Xem mẫu
- TIỂU LUẬN:
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý của công ty 20
- Lời nói đầu
Trong tiến trình xây dựng đất nước đi theo con đường CNXH với nền kinh tế thị
trường có sự điều tiết của nhà nước, mỗi doanh nghiệp là một chủ thể hoạt động kinh
doanh, viêc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là một vấn đề qua trọng quyết định sự
tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Do vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động,
mềm dẻo trong việc điều chỉnh kịp thời phương hướng kinh doanh, sử dụng có hiệu quả
nguồn lực hiện có, đặc biệt là nguồn nhân lực.
Trong điều kiện này, khi mà khoa học kỹ thuật và công nghệ trở thành một yếu tố
ảnh hưởng trực tiếp có tính quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, thì bất kì
một doanh nghiệp nào muốn hoạt động thành công đều phải quan tâm đặc biệt đến đội
ngũ cán bộ quản lý, khai thác hết tiềm năng, trí lực của cán bộ vào quá trình sản xuất kinh
doanh.
ở công ty 20, việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đã
được Đảng uỷ, ban lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm vì nó có vai trò quan trọng góp
phần tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm để nâng cao hiệu quả kinh
doanh, mở rộng thị trường, nâng cao ưu thế và thúc đẩy sự phát triển của công ty. Mặc
dầu vậy nhưng bộ máy quản lý ở công ty vẫn còn tồn tại những thiếu sót cần điều chỉnh
sao cho hợp lý hơn.
Qua một thời gian thực tập tại công ty 20, trên cơ sở khảo sát thực trạng tổ chức
quản lý của công ty, nhận thấy tổ chức bộ máy phù hợp, thích ứng với hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp góp phần không nhỏ vào việc thực hiện các mục tiêu cơ
bản của doanh nghiệp. Vì vậy em đã chọn đề tại cho chuyên đề tốt nghiệp là “ Hoàn
thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 20 ”.
Nói chung chuyên đề gồm 3 phần:
Phần I: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp.
Phần II: Thực trạng của bộ máy quản lý của công ty 20.
Phần III: Một số kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý
của công ty 20.
- Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn thực tập: TS Nguyễn Thị Thiêng
cùng ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên các phòng ban khác trong công ty 20 đã tạo
mọi điều kiện giúp em hoàn thành tốt chuyên đề này.
Song do giới hạn của thời gian và sự hiểu biết, chắc chắn đề tài còn có nhiều
thiếu sót về cả nội dung và hình thức. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến, hướng dẫn
của quý cơ quan, các thầy cô giáo giảng dạy, cô giáo hướng dẫn để em có điều kiện củng
cố và nâng cao trình độ, hiểu biết để có thể hoàn thành tốt hơn các chuyên đề sau này.
- Phần I Cơ sở lý luận về cơ cấu t ổ chức
bộ máy quản lý của doanh nghiệp
I. Bản chất của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1. Một số khái niệm về quản lý
a) Khái niệm về quả lý:
Các nhà quản lý thời nay không những chỉ cần am hiểu kiến thức nghiệp vụ
chuyên môn mà còn phải am hiểu về quản lý, cách thức tổ chức sao cho có hiệu quả nhất.
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm quản lý:
- Theo quan điểm của Taylo “Quản lý là hiểu biết được chính xác điều bạn muốn
người khác làm và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất
và rẻ nhất”.
- Theo quan điểm của nhà quản lý nổi tiếng Liter Drucher “Quản lý kinh doanh
không phải là một nhiệm vụ thích ứng mà là một nhiệm vụ sáng tạo. Tạo ra các điều kiện
kinh tế và thay đổ chúng khi cần thiết hơn là thích ứng với chúng một cách thụ động”.
- Theo một quan điểm khác thì “Quản lý là sự tác dụng của chủ thể quản lý lên
đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi
trường”. (Giáo trình quản lý nhà nước về kinh tế).
b) Mục đích quản lý và thực chất của quản lý doanh nghiệp.
- Mục đích của quản lý doanh nghiệp là phát triển sản xuất cả về số lượng và chất
lượng với chi phí thấp nhất và hiệu quả kinh tế cao nhất, đồng thời không ngừng cải thiện
điều kiện lao động và nâng cao đời sống cho mỗi thành viên của doanh nghiệp.
Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người yếu tố cơ bản của lực
lượng sản xuất. Quy mô doanh nghiệp mở rộng thì vai trò quản lý ngày càng nâng cao và
- thực sự trở thành một nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động và tăng hiệu
quả kinh tế của sản xuất kinh doanh.
c) Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
- Tổ chức là một chức năng cơ bản của hoạt động quản lý. Quá trình tổ chức thực
hiện là sự nối liền giữa chức năng hoạch định với các chức năng khác của hoạt động quản
lý, nó làm nhiệm vụ biến kế hoạch thành hiện thực thông qua sự sắp xếp, bố trí, phân
công công việc cho từng cá nhân trong đơn vị.
- Tổ chức là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong
hệ thống để thực hiện mục tiêu đã đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các quy tắc, quy định
nhất định.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là sự tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối
liên hệ chặt chẽ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá được giao những
trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện những
chức năng quản lý doanh nghiệp bao gồm các hệ thống phòng ban chức năng có nhiệm
vụ cơ bản giúp giám đốc doanh nghiệp quản lý, chỉ huy và điều hành quá trình sản xuất
kinh doanh.
Do vậy cơ cấu tổ chức là bộ máy quản lý chính là hình thức phân công lao động
trong lĩnh vực quản lý, có tác động đến quá trình hoạt động của bộ máy, một mặt phản
ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác có tác dụng trở lại việc phát triển sản xuất.
2. Chức năng quản trị kinh doanh và vai trò của bộ máy quản lý đối với hạot
động của doanh nghiệp
a) Chức năng quản trị doanh nghiệp
Chức năng quản trị kinh doanh là hình thức biểu hiện sự tác động có chủ đích của
chủ doanh nghiệp lên đối tượng và khách thể kinh doanh. Là tập hợp những nhiệm vụ
khác nhau mà chủ doanh nghiệp phải tiến hành trong quá trình kinh doanh. Như vậy thực
chất của các chức năng quản trị kinh doanh chính là lý do của sự tồn tại các hoạt động
quản trị kinh doanh.
Việc nghiên cứu và phân loại chức năng quản lý của doanh nghiệp có ý nghĩa
quan trọng về lý luận và thực tiễn. Trước hết việc xác định đúng đắn các chức năng quản
- lý là tiền đề cần thiết và khách quan có thể quản lý doanh nghiệp có hiệu quả hơn. Hơn
nữa muốn tổ chức bbộ máy của doanh nghiệp theo hướng chuyên, tịnh, gọn, nhẹ và có
hiệu lực không thể không phân tích sự phù hợp giữa cơ cấu bộ máy quản lý với chức
năng quản lý.
b) Phân laọi các chức năng quản trị kinh doanh
- Chức năng định hướng:
Định hướng là quá trình ấn định những nhiệm vụ, mục tiêu và các phương pháp
tốt nhất để thực hiện những mục tiêu và nhiệm vụ đó.
Việc định hướng phải nhằm thiết lập môi trường tốt nhất để cá nhân đang làm
việc với nhau trong doanh nghiệp, thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả. Định hướng là việc
lựa chọn một trong những phương án hành động trong tương lai cho doanh nghiệp. Nó
bao gồm sự lựa chọn và các mục tiêu của doanh nghiệp và của từng bộ phận, xác định
các phương thức để đạt được các mục tiêu.
- Chức năng tổ chức và phân phối:
Nhiều người cùng làm việc với nhau trong một nhóm để đạt đến một mục đích
nào đó phải đóng góp những vai trò nhất định. Một vai trò ngụ ý rằng: công việc mà mỗi
người làm có một mục đích và một mục tiêu nhất định, sự hoạt động của họ nằm trong
một phạm vi mà ở đó họ biết rõ mục tiêu công việc của họ như thế nào với nỗ lực của
nhau, tại đó họ có quyền lợi cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Chính các điều đó nảy
sinh chức năng tổ chức và phối hợp thể hiện thông qua việc xây dựng được một cơ cấu tổ
chức hợp lý và một quy chế làm việc có hiệu quả thích nghi với mọi biến động của môi
trường cạnh tranh bên ngoài.
