Xem mẫu

  1. CH NG 2: TÍNH CH NH TH C A D ÁN M C ÍCH - Hi u ÿ c tính ch nh th c a d án thông qua công tác l p k ho ch, t ÿó th y ÿ c t m quan tr ng c a công tác l p k ho ch toàn di n nh h ng sâu s c ÿ n tính ch nh th , h th ng c a d án. - Nhìn nh n toàn b d án t k ho ch t ng th ÿ n t ng k ho ch b ph n; hi u ÿ c cách th c l p k ho ch d án. - N mÿ c các n i dung v giám sát vi c th c hi n k ho ch - Xác ÿ nh ÿ c v trí c a công vi c ki m soát thay ÿ i k ho ch, t ÿó áp d ng các k thu t ÿ ki m soát thay ÿ i GI I THI U CHUNG Theo m t nghiên c u m i ti n hành n n 1998 thì có t i 51% s d án công ngh thông tin (CNTT) quy mô l n ÿã v t qua ngân sách trung bình kho ng 189% ( Gartner 2000.107 ).Có m t s nhân t nh h ng ÿ n th c t này. Tr c ÿây chúng ta ÿã xác ÿ nh ÿ c m t trong s các nhân t này liên quan tr c ti p ÿ n các yêu c u v ch c n ng, yêu c u k thu t ÿ c xây d ng không ÿ y ÿ . N u nh quá trình l p k ho ch không ÿ c th c hi n ÿúng cách thì nh h ng c a nó có th s là m t th m h a. Ng c l i, n u quá trình l p k ho ch d án ÿ c th c hi n t t, thì nh ng l i trong yêu c u k thu t có th ÿ c xác ÿ nh s m và d án có th ÿ c ÿ a tr v m t n n t ng v ng ch c. Trong bài h c này b n s h c cách ÿ t n n t ng cho m t d án. B n ch t ÿ ng và s ph c t p c a các d án công ngh thông tin ÿòi h i m t giám ÿ c d án xu t s c ph i thi t l p ÿ c m t n n t ng v ng ch c. Thi t l p ÿ c n n t ng nh v y ÿòi h i ph i có s hi u bi t v ng ch c v phân tích m t c u trúc chi ti t công vi c ( Work Breakdown Structure, vi t t t WBS ) và cách s d ng các s ÿ m ng ( Network Diagram ), ph ng pháp ÿ ng t i h n ( Critical Path Method ), l ch trình d án ( Project Schedules) và ngân sách d án. Không n m v ng ÿ c nh ng v n ÿ này th ng d n t i vi c d án ho t ÿ ng v i hi u qu không n ÿ nh th m chí có th th t b i. Tuy nhiên, n u b n n m v ng nh ng công c này, b n s d n th y mình có m t c s v ng ch c b t k b n ÿang làm cho D án CNTT nào. 1. K v ng cho quy trình l p k ho ch t nh ng k v ng có tính th c t cho quy trình l p k ho ch và th o lu n v các ph ng pháp truy n t i nh ng k v ng này tr c khi b t ÿ u công vi c l p k ho ch d án. Là m t giám ÿ c d án CNTT, b n ÿ c ÿánh giá ch y u trên c s thành công hay th t b i c a các d án mà b n ÿang tham gia, tuy nhiên b n l i có th ÿ c giao m t chút th i gian quý giá ho c ngu n l c ÿ l p k ho ch. Do các d án CNTT r t ph c t p và luôn bi n ÿ ng nên chúng ÿòi h i quá trình l p k ho ch t ng th ph i thành công. N u mu n d án c a mình hoàn thành ÿúng th i h n, ÿúng ngân sách và ÿúng yêu c u k thu t thì b n ph i ÿ m b o ban qu n lý d án có nh ng k v ng h p lý v th i gian và tài nguyên ÿ hoàn thành công vi c. a. L p k ho ch Xác ÿ nh các ph ng pháp, tài nguyên và công vi c c n thi t ÿ ÿ t ÿ c m c tiêu. 16
  2. nh ngh a: L p k ho ch là m t ph ng th c ti p c n có h th ng, cách nhìn ch nh th , toàn di n d án nh m xác ÿ nh các ph ng pháp, tài nguyên và các công vi c c n thi t ÿ ÿ t ÿ c m c tiêu. M c tiêu c a các D án CNTT là hoàn thành ÿúng th i h n, ÿúng ngân sách, cung c p hi u qu ho t ÿ ng mong mu n v m t k thu t ÿ c ch p nh n c a nhà tài tr /khách hàng. Quá trình l p k ho ch xác ÿ nh c n ph i làm gì? Làm nh th nào? Ai là ng i th c hi n và th c hi n khi nào? M c ÿích chính c a quá trình l p k ho ch v ch ra ph ng h ng, quan tr ng h n ÿ tránh các v n ÿ r c r i, r i ro. L ng th i gian và ti n b c dành cho quá trình l p k ho ch c n ph i t l tr c ti p v i chi phí ti m n ng t các l i g p ph i do thi u quá trình l p k ho ch. M c tiêu là chi ÿ tài nguyên trong quá trình l p k ho ch nh m thúc ÿ y th c hi n thành công d án ch không ph i là chi phí quá nhi u tài nguyên ÿ n m c không còn ÿ cho quá trình th c hi n d án. L p k ho ch d án là m t quá trình l p di n ra b t c khi nào có nh ng thay ÿ i quan tr ng trong d án. Ví d : Khi các nhà tài tr giao cho th c hi n m t d án phát tri n Web, Giám ÿ c d án Phong ÿã r t ph n kh i nh ng anh c ng bi t r ng có r t nhi u vi c ÿang phía tr c b i vì anh v n còn ch a quen v i các ng d ng theo mô hình ch khách 3 t ng. Anh ÿã tìm th y m t tài nguyên r t quý ÿó là m t SME v Web làm cho m t công ty t v n có m i quan h r t t t v i công ty anh và anh ÿã dùng ng i này vào vi c xây d ng các yêu c u k thu t. Anh ÿã b ra m t s ti n trong c tính v chi phí ÿ có ÿ c s giúp ÿ t bên ngoài. Bây gi là lúc lên l ch cho chuyên gia t v n giúp anh tách c u trúc chi ti t ÿ anh có th ÿ nh ngh a các gói công vi c, l p h s m ng, lên l ch trình d án và ngân sách chính xác. b. K ho ch d án công ngh thông tin - M c ÿích giám sát vi c th c hi n d án - Các thành ph n c a b n k ho ch d án - K ho ch chi ti t cho nh ng l nh v c c th N u b n g p m t Giám ÿ c D án CNTT và h i “ Ông có k ho ch không? ” “ B n ngh r ng câu tr l i s ra sao? ” “ T i sao ch , ÿ ng nhiên r i! ”. M i ng i ÿ u có m t k ho ch cho dù ÿôi khi nó ch ng khác gì nh ng dòng ch vi t v i vàng trên m t chi c kh n n. Cái gì t o nên m t b n k ho ch d án? M t b n k ho ch d án th c s bao g m nh ng gì? Hi u bi t rõ ràng m t b n k ho ch d án ph i bao g m nh ng gì có th là vô giá trong vi c thi t l p k v ng ÿ i v i ban qu n lý d án. nh ngh a: K ho ch d án CNTT ( IT Project Plan ) là m t tài li u d án chính th c do giám ÿ c d án, nhà tài tr , các ÿ i t ng liên quan ÿ n d án và các thành viên ÿ i d án xây d ng v i m c ÿích giám sát vi c th c hi n d án. Kích th c và m c ÿ chi ti t c a b n k ho ch d án ph i t ng ng v i lo i d án. M t b n k ho ch d án t i thi u ph i có nh ng thành ph n quan tr ng sau: - Tôn ch d án ( Project Charter ) - Báo cáo ph m vi ( Scope Statement ) - C u trúc chi ti t công vi c (Work Breakdown Structure) - Ma tr n trách nhi m ( Responsibility Matrix ) ÿ i v i k t qu chuy n giao chính. 17
