Xem mẫu

  1. XÂY D NG K NĂNG QU N LÝ Khóa t p hu n k năng qu n lý nh m th c hi n h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t thư ng k t thúc b ng vi c các h c viên có kh năng lư ng trư c ư c nh ng khó khăn khi h tr l i nơi làm vi c và h s gi i thích v h th ng m i cho nhân viên theo cách nào khi ư c h i. Khi làm vi c theo nhóm, h s xác nh âu là nh ng câu h i hóc búa, r c r i nh t mà h cho r ng s ph i tr l i cho nhân viên khi h tr l i nơi công tác. M t vài câu h i mà h lư ng trư c s ph i tr l i liên quan n cơ ch th t c c a h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t (Tôi có th nh n t i a bao nhiêu l i nh c nh l n 2? hay, S th nào n u tôi b m trong ngày ra quy t nh ình ch vi c t m th i?) Tuy nhiên, h u h t m i quan tâm u nt các v n vĩ mô hơn. Ph n l n câu h i h ưa ra thư ng cho th y chính b n thân h cũng chưa gi i quy t ư c hoàn toàn v n . - Trong khi công ty ang th o lu n v nhu c u c t gi m chi phí, t i sao chúng ta l i ph i u tư m t kho n l n ti n b c vào m t chương trình như v y?
  2. - Li u ây có ph i là cách th c nhanh chóng gi i quy t v n con ngư i? - Tôi chưa bao gi vi ph m b t c quy nh nào v k lu t. V y h th ng m i này có tác ng gì t i tôi? - Tôi ã ch ng ki n nhi u chương trình ra i r i th t b i. Li u ây có ph i là m t ý tư ng t t v i kh i u sôi ng nhưng sau ó chìm d n và cu i cùng rơi vào quên lãng (như nh ng chương trình trư c ó)? - T i sao chúng ta l i c n ph i có m t h th ng v k lu t? - Nh ng bư c qu n lý m i này cũng gi ng như các h th ng trư c nhưng v i tên g i khác. ây không có cái gì là m i m c úng ch ? - Tôi thích i u anh nói v vi c ghi nh n óng góp c a nh ng ngư i hoàn thành su t s c công vi c c a mình, nhưng anh có th c s tin r ng nó s ư c th c hi n? - i u gì s x y ra v i ngư i qu n lý không th c hi n theo chương trình này mà ti p t c hành ng như anh ta v n làm? Và ngư i qu n lý th y nhân viên c a mình hành ng sai trái nhưng làm ngơ và không nh c nh gì v vi c ó thì s ph i ch u hình th c k lu t nào? Sau ó m i nhóm s ph i tr l i nh ng câu h i ư c chuy n n t nhóm khác. Khi các h c viên nh n th y h ã có kh năng tr l i b t kỳ câu h i nào ư c yêu c u m t cách y thuy t ph c và qu quy t thì cũng là lúc h phát hi n ra r ng h ã tr thành b ph n thi t y u c a phương th c k lu t không c n tr ng
  3. ph t. H có th không bi t ư c t t c các bư c c a quy trình và h cũng có th nhanh chóng quên m t nhi u chi ti t c th . Nhưng c p dư i c a h thư ng không quan tâm t i vi c ki m tra li u c p trên c a mình có nh rõ m i th ông ta ư c d y khóa t p hu n hay không. i u mà nhân viên th c s mu n bi t t ngư i lãnh o ó là b n nghĩ sao v phương th c m i này? B n có th c s tin tư ng vào phương th c này không? B n có tin r ng nó có th t o ra s khác bi t và có th c i thi n i u ki n làm vi c cho nhân viên hay không? M t khi ngư i qu n lý nh n th c ư c anh ta có kh năng tr l i nh ng câu h i ó không ch b ng lý trí mà xu t phát t t n trái tim, ó cũng là lúc khóa t p hu n k t thúc và n lúc các h c viên tr v nơi công tác c a mình. Khóa t p hu n ã hoàn thành ch c năng c a nó. TI N T I TH C HI N PHƯƠNG TH C QU N LÝ M I Khi t t c các giám sát viên và nhà qu n lý ã hoàn t t khóa t p hu n v k năng qu n lý thì Ban i u ph i s ti n hành t ch c cu c h p cu i cùng. Chương trình làm vi c trong cu c h p này ó là gi i quyêt t t c các câu h i và v n mà nh ng h c viên trong tt p hu n ưa ra. Các v n ư c em ra th o lu n trong Ban i u ph i g m c nh ng v n nh nh t như m t l i in, l i dùng t không chu n – n các v n vĩ mô c n ư c th o lu n c th và khó có th ưa ra các quy t nh ngay l p t c. N u công ty ó ti n hành m t s t t p hu n tùy vào quy mô t ch c thì nên có ít nh t m t thành viên Ban i u ph i tham d vào m i t t p hu n này. B ng cách này, h có
