Xem mẫu

  1. ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGHỀ: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Năm 2020
  2. ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGHỀ: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG THÔNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI Họ tên: Nguyễn Minh Thiện Học vị: Thạc sĩ Đơn vị: Khoa Công nghệ thông tin Email: nguyenminhthien@hotec.edu.vn TRƯỞNG KHOA TỔ TRƯỞNG CHỦ NHIỆM BỘ MÔN ĐỀ TÀI HIỆU TRƯỞNG DUYỆT Năm 2020
  3. TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
  4. LỜI GIỚI THIỆU Trên thế giới, có rất nhiều dự án có chất lượng không như kỳ vọng của khách hàng hoặc không cung cấp các phần mềm trong phạm vi ngân sách và thời gian hoàn thành. Một phân tích cho thấy khoảng một phần ba các dự án có chi phí và thời gian hoàn thành vượt hơn 125%. Tại sao quá nhiều dự án phần mềm thất bại? Mặc dù có rất nhiều lý do, một trong những lý do quan trọng nhất là quản lý dự án không phù hợp. Ví dụ, các lý do chính làm cho dự án chệch ra khỏi tầm kiểm soát là mục tiêu không rõ ràng, lập kế hoạch tồi, công nghệ mới, thiếu một phương pháp quản lý dự án, và không đủ nhân sự. Ít nhất ba trong năm lý do này rõ ràng liên quan đến quản lý dự án. Hai lý do còn lại - không đủ nhân sự và công nghệ mới - có thể được coi như những rủi ro mà để quản lý chúng cũng là một phần của quản lý dự án. Rõ ràng, bằng cách sử dụng các kỹ thuật quản lý dự án có hiệu quả, một người quản lý dự án có thể cải thiện các cơ hội để thành công. Quản lý dự án nói chung hay quản lý dự án công nghệ thông tin nói riêng, là một trong những lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng trong các nhiệm vụ hàng ngày của bất kỳ một nhà quản lý hay một cá nhân có tham vọng trở thành nhà quản lý. Để hiểu rõ và làm chủ được những kiến thức, nội dung xung quanh nhiệm vụ, hoạt đông quản lý dự án, trước tiên ta cần phải trang bị những kiến thức cơ bản nhằm khai thông khái niệm, thuật ngữ về quản lý dự án công nghệ thông tin. Tp.HCM, ngày10 tháng 07 năm 2020 Tham gia biên soạn 1. Nguyễn Minh Thiện KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1
  5. MỤC LỤC TRANG Lời giới thiệu .................................................................................................................. 1 Mục lục ........................................................................................................................... 2 Chương trình mô đun ...................................................................................................... 5 Chương 1: Khởi động dự án ........................................................................................... 6 1.1. Tại sao phải quản lý dự án ....................................................................................... 6 1.2. Phương pháp luận quản lý dự án truyền thống và quản lý dự án thực hành ........... 6 1.3. Quyền lãnh đạo dự án .............................................................................................. 8 1.4. Định nghĩa dự án ..................................................................................................... 9 1.4.1. Xác định mục đích và mục tiêu dự án .................................................................. 9 1.4.2. Phát biểu về công việc ........................................................................................ 10 1.4.3. Công bố dự án ..................................................................................................... 10 1.4.4. Khai trương dự án ............................................................................................... 10 1.4.5. Vai trò và trách nhiệm ........................................................................................ 11 Bài tập ........................................................................................................................... 13 Chương 2: Lập kế hoạch ............................................................................................... 14 2.1. Quản lý phạm vi .................................................................................................... 14 2.1.1. Bản kế hoạch phạm vi dự án .............................................................................. 14 2.1.2. Bản kế hoạch chi tiết phạm vi dự án .................................................................. 17 2.1.3. WBS (Work Breakdown Structure) .................................................................... 21 2.1.4. Các nguyên lý cơ bản tạo WBS .......................................................................... 