Xem mẫu

  1. CH NG 5. CHI PHÍ C A D ÁN M C ÍCH - Hi u ÿ c t m quan tr ng c a vi c qu n lý chi phí d án - Hi u ÿ c các qui trình qu n lý chi phí GI I THI U CHUNG a) T m quan tr ng c a vi c qu n lý chi phí - Nh ng d án v CNTT th ng có h s theo dõi kém hi u qu cho vi c ÿ t ÿ cm c ÿích v giá c . - Chi phí trung bình v t quá d toán ban ÿ u theo nghiên c u t n m 1995 c a CHAOS là 189%; ÿã ÿ c c i thi n 145% trong nghiên c u n m 2001 - M các d án CNTT b hu làm t n trên 81 t ÿô la n m 1995 b) Khái ni m qu n lý chi phí d án - Chi phí là tài nguyên ÿ c ÿem vào s d ng, tiêu hao, k t chuy n giá tr vào s n ph m mong ÿ i. Chi phí c n ÿ c tính toán tr c ÿ ÿ t ÿ c m t m c tiêu rõ ràng hay ÿ trao ÿ i cái gì ÿó. Chi phí th ng ÿ c ÿo b ng ÿ n v ti n t . - Qu n lý chi phí d án bao g m nh ng quy trình yêu c u ÿ m b o cho d án ÿ c hoàn t t trong s cho phép c a ngân sách. c) Qui trình qu n lý chi phí d án Qu n lý Chi phí d án g m nh ng qui trình b o ÿ m cho d án ÿ c hoàn t t trong s cho phép c a ngân sách. Nh ng qui trình này g m: - L p k ho ch cho ngu n tài nguyên: xác ÿ nh ngu n tài nguyên c n thi t và s l ng ÿ th c hi n d án. - cl ng chi phí: c tính chi phí v các ngu n tài nguyên ÿ hoàn t t m t d án. - D toán chi phí: phân b toàn b chi phí c tính vào t ng h ng m c công vi c ÿ thi t l p m t ÿ ng m c (Base line) cho vi c ÿo l ng vi c th c hi n - Ki m soát – i u ch nh chi phí: ÿi u ch nh thay ÿ i Chi phí d án. N I DUNG 1. L P K HO CH V NGU N TÀI NGUYÊN - Nguyên t c cl ng chi phí - Chi phí nguyên v t li u - Chi phí c s v t ch t 81
  2. Trong ch ÿ tr c b n ÿã nghiên c u cách ÿ c l ng th i gian. Tuy nhiên nhi u d án công ngh thông tin ÿ c ÿ nh h ng b i các yêu câu k n ng và chi phí ch không ph i l ch trình. Trong ch ÿ này b n s t p chung vào xây d ng c tính chi phí ÿ kh n ng. L p k ho ch cho ngân sách ph thu c vào b n ch t c a d án và t ch c, sau ÿây là m t s câu h i c n cân nh c: - Các khó kh n nào s g p khi th c hi n các công vi c c th trong d án? - Có ph m vi nh t ÿ nh nào nh h ng ÿ n ngu n tài nguyên? - T ch c ÿã th c hi n nh ng công vi c nào t ng t nh d án? - T ch c ÿó có ÿ ng i, trang thi t b và v t t ÿ th c hi n d án? T ng t ng ràng b n mu n xây d ng thêm m t t ng cho ngôi nhà c a b n. B n ÿã d tính kinh phí 2.000 ÿôla cho d án nh ng b n bi t r ng nhà th u s ÿòi tr g p ÿôi ÿ hoàn t t công vi c. Do ÿó b n t mình làm vi c vào ngày ngh cu i tu n, kéo dài toàn b d án su t mùa hè. Trong vi c l p k ho ch này, b n ÿang ÿ a ra nhi u gi ÿ nh: r ng b n s t b m i k ngh cu i tu n ÿ làm vi c trên t ng, r ng th i ti t s h p tác và r ng b n không mu n m t ÿi l i ích trong d án. Nhi u d án công ngh thông tin s d ng ph ng pháp ch a ÿ y nh ng gi ÿ nh t ng t cho ngu n l c và chi phí. Các gi ÿ nh không hoàn thi n là c s gây ra th m h a cho nhi u d án. a) Nguyên t c cl ng chi phí ánh giá các tài li u yêu c u v i con m t phê bình v nh ng sai l m và b sót: - Các yêu c u nghi p v có rõ ràng và c th không? - Các yêu c u ch c n ng có h tr các yêu c u nghi p v không? - Quan tr ng nh t là các yêu c u k thu t có ÿ c phác th o rõ ràng và ÿ y ÿ không? - m b o r ng b n hi u ÿ y ÿ v m c ÿích c a c tính và ÿang dùng k thu t cl ng ÿúng hay không? - c tính s ÿ c dùng ÿ ÿánh giá ti m l c d án hay qu n lý d án hay không? Không s d ng cl ng trên xu ng n u d án ch a t ng ÿ c th c hi n tr c ÿây. m b o r ng cl ng chính quy c a b n có các thành ph n chính sau: - Danh sách các gi ÿ nh dùng trong xây d ng cl ng. - Ph m vi bi n ÿ ng cho cl ng ÿ ra. - Giai ÿo n th i gian d án có hi u l c. m b o r ng th i h n c tính c a t t c các d án theo ngu n l c ÿ c chuyên gia v n i dung chuyên ngành xét duy t c n th n. Chuyên gia v n i dung chuyên ngành hi u các yêu c u ngu n l c và các k thu t liên quan t i vi c th c hi n ho t ÿ ng th c s : - B n có bi t nh ng nhi m v nào là theo n ng l c không? - B n có bi t k n ng nào c n ÿ th c hi n công vi c không? m b o r ng n l c c n ÿ n ÿ c trình bày b ng các thu t ng c th : - Trình bày c tính b ng ÿ n v ÿo l ng phù h p v i nh ng th ÿã ÿ c theo dõi v ph ng di n l ch s . - ng quên tính c chi phí ngu n l c bên trong quá trình tính toán toàn b n l c. 82
