Xem mẫu
- Luận văn
Đặc điểm tổ chức kế toán
tại Công ty TNHH Phơng
Đông
1
- Lời mở đầu
Từ khi nước ta thực hiện công cuộc đổi mới, phát triển nền kinh tế
thị trường định hướng x ã hội chủ nghĩa đến nay,các doanh nghiêp vừa và
nhỏ Việt Nam ngày càng có vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân,
đóng góp trên 30% GDP cả nước,tạo việc làm cho hơn 25% tổng số lao
động trên toàn quốc.Cùng với việc đóng góp cho xã hội khối lượng hàng
hóa và giải quyết việc làm cho người lao động, các doanh nghiệp vừa va
nhỏ Việt Nam còn tạo nên nguồn thu nhập ổn định cho một bộ phận dân
cư, khai thác các nguồn lực và tiềm năng tại chỗ của các địa phương trên
các vùng cả nước.
Trong tiến trình hội nhập kinh tế thế giới , các doanh nghiệp này
cũng đóng góp vai trò quan trọng . Để nâng cao tính cạnh tranh và vị thế
của các doanh nghiệp Việt Nam trên trường quốc tế thì trong quá trình hoạt
động của mình yêu cầu các doanh nghiệp phải luôn hoàn thiện công tác tổ
chức , quản lý nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Trong đó việc xây
dựng và hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán là một vấn đề quan
trọng hàng đầu.
Công tác giảng dạy và học tập kế toán cũng đang đ ược hoàn thiện
trong đó tổ chức cho sinh viên tìm hiểu thực tế tại các công ty là một
phương thức hiệu quả nhằm cung cấp kiến thức thực tế cho nguồn nhân lực
kế toán tương lai . Đ ể phục vụ cho quá trình học tập về kế toán , em đã xin
kiến tập kế toán tại công ty TNHH Phương Đông . Trong quá trình thực tế
tại công ty , em đã đ ược tìm hiểu về công việc sản xuất kinh doanh , công
tác tổ chức quản lý trong đó trọng tâm là công tác tổ chức kế toán . Được
tìm hiểu về các công việc kế toán cụ thể từ tổ chức chứng từ ,vận dụng hệ
thống tài khoản , hệ thống báo cáo , hệ thống sổ sách tương ứng với các
phần hành cụ thể và sự vận hành của bộ máy kế toán .
2
- Phần một : Khái quát chung về công ty
TNHH Phương Đông
1.1.Lịch sử phát triển của công ty TNHH Phương Đông
Công ty TNHH Phương Đông được thành lập theo giấy phép đầu tư
số 052807 được UBND tỉnh Hưng Yên phê duyệt ngày 20/11/1998.Nhờ sự
đóng góp tích cực của Ban lãnh đạo Công ty cùng toàn thể cán bộ công
nhân viên trong nhà máy cho đến nay công ty đã đạt được những thành quả
đáng kể trong sản xuất kinh doanh. Công ty hiện có đội ngũ cán bộ công
nhân viên giàu kinh nghiệm, tay nghề giỏi, có kỷ luật lao động tốt và môi
trường làm việc chuyên môn với đầy đủ trạng thiết bị hỗ trợ an toàn sản
xuất… Công nhân có thể hoàn toàn yên tâm với tất cả các chế độ, chính
sách áp dụng tại nhà máy cũng như môi trường làm việc an toàn, ổn định,
chuyên nghiệp sẽ tạo điều kiện cho mỗi công nhân phát huy khả năng và
tính sáng tạo của mình trong quá trình sản xuất và làm việc.
Tuy mới thành lập là một doanh nghiệp còn non trẻ nhưng công ty đã
có những bước phát triển đáng ghi nhận . Công ty TNHH Phương Đông đã
xây dựng xơ sở hạ tầng khang trang với hệ thống máy móc thiết bị văn
phòng , các máy móc thiết bị phục vụ sản xuất luôn được đầu tư đổi mới ,
công ty xây dựng hệ thống mạng Lan và Internet , sử dụng và bảo dưỡng
định kì đảm bảo đủ các phương tiện máy móc cho sản xuát . Do đặc điểm
sản xuất kinh doanh là giặt mài công nghiệp nên một lượng lớn nước có lẫn
hóa chất sẽ được thải ra sau quá trình sản xuất .Do đó , hiện nay công ty đã
đầu tư xây dựng nhà máy xử lí nước thải trên nền diện tích của công ty, nhà
3
- xuởng điện nước đ ược cung cấp đảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành
thông suốt cũng như thiết bị đầy đủ các phương tiện chữa cháy ...