22 2.2. Quản lý thời gian .................................................................................................. 29 2.2.1. Tầm quan trọng của lập lịch ............................................................................... 29 2.2.2. Quản lý thời gian ................................................................................................ 30 2.2.3. Quy trình quản lý thời gian ................................................................................. 30 2.2.3.1. Xác định các hoạt động ................................................................................... 30 2.2.3.2. Sắp thứ tự các hoạt động ................................................................................. 31 2.2.3.3. Ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động .......................................................... 31 2.2.3.4. Phát triển lịch biểu ........................................................................................... 32 2.2.3.5. Điều khiển lịch biểu ......................................................................................... 32 2.3. Quản lý chi phí ...................................................................................................... 33 2.3.1. Chi phí ................................................................................................................ 33 2.3.2. Quản lý chi phí ................................................................................................... 33 2.3.3. Quy trình quản lý chi phí .................................................................................... 33 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 2
  6. 2.3.3.1. Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên ................................................................ 33 2.3.3.2. Ước lượng chi phí ............................................................................................ 35 2.3.3.3. Dự thảo chi phí ................................................................................................ 38 2.3.3.4. Kiểm soát, điều chỉnh chi phí .......................................................................... 38 2.4. Quản lý chất lượng ................................................................................................ 40 2.4.1. Chất lượng .......................................................................................................... 40 2.4.2. Quy trình quản lý chất lượng .............................................................................. 41 2.4.2.1. Lập kế hoạch chất lượng .................................................................................. 41 2.4.2.2. Đảm bảo chất lượng ......................................................................................... 42 2.4.2.3. Kiểm tra chất lượng ......................................................................................... 43 2.5. Quản lý nguồn nhân lực ......................................................................................... 47 2.5.1. Tầm quan trọng của quản lý nguồn nhân lực ..................................................... 47 2.5.2. Cơ cấu tổ chức nhân sự cho dự án ...................................................................... 48 2.5.3. Vai trò của từng thành viên ................................................................................ 49 2.5.4. Tuyển đội ngũ nhân sự ....................................................................................... 51 2.6. Quản lý rủi ro ......................................................................................................... 52 2.6.1. Khái niệm quản lý rủi ro ..................................................................................... 52 2.6.2. Quy trình quản lý rủi ro ...................................................................................... 52 2.6.2.1. Nhận biết rủi ro ................................................................................................ 53 2.6.2.2. Phân tích rủi ro theo định tính ......................................................................... 55 2.6.2.3. Phân tích định lượng rủi ro .............................................................................. 56 2.6.2.4. Kế hoạch đối phó rủi ro ................................................................................... 56 2.6.2.5. Giám sát và kiểm soát rủi ro ............................................................................ 57 2.6.3. Kỹ thuật để quản lý rủi ro ................................................................................... 