Xem mẫu

  1. SACH H¦¥NG D¢N QUAN LY TH¦C HI£N D¦ AN Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u A XuÊt b¶n cã söa ®æi, 1988
  2. S¸ch h­íng dÉn qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n H­íng dÉn thùc hµnh cho c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n do ADB tµi trî Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ XuÊt b¶n cã söa ®æi, 1988 (i)
  3. Tµi liÖu nµy ®­îc dÞch ra tõ nguyªn b¶n tiÕng Anh ®Ó phôc vô ®«ng ®¶o b¹n ®äc h¬n. Tuy nhiªn, tiÕng Anh vÉn lµ ng«n ng÷ chÝnh thøc cña Ng©n hµng Ph¸t triÓn ch©u ¸ vµ chØ nguyªn b¶n tiÕng Anh cña tµi liÖu nµy míi ®¸ng tin cËy (NghÜa lµ chØ nguyªn b¶n tiÕng Anh cña tµi liÖu nµy míi chÝnh thøc ®­îc c«ng nhËn vµ cã hiÖu lùc). Do vËy, bÊt cø trÝch dÉn nµo còng ph¶i tham kh¶o b¶n tiÕng Anh cña tµi liÖu nµy. (ii)
  4. Môc lôc Lêi nãi ®Çu ..................................................................................................................... v I. giíi thiÖu ..................................................................................................................... 1 II. môc ®Ých vµ ph¹m vi cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n .......................... 2 A. Môc ®Ých cña c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n ........................................... 2 B. Ph¹m vi cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n .............................................................. 2 III. LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn ................................................................................... 6 A. Dù ¸n vµ M«i tr­êng dù ¸n .............................................................................. 6 B. C¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n ................................ 7 C. Hoµn tÊt kÕ ho¹ch c«ng viÖc cña dù ¸n .......................................................... 8 D. Tæ chøc thùc hiÖn dù ¸n ................................................................................. 10 E. LËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n ................................................... 11 F. X©y dùng kÕ ho¹ch kiÓm so¸t dù ¸n .............................................................. 13 G. X©y dùng Tµi liÖu h­íng dÉn c¸c thñ tôc dù ¸n ......................................... 16 IV. Gi¸m ®èc dù ¸n .................................................................................................... 17 A. Chøc n¨ng vµ tr¸ch nhiÖm cña Gi¸m ®èc dù ¸n ......................................... 17 B. Nh÷ng phÈm chÊt cña mét Gi¸m ®èc dù ¸n tèt ........................................... 18 V. Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n ............................................................................... 19 A. ChuÈn bÞ thùc hiÖn dù ¸n ............................................................................... 19 B. Thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc ...................................... 21 C. Thuª vµ gi¸m s¸t c«ng viÖc cña c¸c t­ vÊn ................................................... 21 D. Mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª c¸c c«ng tr×nh d©n sù ..................................... 24 E. Gi¸m s¸t x©y dùng c«ng tr×nh hay l¾p ®Æt thiÕt bÞ ...................................... 28 F. Thùc hiÖn c¸c ®iÒu kho¶n quy ®Þnh cña dù ¸n ............................................ 28 G. KiÓm so¸t chi phÝ ............................................................................................. 29 H. Rót kinh phÝ tõ kho¶n vay ............................................................................. 30 I. KiÓm so¸t nh÷ng thay ®æi cña dù ¸n .............................................................. 30 (iii)
  5. J. Phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ hç trî kh¸c ........................................ 31 K. Gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t dù ¸n .......................................................................... 31 L. C¸c thñ tôc gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t dù ¸n ....................................................... 32 M. LËp b¸o c¸o tiÕn ®é cña dù ¸n ....................................................................... 36 VI. Trao ®æi gi÷a ng©n hµng vµ ®¬n vÞ thùc hiÖn vÒ dù ¸n ........... 37 A. Nhu cÇu th­êng xuyªn tham kh¶o ý kiÕn ................................................... 37 B. C¸c chuyÕn ®i cña c¸c nhãm c«ng t¸c cña Ng©n hµng ............................... 37 C. §Þnh h­íng cho c¸n bé cña ®¬n vÞ thùc hiÖn .............................................. 38 VII. Thuª vËn hµnh dù ¸n .................................................................................... 39 A. ChuyÓn giao tr¸ch nhiÖm vËn hµnh dù ¸n .................................................. 39 B. T­ vÊn vµ ®µo t¹o cho nh©n viªn vËn hµnh ................................................. 40 VIII. ®¸nh gi¸ dù ¸n ................................................................................................. 41 A. Gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých cña dù ¸n ........................................................ 41 B. B¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n .............................................................................. 42 Phô lôc .......................................................................................................................... 44 (iv)
