Xem mẫu

  1. CH NG 3. PH M VI HO T NG C A D ÁN M C ÍCH - Hi u ÿ c t m quan tr ng c a công tác qu n lý ph m vi ho t ÿ ng c a d án. - Hi u ÿ c qui trình qu n lý ph m vi. GI I THI U CHUNG a) QL Ph m vi là gì ? - Ph m vi (Scope) là m t danh sách t t c nh ng gì d án ph i làm (và c ng có th là m t danh sách t t c nh ng ÿi u mà d án không ph i làm). D án ph i có m t ph m vi ÿ c vi t ra rõ ràng, n u không d án s không bao gi k t thúc. - Các k t qu chuy n giao (Deliverables) là nh ng s n ph m c a d án mà s chuy n giao: nh là ph n c ng, ph n m m (mua ho c phát tri n), b o hành, tài li u, ÿào t o và ph ng th c chuy n giao. - Nhóm d án và các bên liên quan (Stakeholders) ph i cùng hi u nh ng s n ph m nào ÿ c t o ra nh là k t qu c a d án và chúng ÿ c t o ra nh th nào. b) Qui trình qu n lý ph m vi - Kh i th o: B t ÿ u m t d án ho c chuy n ti p sang giai ÿo n ti p theo. - L p k ho ch ph m vi: phát tri n các tài li u nh m cung c p n n t ng cho các quy t ÿ nh v d án trong t ng lai - Xác ÿ nh ph m vi: chia nh các s n ph m trung gian c a d án thành các thành ph n nh h n, d qu n lý h n - Ki m tra ph m vi: h p th c hóa vi c ch p nh n ph m vi c a d án - i u khi n thay ÿ i ph m vi: ÿi u khi n nh ng thay ÿ i c a ph m vi d án. N I DUNG 1. KH I TH O - Ràng bu c tam giác - Tam giác thép - Ma tr n trách nhi m - Tính t ng tr ng d án - K ho ch d án tích h p - Các y u t c a quy ÿ nh ph m vi Quy ÿ nh ph m vi là công c quan tr ng nh t b n s có trong quá trình l p khung d án. Trong ch ÿ này, b n s ki m tra các thành ph n ÿ c tính ÿ n trong quy ÿ nh ph m vi k ho ch toàn di n. 41
  2. Quy ÿ nh ph m vi là ch d n duy nh t c a b n khi ai ÿó h i li u chuy n gì s x y ra, li u l i có ÿ c s a ch a hay không, li u ÿ c tính này có ÿ c t o ra hay không, li u giao di n ÿó có thay ÿ i hay không, hay li u h có ÿ c ÿào t o hay không. Quy ÿ nh ph m vi dùng làm m t cu c ki m tra kh t khe ÿ i v i m i yêu c u thay ÿ i mà b n s nh n ÿ c. Trong các d án công ngh thông tin thì bùng phát ph m vi h u nh không th ng n ch n ÿ c. Th o quy ÿ nh ph m vi là m t công vi c khó kh n và bu n t nh ng nó s ng n ch n bùng phát ph m vi không ki m soát ÿ c. Ràng bu c tam giác nh ngh a: Ràng bu c tam giác c a qu n lý d án là nh ng h n ch ph i ÿ c cân b ng ÿ ÿ t ÿ c thành công d án. Ba ràng bu c này thông th ng ch th i gian, chi phí hay ngu n l c và ch t l ng. Các d án có m c tiêu ba chi u là hoàn thành d án vào ÿúng th i ÿi m, ÿúng kinh phí và ÿ t ch t l ng theo yêu c u. Nh b n có th th y trong hình 3.1, thay ÿ i trong m t ràng bu c kéo theo s thay ÿ i trong các ràng bu c khác. Hình 3.1: Ràng bu c tam giác Ví d : Phong là giám ÿ c d án phát tri n Web mà nhà tài tr b t bu c hoàn thành trong ba tháng. Anh bi t là có th hoàn t t d án trong kho ng th i gian ÿó vì anh ÿã có các ngu n l c có giá tr là các l p trình viên Java cao c p trong nhóm. b o v b n thân mình tránh nh ng m t mát có th x y ra c a các ngu n l c này, anh ÿã thông báo nh ng r i ro trong tài li u ph m vi và tính ÿ n m t d phòng, c nh báo cho nhà tài tr ti m n ng ph i chi phí thêm ti n cho các ngu n l c k n ng ÿ ÿ a d án ÿ n ÿúng th i gian và ch t l ng theo lý thuy t. Tam giác thép trog IT - nh ngh a - àm phán tho hi p - S t ng t Có l m t trong nh ng sai l m th ng g p là b n có th làm nhi u h n, ÿ c ít h n. Nhi u giám ÿ c d án công ngh thông tin theo b n n ng bi t r ng thành ng ÿ c s d ng thái quá này 42
  3. hi n nhiên là sai nh ng có th thi u mô hình trí tu ÿ v ch tr n nó. Mô hình này xây d ng trên nh ng h n ch qu n lý d án thông th ng c a ràng bu c tam giác và s d ng nguyên lý hình h c ÿ n gi n ÿ th hi n b n ch t m i quan h tho hi p th t s gi a ph m vi d án và th i gian, ngu n l c c ng nh ph ng trình ch t l ng. Mô hình nh v y ÿ c g i là “Tam giác thép trong IT” b i vì nó không th b b cong hay xo n l i do l p lu n kém hay m t ng. nh ngh a: Tam giác thép là ti n ÿ qu n lý d án công ngh thông tin phát bi u r ng ba ràng bu c chính trong d án bát k là th i gian, ngu n l c và ch t l ng và thay ÿ i trong m i ràng bu c kéo theo s thay ÿ i trong hai ràng bu c còn l i ho c ph m vi d án ÿ t o nên s khác bi t. Ràng bu c duy nh t ÿ i v i qu n lý d án công ngh thông tin là ngu n l c so v i chi phí. Các ngu n l c k n ng c n cho d án c ng nh c s v t ch t và v n c n ÿ n ph c t p h n nhi u so v i nh ng th ch ÿ c tính riêng b ng chi phí. Ti n b c không th lúc nào c ng mua ÿ c ng i thích h p vào th i ÿi m thích h p, c ng không cung c p c s v t ch t ph c t p v i thông báo nh . àm phán tho hi p Làm cân b ng gi a t ng hi u qu , s d ng ngu n l c khan hi m, thêm các chi phí ph và tính n ng s n ph m luôn luôn là m t thách th c. Chìa khoá ÿ duy trì s cân b ng là phát hi n ra bi n ÿ ng s m. i u này có th giúp giám ÿ c d án phân tích nh ng l a ch n và xác ÿ nh xem s tho hi p nào s d n ÿ n t i u hi u su t t ng th . Quan tr ng là truy n ÿ t v i khách hàng và các nhà tài tr ÿ ÿ m b o r ng có h p ÿ ng u tiên d án khi th c hi n nh ng tho hi p này. S t ng t hay còn g i là s ÿánh ÿ i m c tiêu Ba ràng bu c chính là th i gian, ngu n l c và ch t l ng ho t ÿ ng t o thành 3 c nh trong m t tam giác. Ph m vi d án chính là Di n tích tam giác ÿó. N u ph m vi hay di n tích không thay ÿ i thì khi ÿó s bi n ÿ i giá tr c a m t trong ba c nh s yêu c u s bi n ÿ i c a m t ho c c hai c nh còn l i. N u di n tích tam giác m r ng ra hay thu nh l i thì khi ÿó các c nh t o nên tam giác c ng ph i m r ng ra hay thu nh l i phù h p tính toán th c t m i. Ví d : M t hãng s n xu t mu n nâng c p 100 máy tính ÿ bàn trong b ph n bán hàng thành máy tính xách tay và qu n lý xác l p th i h n cu i cùng là 20 