  3. - Ma tr n phân b tài nguyên cho vi c th ng kê các k n ng, nguyên v t li u và c s v t ch t c n thi t. - c tính chi phí và th i gian cho d án. - L ch trình c a d án, bao g m c ngày tháng cho t t c các m c quan tr ng. - Ngân sách c a d án, bao g m c chi phí c s ( Cost Baselines) - K ho ch qu n lý r i ro. - K ho ch truy n thông. ( Communication Plan ) Nh ng D án CNTTcó quy mô l n và ÿ ph c t p cao ÿòi h i ph i có k ho ch chi ti t h n cho nh ng l nh v c c th . Nh ng k ho ch qu n lý chi ti t này bao g m: - K ho ch qu n lý ph m vi - K ho ch qu n lý l ch trình - K ho ch ki m th hay qu n lý ch t l ng - K ho ch qu n lý nhân s - K ho ch qu n lý mua s m. - K ho ch ph n ng tr c r i ro ho c ÿ i phó v i nh ng b t ng trong d án. Không ph i m i k ho ch d án ÿ u ÿòi h i ph i có nh ng y u t này m i ÿ t tính hi u qu . i v i nh ng d án l n và ph c t p nên có t t c nh ng y u t này. Tuy nhiên, các nhân t h tr và tài li u ÿ c dùng ÿ lên k ho ch cho d án c ng r t quan tr ng và c n thi t ph i có ÿ ki m tra theo dõi các gi ÿ nh và k thu t ( PMI 2000, 45 ). N I DUNG 1. TRI N KHAI K HO CH D ÁN - Gi i thi u v ÿ i t ng, l nh v c qu n lý trong k ho ch d án - C u trúc phân rã chi ti t công vi c (WBS) - Các thành ph n c b n c a m t b n k ho ch d án toàn di n Trong ch ÿ này, ng i h c s dùng nh ng thành ph n ÿã ÿ c ÿ c p trong ph n gi i thi u chung ÿ biên so n m t b n k ho ch d án toàn di n. L p k ho ch là m t k n ng mà nhi u ng i ngh r ng mình ÿã có kinh nghi m, tuy nhiên r t ít ng i th c s có ÿ c k n ng này. ng nh m l n, l p k ho ch là m t công vi c khó kh n! Xây d ng m t b n k ho ch d án toàn di n là m t trong nh ng công vi c khó kh n nh t mà b n s làm trong su t vòng ÿ i c a d án. N u b n có th t p trung vào nh ng y u t chính c a b n k ho ch d án toàn di n, b n s có th hoàn thành ÿ c b n k ho ch và ÿ c phê chu n. M t b n k ho ch dài 20 trang trong 1 tu n có th có hi u qu h n m t tài li u dài 100 trang trong vòng 1 tháng. Trong ch ÿ này, b n s h c v nh ng k thu t giúp t p trung vào xây d ng m t b n k ho ch d án ch t l ng ch không ph i là s l ng. Vi c này giúp cho b n thành công. a) Gi i thi u Sau khi xác ÿ nh d án s ÿ t t i cái gì? Thì b c ti p theo là xác ÿ nh cách nó s hoàn thành các m c ÿích và m c tiêu ÿó nh th nào. Cách th c ÿ hoàn thành m c ÿích và m c tiêu là 18
  4. t o ra c u trúc phân tích công vi c, xây d ng các cl ng th i gian, xây d ng l ch bi u, c p phát tài nguyên, tính chi phí và qu n lý r i ro. C u trúc chi ti t công vi c (WBS): WBS là b n thi t k phân c p các s n ph m, s n ph m ph , nhi m v và nhi m v con c n ÿ hoàn thành d án. M t WBS t t cung c p c s cho vi c xây d ng các c l ng th i gian và chi phí có ý ngh a c ng nh l ch bi u kh thi. c l ng th i gian. Ng i qu n lý d án có th áp d ng các c l ng th i gian theo các nhi m v và nhi m v con ÿ c nh n di n trong WBS. Có m t s k thu t c l ng có th ÿ c áp d ng tùy theo m c ÿ tin c y mà h c l ng. L ch bi u. Ng i qu n lý d án có th phân tích t WBS và các c l ng th i gian ÿ xây d ng l ch bi u. Tr c h t h nh n di n m i quan h logic gi a các nhi m v r i áp d ng các c l ng th i gian cho các nhi m v ÿó. Ti p ÿó, h tính ngày tháng cho t ng nhi m v trong khi v n nh t i các ràng bu c lên d án. Qua vi c tính toán l ch bi u, ng i qu n lý d án nh n di n các nhi m v c n cho vi c hoàn thành d án ÿúng h n. Vi c xây d ng L ch bi u ÿích và L ch bi u hi n th i là tính n ng quan tr ng khác. L ch bi u ÿích hay v ch ranh gi i, là l ch bi u b n ÿ ng ý theo ÿu i. L ch bi u hi n th i là s t h p c a l ch bi u ÿích và hi n tr ng so v i các kho n m c ÿ c ch a trong ÿó. L ch bi u hi n th i c ng d ki n khi nào các ho t ÿ ng hi n th i và t ng lai s b t ÿ u hay k t thúc, hay c hai n u d án ti p t c nh nh p ÿ hi n t i c a nó. Ng i qu n lý d án theo ÿu i b t k cái gì c n thi t ÿ so sánh l ch bi u hi n th i v i l ch bi u ÿích. Ng u nhiên, ph n l n các gói ÿ u cho phép b n s a ÿ i l ch bi u ÿích b t k khi nào c n thi t. Phân b tài nguyên. Các d án ÿ u tiêu th tài nguyên nh con ng i, ÿ cung c p, v t t , trang thi t b và không gian làm vi c. Ng i qu n lý d án ph i phân b tài nguyên cho các nhi m v ÿ hoàn thành chúng. Sau khi dùng các tài nguyên, ng i qu n lý d án có th xác ÿ nh li u tài nguyên có ÿ ÿ hoàn thành vi c chuy n giao s n ph m hay không? Tính chi phí. Sau khi t o ra c u trúc phân vi c, xác ÿ nh các c l ng th i gian; Xây d ng l ch bi u; Và c p phát tài nguyên, ng i qu n lý d án có th tính toán chi phí ÿ th c hi n t ng nhi m v và cho toàn b d án. Chi phí ÿ c c l ng cu i cùng tr thành ngân sách. Trong khi th c hi n d án, ng i qu n lý theo dõi hi u n ng chi phí so v i ngân sách. Ki m soát r i ro. Không d án nào ho t ÿ ng ÿ c l p, mà ph i n m trong m t môi tr ng có t ch c. M i ch ng ng i là m i ÿe d a, nh h ng t i s th c hi n và s thành công c a d án. Ng i qu n lý d án hi u qu ÿ nh xác ÿ nh nh ng ÿe d a ÿó và xây d ng m t k ho ch hi n th c ÿ gi m thi u tác ÿ ng. Ng i qu n lý d án, khi bi t t i các ÿe d a, có th phát tri n nh ng k ho ch ÿ làm gi m thi u s xu t hi n c a chúng hay làm nh b t tác ÿ ng c a chúng lên d án. Sau ÿây ta ÿi sâu vào c u trúc chi ti t công vi c. C u trúc phân tích chi ti t công vi c hay g i t t là C u trúc phân vi c. Bi t m c ÿích và m c tiêu c a mình, m c d u là r t quan tr ng nh ng v n ch a ÿ ÿ hoàn thành d án c a b n. B n ph i bi t nh ng nhi m v nào là c n ÿ ÿ t t i các m c tiêu và m c ÿích. M t c ch ÿ phân tích các m c ÿích c a b n là dùng c u trúc chi ti t công vi c hay còn g i là c u trúc phân vi c (WBS). b) C u trúc phân vi c nh ngh a v WBS và cái l i ích c a nó. WBS là m t danh sách chi ti t các b c c n ÿ hoàn thánh m t d án. Nó cung c p nhi u l i ích cho ng i qu n lý d án. Vi c xây d ng WBS bu c ng i qu n lý d án ph i c g ng t 19
