Xem mẫu
- 1 2
B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Công trình nghiên c u t i: Đ i h c Đà N ng.
Đ I H C ĐÀ N NG
Ngư i hư ng d n khoa h c: TS. Đoàn Th Ng c Trai
NGUY N TH LAN ANH
Ph n bi n 1:…………………………………………..……………..
..…….…………………………………………………………………
…………………………………………………………………….......
KI M SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH T I CÔNG TY
XU T NH P KH U TH Y S N MI N TRUNG
Ph n bi n 2:…………………………………………..……………..
Chuyên ngành: K toán ..…….…………………………………………………………………
Mã s : 60.34.30
………………………………………………………………………...
TÓM T T LU N VĂN TH C S QU N TR KINH DOANH Lu n văn s ñư c b o v t i H i ñ ng ch m Lu n văn t t nghi p th c
sĩ Qu n tr kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào
ngày.......tháng.......năm 2010
Có th tìm hi u lu n văn t i:
- Trung tâm Thông tin Tư li u – Đ i h c Đà N ng.
ĐÀ N NG ,NĂM 2010 - Thư vi n Trư ng Đ i h c Kinh t - Đ i h c Đà N ng.
- 3 4
M Đ U 4. Phương pháp nghiên c u
1. Tính c p thi t c a ñ tài Đ nghiên c u công tác ki m soát chi phí kinh doanh t i Công ty
Ki m soát n i b là m t ch c năng c a quá trình qu n lý, trong XNK th y s n mi n Trung, tác gi v n d ng phương pháp lu n duy v t
ñó ki m soát chi phí là m t v n ñ c n ñư c quan tâm hàng ñ u b i bi n ch ng và duy v t l ch s và s d ng các phương pháp c th như
vì vi c ki m soát chi phí t t s giúp cho doanh nghi p ti t ki m chi quan sát, ph ng v n tr c ti p, thu th p - x lý tài li u, so sánh... nh m làm
phí, h n ch các kho n chi phí không h p lý. rõ th c tr ng công tác ki m soát chi phí kinh doanh t i Công ty, t ñó ñ
Công ty c ph n XNK th y s n mi n Trung là m t doanh nghi p xu t các gi i pháp phù h p.
thương m i, ho t ñ ng trong lĩnh v c kinh doanh hàng h i s n ñông 5. K t c u c a lu n văn
l nh, v t tư. Trong th i gian v a qua, vi c t ch c công tác ki m soát chi Ngoài ph n m ñ u, k t lu n, danh m c tài li u tham kh o và
phí kinh doanh trong Công ty chưa th c s ñáp ng ñư c các yêu c u ph l c, lu n văn ñư c k t c u thành ba chương:
qu n lý, chưa cung c p thông tin k p th i, chính xác, tin c y và phù h p Chương 1: Lý lu n chung v ki m soát chi phí kinh doanh trong
ñ các nhà qu n tr có th ñưa ra các quy t ñ nh qu n lý, ñ ng th i gây doanh nghi p thương m i
nhi u khó khăn cho các cơ quan qu n lý Nhà nư c có liên quan. Chương 2: Th c tr ng công tác ki m soát chi phí kinh doanh
T nh ng lý do ñó tôi ñã ch n ñ tài: "Ki m soát chi phí kinh t i Công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung
doanh t i Công ty xu t nh p kh u th y s n mi n Trung" Chương 3: Hoàn thi n công tác ki m soát chi phí kinh doanh t i
2. M c tiêu nghiên c u c a ñ tài Công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung.
- V lý lu n: Đ tài nghiên c u, h th ng hóa lý lu n v ki m Chương 1
soát chi phí kinh doanh trong doanh nghi p thương m i nói chung. LÝ LU N CHUNG V KI M SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH
- V th c ti n: Đ tài nghiên c u, ñánh giá th c tr ng ho t ñ ng TRONG DOANH NGHI P THƯƠNG M I
ki m soát chi phí kinh doanh Công ty XNK th y s n mi n Trung 1.1. Khái quát chung v ki m soát và ki m soát n i b trong
nh m ñ xu t các gi i pháp hoàn thi n công tác ki m soát chi phí doanh nghi p
kinh doanh c a Công ty. 1.1.1. Khái quát chung v ki m soát trong qu n lý
3. Đ i tư ng và ph m vi nghiên c u c a ñ tài Ki m soát trong qu n lý là s h p thành m t cách lôgic các
Đ i tư ng nghiên c u c a ñ tài là công tác ki m soát n i b chi phí phương pháp nh m thu th p và s d ng thông tin ñ ñưa ra các quy t
kinh doanh t i Công ty XNK th y s n mi n Trung. ñ nh v ho ch ñ nh và ki m soát thúc ñ y hành vi c a ngư i lao ñ ng
Ph m vi nghiên c u gi i h n công tác ki m soát chi phí bán hàng, và ñánh giá vi c th c hi n.
chi phí qu n lý doanh nghi p và giá v n hàng bán, vì ba kho n m c chi 1.1.2. Khái ni m ki m soát n i b trong doanh nghi p
phí này chi m t tr ng l n trong t ng chi phí kinh doanh c a Công ty.
- 5 6
Ki m soát n i b là m t ch c năng c a qu n lý, trong ph m vi nghi p ph i luôn tìm ki m th trư ng, nghiên c u cách th c t ch c, ho t
m t ñơn v , cơ s , KSNB là vi c t ki m tra và giám sát m i ho t ñ ng ñ ng c a các th ch kinh t qu c t trong th trư ng ñó, t ñó t o ra s
trong t t c các khâu c a quá trình qu n lý nh m ñ m b o các ho t thích ng ñ t n t i và phát tri n trong th trư ng m i.