ngày nghi p v . D án ÿ c giao cho b ph n công ngh thông tin và giao tr c ti p cho Hi u, m t chuyên gia h tr màn hình n n, Hi u ch có th nâng c p hai máy tính xách tay m i ngày b i vì b ph n bán hàng cho bi t r ng máy tính xách tay có yêu c u cài ÿ t y h t nh máy tính ÿ bàn c a h trong ÿó có t t c ph n m m và cài ÿ t cá nhân. C n c vào nh ng ÿi u ki n hi n t i, Hi u s m t 50 ngày ÿ hoàn t t d án. Th m chí n u Hi u làm vi c 12 gi m i ngày trong 30 ngày liên t c thì anh ta c ng ch hoàn thành 90 chi c máy tính xách tay vào th i h n cu i cùng. Nh b n th y trong hình 3.2, s th t rõ rang là di n tích b m t tam giác, ph m vi l n h n nhi u so v i ba c nh th i gian, ngu n l c và ch t l ng. D án này s th t b i, tuy nhiên chúng ta hãy s d ng tam giác thép ÿ c dung ÿ ÿ a nó ÿ n tr ng thái cân b ng. - Th i gian: 20 ngày nghi p v ho c 30 ngày d ng l ch. - Ngu n l c: Hi u là ngu n l c duy nh t cho d án vi mô này. - Ch t l ng: M i máy tính xách tay ph i gi ng y h t nh máy tính ÿ bàn hi n t i. 43
  4. Hình 3.2: Tam giác thép thi u cân b ng ÿi u hoà s khác nhau này, ÿ i qu n lý có ba l a ch n: - Th i gian: Th i h n cu i cùng cho d án có th ÿ c kéo dài ÿ phù h p v i 50 ngày mà Hi u yêu c u. - Nguôn l c: Có th thêm vào d án ng i th hai ho c Hi u có th ÿ c cung c p ti n c n ÿ mua m t công c t ng t ng cho phép anh ta th c hi n 5 máy tính xách tay m i ngày. - Ch t l ng/ Tính n ng: Ng i bán hàng ph i làm l i nh ng cài ÿ t cá nhân c a h . Không có l a ch n ÿúng hay sai. i u duy nh t không th th c hi n ÿ c là làm trái tam giác thép và ch ng làm gì c . Ma tr n trách nhi m: R t ph bi n v i các d án bao g m các nhà cung c p l n và các ÿ i tác chi n l c có th bi t r t ít v nhau. Có th r t khó ÿ hi u rõ xem ai ÿang th c hi n cái gì và có th d n ÿ n nh ng hi u l m và nh ng sai l m tai h i. Xác ÿ nh ch c ch n ai là ng i liên quan, h ÿóng vai trò gì và ng i có quy n ÿ i v i nh ng th quy t ÿ nh t i thành công c a m t d án công ngh thông tin b tk . nh ngh a: Ma tr n trách nhi m là tài li u qu n lý d án xác ÿ nh xem ai là ng i liên quan ÿ n d án và m i bên ch u trách nhi m v nh ng ho t ÿ ng ch y u nào. Tài li u d ÿ nh th c hi n ch c n ng nh m t ÿi m truy n ÿ t có th giúp tránh ÿ c nh ng hi u l m và sai l m xem ai có quy n trong nh ng v n ÿ gì. Vai trò không gi ng v i trách nhi m. Vai trò ch công vi c hoàn thành trong d án, th ng ÿ c hoàn t t b i m t ng i có các vai trò khác nhau th c hi n cùng m t lúc. Trong m t d án l n hay ph c t p thì ma tr n có th ch ÿ c dùng ÿ ch các ph n có th chuy n giao c a c u trúc phân vi c. Ma tr n m c ÿ th p h n s ÿ c xây d ng ÿ ch vai trò gói công vi c và trách nhi m trong t ng ph n có th chuy n giao. Ví d : 44
  5. B ng 3.1 ch ra ma tr n gán trách nhi m cho d án xây d ng m t b ng c m. Chú ý r ng trách nhi m ÿ t theo chi u d c và vai trò ÿ t theo chi u ngang tính t ÿ nh. Giám ÿ c Giám ÿ c Giám ÿ c Giám ÿ c Giám ÿ c d án k thu t ÿ mb o thu mua s n xu t ch t l ng Xây d ng k ho ch chi S A P P ti t S n xu t b ng c m S A P P Th nghi m b ng c m S P A P S p x p các y u t S P P A P T ph p S P A P= Ng i tham gia A= Ch u trách nhi m S= Ký k t hoàn t t yêu c u B ng 3.1: Ma tr n gán trách nhi m Tính t ng tr ng d án Vi n qu n lý d án c a M xác l p m t ÿ nh ngh a d án trong khung ki n th c qu n lý d án (PMBOK). Tuy nhiên trong ÿ nh ngh a này có m t ph m vi d án r ng, thay ÿ i l n v quy mô và tính ph c t p c a chúng. Giám ÿ c công ngh thông tin ph i gi i quy t m i th t lúc khánh thành v n phòng chi nhánh m i cho t i vi c tri n khai h th ng qu n lý chu i cung c p trong ba n m và m i th gi a hai quá trình ÿó. Hi u rõ cách phân lo i quy mô d án có th giúp b n th o ra m t quy ÿ nh ph m vi hi u qu h n. nh Ngh a: Theo m c ÿích l p k ho ch, các d án có th phân lo i nh sau: - Thêm/Chuy n/thay ÿ i d án (ÿ i v i các d án ph n m m còn ÿ c g i là m r ng/nâng c p/phát tri n m i)- S k t h p các con s l n thêm/ chuy n/ thay ÿ i thông th ng ÿ c xem nh m t nhi m v v n hành trong d án. Ph n thêm vào bao g m các h th ng ph ho c các y u t h th ng; ph n chuy n g m có các h th ng chuy n ÿ i t nhiên nh trong vi c t ch c l i b ph n hay chuy n t i m t c s v t ch t m i; còn thay ÿ i bao g m nh ng thay ÿ i c u hình ph n m m và / ho c trang thi t b . - D án vi mô- Các d án m t nhi u nh t 2000 gi lao ÿ ng ho c 250.000 ÿôla ÿ hoàn t t. - D án v mô- Các d án m t ít nh t 2000 gi lao ÿ ng ho c 250.000 ÿôla ÿ hoàn t t. T l th i gian dùng trong quy trình l p k ho ch và s l ng tài li u ki m soát ÿ c ÿ a ra nên ÿ c v theo t l t ng quan tr c ti p v i kích th c và ÿ ph c t p c a d án. Trong các d án nh h n và ít ph c t p h n thì nhi u tài li u d án có th sát nh p tài li u ph m vi (Ví d nh thay th m t chi c máy tính xách tay th ng ÿ c xem nh m t nhi m v v n hành nh ng thay th 3000 chi c trong 30 ngày có th ÿ c qu n lý nh m t d án). K ho ch d án tích h p M t s giám ÿ c d án b nh ng ng i xem vi c phát tri n nh ng k ho ch d án ÿang ti n tri n m nh là không c n thi t, cho là không có kh n ng phân tích. M t khác các giám ÿ c d án công ngh thông tin k c u ch ra s h p lý trong th ng kê cho m t câu châm ngôn mà không ai 45
