Xem mẫu

  1.  Tiểu luận Các căn cứ đề hình thành cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng
  2. LỜI MỞ ĐẦU Doanh nghiệp là m ột cộng đồng người sản xuất ra những của cải vật chất đóng vai trò cần thiết nhất định của đời số ng địa phương. Doanh nghiệp cũng là một hệ thốn, một tập hợp các yếu tố có quan hệ logíc và tác động qua lại lẫn nhau. Tập hợp này được tổ chức theo kiểu liên kết chặt chẽ các ho ạt động riêng lẻ của từng cá nhân hợp thành. Mỗi tổ chức có cơ cấu riêng, vận động theo một cơ chế nhất đ ịnh và được điều khiển bởi trung tâm đầu não để thự hiện những nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu do doanh nghiệp đề ra. Lịch sử hình thành và phát triển và ho àn thiện các mô hình cơ cấu tổ chức quản lý là quá trình phân tích kế thừa những ưu điểm hợp lý và loại trừ những nhược điểm hạn chế của các cơ cấu trước. Các mô hình cơ cấu tổ chức quản lý ngày càng hoàn thiện và có tính ưu việt hơn. Trong bài tiểu luận này em chọn đề tài: "Các căn cứ đ ề hình thành cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng ưu nhượ c điểm và phạm vi áp dụng". Mô hình này được kết hợp từ mô hình cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng khắc phục được các nhược điểm của hai mô hình đó. Nội dung bài tiểu luận được chia như sau: C hương I : Tổng quát về cơ cấu tổ chức quản lý C hương II : Nghiên cứu cơ câú tổ chức trực tuyến - chức nă ng C hương III : Mô hình cơ cấu tổ chức của mỏ Giáp Khẩu Bài tiểu luận này em viết không tránh khỏi thiếu só t do kiến thức của em còn hạn chế . K ính mong thầy cô góp ý, bổ sung để những b ài viết của em được tố t hơn trong các lần sau. Em xin cảm ơn thầy Đoàn Hữu Xuân, người trực tiếp hướng d ẫn, cùng các thầy cô giáo viên giảng d ạy đ ã giúp em ho àn thành tốt b ài tiểu luận này. 1
  3. NỘI DUNG C hương I: TỔNG QUÁT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1. Tổ chức: Là một cơ cấu ( bộ m áy hoặc hệ thống bộ máy) được xây dựng có chủ định về vai trò và chức năng ( được hợp thức hoá) trong đó các thành viên của nó thực hiện từng phần việc được phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung. 2. Tổ chức quản lý : Là sự thiết lập và vận hành hệ thống cơ quan quản lý đ iều hành ở từng tổ chức sản xuất trong cả doanh nghiệp ( hoặc cả ngành, cả nền kinh tế). Tổ chức quản lý gồ m ba yếu tố tạo thành: Chức năng , cơ cấu và chế độ vận hành. Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ chức quản lý doanh nghiệp phụ thuộc vào 3 yếu tố: Chức năng không rõ sẽ không phục vụ đúng mục tiêu, cơ cấu khô ng hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng, cơ chế khô ng phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành cơ cấu. 3. Cơ cấu tổ chức quản lý: Cơ cấu là bộ khung, là nền tảng, là bộ xương của tổ chức được thể hiện trên sơ đồ hệ thống tổ chức của mỗi đ ơn vị với các vị trí x ác đ ịnh ( ở tuyến dọc hoặc hàng ngang) theo nguyên tắc nhất định. Cơ cấu tổ chức quản lý: là tập hợp các bộ p hận khác nhau có mối quan hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau đ ược chuyên môn ho á và có trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau, nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung xác định của hệ thống. Cơ cấu của một tổ chức quản lý là kết quả tổng hợp của sự bố trí các bộ phận gắn bó với nhau một cách hợp lý tạo thành một hệ thống và khi các bộ p hận hoạt động thì bộ máy vận hành ăn khớp nhịp nhàng theo sự điều khiển thống nhất của mộ t trung tâm, tạo ra hiệu lực quản lý chung. 2