- Chức năng điều khiển:
Điều khiển là một trong các chức năng quản lý, đó là quá trình tác động lên con
người trong doanh nghiệp một cách có chủ đích để họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu
đạt được những mục tiêu đề ra của doanh nghiệp
Trong chức năng điều khiển của mình, chủ doanh nghiệp phải thực hiện nhiệm
vụ chính là ra quyết định và tổ chức thực hiện nó.
- - Chức năng kiểm tra:
Kiểm tra là một chức năng cơ bản trong chức trách của chủ doanh nghiệp. Kiểm
tra là đo lường chân chính việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu của doanh
nghiệp và các kế hoạch vạch ra để đạt được mục tiêu này. Thực chất của việc kiểm tra
các doanh nghiệp là khả năng sửa chữa tối đa số lượng sai lầm lớn nhất trong một thời
gian tối thiểu trong doanh nghiệp.
- Chức năng điều chỉnh:
Điều chỉnh là thường xuyên theo dõi sự vận động của hệ thóng để kịp thời phát
hiện mọi sự rối loạn trong tổ chức và luôn luôn cố gắng duy trì các mối quan hệ bình
thường giữa các bộ phận chấp hành.
Muốn sự điều chỉnh đạt hiệu quả phải thường xuyên thu nhận tài liệu về sự chênh
lệch của hệ thống và những thông số đã cho thông qua khâu kiểm tra.
- Chức năng sản xuất:
Là việc sử dụng các nguồn nhân lực nhằm tác động để chế biến các yếu tố đầu
vào khác (bao gồm hàng hoá dịch vụ cho xã hội) phù hợp với nhu cầu mà doanh nghiệp
đã phát hiện trước ở trên thị trường. Đây là quá trình tốn kém thời gian của chuỗi các
hoạt động kinh doanh và vì thế sẽ dễ trở thành bị lạc hậu không theo kịp với các biến
động của thị trường.
- Chức năng quản trị nhân sự:
Quản trị nhân sự là việc bố trí hợp lý những người lao động cùng với những máy
móc thiết bị, những công nghệ sản xuất và những nguồn nhiên nguyên vật liệu một cách
có hiệu quả. Quản trị nhân lực bao gồm 2 việc:
+ Quản lý con người: Đó là công việc quản lý hàng ngày đối với một người về
tập thể người lao động, là công việc xây dựng những “kíp” được điều động, điều phối
“phản ứng” tạo cho doanh nghiệp có khả năng phát hiện những sai sót về mặt kinh tế, kỹ
thuật ...
- + Tối ưu hoá nguồn nhân lực: Đó là công việc sắp đặt của những người có trách
nhiệm, những kỹ thuật cụ thể và những công cụ để nắm được những thông số khác nhau
về việc làm, đào tạo, tiền lương ...
- Chức năng quản lý tài chính:
Tổ chức sản xuất tốt, quản trị nhân sự đúng chưa phải đã đủ, các doanh nghiệp
còn phải đối phó với các biến động của thị trường để đứng vững và phát triển. Muốn làm
được điều này doanh nghiệp phải làm tốt chức năng quản trị tài chính. Quản trị tài chính
sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp biết được mình đang có bao nhiêu tiền, đã thu được những
món tiền gì, đã tiêu bao nhiêu tiền và tiêu như thế nào, có thể huy động nguồn vốn từ
đâu, khi nào phải dừng hoạt động kinh doanh lại? Nói cách khác quản lý tài chính trong
doanh nghiệp là việc quản trị các mối quan hệ tài chính phát sinh trong quá trình kinh
doanh của doanh nghiệp; bao gồm các mối quan hệ (thu-chi-lỗ-lãi...)và các mối quan hệ
tài chính của doanh nghiệp với thị trường tài chính ở bên ngoài (ổn định, tăng trưởng,
phát triển, suy thoái, lãi suất, ...).
