Xem mẫu
- THS. NGUYỄN BÁ HUÂN
THS. PHẠM THỊ HUẾ
§µM PH¸N
TRONG KINH DOANH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2017
- ThS. Nguyễn Bá Huân, ThS. Phạm Thị Huế
BÀI GIẢNG
ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2017
- 2
- LỜI NÓI ĐẦU
Đàm phán là kỹ năng quan trọng trong cuộc sống và trong kinh doanh.
Trong thời kỳ hội nhập kinh tế, các doanh nghiệp Việt Nam có nhiều cơ hội mở
rộng các quan hệ hợp tác kinh doanh, đồng thời cũng phải đương đầu với không
ít nguy cơ, thách thức. Một trong những điểm then chốt đưa đến thành công cho
mỗi nhà kinh doanh, mỗi doanh nghiệp là phải giỏi giao dịch, đàm phán. Nhiều
doanh nghiệp bước vào cuộc đàm phán với tư thế khá bị động, thiếu chuẩn bị
nên dễ dàng bị thua hoặc phải chịu thiệt thòi trong quá trình đàm phán. Trong
điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, đàm phán trở thành chức năng, hoạt động
cơ bản, là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của nhà
kinh doanh.
Cuốn bài giảng “Đàm phán trong kinh doanh” do Bộ môn Quản trị doanh
nghiệp trường Đại học Lâm nghiệp tổ chức biên soạn với mục đích làm tài liệu
giảng dạy và học tập cho khối ngành: Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Kế toán và
một số ngành học khác có liên quan. Bài giảng này được biên soạn trên cơ sở đề
cương chương trình môn học Đàm phán trong kinh doanh, có tham khảo bài
giảng các môn học khác của Bộ môn và các tài liệu về đàm phán kinh doanh.
Nội dung bài giảng bao gồm 4 chương, ThS. Nguyễn Bá Huân biên soạn chương
1, 2; ThS.Phạm Thị Huế biên soạn chương 3,4:
Chương 1: Những vấn đề cơ bản về đàm phán trong kinh doanh;
Chương 2: Chuẩn bị đàm phán trong kinh doanh;
Chương 3: Tổ chức đàm phán kinh doanh;
Chương 4: Ra quyết định và ký kết hợp đồng kinh doanh.
Tập thể tác giả xin chân thành cảm ơn các giảng viên Bộ môn Quản trị
doanh nghiệp và các đồng nghiệp đã đóng các ý kiến quý báu trong quá trình
biên soạn bài giảng. Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã có nhiều cố gắng,
song bài giảng không thể tránh khỏi những sai sót. Tập thể tác giả mong nhận
được những ý kiến đóng góp để tiếp tục hoàn thiện bài giảng trong thời gian tới
tại địa chỉ: Bộ môn Quản trị doanh nghiệp, Khoa Kinh tế và Quản trị kinh
doanh, Trường Đại học Lâm Nghiệp.
Xin trân trọng cảm ơn!
TẬP THỂ TÁC GIẢ
3
- 4
- MỤC LỤC
MỤC LỤC...................................................................................................................... 1
LỜI NÓI ĐẦU ............................................................................................................... 3
Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH
DOANH ......................................................................................................................... 7
1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại đàm phán trong kinh doanh......................... 7
1.1.1. Khái niệm đàm phán và đàm phán trong kinh doanh ..................................... 7
1.1.2. Đặc điểm đàm phán trong kinh doanh............................................................ 10
1.1.3. Phân loại đàm phán trong kinh doanh............................................................ 14
1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh doanh ................................... 16
1.2.1. Các yếu tố khách quan...................................................................................... 16
1.2.2. Các yếu tố chủ quan.......................................................................................... 19
1.3. Một số dạng đàm phán trong kinh doanh........................................................... 23
1.3.1. Đàm phán về sản phẩm, dịch vụ ...................................................................... 23
1.3.2. Đàm phán về thời gian, địa điểm và phương thức giao nhận ...................... 26
1.3.3. Đàm phán về phương thức thanh toán............................................................ 27
1.3.4. Đàm phán về khiếu nại và giải quyết tranh chấp .......................................... 28
1.4. Các phương thức và hình thức đàm phán trong kinh doanh ............................ 30
1.4.1. Các phương thức đàm phán trong kinh doanh .............................................. 30
1.4.2. Các hình thức đàm phán trong kinh doanh .................................................... 32
1.5. Chiến lược và chiến thuật đàm phán trong kinh doanh .................................... 38
1.5.1. Chiến lược đàm phán kinh doanh.................................................................... 38
1.5.2. Chiến thuật đàm phán trong kinh doanh ........................................................ 39
1.6. Các phong cách đàm phán trong kinh doanh..................................................... 41
1.6.1. Phong cách cạnh tranh..................................................................................... 41
1.6.2. Phong cách né tránh ......................................................................................... 42
1.6.3. Phong cách nhượng bộ, thỏa hiệp ................................................................... 42
1.6.4. Phong cách chấp nhận ..................................................................................... 43
1.6.5. Phong cách hợp tác........................................................................................... 44
1.7. Quy trình và nội dung đàm phán trong kinh doanh .......................................... 45
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1 .............................................................................. 47
Chương 2. CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH........................... 48
2.1. Khái niệm và vai trò của chuẩn bị đàm phán kinh doanh ................................ 48
5
- 2.1.1. Khái niệm chuẩn bị đàm phán kinh doanh ..................................................... 48