ñ ng ñúng pháp lu t và ñ t ñư c các k ho ch, m c tiêu ñ ra v i hi u 1.3.2. Phân lo i chi phí kinh doanh trong doanh nghi p thương m i
qu kinh t cao nh t và ñ m b o s tin c y c a báo cáo tài chính. + Phân lo i theo n i dung kinh t
1.2. Các y u t c a h th ng ki m soát n i b trong doanh nghi p + Phân lo i theo công d ng c a chi phí
1.2.1. Môi trư ng ki m soát 1.3.3. M c tiêu và căn c ki m soát chi phí bán hàng, chi phí qu n
Môi trư ng ki m soát bao g m toàn b các nhân t bên trong và lý doanh nghi p và giá v n hàng bán
bên ngoài ñơn v có tính môi trư ng tác ñ ng ñ n vi c thi t k , ho t 1.3.3.1. M c tiêu và căn c ki m soát chi phí bán hàng và chi phí
ñ ng và x lý d li u c a các lo i hình KSNB. qu n lý doanh nghi p
1.2.2. H th ng k toán * M c tiêu ki m soát chi phí bán hàng và chi phí QLDN:
H th ng k toán c a ñơn v bao g m h th ng ch ng t k + Ki m tra tính có th t c a các nghi p v phát sinh, vi c tính toán,
toán, h th ng s k toán và báo cáo, trong ñó quá trình l p và luân ñánh giá và ghi s k toán k p th i, ñ y ñ , ñúng kho n m c hay không.
chuy n ch ng t ñóng vai trò quan tr ng trong công tác ki m soát + Ki m tra vi c tính và phân b chi phí cho các ñ i tư ng ch u
c a doanh nghi p. chi phí có ñúng ñ n, h p lý và nh t quán hay không.
1.2.3. Th t c ki m soát + Ki m tra vi c trình bày và khai báo chi phí bán hàng và chi
M i m t ñơn v , t ch c có nh ng ñ c thù riêng, tuy nhiên th phí QLDN trên báo cáo tài chính có phù h p, ñúng ñ n hay không.
t c ki m soát ñư c xây d ng theo các nguyên t c sau: + Ki m tra vi c phê chu n các ch ng t có ñúng th m quy n hay không?
+ Nguyên t c phân công, phân nhi m + Ki m tra n i dung các kho n chi phí và s ti n th c t phát
+ B t kiêm nhi m sinh có ñúng v i d toán ñã l p hay không.
+ Nguyên t c y quy n và phê chu n + Ki m tra các kho n chi phí có phù h p v i qui ñ nh t i ñơn v
1.3. Ki m soát chi phí kinh doanh trong doanh nghi p thương m i và ñ m b o ti t ki m hay không.
1.3.1. Khái quát v ho t ñ ng kinh doanh trong doanh nghi p * Căn c ki m soát chi phí bán hàng và chi phí QLDN: Căn c
thương m i vào ch ng t , s sách, báo cáo và các tài li u khác có liên quan
Ho t ñ ng kinh doanh c a các doanh nghi p thương m i di n ra 1.3.3.2. M c tiêu và căn c ki m soát giá v n hàng bán
c ph m vi trong nư c và nư c ngoài. m i m t ph m vi ho t ñ ng l i * M c tiêu c a ki m soát giá v n hàng bán
ch a ñ ng các y u t môi trư ng kinh doanh, lu t pháp, kinh t , văn hóa...
khác nhau, do ñó ñ ho t ñ ng kinh doanh có hi u qu ñòi h i các doanh
- 7 8
+ Ki m tra xem giá v n ñư c h ch toán có ñ m b o có căn c 1.5.1.2. Ki m soát chi phí v t li u, công c d ng c
h p lý, tính toán, ñánh giá ñúng và ghi s k toán k p th i, ñ y ñ , + Ki m tra vi c tuân th các th t c xu t kho v t li u, công c
ñúng kho n m c hay không. d ng c
+ Ki m tra vi c tính toán giá xu t kho c a v t tư hàng hóa có + Ki m tra, xem xét vi c th c hi n nguyên t c b t kiêm nhi m
nh t quán gi a các kỳ hay không. + Xem xét quy trình luân chuy n ch ng t , ghi s k toán chi
+ Ki m tra vi c trình bày và khai báo giá v n hàng bán trên báo phí b ph n k toán và vi c ñ i chi u s li u gi a b ph n k toán
cáo tài chính có phù h p, ñúng ñ n hay không. và th kho.
+ Ki m tra vi c phê duy t các ch ng t có ñúng th m quy n hay không. 1.5.1.3. Ki m soát chi phí kh u hao tài s n c ñ nh
* Căn c ki m soát giá v n hàng bán: Căn c vào ch ng t , s + Đ i v i nguyên giá TSCĐ:
sách, báo cáo và các tài li u khác có liên quan - Quy ñ nh rõ th m quy n c a t ng c p qu n lý ñ i v i vi c
1.4. Thông tin ph c v ki m soát chi phí kinh doanh phê chu n các nghi p v kinh t liên quan ñ n TSCĐ. Tách bi t
Các ch ng t k toán liên quan ñ n các nghi p v v chi phí quy n phê chu n v i vi c b o v tài s n. Tách bi t ch c năng b o
kinh doanh phát sinh trong kỳ ñư c các b ph n có liên quan l p và qu n v i ch c năng ghi chép các nghi p v .
trình ban lãnh ñ o doanh nghi p phê duy t trư c khi chuy n sang b - Các quy ñ nh, nguyên t c, th t c ph i ñư c thi t l p d a
ph n k toán ñ ph n ánh vào các s sách có liên quan. trên chu n m c k toán hi n hành và ñư c c th hóa theo ñi u ki n
T ch c h th ng s k toán: M i doanh nghi p ch có m t h th ng c th c a ñơn v .
s k toán chính th c và duy nh t s d ng cho m t kỳ k toán năm. + Đ i v i th i gian kh u hao, phương pháp tính kh u hao và
L p báo cáo chi phí kinh doanh. m c kh u hao có tuân th theo các quy ñ nh hi n hành hay không?