58 2.6.4. Phần mềm quản lý rủi ro .................................................................................... 60 Bài tập ........................................................................................................................... 61 Chương 3: Thực hiện và kết thúc dự án ....................................................................... 62 3.1. Điều khiển và kiểm soát dự án .............................................................................. 62 3.1.1. Giám sát dự án .................................................................................................... 64 3.1.1.1. Giám sát từ ban chỉ đạo dự án ......................................................................... 64 3.1.1.2. Giám sát từ các cấp quản lý cao hơn ............................................................... 65 3.1.1.3. Giám sát từ phía khách hàng ........................................................................... 66 3.1.2. Phát hiện và giải quyết các vấn đề ...................................................................... 66 3.1.2.1. Vấn đề lịch biểu ............................................................................................... 66 3.1.2.2. Vấn đề kinh phí ................................................................................................ 68 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 3
  7. 3.1.3. Kiểm soát dự án .................................................................................................. 68 3.1.3.1. Thông qua họp định kỳ và báo cáo .................................................................. 68 3.1.3.2. Thông qua họp kỹ thuật ................................................................................... 70 3.1.3.3. Thông qua họp quản lý .................................................................................... 71 3.1.3.4. Thông qua họp đặc biệt ................................................................................... 71 3.2. Kết thúc dự án ........................................................................................................ 74 3.2.1. Đánh giá tài chính ............................................................................................... 74 3.2.1.1. Xác định chi phí ............................................................................................... 74 3.2.1.2. So sách các phương án .................................................................................... 75 3.2.1.3. Điểm hòa vốn ................................................................................................... 75 3.2.2. Đánh giá hiệu quả dự án ..................................................................................... 76 3.2.2.1. Thu hồi vốn đơn giản ....................................................................................... 76 3.2.2.2. Thu hồi vốn có chiết khấu ............................................................................... 77 3.2.2.3. Đánh giá các chỉ tiêu chất lượng ..................................................................... 77 Bài tập ........................................................................................................................... 78 Mục lục hình ảnh .......................................................................................................... 79 Mục lục bảng ................................................................................................................ 80 Tài liệu tham khảo ........................................................................................................ 81 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 4
  8. CHƯƠNG TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: Quản lý Dự án Công nghệ thông tin Mã mô đun: MĐ3101325 Thời gian thực hiện mô đun: 60 giờ; (Lý thuyết 30 giờ; Thực hành, thảo luận, bài tập: 28 giờ; Kiểm tra 02 giờ) Đơn vị quản lý mô đun: Khoa Công nghệ thông tin I. Vị trí, tính chất của mô đun: - Vị trí: là môn học chuyên ngành, học kỳ 4. - Tính chất: là môn học tích hợp, môn tự chọn. II. Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày được các nội dung cơ bản của việc quản lý một dự án Công nghệ Thông tin có quy mô nhỏ và trung bình. - Về kỹ năng: + Lập được hồ sơ quản lý một dự án Công nghệ Thông tin có quy mô nhỏ và trung bình. + Quản lý được một dự án Công nghệ Thông tin có quy mô nhỏ với yêu cầu quản lý đơn giản. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Tuân thủ các quy tắc phối hợp khi làm việc trong một dự án. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 5