  5. duy ÿ hi u nh ng cái s ph i làm ÿ k t thúc d án. N u phân tích ÿúng ÿ n, khoa h c, nó cho phép xác ÿ nh các b c chính xác ÿ làm xong d án. WBS thi t l p n n t ng h th ng hóa các công vi c v ng ch c, làm c s cho các c l ng th i gian và chi phí hi n th c. Danh sách chi ti t các nhi m v t o ÿi u ki n cho tính chi phí riêng cho các ho t ÿ ng và toàn b d án. B ng vi c làm các c l ng th i gian cho các nhi m v chi ti t, ng i qu n lý d án có th “ tích l y ” d li u liên k t v i t ng m c c a WBS ÿ xây d ng m t b c tranh h p thành, ch nh th v d án. M t WBS t t c ng cho phép ng i qu n lý d án xây d ng vi c gi i trình gi a các thành viên t d án. Sau khi li t kê t t c các nhi m v ng i qu n lý d án có th phân công công vi c cho t ng ng i. i u này th hi n không khí dân ch , th ng th n, ÿ y trách nhi m và gi i trình gi a các thành viên t . Ng i qu n lý d án có th dùng WBS ÿ xây d ng l ch bi u h u d ng. M t danh sách c th các nhi m v , làm c s cho các c l ng hi n th c và vi c xây d ng cu i cùng v các l ch bi u. Bên c nh ÿó, nó làm cho ng i qu n lý d án có kh n ng phát tri n các l ch bi u, ÿ c bi t ÿ n nh l ch bi u t ng. Cu i cùng, vi c xây d ng m t WBS t t bu c các v n ÿ c b n s m n y sinh trong d án thay vì mu n ( Khi còn khó kh n h n ÿ thay ÿ i tình hu ng ). Vi c xây d ng WBS ÿòi h i nh ng ÿóng góp ÿáng k t nh ng ng i tham d d án ( Nh : ng i qu n lý d án, khách hàng, thành viên t , ng i tài tr d án và qu n lý c p cao ). Các ÿ c tr ng c a WBS c tr ng chính c a WBS là có khuynh h ng trên xu ng. Ng i qu n lý d án b t ÿ u v i s n ph m cu i cùng và chia nó ra thành nh ng y u t nh h n, các s n ph m trung gian hay s n ph m con. Hình d i ch ra vi c t ch c này c a WBS. Vi c chia ra là r t gi ng v i vi c chu n b dàn bài cho m t bài v n. M i ch ÿ ÿ u ÿ c chia thành nh ng ch ÿ con, và m i ch ÿ con l i ÿ c chia thêm n a thành các c u ph n. Hình 2.1. C u trúc phân vi c M t ÿ c tr ng khác c a WBS là ÿ c tách thành nhi u m c. Không ph i t t c “ nhánh ” c a WBS ÿ u c n bung ra h t. B n thân m c là không có ý ngh a chính. M i m c ÿ n gi n cho phép b n t o ra l ch bi u và báo cáo tóm t t thông tin t i t ng m c ÿó. 20
  6. Câu h i ÿ t ra là WBS ÿ l ra cái gì? Trình t c a t ng nhi m v là không quan tr ng. M c d u m i ng i quen ÿ c t trái sang ph i, không có trình t nào c n ÿ c suy di n ra c . N u b n ngh theo ki u trình t thì vi c xây d ng WBS có th s r t n n lòng. Nó bu c b n ph i ngh v cái gì c n ÿ c làm, thay vì khi nào nó c n ÿ c làm. B n có th ÿ a vào các cách th c và khi nào cho các nhi m v sau khi c u trúc nên WBS, t c là khi b n xây d ng l ch bi u Hình 2.2. C u trúc phân s n ph m Quá trình phân rã (Decomposition) Nh ng ph thu c ph c t p trong các d án CNTT ÿòi h i t t c các công vi c ph i ÿ c ÿ nh ngh a ÿ có th v ch ra chính xác m i t ng tác gi a chúng. Nh t thi t ph i phân tách các k t qu chuy n giao c p cao thành nh ng gói công vi c d qu n lý và phân công nh m l p ra các s ÿ m ng, tính toán và phân tích ÿ ng t i h n, phác th o l ch trình và ngân sách. C u trúc chi ti t công vi c WBS xác ÿ nh ph m vi c a d án b ng cách li t kê ra t t c nh ng d án nh (sub-project) ho c nh ng k t qu chuy n giao trong m t d án. Công tác phân tách c u trúc chi ti t công vi c là vi c ÿ i d án phân tách nh ng d án nh ho c nh ng k t qu chuy n giao thành nh ng công vi c c u thành và các gói công vi c c n thi t ÿ th c hi n d án. M t c u trúc chi ti t công vi c ÿ c coi là ÿã phân tách khi: - Các công vi c c u thành (component tasks) ho c các gói công vi c ph i là nh ng vi c duy nh t có th phân bi t ÿ c v i các công vi c khác và d xác ÿ nh b i nh ng ng i s th c hi n công vi c, ví d “nâng c p C a hàng s 7” ch không ph i là “nâng c p ÿ a ÿi m bán l ”. - Các công vi c c u thành ho c các gói công vi c ph i có th i gian ÿ c xác ÿ nh rõ ràng ho c m t n l c có th l p l ch ÿ c. - Các công vi c c u thành và các gói công vi c ph i ÿ c th ÿ thi t l p các gi i h n chi phí và l ch trình b ng các metric chung nh ÿô la ho c s gi làm vi c. - Trách nhi m và th m quy n ÿ i v i các công vi c c u thành ho c gói công vi c có th ÿ c giao cho m t ng i ho c m t nhóm. - C n thi t ph i phân tách m t c u trúc chi ti t công vi c m c cao thành nh ng gói công vi c có th qu n lý và phân công ÿ c vì c u trúc chi ti t công vi c là m t tài li u ÿ u vào quan tr ng ÿ i v i r t nhi u tài li u k ho ch d án c n ÿ c xây d ng. C u ph n c a WBS 21
  7. WBS bao g m 2 c u ph n chính. Ph n th nh t c a WBS ÿ c g i là c u trúc s n ph m (PBS). PBS gi ng nh WBS nói chung, ÿòi h i l y vi n c nh trên xu ng. Hình trên minh h a cho c u trúc ph n s n ph m. L n n a vi c chia ra này c a PBS là t ng t v i dàn bài c a bài v n – m i ch ÿ ÿ c chia thành các ch ÿ con và m i ch ÿ con l i ÿ c chia nh thêm thành các c u ph n. M c ÿ bung ra tùy theo m c ÿ ph c t p c a s n ph m. Nói chung s n ph m càng ph c t p thì s các m c càng l n h n. PBS c ng chi m ph n trên c a c u trúc phân vi c. M i nhánh c a PBS l i ÿ c phân nh h n thành các m c khác nhau. S n ph m toàn b và t ng s n ph m con ÿ c mô t b ng danh t hay ch ng . Hình 2.3. C u trúc phân nhi m v Ph n th hai c a WBS ÿ c g i là c u trúc phân nhi m v , c ng còn ÿ c bi t là TBS. Nó bao g m các nhi m v , nhi m v con ÿ xây d ng t ng s n ph m con và chung cu c xây d ng nên s n ph m toàn b . TBS, c ng gi ng nh PBS. c chia thành