  6. Lêi nãi ®Çu Mét trong nh÷ng thö th¸ch chÝnh ®èi víi c¸c tæ chøc ph¸t triÓn quèc tÕ lµ ®¶m b¶o c¸c dù ¸n mµ hä tµi trî ®­îc thùc hiÖn thµnh c«ng vµ ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu ®· ®Ò ra. §iÒu nµy ®ßi hái dù ¸n ph¶i ®­îc tiÕn hµnh phï hîp víi kÕ ho¹ch, lÞch tr×nh vµ c¸c yªu cÇu kh¸c ®· ®Ò ra trong giai ®o¹n x©y dùng vµ thÈm ®Þnh dù ¸n bëi nh÷ng c¸n bé cã tr×nh ®é kÜ thuËt vµ n¨ng lùc qu¶n lý phï hîp. Tuy nhiªn, ë hÇu hÕt c¸c n­íc ®ang ph¸t triÓn, mét khã kh¨n th­êng xuÊt hiÖn lµ t×nh tr¹ng thiÕu c¸c nhµ qu¶n lý ®­îc ®µo t¹o thÝch hîp vµ cã kinh nghiÖm; do ®ã, nhu cÇu trî gióp vÒ qu¶n lý dù ¸n ®· trë thµnh yÕu tè thiÕt yÕu trong mäi ch­¬ng tr×nh hç trî ph¸t triÓn. Kinh nghiÖm cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ cho thÊy c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn dù ¸n th­êng cã nguyªn nh©n do qu¶n lý yÕu kÐm. Phong tôc, truyÒn thèng, thãi quen, tËp qu¸n vµ thËm chÝ thãi quan liªu th­êng chiÕm ­u thÕ so víi c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý hîp lý vµ dÉn ®Õn tÝnh tr¹ng chËm trÔ hoÆc thiÖt h¹i cho dù ¸n. ThiÕu hiÓu biÕt vÒ c¸c kh¸i niÖm vµ kü thuËt qu¶n lý ®óng ®¾n hay thiÕu kh¶ n¨ng ¸p dông chóng vµo nh÷ng t×nh huèng dù ¸n phøc t¹p còng lµ nguyªn nh©n chÝnh cña hiÖu qu¶ thÊp trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn. §Ó gióp gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò trªn, Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ ®· chuÈn bÞ cuèn s¸ch h­íng dÉn nµy víi sù trî gióp cña Arthur D. Little International (ADL), mét c«ng ty t­ vÊn qu¶n lý quèc tÕ. Hy väng lµ c¸c gi¸m ®èc dù ¸n sÏ nhËn ®­îc tõ cuèn s¸ch nµy nh÷ng h­íng dÉn thùc hµnh h÷u Ých cho viÖc thùc hiÖn c¸c dù ¸n do Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ hç trî. (v)
  7. 46
  8. Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n I. giíi thiÖu 1. Cuèn s¸ch nµy dµnh cho c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn1 nh÷ng dù ¸n do Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸2 tµi trî vµ cã thÓ ®­îc sö dông nh­ mét cuèn s¸ch h­íng dÉn c¸ch qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n. MÆc dï ®­îc thiÕt kÕ chñ yÕu ®Ó hç trî gi¸m ®èc dù ¸n do ®¬n vÞ thùc hiÖn3 bæ nhiÖm, cuèn s¸ch còng cã Ých cho nh÷ng nh©n viªn cña Ng©n hµng tham gia vµo gi¸m s¸t t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c dù ¸n do Ng©n hµng tµi trî. 2. C¸c chøc n¨ng cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n lµ: (i) lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n; (ii) chØ ®¹o c¸c ho¹t ®éng cÇn thiÕt trong viÖc thùc hiÖn dù ¸n; (iii) gi¸m s¸t tiÕn ®é dù ¸n vµ kiÓm so¸t/ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh; (iv) ®óc rót nh÷ng bµi häc kinh nghiÖm ®Ó hç trî viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ qu¶n lý tèt h¬n cho c¸c dù ¸n trong t­¬ng lai. Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n bao trïm tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng ®­îc ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n tiÕn hµnh, tõ viÖc chuyÓn dù ¸n tõ kÕ ho¹ch thµnh hiÖn thùc cho tíi b­íc ®Çu vËn hµnh dù ¸n. Trong tr­êng hîp dù ¸n nhËn ®­îc hç trî tµi chÝnh tõ mét sè nguån bªn ngoµi nh­ cña Ng©n hµng, c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n còng sÏ bao gåm viÖc ®¶m b¶o lµm ®óng theo c¸c quy ®Þnh vµ yªu cÇu cña nhµ tµi trî. 3. NÕu ®Þnh nghÜa chÆt chÏ, viÖc thùc hiÖn dù ¸n ®­îc b¾t ®Çu tõ khi tháa thuËn vay vèn ®­îc ký kÕt. Tuy nhiªn, thùc tÕ cho thÊy r»ng ë mét møc ®é nµo ®ã nhiÒu ho¹t ®éng vµ quyÕt ®Þnh diÔn ra tr­íc khi ký tháa thuËn vay vèn l¹i v« cïng quan träng ®èi víi viÖc thùc hiÖn thµnh c«ng dù ¸n - vÝ dô trong giai ®o¹n chuÈn bÞ, thÈm ®Þnh vµ ®µm ph¸n dù ¸n. V× vËy, cuèn s¸ch h­íng dÉn nµy ®Ò cËp tíi c¶ giai ®o¹n tr­íc khi dù ¸n ®­îc phª chuÈn ®Ó b­íc vµo chu tr×nh thùc hiÖn vµ chó träng vµo nh÷ng ho¹t ®éng cña giai ®o¹n nµy cã liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng ®­îc tiÕn hµnh trong giai ®o¹n thùc hiÖn. 4. Cuèn s¸ch sÏ giíi thiÖu c¸c thñ tôc chi tiÕt cho viÖc lËp kÕ ho¹ch dù ¸n, c¸c tr×nh tù cña c«ng t¸c tæ chøc vµ bè trÝ c¸n bé dù ¸n, phèi hîp c¸c ho¹t ®éng, thùc hiÖn vµ kiÓm so¸t, chuyÓn giao vËn hµnh vµ ®¸nh gi¸. Cuèn s¸ch cßn cung cÊp mét sè vÝ dô vµ mÉu sæ s¸ch ®Ó hç trî cho qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n. Mét sè t­ liÖu trong cuèn s¸ch nµy cã thÓ kh«ng thÝch hîp víi tÊt c¶ c¸c dù ¸n nªn cÇn ®iÒu chØnh chóng tïy theo lo¹i h×nh dù ¸n ®Ó phï hîp víi yªu cÇu thùc tÕ. Ngoµi ra, c¸c néi dung cña cuèn s¸ch nµy cßn ph¶i chÞu sù ®iÒu chØnh cña c¸c ®iÒu kho¶n cña tµi liÖu vay vèn hay tháa thuËn tµi trî cña mçi kho¶n vay cô thÓ. Trong tr­êng hîp cã sù kh¸c biÖt, c¸c ®iÒu kho¶n cña hîp ®ång vay vèn sÏ ®­îc sö dông lµm c¨n cø. 1 “§¬n vÞ thùc hiÖn” lµ ®¬n vÞ trùc tiÕp chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn dù ¸n. 2 D­íi ®©y viÕt t¾t lµ “Ng©n hµng.” 3 ThuËt ng÷ “gi¸m ®èc dù ¸n ®­îc ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n chØ ®Þnh” chØ c¸ nh©n chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn dù ¸n. D­íi ®©y, c¸ nh©n nµy sÏ ®­îc gäi lµ “Gi¸m ®èc dù ¸n.” 1
  9. II. môc ®Ých vµ ph¹m vi cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n A. Môc ®Ých cña c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n 5. C«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n nh»m vµo hai môc ®Ých chÝnh. Thø nhÊt, ®¬n vÞ thùc hiÖn ph¶i chó ý ®¶m b¶o dù ¸n sÏ ®¹t ®­îc môc tiªu, hoµn thµnh ®óng thêi gian vµ trong ph¹m vi ng©n s¸ch, vµ phï hîp víi c¸c tiªu chuÈn kÜ thuËt hîp lý. Hai lµ, Ng©n hµng ph¶i ®¶m b¶o r»ng kinh phÝ cña dù ¸n chØ sö dông vµo nh÷ng môc ®Ých ®­îc tµi trî vµ ph¶i chó ý ®Õn tÝnh kinh tÕ vµ tÝnh hiÖu qu¶. V× vËy, nh×n tõ quan ®iÓm cña c¶ ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ Ng©n hµng, c¸c môc ®Ých cña c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n cã tÝnh bæ trî vµ phô thuéc lÉn nhau. B. Ph¹m vi cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n 6. Theo nghÜa réng, qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n bao gåm tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng do c¶ ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ Ng©n hµng tiÕn hµnh. Cô thÓ, c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n bao gåm c¸c chøc n¨ng sau: 1. Qu¶n lý dù ¸n. Ho¹t ®éng qu¶n lý dù ¸n gåm c¸c ho¹t ®éng ®­îc tiÕn hµnh ®Ó thùc hiÖn dù ¸n: lËp kÕ ho¹ch, lËp lÞch tr×nh, tæ chøc nhãm thùc hiÖn dù ¸n, tuyÓn vµ ®µo t¹o nh©n viªn, gi¸m s¸t chuÈn bÞ c¸c kÕ ho¹ch vµ thiÕt kÕ dù ¸n chi tiÕt, chØ ®¹o vµ ®iÒu phèi c«ng viÖc cña nh÷ng bªn tham gia dù ¸n vµ c¸c ®èi t¸c bªn ngoµi kh¸c, gi¸m s¸t vµ viÕt b¸o c¸o dù ¸n. 2. Qu¶n lý tµi chÝnh. Qu¶n lý tµi chÝnh bao gåm c¸c ho¹t ®éng ®­îc tiÕn hµnh ®Ó huy ®éng, sö dông vµ kiÓm so¸t c¸c nguån tµi chÝnh ®Çu t­ vµo dù ¸n. Qu¶n lý tµi chÝnh bao gåm t×m nguån kinh phÝ, lËp ng©n s¸ch chi tiÕt, dù b¸o vµ kiÓm so¸t chi tiªu, x©y dùng c¸c thñ tôc nhËn vµ gi¶i ng©n vèn, x©y dùng vµ duy tr× hÖ thèng kÕ to¸n dù ¸n vµ kiÓm to¸n c¸c tµi kho¶n chi tiªu cña dù ¸n. 3. Qu¶n lý mua s¾m vµ hîp ®ång. Qu¶n lý mua s¾m vµ hîp ®ång bao gåm c¸c ho¹t ®éng cÇn tiÕn hµnh ®Ó mua s¾m hµng ho¸ vµ dÞch vô, kÓ c¶ qu¶n lý c¸c hîp ®ång liªn quan ký kÕt gi÷a ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ c¸c nhµ cung cÊp, nhµ thÇu vµ t­ vÊn. Phô lôc 1 tr×nh bµy danh s¸ch chi tiÕt c¸c c«ng viÖc qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n. 7. Sau khi cã phª chuÈn tµi trî cho dù ¸n, c¸c ho¹t ®éng ®Ó thùc hiÖn dù ¸n (nh­ ®­îc nªu trong s¸ch h­íng dÉn nµy) ®­îc tiÕn hµnh theo ba giai ®o¹n. Giai ®o¹n ®Çu tiªn, gäi lµ giai ®o¹n hiÖu lùc cña kho¶n vay, ®­îc b¾t ®Çu tõ ngµy ký tháa thuËn vay vèn ®Õn ngµy mµ c¸c ®iÒu kiÖn ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc ®­îc ®¸p øng vµ kho¶n vay ®­îc tuyªn bè lµ cã hiÖu lùc. Giai ®o¹n thø hai lµ giai ®o¹n b¾t ®Çu tõ thêi ®iÓm cã hiÖu lùc; trong giai ®o¹n nµy sÏ diÔn ra ho¹t ®éng sö dông chÝnh c¸c nguån dù ¸n (nguån nh©n lùc, vËt lùc vµ tµi chÝnh). Giai ®o¹n thø ba lµ giai ®o¹n vËn hµnh, tøc lµ giai ®o¹n sau khi dù ¸n ®­îc hoµn thµnh vµ b¾t ®Çu t¹o ra kÕt qu¶ nh­ ®­îc dù tÝnh. 2
  10. 8. H×nh 1, “C¸c ho¹t ®éng trong chu tr×nh dù ¸n ®èi víi c¸c dù ¸n do Ng©n hµng tµi trî”, tr×nh bµy c¸c giai ®o¹n kh¸c nhau cña toµn bé chu tr×nh dù ¸n vµ c¸c ho¹t ®éng diÔn ra trong mçi giai ®o¹n. H×nh 1 còng giíi thiÖu c¸c bªn tham gia chÝnh vµ kÕt qu¶ cña tõng ho¹t ®éng. Nh÷ng phÇn d­íi ®©y sÏ m« t¶ kü h¬n vÒ tõng ho¹t ®éng. 9. Trong giai ®o¹n chuÈn bÞ dù ¸n cã mét sè nghiªn cøu kh¶ thi ®Ó kiÓm tra c¸c yÕu tè kÜ thuËt, thÓ chÕ, kinh tÕ vµ tµi chÝnh cña dù ¸n. ë giai ®o¹n nµy cã sù gãp mÆt cña c¸c nhµ t­ vÊn th­êng xuyªn vµ th«ng th­êng hä do Ng©n hµng trùc tiÕp thuª b»ng nguån kinh phÝ hç trî kü thuËt. §iÒu quan träng lµ chÝnh Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn ph¶i xem xÐt l¹i c¸c nghiªn cøu kh¶ thi ®Ó n¾m râ c¸c yªu cÇu, c¸c gi¶ ®Þnh vµ c¸c gi¶i ph¸p kh¸c nhau ®­îc sö dông khi x©y dùng dù ¸n. ViÖc xem xÐt l¹i nghiªn cøu kh¶ thi còng sÏ gióp Gi¸m ®èc dù ¸n hiÓu tèt h¬n sù phï hîp cña dù ¸n víi toµn bé ch­¬ng tr×nh vµ ­u tiªn ph¸t triÓn cña ®Êt n­íc. 10. VÒ phÝa Ng©n hµng, c«ng t¸c thÈm ®Þnh do c¸c nh©n viªn Ng©n hµng tiÕn hµnh thùc chÊt lµ xem xÐt chi tiÕt c¸c nghiªn cøu kh¶ thi liªn quan ®Õn dù ¸n ®Ó qua ®ã x¸c ®Þnh dù ¸n cã nhÊt qu¸n víi c¸c chÝnh s¸ch vµ ch­¬ng tr×nh ho¹t ®éng cña Ng©n hµng còng nh­ cã phï hîp víi tµi trî cña Ng©n hµng kh«ng. Còng trong giai ®o¹n thÈm ®Þnh, Ng©n hµng sÏ ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p cÇn thiÕt ®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn thµnh c«ng dù ¸n vµ hoµn thµnh c¸c môc tiªu cña dù ¸n. KÕt qu¶ trùc tiÕp cuèi cïng cña qu¸ tr×nh thÈm ®Þnh lµ b¸o c¸o thÈm ®Þnh m« t¶ dù ¸n, trong ®ã bao gåm c¸c th«ng tin c¬ b¶n vÒ ngµnh, môc tiªu, ph¹m vi vµ c¸c néi dung c«ng viÖc, c¸c luËn chøng kÜ thuËt, kinh tÕ vµ tµi chÝnh - vµ ghi l¹i c¸c th«ng sè kh¸c nhau cña dù ¸n vµ c¸c yªu cÇu liªn quan ®Õn tæ chøc, bè trÝ nh©n viªn, ­íc tÝnh chi phÝ, nguån kinh phÝ, lÞch tr×nh, mua s¾m vµ c¸c c«ng viÖc kh¸c cã liªn quan. §Ó hç trî ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn dù ¸n, th«ng th­êng Ng©n hµng cung cÊp c¸c biÓu mÉu sæ s¸ch b¸o c¸o vµ tµi liÖu trong qu¸ tr×nh thÈm ®Þnh. 11. Trong giai ®o¹n ®µm ph¸n vÒ kho¶n vay, bªn vay vµ Ng©n hµng tháa thuËn vÒ c¸c vÊn ®Ò kh¸c nhau liªn quan ®Õn kho¶n vay vµ dù ¸n nh­ c¸c ®iÒu kiÖn cña kho¶n vay, viÖc sö dông kho¶n vay, c¸c ®iÒu kho¶n cô thÓ vÒ c¸ch sö dông kho¶n vay, c¸ch thøc thùc hiÖn dù ¸n vµ c¸c ®iÒu kiÖn hiÖu lùc cña kho¶n vay. Nh÷ng tho¶ thuËn nµy sÏ ®­îc nªu trong hîp ®ång vay vèn. Bªn c¹nh c¸c quy ®Þnh vµ h­íng dÉn vÒ kho¶n vay, hiÖp ®Þnh vay cßn bao gåm c¸c lÞch tr×nh vµ ®©y lµ mét bé phËn cÊu thµnh cña hiÖp ®Þnh vay. Nh÷ng lÞch tr×nh nµy th­êng bao gåm: 1. LÞch tr×nh 1. LÞch tr×nh 1 m« t¶ chi tiÕt c¸c néi dung c«ng viÖc cña dù ¸n vµ ngµy hoµn thµnh dù kiÕn. 2. LÞch tr×nh 2. §­a ra lÞch tr×nh tr¶ nî còng nh­ c¸c ®iÒu kho¶n thanh to¸n ­u ®·i cho viÖc hoµn tr¶ sím c¸c kho¶n vay. 3. LÞch tr×nh 3. LÞch tr×nh 3 tr×nh bµy sù ph©n bæ kho¶n vay theo c¸c nhãm lo¹i kh¸c nhau vµ ®iÒu kiÖn rót kho¶n vay. 4. LÞch tr×nh 4. LÞch tr×nh 4 m« t¶ c¸c thñ tôc vµ yªu cÇu mua s¾m hµng ho¸ vµ dÞch vô (trõ t­ vÊn). 5. LÞch tr×nh 5. LÞch tr×nh 5 m« t¶ c¸c lo¹i dÞch vô t­ vÊn cÇn thuª vµ c¸c thñ tôc vµ yªu cÇu tuyÓn t­ vÊn. 6. LÞch tr×nh 6. LÞch tr×nh 6 m« t¶ c¸c ho¹t ®éng vµ yªu cÇu kh¸c nhau ®èi víi viÖc thùc hiÖn dù ¸n vµ viÖc vËn hµnh c¸c c¬ së vËt chÊt cña dù ¸n. 3
  11. 12. Trong tr­êng hîp bªn vay kh«ng ph¶i lµ ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, cÇn ph¶i cã tho¶ thuËn dù ¸n riªng biÖt ®­îc ký gi÷a Ng©n hµng vµ ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n. Tho¶ thuËn nµy sÏ x¸c ®Þnh c¸c nhiÖm vô cô thÓ cña ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n liªn quan ®Õn viÖc thùc hiÖn dù ¸n. Tho¶ thuËn nµy cßn chØ ra mét sè ®iÒu kho¶n nhÊt ®Þnh trong hiÖp ®Þnh vay cã gi¸ trÞ rµng buéc ®èi víi ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, ®Æc biÖt lµ c¸c lÞch tr×nh ®­îc quy ®Þnh trong hiÖp ®Þnh vay. 13. Sau khi ký hiÖp ®Þnh vay, giai ®o¹n hiÖu lùc cña kho¶n vay b¾t ®Çu, th«ng th­êng tõ 60 ®Õn 90 ngµy sau khi hiÖp ®Þnh vay ®­îc ký. Trong giai ®o¹n nµy, bªn vay ph¶i ®¸p øng mét sè yªu cÇu nhÊt ®Þnh tr­íc khi kho¶n vay cã thÓ ®­îc tuyªn bè cã hiÖu lùc. Nh×n chung c¸c yªu cÇu nµy liªn quan ®Õn viÖc ®Ö tr×nh c¸c b»ng chøng vµ phª chuÈn ph¸p lý ®Ó x¸c nhËn r»ng hiÖp ®Þnh vay (vµ c¸c hiÖp ®Þnh kÌm theo) ®· ®­îc cÊp phÐp vµ ®­îc phª chuÈn trªn c¬ së cã c¸c thñ tôc cÇn thiÕt, vµ c¸c hiÖp ®Þnh nµy cÊu thµnh nh÷ng nghÜa vô hîp lÖ vµ mang tÝnh rµng buéc ®èi víi bªn vay. Trong mét vµi tr­êng hîp, hiÖp ®Þnh vay nªu râ c¸c yªu cÇu bæ sung ®èi víi tÝnh hiÖu lùc cña kho¶n vay vµ th­êng ®©y lµ nh÷ng yªu cÇu ®­îc coi lµ v« cïng quan träng ®èi víi viÖc thùc hiÖn thµnh c«ng dù ¸n. 14. Giai ®o¹n thùc hiÖn lµ giai ®o¹n quan träng nhÊt trong suèt chu tr×nh dù ¸n bëi ë giai ®o¹n nµy diÔn ra ®ång thêi rÊt nhiÒu ho¹t ®éng cÇn cã sù ®Çu t­ ®¸ng kÓ vÒ tiÒn, thêi gian, nh©n lùc, chuyªn m«n qu¶n lý vµ c¸c nguån lùc kh¸c. §©y còng lµ giai ®o¹n ph¶i gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò vµ khã kh¨n ph¸t sinh mét c¸ch cã hiÖu qu¶ vµ nhanh chãng ®Ó tr¸nh g©y chËm trÔ vµ thiÖt h¹i cho dù ¸n. Tr¸ch nhiÖm cña Gi¸m ®èc dù ¸n trong giai ®o¹n nµy bao gåm tæ chøc vµ bè trÝ nh©n viªn cña toµn dù ¸n, tuyÓn dông vµ gi¸m s¸t c¸c nhµ t­ vÊn, mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª ngoµi c¸c c«ng tr×nh d©n sù hay c¸c c«ng viÖc kÜ thuËt kh¸c, gi¸m s¸t x©y dùng vµ qu¶n lý hîp ®ång, ch¹y khëi ®éng vµ cho thuª sö dông c¸c c«ng tr×nh ®· hoµn thµnh. Khi thùc hiÖn tr¸ch nhiÖm cña m×nh, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i lu«n tu©n theo quy ®Þnh cña hiÖp ®Þnh vay vµ tho¶ thuËn dù ¸n, c¸c quy ®Þnh vµ h­íng dÉn cña Ng©n hµng, th­êng xuyªn tham kh¶o ý kiÕn nh©n viªn Ng©n hµng, phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ bªn ngoµi vµ cã thÓ c¶ víi nh÷ng ng­êi sö dông dù ¸n. 15. Nãi ®óng ra, giai ®o¹n qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n sÏ kÕt thóc khi phÇn thùc hiÖn hoµn thµnh vµ dù ¸n s½n sµng ®i vµo ho¹t ®éng. Sau ®ã, c¸c c¬ së trang thiÕt bÞ cña dù ¸n ®­îc chuyÓn giao cho ®¬n vÞ vËn hµnh, th­êng do mét Gi¸m ®èc vËn hµnh qu¶n lý. Gi¸m ®èc vËn hµnh kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i lµ Gi¸m ®èc dù ¸n - ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ thùc hiÖn dù ¸n. Tuy nhiªn, ®iÒu nµy kh«ng cã nghÜa lµ sù quan t©m tíi dù ¸n cña cña Gi¸m ®èc sÏ kÕt thóc sau khi chuyÓn giao - Gi¸m ®èc dù ¸n vÉn chÞu mét phÇn tr¸ch nhiÖm ®èi víi viÖc vËn hµnh thµnh c«ng cña dù ¸n vµ cÇn ph¶i cung cÊp bÊt kú sù hç trî nµo cÇn thiÕt cho môc tiªu nµy. 4
  12. H×nh 1. C¸c ho¹t ®éng trong chu tr×nh dù ¸n ®èi víi c¸c dù ¸n do Ng©n hµng tµi trî Thêi kú C¸c giai ®o¹n cña dù cña chu C¸c sù kiÖn chÝnh C¸c bªn tham gia chÝnh C¸c kÕt qu¶ chÝnh ¸n tr×nh dù ¸n 1. X¸c ®Þnh dù ¸n Xem xÐt ®¸nh gi¸ c¸c ­u tiªn quèc gia ° Bªn vay (P)* X¸c ®Þnh ®­îc c¸c môc ®Ých, vµ ngµnh, lÜnh vùc, ­u tiªn trong c¸c ° Ng©n hµng môc tiªu dù ¸n, c¸c vÊn ®Ò kÕ ho¹ch vµ ch­¬ng tr×nh. chÝnh, ph¹m vi vµ khung thêi X¸c ®Þnh dù ¸n. gian chung. 2. LËp dù ¸n C¸c nghiªn cøu kh¶ thi ®Ó x¸c ®Þnh ° Bªn vay (P) C¸c nghiªn cøu kh¶ thi xem xÐt kh¶ n¨ng tån t¹i vµ ph¸t triÓn dù ¸n. ° T­ vÊn (th­êng th«ng qua c¸c khÝa c¹nh kinh tÕ, tµi chÝnh, TiÒn phª Ng©n hµng) kÜ thuËt vµ thÓ chÕ cña dù ¸n. chuÈn dù ¸n 3. ThÈm ®Þnh Xem xÐt l¹i toµn diÖn dù ¸n do Nhãm ° Ng©n hµng (P) B¸o c¸o thÈm ®Þnh ThÈm ®Þnh cña Ng©n hµng thùc hiÖn. ° Bªn vay ° T­ vÊn (th­êng tham kh¶o ý kiÕn trùc tiÕp víi Ng©n hµng) 4. §µm ph¸n C¸c cuéc ®µm ph¸n nh»m ®i ®Õn ° Bªn vay C¸c biªn b¶n ®µm ph¸n cho vay kho¶n vay hiÖp ®Þnh vay. ° Ng©n hµng vèn, dù th¶o hiÖp ®Þnh vay. 5. Xem xÐt vµ phª Ban qu¶n trÞ vµ Ban Gi¸m ®èc xem ° Chñ tÞch ng©n hµng Phª chuÈn kho¶n vay cña Ng©n chuÈn kho¶n xÐt l¹i dù ¸n vµ ®Ò xuÊt xin vay. ° Ban gi¸m ®èc hµng. Ký hiÖp ®Þnh vay. vay 6. Kho¶n vay cã Hoµn thµnh c¸c yªu cÇu hiÖu lùc ° Bªn vay Tuyªn bè hiÖu lùc kho¶n vay. hiÖu lùc kho¶n vay cña Ng©n hµng. ° Ng©n hµng 7. Thùc hiÖn dù TuyÓn t­ vÊn, thiÕt kÕ chi tiÕt, mua ° §¬n vÞ thùc hiÖn (P) Hoµn thµnh dù ¸n. ¸n s¾m hµng ho¸ vµ thuª dÞch vô, x©y ° Ng©n hµng ChuyÓn giao vËn hµnh dù ¸n. Thùc hiÖn dùng, hoµn thµnh c¸c yªu cÇu kh¸c ° Nhµ t­ vÊn dù ¸n cña dù ¸n, kiÓm tra ho¹t ®éng, khëi ° Nhµ cung cÊp ®éng, vµ ®µo t¹o. ° Nhµ thÇu c«ng tr×nh d©n sù Qu¶n lý dù ¸n cña nh©n viªn Ng©n ° C¸c bªn tham gia dù ¸n kh¸c hµng. 8. §¸nh gi¸ Xem xÐt l¹i viÖc x©y dùng dù ¸n, ° Ng©n hµng (P) B¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n. thÈm ®Þnh vµ thùc hiÖn. ° §¬n vÞ thùc hiÖn B¸o c¸o kiÓm to¸n ho¹t ®éng Xem xÐt l¹i c¸c lîi Ých cña dù ¸n. dù ¸n. 5 * (P) = Bªn chÞu tr¸ch nhiÖm chÝnh trong tõng giai ®o¹n Khi kh«ng cã ký hiÖu nµy ë mét giai ®o¹n nµo ®ã, c¸c bªn tham gia sÏ cïng chia sÎ tr¸ch nhiÖm.
  13. III. LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn A. Dù ¸n vµ M«i tr­êng dù ¸n 16. Nh­ ®­îc ®Ò cËp ë trªn, c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n b¾t ®Çu tõ nh÷ng giai ®o¹n ®Çu tiªn cña chu tr×nh dù ¸n - lËp vµ thÈm ®Þnh dù ¸n. Tuy nhiªn, kÕ ho¹ch trong nh÷ng giai ®o¹n tiÒn phª chuÈn th­êng chØ mang tÝnh kh¸i qu¸t vµ s¬ bé vµ Gi¸m ®èc dù ¸n sÏ ph¶i lËp c¸c kÕ ho¹ch chi tiÕt vµ cËp nhËt h¬n ngay khi dù ¸n ®­îc phª chuÈn vµ cã nhiÒu th«ng tin cô thÓ. Ngoµi viÖc x¸c ®Þnh c¸c biÖn ph¸p cô thÓ ®Ó thùc hiÖn dù ¸n, cã thÓ sÏ cÇn cã nh÷ng ®iÒu chØnh vÒ lÞch tr×nh c«ng viÖc vµ nh©n sù chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ ®Çu vµo, ­íc tÝnh chi phÝ, bè trÝ nh©n viªn vµ c¸c phÇn viÖc kh¸c cña dù ¸n. 17. LËp kÕ ho¹ch chi tiÕt lµ ho¹t ®éng then chèt nh»m thùc hiÖn thµnh c«ng mét dù ¸n. Dùa trªn c¸c môc ®Ých vµ môc tiªu cña dù ¸n, kÕ ho¹ch chi tiÕt ®­îc lËp sÏ bao gåm c¸c chiÕn l­îc vµ kÕ ho¹ch c«ng viÖc, tæ chøc vµ bè trÝ nh©n viªn dù ¸n, lÞch tr×nh vµ ng©n s¸ch, hÖ thèng kiÓm so¸t qu¶n lý, kÕ ho¹ch tµi chÝnh, c¸c ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸, c¸c thñ tôc ñy quyÒn c«ng viÖc, phèi hîp c¸c ho¹t ®éng. Khi lËp kÕ ho¹ch chi tiÕt, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i hîp t¸c chÆt chÏ víi Ng©n hµng vµ nÕu cÇn sÏ sö dông thªm t­ vÊn. Kinh nghiÖm cña Ng©n hµng ®· cho thÊy nh÷ng sai sãt trong qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch chi tiÕt th­êng g©y ¶nh h­ëng rÊt bÊt lîi ®Õn chi phÝ, lÞch tr×nh thùc hiÖn vµ chÊt l­îng kÜ thuËt cña dù ¸n. 18. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i n¾m râ vÒ c¸c c¸ nh©n vµ tæ chøc sÏ tham gia vµo thùc hiÖn dù ¸n, còng nh­ h×nh thøc vµ møc ®é tham gia cña hä. C¸c tæ chøc cã thÓ bao gåm c¸c bé cña chÝnh phñ, c¸c c¬ quan lËp kÕ ho¹ch quèc gia, c¸c c¬ quan c«ng céng ®éc lËp, c¶ c¸c nhãm ng­êi sö dông, c¸c c¬ quan ph¶i tham gia phª duyÖt chi tiªu cho dù ¸n, gi¶i ng©n ng©n s¸ch, mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª dÞch vô, c¸c ho¹t ®éng dù ¸n kh¸c. §èi víi mét sè dù ¸n, cã thÓ cã nhiÒu ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn, mçi ®¬n vÞ ®Òu cã Gi¸m ®èc dù ¸n riªng chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn mét néi dung cô thÓ cña dù ¸n. CÇn ph¶i cã sù ®iÒu phèi vµ kÕt hîp khÐo lÐo ®Ó tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng ®Òu ®¹t hiÖu qu¶. 19. Trong c¸c dù ¸n ®­îc ®ång tµi trî, kinh phÝ cho dù ¸n ®Õn tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau. Trong nh÷ng tr­êng hîp nµy, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn biÕt nguån tµi trî cho tõng phÇn cña dù ¸n vµ c¸c quy ®Þnh hay ®iÒu kiÖn cô thÓ vÒ sö dông tiÒn tµi trî cña mçi nhµ tµi trî. VÒ phÝa Ng©n hµng, ngoµi c¸c ®iÒu kiÖn cña hîp ®ång vay vèn, cßn cã c¸c yªu cÇu vµ thñ tôc trong c¸c tµi liÖu h­íng dÉn, s¸ch h­íng dÉn vµ c¸c tµi liÖu kh¸c cña Ng©n hµng - vµ Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn n¾m râ nh÷ng tµi liÖu nµy, vµ nÕu cÇn thiÕt th× nªn ®­a nh÷ng thñ tôc vµ quy ®Þnh nµy vµo khu«n khæ cña c¸c hÖ thèng vµ thñ tôc cña chÝnh ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n. 20. Mét b­íc quan träng mµ Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i tiÕn hµnh - tèt nhÊt lµ tr­íc khi b¾t ®Çu thùc hiÖn dù ¸n - lµ thu thËp vµ l­u tr÷ tÊt c¶ tµi liÖu liªn quan ®Õn dù ¸n, còng nh­ c¸c tµi liÖu xuÊt b¶n cña Ng©n hµng, vµ n¾m râ néi dung cña chóng. Nh÷ng tµi liÖu nµy sÏ bao gåm: 1. Nghiªn cøu kh¶ thi cña dù ¸n. 2. B¸o c¸o thÈm ®Þnh cña dù ¸n. 6
  14. 3. C¸c biªn b¶n ®µm ph¸n kho¶n vay. 4. HiÖp ®Þnh vay vèn vµ tho¶ thuËn dù ¸n, nÕu cã. 5. C¸c quy ®Þnh vÒ c¸c kho¶n vay cho ho¹t ®éng th«ng th­êng (hay ®Æc biÖt tïy theo tõng tr­êng hîp) cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸. 6. C¸c h­íng dÉn mua s¾m trong ph¹m vi c¸c kho¶n vay cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸. 7. S¸ch h­íng dÉn vÒ c¸c chÝnh s¸ch, thùc tiÔn vµ thñ tôc liªn quan ®Õn mua s¾m trong ph¹m vi c¸c kho¶n vay cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸. 8. H­íng dÉn s¬ tuyÓn c¸c nhµ thÇu x©y l¾p. 9. C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Mua s¾m cho c¸c c«ng tr×nh x©y dùng. 10. C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Mua s¾m hµng ho¸. 11. C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Cung cÊp, giao nhËn vµ l¾p ®Æt hµng ho¸. 12. S¸ch h­íng dÉn xÐt thÇu. 13. Quy ®Þnh ®iÒu kiÖn nhËn c¸c kho¶n vay ®Æc biÖt. 14. C¸c h­íng dÉn vÒ sö dông t­ vÊn cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ vµ c¸c bªn vay vèn. 15. S¸ch h­íng dÉn cho c¸c ®¬n vÞ sö dông t­ vÊn. 16. S¸ch h­íng dÉn vÒ gi¶i ng©n kho¶n vay. 17. C¸c h­íng dÉn vÒ gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých dù ¸n (cho c¸c dù ¸n n«ng nghiÖp, thuû lîi vµ ph¸t triÓn n«ng th«n). B. C¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n 21. Trong qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn x¸c ®Þnh c¸c vÊn ®Ò cã kh¶ n¨ng ph¸t sinh. Tuy cã thÓ ®o¸n tr­íc mét vµi vÊn ®Ò nh­ng nhiÒu vÊn ®Ò kh«ng thÓ ®o¸n tr­íc ®­îc. Mçi lÜnh vùc vµ mçi n­íc th­êng cã nh÷ng vÊn ®Ò vµ rñi ro riªng vµ v× vËy ph¶i gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò vµ rñi ro nµy trªn c¬ së xÐt ®Õn hoµn c¶nh liªn quan ®Õn mçi t×nh huèng cô thÓ. Phô lôc 2 liÖt kª danh s¸ch chi tiÕt c¸c vÊn ®Ò cßn d­íi ®©y lµ mét vµi vÊn ®Ò mang tÝnh phæ biÕn h¬n c¶. 22. NhiÒu dù ¸n kh«ng thÓ b¾t ®Çu theo ®óng kÕ ho¹ch do cã nh÷ng sù chËm trÔ trong viÖc tæ chøc bé m¸y thùc hiÖn dù ¸n vµ trong viÖc chän Gi¸m ®èc dù ¸n. Còng nh­ vËy, ngay tõ ®Çu c¸c dù ¸n cã thÓ bÞ ho·n v× sù chËm trÔ trong viÖc lùa chän vµ chØ ®Þnh c¸c nhµ t­ vÊn, mua thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu vµ trao c¸c hîp ®ång x©y dùng. Trong mét sè tr­êng hîp, ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n gÆp khã kh¨n khi hoµn thµnh mét vµi ®iÒu kiÖn ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc, ®Æc biÖt lµ ®­îc quyÒn gi¶i phãng mÆt b»ng vµ tæ chøc V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n (PMO). 23. C¸c vÊn ®Ò tµi chÝnh còng th­êng ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n, trong ®ã phæ biÕn lµ thiÕu vèn ®èi øng trong n­íc, chi qu¸ kinh phÝ do dù trï thiÕu, gi¸ c¶ leo thang, dù trï thiÕu cho c¸c kho¶n dù phßng. §«i khi cßn xuÊt hiÖn c¶ vÊn ®Ò gi¶i ng©n kho¶n vay bÞ chËm do ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n kh«ng tu©n theo c¸c yªu cÇu vµ thñ tôc gi¶i ng©n cña Ng©n hµng. 24. Mét sè yÕu tè bªn ngoµi còng g©y c¶n trë viÖc thùc hiÖn nhanh chãng vµ thµnh c«ng cña mét dù ¸n nh­ sù ph¶n kh¸ng cña ng­êi d©n ®Þa ph­¬ng ®èi víi dù ¸n, ®×nh c«ng hay c¸c bÊt ®ång kh¸c vÒ vÊn ®Ò lao ®éng, khã kh¨n khi ra vµo c«ng tr×nh do ®Þa 7
  15. h×nh bÊt lîi, c«ng viÖc ngõng trÖ do thêi tiÕt bÊt lîi, c¸c vÊn ®Ò vÒ phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn dù ¸n, thiÕu thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu. 25. C¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn nh©n sù th­êng gÆp ph¶i trong khi thùc hiÖn dù ¸n bao gåm thiÕu lao ®éng cã tay nghÒ, kh«ng tuyÓn ®­îc nh©n viªn cã tr×nh ®é hay ®¸ng tin cËy cho V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n trung t©m hay cho c¸c chi nh¸nh ë c¸c vïng ®Þa lý ph©n t¸n hoÆc ë vïng s©u, thiÕu lao ®éng ®· qua ®µo t¹o ®Ó vËn hµnh vµ duy tr× c¸c c¬ së thiÕt bÞ cña dù ¸n, ®iÒu kiÖn x· héi hay kinh tÕ khã kh¨n t¹i ®Þa ®iÓm dù ¸n lµm h¹n chÕ viÖc ®iÒu ®éng c¸n bé, vµ thiÕu c¸c trang thiÕt bÞ thÝch hîp cho ®µo t¹o. C. Hoµn tÊt kÕ ho¹ch c«ng viÖc cña dù ¸n 26. LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn ®ßi hái ph¶i chuÈn bÞ mét kÕ ho¹ch c«ng viÖc dù ¸n, trong ®ã m« t¶ c¸c c«ng viÖc vµ ho¹t ®éng, c¸ch hoµn thµnh, qu¶n lý c«ng viÖc vµ nguån lùc cÇn thiÕt cho c¸c ho¹t ®éng ®ã. CÇn nªu râ thêi gian b¾t ®Çu mçi ho¹t ®éng theo lÞch tr×nh. §Ó dÔ dµng cho viÖc kiÓm so¸t, nÕu cã thÓ th× nªn chia nhá c«ng viÖc thµnh c¸c nh¸nh cã thÓ nhËn biÕt, ®o l­êng vµ qu¶n lý ®­îc. ViÖc ph©n chia chi tiÕt nh­ vËy sÏ gióp Gi¸m ®èc dù ¸n dù ®o¸n ®­îc nh÷ng nguy c¬ chËm trÔ ®Ó cã nh÷ng ®iÒu