1.5. Th t c ki m soát chi phí kinh doanh trong doanh nghi p + M c tiêu cơ b n c a ki m soát chi phí kh u hao TSCĐ là xem xét
thương m i quá trình tính toán, ñánh giá xác ñ nh và phân b m c kh u hao TSCĐ
1.5.1. Th t c ki m soát chi phí bán hàng và chi phí qu n lý trong cho các ñ i tư ng s d ng h p lý và ñ m b o tính nh t quán hay không.
doanh nghi p 1.5.1.4. Ki m soát các kho n phí và l phí
1.5.1.1. Ki m soát chi phí ti n lương và các kho n trích theo lương Vi c ki m soát các kho n chi phí này ch y u t p trung vào vi c
Ki m soát quá trình ti p nh n và qu n lý nhân s ; theo dõi và ghi ki m tra tính h p pháp, h p l c a các ch ng t liên quan, vi c tính toán,
nh n th i gian lao ñ ng, kh i lư ng công vi c hoàn thành; tính lương, ghi nh n, phân b cho các ñ i tư ng ch u chi phí. Đ ng th i, ki m tra
l p b ng lương và ghi chép s sách; thanh toán lương và các kho n vi c tuân th các nguyên t c phân công phân nhi m, nguyên t c y
khác cho công nhân viên; gi i quy t ch ñ lương, các kho n trích theo quy n phê chu n trong vi c l p các ch ng t liên quan.
lương và ch m d t h p ñ ng lao ñ ng. 1.5.1.5. Ki m soát chi phí d ch v mua ngoài và chi phí khác b ng ti n
- 9 10
+ Ph i ñ m b o tính có th t c a nghi p v kinh t phát sinh: nghi p nhà nư c, h ch toán ñ c l p, ñơn v thành viên c a T ng
ch ng t ph i ñ y ñ , h p pháp, h p l . Công ty Th y s n Vi t Nam (Seaprodex Vietnam), ñư c nhà nư c
+ Ph i ñ i chi u gi a ñ nh m c cho phép v i chi phí th c t phát sinh. ñ u tư v n, thành l p và t ch c ho t ñ ng kinh doanh v th y s n,
+ Ph i ñ m b o tách bi t gi a ch c năng th c hi n nghi p v ph c v s n xu t kinh doanh th y s n và các ngành ngh khác theo
v i ch c năng ghi s k toán. qui ñ nh c a pháp lu t.
1.5.2. Ki m soát giá v n hàng bán Ngày 09 tháng 12 năm 2006, Công ty ñã t ch c thành công Đ i
+ Đ i v i quá trình mua v t tư, hàng hóa nh p kho ñư c th c h i c ñông thành l p Công ty c ph n XNK thu s n mi n Trung, và
hi n ch y u d a vào các h p ñ ng kinh t , hóa ñơn mua hàng ñ ngày 01/01/2007, Công ty chính th c ñi vào ho t ñ ng.
ki m tra tính h p pháp, h p l c a ch ng t , ki m tra tính chính xác 2.1.1.2. Quá trình phát tri n c a Công ty
c a vi c tính toán các ch tiêu trên hóa ñơn. Giai ño n 2007 ñ n nay: Sau 3 năm c ph n hoá, v i s n l c, tâm huy t
+ Đ i v i quá trình xu t bán v t tư hàng hóa: c a t p th cán b , công nhân viên và ñ i ngũ lãnh ñ o, ho t ñ ng c a
- Tách bi t ch c năng ghi s k toán hàng t n kho và ch c Seaprodex Danang ñang d n hoàn thi n và t ng bư c t o l p m t h th ng ho t
năng b o v tài s n (th kho). ñ ng năng ñ ng - chuyên nghi p - hi u qu , m t môi trư ng làm vi c thân
- M i nghi p v phát sinh liên quan ñ n nh p xu t kho hàng thi n, văn hoá và hoàn thi n liên t c nh ng tiêu chu n ch t lư ng v h th ng,
hóa ñ u ph i ch ng t và ñ y ñ ch ký c a các bên có liên quan. v ngu n l c.
- Th c hi n vi c ki m tra ñ i chi u v m t s lư ng và giá tr 2.1.1.3. Ch c năng, nhi m v c a Công ty
c a t ng m t hàng, gi a doanh thu và giá v n nh m phát hi n nh ng - T ch c các ho t ñ ng kinh doanh xu t nh p kh u và kinh
d u hi u b t thư ng, không h p lý... doanh n i ñ a các s n ph m th y s n, th c ăn nuôi tôm, gia c m, gia
Chương 2 súc. Bên c nh ñó công ty còn kinh doanh v t tư nh p kh u ph c v s n
TH C TR NG CÔNG TÁC KI M SOÁT CHI PHÍ KINH xu t c a ngành th y s n và các ngành kinh t khác.
DOANH T I CÔNG TY C PH N XU T NH P KH U TH Y - H p tác liên doanh, liên k t v i các t ch c kinh t trong và
S N MI N TRUNG ngoài nư c
2.1. Khái quát v Công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung - Không ng ng ñ i m i công ngh , ti p th , qu n lý trong công ty.
2.1.1. Quá trình hình thành, phát tri n và ch c năng, nhi m v Đ ng th i t ch c qu n lý công tác nghiên c u, ng d ng các ti n b
c a Công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung khoa h c k thu t và công ngh , công tác ñào t o, b i dư ng cán b .
2.1.1.1. Quá trình hình thành Công ty - Th c hi n vai trò h i t trong vi c phát tri n ngành kinh t
Công ty XNK th y s n mi n Trung ñư c thành l p theo Quy t th y s n và h tr ngh cá nhân dân t i khu v c mi n Trung
ñ nh s 242/TS-QĐ ngày 31/3/1993 c a B Th y s n, là doanh
- 11 12
2.2. Th c tr ng ki m soát n i b v chi phí kinh doanh t i công 2.2.3. Ki m soát n i b chi phí kinh doanh Công ty thông qua các
ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung th t c ki m soát
2.2.1. Gi i thi u v môi trư ng ki m soát 2.2.3.1. Th t c ki m soát chi phí qu n lý doanh nghi p
2.2.1.1. Cơ c u t ch c trong Công ty * Ki m soát chi phí ti n lương và các kho n trích theo lương c a
B máy qu n lý t i công ty ñư c th c hi n theo mô hình tr c b ph n qu n lý
tuy n ch c năng, ñ ng ñ u là Đ i h i ñ ng c ñông Vào ñ u tháng, căn c vào b ng ch m công c a kh i văn phòng,
2.2.1.2. Chính sách nhân s h s lương (theo quy ñ nh c a Nhà nư c) ñ tính lương cơ b n,
Hi n nay, Công ty ñã xây d ng và ban hành các quy ch v B ng t ng h p h s lương do s bình b u c a t ng b ph n s d ng
tuy n d ng và ñào t o lao ñ ng phù h p v i nhu c u c a công ty, lao ñ ng g i lên hàng tháng ñã ñư c giám ñ c duy t (dùng ñ tính
tránh ñư c tình tr ng tuy n ngư i không ñúng vi c, không ñ trình lương theo doanh thu), h s lương trách nhi m (do T ng Công ty
ñ ñáp ng yêu c u công vi c,... quy ñ nh)... ñ tính s lương ph i tr cho t ng cán b b ph n qu n
V chính sách ti n lương, Công ty áp d ng ch ñ ti n lương lý công ty qua B ng thanh toán ti n lương.
