Xem mẫu

  1. 1.HOẠCH ĐỊNH ( PLANNING ) 1.1 Định nghĩa: Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra những hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu. 1.2 Lí do phải hoạch định: hoạch định có thể giúp các nhà quản trị phát hiện cơ hội mới, lường trước và né tránh được nhưng bất trắc trong tương lai, vạch ra những hành ddoonhj hữu hiệu, nhận thức rõ những rủi ro trong hoat động của tổ chức, cải tiến, đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh, và đảm bảo tổ chức hoat động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi. 1.3 Các nguyên lí cơ bản của hoạch định Chức năng hoạch định đòi hỏi một quản trị viên khi quyết định đề ra một kế hoạch, thì nguyên lí đó phải chứa đựng bốn nguyên lí cơ bản là mục tiêu, biện pháp, nguồn lực, và cách thức. Một kế hoạch đề ra mà thiếu một trong bốn nguyên lí nay thì kế hoạch đó không thể thực hiện được, hoặc nếu được thì cũng chỉ là kế hoạch “đầu voi, đuôi chuột” mà thôi. a) Mục tiêu: là đích nhắm tới trong tương lai mà quản trị viên hi vọng sẽ đạt được. - Ưu tiên của các mục tiêu: trong cương vi quản trị, thường quản trị viên phải đảm đương một lúc nhiêu hơn một hoặc hai mục tiêu tùy theo chức vụ. Do đó, điều quan trọng là phải sắp sếp thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu. Vì thứ tự ưu tiên là một quyết định liên hệ tới sự phán đoán của cá nhân nên rất khó để liệt kê. Tuy nhiên, dựa trên thời gian đáo hạn, chúng ta sắp sếp thứ tự ưu tiên trước sau. - Định thời gian đạt mục tiêu: các hoạt động của một tổ chức được quy về nhiều mục tiêu khác nhau, tùy theo mức định tời gian của mỗi mục tiêu. Thời gian là một chiều kích cần quan tâm khi xác định mục tiêu (mục tiêu ngắn
  2. han, dài hạn hay trung hạn) Do đó, thứ tự ưu tiên và thời gian có sự liên hệ mật thiết với nhau. Quản trị viên tùy theo cấp bậc và trách nhiệm cần quan tâm đến thời gian khi nhắm đến hiệu quả của mỗi mục tiêu, cũng như sự phối hợp về nhân sự khi thực hiện mục tiêu. - Những xung đột giữa các mục tiêu: hoat động của một tổ chức gắn liền với các mục tiêu định sẵn. Các mục tiêu này liên hệ với nhiều người và nhiều nhóm khác nhau. Những người và những nhóm này đều nhắm đến quyền lợi riêng của mình. Những đòi hỏi của những người và nhóm này rất dể đem đến xung đột trong tiến trình thực hiện mục tiêu. Do đó, quản trị viên không những phải năng động mà còn cần quan tâm đến giá trị thực tiễn của mổi công việc, cũng như cong ich chung mà công ích xã hội và tổ chức là quan trong hơn cả. - Đo lường mục tiêu: mục tiêu phải dễ hiệu và được cháp nhận đối với những thành phần giúp đạt mục tiêu. Do đó, một mục tiêu càng rõ ràng, cụ thể va có thể đo lường được kết quả thương sẽ đạt được hiệu quả cao trong khi thực hiện. Giáo sư Peter Drucker khẳng định rằng một mục tiêu được gọi là chuẩn, cần có 8 yếu tố là: + Có giá trị thị trường + Có sự mới mẻ + Hàm chứa năng suất cao + Phù hợp với khả năng tài chính và nhân lực + Có lợi nhuận + Phù hợp với hiệu năng và trách nhiệm của quản trị viên + Phù hợp với hiệu năng và sở thích của nhân công + Có trách nhiệm xã hội b) Biện pháp: Đây là yếu tố chủ yếu quyết định sự thành bại của mục tiêu. Biện pháp là cách đưa ra các hành động, hoạch định phương cách hành động là chiến lược hay
  3. chiến thuật. Các chương trình hành ddoonhj phải được thiết lập ở mọi cấp bậc trong tổ chức. Các quản trị viên cấp cao phải đối thoại và quy định nhiệm vụ cho các quản trị viên cấp dưới một cach minh bạch để việc điều động nhân sự, tài chính, sản xuất, thương mại và nghiên cứu được tiên hành một cách hiêu quả. c) Nguồn lực: là bao gồm nhân lực, vật chất, tài chính va thông tin. Các quản trị viên cần tính chi tiết nhưỡng nguồn lực dùng trong mục tiêu. d) Cách thức: là cách thực hiện kế hoạch. Thực hiện là cốt lõi của kế hoạch. 2. CÁC LOẠI HOẠCH ĐỊNH 2.1 Hoạch định chiến lược ( Strategic planning ) Hoạch định chiến lược là hoạch định mang tính dài hạn, hoạch định tương lai của một tổ chức. Các bước của hoạch định chiến lược là: - Xây dựng sứ mệnh và tấm nhìn - Phân tích môi trương bên trong và bên ngoài - Hình thành các mục tiêu chung - Tạo lập và chọn lựa các chiến lược - Phân bổ các nguồn lực để đat mục tiêu a) Sứ mệnh và Tầm nhìn - Sứ mệnh (mission): là mục đích và lí do tổ chức tồn tại. Sứ mệnh của một tổ chức là trả lời cho các câu hỏi: chúng ta kinh doanh cái gì?, chúng ta là ai?, chúng ta quan tam đến cai gì?, và chúng ta định làm gì? - Tầm nhìn (vission): Trình bày những khát vọng, những giá trị mong đợi và mục đích nền tảng của tổ chức tạo nên sự lôi cuốn,
