Bài 2: Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

BÀI 2: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ
QUẢN LÝ THỜI GIAN
Nội dung




Mục tiêu

Tổng quan chung về kỹ năng tổ chức Sau khi kết thúc bài học, sinh viên sẽ được trang
công việc;
bị, hướng dẫn về các nội dung:
Các phương pháp để tổ chức công việc  Hiểu và nắm rõ được lý do cũng sự như cần
hiệu quả.
thiết của việc áp dụng kỹ năng tổ chức công
việc, quản lý thời gian trong đời sống
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
hàng ngày;




Hiểu và nắm vững được các yếu tố cần thiết để
tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả;
Hiểu và nắm bắt được về các phương pháp để
tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả;
Biết cách sắp xếp, điều phối, tổ chức các công
việc hàng ngày một cách hiệu quả, nâng cao
chất lượng cuộc sống.

Hướng dẫn học

Sinh viên đọc trước tài liệu tham khảo chương
trình đã cung cấp.

PPH101_Bai2_v1.0018109225

1

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Có 4 du khách cần qua một cây cầu vào ban đêm. Cầu chỉ chịu được sức nặng của 2 người và du
khách phải dùng đèn pin soi đường để không bị sa xuống vực. Lưu ý là cầu dài nên không thể ném
đèn pin hoặc soi đèn từ bên này sang bờ bên kia. Vấn đề là họ chỉ có 1 chiếc đèn pin. Tốc độ đi
của mỗi người khác nhau, cụ thể mất 1, 2, 5 và 10 phút. Giả sử 2 người một nhanh một chậm đi
qua cầu thì thời gian sẽ tính theo người chậm. Thời tiết xấu nên cầu có nguy cơ sập.
Câu hỏi: Làm cách nào để 4 du khách có thể qua cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất? Khoảng
thời gian ấy là bao lâu, và đi như thế nào?

PPH101_Bai2_v1.0018109225

2

Tổng quan chung về kỹ năng tổ chức công việc
Khái niệm về tổ chức công việc

Trong thời đại ngày nay, mỗi người cần phải làm việc hết công suất để theo kịp tiến độ
công việc. Vì lí do đó, việc bị stress là điều dễ hiểu và xảy ra thường xuyên. Vậy phải giải
quyết như thế nào? Kỹ năng tổ chức công việc luôn được ưu tiên cao nhất mỗi khi có vấn
đề này xảy đến.
Vậy tổ chức công việc là gì?
Hiểu theo nghĩa hẹp, tổ chức công việc là quá trình sắp xếp phân bổ các nguồn lực để xử
lý và hoàn thiện các công việc được giao. Đây là nhiệm vụ mà gần như tất cả mỗi cá nhân
trong chúng ta đều phải đối diện và xử lý trong cuộc sống.
Hiểu theo nghĩa rộng thì tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và
phân công cho các cá nhân, bộ phận/đơn vị liên quan tạo ra mối liên hệ ngang dọc trong
nội bộ công việc, tổ chức. Tổ chức công việc theo nghĩa rộng tức là thực hiện đồng thời
chức năng hoạch định và tổ chức sắp xếp trong quản trị. Tổ chức công việc theo nghĩa rộng
chính là việc dự trù hướng tới xác định những công việc mà mỗi cá nhân, đơn vị, tổ chức,
doanh nghiệp cần phải thực hiện, trong đó tính toán các phương án, kế hoạch phân bổ nguồn
lực để có thể tổ chức thực hiện các công việc.
Tựu chung lại thì tổ chức công việc là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định
biện pháp tốt nhất để thực hiện được những mục tiêu đó. Hoạt động này liên hệ đến những
mục đích cũng như hệ thống các phương pháp, phương tiện để thực hiện các mục đích đó.
Tầm quan trọng của tổ chức công việc hiệu quả

Tổ chức công việc là một trong những nhiệm vụ bắt buộc mà mỗi cá nhân với tư cách là cá
nhân hay là thành viên của các nhóm, tổ chức, đơn vị xã hội khác nhau đều phải đối mặt và
xử lý trong cuộc sống hằng ngày. Việc tổ chức công việc hiệu quả nhờ đó giúp đem lại rất
nhiều lợi ích, cụ thể:
Đối với từng cá nhân