- Chức năng thương mại:
Chức năng thương mại là chức năng hoà nhập vào thị trường của doanh nghiệp
để tồn tại và phát triển mà mục tiêu chủ yếu là doanh nghiệp phải tìm được một phân
đoạn thị trường tương ứng với tiềm năng, vị trí của mình trong quá trình cạnh tranh giữa
các bên ở trên thị trường về các sản phẩm cùng loại với các sản phẩm của doanh nghiệp.
c) Vai trò của bộ máy quản lý đối với hoạt động của doanh nghiệp
Xuất phát từ những đặc điểm của quản lý ta thấy bộ máy quản lý doanh nghiệp
đóng vai trò quan trọng trong việc tồn tại, phát triển hay phá sản của một doanh nghiệp.
Là một tổ chức đầu lão, bộ máy quản lý doanh nghiệp phân tích xu thế phát triển và dự
báo tình hình chung về chất lượng, số lượng, về cơ sở vật chất hiện có, về hiệu quả sản
xuất kinh doanh ... của đơn vị mình thông qua những thông tin mà những cán bộ nắm bắt
được.
Bộ máy quản lý càng hợp lý, khoa học và có mối quan hệ ngang dọc không
khăng khít qua lại càng dễ nắm bắt được nhiều thông tin cần thiết, quan trọng.
- Để đạt được hiệu quả kinh tế, tổ chức bộ máy quản lý phải đủ về số lượng, mạnh
về chất lượng bố trí hợp lý, cân đối, hoạt động ăn khớp, nhịp nhàng và hoàn thành tốt
mục tiêu doanh nghiệp đề ra.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý và có hệ thống; tổ chức,
điều hành và tính toán, lựa chon các hình thức phương pháp tổ chức sản xuất kinh doanh
tốt sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng tốt các tiềm năng sẵn có. Đồng thời tạo điều kiện để kết
hợp tốt các công nghệ hiện đại giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
nhịp nhàng và có hiệu quả.
Cơ cấu bộ máy tổ chức doanh nghiệp theo dõi sát sao, đánh giá chính xác việc
thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, từ đó có các biện pháp điều chỉnh phù hợp; chọn
lựa phương án tối ưu để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp thực hiện tốt mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra; tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ phát
triển của nền kinh tế nước nhà cũng như phù hợp với xu thế phát triển kinh tế cả trong và
ngoài nước.
3. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị và các nhân tố ảnh hưởng
đến cơ cấu bộ máy quản trị
Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị phải đảm bảo những yêu cầu
sau:
a) Phải đảm bảo tính tối ưu.
Giữa các khâu và các cấp quản trị đều thiết lập các mối quan hệ hợp lý; thiết kế
sao cho số lượng cấp quản lý là ít nhất, không thừa, không thiếu bộ phận nào, không
chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban; sao cho nhiệm vụ và quyền hạn phải tương
xứng.
Cấp quản trị nhiều, cồng kềnh làm cho thông tin dễ bị sai lệch. Vì vậy bộ máy
quản lý cần phải gọn nhẹ, linh hoạt có khả năng thích ứng với thị trường. Trong kinh
doanh, ai đi trước là thắng. Khi thị trường biến động thì nhiệm vụ của doanh nghiệp cũng
phải thay đổi theo. Nếu bộ máy quản lý không linh hoạt sẽ chỉ là “Trâu chậm uống nước
đục”. Và khi trên thị trường, cầu đã vượt quá cung mà doanh nghiệp mới sản xuất thì sẽ
bị thua lỗ.
- b) Đảm bảo tính linh hoạt và tin cậy
- Cơ cấu tổ chức quản trị phải dảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin
được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó đảm bảo sự phối hợp tốt các hoạt động và
nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.
- Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào
xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường.
c) Đảm bảo tính kinh tế
Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Một
tổ chức có hiệu quả khi nó được xây dựng để giúp cho việc hoàn thành các mục tiêu của
doanh nghiệp với những chi phí tối thiểu. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương
quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về.
d) Thiết kế bộ máy phải đảm bảo nguyên tắc chế độ một thủ trưởng
Quyền quyết định thuộc về kinh tế, kỹ thuật, tổ chức, hành chính, đời sống trong
phạm vi toàn doanh nghiệp và từng bộ phận phải được giao cho một người thủ trưởng.