nhi u m c và ÿòi h i vi n c nh trên xu ng. Hình trên ch ra c u trúc phân nhi m v . S m c c a vi c bung ra tùy thu c vào ÿ ph c t p c a s n ph m toàn b hay s n ph m con. Nói chung d án càng ph c t p thì l i càng c n nhi u m c. TBS không gi ng PBS, nó chi m ph n th p h n c a WBS. M i nhánh c a TBS có th ÿ c chia thành các m c khác nhau. M i nhi m v và các y u t th p h n ÿ u ÿ c mô t b ng ÿ ng t ra l nh ( ÿ ng t hành ÿ ng ) và m t b ng . Do ÿó m t TBS bao g m ph n xác ÿ nh ( ÿ ng t ra l nh ) và ph n x lý ( b ng ). N u g p c 2 s cho ta ph n v ng trong m t câu mà ch ng là các PBS. Trong m t s công ty, ph n PBS tr c nh t còn ÿ ng t ho t ÿ ng thì ÿ c thêm vào phía tr c danh t . M i nhi m v ti p ÿó ÿ c bung ra thành các m c chi ti t h n. c tr ng khác ch m i kho n m c trong WBS ( c ph n PBS và TBS ) ÿ u có s duy nh t, hay mã. S này ÿ nh danh v trí, hay m c c a ph n t bên trong WBS. Hãy xét ví d ÿ c nêu trong hình d i ÿây: 22
  8. Hình 2.4. Ví d v WBS ÿ y ÿ Không ph n t nào ÿ c li t kê trong WBS l i có cùng s hay mã, và khi b n ti n xu ng các m c th p h n thì s tr lên l n h n. S ÿ ÿánh s ph n ánh ph n t nào là t p con c a ph n t m c cao h n. Ch ng h n, xác ÿ nh x lý 2 ( 2.1, 2.2) là t p con c a xác ÿ nh B-1 x lý ( 2.1, 2). Mà nó l i là t p con c a S n ph m con B-1( 2.1) và c th . M i ph n t m c càng th p trong WBS thì s hi u WBS càng dài h n. Các b c xây d ng WBS Nh các ÿ c tr ng ÿã nói trên ÿây, b n có th b t ÿ u xây d ng WBS. M c d u ch c n 5 b c nh ng b n ÿ ng v i vàng. Vi c xây d ng WBS t t, h u d ng th ng tiêu t n nhi u th i gian, làm vi c c t l c và s a ch a. B c1: Vi t ra s n ph m toàn b b n s xây d ng. Hãy dùng danh t hay thu t ng mô t tr c ti p nh h th ng qu n lý kho hay k ho ch ti p th . Hãy mang tính mô t mà không b dài dòng. C b n, mô t chính xác v s n ph m nên b t ngu n t Phát bi u v công vi c (Statement of Work). B c 2: Bung s n ph m toàn b ra thành các m c bi n thiên theo các s n ph m con. i u này giúp cho vi c xây d ng c u trúc s n ph m c a WBS. ng lo l ng n u b n chia t ng nhánh ra thành các m c khác nhau. B n ÿ a ra ÿánh giá xem mình chia nh các nhánh ÿ n ÿâu? Thông th ng hai hay 3 m c là ÿ . B c 3: Sau khi b n ÿã hoàn thành bung ph n PBS, b n có th b t ÿ u làm gi ng th cho ph n TBS b ng vi c vi t ra m t chu i các nhi m v m c ti p d i m i ph n t PBS th p nh t. Các nhi m v bên trong t ng nhánh s cùng m c, r i nh ng ch áp d ng ÿ c b n hãy bung t ng nhi m v ra thành các m c th p h n. L n n a m i nhánh c a TBS có th thay ÿ i t ng ng v i các s m c. Câu h i thông th ng hay ÿ c h i là b n nên bung m t nhánh bao xa trên WBS? Cách thông th ng nh t ÿ xác ÿ nh m c thích h p ÿ c bi t t i xem nh qui t c là 2 tu n hay 80 gi . 23
  9. i u này có ngh a là n u m t ph n t TBS ÿòi h i h n 2 tu n làm vi c (80h làm vi c) thì hãy bung ph n t TBS ÿó thành m c khác n a. Qui t c này s ÿ m b o nh n di n chi ti t h n các nhi m v và s tr giúp cho vi c theo dõi d u v t các nhi m v này. B c 4: ánh mã cho m i ph n t trong WBS b ng m t mã s duy nh t. Th nh t cho ph n t s n ph m mã 0.0 ( Cách th c hành thông th ng ), Th 2, t i m c ti p c a PBS cho m i ph n t s n ph m con m t s duy nh t, v c b n là 1.0, 2.0,vv..vv. Dùng các s này và b t ÿ u ÿi xu ng t ng nhánh, vi t ra mã WBS duy nh t. Mã này nên ch ra m c c a nó l thu c vào ph n t m c cao h n. B c 5: Xét duy t l i WBS, giám ÿ nh ÿ ÿ m b o r ng (1) t t c các ph n t PBS ÿ u có danh t ( và có th thêm tính t ÿi kèm ), (2) t t c các ph n t TBS ÿ u có ÿ ng t ra l nh và b ng , và (3) t t c các ph n t ÿ u có mã WBS duy nh t. Nguyên t c 8/80 Nguyên t c 8/80 là m t h ng d n cho r ng không có gói công vi c nào ít h n 8 gi ho c nhi u h n 80 gi . ây ch là m t h ng d n ch không ph i là m t nguyên t c. C s c a ý t ng r t ÿ n gi n, b n không mu n theo dõi b t c vi c gì ch m t ch a ÿ n m t ngày ÿ hoàn thành và n u công vi c ÿó ÿòi h i ph i m t 10 ngày ÿ hoàn thành thì có l nên chia nh ra thành nhi u h n m t gói công vi c. Các cách khác nhau ÿ bung WBS C u trúc phân vi c có th ÿ c bung ra theo nhi u cách: - M t cách là phân chia s n ph m thành các s n ph m con, nh ÿã ÿ c mô t trong ÿo n tr c. B n li t kê s n ph m và các s n ph m con và các ph n t TBS ÿ xây d ng. cách ti p c n này ÿ c v nh hình d i ÿây: Hình 2.5. Ví d WBS theo s n ph m 24
  10. - Cách th 2 là vi t s n ph m toàn b t i ÿ nh. B n có th chia WBS theo pha. Bên d i pha ng d ng, b n nên ghi l i các s n ph m con là k t qu t pha tr c. Sau ÿó b n phát tri n ph n TBS. Cách ti p c n này ÿ c v trong hình d i: Hình 2.6. Ví d WBS theo trách nhi m chia thành nhi u pha - Cách th 3 là vi t s n ph m toàn b t i ÿ nh r i chia WBS ra theo mi n trách nhi m, nh ti p th , k toán, vv..vv. Bên d i t ng mi n ghi trách nhi m áp d ng cho các s n ph m con ÿ c t o ra – ÿi u này có th ÿ a ÿ n nhi u m c. Sau khi làm ÿi u ÿó b n phát tri n ph n TBS. Cách ti p c n này ÿ c v hình ÿ i: Hình 2-7. Ví d WBS theo trách nhi m 25