  9. Chương 1: Khởi động dự án CHƯƠNG 1: KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN Giới thiệu: Nội dung bài này trình bày những vấn đề cơ bản về dự án, phân loại dự án theo cáo tiêu chí thông dụng, ý nghĩa thực tiễn của việc quản lý dự án và quy trình cơ bản về quản lý dự án. Mục tiêu: Giới thiệu quản lý dự án. Nội dung chính: 1.1. Tại sao phải quản lý dự án Quản lý dự án là một trong những lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng trong các nhiệm vụ hàng ngày của bất kỳ một nhà quản lý hay một cá nhân có tham vọng trở thành nhà quản lý. Theo quan điểm chung dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải thực hiện theo một phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo ra một sản phẩm mới. Từ đó cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo ra một sản phẩm mới. Tóm lại có thể nói ta phải quản lý dự án vì cần phải quản lý một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động), được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách. Hiểu theo cách khác, quản lý dự án là ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án. Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. 1.2. Phương pháp luận quản lý dự án truyền thống và quản lý dự án thực hành TPM (Total Productive Maintenance - Phương pháp quản lý dự án truyền thống) Phương pháp quản lý dự án truyền thống (TPM) trong cuốn Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án (PMBOK) do Viện Quản lý Dự án (PMI) công bố. Trong khi PMI không đưa ra một tên gọi cụ thể nào cho phương pháp quản lý dự án truyền thống, thì hầu hết các công ty vẫn thường gọi đó là waterfall (thác nước) – mỗi giai đoạn của dự án sẽ được chuyển đến giai đoạn tiếp theo (sau khi đã kết thúc hoàn toàn thành công công việc) giống như dòng chảy của thác nước và chỉ chảy theo một hướng, không thể KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 6
  10. Chương 1: Khởi động dự án quay lui về giai đoạn trước hay nhảy vượt giai đoạn (rõ ràng thì trong một thác nước nước không thể chảy ngược). Phương pháp truyền thống chọn cách tiếp cận một kế hoạch theo định hướng và tập trung vào hoạt động để quản lý dự án. Điều này dẫn đến một loạt các quá trình có đầu vào và đầu ra khác nhau. Người quản lý phải đảm bảo rằng việc bàn giao dự án trung gian đều phải được lập kế hoạch và thực hiện ở các giai đoạn khác nhau của dự án. Đó là một trong nhiều lý do khiến nhiều công ty ào ạt chuyển sang áp dụng phương pháp Agile – bởi với Agile, họ không thể chống lại được sự quyến rũ của kết quả công việc nhanh hơn, chi phí thấp hơn, và sẽ không có biểu đồ Gantt nữa! Trong suốt vòng đời của một dự án, Agile nhấn mạnh việc tạo ra những kết quả hữu hình càng sớm, càng thường xuyên thì càng hiệu quả và chú trọng việc quản lý mối quan hệ, tạo điều kiện tương tác giữa các thành viên trong nhóm quản lý dự án. Điều này có nghĩa là vai trò của một người quản lý dự án Agile hoàn toàn không giống với một người quản lý dự án TPM. - Kế hoạch hóa so với tập trung vào giá trị. Agile/Scrum đưa ra cách tiếp cận hướng tới giá trị trong khi TPM lại hướng tới mục tiêu để lên kế hoạch cho toàn bộ dự án. Điều này không có nghĩa là một dự án Agile/Scrum thì không có kế hoạch. Với Scrum, mỗi phân đoạn đều có một kế hoạch, nhưng các kế hoạch tập trung vào việc ưu tiên các tính năng mang lại giá trị nhất. Điều này hoàn toàn khác với TPM, nơi một kế hoạch hoàn chỉnh được tạo ra trước khi đi vào chi tiết hoạt động và nhiệm vụ cần thiết cho dự án. - Tiên đoán so với Thực nghiệm Quản lý dự án truyền thống sử dụng phương pháp tiên đoán, có nghĩa là ban giám đốc sẽ dự đoán kết quả có thể đạt được dựa trên các giả định, để từ đó xây dựng một kế hoạch “trả trước” và một khi kế hoạch này được thiết lập, yêu cầu thay đổi phải được đánh giá theo từng trường hợp. Việc thiết kế được khuyến cáo là không nên thay đổi sau khi kế hoạch đã được chấp thuận, và việc sản xuất, phát triển không nên bắt đầu cho đến khi thiết kế hoàn tất. Điều này hoàn toàn khác biệt so với Scrum, theo Jeff Sutherland, đồng sáng tạo ra Scrum, ” Thực hiện một phương pháp thực nghiệm dựa trên lý thuyết kiểm soát quá trình”. Đó là cách mọi người ưa thích khi nói về việc các Scrum Master và nhóm nghiên cứu cần thích ứng với kết quả hiện tại và của các sprints trước đó để điều chỉnh các mục tiêu về năng suất và thực hiện thay đổi để tăng tốc độ dự án. Mỗi iteration (phân đoạn lặp) được điều chỉnh dựa trên dữ liệu từ sprint trước đó và phải tập trung làm thế nào để mang lại nhiều giá trị hơn trong sprint tiếp theo. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 7