  3. m b o r ng c s v t ch t, nguyên v t li u c n ÿ n ÿ c trình bày b ng các thu t ng , trong ÿó s c mua s ÿ c hi u là: - L p chi phí theo ÿ n giá, ÿ nh m c ho c giá th tr ng theo cách tính trên ÿ n v tính c a nguyên v t li u, c s v t ch t. - L p hoá ÿ n, ch ng t nguyên v t li u cho d án. - m b o r ng yêu c u c s v t ch t, nguyên v t li u ÿ c trình bày b ng thu t ng tài chính. Ví d : Hoàn t t vi c c l ng th i gian cho d án t ÿ ng hoá l c l ng bán hàng quy mô l n. Amy ÿang trong quá trình thông qua các c tính chi phí. c tính ban ÿ u do nhà th u ti m n ng cung c p cho biêt r ng d án s chi phí 1,5 tri u USD. Do không ai trong v n phòng qu n lý d án có b t k kinh nghi m gì v i lo i n l c này nên chuyên gia v n i dung chuyên ngành ÿã ÿ c ÿ a ÿ n ÿ ÿánh giá công vi c liên quan trong d án này. Các con s chi phí do nhà cung c p ÿ a ra d a vào m t s d án ÿã ÿ c hoàn t t và chuyên gia v n i dung chuyên ngành th y các con s là chính xác. Tuy nhiên c tính chi phí c s v t ch t và n l c ÿ c mong ÿ i mà công ty mong mu n ÿóng góp cho d án. Sau khi hoàn t t xét duy t c n th n, Amy ÿã cung c p cho nhà tài tr c a mình c l ng s a l i 4,0 tri u USD. c l ng này tính ÿ n t t c các chi phí k t h p v i n l c, nguyên v t li u, c s v t ch t ÿ c cung c p b i nhà cung c p và công ty c n ÿ hoàn t t d án. b) Chi phí nguyên v t li u Chi phí nguyên v t li u là lo i chi phí dùng ÿ chi t t c các thành ph n, b ph n và ngu n cung c p ho c ÿ c dùng trong các d án ho c tr thành b ph n c a các ph n có th chuy n giao. Các công c ÿ c dùng ÿ th c hi n công vi c không ph i là nguyên v t li u n u chúng không tr thành b ph n c a các ph n có th chuy n giao. Ví d : Các máy tính ÿ bàn, máy d ch v , máy ch truy c p và s i cáp quang s là nguyên v t li u dùng trong các d án nâng c p m ng. Mã b n quy n và ph n m m có th là nguyên v t li u trong nhi u d án công ngh thông tin. Tuy nhiên quan tr ng là ph i nh r ng mã b n quy n cho ph n m m dùng ÿ th c hi n công vi c không ÿ c xem là nguyên v t li u tr khi chúng ÿ c chuy n giao t i th i ÿi m hoàn t t d án. c) Chi phí c s v t ch t Chi phí c s v t ch t là lo i chi phí dùng ÿ ch các công c , thi t b v t ch t hay c s h t ng dùng trong su t d án không tr thành b ph n c a các ph n có th chuy n giao. Trong nhi u t ch c, m c này ÿ n thu n ÿ c xem nh t ng chi phí hay chi phí c ÿ nh. Ví d : i d án ÿang ti n hành phát tri n ng d ng th ng m i m i c n có không gian, bàn làm vi c, máy tính ÿ bàn, máy d ch v , m ng LAN/WAN và ngu n ÿi n c n ÿ ch y m i th . Các công c phát tri n ph n m m dùng ÿ t o ra môi tr ng ch y các d ch v dùng ÿ kiêmt tra c ng s ÿ c xem nh ph n chi phí c s v t ch t. 2. C TÍNH CHI PHÍ 83
  4. - cl ng chính quy - c tính s d ng k t qu chào th u - Thông tin l ch s hay c s d li u d án - cl ng theo giai ÿo n - cl ng theo tham s - cl ng d i lên - cl ng trên xu ng - tin c y trong cl ng Nghiên c u trong ngành ch ra r ng ph n l n các d án công ngh thông tin theo ngu n l c h n là theo l ch trình. i u ÿó có ngh a gì v i b n? Nó th ng có ngh a là khi ÿ y m nh thì chi phí d án quan tr ng h n vi c d án m t bao lâu. Hãy n m l y th i gian và ÿ m b o r ng b n ÿ a ra c l ng th i gian chính xác. u ra quan tr ng c a qu n lý chi phí d án là c tính chi phí. Có nhi u lo i ph ng pháp c tính chi phí và theo ÿó có nh ng công c k thu t giúp tính toán. i u quan tr ng là phát tri n m t k ho ch qu n lý chi phí trong ÿó mô t s dao ÿ ng chi phí s ÿ c qu n lý trong d án ra sao. Tuy nhiên, m t giám ÿ c d án k c u m t l n ÿã nói ÿùa: “S khác nhau gi a c tính và c ÿoán tuy t ÿ i là gì?”. c tính th ng ÿ c s d ng khi ch a xác ÿ nh rõ yêu c u v ÿ i t ng, môi tr ng và ch t l ng nên quá trình c tính ÿ c th c hi n các giai ÿo n ÿ u c a d án – thu t ng chuyên ngành tài chính g i là “ti n ki m”, c s ÿ a ra con s g n ÿúng. Li t kê các ph ng pháp cl ng: - cl ng chính quy - c tính s d ng k t qu chào th u - Thông tin l ch s hay c s d li u d án - cl ng theo giai ÿo n - cl ng theo tham s - cl ng d i lên - cl ng trên xu ng a. cl ng chính quy c l ng chính quy ÿ c dùng ÿ ch c l ng g n ÿúng. Trên th c t chúng th ng t t h n chút so v i m t c ÿoán không rõ ràng. Ph ng pháp không ÿ c chu n b tr c này t o ra k v ng r ng m t ÿi u gì ÿó có th ÿ c th c hi n v i m t lo t ngu n l c c th và trong m t l ng th i gian ÿã ÿ nh. c l ng chính quy và không chính quy là các công c ta dùng ÿ d ÿoán th i gian và ngu n l c c n thi t ÿ th c hi n m t d án c th . c l ng chính quy d a trên s phân tích. Trong m t th gi i lý t ng, phân tích này s ÿ c ti n hành theo chi u sâu. Ít nh t là m t phân tích m ÿ u ph i ÿ c ti n hành. M t c l ng g m có 3 thành ph n chính: - Danh sách các gi ÿ nh ÿ c s d ng trong vi c xây d ng cl ng (Ví d nh các chi phí ÿ u vào v lao ÿ ng và nguyên v t li u). - Ph m vi bi n ÿ ng cho cl ng ÿ c ÿ a ra (Ví d +/- 50%). 84