  4. Cơ cấu tổ chức phải hợp lý m ới cho phép sử d ụng tố t các nguồn lực, có các quyết đ ịnh đú ng đắn và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định đó . II. NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ V iệc xây dựng và ho àn thiện cơ cấu tổ chức quản lý p hải b ảo đ ảm các yêu cầu sau: 1. Tính tố i ưu: - Số lượng các cấp, các khâu được xây dựng vừa và đ ủ, phù hợp với chức năng quản lý các cộng đoạn trong chu trình kinh doanh. - Nguyên tắc: Bảo dảm, quán xuyến hết khối lượng công việc và có thế quản lý kiểm tra được. Các nhà nghiên cứu về tổ chức quản lý cho rằng mỗ i cấp không nên vượt quá 6 -7 đầu mối. Tại Việt nam, nhiều Doanh nghiệp có trên 20 đầu mố i trực thuộ c giám đố c hoặc 10-15 đầu mối trực thuộc quản đốc phân xưởng. Như vậy, doanh nghiệp sẽ có cách biệt, kém nhanh nhạy trong điều hành và cồ ng kềnh, lãnh phí, trùng chéo trong chức năng, trách nhiệm thiếu rõ ràng, nhiều người chỉ đạo một người. 2. Tính linh hoạt: - Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính linh hoạt với bất kỳ mộ t tình huống nào xảy ra trong hệ thống, cũng như mô i trường. - Hoạt động kinh doanh phụ thuộc và diễn biến của thị trường luôn thay đổi với các yếu tố chính trị, xã hội phức tạp đò i hỏi tính năng động cao trong quản lý. Doanh nghiệp luôn đứng trước những nguy cơ nay cần kịp thời nắm bắt cũng như những nguy cơ cần kịp thời đối phó. 3. Tính ổn định tương đối Tính ổn định tương đố i đ ược thể hiện trên việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với chức năng chính của doanh nghiệp sự thận trọng khi quyết định điều đó phải có đủ căn cứ thực tế và điều kiện thực sự chín muồ i. 3
  5. + Khi tiến hành đ iều chỉnh phải có sự chuẩn b ị chu đ áo mọ i m ặt và triển khai nhanh gọn, đầy đủ. 4. Độ tin cậy: Sự đ iều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt độ ng trong doanh nghiệp đò i hỏi thô ng tin p hải đ ược cung cấp chính xác và kịp thời. Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo được tính tin cậy cao các thông tin đó. Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp phải hiểu rõ và làm đúng chức năng, chịu trách nhiệm và sử dụng đúng quyền hạn của mình. Mỗi con người trong hệ thống cơ cấu đó p hải làm đầy đủ trách nhiệm được giao, cấp trên yên tâm, cấp dưới tin tưởng vào cấp trên. 5. Tính kinh tế (TKT): Tính kinh tế được thể hiệ n ở sự tinh gọn của bộ máy, hiệu quả làm việc tính kinh tế cũng có nghĩa là tính hiệu quả của bộ máy, thể hiện qua sự tương quan giữa chi phí bỏ ra và kết quả thu về, m ặc dù khó đánh giá về số liệu. III. Nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý : Có 2 nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý: 1. Nhóm nhân tố thuộ c đối tượng cơ cấu quản lý: - Tình trạng và trình độ phát triển của hệ thống - Tính chất và đặc điểm của m ục tiêu của hệ thống. Các nhân tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung chức năng của hệ thố ng và thông qua đó chúng ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản lý. 2. Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý - Q uan hệ lợi ích tồn tại giữa các cá nhân trong hệ thống - Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản lý - Trình độ cơ giới hoá và tự động ho á các hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao độ ng, uy tín của họ của người lãnh đạo đố i với hoạt động của những người cấp d ưới. 4