  4. th chia s v i các h c viên khác cách th c phân tích nguyên nhân mà Ban i u ph i ã s d ng ưa ra các quy t nh v cơ ch th t c. Nguyên nhân khác không kém ph n quan tr ng ó là h có th ph n h i t i nhóm chuyên trách l i gi i thích c n k v nh ng th c m c hay ki n ngh , xu t c a h c viên trong khóa h c. Th i i m t t nh t k t thúc cu c h p cu i là khi các thành viên Ban i u ph i ưa ra b n thuy t trình v i ban lãnh o công ty v nh ng k ho ch th c hi n và xu t v chính sách l n cu i. Th i i m chính th c b t u chương trình m i s ư c xác nh và nh ng k ho ch ch o cũng như ánh giá k t qu th c hi n cũng s ư c xem xét. Cu i cùng, ban lãnh o công ty th hi n s ghi nh n nh ng n l c c a các thành viên Ban i u ph i trong vi c thi t l p h th ng m i. Công ty cũng ph i ti n hành 3 ho t ng quan tr ng khác trư c th i i m chính th c th c hi n h th ng. 1. T ch c m t phiên h p nh hư ng v qu n lý 2. Ti n hành chương trình nh hư ng cho nhân viên 3. T ch c thông báo cá nhân cho nh ng nhân viên ang ph i ch u hình th c k lu t trong h th ng cũ v hình th c k lu t c a h m t khi h th ng m i có hi u l c. nh hư ng cách th c qu n lý M tv n mà các h c viên tham d khóa t p hu n v qu n lý ưa ra ó là li u ban giám c i u hành s th c s ng h nh ng n l c qu n lý c a c p dư i – nh ng ngư i s d ng h th ng m t cách thích h p và kh n thi t xu t các cơ ch th t c v k lu t
  5. ho t ng có hi u qu hơn. Trong khi Ban giám c i u hành chưa có kinh nghi m th c ti n v các v n c th , h nghe k nhi u câu chuy n áng ng i v các qu n c lưu tr hàng ng tài li u v nh ng vi ph m k lu t liên ti p c a nhân viên ch khi n trách h và c g ng thuy t ph c c p trên r ng h áng b u i vi c. M c dù khi ki m tra l i c n th n thì s th t v nh ng câu chuy n ó không hoàn toàn như v y nhưng các qu n c v n cho r ng c p trên h chưa th c s thông c m cho nh ng v n hàng ngày v qu n lý nhân viên mà h g p ph i. Th t là t t n u toàn b ban giám c i u hành cùng tham d y và thư ng xuyên các khóa t p hu n v cách th c qu n lý k lu t, ch không ch ki m tra b t ch t. Tuy nhiên, do yêu c u v k năng qu n lý c a các giám c qu n lý khác v i yêu c u c a các giám c tr c ti p và qu n c, nh ng ngư i mà khóa h c này hư ng t i nên vi c các giám c i u hành không th tham gia thư ng xuyên cũng không ph i là v t c n quá l n cho s thành công c a chương trình này. B i vì các giám c i u hành h u như không ph i ti n hành các cu c trao i v k lu t. i u mà các giám c i u hành th c s c n làm ó là th hi n cho các giám c qu n lý và qu n c th y s kỳ v ng c a h v cung cách làm vi c t t hơn cũng như kh ng nh r ng t t c nh ng k năng, cơ ch , th t c ư c gi ng d y trong khóa t p hu n s ư c áp d ng úng như v y. Thay vì tham d các khóa t p hu n, m t phương th c hi u qu và thi t th c ó là t ch c m t chương trình nh hư ng k năng qu n lý kéo dài kho ng 2 ti ng do ngư i t ch c các chương trình