  6. l p k ho ch th t b i, h ch th t b i trong vi c l p k ho ch. Th c t thì c hai phía ÿ u ÿúng và c hai phía ÿ u sai. Tài li u ki m soát d án c n ph i phù h p v i lo i d án tr c m t. nh ngh a: K ho ch d án tích h p là tài li u ki m soát d án dùng cho các d án vi mô k t h p Quy ÿ nh ph m vi và các y u t chính trong m t k ho ch d án l n h n. K ho ch d án tích h p bao g m các y u t chính sau: - Quy ÿ nh ph m .vi - Tôn ch d án. - C u trúc phân vi c. - L ch trình d án. - Kinh phí d án. - Tài li u r i ro. - K ho ch truy n thông. Ví d : L p k ho ch bao nhiêu là quá nhi u? Phong là giám ÿ c d án nâng c p máy tính ÿ bán 500 gi lao ÿ ng. Anh ta c n m t k ho ch d án tích h p nh ng không mu n c ng ÿi u nó. Rõ ràng là k ho ch d án 100 trang s b th t b i r t l n. Thay vào ÿó anh ta phác th o m t k ho ch 12 ÿ n 15 trang trình bày rõ nh ng th s ÿ c tính ÿ n và không tính ÿ n trong d án. Nó ÿi vào chi ti t nh li t kê các ÿi m tròn v i yêu c u ch c n ng. Ví d nh m t ai ÿó ÿ c ÿ c là “Cài ÿ t cá nhân và trình duy t Internet a thích s không ÿ c l u l i nh m t ph n nâng c p”. Tài li u c ng nói rõ nh ng r i ro k t h p v i d án này nh m t mát d li u t p th chính máy tính ÿ bàn. 2. L P K HO CH - Th o quy ÿ nh ph m vi d án - Th o tôn ch d án - Th o b ng kê công vi c (SOW) 2.1. Th o quy ÿ nh ph m vi d án Quy ÿ nh ph m vi dùng ÿ th m c ÿ gay go cho m i yêu c u thay ÿ i mà b n nh n ÿ c. Quy ÿ nh ph m vi là ch d n duy nh t c a b n khi ai ÿó h i li u ÿi u gì s x y ra và li u l i ÿó có ÿ c s a ch a hay không, li u ÿ c tính ÿó có ÿ c xây d ng hay không, li u giao di n ÿó có thay ÿ i hay không hay li u h có ÿ c ÿào t o hay không ? Th o quy ÿ nh ph m vi là công vi c khó kh n và bu n t nh ng c n thi t. Quy ÿ nh ph m vi ph i có tài li u yêu c u ÿ c nghiên c u c n th n. Nguyên t c: T p h p thông tin phù h p cho k t lu n tuân theo các nguyên t c sau: - m b o r ng lo i d án và quy mô d án ÿ c xác ÿ nh rõ: - Xem xét vi c s d ng k ho ch d án tích h p cho d án thêm / chuy n / thay ÿ i và các d án vi mô. - Chu n b cho quy ÿ nh ph m vi ph c t p h n và l n h n cho cá d án v mô. 46
  7. - m b o r ng các ph n có th chuy n giao và ranh gi i d án ÿ c xác ÿ nh rõ: - Tài li u có xác ÿ nh rõ cái s ÿ c hoàn thành và không ÿ c hoàn thành nh m t ph n c a d án hay không? - Các yêu c u b t bu c và không b t bu c có xác ÿ nh rõ hay không? Các tiêu chí ch p thu n cho các k t qu chuy n giao ÿã ÿ c phác th o ch a? - Tài li u có xác ÿ nh rõ m i ph n có th chuy n giao nào s b ng ngôn ng không bi t ng hay không? - B n có bi t khi nào d án hoàn t t không? - Tính ÿ n ngày tháng b t ÿ u và ngày tháng hoàn t t theo m c tiêu trong ÿó có th i ÿo n t ng ÿ i v i ngày tháng b t ÿ u theo lý thuy t và / ho c ngày tháng b t ÿ u / k t thúc. - Tính ÿ n h u qu c a nh ng ngày tháng b tr h n theo toàn b d án c ng nh các m c quan tr ng c th . - m b o r ng trách nhi m ÿ c xác l p rõ: - m b o r ng t t c các bên liên quan hi u vai trò và trách nhi m c a h trong d án. Cân nh c vi c s d ng ma tr n trách nhi m. - M i ng i có hi u chu i yêu c u cho d án hay không? - Có m t s quy ÿ nh hay chu n c a ngành nh h ng t i các ph n có th chuy n giao hay không? Giao cho ai ÿó nghiên c u và ch u trách nhi m v các ph m vi này. - m b o r ng tam giác thép ÿ c ÿ t ÿúng ch : - Cái nào là u tiên gi a chi phi, l ch trình và ch t l ng? - Tính n ng, l ch trình hay kinh phí có th th ng l ng l i ÿ c ÿ gi cho d án theo ÿúng l ch trình hay ÿúng kinh phí n u c n thi t?. - B n ÿ ngu n l c có ý ngh a không? Các ph n có th chuy n giao có th th c hi n ÿ c hay không? - Các m c quan tr ng ÿ ra có ý ngh a không? - c tính chi phí ÿ ra có ý ngh a không? - m b o r ng quy ÿ nh ph m vi phác th o rõ r i ro liên quan t i d án: - C n th n các r i ro nghi p v ÿó nh các ÿi u ki n th tr ng x u không tr thành b ph n c a quy ÿ nh r i ro cho d án. - Cân nh c vi c s d ng ma tr n r i ro ÿ tránh hàng lo t nh ng ÿi u x u có th x y ra. Ví d : Hãy ki m tra l i hãng s n xu t mu n nâng c p 100 máy tính ÿ bàn trong b ph n khách hàng thành máy tính xách tay. D án ÿ c giao cho b ph n công ngh thông tin và giao tr c ti p cho Hi u, chuyên gia h tr màn hình n n. Hi u xác ÿ nh ÿây là d án vi mô thêm/ chuy n/ thay ÿ i và r t thích h p s d ng k ho ch d án tích h p. Hi u phác th o t t c các ph n có th chuy n giao và xác l p nhanh ma tr n trách nhi m. ÿ t tam giác thép ÿúng ch , anh ta l t qua v n ÿ b i vì b n ÿ ngu n l c và l ch trình không th t s có ý ngh a. Trong khi xây d ng báo cáo r i ro, Hi u ch ra r i ro c a các ngu n l c không ÿ y ÿ có kh n ng th c hi n cao. Tam giác thép ph i ÿ c cân b ng b ng cách xác l p u tiên gi a chi phí, l ch trình và trách nhi m và xác l p ph n vi có th th c hi n ÿ c. B ng cách hi u t t c các y u t quy ÿ nh ph m vi và tuân theo các nguyên t c. Hi u có th gi i quy t v n ÿ tam giác thép tr c khi d án ra kh i c ng. 47
  8. Bài t p 3-1: Chu n b th o quy ÿinh ph m vi Th i gian ho t ÿ ng: 15 phút. M c tiêu: ánh giá quy mô và lo i d án tr c khi xây d ng quy ÿ nh ph m vi. K ch b n: V i vai trò giám ÿ c d án t i công ty XYZ, b n ÿang chu n b th o quy ÿ nh ph m vi cho vi c thi t k l i ng d ng d ch v khách hàng. Tuy nhiên, tr c khi b n có th th o quy ÿ nh thì b n c n ÿánh giá xem ÿây là lo i d án nào và quy mô c a nó nh th nào. 1. S khác nhau gi a d án thêm/ chuy n/ thay ÿ i, d án vi mô và d án v mô là gì? Lo i d án i m khác nhau Thêm/ chuy n/ thay ÿ i C c u không thông th ng, xây d ng l i, ÿi u ch nh c s v t ch t công ngh thông tin (Ví d nh n ng c p thi t b v t ch t tì ÿ ng thành s i cáp quang). Vi mô D i 2000 gi lao ÿ ng hay 200.000 ÿôla V mô Trên 2000 gi lao ÿ ng hay nhi u h n 200.000ÿôla. 2. Quy mô d án có ý ngh a tr c ti p t i s l ng và lo i tài li u ph i ÿ c xây d ng trong quy trình kh i t o. Th o lu n vi c s d ng quy ÿ nh ph m vi so v i k ho ch d án. Trong m t d án nh , quy ÿ nh ph m vi có th nh k ho ch d án. Trong m t d án l n h n, quy ÿ nh ph m vi ÿ c tính ÿ n nh m t ph n c a k ho ch d án s ÿ c trình bày trong ch ÿ sau. 3. Xác ÿ nh ba y u t c a tam giác thép và t m quan tr ng c a chúng. Ba y u t ÿó là: L ch trình, chi phí