Xem mẫu
- TIỂU LUẬN:
Thương mại điện tử với sự phát
triển ngân hàng ở Việt Nam
- Lời nói đầu
Trong các xu hướng mang tính toàn cầu nổi lên trong mấy chục năm gần đây,
xu hướng thường được đề cập đến là tự do hoá, toàn cầu hoá, điện tử hoá. Thương
mại điện tử thế giới là xu hướng được khởi xướng từ các nước đang phát triển, nhưng
cho đến nay nó đã và đang cuốn hút tất cả các nước, kể cả những nước kém phát triển
vào vòng xoáy của mình như một tất yếu lịch sử. Nó đang thiết lập những nguyên tắc
mới cho "cuộc chơi" chung cho các nước, không phân biệt đó là nước lớn hay bé,
không xem xét đến trình độ phát triển của các nước. Ngày nay, các nước muốn phát
triển đều phải thực hiện chính sách mở cửa nền kinh tế, hiện đại hoá, phát triển
thương mại điện tử để hoà nhập với kinh tế với nước ngoài. Quá trình này trên thực
tế đang đặt ra nhiều vấn đề đối với các nước đang hoặc chậm phát triển. Các nước
phải giải quyết các vấn đề đó như thế nào để có thể giảm thiểu tác động tiêu cực phát
sinh và thu được nhiều lợi ích từ việc thực hiện điện tử hoá thương mại? Việc xem
xét các lợi ích, các thách thức đối với các nước, đặc biệt các nước đang ở trình độ
phát triển thấp khi tiến hành điện tử hoá thương mại, chỉ ra những vấn đề cần giải
quyết đối với Việt Nam có ý nghĩa rất lớn trong bối cảnh nước ta tham gia vào các
khối ASEAN, APEC, đang thực hiện đàm phán thương mại Việt - Mỹ.Trong bối
cảnh đó, xét trên lĩnh vực ngân hàng thì TMĐT có ảnh hưởng trực tiếp và quan trọng.
Đối với nước ta, vấn đề này còn mới mẻ và việc tiến hành chưa đi vào chi tiết và bao
trùm. Vì vậy, việc đưa ra những giải pháp là cần thiết để phát triển thương mại điện
tử, phát triển ngân hàng trong công cuộc phát triển nền kinh tế cũng như phát triển
đất nước. Vì vậy, em đã chọn đề tài của đề án làm lại này là: "Thương mại điện tử
với sự phát triển ngân hàng ở Việt Nam".
Đối tượng được đề cập trong đề án này là thương mại điện tử và sự phát triển
của ngân hàng. Chúng ta xem xét thương mại điện tử là gì và nó có tác động, ảnh
hưởng và đóng vai trò như thế nào trong quá trình chuyển mình của ngân hàng. Nó
- tạo ra những thuận lợi hay thách thức ra sao đối với một đất nước hình chữ S của
chúng ta.
Với tính cấp thiết và đối tượng nghiên cứu của đề án đã nêu ở trên, đề án chia
làm ba phần chính:
A. Tổng quan về thương mại điện tử.
B.Thương mại điện tử ở Việt Nam.
C.Giải pháp để phát triển thương mại điện tử và phát triển ngân hàng tại Việt
Nam.
- chương I.
Lí luận chung về hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp
I. Kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống quản lí
Kiểm tra là quá trình xem xét, đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm
đảm bảo cho các mục tiêu, kế hoạch được hoàn thành một cách có hiệu quả.Còn kiểm
soát là xem xét để nắm bắt hoạt động và phát hiện, ngăn chặn những gì trái với qui
định đặt trong phạm vi của mình.
1. Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với hoạt động quản lí, là một chức năng của quản lí.
Quản lí là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định
trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu qủa cao nhất. Kiểm tra không
phải là một giai đoạn hay một pha của quản lí mà nó được thực hiện ở tất cả các giai
đoạn của quá trình này.
2. Kiểm tra, kiểm soát được thực hiện khác nhau đối với các đơn vị và cá nhân
tuỳ thuộc vào nguồn ngân sách, vào quan hệ quản lí trong bộ máy nhà nước, vào loại
hình hoạt động, vào truyền thống văn hoá, kinh tế, xã hội ở từng nước.