Người đó có nhiệm vụ quản lý toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị mình; được trao
những trách nhiệm quản lý và quyền hạn nhất định. Nhiều quyền được giao phải tương
xứng với khả năng hoàn thành các kết quả đã định. Nếu quyền được giao nhỏ hơn khả
năng thì không tận dụng hết năng lựcvà sự nhiệt tình của người thực hiện. Cả hai trường
hợp đều làm giảm hiệu quả công tác của bộ máy quản trị.
Thủ trưởng có thể sử dụng bộ máy cố vấn, giúp việc, tranh thủ ý kiến dóng góp
của cấp dưới. Quan hệ báo cáo của cấp dưới cho một cấp trên duy nhất càng hoàn hảo thì
sự mâu thuẫn trong chỉ thị càng ít và trách nhiệm cá nhân càng cao. Nhưng người quyết
định cuối cùng vẫn là giám đốc (thủ trưởng). Mọi giám đốc có thể uỷ quyền cho cấp
dưới, nhưng phải chịu trách nhiệm liên đới.
Mọi người trong doanh nghiệp và từng bộ phận phải nghiêm chỉnh thực hiện
mệnh lệnh của thủ trưởng.
Tính tất yếu phải tiến hành chế độ một thủ trưởng là xuất phát từ một nguyên tắc
tập trung dân chủ trong quản lý kinh tế, xuất phát từ chuyên môn hoá lao động càng sâu
- sắc thì hiệp tác lao động sẽ xẩy ra, yêu cầu bất cứ một sự hợp tác nào cũng phải có sự chỉ
huy thống nhất.
Trong trường hợp doanh nghiệp lớn, thủ trưởng cấp dưới phải phục tùng nghiêm
chỉnh mệnh lệnh của thủ trưởng cấp trên, trước hết là thủ trưởng cấp trên trực tiếp. Thủ
trưởng từng bộ phận có toàn quyền quyết định trước những vấn đề trong bộ phận của
mình và chịu trách nhiệm, trước giám đốc. Có cấp phó là người giúp việc cấp trưởng.
Để làm rõ thêm về nguyên tắc này ta có bảng sau:
Các chức năng thủ trưởng và vị trí mối quan hệ của từng chức danh:
Chức năng Vị trí từng Phạm vi Người Người dưới
STT thủ trưởng chức năng phát huy giúp việc quyền
tác dụng thủ trưởng
Giám đốc Thủ trưởng Toàn Các phó Mọi người
1 cấp nhất trong doanh giám đốc trong doanh
doanh nghiệp nghiệp nghiệp
Quản đốc Thủ trưởng Toàn phân Các phó Mọi người
2 cấp cao nhất xưởng quản đốc trong phân
trong phân xưởng
xưởng
Dốc công Thủ trưởng Toàn ca Mọi người
3 cấp cao nhất làm việc trong ca
trong ca làm
việc
Tổ trưởng Thủ trưởng Toàn tổ Tổ phó Mọi người
4 công tác cấp cao nhất trong tổ
trong tổ
Trưởng các Thủ trưởng Toàn Phó Mọi người
5 phòng (ban) cấp cao nhất phòng phòng trong phòng
chức năng trong phòng (ban) (ban) (ban)
(ban)
4. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị
- Cùng với sự phát triển của sản xuất đã hình thành những kiểu tổ chức quản trị
khác nhau. Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm, ưu điểm, nhược điểm và được áp dụng
trong những điều kiện cụ thể nhất định. Sau đây là một số cơ cấu tổ chức quản lý thường
gặp.
a) Cơ cấu chức năng: Sơ đồ 1:
Người lãnh
đạo doanh
Người lãnh Người lãnh
đạo doanh đạo doanh
I II `N
- Đặc điểm: Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị quản lý riêng biệt
theo các chức năng quản trị và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn
hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các nhân viên
trong tổ chức rất phức tạp, những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh
chẳng những từ một người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả từ những người lãnh đạo các
chức năng khác nhau.
- Ưu điểm:
Chuyên môn hoá quản lý theo chức năng một cách sâu sắc.
Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo doanh nghiệp.