2.1.2. Vai trò của chuẩn bị đàm phán kinh doanh.................................................... 48
2.2. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh ........................................... 49
2.2.1. Xác định mục tiêu đàm phán............................................................................ 49
2.2.2. Chuẩn bị điều kiện đàm phán .......................................................................... 51
2.2.3. Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh...................................................... 54
2.2.4. Kiểm tra và tập dượt các phương án đàm phán kinh doanh ........................ 68
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2 .............................................................................. 70
Chương 3. TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN KINH DOANH ............................................ 71
3.1. Tiến trình và nguyên tắc cơ bản tổ chức đàm phán kinh doanh ...................... 71
3.1.1. Tiến trình tổ chức đàm phán kinh doanh ........................................................ 71
3.1.2. Yêu cầu của tổ chức đàm phán kinh doanh .................................................... 73
3.2. Các kỹ thuật trong đàm phán kinh doanh .......................................................... 74
3.2.1. Các kỹ năng giao tiếp căn bản......................................................................... 74
3.2.2. Các kỹ thuật đàm phán căn bản ...................................................................... 79
3.2.3. Các kỹ thuật đàm phán giá............................................................................... 92
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3 .............................................................................. 99
Chương 4. RA QUYẾT ĐỊNH VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG KINH DOANH .... 100
4.1. Ra quyết định trong đàm phán kinh doanh ...................................................... 100
4.1.1. Nhiệm vụ, nguyên tắc của giai đoạn ra quyết định và kết thúc đàm phán 100
4.1.2. Các phương pháp lập luận ra quyết định trong đàm phán......................... 101
4.1.3. Các phương pháp kết thúc đàm phán ........................................................... 107
4.2. Ký kết hợp đồng kinh doanh ............................................................................. 108
4.2.1. Khái niệm hợp đồng kinh tế ........................................................................... 108
4.2.2. Căn cứ để ký kết hợp đồng kinh tế................................................................. 109
4.2.3. Hình thức và nội dung hợp đồng kinh tế ............................................. 110
4.2.4. Soạn thảo hợp đồng ........................................................................................ 112
4.2.5. Kiểm tra lại hợp đồng và ký kết hợp đồng .................................................... 113
4.2.6. Thanh lý hợp đồng và xử lý hợp đồng kinh tế vô hiệu ................................ 113
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4 ............................................................................ 115
TÀI LIỆU THAM KHẢO
6
- Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH
Đàm phán là một dạng giao tiếp đặc biệt, một trong những hoạt động cơ
bản của con người, luôn hiện diện ở mọi lúc, mọi nơi. Con người luôn tiến hành
đàm phán ngay cả khi họ không biết chính mình đang làm điều đó. Đây là một
hoạt động diễn ra rất thường xuyên, phổ biến trong cuộc sống của con người cũng
như trong hoạt động kinh doanh. Nội dung chương 1 giới thiệu những vấn đề cơ
bản về đàm phán trong kinh doanh.
1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại đàm phán trong kinh doanh
1.1.1. Khái niệm đàm phán và đàm phán trong kinh doanh
1.1.1.1. Khái niệm đàm phán
Xem xét các mối quan hệ hàng ngày thường gặp có thể nhận thấy rằng
cuộc sống là một chuỗi những sự thỏa hiệp giữa các cá nhân cũng như giữa các tổ
chức, hoặc giữa các quốc gia. Con người luôn tiến hành đàm phán ngay cả khi họ
không biết chính mình đang làm điều đó. Ở phạm vi hẹp, trong cuộc sống gia
đình, vợ chồng, con cái luôn phải trao đổi ý kiến với nhau để giải quyết mâu
thuẫn, những đứa trẻ cũng phải tranh luận với bố mẹ hay anh chị của chúng để đòi
hỏi cái chúng muốn…Còn trong phạm vi rộng hơn nữa, trong các mối quan hệ xã
hội người ta phải tiến hành mặc cả khi mua bán, tiến hành đàm phán khi người lao
động muốn tăng lương, các công ty luôn phải thỏa hiệp để cạnh tranh…Ở phạm
vi vĩ mô, trong các mối quan hệ quốc tế luôn diễn ra các cuộc đàm phán giữa các
quốc gia, các nhà nước, các tổ chức quốc tế để giải quyết các vấn đề tranh chấp
biên giới, chiến tranh thương mại, hợp tác kinh tế… Bất cứ một công việc gì liên
quan đến người thứ hai đều phải tiến hành đàm phán. Có thể khẳng định rằng, thế
giới là một bàn đàm phán khổng lồ, ở đó mỗi con người chúng ta là mỗi thành
viên của bàn đàm phán khổng lồ ấy.
Hoạt động đàm phán diễn ra rất thường xuyên, là hoạt động phổ biến
trong cuộc sống của loài người. Vậy đàm phán là gì? Có rất nhiều định nghĩa về
đàm phán, dưới đây chúng tôi xin giới thiệu một số định nghĩa về đàm phán:
Theo nghĩa thông thường, đàm phán được hiểu là cuộc đối thoại giữa hai
hay nhiều bên với nhau về yêu cầu và nguyện vọng của mỗi bên đối với bên kia
xoay quanh vấn đề có liên quan đến quyền lợi của tất cả các bên. Nói một cách
khác, có thể hiểu đàm phán là quá trình hai hay nhiều bên có lợi ích chung và lợi
7
- ích xung đột cùng nhau tiến hành bàn bạc, thảo luận để điều hòa các xung đột ấy.
Mục đích của đàm phán là tìm ra những giải pháp nhằm tối đa hóa lợi ích và tối
thiểu hóa mâu thuẫn giữa các bên. Các bên tham gia đàm phán có thể là các cá
nhân, hoặc tập thể (một công ty, một tổ chức, một hiệp hội…) hoặc một quốc gia.