Về mặt cấp quản lí, kiểm tra ở cấp vĩ mô (do nhà nước thực hiện trực tiếp
hoặc gián tiếp) khác với kiểm tra ở cấp vi mô.
Về loại hình hoạt động, kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động sự nghiệp
hướng tới hiệu năng của quản lí khác với hoạt động kinh doanh hướng tới hiệu quả
của vốn, lao động, tài nguyên.
Trong quan hệ với truyền thống kinh tế, văn hoá, xã hội, kiểm tra, kiểm soát
khác nhau do sự khác nhau về trình độ dân trí, trình độ quản lí, tính kỉ cương và
truyền thống pháp luật.
3. Kiểm tra, kiểm soát phát triển cùng với quá trình phát triển của lịch sử và
hoạt động quản lí theo xu hướng từ đơn giản đến phức tạp, từ hoạt động riêng rẽ đến
phối hợp nhiều hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tiến tới hoạt động độc lập:
- Khi nhu cầu kiểm tra, chưa nhiều và chưa phức tạp, kiểm tra, được thực hiện
đồng thời với các chức năng quản lí khác trên cùng một con người, một bộ máy
thống nhất, khi nhu cầu này phát triển tới mức độ cao, kiểm tra cũng cần tách ra một
hoạt động độc lập và thực hiện bằng hệ thống bộ máy chuyên môn độc lập.
Kiểm tra, kiểm soát có đóng góp rất lớn đối với hoạt động của các đơn vị, thể
hiện ở:
- Phát hiện, sửa chữa sai lầm
- Hướng dẫn và điều khiển đơn vị đi đúng hành lang pháp lí
- Bảo vệ tài sản, tiền vốn
- Tạo niềm tin cho người quan tâm
- Theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường
- Tạo chất lượng tốt hơn cho hoạt động của đơn vị do tạo ra các chu kì đầu
tư nhanh chóng hơn nhờ đảm bảo thực hiện chương trình, kế hoạch có hiệu
quả cao.
II. Hệ thống KSNB.
1. Định nghĩa hệ thống KSNB
Như trên đã biết, kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lí. Nhưng
kiểm tra thường mang tính thứ bậc hành chính (cấp trên với cấp dưới) trong khi kiểm
soát có thể là của cấp trên với cấp dưới, cũng có thể là kiểm soát trong nội bộ doanh
nghiệp và thường được dùng với nghĩa KSNB nhiều hơn.
KSNB là việc tự bản thân doanh nghiệp thiết lập và tiến hành các thủ tục và
các bước kiểm soát nhằm điều hành các hoạt động của mình. Hoạt động KSNB sẽ có
hiệu quả hơn nếu chúng hình thành hệ thống. Trong văn bản chỉ đạo về kiểm toán
- quốc tế, hệ thống KSNB được định nghĩa là một hệ thống các chính sách, các biện
pháp kiểm soát và các thủ tục kiểm soát nhằm các mục đích sau:
1. Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán
2. Bảo đảm tính tin cậy của thông tin
3. Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến
hoạt động của đơn vị.
4. Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng của quản lí
Các chính sách trong KSNB bao gồm tất cả các chính sách về quản lí nhân sự,
quản lí tiền lương, vật tư, tài sản, chính sách về tài chính, kế toán, các chính sách về
hoạt động của đơn vị...
Các biện pháp kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng
định các biện pháp quản lí khác có được tiến hành hiệu quả và thích hợp hay không.
Các thủ tục kiểm soát: Đó là các nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên
tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Chính việc tuân thủ các
nguyên tắc này tự nó đã tạo nên sự hiệu quả của kiểm soát.