  5. - Kho ng th i gian cl ng có hi u l c (Ví d nh cl ng này có hi u l c trong vòng 60 ngày). Ng c l i, cl ng không chính quy là c ÿoán d a trên s suy ÿoán, ph ng ÿoán và b n n ng. b. c tính s d ng k t qu chào th u c tính là m t tài li u d án dùng ÿ d ÿoán bao nhiêu th i gian và t ng s ngu n l c mà d án c n ÿ n. Chào th u là m t tài li u th ng m i ghi rõ th i gian và ti n b c c n ÿ hoàn t t công vi c d án trong ÿó có lãi ròng cho d án. Chào th u có th k t h p ch t ch các c tính t các m t s nhà th u ph . c gi d ki n ÿ a ra s khác bi t quan tr ng gi a chào th u và c tính. Chào th u h u nh ÿ nh h ng v khách hàng và nhà tài tr và có s t ng giá ÿ ng th i trong ÿó có tính ÿ n lãi ròng cho d án, trong khi ÿó c tính th ng ÿ c dùng bên trong ho c gi a các nhà th u ph v i m c ÿích th hi n chi phí th c. Nh m t quy t c chung, các giám ÿ c d án công ngh thông tin không xây d ng chào th u phê chu n mà pháp lu t v ÿ u th u hi n hành quy ÿ nh b i vì các nhà tài tr không tr b t k lãi ròng hay t ng giá nào cho vi c s d ng các ngu n l c bên trong. Tuy nhiên nhi u b ph n công ngh thông tin ho t ÿ ng trong h th ng khách hàng t ch i thanh toán, nh ng h không cho phép t ng giá d ch v c a mình. K t qu là tài li u h cung c p cho khách hàng c a mình có ch c n ng gi ng nh chào th u nh ng ch th hi n nh ng chi phí mà h cho phép s a l i. Nhi u khi các tài li u này là trình t công vi c gi a các b ph n thay vì các c tính và chào th u. c. Thông tin l ch s hay c s d li u d án N u m t d án ÿã ÿ c th c hi n tr c ÿây thì giám ÿ c d án có th thu ÿ c nhi u ki n th c v tài li u và d li u liên quan t i d án. Rõ ràng là m c ÿ thông tin có th dùng tr c ti p s ph thu c vào ÿi m t ng ÿ ng c a hai d án ÿang ÿ c gi i quy t. Thông tin l ch s là các d li u hay tài li u có th t n t i t d án tr ct ng t nh d án hi n t i. V lý t ng thì thông tin này bao g m các m c sau: - Báo cáo s c . - Yêu c u k thu t, ch c n ng và nghi p v . - c tính l ch trình và chi phí chi ti t. - Kinh phí d án. - C u trúc chi ti t công vi c. - Chi phí th c và d li u hi u su t theo l ch trình, t t nh t là m c gói công vi c. - Bài h c thu ÿ c. Thông tin t ng t là d li u t tình hu ng khác r t gi ng nh ng không y h t nh các tình tr ng tr c m t. N u tình hu ng gi ng h t thì khi ÿó thông tin ÿ c xem nh là mang tính l ch s . Thông tin t ng t xu t phát t thành ph n c a các d án khác t ng t nh các thành ph n c a d án m i. Thông tin t ng t c ng có th xu t phát t kinh nghi m ÿi u hành. d. cl ng theo giai ÿo n c l ng các d án công ngh thông tin th ng ÿ a ra m t ngh ch lý. Các s li u th ng kê c a ngành ch ra r ng m t d án công ngh thông tin b t k v i h n 6 tri u ÿôla có kho ng 10% c h i hoàn t t ÿúng th i ÿi m và ÿúng kinh phí. (Gartner 2000, 107) Ph n ng c a qu n lý cao 85
  6. c p ÿ i v i tình hu ng này là yêu c u gi i trình trách nhi m l n h n và các ch d ÿ c ÿ a ra cho c tính c ng r n càng s m càng t t trong quy trình c a d án. Th c t thì ph ng pháp có v h p lý này l i làm cho m i th x u ÿi nhi u. Hãy nh r ng ph n l n các d án công ngh thông tin ch a t ng ÿ c th c hi n tr c ÿây. D ÿoán nh ng l ng ch a xác ÿ nh v i s ch c ch n tuy t ÿ i là ÿi u không th th m chí ÿ i v i nh ng ng i c l ng có kinh nghi m. Xác ÿ nh giai ÿo n là ph ng pháp tách các nhóm ho t ÿ ng c a d án thành hàng lo t các giai ÿo n liên ti p. ánh giá hi u qu và các ph n có th chuy n giao c a d án di n ra cu i m i giai ÿo n tr c khi d án chuy n sang giai ÿo n ti p theo. ôi khi các ÿánh giá này ch các c ng c a giai ÿo n, c ng c a ch ng ÿ ng hay các ÿi m ch t. Ph ng pháp này ÿ c s d ng ÿ u tiên khi không th t ch c ch n v nh ng th th c s liên quan ÿ n d án hay th c hi n vòng ÿ i s n ph m và tách thành các vòng ÿ i d án nh h n. ây c ng ÿ c g i là xây d ng c ng c a giai ÿo n. Ph ng pháp này ÿ c s d ng khi các nhánh có ÿi u ki n ÿ c bi t tr c. Nói cách khác, khi ph n ÿ u tiên c a v n ÿ ÿ c gi i quy t tr c khi các quy t ÿ nh ÿ c ÿ a ra xem các b c nào c n thi t sau ÿó. c l ng theo giai ÿo n là m t k thu t trong ÿó c tính chi phí và l ch trình ÿ c xây d ng riêng cho t ng giai ÿo n c a d án. Ph ng pháp này ÿ c s d ng ÿ u tiên khi không th t ch c ch n v nh ng th th c s liên quan ÿ n d án. H n n a xây d ng m t c tính l n h u nh ch là công vi c d ÿoán, d án ÿ c chia thành các ph n và c tính m i ÿ c xây d ng cho t ng ph n c a d án. Xác l p c ng c a giai ÿo n: Không có nguyên t c b t di b t d ch nào v v trí c ng c a giai ÿo n ÿ c xác l p trong d án nh ng các ph n có th chuy n giao và các quy t ÿ nh c n thi t ph i ÿ c phác th o rõ ràng cho t ng giai ÿo n. u ÿi m c a ph ng pháp này là d án ÿ c ki m soát b i các quy t ÿ nh gia t ng d a vào thông tin h n là m t quy t ÿ nh l n d a vào s suy ÿoán và ph ng ÿoán. Nh c ÿi m c a ph ng pháp này là nó có th t o d u v t v i qu n lý mà ÿ i d án th ng ph i quay tr l i và c n nhi u ti n b c h n. Hình 5-1. C ng c a giai ÿo n 86