Tận dụng được tài năng của cơ quan chức năng.
- Nhược điểm:
Một cấp dưới phải chịu sự chỉ đạo của nhiều cấp trên trực tiếp.
Hay xảy ra các quyết định khác nhau giữa người lãnh đạo quản lý chung và
người lãnh đạo chức năng.
b) Cơ cấu tổ chức trực tuyến
- Sơ đồ 2:
Người lãnh
đạo doanh
Người lãnh đạo Người lãnh đạo
tuyến 1 tuyến 2
A1 A2 An B1 B2 Bn
... ...
Đặc điểm: Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có một cấp trên và
một cấp dưới. Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng; nghĩa
là cấp lãnh đạo doanh nghiệp trực tiếp điều hành và phải chịu trách nhiệm về sự phất
triển của doanh nghiệp; người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh qua cấp trên trực
tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh cuả người đó mà thôi.
Ưu điểm:
Mệnh lệnh được thi hành nhanh, dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng. Mỗi cấp
dưới chỉ thực hiện mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp.
Nhược điểm:
Người lãnh đạo phải thực hiện tốt các chức năng quản lý. Do đó người lãnh đạo
đòi hỏi phải có kiến thức toàn diện và không có đơn vị trực thuộc lớn.
Chưa tận dụng được tài năng đóng góp của các chuyên gia vì thế cơ cấu trực
tuyến chỉ sử dụng cho tổ, đội sản xuất.
Xuất hiện ngay nguy cơ mắc bệnh quan liêu trong tổ chức điều hành.
c) Cơ cấu trực tuyến chức năng:
Sơ đồ 3
- Lãnh đạo doanh
nghiệp
Lãnh Lãnh đạo Lãnh Lãnh đạo
đạo chức năng đạo chức năng
1 2 A B
Theo cơ cấu này người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của các lãnh đạo
chức năng để chuẩn bị các quyết định. Người lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu về mọi mặt
công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp. Việc truyền mệnh lệnh
vẫn theo tuyến đã quy định các bộ phận chức năng không có quyền ra lệnh trực tiếp theo
những người thừa hành ở các bộ phận sản xuất. Kiểu cơ cấu này đã lợi dụng được ưu
điểm của cơ cấu trực tuyến và chức năng. Cơ cấu này thường áp dụng cho doanh nghiệp
mà nhiệm vụ quản lý được phân thành các chức năng chuyên môn. Các bộ phận này làm
nhiệm vụ tư vấn giúp việc tham mưu cho giám đốc và theo dõi về mặt chuyên môn hẹp
đối với các bộ phận sản xuất nhưng không được quyền ra lệnh trực tiếp. Đây là cơ cấu có
nhiều ưu điểm và được áp dụng tương đối rộng rãi.
d) Cơ cấu trực tuyến tham mưu
Sơ đồ 4
- Lãnh đạo doanh Tham
nghiệp mưu
Lãnh đạo Tham Lãnh đạo Tham
tuyến 1 mưu tuyến 2 mưu
1 2 3 A B C
Đặc điểm: Thực chất đây là cơ cấu trực tuyến mở rộng vẫn mang đặc điểm cơ
bản của cơ cấu trực tuyến, nhưng lãnh đạo đã có thêm bộ phận tham mưu, giúp việc. Cơ
quan tham mưu có thể là một đơn vị hoặc một nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ
quản lý.
Ưu điểm:Dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trưởng. Bước đầu biết khai thác khả
năng của các chuyên gia.
Nhược điểm:
Mất nhiều thời gian làm việc với tham mưu nên ít có thời gian với cán bộ quản
lý.
Tốc độ ra quyết định quảnlý chậm.
e) Cơ cấu tổ chức chương trình mục tiêu
Sơ đồ 5
- Cơ quan quản lý
cao nhất
Cơ quan quản lý Cơ quan quản lý
cấp chung cấp chung
Cơ quan liên kết các mối
liên hệ ngang
Cơ Cơ Cơ quan Cơ
quan quan quản lý quan
quản quản cấp quản
Đặc điểm: Có bộ phận chuyên tổ chức và điều phối các mối quan hệ ngang giữa
các bộ phận cùng cấp cao nhất đến cấp thấp nhất để thực hiện chương trình mục tiêu.