  11. ây là nh ng cách thông d ng nh t ÿ bung ra WBS. Tuy nhiên không có quy t c nhanh và c ng nh c. B n mu n xây d ng m t WBS ÿáp ng cho nhu c u c a mình – hãy xây d ng m t WBS giúp cho b n lãnh ÿ o, xác ÿ nh, l p k ho ch, t ch c, ki m soát và k t thúc d án. c) Các y u t c a k ho ch d án toàn di n - nh ngh a k ho ch d án: Tóm l c qu n lý nh ng y u t c n thi t c a m c tiêu d án, lý l , cách th c ÿ t m c tiêu, h ng d n th c hi n và ki m soát d án. - Các thành ph n c a k ho ch d án: T ng quan, nhà tài tr và các thành viên ÿ i d án, yêu c u, k ho ch v tài nguyên, tài chính, tri n khai, ch t l ng, qu n lý, báo cáo… K ho ch d án toàn di n ÿ c c u thành t nh ng gì? Câu tr l i có th là vài dòng trên m t chi c kh n n ÿ n m t tài li u dài trên 400 trang. i l p v i quan ÿi m c a m t vài Giám ÿ c d án, m t b n k ho ch toàn di n không ph thu c vào s trang, hay s gi làm b n k ho ch ÿó, mà ph thu c vào vi c b n ÿã ÿ c p ÿ n t t c nh ng y u t c b n hay ch a? nh ngh a: K ho ch d án: ( Project Plan) là m t tài li u d án ch a ÿ ng toàn b k ho ch cho d án, ghi l i nh ng gi ÿ nh trong quá trình l p k ho ch. K ho ch d án ph i ÿ c nhà tài tr ký k t hoàn t t thì m i ÿ c chuy n sang quá trình th c hi n. K ho ch d án là b n tóm l c qu n lý nh ng y u t c n thi t c a m c tiêu d án, lý l , cách th c ÿ t ÿ c nh ng m c tiêu này, và ÿ c dùng ÿ t o ÿi u ki n thu n l i cho vi c trao ÿ i thông tin v i nh ng ÿ i t ng liên quan d án. ng th i k ho ch d án c ng là m t tài li u h ng d n th c hi n và ki m soát d án. K ho ch d án ti n tri n qua nh ng giai ÿo n liên ti p trong vòng ÿ i c a d án và ÿ c c p nh t m i khi có nh ng thay ÿ i quan tr ng trong d án. Nh ÿã th o lu n trong bài tr c, kích th c c a b n k ho ch d án và tài li u kèm theo thay ÿ i ph thu c vào kích th c và lo i d án c ng nh chu n m c c c u c a t ch c. Các thành ph n c b n k ho ch d án bao g m: - M cl c - T ng quan v d án - Nhà tài tr và thành viên ÿ i d án - Yêu c u - Tài nguyên d tính - Quy trình ki m soát thay ÿ i - Các v n ÿ v môi tr ng - K ho ch tri n khai - K ho ch h tr và ÿào t o - Tôn ch c a d án - Báo cáo ph m vi - C u trúc chi ti t công vi c - S ÿ m ng - L ch trình d án - Ngân sách d án - Ma tr n tài nguyên 26
  12. - K ho ch qu n lý r i ro - K ho ch qu n lý ch t l ng - K ho ch chuy n giao v n hành - K ho ch trao ÿ i thông tin - K ho ch qu n lý mua s m. Ví d : M t công ty d ch v l ng th c ÿã kh i ÿ ng d án ERP ProjectSoft trong 2 n m v i ngân sách 6 t USD, có cùng tài nguyên n i b và d ch v t m t công ty t v n bên ngoài. B n k ho ch d án c a h có bao g m các thành ph n sau: - Tôn ch c a d án - Báo cáo ph m vi - Yêu c u - Báo cáo công vi c c a nhà cung c p - C u trúc phân vi c - S ÿ m ng - L ch trình d án - Ngân sách d án - Ma tr n tài nguyên - K ho ch qu n lý r i ro - K ho ch qu n lý ch t l ng - K ho ch chuy n giao v n hành - K ho ch trao ÿ i thông tin - K ho ch qu n lý mua s m. BÀI T P: Biên so n k ho ch d án: Th i gian: 30 phút M c tiêu: Mô t thành ph n và m c ÿích c a k ho ch d án K ch b n: B n c n hình thành quá trình l p k ho ch cho sáng ki n nâng c p t i công ty XYZ, d tính tr giá 1,75 tri u USD trong 18 tháng. ây là lúc chính th c hóa nh ng k t qu c a các quá trình l p k ho ch b ng cách t o ra k ho ch d án. 1. Mô t m c ÿích c a b n k ho ch d án: B n k ho ch d án t ng h p k t qu c a các quá trình l p k ho ch chi ti t, bao g m l p k ho ch chi n l c ÿ t o ra m t tài li u ÿ c dùng h ng d n th c hi n và ki m soát D án. Nó ghi l i nh ng gi ÿ nh và quy t ÿ nh trong quá trình l p k ho ch. Nó là c s ÿo l ng ti n tri n c a d án và ki m soát d án. B n k ho ch d án ÿ c dùng ÿ l y ch ký hoàn t t c a nhà tài tr tr c khi b t ÿ u quá trình th c hi n. 2. K ho ch d án c a b n s bao g m nh ng tài li u nào? - Báo cáo v n ÿ hay Phát bi u bài toán( Statement of the problem ) - Xác ÿ nh nhà tài tr , các ÿ i t ng liên quan d án 27
  13. - Tôn ch c a d án, bao g m c quy ÿ nh v vai trò và trách nhi m - Tài li u ph m vi, bao g m c các k t qu chuy n giao, quy trình ki m soát thay ÿ i các nhân t thành công quan tr ng - Yêu c u/ c ÿi m k thu t - Metric c a d án - C u trúc phân vi c - S ÿ m ng - L ch trình d án - Ngân sách d án - B n ÿ hay ma tr n tài nguyên - K ho ch qu n lý r i ro - K ho ch qu n lý ch t l ng - K ho ch chuy n giao v n hành - K ho ch trao ÿ i thông tin 3. B n k ho ch d án c a b n s b nh h ng nh th nào khi chuy n sang d án vi mô và v mô? ây là d án v mô bao g m h n 2000 gi làm vi c và h n 200.000 usd. Do ÿó, c n ph i ÿ a t t c các tài li u thông th ng c a d án vào. 4. Li t kê 5 tài li u quan tr ng luôn ph i có trong b n k ho ch d án. - Tài li u ph m vi - C u trúc phân vi c - Ngân sách d án - L ch trình d án - K ho ch trao ÿ i thông tin 5. Khi b t ÿ u quá trình l p k ho ch, b n c n thi t l p k v ng cho quá trình này. Quá trình ÿó có nh h ng nh th nào ÿ i v i b n k ho ch d án? C n ph i bi t ÿi u hòa b t c s khác nhau nào gi a k v ng ÿ t ra và th c t tr c khi trình b n k ho ch d án ÿ phê duy t. 6. B n k ho ch d án có c n ph i ÿ c phê duy t không? N u có thì ai s phê duy t? M c dù nhà tài tr / khách hàng s không ÿ c h t b n k ho ch d án nh ng nh t thi t ph i trình bày nh ng thông tin này ÿ nhà tài tr ký k t hoàn t t ch ng t h s n sàng v i quá trình th c hi n d án. 2. TH C THI K HO CH - Giám sát và duy trì - Giám sát m t cách ÿ u ÿ n Có th nói b c l p k ho ch d án c n th n là m t chìa khóa m ra thành công cho d án, thì quá trình th c hi n d án là c h i ÿ Giám ÿ c d án th hi n vai trò qu n lý c a mình. Qu n lý t t l ch trình, kinh phí c a d án là c s th c ti n ÿ theo dõi ch t ch tình tr ng c a d 28