chØnh kÞp thêi. Râ rµng nÕu kh«ng cã lÞch tr×nh riªng vµ chi tiÕt cho c¸c b­íc cÇn thiÕt ®Ó hoµn thµnh mét c«ng viÖc th× khi ph¸t hiÖn ra sù chËm trÔ, c¸c gi¶i ph¸p ®Ò ra th­êng sÏ lµ qu¸ muén, tèn kÐm hoÆc thËm chÝ kh«ng cßn t¸c dông. 27. Khi lËp kÕ ho¹ch c«ng viÖc cÇn c©n nh¾c cÈn träng vÒ ph©n c«ng c«ng viÖc cho c¸c bªn tham gia vµo dù ¸n còng nh­ lªn kÕ ho¹ch dù kiÕn cho tÊt c¶ c¸c sù kiÖn cã thÓ g©y ¶nh h­ëng ®Õn viÖc thùc hiÖn toµn bé lÞch tr×nh. Trong rÊt nhiÒu tr­êng hîp, cã thÓ h¹n chÕ nh÷ng vÊn ®Ò ®ã nÕu th­êng xuyªn theo dâi, ®iÒu chØnh hay cã c¸c biÖn ph¸p kh¸c. Ph¶i thiÕt kÕ c¸c hÖ thèng qu¶n lý vµ b¸o c¸o ®Ó th­êng xuyªn th«ng tin cho ban qu¶n lý dù ¸n vÒ tiÕn ®é thùc hiÖn lÞch tr×nh, vµ nh­ vËy ban qu¶n lý sÏ cã ®­îc nh÷ng quyÕt s¸ch kÞp thêi ®Ó ®iÒu chØnh hay gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh. 28. Trong kÕ ho¹ch cho nh÷ng dù ¸n phøc t¹p h¬n bao gåm mét sè dù ¸n nh¸nh hay cã sù tham gia cña mét sè nhµ thÇu th× th­êng ph¶i lËp riªng mét vµi lÞch tr×nh phô. Sau ®ã, nh÷ng lÞch tr×nh nµy ®­îc tæng hîp vµo lÞch tr×nh tæng thÓ. C¸c lÞch tr×nh phô sÏ bao qu¸t tÊt c¶ c¸c chi tiÕt cÇn thiÕt cßn lÞch tr×nh tæng thÓ chØ gåm nh÷ng mèc ®Ó gióp ®¸nh gi¸ toµn bé tiÕn tr×nh phôc vô môc ®Ých kiÓm so¸t qu¶n lý chung dù ¸n. Bé phËn chøc n¨ng cña mçi dù ¸n nh¸nh ph¶i tù lËp vµ gi¸m s¸t c¸c lÞch tr×nh phô cßn viÖc tæng hîp c¸c lÞch tr×nh phô vµo lÞch tr×nh tæng thÓ sÏ do nhãm lËp kÕ ho¹ch trung t©m cña ban qu¶n lý dù ¸n thùc hiÖn ®Ó ®¶m b¶o tÝnh ®ång bé vµ nhÊt qu¸n. 29. C¸c lÞch tr×nh phô t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc phèi hîp tèt h¬n gi÷a nh÷ng bªn tham gia vµ hç trî cho viÖc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n. B»ng viÖc t¸ch biÖt nh÷ng lÞch tr×nh nµy, ban qu¶n lý dù ¸n cã thÓ tËp trung tèt h¬n vµo mçi ho¹t ®éng vµ x¸c ®Þnh ®­îc tiÕn tr×nh ë mçi ®¬n vÞ g©y ¶nh h­ëng ®Õn toµn bé dù ¸n nh­ thÕ nµo ë mäi thêi ®iÓm. D­íi ®©y lµ mét ®Ò xuÊt chia dù ¸n thµnh c¸c m¶ng chøc n¨ng phæ biÕn cho hÇu hÕt c¸c dù ¸n: 8
  16. M¶ng viÖc Néi dung ho¹t ®éng LÞch tr×nh cho hËu cÇn §¶m b¶o nguyªn vËt liÖu vµ thiÕt bÞ cÇn thiÕt, kÓ c¶ vËn chuyÓn, xÕp hµng vµo kho vµ lÇn l­ît ®­a ®Õn c¸c ®Þa ®iÓm cña dù ¸n, vµ, nÕu thÝch hîp, t×m mÆt b»ng cho c¸c c«ng tr×nh x©y dùng, l¾p ®Æt. LÞch tr×nh cho mua s¾m C¸c ho¹t ®éng mua s¾m vµ ký hîp ®ång ®Ó mua ®­îc hµng ho¸ vµ dÞch vô cho dù ¸n. LÞch tr×nh nh©n lùc C¸c ho¹t ®éng tuyÓn, ®µo t¹o vµ s¾p xÕp nh©n sù. LÞch tr×nh tµi chÝnh Tr×nh tù xóc tiÕn c¸c cam kÕt kinh phÝ cho dù ¸n vµ c¸c thêi ®iÓm chi tiªu cho dù ¸n. LÞch tr×nh x©y dùng C¸c ho¹t ®éng tuÇn tù ®Ó tiÕn hµnh x©y dùng c¸c phÇn c«ng viÖc cña dù ¸n. KÕ ho¹ch ®¸nh gi¸ C¸c ho¹t ®éng thu thËp sè liÖu vµ thêi gian thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng ®¸nh gi¸. 30. Cã nhiÒu ph­¬ng ph¸p x©y dùng lÞch tr×nh vµ khi lùa chän ph¶i c©n nh¾c xem ph­¬ng ph¸p nµo sÏ thÝch hîp cho dù ¸n, dÔ sö dông vµ dÔ cËp nhËt lÞch tr×nh. Tèt nhÊt lµ cã ®­îc mét lÞch tr×nh ®¬n gi¶n, kh«ng qu¸ phøc t¹p ®Ó tÊt c¶ c¸c bªn quan t©m cã thÓ hiÓu vµ sö dông dÔ dµng còng nh­ th­êng xuyªn cËp nhËt ®­îc nã. Cã thÓ x©y dùng lÞch tr×nh d­íi c¸c h×nh thøc sau: 1. B¶ng c¸c ho¹t ®éng vµ sù kiÖn. C¸ch lËp lÞch tr×nh ®¬n gi¶n nhÊt lµ liÖt kª thµnh b¶ng c¸c ho¹t ®éng hoÆc sù kiÖn, theo tr×nh tù dù kiÕn sÏ diÔn ra, cïng víi thêi gian sÏ diÔn ra. Ph­¬ng ph¸p nµy th­êng thÝch hîp víi nh÷ng dù ¸n ®¬n gi¶n, tøc lµ nh÷ng dù ¸n chØ cã Ýt bªn chÞu tr¸ch nhiÖm. 2. BiÓu ®å khèi. Khi mét vµi ho¹t ®éng ®­îc ®­a vµo lÞch tr×nh x¶y ra ®ång thêi hoÆc chång chÐo vÒ thêi gian thùc hiÖn th× tr×nh bµy d­íi d¹ng biÓu ®å khèi sÏ tiÖn lîi h¬n bëi nã mang ®Õn cho ng­êi sö dông mét bøc tranh vÒ tr×nh tù c¸c ho¹t ®éng tõ khi b¾t ®Çu cho ®Õn khi kÕt thóc. BiÓu ®å khèi sÏ chØ ra c¸c thêi ®iÓm b¾t ®Çu vµ kÕt thóc cña mét sù kiÖn, c¸c thêi ®iÓm ®ång thêi diÔn ra c¸c sù kiÖn vµ sù ®an xen c¸c sù kiÖn. Nh÷ng th«ng tin trªn biÓu ®å, ®Æc biÖt lµ phÇn th«ng tin vÒ c¸c sù kiÖn ®an xen nhau cho phÐp kÕt luËn nhanh chãng vÒ ¶nh h­ëng cña sù chËm trÔ cña mét ho¹t ®éng tíi mét ho¹t ®éng kh¸c. ViÖc vÏ vµ ®äc biÓu ®å khèi th­êng kh«ng khã nªn cã thÓ xem xÐt sö dông kiÓu biÓu ®å nµy trong viÖc lËp lÞch tr×nh cho nh÷ng dù ¸n phøc t¹p võa ph¶i. 3. S¬ ®å m¹ng l­íi. C¸c s¬ ®å m¹ng l­íi nh­ CPM hay PERT rÊt phï hîp víi nh÷ng dù ¸n phøc t¹p, tøc lµ nh÷ng dù ¸n ph¶i ph©n tÝch, lËp lÞch tr×nh vµ tæng hîp nhiÒu ho¹t ®éng. Tuy nhiªn, nh÷ng s¬ ®å nµy cã nh­îc ®iÓm lµ ®ßi hái ph¶i cã chuyªn m«n ®¸ng kÓ ®Ó x©y dùng vµ sö dông, vµ nÕu kh«ng ®­îc vi tÝnh ho¸, th­êng tèn thêi gian cËp nhËt. Tõ gãc ®é thùc tiÔn, chØ nªn sö dông ph­¬ng ph¸p CPM hay PERT khi ng­êi ®­îc giao tr¸ch nhiÖm lËp lÞch tr×nh ®· quen thuéc víi c¸c ph­¬ng ph¸p nµy. ViÖc vÏ ra ®­îc c¸c s¬ ®å m¹ng l­íi ®· ®¬n gi¶n ho¸ ®Ó biÓu diÔn mèi quan hÖ gi÷a c¸c yÕu tè vµ c¸c ho¹t ®éng cô thÓ cña dù ¸n th­êng lµ 9
  17. kh«ng khã, song viÖc cËp nhËt l¹i phøc t¹p vµ dÔ bÞ sao l·ng. Tuy nhiªn, do d¹ng s¬ ®å m¹ng l­íi thÓ hiÖn ®­îc c¸c ®iÓm mµ t¹i ®ã mét vµi ho¹t ®éng nµo ®ã g©y ¶nh h­ëng ®Õn c¸c ho¹t ®éng kh¸c nªn h×nh thøc s¬ ®å m¹ng l­íi ®· ®¬n gi¶n ho¸ th­êng h÷u Ých trong viÖc x©y dùng lÞch tr×nh c¬ b¶n ban ®Çu vµ lµ c¬ së ®Ó lËp b¶n lÞch tr×nh cuèi cïng cho dù ¸n. Phô lôc 3 cña s¸ch sÏ h­íng dÉn viÖc x©y dùng vµ sö dông c¸c lÞch tr×nh m¹ng l­íi cho viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ kiÓm so¸t. Phô lôc 3 còng th¶o luËn thªm vÒ viÖc c©n ®èi nguån lùc - ®©y chÝnh lµ mét phÇn cña nhiÖm vô lËp kÕ ho¹ch. 