và ch t l ng. Tam giác thép ÿ c dùng ÿ gi cân b ng cho d án. Thay ÿ i b t k m t y u t ph i ÿ c bù ÿ p cho các y u t khác. Bài t p 3-2: Th o quy ÿ nh ph m vi Th i gian ho t ÿ ng: 20 phút M c tiêu: S a ch a s thi u sót c a quy ÿ nh ph m vi m u (xem ph l c 1). K ch b n: Làm vi c v i ph m vi m u, hoàn thành các ho t ÿ ng sau: 1. Vi t m t ph n m i cho quy ÿinh ph m vi phác th o m t vài gi ÿ nh k thu t, ch c n ng và nghi p v có th x y ra. H c viên nên phác th o m t ho c hai gi ÿ nh trong t ng ph m vi. 2. Ràng bu c t ch c nào có th c n tr d án này thành công? Vi t m t ÿo n phác th o chúng. M t vài ràng bu c có th tham gia vào ho t ÿ ng. V tài chính, thi u cam k t qu n lý, thi u ho t ÿ ng qu n lý d án phù h p, thi u giám ÿ c d án mua s m. 3. Giám ÿ c d án phác th o n l c d ÿ nh nh ng không ÿ t chung vào b n ÿ ngu n l c cho chúng ta bi t r ng n l c ÿó ÿ c phân b nh th nào. Gi s d án c n m t nhà phân tích nghi p v , m t k s m ng, nhà thi t k c s d li u và ng i phát tri n Web, 48
  9. xây d ng m t b n ÿ ngu n l c ch ra cách th c ngu n l c ÿ c s d ng và chi phí bao nhiêu trong s 700 gi n l c. Phân tích này không có m t ÿáp ng ÿúng. Ví d n u s gi ngu n l c ÿ c xác l p t i 50, 200, 300, 150 thì chi phí s là 2500 ÿôla, 15000ÿôla, 22500ÿôla, 11250ÿôla, chi phí cho t ng d án là 51250ÿôla. Ngu n l c Gi ngu n l c Chi phí trên gi T ng chi phí Nhà phân tích nghi p v 50ÿôla K s m ng 75ÿôla Nhà thi t k c s d li u 75ÿôla Ng i phát tri Web 75ÿôla 4. Gi s d án này theo ngu n l c và u tiên ÿ c xác l p là chi phí, l ch trình sau ÿó ÿ n ch t l ng. Vi t m t ÿo n m i truy n ÿ t u tiên này (xem thêm ch ng 5 ÿ làm m c này). H c viên nên trình bày l i th t u tiên và sau ÿó truy n ÿ t b ng các thu t ng m r ng ÿ d án này d i d ng tho hiêp. 5. Quy ÿinh ph m vi m u xác ÿ nh vai trò c a nh ng ng i liên quan, không phác th o trách nhi m cho t ng v trí là gì. Vi t m t mô t ng n v trách nhi m cho nhà tài tr và giám ÿ c d án. H c viên nên xác ÿ nh nhà tài tr là ch ÿ u t d án, ch u trách nhi m ÿ a ra ph ng h ng, kinh phí và h tr chính tr . Giám ÿ c d án hi n nhiên ch u trách nhi m xây d ng k ho ch d án, qu n lý ÿ i d án c ng nh thành công hay th t b i c a n l c. 2.2. Th o tôn ch d án Nghiên c u trong ngành ch ra r ng có kho ng 20% ÿ n 30% toàn b các d án công ngh thông tin b hu b khi chúng ÿang giai ÿo n xây d ng ý t ng. Tôn ch d án có th giúp ng n ch n ÿi u này x y ra v i b n. M t hay nhi u ng i ch u trách nhi m xây d ng tôn ch d án khác nhau r t nhi u t t ch c này t i t ch c khác và cu i cùng là ít quan tr ng h n nhi u so v i ng i ký tài li u. D án b n ÿang th c hi n có ÿòi h i th i gian, ngu n l c hay ti n b c không? N u câu tr l i là có thì khi ÿó b n c n xây d ng tôn ch d án. nh ngh a Tôn ch d án là m t tài li u d án c p phép hay phê chu n m t d án. S c p phép này quy ÿ nh t m t m c qu n lý thích h p tr lên và nên th c hi n t i thi u ba ÿi u: - Tôn ch d án nên ÿ t tên d án và b nhi m giám ÿ c d án. - Tôn ch d án nên phác th o các yêu c u nghi p v cho d án. - Tôn ch d án nên mô t các yêu c u ch c n ng s ÿ c ÿ a ra. Bài t p 3-3. 1. M c ÿích c a tôn ch d án là gì? M c ÿích là c p phép cho d án và giúp xác l p u tiên ngu n l c. 2. Quy ÿ nh d án có bao g m các các y u t c n thi t không? 49
  10. Có. 3. Sau khi quy ÿ nh d án ÿ c ký thì quy ÿ nh d án nên ÿ c truy n ÿ t cho ai? Quy ÿ nh d án nên ÿ c truy n ÿ t cho ÿ i d án và các ÿ i t ng liên quan d án m c ÿ cao. 4. Các y u t ph nào có th có trong quy ÿ nh d án? ó là các ch s , th t c c p phép k toán và k ho ch truy n thông. Th o tôn ch d án Quy ÿ nh d án xác ÿ nh d án và c p gi y phép chính th c cho d án trong ÿó có vai trò, trách nhi m c ng nh u tiên ÿ i v i t ch c. Khi quy ÿ nh d án ÿã c p phép cho d án c a b n thì ÿi u quan tr ng là nó có c n c c th và ÿ c phân b rõ ràng. Nguyên t c: Xây d ng quy ÿ nh d án tuân theo các nguyên t c sau: - m b o r ng bên ký k t hay ng i ký/ c p phép cho tài li u quy t ÿ nh này ph i ÿúng ch c n ng, có th m quy n: o Bên ký k t có th cho phép b nhi m l i nhân s có liên quan hay không? o Bên ký k t có th cho phép gi i phóng nguyên v t li u có liên quan hay không? o Bên ký k t có th cho phép tiêu dùng ti n b c c n thi t hay không? - m b o r ng quy ÿ nh d án rõ ràng: o Quy ÿ nh d án có ÿ t tên d án rõ ràng hay không? o Quy ÿ nh d án có ch ÿ nh rõ giám ÿ c d án hay không? o Quy ÿ nh d án có ch rõ th i gian th c hi n và kinh phí d án hay không? o Quy ÿ nh d án có phác th o yêu c u nghi p v ch ng minh cho d án hay không? o Quy ÿ nh d án có mô t yêu c u ch c n ng s ÿ c ÿ a ra hay không? - m b o r ng quy ÿ nh d án ÿ c phân phát h p lý: o Các ÿ i t ng liên quan d án có b n sao hay không? o i ng thành viên d án có b n sao hay không? o B ph n k toán hay tài chính có b n sao hay không? o Các nhà qu n lý ngu n l c liên quan trong d án có b n sao hay không? Bài t p 3-4: Th o tôn ch d án Th i gian ho t ÿ ng: 10 phút M c tiêu: Th o m t quy ÿ nh d án ÿ n gi n. K ch b n: Thi t k l i phân h ng d ng d ch v khách hàng là m t nhu c u c p thi t tr c nh ng ÿòi h i mang tính chi n l c h ng vào khách hàng c a m t công ty. Phó giám ÿ c ÿi u hành là nhà tài tr cho d án này. D án s chi phí 1 tri u ÿôla và m t kho ng 12 tháng xây d ng. 1. Y u t nào b n s tính ÿ n trong quy ÿ nh d án trong d án này ÿ giành ÿ c gi y phép. - Tên d án: ng d ng d ch v khách hàng 50