  6. ào t o, giám c d án (phương th c qu n lý k lu t không c n tr ng ph t) cùng v i ch t ch Ban i u ph i ti n hành. Bu i h p ư c t ch c v i m c ích áp ng yêu c u c a m i cá nhân trong nhóm qu n lý giúp h có th : - Hi u rõ toàn b các chính sách cũng như các cơ ch , th t c trong chương trình qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ã ư c Ban i u ph i hoàn thi n. - Hi u rõ t m quan tr ng và th a nh n trách nhi m v các v n sau: +S d ng các thu t ng m t cách chính xác (ví d như không bao gi s d ng “khi n trách/c nh cáo mi ng” thay cho Nh c nh l n 1). + S d ng t t các thành ph n c a h th ng trong công tác qu n lý cung cách làm vi c c a cá nhân. + Các giám c qu n lý thư ng tr c ph i có trách nhi m s d ng và i u hành h th ng h p lý, chính xác. - Hư ng d n c p dư i s d ng h th ng chính xác. - Ghi nh n n l c khi c p dư i áp d ng h th ng qu n lý m i chính xác cùng v i ó ghi nh n và khuy n khích h k p th i. - Phê bình khi c p dư i s d ng h th ng k lu t không c n tr ng ph t chưa h p lý, hư ng d n thêm cho h các k năng c n thi t và t o i u ki n cho h s a ch a sai sót. - Hi u rõ, th a nh n và tích c c ng h b n ch t qu n lý không hình ph t trong h tư tư ng c a h th ng này.
  7. Chương trình nh hư ng nhân viên i v i h u h t nhân viên, m i liên h tr c ti p duy nh t mà h có v i h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ó là khi cung cách làm vi c hăng say c a h ư c ghi nh n trong bu i ti p xúc tích c c hay các d p tương t . H cũng b tác ng gián ti p t h th ng khi h nh n th y r ng các ng nghi p có cung cách làm vi c kém ư c yêu c u ph i c i thi n tình hình còn m t s nhân viên không ch p nh n gi i pháp trên b bu c ph i ngh vi c. H có th nh n th y h th ng này ang ho t ng hi u qu khi h c m nh n ư c tinh th n làm vi c tích c c trong công ty ang lên cao. H s nh n bi t ư c i u này rõ ràng hơn khi các nhà qu n lý hư ng d n c th cho h và ph n h i tích c c hơn thay vì ch nói “Làm vi c t t l m” hay “C g ng hơn n a nhé.” Nhưng h s không c m nh n ư c cơ ch m t thi t c a phương th c qu n lý k lu t không c n tr ng ph t n u h chưa bao gi là i tư ng c a các m c k lu t trong h th ng này. Tuy nhiên, i u quan tr ng là t t c nhân viên trong công ty hi u rõ toàn b cách th c qu n lý c a h th ng vì hi u qu l n nh t c a phương th c này ó là c m giác an tâm, tho i mái mà nó em l i. Trong trư ng h p h m c ph i m t l i vi ph m k lu t nào, h bi t ư c r ng h s b x lý m t cách công minh, r ng h s có cơ h i s a ch a vi ph m mà không b t n h i n danh d cũng như có cơ h i ph n u ư c công nh n ti n b . Do ó, t t c các t ch c u ti n hành m t lo t các chương trình nh hư ng cho nhân viên nh m gi i thi u cho h quy trình t ng th c a h th ng m i. n lúc này, nhóm chuyên trách thông tin ã
  8. ưa ra m t vài thông báo và s a i trong quá trình th c hi n. Các chương trình nh hư ng này là phương th c/ cách th c trao i thông tin chính b o m m i cá nhân trong công ty u hi u rõ phương th c này và lý do t i sao l i ph i áp d ng nó. M t s t ch c khác l i quy t nh th c hi n h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t như là m t s ki n quan tr ng. H có th quay phim trong ó gi i thích cách th c phân tích nguyên nhân vi ph m nh m lo i b phương th c qu n lý tr ũa thay vào ó là h th ng qu n lý nh n m nh vào cách th c ra quy t nh và trách nhi m c a b n thân. Các bư c trong h th ng thư ng ư c cân nh c c n th n và nh n m nh cam k t s ghi nh n nh ng n l c c a các cá nhân làm vi c hi u qu . M t s doanh nghi p s d ng nh