Đ ịa chỉ của công ty : Xã Xuân D ục – huyện Mỹ H ào - tỉnh Hưng Yên
Công ty ho ạt động trong lĩnh vực giặt mài công nghiệp . Công ty thực
hiện việc cung cấp dịch vụ sản xuất giặt , mài , nhuộm công nghiệp theo
các đơn đ ặt hàng của khách hàng .
Mới thành lập ,công ty vẫn là doanh nghiệp non trẻ , quy mô hoạt
động của công ty tương đối nhỏ ,tuy nhiên công ty đang trong quá trình xây
dựng và phát triển đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của mình .
H iện nay công ty đã xây dựng hệt hống quản lý tích hợp IMS (Intergrated
Manegement System) với mục đích thực hiện duy trì và không ngừng phát
triển các hoạt động quản lý chất lượng , môt trường và các trách nhiệm xã
hội . Hệ thống quản lý tích hợp được công ty TNHH Phương Đông xây
dựng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000 –ISO14001-SA 8000.
4
- Q ui mô và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong
những năm gần đây được phản ánh qua các chỉ tiêu sau :
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2004 Năm Chênh lệch
2005 +- %
1.Vốn Triệu đồng 13535 14000,6 465.5 3,44
2.Tổng doanh thu Triệu đồng 68 985 85 696 16711 24,22
3.Tổng lãi từ hoạt Triệu 1 500 1 750 250 16,67
động sản xuất kinh đồng
doanh
350 374 24 6.8
4.Tổng số lao động Người
77100 5,29
5.Thu nhập bình Đồng/người 1 457100 1 534200
quân đầu /tháng
người/tháng
N hìn vào một số chỉ tiêu ta thấy :
Tổng doanh thu đạt đ ược của công ty năm 2005 là 85696 triệu đồng ,
tăng 16711 triệu đồng so với năm 2004 là 68985 triệu đồng tương ứng là
tăng24,22 % .
Lợi nhuận của công ty đạt được năm 2005 là 1750 triệu đồng , tăng
250 triệu đồng so với năm 2004 , tương ứng tăng 16,67 % .
V ề nguồn vốn của doanh nghiệp cũng ngày càng tăng qua các năm , từ
13535 triệu đồng năm 2004 , năm 2005 đã tăng lên đến 14000,6 triệu đồng
Do công ty mở rộng sản xuất kinh doanh nên chỉ tiêu lao động cũng
tăng cả về quy mô và chất lượng . Tiền lương b ình quân tháng của công
5
- nhân viên tăng cao hơn qua các năm . Đây là chỉ tiêu đ ảm bảo đời sống vật
chất tinh thần của cán bộ công nhân viên , nó cũng là yếu tố quan trọng góp
phầnkhuyến khích công nhân làm việc tăng năng suất lao động .
H iện nay công ty đang đẩy mạnh phát triển nhằm khẳng định vị trí
của mình nhằm kịp thời hội nhập với xu thế phát triển kinh tế mới của thời
đại chuẩn bị kĩ càng tất cả những tiềm năng cho thời kì hội nhập kinh tế thế
giới.
1.2.Đặc điểm tổ chức quản lý,tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty TNHH Phương Đông
1.2.1..Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình
công nghệ
Công ty TNHH Phương Đông là đơn vị hạch toán độc lập và có đầy đủ
tư cách pháp nhân .
Quy trình kinh doanh của công ty bắt đầu bằng việc tìm kiếm thông tin
về khách hàng thông qua các sách báo,tạp chí,Internet hay từ nhân viên
trong công ty . Sau khi có được thông tin về khách hàng , công ty tiến hành
tiếp cận khách hàng với những hình thức như gọi điện , fax thư chào hàng,
gửi E-mail, gửi tài liệu hay gặp trực tiếp khách hàng ...Căn cứ trên các
thông tin thu được về khách hàng và kết quả tiếp cận khách hàng phòng
kinh doanh đánh giá xác định nhu cầu , kế hoạch sản xuất của khách hàng.