  7. e. cl ng theo tham s c l ng theo tham s là k thu t u tiên cho các d án công ngh thông tin ch a t ng ÿ c th c hi n tr c ÿây và các d án công ngh thông tin không có d li u l ch s . Còn các d án công ngh thông tin t ng t nh các d án khác ho c là s k t h p c a các d án khác nhau không có d li u l ch s ÿúng m c ÿ nhi m v thì sao? Khi các tình hu ng chính xác có th không ph i ÿ i m t thì m t c tính ÿúng v n có th ÿ c xây d ng s d ng k thu t c l ng theo tham s . c l ng theo tham s l y ki n th c thu ÿ c t các d án t ng t nh ng không chính xác, ÿ ng th i s d ng các tham s nh chi phí trên ÿ n v ÿ c tính thông tin l ch trình và chi phí. c l ng theo tham s có th s d ng cho các d án l n b ng cách phân chia chúng thành các ÿ n v công vi c nh và ÿ a vào m t mô hình toán h c. Ph ng pháp c l ng này có hi u qu nh t khi d li u l ch s ÿúng có s n m c ÿ nhi m v th m chí n u s s p x p th t và s k t h p c th các nhi m v ch a t ng ÿ c n l c tr c ÿây. c l ng theo giai ÿo n ÿòi h i b n ph i có 3 ngu n vào then ch t: - Thông tin l ch s b ng ÿ n v công vi c ÿ c s d ng làm c s tính toán. - T p h p các ÿ c tính, yêu c u và k ho ch chi ti t. - Mô hình toán h c ÿ c xây d ng c n th n ÿ c g i là công th c theo tham s trình bày m i quan h công vi c liên quan. M t s t ch c s d ng c l ng theo tham s các m c ÿ c u trúc chi ti t công vi c th p h n, ÿó h có nhi u d li u chính xác và chi ti t h n và sau ÿó k t h p k t qu vào các m u ÿã ÿ c xây d ng tr c h p l i thành c l ng chi ti t có ÿ chính xác cao. Các ph ng pháp cl ng theo tham s ph biên hi n nay là: - Ph ng pháp COCOMO d a trên KLOC (Kilo Line Of Codes) - Ph ng pháp ÿi m ch c n ng – Function Point - Ph ng pháp ÿi m tr ng h p s d ng – UseCase Point - Ph ng pháp COSMIC FFP: Full Function Point - Ngoài ra, trên th gi i hi n s d ng nhi u ph ng pháp khác nh ÿi m ÿ i t ng, ÿi m ÿ c tính (Feature Point) … 87
  8. Hình 5-2. cl ng theo tham s f. cl ng d i lên c l ng d i lên là m t k thu t c l ng m t nhi u th i gian nh ng c c k chính xác. c l ng d i lên c tính chi phí và l ch trình m c ÿ gói công vi c c a c u trúc chi ti t công vi c và sau ÿó t ng h p các con s này ÿ tính t ng s cho d án. c l ng d i lên là k thu t chính xác nh t có giá tr ÿ i v i giám ÿ c d án công ngh thông tin. c tính cho d án theo ngh a ÿen là t ng c a các ph n, do v y n u c tính gói công vi c không hoàn thi n thì c tính d án c ng nh v y. Ph ng pháp này c n m t c u trúc chi ti t công vi c và d a vào m t s gi ÿ nh: - Kh n ng. Ng i ÿang c tính chi phí và l ch trình cho các gói công vi c ph i bi t công vi c th c s ÿ c ti n hành nh th nào. - Tính chính tr c. N u ng i ÿang th c hi n công vi c tham gia vào c tính thì h không th ÿánh giá quá cao ho c quá th p v th i gian c n ÿ hoàn thành công vi c. - chính xác. T ng t ng xem ÿi u gì s x y ra ÿ i v i các con s chi phí và l ch trình c a b n n u ai ÿó liên quan ÿ n quy trình t ng h p thêm m t chút “yêu t gian l n” vào c tính t ng giai ÿo n. 88
  9. Hình 5-3. cl ng d i lên g. cl ng trên xu ng c l ng trên xu ng là m t k thu t b t ÿ u b ng m t c tính cho toàn b d án và sau ÿó chia ra thành t l ph n tr m trong t ng s ÿ i v i m i giai ÿo n hay lo i công vi c d án. i u này ÿ c th c hi n d a vào công th c thu ÿ c t các d li u l ch s do các d án t ng t cung c p. Ph ng pháp này c n m t c u trúc chi ti t công vi c và d a vào m t s gi ÿ nh r t nguy hi m.: - Tính t ng t c a d án. Công th c phân chia các ngu n l c d a vào các d li u l ch s c a m t lo i d án c th . N u d án ÿang ÿ c c tính khác nhau v c b n so v i d án dùng ÿ xây d ng công th c thì công th c s không chính xác. - chính xác c a toàn b c tính. Do k thu t trên xu ng phân chia c tính cho toàn b d án thành các giai ÿo n khác nhau nên ÿ chính xác c a toàn b