Xem mẫu

  1. Một số bẫy điện thoại trong đàm phán Các cuộc thương lượng qua điện thoại thường diễn ra khi bạn không có sự chuẩn bị. Trong khi đó, trước mỗi cuộc đối thoại trực tiếp, bạn thường đã chuẩn bị sẵn một đề cương chi tiết các mục tiêu, danh sách các vấn đề thảo luận, cùng với một chồng văn bản nghiên cứu để phát cho các bên, cũng như đã tập hợp được tất cả những cán bộ trợ giúp cần thiết để tranh biện có sức thuyết phục.
  2. Sử dụng điện thoại, bạn không thể chuẩn bị chu đáo được như vậy. Trong số những thứ kể trên, chỉ có mỗi danh sách các vấn đề cần thảo luận là có thể sử dụng được trong các cuộc thương lượng qua điện thoại. Khi bạn chủ động gọi điện thoại thì chắc chắn là đối phương không có sự chuẩn bị. Vấn đề thường hay đặt ra nhiều nhất khi thương lượng qua điện thoại là: “ Vấn đề mà một hay hai bên đã quên nói là quan trọng đến đâu? ” Dưới đây là một số gợi ý để bạn có được ưu thế trong bất kể cuộc thương lượng qua điện thoại nào. Trước khi gọi điện thoại, hãy chuẩn bị một danh sách các vấn đề thảo luận. Hãy liệt kê theo thứ tự ưu tiên những vấn đề mà ta sẽ nói đến và nhớ không bỏ sót vấn đề nào.
  3. Khi có người gọi đến cho bạn trước, hãy hỏi xem đích xác là anh muốn nói về vấn đề gì, và chỉ lắng nghe thôi, ghi chép lại những điều anh ta nói. Đây sẽ là một cuộc điện thoại một chiều – anh ta nói và bạn nghe. Có thể hỏi thêm để là rõ một số điều và đôi lúc có thể đế thêm những câu như: “ Rồi, tôi hiểu rồi ”, nhưng một cuộc thương lượng thực sự thì chưa bắt đầu. Cuối cuộc gọi, bạn chỉ cần nói: “ Anh gọi không đúng lúc rồi, tôi đang mải làm một số việc, tôi sẽ gọi lại cho anh sau ”. Bạn có thể dành ra 10 phút, một tiếng, một ngày hoặc lâu hơn để có thể trả lời một cách rõ ràng đối với từng vấn đề được nêu ra trong cuộc gọi trước. Như vậy, khi gọi lại, ta là người chủ động ngồi ở ghế lái. Lúc này bạn hiểu rõ mình định nói gì nhưng bên kia thì vẫn chưa có sự chuẩn bị đầy đủ để phản pháo lại.
  4. Lưu ý, nhiều người có thói hay quên những gì được nói ra trong điện thoại. Vậy hãy cứ để cho đối phương nói lan man theo kiểu tùy tiện mà hầu hết những người thương lượng trên điện thoại thường làm và như tôi đã nói trước đó, bạn hãy chỉ lắng nghe thôi. Người quên trong cuộc gọi điện thoại thường là người nhận cuộc gọi và nếu bạn quyết định trả lời mà không hề suy xét cẩn thận trước thì hậu quả sẽ khôn lường. Người nhận cuộc gọi là người ít có sự chuẩn bị hơn người gọi, cho dù đó chỉ là một danh sách những vấn đề thảo luận để trong đầu. Cũng như đối với mọi cuộc thương lượng khác, thương lượng trên điện thoại cũng như vậy, bên nào chuẩn bị tốt hơn là bên đó chiếm ưu thế. Bạn phải luyện cho mình luôn luôn ở trạng thái
  5. sẵn sàng trong bất kỳ cuộc thương lượng nào, đặc biệt là thương lượng qua điện thoại. Bạn cần phải chuẩn bị sẵn trong tay tất cả các tài liệu bạn cần, một chương trình làm việc gồm các vấn đề sẽ thảo luận, một máy tính bỏ túi, dự trù thời gian gọi. Hãy nhớ câu nói này của Louis Pasteur: “ Rủi may chỉ giúp ích cho những ai biết rèn luyện ”.