  14. án. Qu n lý ÿ ng t i h n cho phép theo dõi k h n t ng công vi c, và nhanh chóng ÿ ra nh ng ph ng án ÿ m b o công vi c hoàn thành ÿúng th i h n. Các v n ÿ liên quan ÿ n ch t l ng, h p ÿ ng mua s m ph i theo dõi m t cách k càng. Quan tr ng h n, Giám ÿ c d án ph i cùng làm vi c và qu n lý các thành viên ÿ i d án nh nh ng ng i bình th ng khác trong ÿ i d án. Thông qua vi c theo dõi, giám sát trên m t quy mô t ng th s ÿ m b o d án ÿ t ÿ c m c tiêu ban ÿ u. Trong m t s tr ng h p kh n c p, Giám ÿ c d án ph i cân ÿ i th i gian, ch t l ng, và ngu n l c ÿ ÿ a ra ÿ c quy t ÿ nh k p th i trên c s ÿánh ÿ i các m c tiêu trung gian, nh m ÿ m b o m c tiêu c a d án. Các d án CNTT th ng r t ph c t p, nh ng không ph i vì th mà khó ki m soát ÿ c. Chính b n ch t chuy n ÿ ng và thay ÿ i làm cho các d án CNTT th ng có nhi u bi n ÿ ng. Ch ÿ này s gi i thi u các ph ng pháp và nhân t ÿ giám sát d án hi u qu h n trong su t quá trình th c hi n. Qu n lý m t d án CNTT c ng nh vi c sang sông b c bè v y. N u không ch m chú theo dòng ch y thì b n có th l t bè, và c ÿ i s b cu n trong l nh giá, t và ph i c ngoi lên m t n c ÿ tìm l y ngu n không khí. M t ÿi u t i quan tr ng trong d án CNTT là ph i luôn ÿi u khi n ÿ c nh ng gì ÿang di n ra. Cho dù ÿang áp d ng m t gi i pháp hàng tri u ÿô la hay ch ÿ n gi n v i gi y và bút chì, b n c ng ph i v ch ra m t chi n l c ÿ th ng xuyên thu th p và phân tích các thông tin quan tr ng c a d án. Ch ÿ này s giúp phát tri n các chi n l c giám sát và duy trì d án. - Ch ÿ ng giám sát d án - V ch ra chi n l c theo dõi s ng h c a nhà tài tr và c ÿông - V ch ra chi n l c cho các kênh truy n thông - V ch ra chi n l c cho các ph ng pháp và tiêu chu n - V ch ra chi n l c giám sát vi c tuân th các quy t c ÿ ra - Xác l p m t h th ng thông tin ÿ theo dõi - Xác ÿ nh ÿ c các d u hi u r i ro a) Giám sát và duy trì Các k n ng quan tr ng ÿ qu n lý quá trình th c hi n d án chính là ch ÿ ng giám sát các thành ph n c b n c a d án và qu n lý th i gian th t ch t ch . Thông tin v các thành ph n c b n c a d án r t khó t ng t ng khi ng i m t ch mà b n ph i ÿi, quan sát, h i han và ki m tra. Xác ÿ nh m t chu i các hành ÿ ng hi u ch nh b ng cách l p ra các ch tiêu ÿánh giá và m t quy trình ÿ giám sát các ch tiêu ÿó. T p trung vào nh ng bi n ÿ ng, ÿ t ra các ng ng cùng v i các d u hi u r i ro ÿ có th ki m soát ÿ c tình hu ng x u x y ra. Khi m t ng ng gi i h n b v t, chúng ta ph i xác minh ÿã có k ho ch l p s n ÿ ÿ i phó v i bi n ÿ ng ÿó hay ch a? N u có thì hãy th c hi n ngay k ho ch ÿó. N u ch a có k ho ch, thì hãy ÿ a ra m t ph ng h ng hành ÿ ng k p th i và h p lý ÿ th hi n. Cu i cùng trong chu i các hành ÿ ng hi u ch nh là ph i ÿ m b o r ng bi n ÿ ng ÿó ÿã ÿ c gi i quy t m t cách t t ÿ p, b ng cách quay tr l i quy trình giám sát. Hình 2-8 minh ho chu i các hành ÿ ng hi u ch nh ÿ giám sát và duy trì d án m t cách ÿ u ÿ n. 29
  15. t ra các ch tiêu ÿánh giá và giám sát Xác ÿ nh các d u hi u r i ro Các ng ng gi i h n b v t L pl ik ho ch d án B t ÿ u các hành ÿ ng V ch ra ph ng h ng hi u ch nh ÿ l p l i hành ÿ ng k ho ch Ti n hành Hình 2-8. Giám sát và duy trì d án b) Giám sát d án m t cách ÿ u ÿ n Do b n ch t ph c t p và hay thay ÿ i c a d án CNTT, c n ph i v ch ra tiêu chí ÿ th ng xuyên thu th p và phân tích các thông tin quan tr ng c a d án trong su t quá trình th c hi n k ho ch. Ch d n: 30
  16. giám sát d án, hay th c hi n các b c sau: - Luôn ch ÿ ng giám sát d án - V ch ra chi n l c duy trì và giám sát s h tr c a các c ÿông và nhà tài tr ÿ ÿ m b o r ng nhà tài tr và các c ÿông v n ÿang chia s trách nhi m c a d án. m b o r ng vi c liên l c v i các nhà tài tr ÿang di n ra nh k ho ch truy n thông c a d án. S d ng các kênh truy n thông chính th c và không chính th c ÿ ÿ m b o r ng d án v n ÿang duy trì ÿ c s h tr c a h . N u có m i lo ng i r ng s ng h c a nhà tài tr ÿang b lung lay, hay xác ÿ nh ngu n g c c a m i lo ng i ÿó, s d ng các k n ng giao ti p ÿ c g ng lôi kéo l i s ng h ÿó, xác ÿ nh ÿ c các nhân t liên quan và nh h ng, và c g ng cân b ng tác ÿ ng tiêu c mà nhà tài tr ÿang chú ý. - V ch ra chi n l c duy trì và theo dõi các kênh truy n thông ÿ ch c ch n r ng ph n n i dung, các kênh và t n su t ÿ c ÿ t ra tr c ÿó v n ÿang ho t ÿ ng. - V ch ra chi n l c duy trì và giám sát các quy trình ki m soát ÿ ÿ m b o ph m vi d án không b m r ng so v i l ch trình, c ng nh kinh phí. - V ch ra chi n l c duy trì và giám sát các ph ng pháp và tiêu chu n ÿ a ra trong k ho ch ch t l ng c a d án ÿ ÿ m b o r ng d án v n ÿang tuân th các ph ng pháp và tiêu chu n ÿ t ra. Phân công cho các thành viên d án ch u trách nhi m v t ng ph ng pháp và tiêu chu n, sau ÿó ki m tra s tuân th các ph ng pháp và tiêu chu n ÿó. - V ch ra chi n l c duy trì và giám sát vi c tuân th các nguyên t c và tiêu chu n c a ngành. N u c n thi t, hay nh s tr giúp c a ban pháp lu t. Các nhóm chuyên môn th ng ÿ a ra ngu n thông tin khác v các tiêu chu n c a ngành. - Xác l p và phát tri n m t h th ng thông tin nh m theo dõi l ch trình, chi phí, r i ro và các ch tiêu ÿánh giá ch t l ng. Hay s d ng h th ng thông tin qu n lý d án (PMIS) n u b n có quy n truy c p. N u không, c n ph i s d ng k t h p gi a b ng tính và các ph n m m c s d li u (CSDL). Xem xét vi c s d ng m ng n i b ÿ tr giúp vi c truy c p và ph bi n c s d li u. - Xác ÿ nh các d u hi u r i ro cho các thành ph n chính c a d án, và gi cho các thành ph n ÿó luôn n m trên ho c g n v i ng ng gi i h n ÿ t ra. Ví d : Trong m t d án tri n khai h th ng k toán, giám ÿ c d án ch n ph ng pháp qu n lý ngo i l ÿ qu n lý d án này cùng v i nhi u d án nh h n ÿang ÿ c th c hi n ÿ ng th i. Bà l p ra m t h th ng ki m tra kép ÿ so sánh gi a k t qu ki m tra c a h th ng k toán m i v i các con s c a h th ng hi n t i v các ch c n ng k toán chính nh b ng th tính ch t ÿúng ÿ n và chính xác c a tài kho n, t ng k toán thu AR, t ng k toán chi AP và v.v. ng th i, bà c ng xác ÿ nh ÿ c các d u hi u r i ro ÿ ch ra nh ng bi n ÿ ng c a kinh phí và l ch trình. Bà s d ng H th ng thông tin qu n lý d án (PMIS) ÿ thi t l p cho các d u hi u r i ro s ÿ a ra c nh báo khi v t quá các ng ng ch t l ng ho c ph m vi. Bà l p ra k ho ch ki m soát các bi n ÿ ng ÿ c ÿ t u tiên cao nh t và th c hi n ki m ÿ nh ÿ ÿ m b o r ng các ph ng pháp và tiêu chu n ÿ t ra ÿang ÿ c s d ng. H n n a, bà t ch c các cu c h p d án hai tu n m t l n nh các c ch d b ÿ phát hi n d u hi u c a các v n ÿ và ÿ m b o r ng ÿ i d án ÿang làm vi c v i hi u qu cao nh t. i v i k ho ch truy n thông, bà g p g nhà tài tr hàng tháng ÿ ÿ m b o s tr giúp liên 31