Ưu điểm: Được thể hiện ở sự kết hợp tính mục tiêu và tính năng động, sử dụng
cơ cấu quản lý theo chương trình mục tiêu đã định làm tăng tính linh hoạt, mềm dẻo của
cơ cấu quản lý.
Tuy nhiên cơ cấu này dễ dẫn đến tình trạng chậm về chất lượng, kỹ thuật sản
phẩm và dịch vụ khi so sánh với các đối thủ cạnh tranh theo cơ cấu chức năng.
f) Cơ cấu tổ chức ma trận
Sơ đồ 6
- Người lãnh đạo tổ
chức
Lãnh Lãnh Lãnh đạo Lãnh đạo
đạo đạo chức năng chức năng
*
Đồ án
I
*
Đồ án
II
Ghi chú:
Những người thực hiện trong các bộ phận sản xuất
Những người thực hiện trong các bộ phận chức năng
* Những người thực hiện trong các bộphận đồ án nhằm
tạo ra sản phẩm hay công nghệ mới
Đặc điểm: Ngoài lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng còn có những
người lãnh đạo theo đề án hay sản phẩm phối hợp hành động của các bộ phận để thực
hiện một dự thảo nào đó. Trong cơ cấu này mỗi một nhân viên (hoặc một bộ phận) của bộ
phận trực tuyến được gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sản phẩm nhất định. Sau
khi hoàn thành đề án, những nhân viên trong các bộ phận thực hiện đề án hay sản phẩm
không chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo theo đề án mà là trở về đơn vị trực tuyến hay
chức năng của mình.
Cơ cấu ma trận có thể phân chia thành hai dạng:
- - Cơ cấu đồ án ma trận:
Đặc điểm cơ cấu này là người lao động lập ra nhóm đặc biệt chịu sự lãnh đạo
trực tiếp của mình để thực hiện chương trình của đề án đã được phê duyệt. Người thực
hiện bên ngoài phải tham gia vào công việc theo những giao kèo hay nghĩa vụ kế hoạch.
Nhóm đề án được bảo đảm về nhân viên những nguồn tài chính và vật chất cần
thiết. Sau khi thực hiện đề án nhóm này giải tán. Lãnh đạo đề án chịu trách nhiệm hoàn
toàn từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
Trong cơ chế quản lý có thể thành lập vài nhóm quản lý theo đề án. Quản lý theo
đề án thường được áp dụng trong những điều kiện có sự thay đổi nhanh chóng và sâu sắc
về kỹ thật và công nghệ sản xuất.
- Cơ cấu chức năng ma trận:
Trong cơ cấu này bộ phận mới được tạo thành có vai trò kiểm tra và thúc đẩy các
bộ phận sản xuất sản phẩm của mình, chịu trách nhiệm chất lượng của sản phẩm hay
công trình.
Để sản xuất sản phẩm mới người ta thành lâp bộ phận sản xuất mới. Bộ phận này
được cung cấp các nguồn tài chính, vật tư.
Ưu điểm: Có tính năng dao động cao, dễ dàng chuyển các nhân viên từ việc thực
hiện một dự thảo này sang việc thực hiện một dự thảo khác, sử dụng nhân viên hiệu quả
hơn.
Nhược điểm: Cơ cấu vẫn thường chỉ áp dụng cho các mục tiêu ngắn hạn và trung
hạn mà thôi.
5. ủy quyền quản lý
Uỷ quyền là việc cán bộ quản lý cấp trên cho phép cán bộ cấp dưới có quyền ra
quyết định về những vấn đề thuộc quyền hạn của mình, trong khi người cho phép vẫn
đứng ra chịu trách nhiệm, uỷ quyền là một phạm trù quan trọng, là một cồn cụ sắc bén, là
cách lãnh đạo dân chủ khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp.
- Nguyên tắc uỷ quyền:
Phải kiểm tra được công việc và các quyết định của họ mới được uỷ quyền.