c tính mang tính ch t quy t ÿ nh. Do cl ng trên xu ng c n có thông tin l ch s nên không th th c hi n cl ng trên xu ng cho m t d án ch a t ng ÿ c th c hi n tr c ÿây. Có ba c s l p lu n gi i thích lý do t i sao nhi u cl ng trên xu ng cho các d án công ngh thông tin có xu h ng th t b i: - S hi u bi t rõ ràng c a qu n lý v quy trình trên xu ng bi n nó tr thành m t k thu t ph bi n nh t dùng trong c l ng và d toán các d án công ngh thông tin. - Ph n l n các d án công ngh thông tin ch a t ng ÿ c th c hi n tr c ÿây. - c l ng trên xu ng c n có m t c u trúc chi ti t công vi c và các d li u l ch s , do ÿó không th dùng cho d án ch a t ng ÿ c th c hi n tr c ÿây. Vì v y k thu t cl ng trên xu ng ít khi ÿ c s d ng trong các d án công ngh thông tin. 89
  10. Hình 5-4. cl ng trên xu ng h. tin c y trong cl ng c tính là s d ÿoán có hi u bi t v k t qu c a m t tình hu ng c th . Trong n l c hàng ngày ÿ c tính các d án công ngh thông tin, chúng ta s không bao gi g p thông tin hoàn ch nh, chính vì v y chúng ta ph i hi u cách phân lo i c tính c a mình. Chúng ta càng có nhi u thông tin v m t tình hu ng c th thì chúng ta s có càng nhi u ÿ tin c y trong d ÿoán k t qu . tin c y là m c ÿ chúng ta tin r ng c tính c a chúng ta là chính xác. Hình 5-5. Mô t m c ÿ tin c y t ng theo c p b c 90
  11. Phân lo i ÿ tin c y c l ng chi ti t và th b c là hai lo i v s chính xác có th dùng ÿ phân lo i ÿ tin c y trong các d ÿoán ÿ c ÿ a ra. c l ng th b c th ng ÿ c làm s m trong d án. Nó ÿ c xây d ng ngoài l i ích c a d li u chi ti t và th ng d a trên thông tin và phân tích h n ch . c l ng chi ti t là c l ng cu i cùng d a trên thông tin chi ti t v công vi c d án. ây là m t thu t ng xác th c ch ÿ c s d ng khi d ÿoán d a trên cách hi u rõ ràng v m i th liên quan t i vi c hoàn t t d án. ôi khi thu t ng c l ng g n ÿúng và th b c g n ÿúng ÿ c dùng ÿ ch các d ÿoán d a vào b n n ng, gi thuy t hay ph ng ÿoán. Thu t ng c l ng g n ÿúng và ÿ chính xác t lo i tr l n nhau. Ho t ÿ ng ÿ a ra c l ng g n ÿúng thông th ng ch h n m t chút so v i m t c ÿoán c u th d a vào b n n ng, gi thuy t hay ph ng ÿoán và ÿ c tr ng là nó t o ra m t v n ÿ l th ng trong qu n lý k v ng. Ví d Giám ÿ c k thu t ph n m m ÿ ngh xem xét l i các yêu c u k thu t, ch c n ng và nghi p v cho m t ng d ng m i mà b ph n ÿi u hành mu n ÿ c xây d ng. Sau khi m t kho ng m t gi quan sát các yêu c u và so sánh k t qu d ÿ nh cho các d án t ng t , bà ÿ a ra cho giám ÿ c ÿi u hành m t c l ng th b c 200.000ÿôla +/- 20%. Giám ÿ c ÿi u hành ghi chép con s này và trình bày v i nhà tài tr c a mình. Nhà tài tr yêu c u nh ng con s c th h n. D a vào ph n h i t nhà tài tr này, Giám ÿ c k thu t ph n m m ÿã phác th o m t tài li u thi t k và xây d ng m t c u trúc chi ti t công vi c m c ÿ cao ÿ ÿ a ra c l ng chi ti t. c l ng chi ti t có giá tr 225.000ÿôla +/-8%. Tóm l i, ph ng pháp c tính chi phí d án ÿòi h i s chú ý c n th n và có m c ÿ hoài nghi cao, quy trình c tính chi phí c ng ÿang thách th c m t l n n a là do v n ÿ không th nh n th c ÿ y ÿ trong nhi u tr ng h p. i n hình là chi phí khó tính chính xác nh t là chi phí c n cho các ngu n l c k n ng, nh ng nguyên v t li u và c s v t ch t c ng có th là m t ràng bu c chi phí. 3. D TOÁN NGÂN SÁCH CHO CÁC CHI PHÍ (K TOÁN D ÁN) - D toán ngân sách cho các chi phí D toán ngân sách cho các chi phí là m t ho t ÿ ng nghi p v theo dõi t t c các chi phí tr c ti p và gián ti p cho công ty b ng d án. Khi ÿó doanh thu cho d án ÿ c so sánh v i t t c các chi phí tr c ti p và gián ti p ÿ tính toán l i nhu n c a t ng d án. Ho t ÿ ng này r t ph bi n trong ngành xây d ng và ÿôi khi ÿ c xem nh k toán công vi c. Ví d : M t công ty t v n nh chuyên nâng c p m ng LAN cho các hãng v i ít h n 50 máy tính ÿ bàn s d ng k toán ÿ ÿo hi u qu tài chính c a h trong m i d án. Các chi phí tr c ti p nh bán hàng, lao ÿ ng, nguyên v t li u ÿ c theo dõi cho t ng m ng mà h nâng c p. Chi phí gián ti p hay t ng chi phí nh kho ng không gian v n phòng, ÿi n tho i, k toán và qu n lý ÿ c phân ra thành công th c chi phí m i ngày và thêm vào các chi phí c a m i d án. Ph ng pháp này cho phép nhà lãnh ÿ o phân tích xem các chi phí tr c ti p và gián ti p nh h ng t i l i nhu n nghi p v nh th nào? Bài t p 5-1: Xây d ng c tính chi phí. 91