Trong các công trình nghiên cứu về đàm phán, mặc dù đưa ra những định
nghĩa khác nhau, nhưng các tác giả đều thừa nhận rằng: Đàm phán là một thực
tế của cuộc sống, nó tồn tại trong mọi lĩnh vực và dù được thực hiện trong
những lĩnh vực khác nhau nhưng bản chất của đàm phán luôn giống nhau - đều
là quá trình thuyết phục. Theo Joseph Burnes (1993) thì “đàm phán là một cuộc
thảo luận giữa hai hay nhiều người để đi đến một mục đích chung là đạt được
thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà không bên nào có đủ sức
mạnh, hoặc có sức mạnh nhưng không muốn sử dụng, để giải quyết những vấn
đề ngăn cách ấy”. Theo tác giả, nguyên nhân của đàm phán là xung đột và mục
đích của đàm phán là giải quyết các xung đột ấy bằng phương pháp tránh sử
dụng vũ lực. Theo giáo sư Gerald Nierberg, nguyên hội trưởng hội đàm phán
học ở Mỹ thì “đàm phán là cơ sở để thỏa thuận nhu cầu của chúng ta thông qua
sự đồng tình của người khác đồng thời có tính đến nhu cầu của họ”. Theo Herb
Cohen - Nhà đàm phán giỏi nhất thế giới đưa ra định nghĩa: “đàm phán là một
lĩnh vực kiến thức và sự nỗ lực chú trọng vào việc làm hài lòng những người mà
bạn muốn nhận từ họ (một hoặc nhiều)”. Theo ông, trong một cuộc đàm phán
luôn luôn có các yếu tố: thông tin, thời gian, quyền lực và nghệ thuật.
Xuất phát từ những phân tích ở trên, đàm phán được hiểu như sau: “Đàm
phán là quá trình mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận về
các lợi ích chung và những điềm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống
nhất và phát triển các lợi ích chung”.
Như vậy, bản chất của đàm phán:
- Là một dạng giao tiếp đặc biệt, trong đó tồn tại lợi ích chung và lợi ích
xung đột giữa các bên tham gia. Nếu giữa các bên không có lợi ích xung đột, chỉ
tồn tại lợi ích chung thì họ có thể đi ngay đến quyết định hợp tác mà không cần
đàm phán. Ngược lại, nếu chỉ hoàn toàn tồn tại các lợi ích xung đột thì các bên
sẽ tiến hành các biện pháp thù địch, áp đảo đối phương mà không cần đàm phán
để đạt được lợi ích của mình;
- Là quá trình hai hoặc nhiều bên làm việc với nhau, cùng tìm ra một giải
pháp khả thi cho những sự khác biệt giữa các bên nhằm giải quyết các xung đột
một cách hoà bình;
8
- - Là thống nhất phương thức trao đổi: cho tôi cái mà tôi muốn, đổi lại anh
sẽ được cái mà anh cần.
1.1.1.2. Khái niệm đàm phán trong kinh doanh
Các cuộc đàm phán trong kinh doanh yêu cầu cần đạt được rất cao, đòi
hỏi phải chuẩn bị kỹ lưỡng, lập kế hoạch và đàm phán thận trọng, bởi trên
thương trường các doanh nghiệp vừa hợp tác với nhau vừa cạnh tranh với nhau.
Sự xung đột lớn nhất giữa những người kinh doanh là xung đột về lợi ích vật
chất. Điều hòa các lợi ích của chủ thể hoạt động trên thương trường vừa là yêu
cầu khách quan để tồn tại vừa là cơ sở hợp tác liên minh. Đàm phán là con
đường tốt nhất để điều hòa mâu thuẫn lợi ích vật chất và giải quyết mâu thuẫn
giữa các bên. Các chủ thể kinh doanh khi tham gia quá trình đàm phán luôn
đem theo các mục đích và đề cao lợi ích của mình. Lợi ích của mỗi bên lại nằm
giao thoa với lợi ích của bên kia. Quá trình đàm phán nếu có sự thống nhất
hoặc nhân nhượng thì sẽ dẫn đến thành công. Mâu thuẫn không được giải
quyết và không ai chịu nhân nhượng thì đàm phán sẽ bế tắc. Đàm phán là chức
năng của nhà kinh doanh, là công cụ để đảm bảo thành công. Vậy đàm phán
trong kinh doanh là gì? “Đàm phán trong kinh doanh là quá trình hai hoặc
nhiều bên có những lợi ích chung và lợi ích xung đột, cùng nhau tìm ra (trao
đổi, thảo luận) và thống nhất các giải pháp để giải quyết những vấn đề về lợi
ích có liên quan đến các bên kinh doanh”.
Như vậy, bản chất của đàm phán kinh doanh:
- Đàm phán trong kinh doanh là một dạng của đàm phán, gắn với các hoạt
động kinh doanh. Vì vậy, cơ sở gốc rễ của mọi hoạt động đàm phán trong kinh
doanh là tồn tại lợi ích chung và lợi ích xung đột giữa các bên liên quan đến lĩnh
vực kinh doanh. Do đó, khi tiến hành đàm phán kinh doanh, nhà đàm phán cần
phát hiện đâu là lợi ích chung và đâu là lợi ích xung đột. Chỉ khi xác định được
các lợi ích đó thì mới có thể tìm các giải pháp tối đa hóa lợi ích chung và tối
thiểu hóa lợi ích xung đột;
- Đàm phán trong kinh doanh là quá trình mặc cả và thuyết phục giữa các
chủ thể tham gia của các bên để đạt được thoả thuận, giải quyết các xung đột
nhằm thỏa mãn nhu cầu các bên liên quan đến các hoạt động kinh doanh. Vì đàm
phán kinh doanh là quá trình tìm kiếm lợi ích liên quan đến vấn đề các bên đang
kinh doanh, đầu tư nên các bên ra sức bảo vệ lợi ích của mình, tìm các biện pháp
tác động lên đối phương để buộc đối phương phải từ bỏ một số lợi ích đối kháng.
