Xem mẫu

  1. Tối ưu hóa hiệu quả cách làm việc nhóm Bí kíp quản lý nhóm làm việc hiệu quả
  2. Công ty nào cũng muốn nhân viên phát huy tối đa năng lực của họ. Cách tốt nhất để đạt được điều này không phải là chú trọng đến nhân viên như những cá nhân mà như những thành viên của các nhóm có khả năng giải quyết hiệu quả các công việc, dự án quan trọng. Tuy nhiên, theo Peter Economy, tác giả của cuốn sách bán chạy Managing For Dummies, The Management Bible, Leading Through Uncertainty (tạm dịch: Quản lý doanh nghiệp vượt qua khó khăn) và hơn 60 đầu sách về quản trị doanh nghiệp khác, nếu chỉ sắp xếp nhân viên thành một nhóm thôi thì chưa đủ, điều quan trọng hơn là phải có những cách định hướng, quản trị cần thiết để họ làm việc với nhau một cách hiệu quả. Economy đưa ra năm bí quyết giúp các nhà quản lý thực hiện điều này:
  3. 1. Tạo cho nhóm thẩm quyền để ra những quyết định quan trọng Khi các thành viên của nhóm cảm thấy họ không có thẩm quyền nào và các quyết định luôn được đưa ra bởi sếp hay các nhà quản lý khác trong tổ chức, họ sẽ thu mình lại và không đưa ra những đề xuất, ý tưởng tốt nhất. Những nhóm làm việc hiệu quả nhất là những nhóm đang làm những công việc quan trọng của tổ chức và họ có thẩm quyền để ra các quyết định quan trọng. Khi nhân viên toàn tâm toàn lực và gắn bó với công việc, nhà quản lý cũng có thể giải phóng khỏi những công việc hay quyết định nhỏ, riêng lẻ và dành thời gian để suy nghĩ những vấn đề quan trọng hơn hay mang tính chiến lược hơn. Nhưng điều đó cũng không có nghĩa là sếp phải buông lỏng nhân viên hoàn toàn. Economy khuyên các nhà quản lý vẫn nên làm việc gần gũi với các nhóm và đảm bảo rằng nhân viên đang chịu trách nhiệm chính cho các tiến triển và kết quả công việc của họ. 2. Thử thách nhân viên bằng cách hỏi “Nếu… thì điều gì sẽ xảy ra?” Nên khuyến khích nhân viên đặt ra những câu hỏi như vậy và cùng nhau xem xét chúng một cách nghiêm túc. Thảo luận về những tình huống hay kết quả tuy nghe có vẻ “xa xôi” nhưng sẽ giúp nhân viên chuẩn bị tốt hơn trong tương lai khi phải
  4. đối diện với nhiều rủi ro hay yếu tố bất ngờ. Nên khuyến khích nhân viên ở tất cả các cấp tham gia vào những cuộc họp như thế. Đôi khi, những quan điểm, ý kiến từ các nhân viên có ít kinh nghiệm hơn sẽ giúp nhóm nảy sinh ra những vấn đề thú vị mà trước nay có thể đã bị bỏ quên. 3. Giải quyết những khác biệt Để tạo ra một nhóm đoàn kết, cùng hướng đến một mục tiêu chung của tổ chức, nhà quản lý cần phải giải tỏa được những mối lo lắng, quan tâm của nhân viên. Việc một quyết định nào đó không được tất cả nhân viên nhất trí là điều khó tránh khỏi nhưng quan trọng là không nên để những bất đồng như vậy trở thành những nhận thức tiêu cực kéo dài, làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc chung của nhóm. Sếp nên giải thích cho nhân viên rằng họ không nhất thiết lúc nào cũng phải đồng ý về một vấn đề nào đó, nhưng họ phải biết cách chấp nhận quyết định chung của nhóm và cùng nhau tiến về phía trước. Mỗi thành viên của nhóm cần phải chịu trách nhiệm về kết quả chung khi thực hiện một quyết định nào đó của nhóm ngay cả khi họ không phải là người ủng hộ cho quyết định ấy.
  5. 4. Đảm bảo tất cả các nhà quản lý đều thực hiện tốt việc trao trách nhiệm giải quyết công việc cho nhân viên. Chủ doanh nghiệp có thể bị sa vào thói quen tự ra hết mọi quyết định, dù nhỏ hay lớn, dù quan trọng nhiều hay ít. Các nhà quản lý làm việc cùng chủ doanh nghiệp cũng có thể đi theo lối mòn ấy. Điều này không chỉ làm lãng phí thời gian quý báu của các nhà quản trị mà còn làm cho doanh nghiệp mất cơ hội thu thập được những ý tưởng thông minh và ra các quyết định sáng suốt do chính nhân viên đề xuất. Economy khuyên chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý nên xem nhân viên như những nguồn giải pháp chính, trao quyền và trách nhiệm cho họ trong việc giải quyết chính các vấn đề mà họ đang gặp, bằng chính các ý tưởng mà họ đề xuất. Nhà quản lý cần phải có niềm tin rằng nhân viên thật sự hiểu những gì mà họ đang làm. Nếu điều này không đúng, xem như doanh nghiệp đã tuyển dụng không đúng nhân sự. Khi đã tuyển dụng đúng thì nhiệm vụ của nhà quản lý là theo dõi, hỗ trợ và giải đáp các thắc mắc cho nhân viên để giúp họ đi đúng hướng chứ không phải tìm ra những lỗi của nhân viên và đánh giá hiệu quả làm việc của họ trên những lỗi đó.