Sau đó tiếp nhận mẫu của khách hàng gửi tới , thực hiện việc giặt mẫu và
gửi trả mẫu cho khách hàng kiểm tra . Khách hàng duyệt mẫu nếu đạt yêu
cầu phòng kinh doanh sẽ gửi báo giá tới khách hàng và hai bên tiến hành
thoả thuận hợp đồng và đi đến kí kết hợp đồng .Sau khi hợp đồng được kí
kết công ty tiến hành giao nhận hàng từ khách hàng gửi đến nhập kho và
phòng kĩ thuật cùng các tổ sản xuất bắt đầu thực hiện quá trình sản xuất sản
phẩm .Việc sản xuất tiến hành xong tổ kho tiến hành nhập kho thành phẩm
và bộ phận giao hàng thực hiện giao hàng cho khách hàng và làm các thủ
tục thanh toán.
6
- Từ việc tìm kiếm khách hàng , tiếp cận khách hàng cho đến khi kí kết
hợp đồng , lên kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất , giao hàng cho khách
hàng và hoàn tất hợp đồng được phân công cho các phòng ban chuyên trách
đảm nhiệm . Mọi công việc tại các phòng ban tuy mang tính độc lập song là
một thể thống nhất liên kết như một mắt xích mang tính liên tục và tập
trung cao.
ở công ty hiện nay gồm có 29 quy trình công nghệ nhằm phù hợp với
những tiêu chuẩn ISO 9001:2000 – ISO14001-SA 8000. Như quy trình
kiểm soát tài liệu , quy trình kiểm soát hồ sơ , quy trình tuyển dụng , quy
trình đào tạo , quy trình quản lý thiết vị và thiết bị đo , quy trình mua hàng ,
quy trình vận hành lò hơi , quy trình giặt đại trà , quy trình phun hoá chất ,
quy trình b ắn cát , quy trình giặt hàng mẫu , quy trình kiểm tra sản phẩm ,
quy trình giám sát và đ o , quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp ,
quy trình xác định khía cạnh môi trường , quy trình x ử lý nước thải...
Có thể khái quát một số quy trình công nghệ chủ yếu thể hiện qua sơ
đồ sau:
Sơ đồ 1 : Sơ đồ Quy trình nhuộm sản phẩm
Chuẩn bị ban Bỏ hàng vào Tiến hành Kiểm tra
đầu : máy móc máy nhuộm
, nhân lực ...
Xuất trả Nhập kho Sấy theo quy trình
Kiểm tra
khách hàng thành phẩm đã đị nh mức
7
- Sơ đồ 2 : Sơ đồ Quy trình giặt sản phẩm
Chuẩn bị ban Bỏ hàng vào Tiến hành Kiểm tra
đầu : máy móc máy giặt
, nhân lực ...
Xuất trả Nhập kho Sấy theo quy trình
Kiểm tra
khách hàng thành phẩm đã đị nh mức
Trên cơ sở nắm chắc quy trình công nghệ của quá trình sản xuất sẽ
giúp cho việc tổ chức quản lý, hạch toán các yếu tố đầu vào của công ty
được xác định một cách hợp lý .Từ đó, góp phần vào việc giảm chi phí ,
nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
1.2.2.Đ ặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Phương
Đông
Công ty bao gồm cả khối văn phòng và phân x ưởng sản xuất. Tổ chức
bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến với chức
năng từ công ty đến tổ sản xuất và đến người lao động theo tuyến kết hợp
với các phòng ban chức năng.
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức công ty
Hội đồng thành viên
Ban giám đốc
8
Phòng kế Phòng tổ Phòng kế Phòng kỹ
- 9
- Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc: là mức lãnh đạo cao nhất của công ty , chỉ đạo và chịu
trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty ; xem xét
đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý tích hợp ; đề ra các chính sách chất
lượng môi trường ,xã hội .
