Tài liệu miễn phí Tổ chức sự kiện
Download Tài liệu học tập miễn phí Tổ chức sự kiện
5 bí quyết để chuẩn bị tốt khi lập kế hoạch cho sự kiện
Lập kế hoạch cho một sự kiện - đặc biệt là những sự kiện lớn và dài ngày - có thể rất khó khăn. Làm thế nào để mọi thứ đều hoàn hảo từ những quyết định quan trọng tới các chi tiết nhỏ nhất. Đây là năm bí quyết để tránh rắc rối khi chuẩn bị cho một sự kiện. Chúc bạn thành công.
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
30 điều người làm tổ chức sự kiện buộc phải biết
Đã có rất nhiều bài viết hay những câu hỏi đề cập đến tố chất, kĩ năng để trở thành một người tổ chức sự kiện giỏi. Nhưng những kiến thức tối thiểu mà một người làm Event cần phải nắm được thì không phải ai cũng biết. Các thành viên diễn đàn F-Event (www.f-event.com.vn) đã cùng thảo luận và bầu chọn ra 30 kỹ năng cơ bản như sau: 1. Phải biết viết proposal, kịch bản chương trình, MC Script 2. Phải biết phân biệt chất liệu và hình thức in hiflex, PP, back lit... 3. Phải có trong tay...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Account - cầu nối giữa agency với khách hàng
Account là từ được dùng trong nhiều ngành kinh doanh, dịch vụ, đặc biệt thường dùng ngành quảng cáo, marketing, tổ chức sự kiện để chỉ một khách hàng, một mối quan hệ sinh lợi cho công ty. Do tiếng Việt không có từ ngữ tương đương, người ta hay dùng các từ như Account Management để chỉ việc quản lý quan hệ khách hàng, hay Key Account Executive để chỉ nhân viên chuyên quản lý các khách hàng quan trọng của một công ty. Các cấp bậc từ cao đến thấp của Account trong một Event Agency thường là...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Bí quyết vận động tài trợ trong thực hiện Event
Xác định đối tượng tài trợ tiềm năng Cũng giống như việc marketing hay bán hàng, khoanh vùng khách hàng tiềm năng sẽ là một cách giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng hiệu quả chạy tài trợ. Thà bạn tập trung chăm sóc 10 nhà tài trợ tiềm năng còn hơn rải thảm hồ sơ tài trợ đến 100 công ty khác một cách không chọn lọc. Để xác định được nhà tài trợ tiềm năng bạn cần cân nhắc: - Đối tượng tham dự Event của bạn là ai: Từ đó bạn xác định...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Bộ Event Kits - vật bất ly thân của người làm Event
Có 1 số vật bất ly thân mà chúng ta cần trang bị, để trong tình huống nước sôi lửa bỏng, mà không tiện đi tìm, hoặc đang ở tỉnh xa, vẫn có thể xoay sở được. Túi đồ nghề của một người làm Event nên có các vật dụng sau: Kéo, dao rọc giấy, dao nhỏ: Để dùng cắt, xẻ giấy, dây, băng keo, bạt... khi cần thiết. - Dây nylon, băng keo 1 mặt, 2 mặt, keo dán dây điện - Tua vít, kìm cắt, kìm bấm, dây kẽm, dây nylon - Thước dây - Sợi dây nối...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Các công cụ để truyền thông trong tổ chức sự kiện
Truyền thông trước sự kiện và sau sự kiện thường có mục đích thu hút khán giả tham gia sự kiện hoặc truyền đến khán giả thông điệp của công ty, thương hiệu. Khác với việc quảng bá cho một sản phẩm thì công tác truyền thông cho một sự kiện đòi hỏi phải có 2 giai đoạn chủ chốt là trước và sau khi sự kiện đó diễn ra, tương ứng với các thời điểm đó là những công cụ để truyền thông phù hợp. I. Công tác truyền thông trước khi sự kiện diễn ra. 1. Banner, Poster,...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Các loại hình địa điểm trong tổ chức Event
Hiểu theo cách đơn giản nhất thì địa điểm (venue) là nơi sự kiện được tổ chức. Thông thường, các vị khách sẽ có ấn tượng về doanh nghiệp hay cá nhân phụ thuộc vào rất nhiều bầu không khí mà sự kiện mang đến. Do đó, tùy theo mục đích, người tổ chức sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp, thỏa mãn các tiêu chí mang lại thành công cho chương trình. Hãy cùng Event Channel bắt đầu tìm hiểu những hình thái địa điểm quen thuộc nhất với các bạn nhé. Khách sạn, resort Đây là lựa chọn phổ...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Các nhân sự tham gia một event