Tổ chức công việc giúp nâng cao năng suất trong xử lý các vấn đề trong cuộc sống. Thật
vậy, dù là theo nghĩa hẹp hay nghĩa rộng thì việc tạo tư duy và tổ chức triển khai công
việc một cách logic khoa học giúp cho mỗi cá nhân sử dụng thời gian một cách hiệu
quả hơn, giải quyết được số lượng đầu việc nhiều hơn .
Không chỉ giúp tăng năng suất xử lý công việc, sắp xếp và tổ chức công việc hiệu quả
còn góp phần tăng chất lượng xử lý công việc. Bởi nhờ ý thức sắp xếp và tổ chức công
việc hiệu quả, mỗi cá nhân được thúc đẩy lối tư duy khoa học để có thể tìm ra những
hướng sáng tạo giúp tăng chất lượng hiệu quả xử lý công việc.
Thông qua việc thúc đẩy nâng cao hiệu suất và chất lượng sắp xếp và giải quyết các đầu
công việc, kỹ năng tổ chức công việc giúp mỗi cá nhân gia tăng niềm tin vào cuộc sống
đồng thời giúp giảm căng thẳng áp lực.
Bởi nhờ lối tư duy khoa học, mạch lạc, ưu tiên việc phân bổ và sắp xếp các nguồn lực
theo hướng tối ưu hoá chất lượng và hiệu suất công việc, mỗi cá nhân sẽ tự cảm nhận
và đo lường được hiệu quả thiết thực từ tổ chức công việc, từ đó các nhiệm vụ công

PPH101_Bai2_v1.0018109225

3



việc được xử lý một cách suôn sẻ, trôi chảy, tạo ra những ảnh hưởng tích cực đến tâm
lý và cuộc sống của các cá nhân.
Nhờ việc sắp xếp và tổ chức công việc hợp lý mỗi cá nhân tạo lập được thêm những ấn
tượng tốt trong mắt những người xung quanh, đồng thời giúp gia tăng thêm các cơ hội
cho bản thân trong cuộc sống.
Đối với các doanh nghiệp

Tổ chức công việc hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc. Bởi thông
qua việc vận dụng kỹ năng tổ chức và phân công công việc, mỗi một tổ chức, doanh
nghiệp sẽ có phương án sắp xếp và phân phối khối lượng công việc phải giải quyết
thành các hạng mục công việc thuận tiện cho việc quản lý và triển khai, lên phương án
thực hiện theo hướng tối ưu và hiệu quả nhất. Chính vì vậy, việc áp dụng các phương
pháp và công cụ tổ chức công việc hiệu quả giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất
và chất lượng công việc.
 Bên cạnh đó, bằng các phương pháp tổ chức công việc, xây dựng và vận hành hệ thống
công việc trong doanh nghiệp, tổ chức thành các luồng, chuỗi liên hoàn, khép kín, doanh
nghiệp đồng thời có thể tổ chức và kiểm soát được đội ngũ nhân sự nội bộ của tổ chức.
 Các phương pháp tổ chức công việc cho phép các doanh nghiệp tổ chức và sắp xếp được
các luồng công việc theo chuỗi khép kín, từ đó thay vì phải quản trị các công việc theo
từng đầu mối việc nhỏ lẻ, các doanh nghiệp có thể quản trị công việc theo chuỗi khép
kín, giúp cho các tiến độ được đảm bảo thông suốt.
 Tổ chức và sắp xếp công việc một cách có hiệu quả giúp tăng hiệu quả hoạt động của
tổ chức; nâng cao năng suất lao động, hiệu quả kinh doanh giúp doanh nghiệp vận hành
một cách thông suốt hơn. Đặc biệt trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày
nay, việc tối hoá các nguồn lực và hiệu suất công việc giúp doanh nghiệp gia tăng được
các cơ hội phục vụ phát triển.
Như vậy, việc tổ chức công việc hiệu quả có tác dụng:
 Tạo tư duy một cách có hệ thống về các tiến trình công việc cũng như những kết quả
dự kiến.
 Phối hợp hiệu quả hơn các nguồn lực sẵn có.
 Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó với những
thay đổi của mội trường bên ngoài.
 Chủ động hơn trong việc đánh giá kết quả, thành tựu của cá nhân, tổ chức.