ng di n viên bên ngoài và thuê nh ng nhà làm phim chuyên nghi p (hay t n d ng ngay nhân l c s n có) s n xu t m t b phim ch t lư ng cao. Các cách th c khác v i chi phí th p hơn cũng t hi u qu không kém. Ví d như trư ng h p m t công ty hóa ch t l n v i ngân sách d i dào nhưng l i ch n m t phương th c ơn gi n hơn nhi u. H t máy camera trên m t chi c giá ba chân và hư ng nó v phía ngư i giám c i u hành c p cao – m t con ngư i trung th c và có uy tín cao trong công ty. Ông ta ng c nh m t chi c b ng m ng trên ó ông ta ghi nh ng khái ni m cơ b n v h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t. Camera quay khi ông ta nói tr c ti p v i m i ngư i trong công ty t i sao ông ta l i quy t nh áp d ng h th ng qu n lý này và t i sao ông ta tin tư ng vào nó. Ông ta tin ch c r ng m t khi m i ngư i trong công ty ã hi u rõ, h cũng s tin tư ng sâu
  9. s c vào h th ng này gi ng như ông ta. ó là m t vai di n mà ít có di n viên Hollywood tài năng nào có th di n t hơn. Cho dù ư c làm n i b t b ng vi c quay video hay ch b ng m t cu c h p ơn gi n do các thành viên trong Ban i u ph i duy trì thì m c ích c a chương trình nh hư ng nhân viên u như nhau. Vào cu i phiên h p kéo dài 1 gi này, m i nhân viên có th hi u rõ các v n sau: - Lý do l a ch n th c hi n m t chương trình qu n lý k lu t trong ó nh n m nh n vi c ra quy t nh và cao trách nhi m c a b n thân nhân viên. - Cơ c u c a m i thành ph n trong h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t (Ti p xúc tích c c, Th o lu n nâng cao hi u qu công vi c, Nh c nh l n 1, Nh c nh l n 2, Quyêt nh ình ch công tác). - L i ích cá nhân c th trong h th ng m i (tr l i cho câu h i “H th ng này có l i gì cho chúng tôi?”). - H th ng m i này có m i quan h như th nào v i các n l c nh m c i thi n ch t lư ng làm vi c và văn hóa công s . G p g cá nhân Ngay trư c khi h th ng m i ư c chính th c th c hi n, c n ti n hành g p g nh ng ngư i ang ph i ch u hình th c k lu t trong th i gian trư c. M i ngư i này s ư c thông báo v quy t nh v hình th c k lu t c a anh ta trong h th ng m i. Quy t nh v quy ch chuy n giao là m t tr ng trách khác c a Ban i u ph i. T th i i m công ty quy t nh ti n hành phương
  10. th c qu n lý m i và b t u quá trình th c hi n, các biên b n chi ti t v k lu t c a m i v vi c vi ph m c n ư c lưu tr . Bên c nh ó, công ty c n ti n hành tìm ki m thông tin nh m xác nh nh ng nhân viên nào ã ph i nh n hình th c k lu t trong quá kh do ó t t c các trư ng h p trên có th ư c cân nh c m t khi ã chuy n sang áp d ng h th ng m i. N u công ty không thông báo th i gian k lu t trong h th ng cũ thì nh ng ngư i có vi ph m trong 1 ho c 2 năm trư c s nh rõ vi ph m c a mình và s quan tâm v hình ph t c a mình m t khi h th ng m i i vào ho t ng. Có 3 phương án Ban i u ph i l a ch n v cách th c x lý v i nh ng ngư i ang ch u hình th c k lu t trong giai o n chuy n giao sang h th ng m i. Phương án 1: công ty có th xóa b k lu t v i nh ng ngư i này (M i ngư i s có m t kh i u m i). Phương án 2: công ty có th gi m nh hình th c k lu t xu ng m t m c (Ví d như hình th c k lu t C nh cáo b ng văn b n trong h th ng cũ gi m xu ng còn hình th c Nh c nh l n 1 trong h th ng m i). Phương án 3 ó là áp d ng nguyên hình th c k lu t trong h th ng cũ vào h th ng m i (cá nhân ch u hình th c C nh cáo b ng văn b n trong h th ng cũ b coi là vi ph m m c Nh c nh l n 2). Ban i u ph i thư ng b t u quá trình ra quy t nh b ng vi c xác nh có bao nhiêu ngư i ang ph i ch u hình th c k lu t, nh ng ngư i này là ai và h vi ph m k lu t m c nào. N u s lư ng ngư i vi ph m tương i ít và a s v vi ph m không m c nghiêm tr ng thì ó có th là m t hành ng th hi n s tin tư ng vào nhân viên trong công ty b ng cách xóa b hình th c k lu t. Kinh nghi m c a h u h t các doanh nghi p ã quy t nh xóa