  17. t c c a nhà tàI tr ; ÿ ng th i, t ch c các bu i h p, báo cáo hi u su t d án v i các c ÿông nh m duy trì s quan tâm c a h ÿ n d án và tr l i t t c nh ng v n ÿ mà h lo ng i. 3. KI M SOÁT CÁC THAY I T NG TH - Nguyên t c qu n lý thay ÿ i - V trí quy trình ki m soát trong các quy trình d án - K thu t ki m soát Trong ph n này, chúng ta s xem xét các cách theo dõi, ÿánh giá và th c hi n các ho t ÿ ng ÿi u ch nh. tr thành m t Giám ÿ c d án IT thành công, yêu c u quan tr ng là kh n ng ki m soát ÿ c s ti n tri n c a d án và h ng nó t i k t qu ÿ ra. Hi n nhiên vi c theo dõi s ti n tri n này d a trên m t b n k ho ch t i s ÿ c bi t khó kh n. Vì v y, b n k ho ch toàn di n càng k l ng, thì càng d dàng ki m soát ÿ c d án. 3.1. Nguyên t c qu n lý thay ÿ i Qu n lý các yêu c u thay ÿ i r t quan tr ng trong vi c ng n ch n nh ng thay ÿ i ngoài ý mu n ho c không chính ÿáng trong ph m vi d án, còn ÿ c g i là bùng phát ph m vi. N u quy trình qu n lý thay ÿ i quá n ng n và c ng k nh thì m i ng i s làm h ng nó. N u quy trình thay ÿ i quá l ng l o thì d án s ra ngoài s ki m soát. Trong su t quy trình kh i t o d án, tr ng tâm chính c a b n là nên ÿ m b o r ng th t c qu n lý thay ÿ i ÿ t ÿúng v trí. Các nguyên t c này s giúp b n ÿ m b o r ng th t c c a b n là thích h p. Nguyên t c Qu n lý thay ÿ i ph i tuân theo các nguyên t c sau: a. C g ng h t s c ÿ gi t t c các yêu c u thay ÿ i - Xác l p m u yêu c u thay ÿ i d s d ng gi nh ng thông tin c b n v ai, cái gì, ÿâu, khi nào và nh th nào. - Xác l p s ghi thay ÿ i cho phép b n n m b t ÿ c t ng thay ÿ i theo yêu c u. - Ch p nh n s thu các yêu c u thay ÿ i b ng cách thích h p. b. S d ng giác quan thông th ng khi ch n l c các yêu c u thay ÿ i. - T ch i các yêu c u thay ÿ i không th x y ra (Ví d nh ch y ch ng trình Exchange trên n n t ng Oracle). - T ch i các yêu c u thay ÿ i c n cho nh ng thay ÿ i v v n hành nh m t ph n c a d án (Ví d nh t ng ti n l ng). - T ch i các yêu c u thay ÿ i c n cho nh ng thay ÿ i v c s v t ch t nh m t ph n c a d án (Ví d nh bàn làm vi c m i ho c máy tính xách tay). c. m b o r ng thay ÿ i theo yêu c u gi i quy t ph m vi d án h n là c u trúc d án hay ki m soát: - Thay ÿ i theo yêu c u có chú tr ng vào các yêu c u nghi p v , k thu t ho c ch c n ng hay không? - Thay ÿ i theo yêu c u c n cho ph n có th chuy n giao có ÿ c thêm vào hay không? - Thay ÿ i theo yêu c u có c n cho s thay ÿ i ph n có th chuy n giao c a d án hay không? i u này c n ph i ÿ c th ng l ng v i khách hàng tr c khi ch p thu n. d. m b o r ng nh h ng c a thay ÿ i ÿ c phác th o rõ ràng: 32
  18. - nh h ng c a thay ÿ i lên l ch trình là gì? - nh h ng c a thay ÿ i lên chi phí là gì? - nh h ng c a thay ÿ i lên ch t l ng là gì? - nh h ng c a thay ÿ i lên tính n ng là gì? e. a nh ng ng i thích h p tham gia: - N u thay ÿ i có tác ÿ ng nh thì giám ÿ c d án có th có quy n phê duy t. - N u thay ÿ i thi t th c h n và không tác ÿ ng t i chi phí hay l ch trình thì s tham gia c a nhà tài tr có th không thích h p. - N u nh thay ÿ i l n thì hãy ÿ a các ÿ i t ng liên quan d án, nhà tài tr và ÿ i d án tham gia vào quy t ÿ nh. f. m b o r ng yêu c u thay ÿ i ÿ c c p phép chính th c tr c khi ti p t c: - L y ch ký c a nhà tài tr trong các báo cáo nh h ng ÿ i v i t t c các yêu c u thay ÿ i l n. g. m b o r ng t t c các ÿ i t ng liên quan d án chính/ ÿ i ng thành viên ÿ u ÿ c thông báo v cách gi i quy t thay ÿ i. h. m b o r ng ÿ i d án, các ÿ i t ng liên quan d án và nhà tài tr nh n th c ÿ c khi nào thay ÿ i di n ra. i. m b o r ng l ch trình, kinh phí hay ÿ c ÿi m k thu t c a d án ÿ c ÿi u ch nh ÿ ph n ánh các thay ÿ i cho phép. L p k ho ch l i bao g m vi c thay ÿ i, ÿi u không d dàng cho nhi u ng i. M t khi d án ÿã có ÿà, vi c thay ÿ i ti n trình c a nó tr thành khó kh n; b n th ng ÿ i di n v i s kháng c . Qu n lí thay ÿ i có th giúp b n v t qua s kháng c này. M c ÿích c a qu n lí thay ÿ i là ÿ t o ra thay ÿ i trong cách th c làm t i thi u hoá nh ng tác ÿ ng tiêu c c lên n ng su t. M t trong nh ng b c ÿ u tiên trong qu n lí thay ÿ i là chu n b cho m i ng i v s thay ÿ i. i u này có ngh a là không làm cho h ng c nhiên hay c nh giác. N u b n không chu n b cho h , thì b n s r t có th ph i ÿ i di n v i s khácng c c a h . Thay ng i và s v ng m t là hai cách m i ng i di n ÿ t vi c không ch p thu n s thay ÿ i. Các cách khác bao g m vi c phá ho i thay ÿ i (nh không tuân th nó) và tìm cách khác ÿ thay ÿ i. Có nhi u cách ÿ chu n b cho m i ng i v thay ÿ i. Tr c h t b n nên c g ng có ÿ c s tham d c a m i ng i b nh h ng b i thay ÿ i. Ch ng h n, n u b n thay ÿ i c u trúc phân vi c, thì hãy xác ÿ nh ai s b nh h ng b i thay ÿ i và thu hút l y ph n h i c a h . Ngoài ra, hãy yêu c u có ch kí c a h vào m i tài li u thích h p ÿ ghi l i s ch p thu n c a h vào nh ng c l ng, vào phát bi u v công vi c, và vào nh ng tài li u quan tr ng khác. Có ÿ c s tham gia c a h , b n s làm l ra m i s ÿ i l p ti m n ng. H n n a, hãy c g ng trao ÿ i c i m c trên l n d i trong phân c p qu n lý, dây chuy n ch huy và v sau là v i khách hàng. Hãy nói th ng v i m i bên v m i thay ÿ i. Ch chút xíu hoài nghi n y sinh v ÿ ng c và ni m tin vào b n là b n s ph i ÿ i di n v i vi c ít có s h tr cho k ho ch m i c a mình. Bên c nh ÿó, hãy chu n b cho m i ng i v k ho ch m i. Hãy tránh làm ng c nhiên ÿ lo i tr s kháng c . Hãy t ch c các bu i hu n luy n "nh " v k ho ch m i, làm sáng t ÿi u ÿã thay ÿ i và không thay ÿ i và t i sao. Hãy trao cho m i ng i tài li u m i ÿ dùng. cho h bi t 33