Trong quá trình tổ chức một sự kiện, nhân sự là một yếu tố không thể thiếu. Sắp xếp nhân sự tốt cũng là một phần để giúp event thành công. Hãy cùng tìm hiểu xem trong event người ta phân chia nhân sự như thế nào nhé. Số lượng người tham gia vào tổ chức một sự kiện phụ thuộc vào quy mô của sự kiện. Ví dụ khi tổ chức một sự kiện nhỏ chỉ có từ 1 đến 2 người nhưng những sự kiện có quy mô lớn thì số lượng nhân sự có thể nhiều, có...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Cách viết proposal cho chương trình Activation
Brand Activation (kích hoạt thương hiệu) là một trong những hoạt động below the line phổ biến bên cạnh các hoạt động khác như PR, Event... Để tổ chức một chương trình activation hiệu quả, việc chuẩn bị một proposal có tính logic, khả thi là điều cần thiết. Tôi xin giới thiệu một số nội dung cốt lõi trong một proposal hoạt động activation. Thông thường, viết một proposal cho hoạt động activation gồm có 3 phần và ta triển khai những ý sau: Phần I : Tổng quan (overview) 1. Mục đích của chương trình (Objectives): Dựa trên...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Checklist tổ chức một hội nghị khách hàng, tổ chức hội thảo
Xây dựng một hội nghị, tổ chức khách hàng thành công các bạn cần xác định chính xác các mục đích chính về khách hàng, đối tượng khách hàng,...để nắm rõ hơn, mời các bạn tham khảo tài liệu sau để có được một hội nghị khách hàng thành công hơn.
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Concept và theme: Linh hồn của sự kiện
Để chuyển tải thông điệp về sản phẩm thông qua sự kiện, để xây dựng một ấn tượng trong đầu người tham dự về sản phẩm, thương hiệu của chúng ta trong sự kiện, người tổ chức chương trình không thể bỏ qua việc xây dựng Concept và Theme cho sự kiện của mình. Concept được định nghĩ là Ý tưởng chủ đạo (Main Idea, core idea), tức là ý tưởng đi xuyên suốt trong chương trình, từ phong cách trang trí, set up cho tới các hoạt động đều xoay quanh việc làm nổi bật Concept của chương trình....
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Dự phòng và giải quyết những rủi ro trong quá trình làm sự kiện
Làm thế nào để giữ an toàn cho các đoàn đại biểu, khách mời , người tổ chức, nhà tài trợ , khách hàng thoát khỏi những sự cố bất ngờ không thể đoán trước như : Hỏa hoạn, mất điện đột xuất, hư hỏng trang thiết bị , tình trạng cấp cứu? Đó là điều mà khi thực hiện bất cứ chương trình nào người làm event đều phải tính tới và đưa ra những phương án giải quyết Công tác bảo vệ bao gồm nhiều yếu tố như thiết kế hệ thống, chuẩn bị và thực thi kế...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Dự trù những khoản khó đoán trong tổ chức sự kiện
Dự toán kinh phí trong tổ chức event đã là một vấn đề tương đối khó khăn và đòi hỏi độ chính xác cao đối với người làm event song dự trù kinh phí cho cả những khoản mà ta không thể đoán trước lại là một vấn đề vô cùng nan giải. Thông thường, khi làm một bảng dự trù kinh phí, ngoài phí quản lý (10 15% tùy Agency), phí 10% VAT thì việc dự trù kinh phí cho những khoản khó đoán biết có thể bao gồm phần kinh phí mà thông thưòng người làm event thường...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Event Logistics - người nâng khăn sửa túi cho Event
Điều gì khác nhau giữa 1 tiệc nướng ngoài trời với một nhóm bạn và một festival cho nửa triệu người tham dự. Trên nguyên lý là không có gì khác nhau cả vì ở cả 2 event người ta đều đến gởi xe, trò chuyện, an toạ, ăn uống… và có những kỷ niệm đẹp về event. Event logistics là tập hợp con người, hoạt động và các phương tiện kỹ thuật, vật chất để tổ chức, sắp xếp lịch trình nhằm triển khai nguồn lực làm nên một event thành công. Nói một cách dễ hiểu, event logistics...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Event nhập môn: Các nhân sự tham gia một event
Trong tổ chức sự kiện, nhân sự là một yếu tố quyết định thành công hay thất bại của sự kiện đó. Hãy cùng Event Channel tìm hiểu xem trong tổ chức sự kiện người ta phân công và sắp xếp nhân sự như thế nào. Mô hình chung nhất cho các cấp bậc của nhóm tổ chức sự kiện sẽ là: 1. Quản lý (Event Manager/Event Planner) Người này sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý toàn bộ sự kiện, từ viết kế hoạch cho đến các hạng mục sản xuất, các hạng mục thuê mướn và quản lý rủi ro, phân công...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Event Team – Cộng sự đắc lực hay Người gây rắc rối