9
- Tuy nhiên, đã tham gia vào quá trình đàm phán thì chẳng bên nào có thể từ bỏ lợi
ích của mình, do vậy họ phải mặc cả, thuyết phục lẫn nhau, phải đánh đổi nhượng
bộ để đạt được thỏa hiệp. Điều này thể hiện rõ nét trong hoạt động đàm phán
thương mại giữa người mua và người bán khi tiến hành mặc cả giá;
- Các bên tham gia đàm phán kinh doanh có thể là một cá nhân hoặc các
tập thể nhóm người đại diện cho một quốc gia, một hiệp hội, một tổ chức, một
doanh nghiệp… gọi là chủ thể. Chủ thể của hoạt động đàm phán trong kinh doanh
là con người trong đó họ tham gia vào quá trình đàm phán vì quyền lợi của bản
thân mình hoặc đại diện cho lợi ích của một tập thể mà họ đại diện tham gia đàm
phán.
1.1.2. Đặc điểm đàm phán trong kinh doanh
- Đàm phán trong kinh doanh là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và
thống nhất giữa hai mặt đối lập “hợp tác” và “xung đột”.
Trong đàm phán luôn tồn tại sự mẫu thuẫn và thống nhất giữa “hợp tác”
và “xung đột”, hay nói cách khác đàm phán là quá trình thống nhất giữa các mặt
đối lập. Lợi ích của bên này thường nằm ở sự chấp nhận của phía bên kia và
những thỏa hiệp đạt được phải đảm bảo lợi ích cho tất cả các bên, đó là mặt
mang tính hợp tác của đàm phán. Đồng thời, lợi ích của bên này tăng lên có thể
làm cho lợi ích của bên kia giảm xuống, bởi vậy các bên luôn tích cực bảo vệ lợi
ích của riêng mình, hy vọng đạt được nhiều lợi ích hơn đối phương, đó là mặt
mang tính xung đột của đàm phán. Trong kinh doanh khi hàng hóa được sản
xuất ra, nó mang lại cho xã hội những lợi ích nhất định, lợi ích đó được chia nhỏ
cho các bên liên quan. Đó là lợi ích của nhà sản xuất, đây là điều đương nhiên
nếu không thì hàng hóa sẽ không được sản xuất ra; lợi ích của người tiêu dùng,
đây là điều không thể thiếu được bởi vì nếu không có nó thì hàng hóa cũng
không thể tiêu thụ được; lợi ích của các thành phần khác tham gia vào quá trình
lưu thông, khi các thành phần này càng nhiều thì lợi ích của người tiêu dùng và
người sản xuất càng ít đi. Do vậy, nhà sản xuất, kinh doanh chỉ có thể thực hiện
việc tối đa hóa lợi nhuận trên cơ sở tối đa hóa các phần lợi nhuận của nhau. Như
vậy, hành động tìm kiếm lợi nhuận của người sản xuất, nhà kinh doanh và người
tiêu dùng gây ảnh hưởng trực tiếp đến nhau, nghĩa là nếu người này được nhiều
thì người khác được ít đi và ngược lại. Khi một bên cố gắng giành về phần mình
một khoản lợi ích lớn hơn thì bên kia buộc phải chấp nhận phần nhỏ đi và ngược
lại giả sử chỉ có hai bên tham gia vào quá trình đàm phán này. Nếu số lượng
người tham gia lớn hơn thì tình hình càng khó khăn hơn.
10
- Như vậy, trong kinh doanh nhà đàm phán muốn thành công cần bảo vệ lợi
ích cho bên mình đại diện trong phạm vi có thể tìm kiếm được càng nhiều thuận
lợi càng tốt. Mặt khác, nhà đàm phán đó cũng cần phải thỏa mãn được những
nhu cầu tối thiểu của đối phương (đem lại lợi ích cho họ kể cả trường hợp lợi ích
của hai bên là xung khắc nhau). Nếu không thực hiện được như vậy, đối phương
sẽ rút lui, cuộc đàm phán bị đổ vỡ và nhà đàm phán buộc phải từ bỏ những lợi
ích có thể thu được của mình nếu đi tới sự thỏa hiệp.
Người tiêu dùng
Người sản xuất LỢI ÍCH
Các nhà trung gian phân phối
- Đàm phán trong kinh doanh không phải là thỏa mãn lợi ích của một bên
không hạn chế, mà là có giới hạn lợi ích nhất định.
Người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của mình, cần trong phạm vi có thể
tìm kiếm được càng nhiều lợi ích. Nhưng bất kỳ, người đàm phán nào cũng phải
thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương, nếu không nhìn nhận nhu cầu thấp
nhất của đối phương, ép buộc đối phương một cách không hạn chế, cuối cùng
làm cho đàm phán đổ vỡ mà không được lợi ích gì.
Sơ đồ trên đây mô tả mục đích ban đầu của hai bên tham gia đàm phán là A
và B, sau khi đàm phán trong phần mục đích đạt được là hợp đồng, trong đó
không bao gồm một phần của A và một phần của B. Khu vực 1 là thỏa thuận lý
11
- tưởng, khuc vực 2 là khu vực mục đích của A mà B phải chấp nhận, khu vực 3 là
khu vực mục đích của B mà A phải chấp nhận. Như vậy, chúng ta có thể hiểu
rằng, mỗi bên phải giảm bớt mục đích của mình so với ban đầu đặt ra, mỗi bên
phải chấp nhận một phần mục đích của đối phương. Nếu không chấp nhận lợi ích
của đối tác thì sẽ không có hợp đồng được thành lập. Đây chính là sự thỏa hiệp về
mặt lợi ích vật chất, phản ánh sự thống nhất giữa các mặt đối lập về lợi ích.
- Đàm phán trong kinh doanh chịu sự chi phối của mối quan hệ về thế và
lực của các chủ thể.