  11. - M c tiêu d án: Cung c p ng d ng v i m t giao di n s d ng th ng nh t b i ÿ i di n d ch v khách hàng - M c tiêu nghi p v chi n l c: C i thi n d ch v khách hàng - Giám ÿ c d án: Ph m V n Chi n - Nhà tài tr : Phó giám ÿ c ÿi u hành Công ty - Chi phí d án theo c tính: 1 tri u ÿôla - dài d án theo c tính: 12 tháng - Dòng ch ký c a nhà tài tr 2. Tài li u quy ÿ nh d án nên l n nh th nào? Quy mô ÿa d ng tính liên t c, t vài dòng cho t i 10 trang. 3. D ng t ch c trong d th o quy ÿ nh d án có ý ngh a gì? Nó xác ÿ nh ai có quy n c p phép cho d án c ng nh ph ng pháp truy n thông ÿ c dùng ÿ truy n ÿ t r ng d án ÿã ÿ c c p phép. 2.3. Th o b ng kê công vi c (Statement Of Work - SOW) (vi t t t là BKCV) B ng kê công vi c ph c v các m c ÿích khác nhau trong các t ch c khác nhau ph thu c vào ph ng pháp lu n qu n lý d án thông d ng. Tuy nhiên trong b t k tr ng h p s d ng nào thì b ng kê công vi c là b c s ng còn trong vi c l p k ho ch d án. Trong ph n này này b n s xem xét các y u t c a b ng kê công vi c và các cách th c khác nhau mà nó ÿ c tri n khai trong các t ch c khác nhau. B ng kê công vi c s giúp b n ki m ch s c ng th ng khi tr l i các câu h i ai, cái gì, khi nào, ÿâu, nh th nào và bao lâu b ng cách t p h p t t c các chi ti t khó kh n v công vi c yêu c u ÿ t o ra ph n có th chuy n giao trong d án. a) nh ngh a: B ng kê công vi c là tài li u ki m soát d án có th ÿ c s d ng nh m t h p ÿ ng pháp lý, tài li u ph m vi hay tài li u ki m soát nh ng thông th ng nên phác th o m t s chi ti t quan tr ng: - Công vi c ÿ c th c hi n. - Ngày tháng, th i gian và ÿ a ÿi m công vi c ÿ c th c hi n. - Ai ch u trách nhi m th c hi n công vi c. - Nguyên v t li u và k thu t ÿ c dùng ÿ th c hi n công vi c. - Chi phí th c hi n công vi c. - Tiêu chí ch p thu n công vi c. M t s t ch c dùng b ng kê công vi c nh m t h p ÿ ng pháp lý v i m t nhà cung c p ÿang cung c p m t hay nhi u ph n có th chuy n giao cho d án. Trong nh ng tr ng h p này, b ng kê công vi c s tính ÿ n ÿi u ki n thanh toán, th ng và ph t hi u qu và các tiêu chí ch p nh n hay t ch i công vi c. M t s t ch c dùng b ng kê công vi c nh m t tài li u ki m soát cho các ph n có th chuy n giao c a d án ÿ c xây d ng trong các b ph n khác. Trong các tr ng h p này b ng kê công vi c có th r t gi ng v i trình t công vi c gi a các b ph n. M c ÿích ÿ u tiên c a b ng kê công vi c trong nh ng tr ng h p này là thu mua ngu n l c thông qua các ÿ ng ch c n ng. 51
  12. M t s t ch c dùng b ng kê công vi c nh m t tài li u ph m vi cho các d án thêm/chuy n/ thay ÿ i và d án vi mô. Ph m vi d án ch ÿ c xác ÿ nh khi các k t qu chuy n giao ÿó ÿ c ghi rõ m t cách c th trong b ng kê công vi c. T t c các công vi c theo yêu c u không ÿ c chi ti t hoá trong b ng kê công vi c là do ÿ nh ngh a ngoài ph m vi và c ng không ÿ c th c hi n ho c ÿ c th c hi n trong m t b ng kê công vi c s a ÿ i. b) Th o b ng kê công vi c B ng kê công vi c có th là m t tài li u ki m soát t t nh ng b n c n ph i hi u t ch c c a b n s d ng b ng kê công vi c ÿ làm nó hi u qu nh th nào. Xây d ng b ng kê công vi c hi u qu tuân theo các nguyên t c sau: - m b o r ng b n hi u v lo i d án: o Cân nh c c n th n các ph n có th chuy n giao liên quan ÿ xác ÿ nh xem d án là v mô, vi mô hay thêm/ chuy n/ thay ÿ i. o m b o r ng b n hi u rõ m i quan h gi a lo i d án và k v ng cho tài li u d án trong t ch c c a b n. - m b o r ng b n hi u t ch c c a mình s d ng b ng kê công vi c nh th nào: o T ch c có m u b ng kê công vi c hay không? o Xem xét các t p d án khác ÿ xem h s d ng b ng kê công vi c nh th nào. - i vào c th ÿ tránh nh ng nh m l n và hi u l m: o m b o r ng b n tính ÿ n t t c các thông tin c n thi t ( ó là ai, cái gì, ÿâu, khi nào và nh th nào). o Nên tránh các thu t ng k thu t, các t thông d ng, các t vi t t t, ho c ÿ nh ngh a ÿ ÿ m b o r ng m i ng i ÿang ti n hành công vi c t ÿ nh ngh a dùng chung. - L y ch ký n u b n mu n nó mang tính pháp lý ho c ràng bu c: o N u b n ÿang dùng b ng kê công vi c nh m t h p ÿ ng v i các b ph n khác nhau thì b n c n ch ký ÿ làm cho h p ÿ ng có giá tr . c) C u trúc b ng kê công vi c M t b ng kê công vi c có chi u h ng trên xu ng. B t ÿ u t s n ph m toàn b và chia nó ra thành nh ng y u t nh h n. Do ÿó, ng i ta có th so sánh xây d ng BKCV gi ng nh công tác chu n b dàn bài cho m t bài v n. M i ch ÿ ÿ u ÿ c chia thành nh ng ch ÿ con, và m i ch ÿ con l i ÿ c chia thêm n a thành các ph n nh . Tuy nhiên, c ng c n chú ý t i quan h gi a mô t công vi c và mô t s n ph m. Trong ÿó, s n ph m: danh t (bao g m: ÿ u vào, ÿ u ra, ÿ ng tác x lý); công vi c: ng t , mô t m t quá trình ho t ÿ ng, x lý. BKCV có th ÿ c phân thành nhi u m c. Không ph i t t c "nhánh" c a BKCV ÿ u c n chi ti t cùng s m c. M i m c cho phép t o ra l ch bi u và báo cáo tóm t t thông tin t i t ng m c ÿó. BKCV ch vi t "cái gì", ch không vi t "nh th nào"; Trình t c a t ng công vi c là không quan tr ng cho dù quen ÿ c t trái sang ph i. Xác ÿ nh trình t n m trong giai ÿo n l p l ch trình BKCV bao g m hai thành ph n chính. - Danh sách s n ph m: DSSP (Product Breakdown Structure) - Danh sách công vi c: DSCV (Task Breakdown Structure) 52
  13. DSSP: mô t theo trình t t trên xu ng M c ÿ phân c p tu theo ÿ ph c t p c a s n ph m. Nói chung, s n ph m càng ph c t p thì s các m c càng l n h n. S n ph m toàn b và t ng s n ph m con ÿ c mô t b ng danh t . Hình 3.3. BKCV theo s n ph m DSCV Xác ÿ nh các công vi c c n th c hi n ÿ xây d ng t ng s n ph m con và t ÿó hình thành nên s n ph m toàn b . DSCV ÿ c chia thành nhi u m c và mô t t trên xu ng d i. M i công vi c ÿ u ÿ c mô t b ng ÿ ng t (hành ÿ ng) và m t b ng . Hình 3.4. BKCV theo công vi c K t h p c 2 danh sách s n ph m và danh sách công vi c, ta có B ng kê công vi c chi ti t Hình 3-5. B ng kê công vi c chi ti t C ph n DSSP và DSCV ÿ u ÿ c ÿánh mã duy nh t. Mã s xác ÿ nh v trí, hay m c, c a ph n t trong BKCV. 53