- Quyền hạn phải tương đương với trách nhiệm
Khi uỷ quyền rồi nhưng cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm
Cấp dưới chỉ có một cấp trên về một nhiệm vụ nhất định
6. Định biến trong doanh nghiệp:
Định biến là việc sắp xếp các cương vị trong cơ cấu tổ chức qua việc xác định
những đòi hỏi về nhân lực, dự chữ nhân lực, tuyển mộ, tuyển chọn, sắp xếp, đề bạt đánh
giá, đào tạo con người trong doanh nghiệp.
a) Chon lựa cán bộ quản lý.
Chất lượng của người quản trị là một yếu tố quan trọng bậc nhất; có ý nghĩa
quyết định đối với việc duy trì sự thành đạt của tổ chức. Vì vậy cần phải coi việc lựa
chon người quản trị như một bước quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình quản trị doanh
nghiệp. Đây là công việc hết sức khó khăn, việc lựa chọn sai ở cấp cao có thể dẫn đến
những sai lầm nghiêm trọng hơn, thường phải mất hàng năm người ta mới có thể biết
chắc rằng những người quản trị cấp cao và cao nhất có làm tốt hay không và khi đó phải
tốn không chỉ là khoản tiền lương trả cho họ mà còn là sự lãng phí thời gian có thể tạo ra
sự phát triển đáng ra có thể tạo ra sự phát triển nếu chọn được những người quản trị giỏi
ngay từ đầu.
Để lựa chọn đúng cán bộ quản lý cần phải chú ý xác định rõ yêu cầu đối với công
việc cho mỗi chức trách cán bộ. Phương pháp lựa chọn cán bộ quản trị thông thường sử
dụng là sau khi xác định rõ yêu cầu đơn vị công việc phải sử dụng là sau khi xác định rõ
yêu cầu đơn vị công việc phải sử dụng kỹ thuật quen thuộc của xã hội học để tuyển chọn
(phỏng vấn, trắc nghiệm, đề bạt...)
b. Sắo xếp sử dụng
Việc sử dụng cán bộ quản trị giỏi phải đảm bảo cho việc vận hành doanh nghiệp
cả hiện tại và tương lai. Người được sử dụng phải được nhận cả quyền hạn, trách nhiệm
lợi ích tương xứng ; họ phải có động cơ làm việc tương xứng và họ phải biết rằng nếu
không biết cách để luôn luôn vươn lên thì họ sẽ bị đào thải.
II. Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
- 1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp:
Cơ cấu tổ chức quản lý được hình thành bởi các bộ phận quản lý và các cấp quản
lý.
Bộ phận quản lý là đơn vị riêng biệt có nhiều chức năng quản lý nhất định, ví dụ:
phòng tổ chức, phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật..
Cấp quản lý là sự thống nhất tất cả các bộ phận quản lý, quản lý ở một trình độ
nhất định như cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng.
Trong phạm vi từng doanh nghiệp, việc tổ chức bộ máy quản lý phải thỏa mãn
những yêu cầu sau:
Một là: Phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ của doanh nghiệp, phải thực hiện đầy
đủ, toàn diện các chức năng quản lý doanh nghiệp.
Hai là: Phải đảm bảo nghiêm túc chế độ thủ trưởng chế độ trách nhiệm cá nhân
trên cơ sở phải đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh
nghiệp.
Ba là: Phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với đặc thù kinh tế của doanh
nghiệp.
Bốn là: Phải đảm bảo chuyên, tinh, gọn, nhẹ và có hiệu lực.
Thực hiện đầy đủ các yêu cầu trên sẽ tạo nên quyền lực và uy quyền của bộ máy
quản lý doanh nghiệp trong cơ chế hiện nay.
2. Những phương pháp hình thành cơ cấu bộ máy quản trị doanh nghiệp
a) Những quan điểm hình thành cơ cấu tổ chức quản trị
Quan điểm 1: Việc hình thành cơ cấu tổ chức quản trị bao giờ cũng bắt đầu từ
việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển. Trên cơ sở này tiến hành tập hợp cụ
thể các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó. Đây
là quan điểm theo phương pháp diễn giải đi từ tổng hợp đến chi tiết, được ứng dụng đối
với những cơ cấu tổ chức quản trị hiện nay đang hoạt động.
nguon tai.lieu . vn