Về các mục đích của hệ thống KSNB:
Bảo vệ tài sản và sổ sách: Tài sản của các công ty bao gồm cả tài sản hữu hình
(như tiền mặt, vật tư, TSCĐ), và các tài sản vô hình như các tài liệu quan trọng, uy
tín của doanh nghiệp… những tài sản này của công ty có thể bị trộm cắp, bị tham ô…
nếu không có những biện pháp kiểm soát thích hợp. Việc bảo vệ tài sản và sổ sách trở
nên ngày càng quan trọng từ khi hệ thống máy tính được sử dụng, một số lượng lớn
thông tin trên các đĩa từ có thể bị lấy cắp hoặc bị phá hoại nếu chúng không được cẩn
trọng bảo vệ.
Bảo đảm tính tin cậy của thông tin: Ban quản trị cần phải có được thông tin
chính xác, kịp thời để đưa ra quyết định điều hành. Hệ thống KSNB được xác lập
nhằm đảm bảo các thông tin cung cấp cho ban quản trị là đáng tin cậy.
- Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến
hoạt động của đơn vị: Hệ thống KSNB nhằm đảm bảo hợp lí rằng các qui định đó
cùng những qui định khác bên ngoài liên quan đến hoạt động của các công ty được
tuân thủ.
Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí: Các quá trình kiểm soát
trong tổ chức có tác dụng ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nỗ lực và sự lãng
phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh, ngăn cản cách sử dụng kém hiệu qủa các nguồn
tiềm năng.
Dấu hiệu để nhận biết sự tồn tại của hệ thống KSNB.
- Sự tồn tại của các chính sách và thủ tục thể hiện trong qui chế KSNB.
- Sự vận hành của qui chế trên hoạt động của đơn vị.
- Tính liên tục của sự vận hành của qui chế đó trên thực tế.
2. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB.
Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ phận của hệ thống KSNB,
chẳng hạn chia thành KSNB về kế toán và kiểm soát nội bộ về hành chính.Nh ưng
thông thường hệ thống KSNB được cấu thành bởi các yếu tố sau:
2.1. Môi trường kiểm soát: Một tổ chức có được kiểm soát hiệu quả hay
không phụ thuộc vào thái độ của bộ phận quản lí. Bộ phận quản lí tạo ra môi trường
chung, nhờ đó xác lập thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát. Môi trường
kiểm soát bao gồm toàn bộ các yếu tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết
kế, sự hoạt động và tính hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị.
Các nhân tố này liên quan đến thái độ và hành động của người quản lí cấp cao đối với
quá trình kiểm soát mà các nhân tố chủ yếu là:
2.1.1.Quan điểm, phong cách điều hành và tư cách của các nhà quản lý cao
cấp:
- Các nhà quản lý cao cấp là người quyết định và điều hành mọi hoạt động của
đơn vị, vì thế quan điểm, đường lối quản trị, cũng như tư cách của họ là vấn đề trung
tâm trong môi trường kiểm soát.
Phong cách quản lý của các nhà quản lý có thể chia ra làm hai loại:
+ Nhà quản lí quá táo bạo và mạnh dạn, những người này có thể sẵn sàng mạo hiểm
để đổi lấy lợi nhuận cao. Đối với những doanh nghiệp này, khả năng gặp rủi ro lớn,
các chính sách thường không ổn định dẫn đến hoạt động của doanh nghiệp khó đi vào
nề nếp.
+ Nhà quản lí quá rụt rè, họ giữ thái độ thận trọng khi đưa ra bất cứ một quyết định
nào. Những doanh nghiệp này thường bị bỏ lỡ thời cơ và do đó ảnh hưởng đến hiệu
quả hoạt động của đơn vị.
Qui mô và mức độ hoạt động phân tán từ đó ảnh hưởng đến cơ cấu quyền lực
trong đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lí ảnh hưởng quan trọng
đến hệ thống KSNB.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hoá
với những trách nhiệm, quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết với nhau, nhằm
thực hiện các chức năng quản lí.
Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong chỉ đạo và kiểm soát hoạt động
của đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ đảm bảo sự thông suốt trong phân công,
phân nhiệm, trong uỷ quyền và phê chuẩn, ngăn ngừa sự vi phạm các chính sách, thủ
tục kiểm soát, loại bỏ được những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai lầm
và gian lận.
Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, trong điều kiện các yếu tố khác
của hệ thống KSNB chưa hoàn thiện hoặc chưa vững mạnh thì cơ cấu tổ chức hợp lí
là một bộ phận quan trọng hỗ trợ công tác KSNB
2.1.3. Chính sách nhân sự
- Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lí nhân sự và các
chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng,
và kỉ luật đối với nhân viên.
Con người là yếu tố quan trọng của bất kì tổ chức nào, là nhân tố quyết định
sự thắng lợi của mọi hoạt động. Đó cũng là khía cạnh quan trọng nhất của bất kì hệ
thống KSNB nào. Một đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy có thể hạn chế
nhiều quá trình kiểm soát khác mà vẫn đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệ thống
KSNB. Ngược lại, nếu đội ngũ nhân viên không trung thực và kém năng lực thì dù
cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống KSNB rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn
không phát huy được hiệu quả.
Vì thế chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính sách nhân sự đúng
đắn phải đảm bảo:
Sử dụng đúng người, đúng việc, tạo điều kiện để mỗi người phát huy đúng sở
trường của mình.
Phải có các chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, khen
thưởng, kỉ luật đối với từng cá nhân, từng bộ phận. Động viên khích lệ kịp thời là bí
quyết thành công của chính sách nhân sự.
2.1.4. Công tác kế hoạch và dự toán.
Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu
chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định…đặc biệt là kế hoạch
tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và
sự luân chuyển tiền trong tương lai.
Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng của công tác quản lí, nó cho biết
phương hướng hoạt động, giảm sự tác động của những thay đổi, tránh được sự lãng
phí, dư thừa trong quản lí. Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành
khoa học và nghiêm túc, thì nó trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu.Chính vì
thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so
- sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch. Đây cũng chính là một khía cạnh mà
các kiểm toán viên rất quan tâm, đặc biệt là trong áp dụng thủ tục phân tích.
2.1.5. Uỷ ban kiểm toán.
Tại một số quốc gia lớn- chẳng hạn như Mỹ- thì các công ty cổ phần có quy
mô lớn thường thành lập một uỷ ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Uỷ ban
thường có 3 đến 5 uỷ viên, không phải là nhân viên của Công ty có nhiệm vụ, quyền
hạn như sau:
Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty.
Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ, kiểm tra, giám sát công việc của kiểm
toán viên nội bộ.
Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.
Đại diện Công ty mời kiểm toán viên độc lập và xác lập mối quan hệ với
các chủ thể kiểm toán bên ngoài.
Hoà giải những mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập và ban
giám đốc.
Do có những chức năng quan trọng như trên nên sự độc lập và hữu hiệu trong
hoạt động của Uỷ ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong môi tr ường kiểm soát.
Vì thế để tạo đIũu kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán, kiểm toán viên độc lập phả I
phối hợp chặt chẽ với Uỷ ban này.
2.1.6. Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là đo
lường và đánh giá hiệu quả của việc kiểm soát khác và mang tính nội kiểm. Đây là
một nhân tố cơ bản của hệ thống KSNB.
Kiểm toán nội bộ bao trùm tất cả các hoạt động của đơn vị, nó cung cấp một
sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có hệ
- thống KSNB và tham gia hoàn thiện chúng, từ đó đảm bảo sự vận hành tốt của hệ
thống KSNB.Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng nếu
nó được xây dựng trên những nguyên tắc nhất định .
Ngoài những nhân tố bên trong đã nêu, thì hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh
hưởng bởi những yếu tố bên ngoài.Ví dụ như luật pháp,sự kiểm soát của các cơ quan
Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ… Những yếu tố này tuy không thuộc tầm kiểm
soát của đơn vị nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến các nhà quản lí trong sự thiết kế và
vận hành hệ thống KSNB như luật pháp, sự kiểm tra của các cơ quan nhà nước, ảnh
hưởng của các chủ nợ…
2.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tài sản, nguồn hình thành
tài sản và sự vận động của tài sản bằng các phương pháp kế toán: phương pháp
chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và phương pháp tổng hợp- cân đối.
Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp
và lập hệ thống báo cáo cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý và
kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị.Do đó, hệ thống kế toán là một bộ phận quan
trọng của kiểm soát nội bộ.Một hệ thống kế toán hữu hiệu sẽ đảm bảo các mục tiêu
tổng quát sau đây:
-Tính có thật: nghĩa là chỉ được ghi chép những nghiệp vụ có thực, không ghi
chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.
-Sự phê chuẩn: trước khi thực hiện mọi hoạt động nghiệp vụ, đều phảI đảm
bảo rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ.
-Tính đày đủ:Nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt để ngoài sổ sách về mọi
nghiệp vụ phát sinh.
-Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp
dụng chính sách kế toán.
- -Sự phân loại: Bảo đảm số liệu được phân loại đúng đắn theo sơ đồ tài khoản
của đơn vị, và ghi nhận đúng đắn các loạI sỏ sách kế toán có liên quan.
-Đúng hạn: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.
-Chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
*Khi xem xét hệ thống kế toán kiểm toán viên cần nghiên cứu về:
-Chính sách kế toán là các nguyên lý, các cơ sở các quy ước,các luật lệ,và các
thủ tục được Ban giam đốc công nhận để soạn thảovà trình bày các báo cáo tàI chính
một cách trung thực về tình hình tàI chính của đơn vị.
-Hình thức kế toán là phương pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại sổ sách
kế toán.
Sự nghiên cứu đó giúp cho kiểm toán viên tiếp cận hệ thống kế toán, để hiểu
về quá trình xử lý thông tin và đánh giá về quá trình kiểm soát nội bộ của đơn vị qua
các giai đoạn của một quá trình kế toán.
2.2.1 Lập chứng từ :Đây là giai đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ
chính xác khi việc lập chứng từ nghiêm túc,nghĩa là việc lập chứng từ đày đủ, hợp lệ,
hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh.
2.2.2 Sổ sách kế toán : Là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kế toán,
bằng việc ghi chép, phân loạI tính toán tổng hợp…để cung cấp những thông tin tổng
hợp trên báo cáo tàI chính.Trong kiểm soát nội bộ, sổ sách kế toán đóng một vai trò
rất quan trọng ví dụ như sổ chi tiết về vật tư hàng hoá.
2.2.3 Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng
hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu báo cáo.
2.3. Các biện pháp và các thủ tục kiểm soát.
Các biện pháp kiểm soát cũng là một bộ phận quan trọng của hệ thống KSNB,
có thể chia thành hai loại biện pháp kiểm soát: kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng
quát.
- 2.3.1Kiểm soát trực tiếp:
Kiểm soát trực tiếp là các biện pháp kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh
giá các yếu tố dẫn liệu trong báo cáo tài chính. Kiểm soát trực tiếp bao gồm ba loại
hình cơ bản:
Kiểm soát quản lí: là việc kiểm soát các hoạt động đơn lẻ do những nhân viên
độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành. Kiểm soát quản lí là biện pháp rất
có hiệu lực để phát hiện, ngăn chặn các sai sót, gian lận.
Kiểm soát xử lí: là kiểm soát được đặt ra để kiểm tra việc xử lí các giao dịch,
tức là kiểm tra lại những công việc mà giao dịch được công nhận, cho phép, phân
loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp, báo cáo.
Kiểm soát để bảo vệ tài sản: là các biện pháp, qui chế kiểm soát nhằm bảo
đảm sự an toàn của tài sản, của thông tin trong đơn vị, nó thường bao gồm:
Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là bảo vệ các ghi chép về tài
sản.
Hệ thống an toàn và vật chắn.
Kiểm kê hiện vật, xác nhận của bên thứ ba.
Sau đây là một số biện pháp kiểm soát quan trọng nhất, chúng đều thuộc kiểm
soát trực tiếp:
Kiểm soát để đảm bảo chứng từ và sổ sách là đầy đủ và việc ghi sổ là đúng
đắn:
+ Sổ sách là bộ phận quan trọng trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh
và tổng hợp.