  6. 5. Hướng nhân viên đến sự thống nhất cao theo nhóm Economy khuyên nhà quản lý nên thực hiện nhiều hoạt động khác nhau, trong đó các nhân viên của một nhóm cùng giải quyết một vấn đề quan trọng, cùng phát triển một số giải pháp và chia sẻ các ý tưởng với nhau. Từ những hoạt động này, sếp sẽ hướng dẫn nhân viên cùng nhau đi đến một thống nhất chung mà tất cả các thành viên trong nhóm đều chấp nhận. Nhân viên sẽ hiểu được tầm quan trọng của việc đưa ra những thỏa hiệp có lợi cho tập thể nhóm và cả công ty. Bí kíp quản lý nhóm làm việc hiệu quả Người quản lý của những nhóm như vậy được ca ngợi với năng suất làm việc hiệu quả, nhưng cũng vất vả khi phải làm việc với thái độ làm những gì họ muốn khi họ muốn làm của nhóm. Điều này gây ra sự bất hoà ảnh hưởng xấu đến tính hiệu quả của tổ chức. Thách thức với nhà quản lý là phải gắn chặt với những nguyên tắc cũng như tăng cường sự tôn trọng đối với năng lực và thành công của toàn nhóm. Dưới đây là một số gợi ý cho việc tận dụng sự hiệu quả của toàn nhóm nhưng vẫn duy trì được sự thống nhất của cơ cấ Ngợi khen
  7. Công nhận những gì đội đã đạt được. Hãy làm cho mỗi cá nhân trong đội biết bạn tôn trọng họ và công việc của họ như thế nào. Hãy hết lòng để làm họ cảm thấy họ được chào đón. Hãy khen ngợi những thành công của họ ở mức cao. Tóm lại, hãy làm cả nhóm cảm thấy rằng họ đặc biệt. Phần thưởng chỉ phản ánh việc doanh nghiệp đánh giá cao đóng góp của đội như thế nào. ruyền đạt giá trị Điều quan trọng đối với thành công là sự liên kết trong nhóm, cùng nhau hướng tới cái tốt hơn. Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho những nhóm làm việc trong tổ chức. Hãy nói rõ rằng không có nhóm nào được đặt lên trên toàn công ty. Nhưng cùng lúc đó cũng phải công nhận sự thật rằng những cá nhân sẽ trung thành, gắn kết với các thành viên trong nhóm hơn với thành viên của các nhóm khác. Một ông chủ thông minh sẽ tìm ra cách để thúc đẩy sự gắn kết của nhóm để đem lại lợi ích cho toàn doanh nghiệp bằng cách đặt nhóm làm việc vào vị trí mà thành công của nhóm sẽ được phản ánh tốt trên toàn doanh nghiệp. Tôn trọng cách làm việc Nhóm làm việc hiệu quả cao thích làm việc theo cách của riêng họ. Đây là nguyên nhân chính cho thành công của họ. Cho phép cả nhóm cũng như với mỗi cá nhân chỉ ra những điều cần thiết cho bản thân nhóm và tiến hành ý tưởng theo cách của
  8. riêng mình. Tuy nhiên, hãy nói rõ rằng cho dù nhóm làm gì đi nữa thì cũng phải hoàn thành công việc đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Ngoài ra, hãy yêu cầu cả nhóm minh bạch với những kết quả tốt cũng như xấu. Cuối cùng, cố gắng đạt được sự cân bằng giữa sáng tạo và nguyên tắc. Bạn muốn thử thách toàn nhóm để họ suy nghĩ và hành động sáng tạo bởi vì nhóm có năng lực làm những việc theo một cách khác để tạo ra thành công. Cùng lúc đó, sự sáng tạo của nhóm phải phục vụ cho mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Đó là, cả nhóm có thể “tự do” về mặt phương pháp nhưng phải giữ vững mục tiêu chung. Các dự án mà nhóm tiến hành phải bổ sung hoàn thiện nhiệm vụ của tổ chức. Hãy đối mặt với sự thật. Khi hoàn cảnh thúc ép, một nhóm làm việc hiệu quả cao cần phải có được quyền hạn cần thiết để thành công. Hãy coi nhóm này là nhóm phù hợp nhất trong số các nhóm tương đương nhau. Tất cả các thành viên cần phải được đối xử công bằng nhưng những người có nhiều đóng góp hơn thì xứng đáng được đối xử đặc biệt hơn. Vì vậy thường thì thành công chung của nhóm làm việc hiệu quả giúp toàn tổ chức thành công. Cuối cùng, một nhà quản lý thông minh sẽ tạo điều kiện cho một nhóm làm việc hiệu quả cao để họ thành công. Những người quản lý có kinh nghiệm biết giới hạn mà họ có thể giữ cho tất cả các nhóm, chứ không chỉ riêng gì một nhóm hiệu quả
  9. cao, vừa duy trì được niềm tự hào của riêng từng nhóm vừa mang lại lợi ích cho toàn tổ chức.