  12. Th i gian: 20 phút M c tiêu: Xây d ng cl ng chính quy t cl ng không chính quy. T p d li u: c tính chi phí.xls K ch b n: B nÿ c b nhi m là giám ÿ c d án nâng c p và thi t k l i m ng Công ty XYZ. Giám ÿ c công ngh thông tin ÿã và ÿang ÿ y d án này t i m t s th i ÿi m và tin t ng r ng d án ch nên th c hi n kho ng 12 tháng và 2 tri u USD. Ông ÿã cung c p cho qu n ký ÿi u hành con s này nh m t c l ng r t không chính quy và nhi m v c a b n là xét duy t c l ng không chính quy ÿó và xây d ng n t c l ng chi phí chính quy h n. Có 180 ÿi m bán l trên 48 bang nh h n và t t c ÿ u c n ÿ c nâng c p. M i ÿ a ÿi m g m m t m ng c c b 10 Base T s nâng c p lên 100 Base T. Quy trình c n ÿ n 3 ngày và 2500 USD cho ph n c ng cho t ng ÿ a ÿi m. C s h t ng b ÿ nh tuy n cho m ng WAN c ng c n ÿ c nâng c p. C u trúc máy ch truy c p và ÿã ÿ c p ÿ n hi en t i cung c p k t n i WAN t i trung tâm ÿi u hành m ng t i St. Louis, Missouri. Ch c ch n r ng nâng c p c s v t ch t này c n t i 45 ngày và do m t nhà cung c p bên ngoài ÿi u ch nh v i chi phí 500.000 USD. Thay th b ÿ nh tuy n s ÿ c hoàn t t b i ÿ i ng nhân viên n i b , m t 2 ngày và 1000USD cho ph n c ng ÿ i v i t ng ÿi m bán l . 4 ng i trong ÿ i ng d án l u loát trong công ngh LAN 10/100 Base T nh ng ch có 2 ng i trong ÿ i ng m ng hi n t i có khr n ng th c hi n c công vi c b ÿ nh tuy n WAN và nâng c p m ng LAN. Chi phí v th i gian xây d ng bên trong trung bình là 300 USD/ngày. Gi s chi phí ÿi l i m t kho ng 500.000 USD. Giao thông ÿ ng b và ÿ ng không chi phí trung bình là 1.500 USD/ÿ a ÿi m. L ng th c và n t m th i chi phí trung bình kho ng 250 USD/ngày. Hi n t i không có l ng phí t ch c ÿào t o theo k ho ch. S d ng s tr giúp c a t p ctínhchiphí.xls Trong các tính toán lo i này. 1.Chi phí nâng c p các ho t ÿ ng m ng LAN cho 180 ÿi m bán l là bao nhiêu? 1.017.000 USD (xem c tính chi phí.xls) 2. Chi phí nâng c p các ho t ÿ ng WAN cho 180 ÿi m bán l là bao nhiêu? 648.000 USD (xem b ng tính) 3. Chi phí nâng c p trung tâm ÿi u hành m ng là bao nhiêu? 500.000 USD 4. T i sao cl ng chi phí 2tri u USD l i gi m g n 200.000 USD? Chi phí ÿi l i ÿ c ÿánh giá th p quá m c, ch cho phép m t chuy n ÿi cho t ng ÿ a ÿi m. 5. Ti n trình ho t ÿ ng nào có th th c hi n ÿ c ÿ ÿ a ra các chi phí c tính chi phí cho d án này g n h n v i c tính không chính quy 2 tri u USDban ÿ u c a giám ÿ c? ào t o 4 k s m ng LAN ho c dùng các nhà th u ÿ a ph ng ÿ gi m chi phí ÿi l i. 4. KI M SOÁT CHI PHÍ 92
  13. - Theo dõi kinh phí qua các ch tiêu - Ki m soát ÿi u ch nh chi phí - Ti n hành c p nh t kinh phí a) Theo dõi kinh phí qua các ch tiêu Các thành ph n c a Hi u su t chi phí (CPI) và Bi n ÿ ng chi phí (CV) CV (Bi n ÿ ng chi phí) CV = BCWP – ACWP CPI (Hi u su t chi phí ) CPI = BCWP / ACWP M t nghiên c u th c hi n n m 1998 cho bi t 51% các d án CNTT tr giá t 6 tri u ÿô la tr lên ÿã s d ng v t quá kinh phí d tính, trung bình là 189 %. (Garner 1999, 107). Phát hi n s m xu h ng chi tiêu không h p lý có th giúp c i thi n ÿ c con s này r t nhi u. Qua ÿó, ng i ta ÿã nghiên c u, t ng h p và ÿ a ra nh ng ch s quan tr ng có th ÿo ÿ c chi phí tiêu hao, t ÿó ÿ ra các ph ng án qu n lý hi u qu ngu n kinh phí khi d án ÿang ÿi vào nh ng giai ÿo n quan tr ng. Các ch tiêu quan tr ng ÿó là: - CV (Bi n ÿ ng chi phí) là ÿ chênh l ch gi a chi phí d toán cho m t ho t ÿ ng và chi phí th c ÿ hoàn thành ho t ÿ ng ÿó. Nói cách khác, ÿó là ÿ chênh l ch gi a Chi phí d toán c a vi c ÿ c th c hi n (BCWP) và Chi phí th c c a vi c ÿã th c hi n (ACWP).Công th c tính Bi n ÿ ng chi phí là CV = BCWP – ACWP. N u k t qu c a Bi n ÿ ng chi phí (CV) là s d ng (+), ngh a là d án ch a s d ng h t kinh phí; ng c l i n u là s âm (- ), ngh a là d án ÿã s d ng v t quá kinh phí d toán. - CPI (Hi u su t chi phí) là t s gi a chi phí d toán ÿ th c hi n công vi c v i chi phí th c ÿ hoàn thành công vi c, hay nói cách khác là t s gi a Chi phí d toán c a vi c ÿ c th c hi n (BCWP) v i Chi phí th c c a công vi c ÿã th c hi n (ACWP). Công th c ÿ tính Hi u su t chi phí là CPI = BCWP / ACWP. N u giá tr CPI l n h n 1, ÿi u ÿó có ngh a là chi phí d án ch a ÿ c s d ng tri t ÿ . Ng c l i, n u giá tr CPI nh h n 1, ngh a là chi phí th c hi n d án v t quá chi phí d toán. Nh các ph ng pháp tính Hi u su t chi phí (CPI) và Bi n ÿ ng chi phí (CV), các Giám ÿ c CNTT s n m ÿ c vi c chi tiêu ÿang ti n tri n theo chi u h ng tích c c, tiêu c c, hay trung hòa so v i công vi c ÿ c th c hi n, và ÿ có các ÿ ng thái k p th i. b) Ki m soát - ÿi u ch nh phí - Giám sát ho t ÿ ng chi phí. - B o ÿ m r ng ch có s thay ÿ i h p lý ÿ u ÿ c ghi nh n trong ÿ ng m c (Base line) - Thông báo nh ng thay ÿ i ÿ n nh ng ng i có th m quy n. Các công th c tính trong EMV 93