khoán theo doanh thu c a t ng b ph n. Trong trư ng h p không ñ t * Ki m soát chi phí v t tư, công c , d ng c
dư c ch tiêu doanh thu ñ ra thì ñư c hư ng m c lương cơ b n. Đánh giá r i ro có th x y ra :
2.2.1.3. Công tác k ho ch - Do Công ty không khoán ñ nh m c s d ng v t tư cho các b
Hi n t i, k ho ch kinh doanh c a Công ty ch là nh ng ch tiêu ph n nên ñã không ki m soát ñư c khâu s d ng d n ñ n vi c s
chung cho t ng lo i hình ho t ñ ng kinh doanh c a c năm k ho ch. d ng còn lãng phí, không hi u qu làm cho chi phí này tăng;
Công ty chưa th c hi n vi c l p k ho ch tài chính, do ñó không
- Vi c th c hi n nghi p v mua v t tư, công c d ng c do chính
ch ñ ng ñư c ngu n ti n ñ chi tr các kho n n k p th i.
b ph n có nhu c u th c hi n và h u như không có b ph n ki m tra l i
2.2.1.4. B ph n ki m toán n i b
nên không ñ m b o s lư ng và ch t lư ng c a v t tư mua v ;
Công ty c ph n XNK th y s n mi n Trung là m t công ty có
- Thi u s ki m soát trong khâu l a ch n nhà cung c p
quy mô l n, tuy nhiên hi n nay Công ty v n chưa thành l p b ph n
* Ki m soát chi phí kh u hao TSCĐ
này do lãnh ñ o chưa nh n th c ñư c vai trò c a ki m toán n i b .
Trong th c t toàn b chi phí kh u hao t i công ty ñ u ñư c k toán
2.2.2. T ch c thông tin ph c v công tác ki m soát chi phí kinh
h ch toán vào chi phí qu n lý doanh nghi p, như v y là chưa h p lý.
doanh t i Công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung
Phương pháp kh u hao TSCĐ c a Công ty là phương pháp theo
Lu ng thông tin mà Công ty ñang s d ng ñ ki m soát giá v n
ñư ng th ng, tuy nhiên công ty v n áp d ng cách tính kh u hao tròn
hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí QLDN ch y u là thông tin quá kh
tháng như cũ nên s kh u hao tính vào chi phí không chính xác
do b ph n k toán tài chính cung c p, thi u thông tin k toán qu n tr .
Nh n xét và ñánh giá kh năng r i ro có th x y ra:
- 13 14
Công ty chưa có các báo cáo giúp cho vi c ñánh giá, phân tích ñ ng kinh t trình T ng Giám ñ c phê duy t, ti n hành ký h p ñ ng
tình hình s d ng và hi u qu s d ng TSCĐ như: công su t s d ng, v n chuy n v i ñơn v v n t i.
th i gian s d ng, hi u su t s d ng ñ ñưa ra các bi n pháp qu n lý H p ñ ng cùng các ch ng t có liên quan ñư c chuy n ban TC
TSCĐ có hi u qu hơn và ñ ra các quy t ñ nh v ñ i m i TSCĐ. - KH - ĐT theo dõi, thanh toán ghi s k toán chi phí bán hàng.
* Ki m soát chi phí ñi n tho i, internet * Chi phí khác b ng ti n
V chi phí ñi n tho i Công ty có khoán ñ nh m c c th . Như T i Công ty, chi phí b ng ti n thu c kho n m c chi phí bán
v y, vi c ki m soát chi phí này c a công ty ñư c th c hi n thông hàng g m có hoa h ng môi gi i, chi phí qu ng cáo,…
qua ñ nh m c và các ch ng t s sách liên quan. Nhìn chung, ñ i v i kho n m c chi phí bán hàng, Công ty ch
Còn ñ i v i chi phí d ch v internet: Chi phí này phát sinh hàng m i d ng l i vi c ki m tra s tính chính xác c a các s li u trên
tháng ch y u ph c v cho công tác qu n lý nhưng Công ty cũng chưa ch ng t k toán, tính h p pháp c a ch ng t mà chưa ti n hành các
ki m soát ñư c khâu s d ng, vi c s d ng còn lãng phí nhi u khi còn s th t c ki m soát khác như l p b ng t ng h p chi phí bán hàng ñ
d ng sai m c ñích d n ñ n làm tăng chi phí gi m hi u qu kinh doanh. ki m tra ñ i chi u s li u v i s cái ho c phân tích các ch tiêu gi a k
* Ki m soát chi phí d ch v mua ngoài và chi phí khác b ng ti n ho ch và th c hi n v chi phí ho c phân tích tính h p lý c a s li u.
Khi phát sinh nghi p v căn c vào ch ng t (hóa ñơn GTGT, 2.2.3.3. Th t c ki m soát giá v n hàng bán
h p ñ ng kinh t và các ch ng t khác có liên quan) s ñư c k * Ki m soát giá mua v t tư, hàng hóa tiêu th trong kỳ:
toán ki m tra v m t hình th c, n i dung c a ch ng t r i l p phi u + Quá trình mua v t tư nh p kho
chi ho c y nhi m chi trình k toán trư ng và T ng giám ñ c ký Đ i v i v t tư nh p kh u: công ty thư ng mua hàng theo
duy t. Sau ñó chuy n cho th qu ho c ngân hàng ñ thanh toán giá CIF là ch y u. Khi mua hàng theo giá CIF vi c thuê tàu v n
cho nhà cung c p. chuy n và mua b o hi m hàng hóa ñ u do nhà xu t kh u th c hi n.