  4. nhiệt huyết và tâm trí của các thành viên trong tổ chức. Tầm nhìn còn được gọi là viễn cảnh. Sứ mệnh có thể thay đổi theo thời gian để phù hợp với các yêu cầu cụ thể, còn tầm nhìn có tính bên vững hơn. b) Mục tiêu chung là những điều mà tổ chức cam kết đạt được, có thể được diễn đạt cả định tính và định lượng. c) Chiến lược là nhóm các hành động chủ yếu được lựa chọn và thực thi để đạt được mục tiêu của tổ chức, vì vậy quyệt định vị trí của tổ chức so với đối thủ cạnh tranh. Một quản trị viên cần phải xây dựng chiến lược độc đáo với khách hàng và chiến lược khác biệt với đối thủ cạnh tranh. d) Phân bổ các nguồn lực: - Phân bổ tiền bạc, con người. cơ sở vật chất, thiết bị và các nguồn lực khác cho các chức năng va công việc. - Đánh giá ngân sách. - Thu hẹp quy mô. - Sa thải - Cho nghỉ hưu sớm - Đóng cửa nhà máy 1.4 Hoạch định chiến thuật la cách thức sữ dụng những hoạch định chiến lược. - Liên quan đến việc ra quyết định: làm cái gi, ai sẽ làm và lam nó như thế naofvowis thời gian một năm hoặc ngắn hơn. Phát triển các mục tiêu định lượng và định tính nhăm hỗ trợ thực hiện chiến lược. Xác định các hành động cần thiếtđể cải thiện tình hình hện tại. Phân bổ ngân sách cho các bộ phận chức năng, khu vực và dự án. - Nhà quạn trị bộ phận và nhân viên phát triển kế hoạch chiến lược để đối phó với hành ddoonhj của đối thủ cạnh tranh, hợp tác với nhưng bộ phnj khác, khách hàng và ngà cung ứng để thực hiện các mục tiêu chiến lược.
  5. 3. LỢI ÍCH VÀ CHI PHI CỦA HOẠCH ĐỊNH 3.1 Lợi ích của hoạch định a) Tập trung suy nghĩ về tương lai - Luôn cân nhắc các nguồn lực cần thiết - Các cơ hội và rủi ro tiềm tàng - Gội mở và sang lọc để vươt qua nhưng trở ngại ngắn hạn - Chuẩn bị cho tổ chức vận hành hiệu quả hơn trong tương lai b) Kích thích sự tham gia - Thành công đòi hỏi sự tham gia cua các thành viên - Tạo lập được một nền tảng chuyên môn và kiến thức rộng hơn trong việc lập kế hoạch - Nhân viên nỗ lực hơn trong việc thực hiện kế hoạch c) Hệ thống kiểm tra hiệu quả hơn - Nền tảng tiêu chuẩn hơn cho đánh giá - Nhân viên bieets rõ phai làm gì - Tổ chức có thể nhận rõ giữa mục tiêu và thực hiện 3.2 Chi phí của hoạch định - Thời gian quản lí: đòi hỏi thơi gian và năng lực quản trị; thu thập, phân tích và diễn giải thông tin khá tốn kém; kho khăn trong việc thu thập thông tin. - Trì hoãn trong việc ra quyết định: phải cân nhắc ccs biến số liên quan trong quá trình ra quyết định; và có thể gây ra thiệt hại khi môi trường biến động nhanh. 4. HOẠCH ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM Qua 20 năm thực hiện chính sách đổi mới kinh tế, các doanh nghiệp ở Việt Nam đã có nhưng thành công kì diệu, tưng bước khảng định vai trò cua mình trong nền kinh tế.Bên cạnh đó, hàng
  6. năm vẫn có nhiêu doanh nghiệp rơi vào tình trạng phá sản. Lí do có nhiều nhưng một trong những nguyên nhân đó là do ho thiếu tư duy chiến lược, bắt đầu bằng việc thiếu khả năng hoạch định cho phép tìm kiếm khách hàng và kết thúc bằng thất bại trong việc phát triển một hệ thống kiểm soát nhằm duy trì hiệu quả kinh doanh. 4.1 Thuận lợi của việc hoạch định: - Có điều kiện giao tiếp tốt, đặc biệt giữa các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp. - Các doanh nghiệp ở viêt nam co tính linh hoạt cao vì thế doanh nghiệp có thể điều chỉnh một cách nhanh chóng mục đích hay chiến lược và chuyển nhanh từ quyết định sang hành động. 4.2 Khó khăn của việc hoạch định: - Không có thời gian - Do thiếu kĩ năng - Do thiếu niềm tin - Do không quen với việc hoạch định Các doanh nghiệp ở viêt nam cần phát huy nhưng thuận lợi và khắc phục nhưng khó khăn trong việc hoạch định để ngày càng khẳng định mình trên trường quốc tế trong thời kì hội nhập hiện nay. Qua đây, tôi mong tất cả các bạn nhát là những sinh viên kinh tế hãy nỗ lực hơn nữa để nâng cao nhận thức và sự hiểu biết của mính về quản trị nhất là về hoạch định.
  7. TÀI LIỆU THAM KHẢO - Quản trị học – Lê Thế Giới - Slide quản trị học đại cương của giảng viên Th.s Vương Thị Thanh Trì - http://google.com.vn/