  11. Chương 1: Khởi động dự án - Cấp trên quản lý so với nhóm tự quản Một trong những vai trò căn bản của một người quản lý dự án truyền thống là phải tích cực tổ chức và sắp xếp sao cho hợp lý đội ngũ của mình, phân công các vai trò và trách nhiệm cho mỗi thành viên trong dự án. Còn một Scrum Master sẽ lùi lại và cho phép nhóm tự tổ chức. Người quản lý dự án phải tạo điều kiện, cung cấp môi trường để nhóm tự giao tiếp và thực hiện công việc. - Quản lý các bên liên quan so với sự gắn bó Trong TPM, việc quản lý các bên liên quan là một phần quan trọng trong công việc của người quản lý. Thông thường, điều này được thực hiện thông qua các báo cáo tình hình công viêc, biểu đồ tiến độ, và báo cáo của người quản lý ở những cuộc họp cập nhật tình hình dự án.Với Scrum thì khách hàng- những chủ sản phẩm được coi là một phần của đội ngũ dự án. Bởi vì các bên liên quan là một phần của nhóm phát triển và là một bên đưa ra tất cả quyết định về việc sử dụng điều kiện phức tạp và báo cáo tiến độ là không cần thiết. - Lập kế hoạch từ dưới lên so với trên xuống Quản lý dự án truyền thống theo hướng lập kế hoạch từ dưới lên, có nghĩa là một dự án được lên kế hoạch ngay từ đầu bằng cách lên chi tiết các công việc của mỗi cá nhân trong Cơ cấu phân chia công việc (Work Breakdown Structure – WBS), từ đó dẫn đến một kế hoạch dự án hoàn chỉnh trước khi bắt đầu dự án. Scrum thì ngược lại, nó theo hướng lập kế hoạch từ trên xuống, nghĩa là một lộ trình được phát triển trong giai đoạn đầu của dự án được xây dựng dần dần thành các phân đoạn release (bản phát hành) và sprint (phân đoạn). 1.3. Quyền lãnh đạo dự án Hình 1.1: Minh họa quyền lãnh đạo dự án KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 8
  12. Chương 1: Khởi động dự án Ban quản lý, điều hành dự án: quản lý các nhóm dự án, điều hành, động viên...Chịu trách nhiệm đối với việc phối hợp, quan hệ bên ngoài, với lãnh đạo cấp trên và tích hợp chung. Mục đích chính là làm sao cho dự án thành công (Kế hoạch, theo dõi, dán tiếp). Nhóm trưởng kỹ thuật: chỉ giám sát các cán bộ kỹ thuật, cán bộ lập trình....về các chi tiết kỹ thuật. Có trách nhiệm (nhưng không nhất thiết phải trực tiếp làm) về các hoạt động kỹ thuật có liên quan như phân tích, thiết kế và các công việc lập trình chính. Mục đích chính là đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Cán bộ kỹ thuật: chịu trách nhiệm trực tiếp về các phần việc kỹ thuật cụ thể. 1.4. Định nghĩa dự án Dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động), được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách. Nội dung cơ bản của các dự án CNTT đều xoay quanh các vấn đề về phần cứng, phần mềm, sự tích hợp giữa phần cứng/ phần mềm và con người. Cụ thể hơn, đó là những công việc liên quan đến chọn mua hoặc/và phân tích, thiết kế, xây dựng và tích hợp hệ thống máy móc, tổ chức thông tin, xây dựng các ứng dụng, đảm bảo trao đổi giữ các hệ thống ... cũng như đào tạo người sử dụng vận hành. Cần xác định rõ rằng bản thân các dự án CNTT chỉ tạo ra các công cụ và dịch vụ kỹ thuật mới để hỗ trợ hiệu quả hơn cho hoạt động của các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý và đông đảo người dùng trong xã hội, chứ không thể thay thế và bao quát hết mọi vấn đề về nghiệp vụ ở mọi nơi, mọi chỗ. Do vậy, để đưa CNTT vào ứng dụng thực sự trong các hoạt động của nhà nước, đòi hỏi các cơ quan phải có các hoạt động khác, được thực hiện đồng bộ, để hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hợp lý hoá các hệ thống thông tin dữ liệu, lựa chọn và động viên nguồn vốn, hợp lý hoá các hệ thống thông tin dữ liệu, lựa chọn và động viên nguồn vốn để phát triển các hoạt động nghiệp vụ của mình. Quản lý dự án là ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án. 1.4.1. Xác định mục đích và mục tiêu dự án Nói một các tổng quát hơn thì Mục đích được định nghĩa là cái đích cuối cùng cần đạt được (dù có thể thay đổi), và Mục tiêu là con đường được chọn, cùng với những chặng phải đi qua để đạt tới Mục đích. Mục tiêu là những bước cần thiết để đạt được mục đích. Dẫu nói thế nào chăng nữa, để đạt được mục đích thì tất cả những hành động nên làm và những con đường cần đi đều trở thành “mục tiêu”. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 9