  11. b hình th c k lu t cho nh ng ngư i vi ph m cho th y ít có s liên h gi a nh ng ngư i ư c xóa b hình th c k lu t v i nh ng ngư i vi ph m k lu t sau khi h th ng ã ư c ti n hành. N u s v vi ph m k lu t l n và a s vi ph m này m c n ng hơn bên c nh ó còn có m t s k chuyên gây r i mà th t là sai l m n u cho phép nh ng ngư i này ư c xóa b hoàn toàn k lu t thì phương án gi m nh hình th c k lu t là gi i pháp t t nh t. Theo phương án này, không nhân viên nào ph i ch u hình th c ình ch vi c t m th i trong h th ng m i cho dù ngư i ó ph i ch u nhi u hơn m t hình th c k lu t. Nh ng ai ch u m c k lu t bu c ngh vi c t m th i không lương trong h th ng cũ ph i nh n hình th c Nh c nh l n 2 và s ph i nh n hình th c k lu t ình ch vi c t m th i n u ti p t c vi ph m. Nh ng ngư i trư c kia ph i nh n hình th c k lu t c nh cáo b ng văn b n ư c coi m c Nh c nh l n 1. M c dù có th nhưng th t không khôn ngoan khi chuy n nguyên các m c hình ph t trong h th ng cũ sang h th ng k lu t không c n tr ng ph t m i. Vì th t áng lo ng i li u các tr ng tài kinh t hay bên th 3 khác có b thuy t ph c v tính h p lý c a quy t nh này hay không. Ngay c nh ng Công ty kiên quy t kh ng nh v trách nhi m cá nhân i v i hành vi c a mình và vi c ưa ra quy t nh thì cũng có lúc ph i t ra khoan dung. ây chính là th i i m làm vi c ó. Khi quy t nh v cách th c chuy n giao s di n ra ư c Ban i u ph i so n th o và ư c Ban giám c i u hành thông qua thì m i giám sát viên ph i có trách nhi m thông báo cho c p dư i c a mình – nh ng ngư i ang ch u hình th c k lu t v m c k lu t
  12. i v i h trong h th ng m i. Ban i u ph i cùng v i s giúp t Phòng nhân s s chu n b m t b n hư ng d n giám sát viên theo ó mà thông báo cho nhân viên v hình th c k lu t c a h và mong mu n r ng ngư i ó s không m c b t kỳ l i vi ph m nào khác. Thông báo này c bi t quan tr ng n u công ty quy t nh b qua m i hình th c k lu t trư c ó. L A CH N TH I I M TH C HI N PHƯƠNG TH C QU N LÝ M I Th t s , th i i m th c hi n không có ý nghĩa quan tr ng cho l m. B t k Ban i u ph i ph i m t bao nhiêu th i gian phát tri n các chính sách và cơ ch th t c, th i gian cho toàn b d án không có ý nghĩa quan tr ng cho n khi các khóa t p hu n v k năng qu n lý ư c b t u. T t nh t là nên ti n hành các khóa t p hu n liên t c. M t vài công ty còn thành l p nhóm chuyên gia ào t o và t ch c các khóa t p hu n ng th i do ó quá trình t p hu n có th di n ra trong th i gian ng n nh t. M t khi các khóa t p hu n k t thúc thì t t c công s c dành cho công vi c th c hi n phương th c m i t m c cao nh t. Th t là sai l m n u u ng phí s c l c ó do trì hoãn th i i m th c hi n chương trình. Trong các cu c th o lu n, ban giám c s h i khi nào công ty có th b t u áp d ng phương th c qu n lý này. H nên ư c thông báo áp d ng các k năng và th t c m i ngay l p t c. Th i i m th c hi n không ph i là ngày u tiên h th ng m i có hi u l c mà là ngày cu i cùng trong ó m i thành ph n c a h th ng cũ b thay th .