2.2.3.2. Th t c ki m soát chi phí bán hàng Công ty ch làm th t c chu n b nh n hàng và thanh toán ti n hàng.
* Đ i v i ti n lương và các kho n trích theo lương c a b Trình t th t c nh p kh u ñư c ti n hành như sau:
ph n bán hàng: Th t c ki m soát tương t như b ph n qu n lý 1. Khi phát sinh yêu c u mua hàng nh p kh u, nhân viên phòng
doanh nghi p kinh doanh l p "Phi u yêu c u v t tư" ghi nh n các thông tin: m t
* Đ i v i các kho n phí, l phí: Chi phí này ñư c ki m soát hàng, s lư ng, nhà cung c p, ñơn giá, ngày c n hàng,,... có ch ký
thông qua các th t c c th như sau: xác nh n c a trư ng phòng g i Ban nh p kh u
Sau khi ký k t ñư c h p ñ ng cung c p hàng hóa, tùy theo ñ a 2. Ban nh p kh u nh p yêu c u vào h th ng ñ Ban giám ñ c
ñi m giao hàng, ban XNK l a ch n phương th c v n chuy n cho phù phê duy t, phân công ngư i mua hàng và ki m tra mã nhà cung c p
h p, sau ñó ti n hành kh o sát giá, l a ch n ñơn v v n t i và l p h p trong h th ng
- 15 16
3. B ph n kinh doanh nh p kh u l p phương án kinh doanh Đánh giá r i ro có th x y ra ñ i v i chi phí mua hàng:
trình t ng giám ñ c phê duy t. Trên cơ s phương án kinh doanh ñã - Hàng nh p v c ng ph i n m ch b ch ng t do văn phòng
ký ñ i di n kh i qu n lý (T ng giám ñ c) ti n hành ký k t h p ñ ng công ty g i vào chi nhánh m i làm th t c nh n hàng nên phát sinh
ngo i thương v i nhà cung c p thêm kho n chi phí thuê bãi như v y s làm tăng chi phí mua hàng.
4. B ph n mua hàng có trách nhi m theo dõi tình hình nh p - Phương th c thanh toán hàng nh p kh u c a công ty hi n nay
hàng theo ñơn hàng ch y u là L/C nên thư ng ph i t n các kho n l phí m L/C, tu
5. K toán công ty ti n hành các th t c làm nghi p v kí quĩ ch nh L/C khi có s thay ñ i v ñi u kho n h p ñ ng... d n ñ n làm
m L/C t i ngân hàng. tăng chi phí mua hàng.
6. Khi b ch ng t hàng nh p kh u v ñ n ngân hàng, ñ i di n - Toàn b chi phí mua hàng phát sinh công ty ñ u tính h t cho
c a công ty làm các th t c ngân hàng ñ l y b ch ng t , sau ñó g i hàng bán ra trong kỳ mà chưa ti n hành phân b cho hàng t n. Như
b ch ng t này b ng ñư ng bưu ñi n cho ñ i di n c a công ty t i 2 v y s làm cho vi c tính toán giá v n hàng tiêu th b sai.
chi nhánh ñ làm th t c h i quan ñi nh n hàng hóa. 2.3. Đánh giá v công tác ki m soát n i b chi phí kinh doanh t i
Đ i v i v t tư mua trong nư c: Th t c ki m soát cũng ñư c công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung
th c hi n ch y u trên ch ng t . Nhìn chung công ty ñã thi t l p ñư c m t h th ng ki m soát
+ Quá trình xu t v t tư, hàng hóa tiêu th : Th t c ki m soát ñư c tương ñ i h u hi u.
th c hi n như sau: Tuy nhiên, bên c nh ñó công tác ki m soát chi phí kinh doanh
Công ty áp d ng phương th c bán hàng tr c ti p theo h p ñ ng c a công ty v n còn m t s t n t i nh t ñ nh
kinh t . Khi bán hàng theo phương th c này khách ñ n tr c ti p kí 2.3.1. V môi trư ng ki m soát
h p ñ ng mua hàng v i công ty. Phương th c thanh toán trong * Cơ c u t ch c
trư ng h p này có th bên mua thanh toán cho bên bán b ng ti n m t Th nh t: V n còn có hi n tư ng ñ i ngũ cán b qu n lý ít ñư c
ho c chuy n kho n theo như s th a thu n trong h p ñ ng. ñ i m i, Ch t ch H i ñ ng qu n tr kiêm T ng giám ñ c.
* Ki m soát chi phí mua hàng. Th hai: Công ty chưa t ch c ho t ñ ng ñúng v i lo i hình
+ Đ i v i chi phí v n chuy n, thuê kho bãi, b c x p hàng hóa công ty c ph n; còn gi nguyên phương th c ñi u hành cũ. Trong cơ
Sau khi hàng v c ng, ñ i di n chi nhánh ñư c s y quy n c a c u t ch c, hoàn toàn không có s tách bi t rõ ràng v qu n lý - ñi u
Giám ñ c l a ch n phương th c v n chuy n phù h p (ch y u là hành (m c dù Đi u l công ty quy ñ nh), toàn b Ban giám ñ c là
ñư ng b ), l a ch n ñơn v v n t i và ký k t h p ñ ng v n t i. thành viên H i ñ ng qu n tr .
+ Các kho n phí, l phí: Các kho n phí này ñư c ki m * Chính sách nhân s
soát ch y u trên ch ng t do ngân hàng cung c p.