+ Chứng từ: Trong toàn đơn vị và với các đơn vị bên ngoài, chứng từ là minh
chứng pháp lí cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ phải đầy đủ để cung cấp
- sự đảm bảo hợp lí là tất cả các tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các
nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác.
+Sơ đồ tài khoản: Là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó bao gồm hệ
thống các tài khoản sử dụng, qui trình hạch toán các nghiệp vụ giúp cho việc phân
loại đúng các nghiệp vụ, cho thấy sự vận động của luồng thông tin kế toán tại các bộ
phận và qui trình tổng hợp thông tin để lên các báo cáo.
+ Cẩm nang thủ tục: Là tài liệu hướng dẫn về các thủ tục, về thời hạn lập và
luân chuyển chứng từ trong toàn đơn vị, các hướng dẫn về việc ghi sổ và duy trì sự
kiểm soát đúng đắn đối với tài sản. Tài liệu này sẽ giúp kế toán viên ghi chép, hạch
toán theo những chuẩn mực kế toán, giúp những người có thẩm quyền thực hiện sự
kiểm soát và tạo điều kiện kiểm tra tương hỗ giữa những người, những bộ phận có
liên quan.
Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách:
Kiểm soát vật chất để bảo vệ tài sản và sổ sách là sử dụng những biện pháp đề
phòng vật chất như việc xây dựng các nhà kho, các két sắt chịu lửa, để bảo vệ tiền tệ
cũng như chứng từ, sổ sách, trang bị hệ thống báo cháy, báo nổ, trang bị các máy tính
tiền, máy đếm tiền hay sử dụng một số loại
thiết bị xử lí dữ liệu tự động là những công cụ KSNB hữu ích đối với mục đích bảo
vệ tài sản, sổ sách.
Ngoài ra, việc hạn chế sự tiếp cận trực tiếp tài sản, sổ sách cũng là biện pháp
kiểm soát quan trọng: ban hành qui chế kiểm soát việc ra vào, qui chế tham khảo các
tài liệu kế toán, dữ liệu lưu trữ trong máy điện toán...
Kiểm soát độc lập việc thực hiện:
Là việc xem xét lại một cách cẩn thận và toàn diện các biện pháp, thủ tục kiểm
soát khác. Nhu cầu kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu KSNB có khuynh hướng
thay đổi qua thời gian và do những hạn chế vốn có của thủ tục kiểm soát.Việc thực
- thi các biện pháp kiểm soát độc lập để lại dấu vết trên sổ sách và đó là bằng chứng
quan trọng cho kiểm toán viên bên ngoài đánh giá hệ thống KSNB.
2.3.2.Kiểm soát tổng quát:
Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều
công việc khác nhau. Trong môi trường máy tính hoá, kiểm soát tổng quát thuộc về
chức năng kiểm soát của phòng điện toán.
Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát có thể không giống nhau
thậm chí rất khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ. tuy nhiên, các
loại kiểm soát nói trên đều được xây dựng theo nguyên tắc cơ bản sau:
+ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm (nguyên tắc tập trung, dân chủ):
Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người
trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong một tổ chức, mục đích là để không
một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối, từ đó
mà tránh được gian lận, sai sót.
Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng còn có sự tác chuyên môn hoá và giúp cho việc
kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc
Trong phân công, phân nhiệm cần tránh cả hai xu hướng quá tập trung hoặc
quá phân tán. Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn đến những
quyết định trong quản lí không đáp ứng được yêu cầu kịp thời hoặc không chuẩn xác,
từ đó các cấp có thẩm quyền không nắm được thông tin.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Sự cách li thích hợp về trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản nhằm ngăn ngừa cả
sai phạm cố ý lẫn vô ý, tránh được các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thời cũng là
một biện pháp kiểm soát quan trọng (kiểm tra, kiểm soát giữa các bộ phận độc lập)
- Ba sự cách li quan trọng nhất cần lưu ý:
Cách li quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế để
tránh sự lạm dụng quyền hạn sử dụng nguồn lực một cách tuỳ tiện.
Cách li việc bảo quản tài sản với kế toán: một người thực hiện cả hai chức
năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản để thu lợi cá nhân rồi điều
chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm, ví dụ người bảo quản tiền mặt và
ghi sổ tiền mặt, người ghi sổ vật tư và người bảo quản vật tư.