  6. - Chính sách sử dụng của hệ thố ng đối với đội ngũ cán b ộ quản lý trong hệ thống. Chương II CƠ CẤU TỔ CHỨC " TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG” I. SỰ HÌNH THÀNH CƠ CẤU "TRỰC TUYẾN – CHỨC NĂNG": Cơ cấu Trực tuyến – chức năng là một trong 3 loại hình của cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp. Để khắc phục các nhược điểm của cơ cấu trực tuyến và chức năng. Kiểu cơ cấu kết hợp " Trực tuyến – chức năng " ra đời và được áp dụng rộng rãi phổ biến trong các doanh nghiệp. Theo kiểu cơ cấu này, bên cạnh đường trực tuyến đặt một hay nhiều bộ phận tham m ưu bao gồm nhiều chuyên gia đảm b ảo trách nhiệm làm rõ các quyết định của tổng giám đốc và các giám đố c cơ sở. Bộ phận tham mưu không có q uyền chỉ huy đối với các giám đốc cơ sở. * Nguyên lý tuyển kép: "Staff and line": Một tuyến có quyền lực chung : quyền chỉ đạo Một tuyến có quyền lực chuyên môn: Quyền cố vấn. N hư vậy, 1 một doanh nghiệp có 2 loại người của 2 tuyến. N hững thao tác chịu một sự thống nhất chỉ huy rõ rệt. Tuyến phân cấp : Là tuyến của những người đưa ra quyết đ ịnh bao gồ m những thao tác chịu một sự thố ng nhất chỉ huy rõ rệt. Tuyến cố vấn gồm những nhân viên nghiên cứu, đưa ra những khuyến nghị mà khô ng ra quyết định . Đó là các tham mưu, cố vấn các lĩnh vực trong doanh nghiệp. Cơ cấu kết hợp Trực tuyến – chức năng, là sự kết hợp các quan hệ điều khiển - phục tùng giữa các cấp và q uan hệ tham mưu - hướng dẫn ở mỗ i cấp. Cơ cấu này tạo cho tổ chức một khung hành chính vững chắc và sử dụng tính ưu việt của việc hướng dẫn công tác thông qua các chuyên gia để quản lý - điều hành có hiệu lực và hiệu quả. Q ua sơ đồ ta thấy, cô ng nhân được chia vào nhiều tổ, đ ứng đầu tổ là các tổ trường. Công nhân phụ thuộc vào các tổ trưởng này, tổ trưởng phụ 5
  7. thuộc vào đốc cô ng, đốc công thì trực tiếp phụ thuộ c vào quản đốc phân xưởng về toàn bộ cô ng việc phải làm đ ể hoàn thành trách nhiệm. N gười phụ trách ở mỗi cấp nhận sự hướng dẫn và kiểm tra về từng lĩnh vực của các bộ phận chức năng tương ứng của cấp trânm các bộ phận chức năng ở mỗi cấp lại là cơ quan tham mưu cho người thủ trưởng của cấp mình. Cung cấp thô ng tin đã được xử lý tổng hợp và các kiến nghị giải pháp để thủ trưởng ra quyết định. GIÁM ĐỐC Phó Phó Phó Phó giám đốc giám đốc giám đốc giám đốc Phòng Ph òng Phòng Phòng Phòng Phòng ban ban ban ban ban ban Quản đốc Quản đốc Quản đốc Quản đốc và bộ và bộ và bộ và bộ Quản đốc mô n mô n mô n mô n và bộ mô n Đố c Đốc Đốc công công công 6 Tổ Tổ Tổ
  8. I. ƯU ĐIỂM 1. K ết hợp các ưu điểm của thống nhấ t chỉ huy với ưu điểm củ a chuyên môn hoá : Sự thống nhất chỉ huy trong cơ cấu Trực tuyến – chức năng được thực hiện trong quan hệ điều khiển phục tù ng giữa các cấp: Cấp bậc trên điều khiển, ra quyết định, ra mệnh lệnh, trực tiếp , kiểm tra cấp dưới; cấp dưới phục tùng cấp trên. Đ iều khiển là hình thức tác động tích cực nhất, linh hoạt nhất nhằm thực hiện các nhiệm vụ và kiểm tra để ngăn chặn, khắc phục các sai lệch của từng b ộ phận thừa hành. Cụ thể là giám đ ốc đ iều khiển trực tiếp quản đốc phân xưởng. Sự điều khiển đó p hải d ựa trên phương thức tác động có tổ chức và dựa vào chức năng, quyền hạn trách nhiệm của mỗi cấp trong mỗ i thứ bậc của hệ thố ng tổ chức quản lý. N ếu như chỉ có tính thống nhất chỉ huy mà không có sự chuyên m ôn hoá chức năng thì cơ câú sẽ trở về cơ cấu trực tuyến. Mỗi cấp quản lý phải thực hiện chức năng của một khâu quản lý với nhiều việc phức tạp đòi hỏ i kiến thức chuyên sâu mà người quản lý phải dựa vào đó mới nắm chắc được tình hình và ra quyết định được đúng đắn. Giám đố c không phải tự mình phân tích tất cả các vấn đề và theo dõ i tình hình sâu của từng mặt. Thô ng thường ở mỗi lĩnh vực