- 17 18
B máy qu n lý ít ñư c ñ i m i, Công ty chưa có chính sách thu - Chưa th c hi n t t khâu phê chu n trong vi c ki m soát ñ i
hút các nhân tài, các cán b qu n lý gi i t trong và ngoài công ty. v i quá trình l p h p ñ ng ngo i thương, h p ñ ng kinh t
Trình ñ c a cán b qu n lý trong công ty còn nhi u h n ch , ñ - Chưa ñ m b o nguyên t c phân công phân nhi m trong vi c
tu i c a cán b ch ch t là khá cao. Đ c bi t, s cán b có trình ñ ngo i th c hi n nghi p v mua hàng.
ng , tin h c ñ ñ làm vi c tr c ti p v i ñ i tác nư c ngoài r t ít. - Thi u thông tin ph c v cho vi c ra quy t ñ nh: không có báo
Công ty không th c hi n vi c luân chuy n cán b , do ñó d d n giá, báo cáo t n kho,...
ñ n tình tr ng các nhân viên có ñi u ki n che d u các sai ph m cũng - Chi phí mua hàng chưa ñư c phân b cho hàng t n cu i kỳ.
như d dàng th c hi n hành vi gian l n. Chương 3
* Công tác l p k ho ch d toán HOÀN THI N CÔNG TÁC KI M SOÁT CHI PHÍ KINH
Công tác l p k ho ch d toán chưa ñư c chú tr ng ñúng m c, DOANH T I CÔNG TY C PH N XU T NH P KH U
vi c l p và th c hi n các k ho ch, d toán ch mang tính hình th c TH Y S N MI N TRUNG
chưa mang tính ñ nh hư ng, ki m soát chi phí. 3.1. S c n thi t ph i hoàn thi n công tác ki m soát chi phí kinh
2.3.2. V t ch c h th ng thông tin ph c v ki m soát chi phí kinh doanh Công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung
doanh Công tác ki m soát chi phí kinh doanh t i Công ty c ph n
T ch c h th ng ch ng t , s sách ph c v cho công tác ki m XNK th y s n mi n Trung trong th i gian qua v n còn t n nh ng
soát chi phí chưa phát huy h t vai trò ki m soát trong vi c ñ i chi u s h n ch nh t ñ nh như chưa th c hi n vi c khoán chi phí cho các b
li u, xác nh n tính chính xác, ñ y ñ c a các ch ng t liên quan và chưa ph n, chưa xây d ng ñ nh m c chi phí, chưa ki m soát ch t ch khâu
ñáp ng cung c p thông tin m t cách toàn di n cho nhà qu n lý. Các báo mua hàng, l p h p ñ ng, còn thi u thông tin cho vi c ra quy t ñ nh
cáo k toán chưa th hi n ñư c vai trò cung c p thông tin, phân tích chi l a ch n nhà cung c p, chưa tính toán và phân b chính xác các chi
phí, các thông tin bi n ñ ng chi phí so v i k ho ch... phí cho các ñ i tư ng ch u chi phí... Chính nh ng ñi u ñó ñã làm
2.3.3. Các th t c ki m soát gi m hi u qu kinh doanh c a Công ty.
- Công ty chưa khoán ñ nh m c chi phí v t li u, ñ dùng văn Do ñó, ñ nâng cao kh năng c nh tranh, tăng hi u qu kinh
phòng cho các b ph n cho nên vi c s d ng còn r t lãng phí doanh và ñ m b o cho thông tin trình bày trên báo cáo tài chính ñư c
- Đ i v i chi phí d ch v mua ngoài và chi phí khác b ng ti n ph n ánh trung th c thì trong th i gian t i Công ty c n ph i hoàn
k toán t p h p và tính h t vào chi phí QLDN mà không ti n hành thi n công tác ki m soát chi phí kinh doanh.
phân b cho các b ph n khác như v y là chưa chính xác.
3.2. N i dung hoàn thi n công tác ki m soát chi phí kinh doanh
- Đ i v i vi c tính kh u hao TSCĐ còn chưa ñúng theo qui ñ nh
(tính tròn tháng) và h ch toán toàn b n i dung chi phí này vào chi trong Công ty c ph n xu t nh p kh u th y s n mi n Trung
phí QLDN là chưa phù h p 3.2.1. Hoàn thi n môi trư ng ki m soát
- 19 20
3.2.1.1. Hoàn thi n cơ c u t ch c t i Công ty tác ñi u hành qu n lý ñư c t t. B ph n KTNB ph i ñư c t ch c
- Tách bi t ch c danh ch t ch HĐQT và ch c danh T ng giám ñ c l p v i các b ph n khác trong Công ty và tr c thu c c p qu n lý
ñ c Công ty, ñ ng th i T ng giám ñ c và Phó t ng giám ñ c ph i cao nh t trong Công ty.
thôi không ñư c kiêm nhi m ch c danh Giám ñ c t i các chi nhánh. 3.2.2. Hoàn thi n h th ng thông tin ph c v công tác ki m soát
- Công ty có th tuy n d ng nh ng ng viên ñã t ng làm công chi phí kinh doanh
vi c ki m toán n i b ho c có ch ng ch hành ngh k toán, ki m toán * V ch ng t k toán
ñ làm công tác ki m soát. Vi c t ch c h ch toán ban ñ u và s d ng ch ng t ph n ánh các
3.2.1.2. Hoàn thi n chính sách nhân s nghi p v kinh t phát sinh là cơ s ñ ki m soát, x lý và cung c p
+ Chi n lư c ñào t o ngu n nhân l c cho Công ty ph i ñư c thông tin. Vì v y, có th hoàn thi n theo các hư ng sau:
xây d ng m t cách chi ti t, khoa h c, bao g m c ñào t o v chuyên + Thi t k các m u ch ng t phù h p.
môn, ph m ch t chính tr , năng l c ñi u hành qu n lý, tác phong, l + Hoàn thi n các y u t c a b n ch ng t .