  19. c n ti p xúc v i ai mà h i. Hãy lo i b th t nhi u ch ng ng i cho thay ÿ i tr c khi nó phát huy tác d ng. Nói tóm l i, hãy chu n b tr c khi th c hi n thay ÿ i. B n ph i thuy t ph c v s thay ÿ i. M i ng i s ch p nh n thay ÿ i n u h nh n ra ích l i c a nó và v n ÿ c ng nh chi phí ÿ duy trì nguyên tr ng. Vi c thuy t ph c có hi u qu làm cho m i ng i ngh h c n s thay ÿ i. B n c n gi i thích, theo vi n c nh c a h , t i sao thay ÿ i l i là c n thi t cho t d án. B n nên tránh vi c gây cho h n t ng r ng thay ÿ i s có ngh a c i ti n ch c lát và s di n ra êm th m. B n nên nói r ng khó kh n s phát sinh và nêu ra g i ý ÿ v t qua chúng. Là ng i qu n lí d án, b n c n kiên nh n gi i quy t cho nh ng thay ÿ i, b i vì vi c gi i quy t tính ÿ ng c a nó ÿòi h i ph i c g ng l n. Không ph i m i th ÿ u ÿi theo k ho ch m i c a b n; th c v y, các k ho ch m i c a b n th nh tho ng l i c n xem xét l i. V m t tâm lí b n c n thích ng v i vi c gi i quy t s d n nén ÿi kèm v i thay ÿ i. B n có th dùng áp l c ngang quy n ÿ thi t l p s thay ÿ i. Th nh tho ng, nh ng ng i tham gia d án ch ng l i s thay ÿ i là vì d án. H s làm b t kì cái gì gây ch ng ng i cho thay ÿ i. Vi c dùng áp l c ngang quy n th ng có th bi n chuy n tâm trí b ng b nh nh t. N u nh ng ng i khác ng h cho s thay ÿ i ch ng h n, thì hãy ÿ cho h thuy t ph c h b n. áp l c ngang quy n là v khí m nh ÿ thúc ÿ y m i ng i ÿ ng ý v i ý mu n c a b n. N u s ch ng ÿ i v n ti p t c, thì hãy làm ÿi u mà h u h t m i ng i ÿ u làm khi ÿ i di n v i b c t ng g ch; ho c ÿi vòng qua nó ho c ÿ p v nó. B n c ng ph i nh n ra r ng vi c thay ÿ i yêu c u ba bên tham d : t c a b n, c p qu n lí c a b n và khách hàng. Không có s h tr c a h thì b n s th y th c hi n thay ÿ i r t khó kh n. N u b n ÿang ÿ i l ch bi u mà không có s tán thành c a khách hàng ch ng h n, thì b n có l s thi u s h p tác và có th ÿ i di n v i s ki n t ng. N u b n không t v n t d án c a mình, thì b n có th th y r ng m t s thành viên nào ÿó s c m th y mình nh "con t t ÿen" và tr nên xa lánh và h u qu là s th c hi n công vi c v i m c ÿ suy gi m. N u b n không t v n qu n lí c p trên, thì h có th c m th y b coi th ng và ÿáp ng b ng vi c gi m s h tr chính tr và tài chính t ng lai. Cu i cùng, hãy nh r ng vi c qu n lí thay ÿ i t t ÿòi h i ch i trò chính tr . M t thay ÿ i có th t ra là t t theo ngh a k thu t, h p lí. Nh ng m t mình ÿi u này có th không ÿ ÿ th c hi n s thay ÿ i có hi u qu . B n ph i nh n ra r ng thay ÿ i có hi u qu bao g m c vai trò. B n có ba vai trò c n gi i quy t v i vi c qu n lí thay ÿ i: m c tiêu thay ÿ i, ng i tài tr thay ÿ i và tác nhân thay ÿ i. M c tiêu thay ÿ i, ÿi u có th là ng i, n i ch n, t ch c, hay v t, là ÿ i t ng c a s thay ÿ i. M c tiêu thay ÿ i ÿáp ng cho thay ÿ i các m c ÿ bi n thiên. M c tiêu thay ÿ i có th là khách hàng hay t d án. Trong m t s hoàn c nh, nó có th là qu n lí c p cao. Ng i tài tr thay ÿ i có th là m t hay nhi u ng i hay m t t ch c. Nó cung c p "s c l c" chính ÿ th c hi n thay ÿ i. Ng i tài tr có th tr giúp b ng vi c công b s h tr cho thay ÿ i. V c b n, ng i tài tr thay ÿ i t i t qu n lí c p cao. Tác nhân thay ÿ i có th là ng i, m t nhóm hay m t t ch c. Nó th c t l p k ho ch, t ch c và th c hi n thay ÿ i, làm vi c nh ch t xúc tác cho thay ÿ i. Ng i qu n lí d án, b i v trí duy nh t c a mình, th ng là tác nhân thay ÿ i. 34
  20. 3.2. V trí quy trình ki m soát trong các quy trình d án M t k ho ch toàn di n ÿã ÿ c ÿ c p m c (1) trong ch ng này li t kê r t nhi u l nh v c, ÿ i t ng c n t ch c qu n lý ch t ch v th i gian, chi phí và ngu n l c trong khuôn kh ph m vi ÿã xác ÿ nh. Quá trình th c hi n k ho ch s bám sát t ng ÿ i t ng này theo các quy trình ki m soát ÿ n m ÿ c tình tr ng tiêu hao ngu n l c, ti n ÿ phát tri n trong nh ng ÿ nh biên cho phép trên t ng ÿ i t ng qu n lý. Các quy trình ki m soát do ÿó ph i ti n hành trong ph n l n vòng ÿ i c a d án. Khi chi phí, l ch trình và ch t l ng ÿ c phê duy t, Giám ÿ c d án ph i xây d ng cách th c ÿ ÿ i d án theo ÿó th c hi n giám sát, tính toán và ÿi u ch nh hi u su t. Khi d án t ng ti n ÿ , ki m soát s phát huy kh n ng thông qua vi c giám sát tình hình s d ng qu th i gian, ti n b c và các ngu n l c theo k ho ch. Trong công tác này, Giám ÿ c d án ph i ch u trách nhi m theo dõi ch t ch , b o ÿ m các hành ÿ ng hi u ch nh và nh ng thay ÿ i ÿ i v i k ho ch c a d án ÿ c ph n h i trong su t các quy trình ho ch ÿ nh, th c hi n và các thay ÿ i ÿ u mang l i l i ích và hi u qu . Các quy trình ti p t c l p l i trong su t vòng ÿ i c a d án. S t ng tác gi a vi c ho ch ÿ nh, th c thi và ki m soát d án s giúp ÿ m b o thông tin ÿ c c p nh t và thông su t. Công tác ki m soát các thay ÿ i t ng th chính là ki m soát các quy trình nh m l p ra b ng báo cáo công vi c, Phi u yêu c u thay ÿ i, H s d án, Các c i ti n v ch t l ng và các ÿ xu t và h p ÿ ng. V trí c a ki m soát các thay ÿ i có th th y rõ trong hình sau: Kh i t o quy trình Ho ch ÿ nh các quy trình Th c hi n các quy trình Ki m soát các quy trình K t thúc các quy trình Hình 2-9. V trí quy trình ki m soát Các quá trình con x y ra trong ki m soát d án: - Các báo cáo hi u su t: thu t p và truy n ÿ t thông tin liên quan ÿ n hi n tr ng ti n ÿ d án, c ng nh nh ng d ÿoán v ti n ÿ theo th i gian. Báo cáo hi u su t cho Giám ÿ c d án và các thành viên c a ÿ i d án cái nhìn t ng th v ti n ÿ d án liên quan ÿ n ti n ÿ ÿã ho ch ÿ nh. 35