  13. Ngay khi bu i th o lu n cu i ư c ti n hành, c n hoàn thành các công vi c sau ây: - T t c ki n ngh và xu t c a nh ng thành viên tham gia khóa t p hu n ph i ư c thu th p, s p x p và chuy n t i cho các thành viên Ban i u ph i xem xét. - Ban i u ph i ph i t ch c bu i h p cu i và gi i quy t nh ng v n n y sinh bao g m các k ho ch chuy n giao và phát tri n h th ng nh m ánh giá và duy trì h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t m t khi nó i vào ho t ng. - Nh ng xu t c a Ban i u ph i cùng v i t t c các biên b n ghi hình th c k lu t t u ph i ư c Ban giám c i u hành thông qua. - Chương trình nh hư ng cách th c qu n lý ph i ư c lên k ho ch và th c hi n. - Chương trình nh hư ng cho nhân viên ph i ư c l p k ho ch và th c hi n. - T t c các m u văn b n qu n lý ph i ư c in n và lưu hành n ib . - Các nhân viên ang ch u k lu t trong h th ng cũ ph i ư c thông báo v hình th c k lu t c a mình trong h th ng m i. ÁNH GIÁ TÍNH HI U QU C A PHƯƠNG TH C QU N LÝ K LU T KHÔNG HÌNH PH T Ngay th i i m phương th c m i ư c th c hi n thì các h th ng qu n lý và duy trì h th ng cũng i vào ho t ng. Trong nh ng tháng
  14. ti n hành th c hi n h th ng m i, Ban i u ph i nên thu th p càng nhi u d li u v các ho t ng và hi u qu c a h th ng cũ càng t t do ó h có th s d ng nó so sánh v i h th ng m i. M t phương án ánh giá hi u qu g m có 3 m t: b n ch t và s lư ng ho t ng di n ra trong h th ng cũ; s ph n ng và nh n th c c a các thành viên trong công ty cùng v i k t qu v ho t ng i u hành và ào t o ngu n nhân l c con ngư i có th óng góp vào h th ng. Cùng v i Ban giám c i u hành, Ban i u ph i quy t nh nh ng m t ư c l a ch n làm tiêu chu n ánh giá, tùy thu c vào m c d dàng trong vi c thu th p thông tin và ngu n d li u. V y Ban giám c i u hành s ch p nh n nh ng m t nào làm tiêu chí xác nh li u h th ng m i có làm vi c hi u qu hay không? S lư ng v vi c vi ph m k lu t có th không ph i là m t tiêu chí chính xác n u trư c ó k lu t l ng l o n m c b t kỳ vi ph m nào ngo i tr hành ng ánh nhau, gây s u không b x lý nghiêm kh c ngoài vi c nh c nh ngư i vi ph m ph i s a ch a l i l m. Tuy nhiên, i v i h u h t các t ch c doanh nghi p, s lư ng vi ph m gi m là m t d u hi u cho th y h th ng m i ã thành công. M t d u hi u khác rõ ràng hơn ư c th hi n thông qua s ngư i ti p t c vi ph m m c nghiêm tr ng hơn gi m i rõ r t. S lư ng vi ph m k lu t gi m thư ng cho th y s thành công c a h th ng m i (m c dù i u ngư c l i có th úng cho các công ty trư c kia t ng cung c p b o hi m nhân th d a vào cung cách và thái làm vi c.)