Trong đàm phán kinh doanh, vị thế của mỗi bên là một yếu tố chi phối
khá lớn tới kết quả của hoạt động đàm phán. Vị thế và lực là một khái niệm có
tính bao quát toàn diện, bao gồm từ cơ cấu tổ chức đến khả năng tài chính, gồm
cả chiến lược của doanh nghiệp đến kỹ năng kỹ thuật được chuẩn bị cho các
cuộc đàm phán, hay gồm cả uy tín của doanh nghiệp đến khả năng độc quyền
của ngành, thậm chí cả kinh nghiệm của bản thân người đàm phán cũng sẽ tạo
nên vị thế của doanh nghiệp trên bàn đàm phán…Khi một bên có thế lực hơn
hẳn bên kia (ví dụ như đàm phán giữa một bên là chủ nợ và một bên là con nợ)
thì bên có thế lực hơn thường giành được thế chủ động và tìm kiếm được nhiều
lợi ích hơn phía bên kia. Bên kém lợi thế hơn thường phải chịu nhượng bộ nhiều
hơn. Khi các bên cân tài, cân sức thì có thể đạt được những thỏa hiệp cân bằng
về lợi ích cho tất cả các bên. Do vậy, khi bước vào bàn đàm phán ta phải biết
được vị thế của đối tác trong tương quan với vị thế của ta từ đó đưa ra những
sách lược thích hợp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
- Đàm phán trong kinh doanh là một khoa học, đồng thời là một nghệ thuật.
Khoa học là sự quan sát, điều tra thực nghiệm, áp dụng các kỹ thuật, các
phương pháp luận đã được kiểm nghiệm, được mọi người thừa nhận. Trong đàm
phán kinh doanh, việc nghiên cứu các quy luật, quy tắc, xử lý thông tin, đưa
chiến lược, sách lược đàm phán nhằm giải quyết vấn đề một cách có hệ thống,
theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho các bên tham gia là yếu tố mang tính
khoa học. Với tư cách là một khoa học theo đúng nghĩa của nó, đàm phán kinh
doanh liên quan đến nhiều ngành khoa học khác như nghệ thuật giao tiếp, tâm lý
học, luật, kế toán tài chính, marketing, luật, xác suất thống kê…nhằm giúp nhà
đàm phán tìm ra được phần chung của các bên đàm phán, trên cơ sở đó dự báo
được kết quả đàm phán và tìm được hướng đi thích hợp cho quá trình đàm phán.
12
- Đồng thời, đàm phán trong kinh doanh là một nghệ thuật. Với tư cách là
một nghệ thuật (nghệ thuật là sự thao tác đến mức thuần thục, điêu luyện một
hoạt động nào đó của con người), đàm phán trong kinh doanh là một chuỗi thao
tác ở mức nhuần nhuyễn các kỹ năng giao tiếp như trình bày, dẫn dắt vấn đề,
lắng nghe, thuyết phục, đặt câu hỏi, trả lời…khả năng sử dụng các chiến thuật
đàm phán một cách khéo léo, đúng lúc, đúng cách, mang lại hiệu quả cao. Làm
cho bàn đàm phán trở thành một sàn diễn, mình đạt tối đa lợi ích và đối tác cũng
đáp ứng được nhu cầu của mình và cảm thấy thoả mãn. Vì vậy, với cùng một nội
dung đàm phán, trong những điều kiện và hoàn cảnh như nhau, nhưng được thực
hiện bởi các nhà đàm phán khác nhau thì kết quả thu được thường không giống
nhau. Điều này phản ánh tính nghệ thuật của đàm phán.
Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi là người biết kết hợp nhuần nhuyễn
giữa tính khoa học với tính nghệ thuật của đàm phán trong lĩnh vực kinh
doanh. Hoạt động đàm phán do con người tiến hành nên nó chịu sự chi phối
không những bởi lý trí mà cả tình cảm, tâm lý của họ, chịu ảnh hưởng của nền
văn hóa, đặc điểm dân tộc và truyền thống của họ. Chỉ có kết hợp được hài hòa
những yếu tố khác nhau và hiểu rõ tâm lý của đối tác thì mới hy vọng đạt được
thành công.
- Giá cả là hạt nhân của đàm phán trong kinh doanh với mục đích cơ bản
là lợi ích kinh tế.
Mỗi cuộc đàm phán khác nhau mang những mục đích khác nhau, đàm phán
ngoại giao mang mục đích quốc gia, đàm phán chính trị quan tâm đến lợi ích căn
bản của chính đảng, đoàn thể, đàm phán quân sự chủ yếu là quan hệ đến lợi ích an
toàn của đôi bên đối địch, đàm phán biên giới liên quan chủ yếu đến chủ quyền
quốc gia…Tuy những đàm phán này vẫn có một phần liên quan đến lợi ích kinh
tế, nhưng thường tiến hành xoay quanh một thứ lợi ích căn bản nào đó, mà trọng
điểm không nhất định là lợi ích kinh tế. Nhưng đàm phán trong kinh doanh thì hết
sức rõ ràng, so với các loại đàm phán khác, đàm phán kinh doanh rất coi trọng lợi
ích kinh tế đạt được, người đàm phán lấy việc đạt được lợi ích kinh tế là chủ yếu,
sau đó mới đề cập đến các lợi ích phi kinh tế khác. Cho nên người ta thường lấy
sự tốt, xấu của hiệu quả kinh tế mà đánh giá đàm phán kinh doanh.
Đàm phán trong kinh doanh liên quan đến rất nhiều nhân tố, nhu cầu và lợi
ích của người đàm phán biểu hiện ở rất nhiều phương diện, nhưng giá trị hầu như
là nội dung hạt nhân của tất cả các cuộc đàm phán kinh doanh. Đó là vì trong đàm
13
- phán kinh doanh, hình thức biểu hiện của giá trị là giá cả phản ánh trực tiếp nhất
lợi ích của mỗi bên tham gia đàm phán, trong rất nhiều tình huống hoặc nhiều
hoặc ít đều có thể tính toán qua giá cả. Trong đàm phán kinh doanh nhà đàm phán
một mặt phải lấy giá cả làm trung tâm, kiên trì lợi ích của mình, mặt khác lại
không thể chỉ hạn chế ở giá cả mà kết hợp với các nhân tố khác.