  14. L u ý: N a trên c a BKCV bao g m các mô t s n ph m, N a d i c a BKCV bao g m các mô t công vi c (ÿ ra ÿ c s n ph m) d) Các b c xây d ng BKCV Vi c xây d ng m t BKCV t t, ph i m t nhi u gi - th m chí hàng ngày – làm vi c c t l c và s a ch a. B c 1. Vi t ra s n ph m chung nh t. Dùng danh t hay thu t ng mô t tr c ti p 1 cách v n t t (ví d : H th ng ph n m m qu n lí nhân s , B nh vi n ÿa khoa, C u m i, ....). Thông tin l y t tài li u "Phác th o d án" B c 2. T o danh sách s n ph m: Phân rã s n ph m chung nh t thành các s n ph m con các m c th p h n. Nói chung, kho ng 2-3 m c d i là ÿ . B c 3. T o l p Danh sách công vi c Mô t các công vi c d i m i s n ph m m c th p nh t. Sau ÿó phân rã t ng công vi c ra thành các m c th p h n. Câu h i: Phân rã chi ti t công vi c ÿ n m c nào? Tr l i: N u m t công vi c c n làm nhi u h n 2 tu n (ho c 80 gi ) thì nên phân rã ti p. B c 4. ãnh mã cho m i ô c a B ng kê công vi c. M c 0: ÿánh mã 0.0 cho s n ph m chung nh t M c 1: ÿánh các mã 1.0, .2.0, 3.0 cho các s n ph m con ánh s ti p m i ô trong BKCV m t mã s duy nh t, theo cách sau: - T trên xu ng d i - T trái sang ph i - N u là 1.0. => ÿánh s ti p là 1.1, 1.2, 1.3, .... - N u là 1.1 => ÿánh ti p là 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, ... - N u là 1.2 => ÿánh ti p 1.2.1, 1.2.2, ..... - Không phân bi t n i dung trong 1 ô là s n ph m hay công vi c B c 5. Xét duy t l i BKCV - T t c các ô thu c danh sách s n ph m ÿ u có danh t (và có th tính t ÿi kèm), - T t c các ô thu c danh sách công vi c có ÿ ng t ra l nh và b ng , - T t c các ô ÿ u có mã duy nh t. 3. QUY NH VÀ KI M SOÁT PH M VI - Các y u t quy ÿ nh ph m vi - M r ng ph m vi - Ki m soát thay ÿ i - Thay ÿ i k ho ch - Giám thi u m r ng ph m vi 3.1. Các y u t quy ÿ nh ph m vi Quy ÿ nh ph m vi là tài li u d án xác ÿ nh công vi c ÿ c tính ÿ n hay không ÿ c tính ÿ n trong d án và g m có các y u t sau: - Xác ÿ nh các gi ÿ nh k thu t và nghi p v . 54
  15. - Yêu c u b t bu c xác ÿ nh b i nhà tài tr hay khách hàng c ng nh các yêu c u không b t bu c. Truy n thông gi a nhà tài tr , khách hàng và ÿ i d án là y u t quy t ÿ nh vi c xây d ng các u tiên c a khách hàng. i u này có l i v sau trong d án n u nh c n thi t ph i th ng l ng l i l ch trình, chi phí hay ph m vi d án. - nh ngh a ràng bu c v t ch c và chúng s tác ÿ ng t i d án nh th nào. - nh ngh a rõ ràng nh ng th ÿ c tính ÿ n hay không ÿ c tính ÿ n trong d án. - Xác ÿ nh s n ph m có th chuy n giao. - Xác ÿ nh các ph ng pháp lu n và công c ÿ c s d ng và tuân theo trong su t quá trình th c thi d án. - t m c tiêu ngày tháng b t ÿ u và ngày tháng hoàn t t và th hi n ÿ ng th i gian d a vào các m c quan tr ng. - Xác ÿ nh kinh phí có giá tr b ng ti n và c s quy t ÿ nh ÿó. - B n ÿ ngu n l c xác ÿ nh các ngu n l c ÿ c dùng trong su t d án, trong ÿó có con ng i, c s v t ch t và các gi ÿ nh v tính giá tr c a các ngu n l c ÿó. - u tiên chi phí, l ch trình và ch t l ng. - Xác ÿ nh vai trò và trách nhi m c a giám ÿ c d án, nhà tài tr , các ÿ i t ng liên quan d án. - Các nhân t r i ro d án và s c ch u ÿ ng r i ro c a khách hàng hay nhà tài tr . - Các tiêu chí hoàn t t. 3.2. M r ng ph m vi M r ng ph m vi là s m r ng ph m vi c a d án do nh ng thay ÿ i không ÿ c phê chu n hay qu n lý, nh h ng t i chi phí, ch t l ng và/ho c th i gian c a d án. Khi d án ti n tri n, ÿ c bi t là các d án “may ÿo”, các yêu c u có xu h ng thay ÿ i liên t c, khi n nhà tài tr và khách hàng ph i b sung thêm các ch c n ng và tính n ng, d n ÿ n thay ÿ i WBS và t ng l ch bi u và kinh phí. Kh n ng này th hi n r t rõ trong các d án IT, th c t cho th y h u h t các d án ÿ u liên quan ÿ n công ngh m i, vi c ch t ch t các yêu c u trong tài li u ph m vi ban ÿ u tr nên vô cùng khó kh n. Xu h ng m r ng ph m vi gây không nh vào s th t b i c a d án. Chìa khóa ÿ v t qua nguy c có th c này trong công tác qu n lý d án là ph i qu n lý ch t ch và tuân th các quy ÿ nh v th t c thay ÿ i, qua ÿó không ch p nh n b t k thay ÿ i nào không tuân theo quy trình qu n lý thay ÿ i và ÿ c phê chu n. Ví d : D ng và c là hai ng i b n và là nh ng l p trình viên ÿang làm chung m t ng d ng trên PDA cho ÿ i bán hàng ti n hành trong l ch phát tri n ch t ch ÿ ng d ng s ÿ c hoàn thành tr c khi b t ÿ u n m m i. M t ng i b n c a h là m t nhân viên bán hàng r t thích ng d ng này. Tuy nhiên, cô mu n b sung m t vài tính n ng m i mà cô cho r ng r t nh .cô ÿ ngh c b sung tính n ng ÿó thay vì th c hi n yêu c u thay ÿ i chính th c. C hai c và D ng ÿ ng ý và cho r ng cô b n có m t ý t ng hay, h không m t nhi u th i gian ÿ b xung nh ng tính n ng này và s n ph m cu i cùng ch c ch n s t t h n. Tuy nhiên, khi h b t ÿ u thêm nh ng tính n ng này, h g p ph i m t s v n ÿ và tr c khi h nh n ra ÿi u ÿó, m in ng i trong s h ÿã m t 2 ngày ÿ hoàn thành các tính n ng m i và d tính s m t thêm 4 ngày n a ÿ tích h p mã. T i cu c h p báo cáo hi n tr ng hàng tu n, h ÿã ph i th a nh n công vi c ÿã b ch m l ch trong công vi c 55