Phòng kinh doanh : bao gồm bộ phận kinh doanh và bộ phận kế
ho ạch
Trong đó b ộ phận kinh doanh có chức năng nắm bắt thông tin thị
trường, điều tiết giá cả , tổ chức mạng lưới dịch vụ cung ứng nhằm đáp ứng
nhu cầu khách hàng và là cơ quan trực tiếp thực hiện nhiệm vụ tiêu thụ sản
phẩm theo kế hoạch sản xuất của công ty .
Bộ phận kế hoạch có chức năng là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc
công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng , quý , năm và
xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh , thực hiện các nhiệm vụ chuyên
môn nghiệp vụ .
Phòng tổ chức nhân sự : gồm bộ phận nhân sự và bộ phận hành
chính
Bộ phận nhân sự là đơn vị quản lý nghiệp về nhân sự , tiền lương ,và
thực hiện các chính sách xã hội đối với người lao động theo đúng quy định
nhà nước tham mưu Giám đốc công ty thực hiện các chế độ như lao động ,
tiền lương , các chính sách xã hội ; thực hiện chức năng quản lý về chuyên
môn nghiệp vụ .
Bộ phận hành chính là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc công ty triển
khai các công việc phục vụ hành chính , văn phòng ; quản lý các phương
tiện xe máy , phương tiện làm việc trang thiết bị dụng cụ văn phòng .
Phòng kỹ thuật : là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc công ty quản lý
kỹ thuật-công nghệ , máy móc thiết bị ,an to àn vệ sinh lao động ;nghiên
cứu ứng dụng kỹ thuật-công nghệ vào sản xuất . Nhiệm vụ của phòng kỹ
thuật là xây dựng và chỉ đạo thực hiện các phương án kỹ thuật đ ược giao
10
- tại các phân xưởng nhà máy ; nghiên cứu và ứng dụng các mẫu mã mới ;
nghiên cứu kỹ thuật sản xuất sản phẩm chính đ ể đưa vào sản xuất ; quản lý
chất lượng vật tư , nguyên liệu ,chất lượng sản phẩm ; lập kế hoạch An toàn
lao động- vệ sinh lao động ; tham gian lận biên so ạn tài liệu phục vụ giảng
dạy và đào tạo công nhân kỹ thuật ; tiến hành đánh giá tác động môi trường
...
Phòng tài chính kế toán : là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc công
ty trong việc quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh ; thực hiện nhiệm
vụ chuyên môn , nghiệp vụ về Tài chính –kế toán .
Bộ phận vật tư : tham mưu giúp lãnh đạo công ty trong công tác bảo
quản , cấp phát , sử dụng vật tư hàng hoá đúng chế độ theo quy định của
Công ty & pháp lệnh kế toán thồng kê hiện hành , tham mưu trong công tác
mua săm vật tư hàng hoá , đ ảm bảo về chất lương , số lượng , chủng loại ;
xây dựng những quy định cụ thể chống lãng phí , thất thoat trong việc mua
sắm cũng như sử dụng vật tư hàng hoá , tổ chức đúng những nội dung các
văn bản , các quy định hướng dẫn nghiệp vụ của công ty trong công tác
quản lý vật tư .
Phân xưởng sản xuất : trực tiếp quản lý máy móc , thiết bị , lao động
, nhà xưởng ; sản xuất các sản phẩm theo kế hoạch sản xuất kinh doanh .
N hiệm vụ của phân xưởng sản xuất là : tổ chức sản xuất các loại sản phẩm
theo kế hoạch ; thực hiện bảo dưỡng máy móc thiết bị định kỳ ; quản lý lao
động , phòng chống và hạn chế tai nạn lao động , tham gian lận đào tạo bồi
dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề cho người lao
động ; tổ chức các phong trào thi đua lao động sản xuất ; chăm lo cải thiện
đời sống vật chất-tinh thần và sức khỏe cho người lao động ; tiến hành
đánh giá tác động môi trường ở bộ phận ; thực hiện các công việc nhằm
làm giảm và hạn chế ảnh hưởng tới môi trường khi có sự cố .