31. Th«ng th­êng, thêi ®iÓm tham chiÕu cña c¸c ho¹t ®éng trong dù ¸n sÏ dùa vµo ngµy ký hiÖp ®Þnh vay vèn. Cã thÓ hoµn tÊt viÖc x©y dùng lÞch tr×nh thùc hiÖn sau khi Ng©n hµng ®· phª chuÈn dù ¸n, nh­ng kh«ng muén h¬n thêi ®iÓm ký kÕt hiÖp ®Þnh vay vèn. 32. Trong hÇu hÕt c¸c tr­êng hîp, x©y dùng lÞch tr×nh thùc hiÖn cuèi cïng lµ c«ng viÖc tèn nhiÒu thêi gian. V× vËy, lóc ®Çu chØ nªn lªn kÕ ho¹ch cho nh÷ng ho¹t ®éng hîp lý vµ cã thÓ kiÓm so¸t ®­îc dÔ dµng. ViÖc lËp lÞch tr×nh c¸c ho¹t ®éng cßn l¹i cña dù ¸n sÏ tiÕn hµnh sau khi ®· dù ®o¸n ®­îc t­¬ng ®èi ch¾c ch¾n lµ chóng sÏ ®­îc thùc hiÖn. 33. Ph©n chia dù ¸n thµnh c¸c nh¸nh c«ng viÖc sÏ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc ­íc tÝnh c¸c yªu cÇu nguån lùc cho mçi c«ng viÖc. Cã thÓ s¾p xÕp c¸c c«ng viÖc theo møc ®é ­u tiªn hay biÓu thÞ c¸c c«ng viÖc trªn s¬ ®å m¹ng l­íi vµ sau ®ã tæng hîp vµo s¬ ®å hay biÓu ®å tæng thÓ nh»m môc ®Ých kiÓm so¸t dù ¸n. Víi c¸c c«ng viÖc nhá, chi phÝ cña tõng c«ng viÖc sÏ dÔ dµng ­íc tÝnh h¬n ®Ó sau ®ã gép l¹i thµnh ­íc tÝnh chi phÝ cho c¸c c«ng viÖc chÝnh, vµ cuèi cïng, cho toµn bé dù ¸n. T­¬ng tù nh­ vËy, cã thÓ m« t¶ chi tiÕt kÕ ho¹ch cho tõng c«ng viÖc ë nh÷ng ph©n cÊp thÊp nhÊt råi tæng hîp thµnh d¹ng tãm t¾t h¬n gièng nh­ trong tæng quan vÒ c¸c néi dung dù ¸n chÝnh. Phô lôc 4 tr×nh bµy thªm h­íng dÉn vÒ viÖc ph©n chia dù ¸n víi viÖc sö dông mét c«ng cô gäi lµ c¬ cÊu ph©n chia c«ng viÖc (Work Breakdown Structure- WBS). D. Tæ chøc thùc hiÖn dù ¸n 34. Mét trong nh÷ng nhiÖm vô chÝnh cña giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n lµ chØ ®Þnh ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn dù ¸n vµ x¸c ®Þnh lo¹i h×nh ®¬n vÞ phï hîp nhÊt tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng cña dù ¸n. §©y lµ mét néi dung th­êng ®­îc tiÕn hµnh trong giai ®o¹n thÈm ®Þnh dù ¸n. Khi ®· quyÕt ®Þnh chän ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, cÇn x¸c ®Þnh c¸c kiÕn thøc chuyªn m«n vµ tr×nh ®é kÜ n¨ng cÇn thiÕt, kÓ c¶ thuª t­ vÊn cho dù ¸n. 35. Trong néi bé ®¬n vÞ thùc hiÖn, cã thÓ thµnh lËp mét bé phËn chÝnh chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn mét dù ¸n ®Æc biÖt. Nhãm nµy th­êng ®­îc biÕt ®Õn víi tªn gäi lµ V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n (PMO), vµ trong mét sè tr­êng hîp ®­îc gäi b»ng tªn kh¸c. §©y lµ bé phËn cã nhiÖm vô lËp kÕ ho¹ch, thùc hiÖn, kiÓm so¸t vµ gi¸m s¸t dù ¸n. C¸n bé v¨n phßng dù ¸n cã thÓ ®­îc lÊy tõ nh©n sù hiÖn t¹i trong ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n hoÆc tuyÓn thªm/thuª thªm tõ c¸c nguån bªn ngoµi cho thêi gian thùc hiÖn dù ¸n. Phô lôc 5 m« t¶ mét sè chøc n¨ng cña c¸c c¸n bé trong V¨n phßng dù ¸n. 10
  18. E. LËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n 36. LËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n bao gåm lËp ng©n s¸ch cho dù ¸n, x©y dùng hÖ thèng kiÓm so¸t vµ h¹ch to¸n chi phÝ ®Ó ghi chÐp vµ gi¸m s¸t c¸c kho¶n chi tiªu kh¸c nhau cho dù ¸n. ViÖc lËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n còng cÇn ph¶i cã ph­¬ng ph¸p ®Ó ®¶m b¶o ph©n bæ ng©n s¸ch kÞp thêi vµ gi¶i ng©n theo ®óng thñ tôc vµ quy ®Þnh ®· ®Ò ra; x¸c ®Þnh yªu cÇu kiÓm to¸n kinh phÝ ®Ó kiÓm ®Þnh c¸c kho¶n chi tiªu phï hîp còng nh­ ®¸nh gi¸ t×nh h×nh tµi chÝnh cña ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n. 1. LËp ng©n s¸ch dù ¸n 37. LËp ng©n s¸ch lµ qu¸ tr×nh dù tÝnh vµ ­íc tÝnh c¸c yªu cÇu tµi chÝnh cña mét dù ¸n, x¸c ®Þnh c¸c nguån kinh phÝ vµ ¸p dông c¸c biÖn ph¸p ®Ó ®¶m b¶o cã ®ñ kinh phÝ vµo ®óng lóc cÇn thiÕt. MÆc dï qu¸ tr×nh lËp ng©n s¸ch ®­îc b¾t ®Çu tõ giai ®o¹n x©y dùng dù ¸n, khi chi phÝ cho c¸c néi dung c«ng viÖc kh¸c nhau cña dù ¸n ph¶i ®­îc ­íc tÝnh, qu¸ tr×nh lËp ng©n s¸ch vÉn tiÕp tôc c¶ trong suèt giai ®o¹n thÈm ®Þnh lµ khi mµ c¸c con sè ­íc tÝnh ®­îc xem xÐt l¹i vµ chØnh lý thªm, vµ thËm chÝ kÐo dµi cho ®Õn tËn giai ®o¹n thùc hiÖn, khi tiÕn hµnh ph©n bæ vµ ph©n bæ l¹i kinh phÝ nh»m ®¸p øng chi tiªu th­êng xuyªn cho dù ¸n. 38. Ng©n s¸ch cho toµn dù ¸n ®­îc lËp dùa trªn ­íc tÝnh chi phÝ cho c¸c kÕ ho¹ch c«ng viÖc chi tiÕt. Nh÷ng chi phÝ nµy ®­îc tæng hîp dÇn lªn theo tõng cÊp c«ng viÖc nh­ trong c¬ cÊu ph©n chia c«ng viÖc cho ®Õn khi cã ®­îc tæng chi phÝ trùc tiÕp cña dù ¸n. ¦íc tÝnh chi phÝ cña c¸c phÇn viÖc do t­ vÊn vµ c¸c nhµ thÇu kh¸c thùc hiÖn cã thÓ ph¶i ®­îc x¸c nhËn hoÆc ®iÒu chØnh sau c¸c cuéc ®µm ph¸n. Ngoµi c¸c chi phÝ trùc tiÕp, ph¶i ­íc tÝnh c¶ c¸c chi phÝ qu¶n lý, c¸c kho¶n dù phßng vµ c¸c chi phÝ tµi chÝnh kh¸c. KÕt qu¶ cuèi cïng cÇn ph¶n ¸nh mét ­íc tÝnh kh¸ gÇn víi thùc tÕ nh»m tr¸nh nh÷ng r¾c rèi sau nµy vÒ mÆt tµi chÝnh do chi kh«ng hÕt hay béi chi. Chi kh«ng hÕt sÏ g©y l·ng phÝ xÐt vÒ sè vèn ®· ®­îc cam kÕt mµ kh«ng ®­îc sö dông, trong khi chi v­ît ng©n s¸ch dÔ dÉn ®Õn sù chËm trÔ cho dù ¸n nÕu khã t×m ®­îc ng©n s¸ch bæ sung. 39. Phª duyÖt ng©n s¸ch ch­a ph¶i lµ b­íc cuèi cïng cña chu tr×nh dù th¶o ng©n s¸ch mµ tíi giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n, cÇn duyÖt l¹i ®Ó xem ng©n s¸ch cã cßn ý nghÜa s¸t víi thùc tÕ hay kh«ng. Lu«n nhí r»ng ng©n s¸ch chØ ®­îc x©y dùng tõ c¸c ­íc tÝnh chi phÝ dù ¸n vµo thêi ®iÓm b¾t ®Çu giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch vµ cã thÓ kh«ng cßn chÝnh x¸c do nh÷ng biÕn ®æi khi chuyÓn sang giai ®o¹n thùc hiÖn. Th­êng th­êng sau khi ký kÕt hîp ®ång hay sau khi thay ®æi mét sè h¹ng môc trong dù ¸n hoÆc c¸c phÇn c«ng viÖc cña dù ¸n ë giai ®o¹n thùc hiÖn sÏ xuÊt hiÖn thªm c¸c th«ng tin bæ sung hay th«ng tin ®­îc cËp nhËt. Bëi vËy nªn kÞp thêi tiÕn hµnh ®iÒu chØnh ng©n s¸ch. Mét ng©n s¸ch cËp nhËt ®ãng vai trß v« cïng quan träng ®Ó dù tÝnh chi phÝ hoµn thµnh tõng phÇn viÖc trong dù ¸n. Gi¸m ®èc dù ¸n lu«n ph¶i dù ®o¸n t­¬ng ®èi chÝnh x¸c nhu cÇu ng©n s¸ch cho c¸c ho¹t ®éng ®Ó cÊp kinh phÝ ®ñ vµ ®óng thêi gian, vµ nh­ vËy sÏ gióp cho c«ng viÖc khái bÞ t¹m dõng. 40. Ngoµi c¸c kho¶n chi phÝ trùc tiÕp cña dù ¸n cßn ph¸t sinh c¸c chi phÝ gi¸n tiÕp, nh­ chi phÝ hµnh chÝnh vµ chi phÝ qu¶n lý cè ®Þnh. Ph¶i tÝnh to¸n ®Çy ®ñ nh÷ng chi phÝ nµy vµo ng©n s¸ch dù ¸n vµ ph¶i kiÓm so¸t chóng s¸t sao nh»m tr¸nh tr­êng hîp chi phÝ gi¸n tiÕp trë nªn qu¸ cao so víi chi phÝ trùc tiÕp cña dù ¸n. §ång thêi, cÇn dù 11