  16. chính th c c a mình. Giám ÿ c d án c a h thông c m nh ng hãng thì không. Không có s trì hoãn nào trong l ch và hãng không th ch p nh n yêu c u thay ÿ i cho phiên b n ng d ng này. 3.3. Ki m soát thay ÿ i Ki m soát thay ÿ i là m t k thu t dùng ÿ ÿ m b o r ng nh ng thay ÿ i ÿ c ÿ xu t s ÿ c coi nh m t ph n c a quá trình qu n lý thay ÿ i do ph i ÿ c ÿ nh ngh a và sau ÿó ÿ c phê duy t hay h y b . N u ÿ c phê duy t s ÿ c ÿ a vào k ho ch c a d án. Quá trình qu n lý thay ÿ i ÿ c ÿ nh ngh a tr c là m t ph n c a tài li u ph m vi. Trong quá trình th c hi n, Giám ÿ c d án ph i giám sát ch t ch quá trình này và tuân th k ho ch qu n lý thay ÿ i ÿ ÿ m b o r ng nh ng thay ÿ i không ÿ c ch p thu n s không ÿ a vào d án. Các yêu c u thay ÿ i xu t hi n liên t c trong vòng ÿ i d án khi xu t hi n nh ng thông tin và công ngh m i, s thay ÿ i u tiên c a t ch c và x y ra nh ng thay ÿ i v nhân s . Nh ng thay ÿ i ÿ c qu n lý không ph i là m r ng ph m vi. H qu t t y u c a thay ÿ i: k ho ch d án ÿ c ÿánh giá t t nh t c ng có th thay ÿ i trong d án. Tr c khi ch p nh n m t thay ÿ i, hãy ch c ch n r ng b n ÿã nghiên c u k l ng nh h ng c a thay ÿ i t i ph m vi, l ch bi u và kinh phí. N u m t thay ÿ i tác ÿ ng m nh ÿ n kinh phí hay l ch bi u, hãy xem xét li u b n có th th ng l ng thay ÿ i ph m vi ÿ h n ch nh h ng không. Ng c l i, n u thay ÿ i ph m vi s nh h ng kinh phí hay l ch bi u, hãy ÿ m b o m i ÿ i t ng liên quan chính và khách hàng hi u ÿ c h qu c a nó. Hãy luôn s n sàng ÿ ÿàm phám và th a hi p. N u m t yêu c u thay ÿ i ÿ c ch p nh n, nó ph i tr i qua quá trình phê duy t ÿ c xác ÿ nh trong quy trình qu n lý thay ÿ i. N u thay ÿ i nh h ng ÿ n kinh phí, th i gian hay các yêu c u v ngu n l c, k ho ch d án c ng ph i ÿ c c p nh t cho phù h p và chính xác. 3.4. Thay ÿ i k ho ch Thay ÿ i k ho ch d án là nh ng thay ÿ i ÿ i v i tài li u k ho ch c a d án ph i x y ra n u m t thay ÿ i quan tr ng v ph m vi c a d án ÿ c phê duy t. - Nh ng thay ÿ i v ngân sách ÿòi h i s tính toán v c s chi phí m i và nh ng thay ÿ i ÿ i v i các tài li u qu n lý dòng ti n. - Nh ng thay ÿ i v l ch ÿòi h i nh ng thay ÿ i ÿ i v i l ch d án và tính toán trên c s c a l ch trình - M t thay ÿ i v b n ch t công vi c ÿang ÿ c th c hi n có th d n t i nh ng thay ÿ i v l c ÿ m ng, ma tr n tài nguyên, k ho ch qu n lý r i ro và k ho ch qu n lý ch t l ng. - Nh ng thay ÿ i v nhân s nh h ng ÿ n ÿ i d án, nhà tài tr ho c nh ng ÿ i t ng liên quan s nh h ng ÿ n k ho ch truy n thông. - B sung thêm m t nhà cung c p nh h ng ÿ n k ho ch mua s m. 3.5. Ki m soát ph m vi M t k ho ch qu n lý thay ÿ i ÿ c tuân th t t và ch t ch s ng n ng a vi c m r ng ph m vi nh h ng ÿ n ti n ÿ , ch t l ng d án. Nguyên t c qu n lý hi u qu vi c m r ng ph m vi, hãy tuân theo nguyên t c sau: - Giám sát thay ÿ i không ÿ c ki m soát b ng cách phân tích các gói công vi c ÿ tìm ra công vi c không ÿ c phép: 56
  17. o Giám sát các báo cáo hi u su t, các ÿánh giá hi u su t, và các cu c h p báo cáo hi n tr ng ÿ tìm các d u hi u c a vi c m r ng ph mvi ti m n ng. o Ki m tra- th c hi n ki m ÿ nh công vi c ÿang ti n tri n. o Giám sát l ch bi u và ngân sách. - m b o m i yêu c u thay ÿ i ÿ c ghi l i và sàng l c ÿ ch p thu n ho c t ch i. - L c các yêu c u thay ÿ i: o Lo i b nh ng thay ÿ i ngoài ph m vi tr khi chúng quan tr ng cho d án. o i v i nh ng thay ÿ i có kh n ng ÿ c ch p thu n, ÿánh giá nh h ng c a vi c s a l i k ho ch và li t kê các v n ÿ có th có. o N u nh h ng nh , giám ÿ c d án và ÿ i có th x lý thay ÿ i. o N u nh h ng v a ph i, hãy chu n b m t báo cáo v nh h ng và tìm s ÿ ng ý c a các ÿ i t ng liên quan ÿ n d án. o N u nh h ng l n, hãy c ÿàm phán v nh ng thay ÿ i khác có th h n ch nh h ng. Hãy chu n b m t báo cáo v nh h ng cho nhà tài tr và nh n ÿ c s phê duy t chính th c tr c khi ti n hành. - N u thay ÿ i ÿ c ch p thu n, hãy th c hi n nh ng ÿi u ch nh c n thi t cho k ho ch d án ÿ b sung thay ÿ i. - N u yêu c u thay ÿ i b t ch i, hãy ÿ m b o r ng quy t ÿ nh này ÿ c thông báo t i ng i yêu c u. - N u thay ÿ i ÿ c ch p nh n, hãy thông báo v s ch p nh n ÿó cho ÿ i d án, ÿ i t ng có liên quan và các nhà cung c p, theo ÿúng nguyên t c k ho ch truy n thông. Ví d M t ng d ng c s d li u trên Web ÿang trong giai ÿo n phát tri n cu i cùng, nh ng d án b ch m l ch và m t s ho t ÿ ng quan tr ng v n còn ph i hoàn thành. D li u ph i ÿ c thanh l c và chuy n ÿ i sang XML tr c khi có th ÿ c truy c p b i ng d ng m i, m t quá trình d tính m t 120 gi và ÿ c lên l ch kho ng ba tu n vì nó ÿòi h i các d ch v c a riêng DBA v i ÿ i. Trong khi ÿó, giám ÿ c d án r t c n các d ch v DBA v phía phát tri n vì DBA ÿ c lên l ch ÿ b t ÿ u d án m i trong vòng b n tu n. M t công ty t v n ÿáng tin c y có s n nhi u DBA và có th th c hi n công vi c trong m t tu n nh ng không còn ÿ ti n trong qu d phòng ÿ trang tr i cho chi phí 10.000$. Giám ÿ c d án ÿi g p nhà tài tr c a mình và ÿ c ch p thu n cho thuê ngoài ho t ÿ ng này. Bà dàn x p m t Qui ÿ nh Công vi c v i nhà cung c p bao g m ÿi u kho n NDA (th a thu n không ti t l thông tin) ÿ b o v s bí m t c a d li u. Sau ÿó s a l i k ho ch d án và g p các ÿ i t ng có liên quan ÿ xem xét k ho ch m i cùng h và ÿ m b o r ng d li u c a h s ÿ c hãng t v n qu n lý t t. TÓM T T N I DUNG CH NG Trong bài này, b n ÿã ÿ c trang b các ki n th c c b n v qu n lý ph m vi và cách th c l p báo cáo ph m vi: 1. Kh i th o - Ràng bu c tam giác - Tam giác thép 57