Quản lý một team như thế nào là hiệu quả? Làm thế nào để team hoạt động tốt ? Tại sao các thành viên không làm việc hết mình? Khi có xung đột xảy ra thì phải làm sao ? … Vô vàn câu hỏi đặt ra cho người lần đầu giữ vị trí quản lý nhóm event. Người làm event cần trang bị cho mình những kiến thức cần thiết để sẵn sàng nhận vai trò quản lý trong bất kì hoàn cảnh nào. Sau đây là một số bước căn bản nhằm xây dựng một team event “ăn...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Green Event (Event Xanh) - cách tạo thiện cảm dành cho thương hiệu
Người Việt Nam đang dần ý thức được vấn đề bảo vệ trái đất để cải thiện môi trường sống của mình, nhất là trong giới trẻ, vì vậy việc đưa yếu tố Xanh vào trong những sự kiện của mình sẽ giúp người làm Event gây được cảm tình cho công chúng, và giúp sự kiện được truyền thông thuận lợi hơn. Green Marketing - xu hướng marketing thân thiện với môi trường đang thịnh hành trong nhiều năm gần đây trong những nỗ lực xây dựng hình ảnh tốt đẹp trong mắt cộng đồng của các công ty,...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Khởi sự thành lập một công ty tổ chức sự kiện (phần 2)
Sau khi xác định những nhân tố cần phải có để thành lập công ty ở phần 1, tiếp theo chúng ta cần xác định các nhân tố cơ bản để hoạch định chiến lược phát triển cho công ty, sau đó hoàn thiện các thủ tục cấp phép, hệ thống nhận diện thương hiệu, mua sắm cơ sở vật chất, tuyển nhân viên và tìm kiếm khách hàng. Rất nhiều công việc chờ đợi ở phía trước. Chuẩn bị kế hoạch kinh doanh Bạn sẽ phát triển kế hoach kinh doanh dựa trên nghiên cứu thị trường, phân tích...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Kinh nghiệm mời chào thầu một Event
Bài viết này dành cho những người đứng ở vai trò khách hàng (client), cần gọi thầu các Event Agency để tổ chức một sự kiện nào đó cho mình. Để tổ chức một sự kiện, cũng như việc thực hiện những dự án khác ở các ngành xây dựng, mua trang thiết bị..., người ta thường tổ chức đấu thầu (bidding) để tìm ra những nhà cung cấp có dịch vụ, giá cả tốt nhất. Sự kiện càng lớn, càng quan trọng, mức độ đòi hỏi về năng lực của Event Agency càng cao. Để có thể tổ chức...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Kinh nghiệm sáng tạo ý tưởng cho Event
Ý tưởng cho sự kiện luôn là nỗi trăn trở của các Event Planner, những người làm copywriter... Làm thế nào để sáng tạo những ý tưởng tốt cho sự kiện của chúng ta? Ý tưởng bắt nguồn từ đâu Để có ý tưởng tốt cho Event, điều tiên quyết là phải có cảm hứng mới có thể phát sinh được những ý tưởng thăng hoa. Event càng thoáng về ngân sách, càng đặt cao yếu tố ấn tượng, thẩm mỹ... thì càng có đất dụng võ cho những người làm creative. Tuy nhiên có một thực tế là những...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Kinh nghiệm tổ chức Event tung sản phẩm thật ấn tượng
Khi một sản phẩm mới ra đời, tất cả những người chủ sở hữu dĩ nhiên đều muốn sản phẩm của mình có một lễ ra mắt thật hoành tráng, ấn tượng và kích thích người tiêu dùng lan truyền nó. Lúc này, trọng trách đặt lên vai người tổ chức Event khá nhiều. Làm sao để tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm để lại nhiều ấn tượng trong lòng người tham dự và đem lại sự hài lòng tối đa cho chủ sản phẩm -dịch vụ mới ra mắt? Một sự kiện tung sản phẩm tốt,...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Kinh nghiệm tổ chức thực hiện roadshow quảng bá sự kiện
Roashow là một trong những hình thức quảng cáo ngoài trời được người làm marketing rất ưa chuộng. Trong tổ chức sự kiện, người ta thường dùng hoạt động roadshow để quảng bá cho Event của mình. Làm thế nào để thực hiện một chương trình roadshow hiệu quả để truyền thông cho sự kiện là điều bất cứ người làm tổ chức sự kiện nào cũng quan tâm. Hình thức chạy roadshow hầu như phù hợp với mọi sản phẩm, với mục đích quảng bá hình ảnh và thương hiệu nhưng phù hợp nhất với các sản phẩm mới...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Làm sao để tiết kiệm chi phí in ấn trong tổ chức sự kiện
Chi phí in ấn tổ chức sự kiện là một khoản ngốn khá nhiều ngân sách nhưng lại là một khoản bắt buộc phải đầu tư. Tài liệu Làm sao để tiết kiệm chi phí in ấn trong tổ chức sự kiện sau đây là một số điểm nên lưu ý tham khảo để cắt giảm chi phí in ấn trong tổ chức sự kiện.