  14. Nh n xét - CV cho bi t s sai bi t gi a chi phí th t s và giá tr thu ÿ c. - SV cho bi t s sai bi t gi a hòan thành theo l ch và giá tr thu ÿ c. - CPI là t s gi a giá tr thu ÿ c và chi phí th t s . N u b ng 1 thì phù h p, 1 thì hòan thành tr c l ch và
  15. ti ng so v i th i gian mà b n d tính hoàn thành công vi c. Nhà tài tr mu n b n báo cáo c p nh t v tình tr ng d án. Hãy tham kh o thông tin trong b ng tính CPI.xls và tr l i các câu h i sau ÿ chu n b cho bu i trao ÿ i ÿó. 1. Công th c Tính bi n ÿ ng chi phí là gì? CV = BCWP-ACWP. 2. Hãy tính Bi n ÿ ng chi phí (CV) cho d án Nâng c p H th ng m ng . SV = -12.000 USD. Kinh phí d án ÿã chi ÿang v t quá kinh phí d toán 12.000 USD 3. Công th c tính Hi u su t chi phí (CPI) là gì? CPI = BCWP -ACWP 4. Hãy tính chi phí d toán c a vi c ÿ c th c hi n (BCWP). 169.250 USD 5. Hãy tính chi phí th c c a công vi c ÿã th c hi n (ACWP) 181.250 USD 6. Hãy tính Hi u su t chi phí (CPI) và gi i thích ý ngh a c a nó T s CPI s là 0.933793103, ngh a là d án ÿang v t quá ngân sách 7. T s CPI = 1,0 có ý ngh a gì? Con s này có ý ngh a là hi u su t chi phí ÿang theo k p d toán ngân sách d án. 8. T s (CPI) > 1,0 có ý ngh a gì? Con s này có ý ngh a là hi u su t chi phí c a d án r t xu t s c.. 9. T s (CPI) < 1,0 có ý ngh a gì? Con s này có ý ngh a là hi u su t chi phí c a d án còn kém. Thí d . TÓM T T N I DUNG CH NG Trong bài này, b n ÿã ÿ c trang b các ki n th c c b n v ph ng pháp cl ng chi phí và quy trình qu n lý chi phí: 1. L p k ho ch v ngu n tài nguyên - Nguyên t c cl ng chi phí - Chi phí nguyên v t li u - Chi phí c s v t ch t 2. cl ng chi phí 95
  16. - cl ng chính quy - c tính s d ng k t qu chào th u - Thông tin l ch s hay c s d li u d án - cl ng theo giai ÿo n - cl ng theo tham s - cl ng d i lên - cl ng trên xu ng - tin c y trong cl ng 3. D toán ngân sách cho các chi phí - D toán ngân sách cho các chi phí 4. Ki m soát chi phí - Theo dõi kinh phí qua các ch tiêu - Ki m soát ÿi u ch nh chi phí - Ti n hành c p nh t kinh phí BÀI T P K T THÚC CH NG 1. Nhà tài tr d án ÿ ngh b n chu n b m t c tính chi phí cho d án vi n thông. Có m t l ng thông tin ph m vi chi ti t b h n ch . Tuy nhiên d án t ng t nh d án ÿã ÿ c công ty b n hoàn t t cách ÿây hai n m. B n nên s d ng k thu t c l ng nào trong tình hu ng này? A. L p mô hình theo tham s . B. cl ng t ng t . C. cl ng ng u nhiên. D. cl ng d i lên. 2. Nhân t nào có nh h ng l n nh t t i chi phí lao ÿ ng theo c tính trên ÿ n v cho d án. A. Thông tin l ch s B. S d ng các nhà cung c p bên ngoài. C. Các quy trình ki m soát thay ÿ i. D. Các yêu c u m c ÿ k n ng ngu n nhân l c. 3. Báo cáo v ph ng pháp cl ng nào là ÿúng? A. c l ng k thu t c n thi t khi d li u không ÿ y ÿ , các m i quan h không ÿ c bi t ho c thi u ÿ nh ngh a v s n ph m. B. cl ng theo tham s t ng ÿ i ÿ n gi n và ít t n kém ÿ xây d ng. C. cl ng t ng t h th ng ph v n ÿã chính xác h n các ph ng pháp khác. D. cl ng ý ki n chuyên gia b h n ch ÿ i v i k thu t n ÿ nh. 4. Phát bi u nào sau ÿây mô t t t nh t cl ng d i lên? A. ó là ph ng pháp ÿ n gi n nh t ÿ c tính chi phí trong m t d án v i nhi u ÿi m t ng ÿ ng v i các d án thành công khác. 96
  17. B. Nó ÿòi h i ng i l p k ho ch ph i s d ng càng nhi u chi ti t càng t t nh m phân chia d án thành các gói công vi c ÿ nh ÿ cho phép c tính chi phí chính xác. C. Nó có th ÿ c mô t b ngoài trong K thu t duy t và ÿánh giá ch ng trình ho c s ÿ Gantt. D. Nó ÿòi h i m t ho t ÿ ng hay s ki n riêng l có s ph thu c l n nhau ÿ i v i ng i ti n nhi m, ng i thành công c ng nh các ho t ÿ ng hay s ki n song song. 5. T i sao vi c ÿi u hoà chi phí cho các nhi m v d án theo c tính so v i chi phí th c l i ÿóng vai trò quan tr ng? A. ó là m t công c qu n lý ch t l ng. B. ó là ph n phân tích bi n ÿ ng chi phí ch y u. C. Nó cung c p ngu n vào ch y u cho quy trình l p k ho ch thu mua. D. Nó t o ÿi u ki n thu n l i cho vi c l u tr thông tin l ch s cho s ÿ k toán. 6. Trong các cl ng d i ÿây, cl ng nào ph n ánh chính xác nh t chi phí th c c a d án. A. Trên xu ng. B. D i lên. C. Kinh phí. D. Phân b ngân sách. 7. B n ti p qu n m t d án ÿang ÿ c ti n hành kho ng ba tháng. Giám ÿ c d án tr c yêu c u ÿ i d án cung c p các c tính hàng tu n trong ti n trình th c hi n. K ho ch d án ch ra 5 giai ÿo n và 1.000 nhi m v . Giai ÿo n ÿ u tiên ÿã k t thúc và có 800 nhi m v ch a hoàn thành. Trong s 800 nhi m v ch a hoàn thành thì có 200 nhi m v ÿã hoàn thành 50%. Phát bi u nào v tr ng thái d án là ÿúng? A. D án hoàn t t kho ng 20%. B. D án hoàn t t kho ng 30%. C. D án hoàn t t kho ng 25%. D. Các c tính n l c còn l i và d li u hoàn t t d ÿ nh c n ÿ c t p h p ÿ có c tính chính xác v tr ng thái d án. 8. Có nhi u ph ng pháp dùng ÿ giám sát hi u qu c a d án. Hai ph ng pháp nào có th ÿ c dùng ÿ giám sát các thay ÿ i ph m vi?