  15. Thu th p t t c các s li u v s lư ng và m c vi ph m k lu t, c bi t s lư ng bu i th o lu n nâng cao hi u qu làm vi c và bu i ti p xúc tích c c, s không ch cho th y d u hi u v hi u qu c a vi c áp d ng h th ng mà còn ch ra b ph n nào trong công ty có s v vi ph m k lu t nhi u hơn các b ph n khác. Li u h th ng này có phù h p hay không s tùy thu c vào công vi c i u tra tr c ti p nhưng xác nh b ph n có kh năng vi ph m k lu t cao s tr nên d dàng hơn. M t i u c bi t quan tr ng ó là xác nh s lư ng các cu c ti p xúc tích c c. M t lý do cơ b n công ty quy t nh th c hi n h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ó là xây d ng m t môi trư ng làm vi c nơi mà nh ng nhân viên làm vi c chăm ch thư ng xuyên ư c ghi nh n và ng viên, khích l . Lúc u các giám sát viên thư ng xuyên ánh giá khích l nhân viên nhưng sau ó h thư ng b qua công vi c này. Nhưng n u h ư c yêu c u thông báo v s l n ti p xúc tích c c v i nhân viên theo hàng quý thì ó s là m t s khích l ng viên h ti p t c ti n hành công vi c này. Bên c nh vi c ơn gi n ch xác nh s v vi ph m k lu t c a m i b ph n trong công ty, m t m t khác quan tr ng không kém ó là tìm hi u ph n ng c a nhân viên v h th ng qu n lý m i này. Suy nghĩ c a h v h th ng này như th nào? Li u có nên áp d ng l i h th ng cũ? B tk ó là m t ph n trong quá trình th c hi n bư c u hay là ho t ng di n ra trư c khi t ch c các khóa t p hu n k năng qu n lý, nhi u doanh nghi p quy t nh ti n hành kh o sát v ph n ng
  16. c a nhân viên i v i các ho t ng qu n lý k lu t ang ư c áp d ng. N u ư c t ch c hi u qu , m t cu c kh o sát tương t có th ư c ti n hành 6 tháng hay 1 năm sau khi áp d ng h th ng m i nh m ánh giá li u quan i m c a m i ngư i ã thay i hay chưa. Các câu h i i u tra nên ư c thi t k sao cho m i nhân viên có th tr l i d dàng: - Li u nh ng ngư i vi ph m k lu t có b bu c ph i s a i hành vi c a mình hay không? - Li u nh ng ngư i hoàn thành xu t s c công vi c c a mình có ư c ghi nh n vì nh ng óng góp c a h hay không? - Li u nh ng ngư i qu n lý có c m th y t tin vào kh năng t ch c các cu c trao i v qu n lý k lu t hay không? - Khi giám sát viên ngh u i vi c m t nhân viên, ban giám c có ng h xu t trên hay không? - Li u công ty có yêu c u quá nhi u công vi c th t c hay không? - Quan h gi a nhân viên v i ngư i qu n lý có tho i mái và tôn tr ng l n nhau hay không? Thêm vào các cu c kh o sát ư c th c hi n m t cách c th , m i d li u hi n có v thái làm vi c c a nhân viên u có th cung c p thông tin quan tr ng v nh n th c c a các thành viên trong công ty trong vi c ánh giá cung cách làm vi c c a h .
  17. QU N LÝ VÀ DUY TRÌ PHƯƠNG TH C K LU T KHÔNG HÌNH PH T “Chúng ta ang lên cao 35.000 feet và cách t li n 625 h i lý”, ngư i ph lái thông báo v i trư ng phi hành oàn trên chi c phi cơ 747. “Chúng ta có th t t ng cơ bây gi .” Chúng ta không th ng ng các công vi c hi n t i (t t ng cơ) cho dù h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ã ư c ti n hành và ang ho t ng hi u qu . H th ng này có th th t b i không ph i vì nó không phù h p hay không ư c th c hi n úng cách. H th ng th t b i vì 2 nguyên nhân: không có s qu n lý thích h p và công tác duy trì h th ng kém hi u qu . Chúng tôi ã ph i gi i quy t nhi u v n v qu n lý thông qua Ban i u ph i nh m so n th o các chính sách và th t c hành chính, ch không i n khi các giám c qu n lý g i ý nên xem xét l i h th ng này. Ch c ch n r ng h th ng này ti p t c ư c duy trì hi u qu góp ph n b o m thành công c a h th ng. Nhưng ngay t nh ng ngày u th c hi n, h th ng b t u có d u hi u trùng xu ng. i ngũ giám sát viên – nh ng chuyên gia v ti n hành ho t ng qu n lý k lu t và t ch c các bu i nói chuy n nh hư ng hi u qu sau khóa t p hu n – nh n th y nh ng k năng này nhanh chóng b lãng quên do h không thư ng xuyên áp d ng chúng. Nh ng nhà qu n lý có th tr l i b t kỳ câu h i nào v chính sách qu n lý sau khi k t thúc khóa t p hu n nhưng l i c m th y lúng túng ch sau ó ít tháng. M t s giám sát viên m i v thay th cho nh ng ngư i chuy n công tác; các thành viên Ban i u ph i thì chuy n sang làm công vi c khác. Do s quan tâm n ho t ng c a