  13. Chương 1: Khởi động dự án 1.4.2. Phát biểu về công việc Thiết lập bảng mô tả cơ bản về từng công việc sẽ được tiến hành trong dự án. 1.4.3. Công bố dự án Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề - Đối với những người muốn làm sự kiện thì 3 yếu tố: Ý tưởng – Chủ đề – Đối tượng là những yếu tố then chốt có liên quan mật thiết với nhau. - Từ những thông tin mà khách hàng/cấp trên cung cấp như: mục đích của buổi tổ chức, số lượng khách mời, đối tượng tham gia … ta phải lên được những ý tưởng, thiết kế lên một chương trình của buổi khai trương phù hợp, đáp ứng được những yêu cầu mà cấp trên/khách hàng đưa ra, và thu hút sự quan tâm của những người tham dự. Lên kế hoạch - Công việc đầu tiên mà cần phải khi tổ chức event đó chính là nên một bản kế hoạch thật chi tiết, cụ thể nhất. - Từ việc kinh phí đầu tư mà doanh nghiệp bỏ ra, ta có thể căn cứ vào đó mà thiết lập nên những hạng mục, những kế hoạch chi tiêu sao cho phù hợp, chính xác nhất khi tổ chức lễ khai trương. Khi mà ta xây dựng xong một bản kế hoạch thì công việc thực hiện trở nên tiện lợi, nhanh chóng và đơn giản hơn rất nhiều. 1.4.4. Khai trương dự án Lên nội dung cho buổi lễ khai trương - Chắc chắn làm kinh doanh ai cũng sẽ coi trọng hình ảnh của doanh nghiệp, họ luôn cố gắng gây dựng lên những hình ảnh đẹp nhất trong mắt khách hàng. Và đây chính là cơ hội tốt cho họ, sự phát triển của doanh nghiệp sẽ được phụ thuộc rất nhiều vào buổi event khai trương này. Chính vì thế ta cần phải lên một nội dung độc đáo, đặc sắc,và ấn tượng nhất. - Ví dụ như ta có thể đan xen các tiết mục văn nghệ, trình diễn thời trang, hoặc những trò chơi có câu hỏi liên quan đến doanh nghiệp giúp cho khách hàng ghi nhớ tới buổi tổ chức lễ khai trương, khánh thành, tới doanh nghiệp lâu hơn. Các công việc cần chuẩn bị cho buổi khai trương - Làm thủ tục xin phép treo banner quảng cáo tại sở văn hóa và du lịch - Thiết kế banner, in ấn và phát giấy mời KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 10
  14. Chương 1: Khởi động dự án - Thiết kế sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức , các hạng mục trang trí - Lên danh sách số lượng khách mời - Khảo sát địa điểm tổ chức buổi lễ - Tiến hành lễ khai trương Setup trang trí - Trang trí khu vực bên ngoài: treo banner, cờ.. - Khu vực cổng chào - Khu vực tổ chức: thường được lắp đặt nhà bạt, sân khấu, trải thảm.. - Khu vực tiệc - Dọn dẹp vệ sinh Nội dung buổi lễ - Tiếp tân phải là những người chuyên nghiệp xử lý mọi tình huống nhanh nhẹn, đặc biệt ngoại hình phải ưa nhìn mặc đồng phục đón khách và cài hoa đại biểu lên áo cho khách mời - Tổ chức múa lân rồng để mở đầu buổi lễ - Các tiết mục văn nghệ phải hấp dẫn, độc đáo - Thông báo mục đích, ý nghĩa của buổi lễ - Giới thiệu các đại biểu tham gia và lời phát biểu của chủ doanh nghiệp - Tiến hành các nghi thức khai trương khánh thành: cắt băng khánh thành - Tiếp tân tiễn khách ra về, tặng quà (nếu có) Kết thúc việc tổ chức lễ khai trương - Dọn dẹp các thiết bị cũng như vệ sinh khu tổ chức để trả mặt bằng cho doanh nghiệp, địa phương. 1.4.5. Vai trò và trách nhiệm Các dự án CNTT có tầm cỡ khó có thể do một người thực hiện mà xong được. Do vậy vấn đề quản lý dự án một cách nghiêm túc là hết sức cần thiết và không phải là dễ dàng; đặc biệt vai trò phối hợp của những người quản lý ở mức trên trong những dự án như vậy rất quyết định cho sự thành bại của toàn bộ dự án. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 11
  15. Chương 1: Khởi động dự án Đặc biệt đối với các dự án ứng dụng CNTT, vai trò của những cán bộ nghiệp vụ trong việc xác định yêu cầu, phân tích quy trình, thông tin... tại chính đơn vị của mình là rất quan trọng. Ta thấy, nhìn chung có thể phân các đối tượng trên ra làm ba mức chính. Đó là - Những nơi quản lý dự án (gián tiếp) ở mức cao: Đó là BCĐ CNTT (của quốc gia và/hoặc bộ ngành, địa phương), Bộ (Sở) Tài chính, Bộ (Sở) Kế hoạch và Đầu tư. Thực chất đó là những nơi quản lý dự án, nhưng ở mức cao hơn, có thính chất tổng hợp hơn, vì dự án cụ thể chỉ là một trong những dự án nằm trong một chương trình chung nào đó. Để phân biệt, đôi khi có thể gọi đó là những nơi quản lý chương trình. - Những người trực tiếp có trách nhiệm đối với dự án: Đó là những đối tượng được mô tả bên trong của vòng tròn lớn. Những người này đóng vai trò quan trọng nhất trong việc quản lý dự án và thực hiện dự án. Về tổ chưc quản lý, ta thấy có thể phân biệt và phải biết rõ chức năng của từng người dưới đây:  Giám đốc dự án: tổ chức, phối hợp, đối ngoại  Giám đốc điều hành: trực tiếp điều hành, tích hợp  Nhóm trưởng kỹ thuật: chịu trách nhiệm từng phần kỹ thuật  Nhân viên kỹ thuật trong mỗi nhóm: thực hiện công việc kỹ thuật cụ thể. Thực chất, họ đều là những người quản lý dự án, nhưng ở những mức độ chi tiết khác nhau mà thôi. Mức quản lý cuối cùng là các nhóm