(Ch n 2) A. Phân tích l ch s bi n ÿ ng chi phí. B. Theo dõi s l ng thay ÿ i ph m vi. C. Phân tích l ch s bi n ÿ ng l ch trình. D. Theo dõi giá tr ÿ ng ÿôla c a công vi c thêm vào ÿ c th c hi n. 9. Trong khi ti n hành duy t d án hàng tu n, b n nh n th y r ng d án ÿã chi tiêu quá kh n ng. B n nên làm gì ÿ xác ÿ nh ph m vi ÿang chi tiêu nhi u h n so v i kinh phí d toán? A. Tính toán t ng chi phí d án (TCP). B. Tính toán bi n ÿ ng chi phí (CV) cho t ng ph m vi. C. Tính toán bi n ÿ ng l ch trình (SV) cho t ng ph m vi. D. Ki m tra bi u ÿ Gantt và so sánh ti n trình c a t ng nhi m v . 97
  18. 10. Giám ÿ c d án công ngh thông tin thông báo bi n ÿ ng l ch trình vào m t trong s các k t qu chuy n giao c a d án. BCWP (Chi phí d toán c a vi c ÿã th c hi n) là 7.000$, ACWP (Chi phí th c c a vi c ÿã th c hi n) là 9.000$ và BCWS (Chi phí d toán c a vi c ÿã x p l ch) là 11.000$ cho m t tu n. D a vào toàn b s l ng này thì d án: A. Tr c l ch trình kho ng 4.000$ cho m t tu n. B. Tr c l ch trình kho ng 2.000$ cho m t tu n. C. Sau l ch trình kho ng 4.000$ cho m t tu n. D. Sau l ch trình kho ng 2.000$ cho m t tu n. 11. T l chi phí d toán c a vi c ÿã th c hi n v i chi phí d toán c a vi c ÿã x p l ch (BCWP/BCWS) ÿ c g i là: A. T l ÿ ng t i h n (CR). B. Bi n ÿ ng chi phí (CV) C. Hi u su t chi phí (CPI). D. Hi u su t l ch trình (SPI). 12. Chi phí thuê phòng s ÿ c dùng cho cu c h p d án là ví d minh ho cho lo i chi phí nào? A. Chi phí t t y u B. Chi phí c ÿ nh C. Chi phí bi n ÿ ng D. Chi phí không ÿ c d ki n 13. Trong tình hu ng nào giám ÿ c d án ÿ c yêu c u ph i g i m t yêu c u thay ÿ i t i nhà tài tr và các ÿ i t ng liên quan d án. A. Th i ÿi m nào ÿó yêu c u thay ÿ i ÿ c xét duy t. B. Khi chi phí v t quá ÿ bi n ÿ ng cho phép theo kinh phí. C. Khi không có s l a ch n kh thi. D. Khi khách hàng ÿ ng ý thay ÿ i. 14. i u quan tr ng ÿ giám ÿ c d án truy n ÿ t các thay ÿ i chính trong d án cho các nhà tài tr d án duy t và phê chu n b i vì truy n thông này………….. A. T o ÿi u ki n thu n l i cho quy trình l p k ho ch ngu n l c. B. Cung c p thông tin bi n ÿ ng cho nhà tài tr d án. C. T o ÿi u ki n thu n l i t ng c ng ph i h p gi a các ÿ i ng thành viên. D. a ra c ch nh m qu n lý các m c ÿ k v ng c a nhà tài tr d án. 15. Báo cáo v ph ng pháp cl ng nào là ÿúng? A. c l ng k thu t c n thi t khi d li u không ÿ y ÿ , các m i quan h không ÿ c bi t ho c thi u ÿ nh ngh a v s n ph m. B. cl ng theo tham s t ng ÿ i ÿ n gi n và ít t n kém ÿ xây d ng. C. cl ng t ng t h th ng ph v n ÿã chính xác h n các ph ng pháp khác. D. cl ng ý ki n chuyên gia b h n ch ÿ i v i k thu t n ÿ nh. 16. T i sao vi c ÿi u hoà chi phí cho các nhi m v d án theo c tính so v i chi phí th c l i ÿóng vai trò quan tr ng? 98
  19. A. ó là m t công c qu n lý ch t l ng. B. ó là ph n phân tích bi n ÿ ng chi phí ch y u. C. Nó cung c p ngu n vào ch y u cho quy trình l p k ho ch thu mua. D. Nó t o ÿi u ki n thu n l i cho vi c l u tr thông tin l ch s cho s ÿ k toán. 17. Hai k t qu có th x y ra ÿ i v i k ho ch d án khi kinh phí b t bu c ÿ c xác l p th p là gì? (Ch n hai ÿáp án) A. D án b hu b . B. L ch trình d án t ng lên. C. L ch trình d án gi m xu ng. D. Tính n ng d án gi m xu ng. E. Ch t l ng d án gi m xu ng. 18. i u gì sau ÿây c n ÿ xây d ng m t c tính chi phí d án chi ti t? A. K ho ch qu n lý B. Các yêu c u ngu n l c C. Quy ÿ nh d án D. K ho ch chi phí 19. Hai thành ph n nào nên vi t s phê chu n t nhà tài tr d án? (Ch n 2) A. Kinh phí d án. B. Các ph n có th chuy n giao c a d án. C. Công c s p x p l ch trình d án. D. D ng ÿ xu t d án. E. D ng báo cáo tr ng thái d án. 20. Ph n nào c a tài li u l p k ho ch d án ÿ c dùng ÿ ki m soát bùng phát ph m vi? A. Ch t l ng c a các ph n có th chuy n giao. B. S l ng ÿ i ng thành viên. C. Nh ng h n ch v kinh phí. D. Quy trình qu n lý ch a ÿ c gi i quy t. 99