11
- Phần hai : Đặc tổ chức kế toán tại công ty
TNHH Phương Đông
2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ
chức bộ máy quản lý , bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình
thức tập trung. Với hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán được tập
trung tại phòng kế toán của công ty .Tại phòng kế toán tài chính hàng ngày
nhật , cập nhật , kiểm tra, kiểm soát hồ sơ , chứng từ ở tất cả các phòng ban
.Nghiệp vụ kinh tế toàn công ty cung cấp cho phòng theo quy chế về chế độ
báo cáo luân chuyển chứng từ một cách có hệ thống , giám sát tài chính
kinh tế; hoạt động kinh tế ở từng thời điểm . Tạo thành m ối liên kết chặt
chẽ và phải tuân thủ một thể thống nhất về hoạt động kinh tế .
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện ở sơ đồ sau
Sơ đồ 4 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
TNHH Phương Đông
Kế toán trưởng
(Kiêm kế toán tổng hợp)
Kế toán Kế toán Kế toán tiền Thủ quỹ
công nợ vật tư lương và BHXH
12
- Chức năng của bộ máy kế toán : là cơ quan tham mưu giúp Giám
đốc công ty trong việc quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh , thực
hiện nhiệm vụ chuyên môn , nghiệp vụ Tài chính-kế toán.
Nhiệm vụ của bộ máy kế toán :
- Quản lý vốn , tài sản , công nợ phải thu , công nợ phải trả .
- Tính toán tổng hợp và phân bổ số liệu kế toán phục vụ cho hạch toán
giá thành sản xuất .
- Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn,dài hạn, bao gồm kế hoạch về
nguồn vốn tham gian lập các dự án đầu tư , xây dựng và vay các nguồn vốn
cho đầu tư-xây dựng .
- N ghiên cứu xây dựng các quy định về tài chình và triển khai thực
hiện các quy định . Tổ chức thực hiện các quy định , hướng dẫn theo dõi
kiểm tra về nghiệp vụ đề xuất các biện pháp quản lý uốn nắn các sai lệch
trong quản lý tài chính .
- Tổng hợp đáng giá tình hình quản lý tài chính , phân tích hoạt động
kinh tế , đánh giá việc sử dụng và bảo toàn , tăng trưởng vốn cố định . Các
biện pháp tăng nhanh vòng quay vốn lưu động , đề xuất các biện pháp hợp
lý sử dụng các nguồn vốn , các phương án sửa đổi , điều chỉnh cơ chế quản
lý các nguồn vốn để đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả .
- K iểm tra các thủ tục thanh toán ( Tính hợp lý , hợp pháp của chứng
từ trước khi trình Giám đỗc ký duyệt )
-Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ đối với các cơ quan quản lý cấp trên
- Tham gia biên so ạn tài liệu giảng dạy nghiệp vụ , hướng dẫn nghiệp
vụ tài chính-kế toán cho các đơn vị thực hiện .
Chức năng nhiệm vụ của từng người trong bộ máy kế toán :
Phòng kế toán của công ty gồm 5 người đ ược phân công như sau :
13
- Kế toán trưởng : Phụ trách công tác phòng tài chính –kế toán,hướng
dẫn chỉ đạo , phân công kiểm tra, lập kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện
các công việc theo chỉ tiêu ,báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính
hàng tháng ,quý, năm của công ty . Đồng thời kiêm kế toán tổng hợp theo
dõi và làm công việc kế toán tổng hợp như tập hợp chi phí tính giá thành,
xác đ ịnh kết quả kinh doanh , lên báo cáo tài chính.
K ế toán công nợ : Theo dõi , định khoản và ghi chép các khoản vay
ngắn hạn, dài hạn của công ty ở Ngân hàng cũng như theo dõi , định khoản
cà ghi chép các khoản công nợ của công ty.
K ế toán vật tư kiêm kế toán TSCĐ : Theo dõi tình hình vật tư , tình
hình tăng giảm TSCĐ ghi sổ kế toán kịp thời khi có sự thay đổi .
Kế toán tiền lương và BHXH : thực hiện việc tính tiền lương dựa vào
bảng chấm công , lập bảng thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân
viên trong công ty . Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán BHXH kế toán
tiến hành trích BHXH theo chế độ hiện hành .