Cách li chức năng thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát nghiệp vụ, có như vậy
chức năng kiểm soát mới có tác dụng và việc thực hiện nghiệp vụ mới
nghiêm túc.
Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm đã là thực hiện được một biện pháp kiểm
soát rất quan trọng, rủi ro xảy ra gian lận, sai sót đã giảm đi đáng kể. Vì thế trong
điều 9, Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước qui định: “Cán bộ kế toán ở các đơn vị quốc
doanh, công tư hợp doanh, hợp tác xã và các đơn vị có sử dụng kinh phí của nhà
nước hoặc đoàn thể không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quĩ, tiếp liệu và công
tác phụ trách vật chất khác”
+ Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn.
Nhà quản lí không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề mà
nên có sự phân công nhiệm vụ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu
quả, mặt khác đảm bảo cho nhà quản lí có thể tổng quan kiểm soát được mọi hoạt
động. Nhưng muốn vậy, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn
bởi nhà quản lí hoặc người được uỷ quyền. Bởi nếu bất cứ ai trong tổ chức đều có thể
mua bán tài sản tuỳ tiện thì sự hỗn độn và phức tạp sẽ xảy ra dẫn đến lãng phí hoặc
mất mát nguồn lực.Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý, mà họ có thể quyết
định thẩm quyền hay thủ tục phê chuẩn khác nhau.
Ngoài cách phân chia các yếu tố của KSNB như trên còn có cách phân chia
khác, theo cách này, hệ thống KSNB được chia thành KSNB về kế toán và KSNB về
hành chính:
- + KSNB về kế toán: rà soát, đối chiếu công tác kế toán đảm bảo ghi chép kế
toán đầy đủ, chính xác, đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh, lập
báo cáo tài chính đúng hạn, tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan, bảo vệ tài
sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích, thường do một bộ phận
độc lập thực hiện.
+ KSNB về quản lí hay hành chính: rà soát và đối chiếu những hoạt động về
tài chính và quản lí ở trong đơn vị.
Tóm lại, hệ thống KSNB là một tập hợp các yếu tố có liên quan chặt chẽ với
nhau. Sự vận hành của những yếu tố này trong mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau, hỗ
trợ nhau sẽ tạo ra một hệ thống kiểm soát hiệu qủa.Hệ thống KSNB được thiết kế để
điều hành mọi hoạt động, nó là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong
đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động.
3 Những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ
Trong thực tế không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, nghĩa là một
hệ thống kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa được tất cả những hậu quả xấu có
thể xảy ra.Những hạn chế đó xuất phát từ những nguyên nhân sau:
-Yêu cầu của những nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phảI hiệu quả.
-Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vì thế
khó có thể phát hiện được những sai phạm đột xuất hay bất thường.
-Sai phạm của nhân viên do thiếu thận trọng, sao nhãng, sai lầm trongt xét
đoán,hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên.
-Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bên ngoài
hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp.
-Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì đIều kiện thực tế đã thay đổi…
4 Mục tiêu của hệ thống KSNB
- Có bảy mục tiêu chi tiết mà một cấu trúc KSNB phải thõa mãn để ngăn ngừa
sai sót trong sổ sách. Hệ thống KSNB phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lí là:
1. Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lí (tính hiệu lực). Hệ thống
KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ những nghiệp vụ không tồn tại hoặc
những nghiệp vụ giả vào sổ sách kế toán.
2. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn), tránh
làm lãng phí, phá hoại hoặc mất mát tài sản của công ty.
3. Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ hay trọn vẹn).
Các biện pháp, thủ tục kiểm soát phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra
ngoài sổ sách.
4. Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá). Một cơ
cấu KSNB đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ.
5. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại) đảm bảo
các khoản mục trong báo cáo tài chính được trình bày đúng đắn.
6. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng thời kì (tính thời kì):
nghiệp vụ kinh tế xảy ra ở kì nào phải được ghi sổ đúng ở kì đó đảm bảo nguyên tắc
phù hợp.