1.1.3. Phân loại đàm phán trong kinh doanh
Trong thực tế, có rất nhiều loại hình đàm phán kinh doanh khác nhau.
Việc phân loại đàm phán trong kinh doanh có thể được dựa trên nhiều tiêu thức
khác nhau, dưới đây là một số cách phân loại đàm phán thường dùng:
-Căn cứ vào phạm vi đàm phán, bao gồm:
+ Đàm phán ở cấp vĩ mô: Các bên tham gia là các Nhà nước, các tổ chức
quốc tế. Hình thức đàm phán này thường được dùng trong các cuộc đàm phán
giữa các quốc gia, các tổ chức quốc tế nhằm đạt mục tiêu như gia nhập vào
WTO hoặc ký hiệp định thương mại nhằm điều chỉnh chính sách thương mại
của các Nhà nước khi tham gia vào thương mại quốc tế, thực hiện ứng xử trong
thương mại quốc tế ở phạm vi quốc gia
Ví dụ:Đàm phán hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương TPP, hiệp
định thương mại tự do FTA, hiệp định đối tác kinh tế toàn diện Việt Nam -
Nhật Bản...;
+ Đàm phán ở cấp vi mô: Các bên tham gia là các doanh nghiệp, các tổ
chức, các cá nhân nhằm thực hiện hoạt động kinh doanh trên thị trường.
Ví dụ: Đàm phán ký hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng đầu tư giữa
các doanh nghiệp với nhau.
- Căn cứ vào số bên tham gia: đàm phán song phương và đàm phán đa phương.
+ Đàm phán song phương: Chỉ có hai bên tham gia. Đàm phán song
phương được tiến hành ở cả cấp vĩ mô và cấp vi mô, chẳng hạn giữa người mua
với người bán hàng hóa trên thị trường, giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp
khác, hay cũng như giữa các quốc gia để điều chỉnh các chính sách thương mại
quốc tế, ký kết các hiệp định giữa hai bên.
Ví dụ: Đàm phán hiệp định thương mại song phương giữa Việt Nam -
Hoa Kỳ, Việt Nam - Nhật Bản, đàm phán hợp tác kinh doanh giữa 2 doanh
nghiệp với nhau.
+ Đàm phán đa phương: Là loại hình đàm phán có nhiều bên tham gia,
thường được tiến hành ở cấp độ vĩ mô, giữa các Nhà nước, các tổ chức quốc tế như
đàm phán ở phạm vi khu vực (ví dụ ASEAN), hay phạm vi toàn cầu (WTO, TPP).
14
- - Căn cứ vào nội dung đàm phán:đàm phán giá cả, đàm phán ký kết hợp
đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ, đàm phán về trọng tài, đàm phán về thanh
toán tiền hàng, về chất lượng, giải quyết tranh chấp…
+ Đàm phán giá cả: Hai hoặc nhiều bên đàm phán và thương lượng với
nhau về giá cả hàng hóa, dịch vụ.
+ Đàm phán ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ.
+ Đàm phán về trọng tài: Thường là thỏa hiệp trọng tài trong đàm phán
kinh doanh quốc tế, trong đó người bán và người mua thỏa thuận về những
nguyên tắc và lựa chọn Hội đồng trọng tài, địa điểm giải quyết, luật áp dụng.
+ Đàm phán về thanh toán tiền hàng: Thông thường điều khoản thanh toán
được đàm phán cùng với ký kết hợp đồng, tuy nhiên do đặc thù riêng hoặc cũng
có thể vì những lý do nào đó đàm phán trả tiền sẽ được thực hiện riêng. Có thể đề
cập đến loại tiền, tỷ giá, thời gian trả tiền, phương thức thanh toán, các phương
pháp bảo đảm giá trị của lô hàng…
+ Đàm phán về chất lượng: Hai hoặc nhiều bên đàm phán và thương
lượng với nhau về chất lượng của hàng hóa và dịch mà hai bên tham gia vào
mua bán. Nội dung của đàm phán về chất lượng có thể gồm các chỉ tiêu đánh
giá chất lượng hàng hóa, phương pháp và địa điểm kiểm tra chất lượng, giá trị
của các chứng từ liên quan đến chất lượng và các quy định khác liên quan đến
chất lượng…
+ Đàm phán giải quyết tranh chấp: Hai bên thương lượng các vấn đề
tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Đây là loại hình đàm
phán khó khăn nhất, tuy nhiên khi tham gia vào loại hình đàm phán này mỗi
bên phải luôn nắm chắc nguyên tắc “hai bên cùng thắng” thì mới có thể tìm ra
phương án tối ưu.
- Căn cứ vào phạm vi của giải pháp: đàm phán từng phần và đàm phán
trọn gói.
+ Đàm phán từng phần: Là đàm phán đi tới từng giải pháp cho từng phần một.
Ví dụ:Đàm phán về số lượng và chất lượng hàng hóa, đàm phán về giá cả
hàng hóa, đàm phán về vận chuyển, đàm phán về giải quyết tranh chấp…
+ Đàm phán trọn gói: Là đàm phán đi tới giải pháp mang tính chất tổng thể,
bao gồm các công việc thuộc các lĩnh vực khác nhau và có liên quan đến nhau.
- Căn cứ vào số lần tiến hành đàm phán: đàm phán một vòng, đàm phán
nhiều vòng.
15
- - Căn cứ vào phương thức đàm phán: đàm phán trực tiếp và đàm phán
gián tiếp (xem mục 1.4.1).
1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh doanh
Đàm phán trong kinh doanh diễn ra trong những điều kiện khách quan và
chủ quan khác nhau, trong không gian, thời gian với những ý đồ và mong muốn
của mỗi bên cùng với năng lực chuyên môn, sự am hiểu đời sống xã hội khác
nhau. Do đó, khi xem xét, đánh giá và tổ chức một cuộc đàm phán người ta
thường xem xét dưới hai góc độ là các yếu tố chủ quan và các yếu tố khách quan
dưới đây.