Thủ quỹ : Có nhiệm vụ giữ tiền mặt của công ty , theo dõi các khoản
thu chi và định khoản vào các sổ sách kế toán có liên quan .
2.2.Chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1/N kết thúc ngày 31/12/N
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : VN
+Nguyên tăc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác :
quy đổi thành VNĐ
Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký chứng từ
Phương pháp kế toán TSCĐ
+ N guyên tăc đánh giá TSCĐ : theo giá thực tế
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ áp dụng : TSCĐ đ ược khấu hao
theo phương pháp đường thẳng . Tỷ lệ khấu hao hàng năm được xác định
phù hợp với quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 Bộ tài
chính ban hành .
14
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho
+ N guyên tắc đánh giá : theo giá thực tế
+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : theo phương
pháp nhập trược –xuất trước ( NT-XT )
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : theo phương pháp kê khai
thường xuyên
Phương pháp tính và nộp thuế GTGT : Theo phương pháp khấu
trừ
2.3.Tổ chức bộ sổ kế toán
2.3.1.Hệ thống chứng từ của công ty
H ệ thống chứng từ kế toán của công ty là hệ thống chứng từ kế toán áp
dụng cho doanh nghiệp Việt Nam bao gồm các loại sau :
Chứng từ kế toán sử dụng cho thu chi tiền mặt
Đ ể tạm ứng cho công nhân viên đi công tác ho ặc thu mua nguyên vật
liệu công ty sử dụng 2 chứng từ sau :
+ Giấy đề nghị tạm ứng ( Mẫu số 03-TT )
+ G iấy thanh toán tiền tạm ứng
K hi bán hàng , khách hàng thanh toán bằng tiền mặt , kế toán phải lập
phiếu thu để phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào nhập quỹ :
+ Phiếu thu ( Mẫu số 01-TT )
K hi phát sinh các nghiệp vụ cần phải chi tiền mặt , kế toán phải lập
phiếu chi để phản ánh việc xuất tiền mặt ra khỏi quỹ :
+Phiếu chi ( Mẫu số 02-TT )
K èm theo còn có các chứng từ :
+ Biên lai thu tiền ( Mẫu số 05 -TT )
+ Bảng kiểm kê quỹ ( Mẫu số 07a-TT )
Chứng từ sử dụng cho thu chi không bằng tiền mặt
K hi công ty chuyển khoản trả nợ người bán , công ty phải phát hành
“Séc chuyển khoản “ và “ U ỷ nhiệm chi “ (gồm 3 liên )
15
- K hi ngân hàng đã chuyển tiền chi trả hộ công ty thì ngân hàng sẽ có
thông báo cho công ty bằng “Giấy báo Nợ” . Khi đó , kế toán sử dụng làm
căn cứ để ghi giảm trên TK 112.
Trường hợp công ty bán hàng cho một doanh nghiệp khác đã có hợp
đồng hoặc là khách quen mà cả hai bên cùng có tài khoản trong ngân hàng
thì công ty nhờ ngân hàng nơi có tài kho ản thu hộ.
K hi công ty bán sản phẩm, công ty viết giấy ủy nhiệm thu nhờ ngân
hàng nơi có tài khoản thu hộ.
Đ ơn vị mua căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng để có quyết định
thanh toán. Nếu đồng ý trả, công ty viết giấy ủy nhiệm chi gửi đến ngân
hàng để nhờ chuyển thanh toán cho bên bán. Khi nhận được tiền, ngân
hàng sẽ thông báo cho công ty bằng “Giấy báo Có”. Căn cứ vào giấy báo
có, kế toán ghi tăng trên tài khoản 112.