  18. - Ma tr n trách nhi m - Tính t ng tr ng d án - K ho ch d án tích h p - Các y u t c a quy ÿ nh ph m vi 2. L p k ho ch - Th o quy ÿ nh ph m vi d án - Th o tôn ch d án - Th o b ng kê công vi c (SOW) 3. Qu n lý và ki m soát ph m vi - Các y u t quy ÿ nh ph m vi - M r ng ph m vi - Ki m soát thay ÿ i - Thay ÿ i k ho ch - Giám thi u m r ng ph m vi BÀI T P K T THÚC CH NG 1. Giám ÿ c d án ÿ c ch ÿ nh cho m t d án l n ÿã và ÿang ÿ c th c hi n m t s l n. i d án v a hoàn t t giai ÿo n thi t k c a d án và ÿang ti n hành trong giai ÿo n tri n khai. T i ÿi m này, thay ÿ i nào có th x y ra mà không ph i gánh ch u r i ro c a vi c ti n hành l i toàn b giai ÿo n thi t k ? A. Ph m vi B. Nhi m v C. Thi t k chi ti t D. Ngày tháng chuy n giao 2. i d án ÿang ti n hành hoàn t t ÿ nh ngh a ph m vi và ÿang trình bày báo cáo ph m vi v nh ng yêu c u thay ÿ i c a khách hàng và nhà tài tr . V i vai trò là giám ÿ c d án thì ph ng pháp ti p c n t t nh t là gì? A. L ng nghe yêu c u và ch ra các ngu n l c thêm vào s ÿ c yêu c u ÿ hoàn t t d án vào cùng th i h n. B. Ch p nh n thay ÿ i và r i kh i ÿó ÿ qua tr l i v i báo cáo ph m vi ÿã thay ÿ i. C. Ch ra r ng th i gian chuy n giao cho d án s ÿ c kéo dài. D. Phác th o nh ng nh h ng c a thay ÿ i trong vi c ÿáp ng các m c tiêu c a d án s d ng các ví d minh ho thay ÿ i ph m vi, th i gian và chi phí. 3. Ph m vi d án do khách hàng yêu c u sau khi ch p thu n thi t k có kh n ng nh h ng t i m t s thành ph n c a d án. i u gì sau ÿây là câu tr l i t t nh t c a giám ÿ c d án? A. Thuy t ph c khách hàng hoãn thay ÿ i. B. c tính nh h ng t i chi phí và l ch trình và phê duy t tr c khi ti n hành. C. a ra nh ng thay ÿ i then ch t b t ch p chi phí và nh h ng c a nó, ÿ ng th i thông báo cho ban qu n lý thay ÿ i. 58
  19. D. Th c hi n phân tích nh h ng chi ti t t i chi phí và l ch trình, ÿ ng th i tri u t p m t cu c h p ÿ i d án. 4. Có nhi u ph ng pháp dùng ÿ giám sát hi u qu c a d án. Hai ph ng pháp nào có th ÿ c dùng ÿ giám sát các thay ÿ i ph m vi?(Ch n 2) A.Phân tích l ch s bi n ÿ ng chi phí. B.Theo dõi s l ng thay ÿ i ph m vi. C. Phân tích l ch s bi n ÿ ng l ch trình. D. Theo dõi giá tr ÿ ng ÿôla c a công vi c thêm vào ÿ c th c hi n. 5. Trong su t quá trình xây d ng d án ÿã ÿ c phê duy t, giám ÿ c d án nh n th y r ng ph m vi d án không ÿ c xác ÿ nh h p lý, làm t ng l ng kinh phí ÿáng k và tr h n các ph n có th chuy n giao. Giám ÿ c d án yêu c u m t cu c h p v i các ÿ i t ng liên quan d án ÿ thông báo cho h v s chênh l ch ph m vi theo yêu c u. Giám ÿ c d án nên ti p c n t t nh t bi n ÿ ng ph m vi cho d án này nh th nào? A. Chu n b c u trúc chi ti t công vi c m i ch ra th i gian yêu c u cho vi c hoàn t t d án và kinh phí theo yêu c u m i. B. Thông báo cho các ÿ i t ng liên quan d án v s thay ÿ i kinh phí và l ch trình theo yêu c u, gi m b t các chi phí ph v i m t k ho ch d phòng ÿúng ch và nh n ÿ c s phê duy t b ng v n b n cho nh ng thay ÿ i yêu c u. C. Thông báo cho các ÿ i t ng liên quan d án v th i gian và kinh phí theo yêu c u c n ÿ hoàn t t d án cùng v i các minh ch ng v m t tài chính nh Phân tích giá tr thu ÿ c, ROI (Hoàn tr ÿ u t ) và bi n ÿ ng l ch trình. D. Xác ÿ nh bi n ÿ ng chi phí và l ch trình và ÿ ngh phê chu n nh ng thay ÿ i theo yêu c u. 6. Có nhi u ph ng pháp dùng ÿ giám sát hi u qu c a d án. Hai ph ng pháp nào có th ÿ c dùng ÿ giám sát các thay ÿ i ph m vi?(Ch n 2) A. Phân tích l ch s bi n ÿ ng chi phí. B. Theo dõi s l ng thay ÿ i ph m vi. C. Phân tích l ch s bi n ÿ ng l ch trình. D. Theo dõi giá tr ÿ ng ÿôla c a công vi c thêm vào ÿ c th c hi n. 7. Tr c khi b n nh n ÿ c phê duy t t các ÿ i t ng liên quan v thay ÿ i d án ÿi u ch nh ph m vi d án. B n nên th c hi n ba ho t ÿ ng nào? (Ch n 3) A. Phân tích v n ÿ kinh phí và nh h ng c a chúng. B. Tính toán ph m vi v n ÿ bi n ÿ ng l ch trình C. Phân tích v n ÿ k ho ch d án và nh h ng c a chúng. D. Áp d ng thay ÿ i ph m vi cu i cùng vào k ho ch d án. E. Nghiên c u các kh n ng khác ÿ i v i thay ÿ i ph m vi ÿ c ÿ a ra. 8. Trong tình hu ng nào giám ÿ c d án ÿ c yêu c u ph i g i m t yêu c u thay ÿ i t i nhà tài tr và các ÿ i t ng liên quan d án. A. Th i ÿi m nào ÿó yêu c u thay ÿ i ÿ c xét duy t. B. Khi chi phí v t quá ÿ bi n ÿ ng cho phép theo kinh phí. C. Khi không có s l a ch n kh thi. 59
  20. D. Khi khách hàng ÿ ng ý thay ÿ i. 9. Ph m vi c a d án v t quá kinh phí b i vì các m c ÿ c mua ÿ t h n so v i d li u ban ÿ u. L ng d th a này s v t quá t ng kinh phí cho d án. Giám ÿ c d án nên làm gì? A. Không thay ÿ i kinh phí. B. Ti p c n các ÿ i t ng liên quan d án ÿ t ng kinh phí. C. Gi m các chi phí ph m vi ÿ không v t quá kinh phí. D. i u ch nh các m c kinh phí ÿ thu hút các chi phí v t quá. 10. C n c vào báo cáo ph m vi và các gi ÿ nh d án ÿ c ch ra trong tri n lãm thì ÿi u gì ph i ÿ c hoàn t t ÿ u tiên? A. i d li u v s ti n ph i tr cho nhân viên vào tháng 12. B. s ti n ph i tr cho nhân viên sau ngày 31 tháng 11. C. So sánh v i s ti n ph i tr cho nhân viên trong ba tháng. D. s ti n ph i tr cho nhân viên v i ÿ chính xác 100% trong tháng 1. 11. Nh m t b ph n c a ÿ nh ngh a ph m vi t ng th và l p k ho ch d án trong giai ÿo n kh i t o c a d án, quy ÿ nh d án và b ng kê công vi c yêu c u giám ÿ c d án ph i: A. Nghiên c u các quy ÿ nh c th c a ngành v nh h ng trong d án. B. tÿ c s nh t trí c a ÿ i ng thành viên v nhi m v và th i ÿo n. C. Xây d ng c u trúc chi ti t công vi c m t cách chi ti t. D. Tính ÿ n các d phòng cho nh ng ÿi u ch a bi t. 12. Giám ÿ c d án ÿ c khách hàng ÿ ngh th c hi n nh ng thay ÿ i quan tr ng cho d án. Nh ng thay ÿ i này không ÿ c chú tâm trong Tài li u thi t k hay Ph m vi d án. Cách t t nh t ÿ giám ÿ c d án ÿáp l i yêu c u là gì? A. Thông báo v i khách hàng r ng thay ÿ i ph m vi là không ÿ c phép. B. Trình yêu c u thay ÿ i lên Ban qu n lý thay ÿ i. C. Tri n khai các thay ÿ i theo yêu c u ngay l p t c. D. Thi t k l i toàn b d án t v ch xu t phát. 13. i u gì sau ÿây nên ÿ c tính ÿ n trong ÿ nh ngh a ph m vi và quy ÿ nh d án? A. Ph ng pháp lu n mã chu n. B. WBS (C u trúc chi ti t công vi c). C. CPM (Ph ng pháp ÿ ng t i h n). D. Tiêu chí hoàn t t. 14. Khi th m quy n phê chu n s a ÿ i ph m vi ÿ c ÿ t ra, giám ÿ c d án nên: A. H i ý ki n nhà tài tr d án. B. Duy t quy ÿ nh d án g c. C. Tham kh o k ho ch d án thay ÿ i. D. Ra quy t ÿ nh d a trên s ÿ t ch c c a công ty. 15. Thông th ng tài li u ÿ c s a ÿ i nhi u nh t trong các d án là gì? A. K ho ch d án. B. S ghi v n ÿ . 60