Các phương pháp để tổ chức công việc hiệu quả
Kỹ năng thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất để có thể tổ chức và quản lý công
việc hiệu quả.
Bởi con người khác với các loài động vật khác ở chỗ: con người có ý thức, do vậy trước
khi hành động con người đều ý thức được hành động đó là gì, con người biết mình sống,
làm việc vì cái gì? Do cái gì thúc đẩy? Và dự kiến trước cuộc đời mình sẽ đi đến đâu? Vì

PPH101_Bai2_v1.0018109225

4

vậy, trong từng công việc, từng giai đoạn cuộc đời, con người đều xác định cho mình những
mục tiêu cần đạt được dựa trên những nhu cầu, mong muốn của bản thân.
 Mục tiêu là gì?
Mục tiêu là cái đích mà ta muốn đạt tới trong một khoảng thời gian hoặc về một công
việc nào đó. Mục tiêu có thể về nhận thức, thái độ hoặc hành vi.
 Kỹ năng đặt mục tiêu
Kỹ năng đặt mục tiêu là khả năng con người biết đề ra mục tiêu cho bản thân trong cuộc
sống, cũng như lập kế hoạch cho việc thực hiện mục tiêu đó.
Mục tiêu có thể đặt ra trong khoảng thời gian ngắn như trong ngày, trong tuần gọi là
mục tiêu ngắn hạn; mục tiêu có thể đặt ra trong một thời gian dài như tháng, quý, năm
gọi là mục tiêu trung hạn; mục tiêu có thể đặt ra trong khoảng thời gian nhiều năm gọi
là mục tiêu dài hạn, mục tiêu mang tính chiến lược.
Kỹ năng đặt mục tiêu giúp con người sống có mục đích, có kế hoạch. Con người sống
có mục tiêu là người biết quý trọng cuộc sống của mình và đặt vào cuộc sống nhiều ý
nghĩa. Còn ai sống không có mục tiêu, sống tùy tiện, sống theo kiểu “nước chảy bèo
trôi” thì sẽ khó có thể thành công trong cuộc sống.
 Căn cứ để xác định mục tiêu:
o Những nhu cầu, mong muốn của bản thân.
o Khả năng, ý chí quyết tâm của bản thân (điểm mạnh, hạn chế).
o Xác định thời gian.
o Điều kiện khách quan (thuận lợi, khó khăn) để hiện thực hóa mục tiêu.
o Những cơ hội để thực hiện mục tiêu, nếu biết chớp cơ hội có thể dễ dàng đạt
mục tiêu.
o Những thách thức đòi hỏi phải vượt qua.
Cần cân nhắc các yếu tố trên, yếu tố nào có thể khắc phục để đạt mục tiêu, yếu tố nào không
thể khắc phục mà lại giữ vai trò quyết định, đôi khi cá nhân phải từ bỏ mục tiêu ban đầu để
xác định một mục tiêu mới nếu thấy không có khả năng thực hiện hoặc có thể thu nhỏ phạm
vi để mục tiêu có tính hiện thực.
Để mục tiêu có tính hiện thực cần phải lập kế hoạch thực hiện mục tiêu, xem đâu là mục
tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, từ đó quyết tâm thực hiện kế hoạch đặt ra.
 Vai trò của mục tiêu
o Mục tiêu là phương tiện để đạt được mục đích của cá nhân và tổ chức
o

o
o

Nhờ ý thức xây dựng được hệ thống các mục tiêu, cá nhân và tổ chức có thể nhận
dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập kế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn lực.
Mục tiêu giúp thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/hoạt động.
Mục tiêu hỗ trợ xem xét, đánh giá ra quyết định hiệu quả hoạt động của cá nhân,
tổ chức.

Thiết lập mục tiêu theo tiêu chuẩn SMART

SMART là từ viết tắt cho khuôn khổ tạo mục tiêu hiệu quả. Nó là viết tắt của 5 tính chất
mà một mục tiêu phải có: cụ thể (specific), tính toán được (measurable), có khả năng thực
hiện (achievable), thực tế (realistics), và kiểm soát thời gian (time-bound). Phương pháp

PPH101_Bai2_v1.0018109225

5