1.2.1. Các yếu tố khách quan
1.2.1.1. Bối cảnh đàm phán
Bối cảnh là toàn bộ môi trường và hoàn cảnh mà ở đó các chủ thể tiến
hành đàm phán. Bối cảnh là một nhân tố hạt nhân của cuộc đàm phán. Nó ảnh
hưởng tới sự đánh giá hiện thực cũng như quyết định của nhà đàm phán sau này.
Bối cảnh bao gồm các yếu tố khách quan về tình hình kinh tế, chính trị pháp
luật, văn hóa - xã hội của các bên, trong đó những yếu tố về kinh tế có ảnh
hưởng trực tiếp đến đàm phán trong kinh doanh.
- Các yếu tố kinh tế bao gồm tình hình sản xuất và tiêu thụ, quan hệ cung
- cầu trên thị trường, tình hình tăng trưởng hay suy thoái, tình hình giá cả hay
lạm phát…Trong đó, cần chú ý đến tình hình cung cầu trên thị trường tại thời
điểm đàm phán. Nếu cung vượt quá cầu người mua sẽ dễ chiếm ưu thế và nếu
cầu vượt cung, người bán sẽ dễ nắm quyền quyết định hơn. Cung cầu là một yếu
tố ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng mặc cả của mỗi bên đối với hàng hóa mà hai
bên đang mua bán, thậm chí khi cung cầu những hàng thay thế cũng ảnh hưởng
tới quá trình đàm phán. Điều quan trọng là các nhà đàm phán cần nắm bắt được
chiều hướng biến động của các yếu tố đó để xem xét mức độ ảnh hưởng của
chúng trong tương lai.
- Các yếu tố chính trị, pháp luật có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả đàm
phán, đặc biệt là đàm phán kinh doanh quốc tế. Nếu hiểu biết không đầy đủ về
luật pháp kinh doanh và tình hình chính trị của các bên có thể dẫn đến tranh
chấp và sẽ thua thiệt trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Các yếu tố về văn hóa - xã hội bao gồm ngôn ngữ, lối sống, tín ngưỡng,
phong tục tập quán...Văn hóa - xã hội quyết định cách thức giao tiếp và hướng
dẫn quá trình giao tiếp kinh doanh: Kinh doanh chính là một hoạt động giao tiếp
16
- giữa người với người vì mục đích lợi nhuận mà giao tiếp chính là một trong
những chức năng của văn hóa. Mỗi nền văn hóa lại ấn định một phong cách giao
tiếp khác nhau. Chính vì vậy, văn hóa có một vai trò quan trọng trong giao tiếp
kinh doanh. Nhiều khi trong đàm phán, chỉ không nắm được đầy đủ thông tin
đối tác, không am hiểu văn hóa của đối tác mà cuộc đàm phán của hai bên gặp
không ít trở ngại, thậm chí không đạt được kết quả như mong muốn. Vì vậy, để
đạt được thành công trong đàm phán cần tìm hiểu kỹ văn hóa và tâm lý của đối
tác, đồng thời phải tôn trọng văn hóa, tín ngưỡng của đối tác.
Nếu xét theo phạm vi ảnh hưởng trong đàm phán người ta còn quan tâm
đến bối cảnh chung và bối cảnh riêng (bối cảnh nội tại). Bối cảnh chung là bối
cảnh bao trùm, có ảnh hưởng đến tất cả các bên. Bối cảnh riêng là bối cảnh của
từng bên, có ảnh hưởng trực tiếp đến ý đồ, kế hoạch, yêu cầu và quyết định của
từng bên. Bối cảnh chung và bối cảnh riêng có mối quan hệ với nhau, nhưng
bối cảnh riêng thường có ảnh hưởng trực tiếp với mức độ lớn hơn đối với từng
bên. Bối cảnh riêng thuộc phạm vi của từng bên và có nhiều yếu tố cần được
giữ bí mật đối với bên kia, hoặc cũng có thể thiếu thông tin mà đối phương
không hiểu được.
Trong đàm phán kinh doanh cần lưu ý giữ kín bối cảnh của mình ở mức
độ cần thiết, mặt khác cần thăm dò, tìm hiểu bối cảnh của đối phương để có
được những cách ứng xử và đưa ra quyết định phù hợp. Quá trình đàm phán
chính là quá trình trao đổi thông giữa các bên để họ thấy lợi ích chung và lợi ích
của mỗi bên, đồng thời phải giữ nguyên tắc chủ động và bí quyết cho mỗi bên.
1.2.1.2. Thời gian đàm phán
Thời gian đàm phán là toàn bộ quá trình từ khi nảy sinh ý định đến khi kết
thúc đàm phán. Đàm phán không là một thời điểm mà là một quá trình, có khởi
điểm và kết thúc (còn gọi là điểm chết). “Điểm chết” là khoảng thời gian mà tại
đó giới hạn về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên có thể chấp nhận được. Trong
bất cứ cuộc đàm phán nào, gần đến điểm chết mới có được kết quả. Thông
thường các cuộc đàm phán chỉ được đúc rút trong 20% thời gian cuối cùng, tức
là rút ra trong khoảng thời gian điểm chết. Vì vậy, nếu trong cuộc đàm phán để
cho đối tác biết được điểm chết của mình sẽ không có lợi. Quá trình đàm phán
tuân theo quy tắc Pareto (quy tắc 80/20). Quy tắc này nêu rõ 80% kết quả được
thỏa thuận trong 20% thời gian cuối cùng. Vì vậy, khi tiến hành đàm phán cần
lưu ý về mặt thời gian:
17
- - Cần phải kiên nhẫn: Sự nhượng bộ hoặc thỏa thuận thường xuất hiện vào
lúc gần hoặc sau điểm chết. Vì vậy, người đàm phán cần phải kiên nhẫn và chịu
sức ép của đối tác. Cần phải học cách kiềm chế khả năng tự vệ, giữ bình tĩnh và
không từ bỏ sớm.