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Những cách để theo kịp xu hướng trong tổ chức sự kiện
Là người làm Event, hãy luôn là người tiên phong tìm ra những hướng đi mới, những ý tưởng mới để có thể tạo ra những sự kiện thực sự khác biệt và có giá trị. Hãy xem xét kết hợp một số hoạt động sau vào những thói quen hàng ngày của bạn, từ những thói quen do chính bản thân tạo nên, dần dần sẽ trở thành kĩ năng cho một người làm nghề tổ chức sự kiện.
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Những điều cần lưu ý ở buổi Event Briefing
Thông thường khi muốn tổ chức một sự kiện, những công ty khách hàng (Client) sẽ có những thông tin, yêu cầu cơ bản về tổ chức đối với đơn vị thực hiện (Agency) và mời các Agency đến để phổ biến những thông tin này. Phía Agency sẽ cử người đến công ty nghe Công ty khách hàng phổ biến thông tin trực tiếp và quá trình này được gọi là đi nhận briefing hay đi nhận brief và buổi phổ biến thông tin đó được gọi là Event Briefing. Một buổi Briefing thường được đồng nhất với một...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Những phong cách sắp xếp không gian hội nghị
Sử dụng Sắp xếp theo kiểu nhà hát phù hợp cho những sự kiện mà người tham dự là khán giả. Hình thức này không được khuyến cáo cho các sự kiện ăn uống hoặc có ghi chép. Set up gợi ý Đây là một cách set up rất linh hoạt cho mọi loại phòng họp. Các hàng ghế có thể sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp về phía tiêu điểm. Có thể sếp so le các hàng ghế để người sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước Nếu bạn...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Những tiêu chí của việc đánh giá sau sự kiện
Bước 1: Thu thập phản hồi từ khách hàng của bạn và những đối tượng liên quan. Một cách tốt nhận được phản hồi là thông qua bản thông tin phản hồi. Đây là một mẫu Bản thu thập thông tin phản hồi sau sự kiện với tương đối đầy đủ một số câu hỏi thường sử dụng, bạn có thể tải về, chọn lọc lại để sử dụng cho việc thu thập phản hồi cho sự kiện của mình. Bản câu hỏi của bạn không nên có nhiều hơn 10 câu hỏi vì quá nhiều sẽ tạo cảm giác...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Outsourcing trong tổ chức sự kiện
Nhiều người tổ chức Event thường lầm tưởng rằng tự thuê mướn và vật hành một số thứ sẽ tiết kiệm chi phí hơn so với việc thông qua một bên thứ ba nhưng thực tế cho thấy việc này thường mang kết quả ngược lại. Thuê ngoài (Outsourcing) giúp bạn làm việc chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro mà đôi khi chi phí còn thấp hơn việc bạn tự làm. Bất cứ hạng mục nào cũng có thể thuê ngoài, và thuê ngoài giúp ta quản lý sự kiện tốt hơn. Có rất nhiều dịch vụ, trang thiết bị...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
Quảng bá sự kiện thắng lợi nhờ Digital marketing
Một Event muốn thu hút nhiều khách tham dự và nhiều người biết đến cần được quảng cáo rộng rãi. Marketing truyền thống nhằm đưa sự kiện đến cộng đồng đã quá quen thuộc với chúng ta tờ rơi, băng rôn, thiệp mời, quảng cáo báo, banner. Ngày nay chúng ta lại tập quen với những cách thức mới đưa chúng ta tiếp cận đến với sự kiện một cách nhanh nhất mà công nghệ số đã đem lại. Khác hẳn với marketing truyền thống với yếu tố đo lường, đánh giá hiệu quả đôi khi còn thiếu chính xác và...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00
RFP (request for proposal) là gì?
Là một Event Agency, khi bạn được một khách hàng mời tham dự một RFP meeting (Request for Proposal hay tạm dịch ra nghĩa tiếng Việt là yêu cầu proposal ) nghĩa là họ đang bắt đầu bước đầu tiên trong một quy trình đấu thầu cho việc tổ chức sự kiện của mình. Thông qua quy trình RFP, khách hàng hay người mời thầu sẽ đánh giá agency trên nhiều phương diện: năng lực công ty, chất lượng dịch vụ, cách thức họ tổ chức sự kiện như thế nào cho phù hợp với yêu cầu, mong muốn của phía...
8/30/2018 1:31:23 AM +00:00