  18. h th ng b suy gi m d n theo năm tháng sau bao nhiêu n l c ban u, công ty nên ra các k ho ch và ti n hành th c hi n b o m nh ng k năng qu n lý và s quan tâm n h th ng này luôn m c cao nh t. các cu n s tay cho nhân viên cũng ph i ư c i m i nh m cung c p các thông tin thi t y u v phương th c này. Các doanh nghi p cũng nên ti n hành m t khóa nh hư ng nhân viên nh ng nhân viên m i nh n th c ư c r ng m t khi v n v cung cách làm vi c n y sinh, h có th hi v ng s ư c ix b ng thái khách quan hơn so v i nh ng nơi khác. Do có s thay i v giám sát viên nên ph i có k ho ch t ch c ti p các khóa ào t o cơ b n cho giám sát viên m i và các chương trình ào t o i m i cho giám sát viên ang làm vi c trong công ty. Các cu n phim, áp phích qu ng cáo, t rơi ã ư c chu n b nh m m c ích gi i thích v h th ng qu n lý này trong giai o n u không ư c ph b i trong nhà kho. Tuy nhiên, vào m t lúc nào ó, vi c b t quan tâm n h th ng qu n lý này thôi không còn là v n áng quan ng i n a. S h h ng này x y ra khi h th ng chuy n t m t chương trình ơn thu n tr thành m t m t không th tách r i ho t ng c a công ty. G n 20 năm k t th i i m tôi thi t l p phương th c qu n lý k lu t không c n tr ng ph t t i công ty Prito-Lay, là m t ph n trong ho t ng nghiên c u b sung cho cu n sách này, tôi tr l i công ty tìm hi u li u h th ng này có ho t ng hi u qu hay không. M c dù tôi luôn duy trì m i quan h thân thi t v i nhi u ng nghi p ây trong nhi u năm k t khi tôi r i công ty b t u công vi c tư v n, tôi chưa có d p nào tr l i ây. Trong 20 năm ó, tôi ã giúp nhi u t
  19. ch c phát tri n h th ng qu n lý không hình ph t c a riêng h d a trên công vi c mà tôi ã ti n hành t i công ty Prito-lay, tôi luôn có th t tin phát bi u r ng “Không công ty nào mà tôi t ng c ng tác trong vi c th c hi n h th ng này l i không th a nh n nó”. Và tôi mu n ti p t c kh ng nh như v y. Th t s , tôi r t lo l ng khi tôi lái xe vào tr s c a công ty nói chuy n v i Terry Taillard - giám cv ào t o và phát tri n, v trí mà tôi ã t ng làm khi phương th c này ra i. Tôi có lý do lo l ng. Hôm trư c, khi tôi g i cho Taillard h i v vi c áp d ng h th ng này Frito-Lay, anh ta thú th t r ng anh ta không bi t n chương trình nào v i cái tên như th . Tôi g p Taillard t i m t quán ăn t ph c v . Khi chúng tôi ng i nói chuy n bên c a s , nơi có th nhìn ra khung c nh mà nhi u ngư i nh n nh là khuôn viên p nh t c a m t công ty t i M , m i lo l ng c a tôi bi n m t. Anh ta gi i thích v i tôi t i sao anh ta l i không bi t n chương trình nào v i cái tên “k lu t không c n tr ng ph t: “ , chúng tôi áp d ng nó trên ph m vi toàn công ty. Tôi ch không bi t là nó có m t cái tên. ó ch là phương th c chúng tôi qu n lý kinh doanh ây mà thôi”. Th nghi m cu i cùng v tính hi u qu và s thành công c a h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ó là khi nó không ch là m t chương trình, m t d án hay m t chính sách n a. H th ng ư c áp d ng toàn di n khi nó tr thành m t ph n không tách r i trong ho t ng c a công ty n m c m i ngư i coi ó ch là cách th c h qu n lý kinh doanh mà thôi.