Chứng từ thanh toán ( Mua và bán hàng)
K hi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ..... công ty nhận
được các hóa đơn mua hàng đó là:
+ Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01/GTKT - 3LL)
+ Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01/GTKT - 2LN)
+ Hóa đơn bán hàng (Mẫu số 02/GTKT - 2LN)
Các hóa đơn mua hàng là các chứng từ gốc, kế toán căn cứ vào đó để
vào các sổ kế toán
K hi bán hàng, công ty sử dụng hai chứng từ như sau:
+ Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01/GTKT - 3LL)
+ Hóa đơn GTGT (Mẫu số 02/GTKT - 2LN)
Chứng từ sử dụng cho hàng tồn kho
K hi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về không sản xuất ngay
mà nhập kho, hoặc khi sản xuất và tính giá thành sản phẩm xong không
xuất bán luôn mà nhập kho thì kế toán lập phiếu nhập kho để phản ánh:
+ Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT)
16
- K hi xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất
ho ặc xuất kho sản phẩm đi bán thì kế toán lập phiếu xuất kho để phản ánh:
+ Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT)
Đ ể theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật tư, sản
phẩm hàng hóa ở từng kho, kế toán sử dụng chưng từ:
+ Thẻ kho (Mẫu số 06 - VT)
Chứng từ về tài sản cố định
Công ty sử d ụng hệ thống chứng từ để theo dõi tình hình biến động
của tài sản cố định (TSCĐ), bao gồm:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 - TSCĐ)
+ Thẻ TSCĐ (Mẫu số 02 - TSCĐ)
+ Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 03 - TSCĐ)
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05 - TSCĐ)
H ệ thống chứng từ về lao động tiền lương
Công ty áp dụng các loại chứng từ sau:
+ Bảng chấm công (Mẫu số 01 - LĐTL)
+ Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02 - LĐTL)
+ Phiếu nghỉ ốm hưởng BHXH (Mẫu số 03 - LĐTL)
+ Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 05 - LĐTL)
+ Danh sách người lao động hưởng BHXH (Mẫu số 04 - LĐTL)
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 05
- LĐTL)
Biên bản và các loại chứng từ khác
+ G iấy nộp tiền vào ngân sách Nhà Nước (Mẫu số 02/TNS )
17
- 2.3.2.Hệ thổng sổ sách tại công ty
Đ áp ứng nhu cầu của công tác quản lý và hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty phòng tài chính kế toán áp dụng hình thức kế toán Nhật
ký -chứng từ .
H ình thức Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau :
- N hật ký chứng từ
- Bảng kê
- Sổ Cái
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết như Sổ chi tiết các tài kho ản TSCĐ ,
thanh toán với người mua , thanh toán với người bán , tiền mặt , chi
phí ...
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ :
- H àng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đ ã được kiểm tra lấy số liệu
ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, Sổ chi tiết có
liên quan .
- Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê , Sổ
chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán , bảng kê, Sổ
chi tiết cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, Sổ chi
tiết vào Nhật ký chứng từ .
- Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần
ho ặc mang tính chất phân bổ , các chứng từ gốc trước hết đ ược tập
hợp và phân loại trong các bảng phân bổ , sau đó lấy số liệu kết quả
của bảng phân bổ ghi vào bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan .
- Cuối tháng khoá sổ , cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ , kiểm
tra , đ ối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán
chi tiết , bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng
của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái .
- Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết
thì được ghi trực tiếp vào các thẻ sổ có liên quan . Cuối tháng , cộng
18
- các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi
tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu
với Sổ Cái .
- Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký
chứng từ , Bảng tổng hợp chi tiết , Bảng kê được dùng để lập Báo
cáo tài chính.
19
- Sơ đồ 5 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc và các
bảng phân bổ
Thẻ và sổ kế
Bảng kê Nhật ký chứng từ
toán chi tiết
Bảng tổng hợp
Sổ Cái
chi tiết
Báo cáo tài
chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu , kiểm tra
2.3.3. Vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty
Tài khoản kế toán là một phương pháp kế toán dùng để phân loại đối
tượng kế toán theo một dấu hiệu riêng nhằm phản ánh và giám đốc một
cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình hiện có, sự biến động
của mỗi loại tài sản, mỗi loại nguồn vốn.
Đ ối tượng chủ yếu của hạch toán kế toán là tài sản và nguồn vốn, nó
luôn ở trạng thái vận động. Do vậy, tài khoản kế toán được mở cho từng
đối tượng cụ thể của kế toán. Mỗi tài kho ản kế toán được mở ra để tập hợp
những nghiệp vụ phát sinh có cùng nội dung kinh tế như nhau nên mỗi tài
khoản có nội dung kinh tế và có tên gọi riêng.
20
nguon tai.lieu . vn