  19. trï ng©n s¸ch cho c¸c kho¶n dù phßng, nh÷ng môc cã kh¶ n¨ng lµm t¨ng chi phÝ cña dù ¸n. 41. Trong viÖc tÝnh to¸n cÊp kinh phÝ cho thùc hiÖn dù ¸n, bªn vay vèn th­êng kh«ng tÝnh tÊt c¶ kho¶n tiÒn cÇn thiÕt cho toµn bé dù ¸n vµo ng©n s¸ch mét n¨m, trong khi ®ã viÖc ph©n bæ ®­îc tÝnh trªn c¬ së tõng n¨m, dùa vµo dù to¸n chi tiªu cña n¨m ®ã. V× vËy Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn cung cÊp cho ng­êi dù th¶o ng©n s¸ch nh÷ng con sè ­íc tÝnh kinh phÝ cÇn thiÕt ®Ó ®­a vµo ng©n s¸ch hµng n¨m cña chÝnh phñ. Mét khã kh¨n cã thÓ gÆp ph¶i lµ h¹n chÕ vÒ ng©n s¸ch - kh«ng ®ñ tiÒn ®Ó ph©n bæ cho dù ¸n. ThËm chÝ cã tr­êng hîp ®· ®­îc ph©n bæ nh­ng viÖc cÊp ph¸t thùc tÕ vÉn bÞ chËm trÔ hay kh«ng ®­îc thùc hiÖn do kho b¹c nhµ n­íc kh«ng cã tiÒn. 42. ViÖc dù ®o¸n chi tiªu ®­îc dùa trªn lÞch tr×nh thùc hiÖn vµ tõ ®ã cã thÓ tÝnh to¸n c¸c kho¶n chi theo lÞch tr×nh nh­ thanh to¸n cho c¸c nhµ thÇu vµ nhµ cung cÊp, mua ®Êt, vµ l­¬ng cho c¸n bé V¨n phßng dù ¸n. Nh»m gióp cho viÖc kiÓm so¸t tµi chÝnh, nªn chia ng©n s¸ch cña c¶ n¨m thµnh ng©n s¸ch theo th¸ng hoÆc quý - c¸ch nµy cho phÐp Gi¸m ®èc dù ¸n lËp kÕ ho¹ch vµ c©n ®èi luång tiÒn mÆt nh»m tèi ­u ho¸ viÖc sö dông ng©n s¸ch hay ®Ó ®¶m b¶o tÝnh liªn tôc trong viÖc cÊp kinh phÝ. 2. H¹ch to¸n chi phÝ 43. Môc tiªu c¬ b¶n cña h¹ch to¸n chi phÝ lµ cung cÊp cho bªn vay vèn, ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn vµ Gi¸m ®èc dù ¸n th«ng tin tµi chÝnh phôc vô c«ng t¸c gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t chi phÝ cña dù ¸n. §Ó sö dông ®­îc, th«ng tin ph¶i chÝnh x¸c, cËp nhËt vµ cã hµm l­îng th«ng tin cao. §iÒu nµy cã nghÜa lµ cÇn cã hÖ thèng ñy quyÒn chi vµ duyÖt chi tiªu, hÖ thèng ghi chÐp sæ s¸ch kÕ to¸n cïng hÖ thèng ph©n lo¹i, ghi chÐp vµ b¸o c¸o c¸c giao dÞch. Ngoµi ra, c¸c ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång cho vay th­êng quy ®Þnh ®¬n vÞ thùc hiÖn më c¸c tµi kho¶n phï hîp cho dù ¸n vµ hµng n¨m nép b¸o c¸o tµi chÝnh ®· kiÓm to¸n cho Ng©n hµng. Mét t×nh tr¹ng th­êng gÆp lµ c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n kh«ng ®¸p øng ®­îc quy ®Þnh nµy do chËm trÔ trong viÖc chèt sæ s¸ch kÕ to¸n. 44. Mét hÖ thèng h¹ch to¸n chi phÝ dù ¸n hiÖu qu¶ ph¶i tÝnh ®­îc ®Çy ®ñ tÊt c¶ c¸c kho¶n chi tiªu cña dù ¸n, so s¸nh nh÷ng chi tiªu nµy víi c¸c dù trï ban ®Çu, t×m ra nguyªn nh©n g©y chªnh lÖch, x¸c ®Þnh ®­îc sè d­, hç trî c«ng t¸c thanh to¸n vµ ®­a ra bøc tranh râ rµng vÒ t×nh h×nh chi phÝ cña dù ¸n t¹i bÊt kú thêi ®iÓm nµo. 45. Nh×n chung, Gi¸m ®èc dù ¸n chÞu tr¸ch nhiÖm x©y dùng hÖ thèng h¹ch to¸n chi phÝ vµ nép b¶n b¸o c¸o tµi chÝnh ®­îc kiÓm to¸n hµng n¨m cho Ng©n hµng. VÒ ®iÓm nµy, hîp ®ång vay vèn th­êng quy ®Þnh râ vµ Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i ®Æc biÖt cè g¾ng ®Ó hoµn thµnh tr¸ch nhiÖm. NÕu nhãm thùc hiÖn dù ¸n thiÕu kÕ to¸n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn tuyÓn dông ngay mét ng­êi thÝch hîp cho vÞ trÝ nµy. Phô lôc 6 tr×nh bµy c¸c néi dung c¬ b¶n cña hÖ thèng h¹ch to¸n vµ kiÓm to¸n chi phÝ dù ¸n. 3. Thñ tôc gi¶i ng©n kinh phÝ 46. Kinh phÝ ®­îc cÊp ®Òu ®Æn lµ yÕu tè quan träng ®èi víi viÖc thùc hiÖn dù ¸n nhanh chãng. Qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch cho gi¶i ng©n chñ yÕu bao gåm viÖc x©y dùng c¸c thñ tôc x¸c minh tÝnh ®óng ®¾n cña c¸c kho¶n thanh to¸n, c¸c thñ tôc thanh to¸n 12
  20. cho c¸c nhµ thÇu vµ nhµ cung cÊp vµ c¸c thñ tôc yªu cÇu rót vèn vay tõ Ng©n hµng. LÞch tr×nh gi¶i ng©n cho tõng phÇn viÖc chÝnh cña dù ¸n ph¶i ®­îc x©y dùng theo hµng quý vµ ph¶i tiÕn hµnh so s¸nh kÕ ho¹ch víi gi¶i ng©n thùc tÕ theo thêi gian. So s¸nh lÞch tr×nh gi¶i ng©n theo kÕ ho¹ch víi lÞch tr×nh gi¶i ng©n thùc tÕ vµ víi tiÕn ®é x©y dùng lµ nh÷ng chØ tiªu quan träng ®Ó dù b¸o “tæng chi phÝ ®Ó hoµn thµnh dù ¸n” vµ hç trî c¸c ho¹t ®éng kiÓm so¸t chi phÝ. 47. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i n¾m râ c¸c nguån kinh phÝ cho dù ¸n vµ c¸c thùc tiÔn vµ thñ tôc gi¶i ng©n cña mçi tæ chøc tµi trî. Trong quan hÖ víi Ng©n hµng, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn hiÓu c¸c h­íng dÉn gi¶i ng©n kho¶n vay cña Ng©n hµng theo cuèn S¸ch h­íng dÉn vÒ gi¶i ng©n kho¶n vay. F. X©y dùng kÕ ho¹ch kiÓm so¸t dù ¸n 48. Mét kÕ ho¹ch thùc hiÖn ®Çy ®ñ, nh­ ®· th¶o luËn ë phÇn III-C, gåm viÖc x©y dùng lÞch tr×nh dù ¸n tæng thÓ, bé m¸y tæ chøc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm vµ lÞch tr×nh d¹ng s¬ ®å víi tr×nh tù c¸c c«ng viÖc vµ ho¹t ®éng. Mçi ho¹t ®éng trong lÞch tr×nh d¹ng s¬ ®å ®­îc biÓu diÔn víi thêi h¹n vµ ng©n s¸ch ®· tÝnh to¸n th«ng qua c¸c b­íc lËp kÕ ho¹ch c«ng viÖc, ph©n bæ nguån lùc, ­íc tÝnh chi phÝ, lÞch tr×nh sö dông nh©n lùc vµ thiÕt bÞ x©y dùng. Nh­ vËy, mét kÕ ho¹ch thùc hiÖn ®Çy ®ñ sÏ gåm toµn bé c¸c ho¹t ®éng vµ nhiÖm vô kÌm theo chi phÝ vµ lÞch tr×nh cña chóng. Ngoµi ra kÕ ho¹ch ®ã cßn m« t¶ c¸ch thùc hiÖn c¸c yªu cÇu kÜ thuËt cña dù ¸n. ChÝnh v× lÏ ®ã, cÇn lËp ra nh÷ng quy ®Þnh kiÓm so¸t toµn bé c¸c th«ng sè cña dù ¸n nh»m môc tiªu hoµn thµnh dù ¸n ®óng thêi gian vµ trong ph¹m vi ng©n s¸ch ®­îc cÊp, ®ång thêi ®¸p øng tèt chÊt l­îng kÜ thuËt. 1. KiÓm so¸t ng©n s¸ch, chi phÝ vµ lÞch tr×nh 49. Sau khi ng©n s¸ch dù ¸n ®· ®­îc x©y dùng, ph¶i tiÕn hµnh kiÓm so¸t ng©n s¸ch b»ng c¸ch x¸c ®Þnh chÝnh x¸c kinh phÝ cho c¸c néi dung c«ng viÖc kh¸c nhau cña dù ¸n, x¸c ®Þnh ®­îc c¸n bé cña ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý ng©n s¸ch vµ biÕt ®­îc nh÷ng c¬ chÕ vµ thñ tôc ®· ®­îc thiÕt lËp ®Ó nhËn kinh phÝ tõ c¸c nguån quy ®Þnh vµ ®Ó gi¸m s¸t chi tiªu. 50. Mét nhiÖm vô quan träng cña Gi¸m ®èc dù ¸n lµ kiÓm so¸t chi phÝ. KiÓm so¸t chi phÝ thùc chÊt lµ tèi ­u ho¸ chi tiªu so víi khèi l­îng c«ng viÖc hoµn thµnh, hay nãi c¸ch kh¸c lµ lµm sao ®Ó thùc hiÖn ®­îc nhiÒu viÖc nhÊt tõ ng©n s¸ch ®· cho. KiÓm so¸t chi phÝ ®ång nghÜa víi t¨ng hiÖu qu¶ vµ tr¸nh nh÷ng chi tiªu l·ng phÝ vµ kh«ng cÇn thiÕt hay kh«ng ®­îc phÐp. Do ®ã, lËp kÕ ho¹ch kiÓm so¸t chi phÝ cÇn bao gåm viÖc x©y dùng c¸c thñ tôc vÒ ñy quyÒn thùc hiÖn c«ng viÖc; so s¸nh chi tiªu vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng víi ng©n s¸ch dù ¸n; kiÓm so¸t chi tiªu hµnh chÝnh vµ nh©n sù; so s¸nh gi¸ ®Êu thÇu víi ­íc tÝnh cña chñ dù ¸n; gi¸m s¸t “tæng chi phÝ ®Ó hoµn thµnh dù ¸n”; kiÓm so¸t nh÷ng thay ®æi cña dù ¸n; gi¸m s¸t khèi l­îng c«ng viÖc hoµn tÊt ®Ó thanh to¸n cho c¸c nhµ thÇu; ®¶m b¶o thiÕt kÕ vµ c¸c ho¹t ®éng x©y dùng/l¾p ®Æt cã hiÖu qu¶ vÒ chi phÝ vµ tiÕn hµnh ®iÒu chØnh khi chi tiªu thùc tÕ kh«ng ®óng so víi kÕ ho¹ch. 51. LËp kÕ ho¹ch kiÓm so¸t lÞch tr×nh dù ¸n bao gåm viÖc kiÓm so¸t c¸c nguyªn nh©n cã kh¶ n¨ng g©y ra sù chËm trÔ b»ng c¸ch quy ®Þnh râ c¸ch thøc phª chuÈn vµ 13