l i làm vi c... Ch ng h n như: Thi t k l i m u phi u xu t kho theo h n
+ Công ty ph i xây d ng chính sách thu hút nhân tài thông qua m c (xem b ng 3.1)
ch ñ tr lương, tr thư ng, ưu ñãi mua c ph n t i nh ng công ty B ng 3.1: M U PHI U XU T KHO THEO H N M C
m i thành l p. Ngày 2 tháng 3 năm 2009
+ Đ ng th i có th 5 năm 1 l n th c hi n vi c luân chuy n cán B ph n s d ng: Ban TC-KH-ĐT Đ nh kho n
b trong t ng b ph n ho c gi a các b ph n v i nhau. Lý do xu t: Dùng cho công tác văn phòng N TK 642
3.2.1.3. V công tác l p k ho ch Xu t t i kho: Kho công ty Có TK 152
C n chú tr ng hơn n a công tác l p k ho ch. Các k ho ch c n ĐVT: ngàn ñ ng
chi ti t cho t ng lo i hình ho t ñ ng kinh doanh, th hi n nh ng ch H nm c
S lư ng
Tên nhãn ho c
tiêu c n th c hi n trong t ng quý, tháng và ñư c l p t các b ph n ñư c
ĐVT
Ngày15/3
TT quy cách ph m Mã s
Ngày2/3
Ngày
Công
trong Công ty. Trên cơ s k ho ch h ng năm ñư c chia thành quý, duy t Đơn Thành
ch t v t tư
trong quí giá ti n
tháng. C n theo dõi thư ng xuyên, ch t ch vi c th c hi n k ho ch
t t c các phòng, ban, theo t ng tháng . A B C D 1 2 3 4 5 6 7
3.2.1.4. Thi t l p b ph n ki m toán n i b t i Công ty c ph n xu t
- Gi y A4 Ram 5 2 46 92
nh p kh u th y s n mi n Trung
- Gi y A4 ram 3 46 138
M c ñích c a KTNB là th c hi n vi c ki m tra, ki m soát các
C ng 5 2 3 5 46 230
ho t ñ ng và thông tin kinh t tài chính c a Công ty giúp cho công
- 21 22
Vi c thi t k m u phi u xu t kho như trên s giúp cho k toán ki m Báo cáo chi phí bán hàng theo t ng b ph n: giúp các nhà
soát ñư c lư ng v t tư xu t dùng trong quí, góp ph n ti t ki m chi phí. qu n lý ki m tra ñánh giá tình hình s d ng chi phí, tăng cư ng
* V s sách vi c ki m soát chi phí trong các b ph n, ñơn v . (xem b ng 3.5)
+ M s k toán chi ti t chi phí v a ñ m b o ñáp ng yêu c u B ng 3.5: Báo cáo chi phí b ph n
ki m soát, v a tuân theo ch ñ k toán hi n hành. ĐVT: 1.000ñ
+ M s chi ti t theo t ng kho n m c chi phí, theo y u t chi
Trong ñó
phí k t h p v i vi c phân lo i chi phí theo cách ng x chi phí. Ch tiêu T ng c ng
Các s k toán chi ti t chi phí kinh doanh ñư c m như sau: Ban XK Ban NK ...
+ S k toán chi ti t chi phí bán hàng ñư c m cho t ng b 1. Doanh thu 169.107.860 90.656.900 78.450.960
ph n bán hàng và ñư c chi ti t hóa theo các n i dung chi phí 2. Bi n phí 106.221.535 50.720.108 55.501.427
theo qui ñ nh. (xem b ng 3.3) + giá v n 106.044.414 50.623.560 55.420.854
B ng 3.3: M U S CHI TI T CHI PHÍ BÁN HÀNG + Bi n phí bán hàng 177.121 96.548 80.573
B ph n: Ban xu t kh u 3. Lãi trên bi n phí 62.886.325 39.936.792 22.949.533
Đơn v tính: ngàn ñ ng 4. Đ nh phí tr c ti p 16.422.406 8.798.565 7.623.841
5. Lãi thu n b ph n 46.463.919 31.138.227 15.325.692
Ch ng t Ghi N TK 641
TK 6. Đ nh phí chung c a DN 42.255.680
Di n gi i Bi n phí Đ nh phí
S Ngày ĐƯ T ng s ti n 7. Lãi thu n c a DN 4.208.239
bán hàng bán hàng + M c ñích cung c p thông tin v chi phí và thu nh p c a t ng
1 5/3/09 - Kh u hao TSCĐ 214 16.666,67 16.666,67 b ph n riêng bi t trong doanh nghi p ñ ñánh giá k t qu ho t ñ ng
và ki m soát, qu n lý ñ i v i chi phí, thu nh p c a t ng b ph n.
HĐ 6/3/09 - Phí v n chuy n 111 4.000 4.000 + Vi c l p báo cáo ph i theo cách ng x c a chi phí giúp nhà
... ... ... ... qu n tr ra quy t ñ nh trong qu n lý thông qua các nhân t nh hư ng
như bi n phí ñ nh phí, kh i lư ng, doanh thu…
C ng phát sinh 193.543,4 177.121 16.422,4
+ Các báo cáo b ph n thư ng l p các m c ñ khác nhau
S k t chuy n 911 193.543,4 nhi u ph m vi khác nhau, nó ph n ánh 1 b ph n hay 1 ph m vi
c a Công ty. Trên các báo cáo b ph n các chi phí phát sinh tr c ti p
Ngư i ghi s K toán trư ng
b ph n nào thì nhà qu n lý b ph n ñó có th ki m soát ñư c.
* V báo cáo
+ Cơ s l p: L y s li u t các s k toán chi ti t chi phí và
doanh thu c a các b ph n trong doanh nghi p.
- 23 24
Ki m tra
3.2.3. Hoàn thi n các th t c ki m soát chi phí kinh doanh B t mã hàng Yêu c u
ñ u hóa trong mua hàng
3.2.3.1. Hoàn thi n th t c ki m soát chi phí qu n lý doanh nghi p và h th ng
B ph n yêu c u mua hàng
chi phí bán hàng
* Đ i v i chi phí v t li u, ñ dùng văn phòng
Chưa Chuy n
Công ty c n qui ñ nh ñ nh m c s d ng cho t ng b ph n. Đ ng có KT kho
nh p Mã
th i T ng giám ñ c ho c u quy n cho Phó Giám ñ c kinh doanh ti n
hành l a ch n nhà cung c p d a trên báo giá do nhà cung c p g i ñ n Phê duy t
L p Yêu yêu c u
căn c vào các tiêu chí do Công ty xây d ng như giá c , ch t lư ng và c u mua mua hàng
hàng
uy tín trong bán hàng và giao hàng.