7. Các nghiệp vụ được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn.
III. KSNB đối với một số khoản mục trọng yếu.
1 KSNB đối với vốn bằng tiền.
Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
a) Tiền mặt bao gồm các khoản tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ,
vàng bạc, kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp tại quĩ.
- b) Tiền gửi ngân hàng bao gồm các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc,
kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp gửi tại ngân hàng.
c) Tiền đang chuyển là các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ của doanh nghiệp
đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho
ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyền tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn vị
khác nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng.
Vốn bằng tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên bảng cân đối kế
toánvà là một khoản mục trọng yếu trong tài sản lưu động.Vốn bằng tiền còn là một
khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng khác như
doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của đơn vị.Tiền là tài sản
được ưa chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất và rủi ro tiềm tàng cao
nhất. Do đó, các biện pháp, thủ tục kiểm soát thích đáng là vô cùng quan trọng để
bảo vệ tài sản, nâng cao hiệu quả sử dụng của đồng vốn.
Một số chính sách, biện pháp, thủ tục cơ bản sau được áp dụng trong kiểm
soát vốn bằng tiền:
Một là: Xây dựng qui chế quản lí tiền mặt trong đó qui định rõ trách nhiệm
của từng người, từng bộ phận với việc quản lí vốn bằng tiền cũng như đưa ra các qui
định bảo vệ vốn bằng tiền.
Hai là : Thực thi các nguyên tắc quản lí:
Nguyên tắc phân công, phân nhệm: ai phụ trách tiền mặt, ai phụ trách tiền gửi
ngân hàng, ai phụ trách tiền đang chuyển, ai phụ trách thanh toán với bên ngoài, ai
phụ trách thanh toán các khoản tiền lặt vặt, kí phát hành séc... phải dược qui định rõ
ràng, cụ thể trong qui chế quản lí vốn bằng tiền.
Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn: Mọi khoản chi phải được xét duyệt và chỉ
được kí khi có đủ chứng từ có liên quan minh chứng cho khoản chi là thực sự có nhu
cầu chi.
- Uỷ quyền: ngoài trách nhiệm của chủ tài khoản, có thể uỷ quyền cho một hoặc
hai người để duyệt chi. Việc uỷ quyền là bắt buộc phòng khi chủ tài khoản đi vắng,
cũng là để chia sẻ công việc với chủ tài khoản, nhưng cũng không được uỷ quyền quá
rộng rãi, có thể uỷ quyền cho Phó giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng hoặc cả
hai có phân cấp duyệt chi theo mức chi.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: đối với vốn bằng tiền thì cách li trách nhiệm là vô
cùng quan trọng để ngăn ngừa sai phạm:
Cách li giữa thủ quĩ và kế toán.
Cách li giữa người duyệt chi với người thực hiện các khoản chi, giữa người
được kí phát hành séc với người chi tiêu.
Cách li giữa người ghi sổ với người kiểm soát thu, chi.
Ba là: Biện pháp kiểm soát vật chất đối với tiền mặt: trang bị các két sắt an
toàn để giữ an toàn để giữ tiền mặt, ngân phiếu..., trang bị các máy tính tiền cũng là
một biện pháp kiểm soát để bảo vệ tiền mặt.
Bốn là: Đối với kế toán:
Nguyên tắc cơ bản là phải cập nhật, hàng ngày kế toán và thủ quĩ phải ghi sổ
các nghiệp vụ tiền mặt phát sinh đồng thời phải đối chiếu với nhau.
Phải ghi sổ chi tiết cho từng loại tiền, từng loại quĩ.
Kết hợp ghi sổ đơn (nhật kí thu, chi) với ghi sổ kép.
Phải đối chiếu thường xuyên đề phòng những chênh lệch phát sinh.
Lập danh sách hoá đơn thu tiền tại thời điểm và nơi nhận tiền.
Năm là: Công tác quản lí:
-Hạn chế lượng tiền tại két ;
-Hạn chế đến mức tối thiểu các đầu mối thu, chi tiền mặt.
nguon tai.lieu . vn