- Không nên cứng nhắc hoặc phải tuân theo thời hạn do mình đặt ra trong
đàm phán. Nhà đàm phán có thể thay đổi thời hạn của mình. Khi cứng nhắc làm
theo thời hạn do mình đặt ra nhiều khi sẽ mang đến bất lợi. Đó là khi ta chưa có
đủ các yếu tố để ra quyết định. Cần biết khi nào nên điều chỉnh, thay đổi hoặc
hủy bỏ phút cuối cùng, tức là cần phải cân nhắc lợi ích và thiệt hại khi ta tiếp
cận hoặc vượt quá điểm chết.
- Tìm hiểu điểm chết của đối phương thông qua thăm dò và quan sát thái
độ của đối phương để xác định khoảng dao động về quyền lợi cũng như về thời
gian mà đối phương có thể chấp nhận. Trong đàm phán kinh doanh nên biết thời
hạn của đối phương, tức là họ dự tính thời gian cuối cùng họ sẽ quyết định là
bao giờ, nhưng lại không được để cho bên kia biết được thời hạn quyết định của
bạn. Khi biết được thời hạn của đối phương thì nhà đàm phán sẽ thấy càng đến
gần thời hạn thì mức độ “sốt sắng” của đối phương càng lên cao và họ dễ
nhượng bộ.
Yếu tố thời gian đàm phán kinh doanh có thể đưa tới sự thay đổi tương
quan lực lượng giữa các bên. Thời gian đàm phán đồng thời là quá trình tiếp
xúc, thăm dò, xác định ý đồ của đối phương, thể hiện ý chí và mong muốn của
mình đối với đối phương, là quá trình gặp gỡ và đưa ra những quan điểm cọ xát
ý đồ và xem xét mỗi phương án phân chia lợi ích, tạo nên sự hiểu biết lẫn nhau.
1.2.1.3. Địa điểm đàm phán
Địa điểm đàm phán là nơi diễn ra chính thức cuộc đàm phán kinh doanh
giữa các bên. Địa điểm có thể được chọn tại văn phòng của một bên tham gia
hoặc cũng có thể chọn một địa điểm trung gian độc lập. Mỗi địa điểm có những
mặt ưu thế cũng như hạn chế riêng.
Nếu chọn địa điểm đàm phán tại văn phòng của đối tác có thể thu thập
được một số thông tin mà nhà đàm phán chưa thu thập được trong quá trình
chuẩn bị do đối tác còn giấu kín. Tuy nhiên, khi tiến hành đàm phán tại văn
phòng của đối tác nếu nhà đàm phán bị hạn chế về kinh nghiệm và năng lực thì
dễ rơi vào tình thế bị động theo những chiến thuật đàm phán của đối tác mà bất
lợi cho ta.
18
- Ngược lại, khi chọn địa điểm đàm phán tại văn phòng bên ta, nhà đàm
phán dễ dàng chủ động về mặt thời gian, địa điểm và chiến lược, chiến thuật
đàm phán, ổn định về mặt tâm lý, và có thể dẵn dắt cuộc đàm phán đi theo ý đồ
của mình. Tuy nhiên, chọn địa điểm này nếu không có chiến thuật phù hợp,
không thống nhất được các thành viên trong đoàn đàm phán sẽ dễ dẫn đến tình
trạng bị phát hiện một số thông tin có lợi cho đối tác mà bất lợi cho ta trong quá
trình đàm phán.
Trong thực tế, người ta thường chọn một địa điểm trung gian độc lập để
tiến hành đàm phán sẽ tạo điều kiện thuận lợi và khách quan hơn cho các bên
tham gia.
1.2.2. Các yếu tố chủ quan
1.2.2.1. Đối tượng, nội dung và mục đích của cuộc đàm phán
Mỗi cuộc đàm phán đều có đối tượng, nội dung và mục đích nhất định.
Đối tượng, nội dung và mục đích của đàm phán cần phải được cân nhắc làm rõ
ngay từ đầu để đảm bảo cho cuộc đàm phán có thể đi tới kết quả như mong
muốn của các bên tham gia. Trong đàm phán kinh doanh, đối tượng, nội dung và
mục đích được xác định như sau:
- Đối tượng của đàm phán kinh doanh là các hoạt động mua bán, trao đổi
hàng hóa và dịch vụ, hoạt động chuyển giao công nghệ, hoạt động đầu tư…Đối
tượng này phải được xác định rõ cho từng cuộc đàm phán cụ thể;
- Nội dung của đàm phán kinh doanh chủ yếu tiến hành bàn bạc, thỏa
thuận các vấn đề như giá cả, chất lượng và số lượng hàng hóa, dịch vụ, phương
thức và điều kiện thanh toán…Vấn đề trọng yếu nội dung của đàm phán được
xác định tùy thuộc vào từng hoạt động cụ thể. Chẳng hạn như đàm phán về hoạt
động đầu tư, hình thức góp vốn là những vấn đề được các nhà đàm phán quan
tâm đầu tiên, còn trong đàm phán mua bán hàng hóa thì thông thường giá cả,
chất lượng và điều kiện giao hàng là những vấn đề được bàn bạc nhiều nhất;
- Mục đích đàm phán, nói chung mục đích cuối cùng của một nhà đàm
phán kinh doanh là đạt được hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc chuyển
giao công nghệ.
Trong quá trình đàm phán, các nhà đàm phán cần phải bám sát đối tượng,
nội dung và mục đích đã được xác định, đồng thời nếu thấy điểm nào còn chưa
cụ thể cần thảo luận để làm rõ hơn.
19
nguon tai.lieu . vn