trưởng phụ trách từng phần công việc kỹ thuật. Có thể coi đó là “giao diện” giữa việc quản lý và thực hiện dự án - tức là với các nhóm kỹ thuật, những người trực tiếp xây dựng và phát triển hệ thống. Cần lưu ý nếu những người này nằm trong sự quản lý trực tiếp của đơn vị hiện tại thì việc tham gia vào dự án ít nhiều như là một trách nhiệm mà cơ quan giao cho. - Các đối tác bên ngoài:  Ví dụ như những hợp đồng chuyên gia bên ngoài, các nhà cung cấp thiết bị...Những người này có thể cũng sẽ có vai trò nhất định đối với việc thực hiện dự án, thậm chí tham gia vào việc điều hành kỹ thuật...vào chức năng nào đó của nhóm ở bên trong vòng tròn, nhưng họ làm việc theo cơ chế hợp đồng thoả thuận giữa hai bên. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 12
  16. Chương 1: Khởi động dự án Ban Ch ỉ đạo VP BC Đ Chủ (Giám đốc) d ự án Tài chính Nhà h ợp đồng Điều hành (v ề kỹ thuật) Trưởng Trưở ng Trưởng Nhà cung c ấp nhóm 1 nhóm 2 nhóm 3 Các nhóm phát tri ển Kế hoạch và Đầu tư Hình 1.2: Những người có trách nhiệm với dự án Bài tập Bạn là giám đốc dự án cho một dự án lớn đã tiến hành một vài lần. Bạn vừa hoàn tất giai đoạn thiết kế giao diện người dùng của dự án và đang tiến hành công việc trong giai đoạn triển khai. Tại thời điểm này, hãy liệt kê ba thay đổi có thể xẩy ra mà không có rủi ro tiến hành lại công việc toàn bộ dự án. Và giải thích tại sao. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 13
  17. Chương 2: Lập kế hoạch CHƯƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH Giới thiệu: Nội dung bài này trình bày những vấn đề cơ bản về quản lý phạm vi và thời gian. Nội dung tập trung chính vào tạo tôn chỉ dự án, lập bảng kê công việc và Work Breakdown Structure (WBS), tầm quan trọng của quản lý thời gian và quy trình quản lý thời gian. Bên cạnh đó cũng đề cập những vấn đề cơ bản về chi phí, quản lý chi phí, quy trình quản lý chi phí, các kỹ thuật ước lượng và lập dự toán chi phí, chất lượng và quản lý chất lượng, quy trình giám sát và kiểm soát chất lượng, nguồn nhân lực, tầm quan trọng của nguồn nhân lực, quy trình tuyển dụng nhân sự, cách quản lý nguồn nhân lực, những rủi ro cơ bản trong quản lý dự án và quy trình quản lý rủi ro. Mục tiêu: Lập kế hoạch để quản lý các vấn đề phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn nhân lực và rủi ro. Nội dung chính: 2.1. Quản lý phạm vi Phạm vi (scope) là một danh sách tất cả những gì dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều mà dự án không phải làm). Dự án phải có một phạm vi được viết ra rõ ràng, nếu không, dự án sẽ không bao giờ kết thúc. Quản lý phạm vi: Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án Các kết quả chuyển giao (deliverables) là những sản phẩm của dự án sẽ chuyển giao: như phần cứng, phần mềm, bảo hành, tài liệu, đào tạo và phương thức chuyển giao. Nhóm dự án và các bên liên quan (stakeholders) phải cùng hiểu những sản phẩm nào được tạo ra như là kết quả của dự án và chúng được tạo ra như thế nào. 2.1.1. Bản kế hoạch phạm vi dự án Quy trình quản lý phạm vi - Khởi thảo: bắt đầu một dự án hoặc chuyển tiếp sang giai đoạn tiếp theo. - Lập kế hoạch phạm vi: phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về dự án trong tương lai. - Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian của dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 14
  18. Chương 2: Lập kế hoạch - Kiểm tra phạm vi: hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi của dự án. - Điều khiển thay đổi phạm vi: điểu khiển những thay đổi của phạm vi dự án. Lập kế hoạch Thảo quy định phạm vi dự án. Tập hợp thông tin phù hợp cho kết luận tuân theo các nguyên tắc sau: - Đảm bảo rằng loại dự án và quy mô dự án được xác định rõ: - Xem xét việc sử dụng kế hoạch dự án tích hợp cho dự án thêm / chuyển / thay đổi và các dự án vi mô - Chuẩn bị cho quy định phạm vi phức tạp hơn và lớn hơn cho cả dự án vĩ mô. - Đảm bảo rằng các phần có thể chuyển giao và ranh giới d án được xác định rõ: - Tài liệu có xác định rõ cái sẽ được hoàn thành và không được hoàn thành như một phần của dự án hay không? - Các yêu cầu bắt buộc và không bắt buộc có xác định rõ hay không? Các tiêu chí chấp thuận cho các kết quả chuyển giao đã được phác thảo chưa? - Tài liệu có xác định rõ mỗi phần có thể chuyển giao nào sẽ bằng ngôn ngữ không biệt ngữ hay không? - Bạn có biết khi nào dự án hoàn tất không? - Tính đến ngày tháng bắt đầu và ngày tháng hoàn tất theo mục tiêu trong đó có thời đoạn tương đối với ngày tháng bắt đầu theo lý thuyết và / hoặc ngày tháng bắt đầu / kết thúc. - Tính đến hậu quả của những ngày tháng bị trễ hạn theo toàn bộ dự án cũng như các mốc quan trọng cụ thể. - Đảm bảo rằng trách nhiệm được xác lập rõ: - Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án. - Cân nhắc việc sử dụng ma trận trách nhiệm. - Mọi người có hiểu chuỗi yêu cầu cho dự án hay không? - Có một số quy định hay chuẩn của ngành ảnh hưởng tới các phần có thể chuyển giao hay không? Giao cho ai đó nghiên cứu và chịu trách nhiệm về các phạm vi này. - Đảm bảo rằng tam giác thép được đặt đúng chỗ: - Cái nào là ưu tiên giữa chi phi, lịch trình và chất lượng? - Tính năng, lịch trình hay kinh phí có thể thương lượng lại được để giữ cho dự án theo đúng lịch trình hay đúng kinh phí nếu cần thiết?. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 15
  19. Chương 2: Lập kế hoạch - Bản đồ nguồn lực có ý nghĩa không? Các phần có thể chuyển giao có thể thực hiện được hay không? - Các mốc quan trọng đề ra có ý nghĩa không? - Ước tính chi phí đề ra có ý nghĩa không? - Đảm bảo rằng quy định phạm vi phác thảo rõ rủi ro liên quan tới dự án: - Cẩn thận các rủi ro nghiệp vụ đó như các điều kiện thị trường xấu không trở thành bộ phận của quy định rủi ro cho dự án. - Cân nhắc việc sử dụng ma trận rủi ro để tránh hàng loạt những điều xấu có thể xảy ra. Thảo tôn chỉ dự án Dự án bạn đang thực hiện có đòi hỏi thời gian, nguồn lực hay tiền bạc không? Nếu câu trả lời là có thì khi đó bạn cần xây dựng tôn chỉ dự án Tôn chỉ dự án là một tài liệu dự án cấp phép hay phê chuẩn một dự án. Sự cấp phép này quy định từ một mức quản lý thích hợp trở lên và nên thực hiện tối thiểu ba điều: - Tôn chỉ dự án nên đặt tên dự án và bổ nhiệm giám đốc dự án. - Tôn chỉ dự án nên phác thảo các yêu cầu nghiệp vụ cho dự án. - Tôn chỉ dự án nên mô tả các yêu cầu chức năng sẽ được đưa ra Xây dựng tôn chỉ dự án tuân theo các nguyên tắc sau: - Đảm bảo rằng bên ký kết hay người ký/ cấp phép cho tài liệu quyết định này phải đúng chức năng, có thẩm quyền:  Bên ký kết có thể cho phép bổ nhiệm lại nhân sự có liên quan hay không?  Bên ký kết có thể cho phép giải phóng nguyên vật liệu có liên quan hay không?  Bên ký kết có thể cho phép tiêu dùng tiền bạc cần thiết hay không? - Đảm bảo rằng tôn chỉ dự án rõ ràng:  Tôn chỉ dự án có đặt tên dự án rõ ràng hay không?  Tôn chỉ dự án có chỉ định rõ giám đốc dự án hay không?  Tôn chỉ dự án có chỉ rõ thời gian thực hiện và kinh phí dự án hay không?  Tôn chỉ dự án có phác thảo yêu cầu nghiệp vụ chứng minh cho dự án hay không?  Tôn chỉ dự án có mô tả yêu cầu chức năng sẽ được đưa ra hay không? KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 16
  20. Chương 2: Lập kế hoạch - Đảm bảo rằng tôn chỉ dự án được phân phát hợp lý:  Các đối tượng liên quan dự án có bản sao hay không?  Đội ngũ thành viên dự án có bản sao hay không?  Bộ phận kế toán hay tài chính có bản sao hay không?  Các nhà quản lý nguồn lực liên quan trong dự án có bản sao hay không? 2.1.2. Bản kế hoạch chi tiết phạm vi dự án Bảng kê công việc là tài liệu kiểm soát dự án có thể được sử dụng như một hợp đồng pháp lý, tài liệu phạm vi hay tài liệu kiểm soát nhưng thông thường nên phác thảo một số chi tiết quan trọng: - Công việc được thực hiện. - Ngày tháng, thời gian và địa điểm công việc được thực hiện. - Ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc. - Nguyên vật liệu và kỹ thuật được dùng để thực hiện công việc. - Chi phí thực hiện công việc. - Tiêu chí chấp thuận công việc. Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một hợp đồng pháp lý với một nhà cung cấp đang cung cấp một hay nhiều phần có thể chuyển giao cho dự án. Trong những trường hợp này, bảng kê công việc sẽ tính đến điều kiện thanh toán, thưởng và phạt hiệu quả và các tiêu chí chấp nhận hay từ chối công việc. Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một tài liệu kiểm soát cho các phần có thể chuyển giao của dự án được xây dựng trong các bộ phận khác. Trong các trường hợp này bảng kê công việc có thể rất giống với trình tự công việc giữa các bộ phận. Mục đích đầu tiên của bảng kê công việc trong những trường hợp này là thu mua nguồn lực thông qua các đường chức năng. Một số tổ chức dùng bảng kê công việc như một tài liệu phạm vi cho các dự án thêm/chuyển/ thay đổi và dự án vi mô. Phạm vi dự án chỉ được xác định khi các kết quả chuyển giao đó được ghi rõ một cách cụ thể trong bảng kê công việc. Tất cả các công việc theo yêu cầu không được chi tiết hoá trong bảng kê công việc là do định nghĩa ngoài phạm vi và cũng không được thực hiện hoặc được thực hiện trong một bảng kê công việc sửa đổi. KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 17