸nh gi¸ ngay.
12
- I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh
doanh.
doanh.
1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n
kinh doanh
a. Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban
®Çu:(TIẾP)
(TIẾ
a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:
Khèi lîng vµ chÊt lîng th«ng tin thu ®îc phô thuéc vµo:
+ Møc ®é am hiÓu th«ng tin nãi chung
+ Ph¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin
+ Tr×nh ®é kiÕn thøc chuyªn m«n cña ngêi thu thËp th«ng tin
Tr×
+ Sù nhanh trÝ, s¸ng t¹o, tÝnh kiªn tr× vµ tinh thÇn tËn tuþ víi
tr×
c«ng viÖc cña c¸n bé thõa hµnh
13
- I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh
doanh.
doanh.
1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán
kinh doanh (TIẾP)
a2 Lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu:
liệu:
Mục tiêu đàm phán quyết định nội dung thao tác lựa
chọn và hệ thống hoá tài liệu. Thực chất đây là sự tiếp
liệu.
tục quá trình thu thập tài liệu
- a3 Phân tích tài liệu thu thập được:
được:
Thao tác này cho phép xác định mối liên hệ giữa các
hiện tượng, sự kiện bằng cách hệ thống hoá tài liệu,
tượng, liệu,
lựa chọn và chuẩn bị sẵn lý lẽ, lập luận phù hợp, rút
hợp,
ra các kết luận cụ thể.
14
- I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh
doanh.
doanh.
1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán
kinh doanh (TIẾP)
b- Nghiên cứu yêu cầu về nội dung một cuộc đàm phán kinh
doanh.
Để bảo đảm thành công cho một cuộc đàm phán cần áp dụng 10 quy tắc dưới đây:
dư ây:
1. Bài phát biểu trong cuộc đàm phán phải bảo đảm kiến thức chuyên môn, có chiều sâu về
môn,
nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy.
quan, cậy.
2. Tính rõ ràng: Các sự kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, lôgíc. Phải loại trừ
ràng: kiện, ràng, lạc, lôgíc.
các lý lẽ còn mập mờ đa nghĩa, bằng chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục.
nghĩa, lầm, phục.
3. Tính trực quan: Sử dụng tối đa các phương tiện bổ trợ
quan: phương
4. Có phương hướng ổn định: Cần phải luôn ghi nhớ những nhiệm vụ cơ bản và nhắc nhở
phương hư ịnh: cơ
đối tác bám sát chủ đề tránh lan man, chệch hướng.
man, hướng.
5. Quy tắc về nhịp điệu: Cố gắng tăng cường độ đàm phán vào lúc kết thúc, nhất là các vấn
iệu: tă cư thúc,
đề then chốt, quan trọng.
chốt, trọng.
15
- I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh
doanh.
doanh.
1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh
doanh
b- Nghiên cứu yêu cầu về nội dung một cuộc đàm phán kinh doanh.
(tiếp)
6. Quy tắc nhắc lại: cần phải nhắc lại những vấn đề cơ bản, có ý nghĩa
lại: cơ bản,
quan trọng giúp cho đối tác ghi nhớ được những thông tin, điều
được tin,
khoản cần thiết.
thiết.
7. Quy tắc bất ngờ: phải suy nghĩ chọn lọc thông tin, gây được bất ngờ
tin, được
cho đối tác vào thời điểm cần thiết.
thiết.
8. Tính hàm súc khi nhận xét và lập luận: cần dẫn dắt cuộc đàm phán sao
luận:
cho có những “cao trào” (đòi hỏi đối tác phải tập trung chú ý),
trào”
và “thoái trào” (cho phép đối tác nghỉ ngơi, liên tưởng, suy
trào” (cho ngơ tưởng,
nghĩ).
9. Thông tin vừa đủ:
10.
10. Hài hước, châm biếm vừa phải. Khi cần phải diễn tả ý nghĩ khó chịu
hước, phải.
hoặc phải bác ý kiến thì hài hước hoặc châm biếm có tác dụng
hư
đặc biệt.
biệt.
16
- I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh
doanh.
doanh.
1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh
doanh
b- Nghiên cứu yêu cầu về nội dung một cuộc đàm phán kinh
doanh. (tiếp)
cần lưu ý các chỉ dẫn sau đây để các cuộc đàm phán đạt được kết quả.
lư được
- Nội dung và phương pháp tiến hành đàm phán có ý nghĩa rất lớn đối
phương
với bất kỳ cuộc đàm phán kinh doanh nào. Vì thế ngoài việc đảm
nào.
bảo nội dung có chiều sâu, phương pháp tiến hành đàm phán
sâu, phương
cũng phải thật khoa học, chặt chẽ.
học,
- Chú ý phân biệt sự kiện và lời bình về sự kiện đó.
- Cần có các phương án khác nhau cho mỗi cuộc đàm phán
phương
- Thỉnh thoảng cần nhắc lại và rút ra kết luận từ những điều đã trình
bầy.
bầy.
- Luôn luôn quan tâm, chú ý đến đối tác vì quan hệ, hiểu biết lẫn nhau
tâm,
có ảnh hưởng rất lớn đến công việc kinh doanh.
hư
17
- I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán
kinh doanh.
doanh.
1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm
phán kinh doanh
c- Nghiên cứu các phương pháp sử dụng ngôn ngữ
phương
biểu cảm trong đàm phán kinh doanh:
căn cứ vào thể loại và mức độ tác động, biểu cảm
ộng,
có thể phân biệt chúng thành các nhóm sau:
- Phương pháp biểu cảm trực quan:
Phương
- Phương pháp gây ấn tượng
Phương tư
- Phương pháp gây căng thẳng
Phương că
18
- I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh
doanh.
doanh.
1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán
kinh doanh
d- Nghiên cứu chuẩn bị về mặt kỹ thuật cho cuộc
đàm phán kinh doanh.
Kết quả việc chuẩn bị về mặt kỹ thuật phụ thuộc vào:
vào:
+ Thiên hướng, năng lực, trí tưởng tượng , động cơ thói
hướng, lực, tư tư cơ
quen làm việc của người thừa hành.
ngư hành.
+ Tầm quan trọng của cuộc đàm phán
+ Tài liệu sẵn có phục vụ cho đàm phán.
phán.
Lập kế hoạch chung cho cuộc đàm phán kinh doanh, cần xác
doanh,
định rõ khối lượng, cấu trúc, hình thức, nội dung từng
lượng, trúc, thức,
giai đoạn cụ thể.
19
- Chương 9
Hoạt động chuẩn bị đàm
phán kinh doanh
I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n
kinh doanh.
doanh.
II. X©y dùng kÕ ho¹ch ®µm ph¸n
kinh doanh.
III. KiÓm tra vµ tËp dît c¸c ph¬ng
¸n ®µm ph¸n kinh doanh
20
nguon tai.lieu . vn