Đ nh kỳ, b ph n v t tư ti n hành ñánh giá l i nhà cung c p và Không
L a
ch n
L p
phương án
duy t NCC kinh doanh
báo cáo l i cho Giám ñ c Công ty.
Công ty cũng nên chuy n ñ i v trí các nhân viên mua hàng ñ Không
duy t
Phân Nh n
tránh tình tr ng m t ngư i có quan h v i m t s nhà cung c p nh t công báo giá
ngư i
ñ nh trong m t th i gian dài. mua
Ban nh p kh u
* Đ i v i chi phí mua ngoài như ñi n, nư c, chi phí ti p khách, L p ñơn
Ki m tra mua hàng
G i yêu
ñàm phán ký k t h p ñ ng,... Công ty cũng c n ph i xác ñ nh và mã NCC
c u báo ho c
trong h HĐ
phân b cho c hai ho t ñ ng bán hàng và qu n lý nhưng hi n t i
Công ty tính h t toàn b vào chi phí QLDN ch u.
* Đ i v i chi phí kh u hao tài s n c ñ nh
Theo dõi K t
Công ty không th c hi n vi c tính kh u hao theo ngày k t Chưa có nh n hàng thúc
ngày tăng ho c gi m TSCĐ mà tính tròn tháng d n ñ n làm cho kh u
hao tính vào chi phí kinh doanh chưa chính xác c n ph i ti n hành
K toán
Phi u K toán
ñi u ch nh l i. thông tin
NCC
Nh p
thông tin
theo dõi
công n
NCC và thanh
3.2.3.2. Hoàn thi n th t c ki m soát giá v n hàng bán
* Đ i v i qui trình mua hàng: (xem lưu ñ 3.1 và lưu ñ 3.2)
Lưu ñ 3.1: Mua hàng trong nư c
Kho
Thông Ki m tra X lý
báo hang hàng hóa nh p kho
v
- 25 26
* V i lưu ñ trên thì vi c ki m tra, ki m soát ñư c tăng cư ng yêu c u nhà xu t kh u g i m t ph n c a b ch ng t tr c ti p cho ñ i
th hi n ch : di n t i 2 chi nhánh ñ làm các th t c trư c, sau khi l y ñ y ñ ch ng
- Th nh t: Tuân th ñư c nguyên t c phân công phân nhi m t t i ngân hàng thì ñi nh n hàng hóa.
- Th hai: Thông tin ph c v cho vi c ra quy t ñ nh l a ch n - Công ty nên t n d ng l i th c a mình ñ thanh toán theo các
nhà cung c p là ñ m b o khách quan, tránh ñư c s thông ñ ng gi a phương th c thanh toán T/T ho c D/A ch m tr , h n ch phương
nhà cung c p v i T ng giám ñ c và ngư i mua hàng th c thanh toán L/C nh m gi m b t kho n phí ngân hàng, ñ ng th i
- Th ba: Đ m b o nguyên t c y quy n và phê chu n th t c l i nhanh g n.
Đ i v i phương án kinh doanh: C n có s phê duy t c a - Cu i kỳ k toán c n tính toán phân b chi phí mua hàng cho
Trư ng ban nh p kh u hàng t n và hàng bán ra trong kỳ theo tiêu th c phân b thích h p.
Đ i v i h p ñ ng: Chi phí mua hàng phát sinh ñư c ki m soát theo ch ng t th c t .
- Phòng kinh doanh: Xem xét v hình th c h p ñ ng Vào cu i quý, sau khi xác ñ nh ñư c giá v n hàng tiêu th
- Ban nh p kh u: Xem xét v n i dung hàng hóa trong quý, k toán hàng t n kho tính và phân b chi phí mua hàng
- Phòng k toán: Xem xét v phương th c thanh toán, các cho hàng tiêu th trong quý theo giá v n hàng hóa.
ch ng t K T LU N
- Ban giám ñ c: Phê duy t, ký k t h p ñ ng 1. Lu n văn ñã nêu ñư c tác d ng c a h th ng KSNB trong
* Đ i v i quy trình xu t hàng: Theo ñ c ñi m ho t ñ ng kinh vi c ki m soát chi phí, cung c p thông tin, ngăn ch n và phát hi n
doanh t i công ty, c n ñư c hoàn thi n như sau: Đ i v i khâu l p h p các hành vi gian l n và phân tích làm rõ cơ s lý lu n v t ch c h
ñ ng c n có s tham gia ki m tra c a nhi u b ph n có liên quan ñ gi m th ng KSNB trong Công ty c ph n XNK th y s n mi n Trung.
r i ro và thông ñ ng c a ngư i mua và T ng giám ñ c. 2. Lu n văn ñã ñi sâu nghiên c u, phân tích th c tr ng t ch c h
* Ki m soát chi phí mua hàng th ng KSNB v chi phí kinh doanh trong công ty c ph n XNK th y s n
M i công tác h ch toán hàng nh p kh u ñư c th c hi n t i phòng mi n Trung:
kinh doanh, ban nh p kh u và phòng k toán t i công ty, tuy nhiên trên - Phân tích th c tr ng các y u t c a môi trư ng ki m soát, h
th c t hàng nh p l i ñư c nh p 2 chi nhánh Hà N i và thành ph H th ng k toán và th t c ki m soát có nh hư ng ñ n tính h u hi u và
Chí Mnh. Khi b ch ng t hàng nh p kh u v ñ n ngân hàng, ñ i di n hi u qu c a h th ng KSNB.
c a công ty làm các th t c ngân hàng ñ l y b ch ng t , sau ñó g i - Đánh giá ưu ñi m và h n ch , t n t i.
b ch ng t này b ng ñư ng bưu ñi n cho ñ i di n c a công ty t i 2 3. Lu n văn ñã phân tích s c n thi t ph i hoàn thi n h th ng
KSNB v chi phí kinh doanh và ñưa ra các gi i pháp ñ hoàn thi n
chi nhánh ñ làm th t c h i quan ñi nh n hàng hóa. Như v y, ñ rút
các th t c ki m soát n i b chi phí kinh doanh.
ng n th i gian nh n hàng, gi m phí lưu kho t i c ng thì công ty có th
nguon tai.lieu . vn