Giám đố c giao cho một cấp phó phụ trách ( kỹ thuật, kinh tế, nghiệp vụ…) các bộ phận chức năng được uỷ quyền chỉ đạo ra quyết định giải quyết những vấn đề chuyên mô n do mình phụ trách nhờ đó, các đ iều kiện sử dụng khai thác trình độ chuyên môn của các chuyên gia được nâng cao về chất lượng, hiệu quả d ần đi đến chuyên mô n hoá từng chức năng. Sự kết hợp các ưu điểm của hai mô hình cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng tạo nên tính linh hoạt hài ho à, không cứng nhắc đơn đ iệu trong quản lý. 2. Quản lý đồng thời dài hạn ( bằng các chức năng) và ngắ n hạn ( bằng thực hành). * Quản lý d ài hạn - q uản lý chức năng 7
  9. Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những người đứng đ ầu các phân hệ được chuyên môn ho á chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. * Quản lý ngắn hạn - bằng thừa hành Q uản lý bằng thừa hành được hiểu là quản lý theo chiều dọc ( Theo thứ b ậc quản lý). Người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh qua cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh đó mà thôi, Cơ cấu tổ chức quản lý " Trực tuyến – chức năng” kết hợp đồng thời quản lý theo chiều dọc và chiều ngang, tạo cho cơ cấu quản lý không b ị vướng mắc, chồng chéo, cản trở lẫn nhau, tạo được mối quan hệ gắn bó của các thành phần trong tổ chức. II. NHƯỢC ĐIỂM 1. Có nguy cơ do khó khăn của mối quan hệ thừa hành và chức trá ch : Mối liên hệ giữa các nhân viên trong hệ thống rất phức tạp. Người lãnh đạo cấp cao nhất vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền trong phạm vi hệ thống, việc truyền lệnh vẫn theo tuyến. Do đó, người lãnh đạo dễ lạm dụng chức quyền, chức trách của m ình tự đề ra các quyết định, rồi b ắt cấp dưới phải thừa hành mệnh lệnh. 2. Số cơ quan chức năng tăng lên dễ làm cho bộ máy cồng kềnh nhiều đầu mối : Người lãnh đạo phải có trình độ và năng ực cao mới liên kết phối hợp giữa hai khối trực tuyến và chức năng. 3. Người lãnh đạo ( cấp trên) xa rời cơ sở: Cấp trên không biết tình hình ở cấp dưới: Họ chỉ q uan hệ với cấp dưới qua quan hệ đ iều khiển, thông qua các mệnh lệnh, chỉ thị, thô ng báo cấp trên gửi cho cấp dưới. Cấp trên và cấp dưới có sự p hân cách. IV. PHẠM VI ÁP DỤNG Trước tiên khi x ác định quy mô của doanh nghiệp ta phải dựa chủ yếu vào mục đ ích kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó ta sẽ có những quyết định hợp lý về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, quy mô của doanh nghiệp phụ 8
  10. thuộc vào rất nhiều yếu tố như nguồn nhân lực, chính sách vốn, môi trường kinh doanh. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải đảm bảo cho cán bộ quản lý các phân hệ có quy mô thật hợp lý : - Mỗi cán b ị q uản lý chỉ điều hành không quá 10 người vì nếu quá đô ng nhân sự sẽ khó b ề kiểm soát, gây ra tình trạng " loãng" trong công việc và khả năng tác nghiệp giữa các nhân viên - 1 cấp dưới chịu sự điều hành của 1 cấo trên: Giúp cho thông tin được chính xác, nhanh chóng, công việc được xử lý kịp thời. - 1 cấp trên chỉ quản lý 4-5 cấp dưới giúp cho việc chỉ đạo đôn đốc được sát xao, thường xuyên. Cơ cấu tổ chức " trực tuyến – chức năng" thường được áp d ụng với doanh nghiệp quy mô vừa và lớn. 9
  11. Chương III SƠ ĐỒ TỔ CHỨC MỎ GIÁP KHẨU (QUẢNG NINH) GIÁM ĐỐC MỎ GIÁP KHẨU Phó giám Phó giám Phó đốc Kinh tế đốc Sản giám đốc xu ấ t Kỹ thuật Phòng phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Tổ chức Kế toán Kế Kỹ Thuật An toàn Tà i v ụ hoạch s ản Công Công Công Công Công trường trường trường trường trường 3 1 2 4 5 Tổ 1 Tổ 2 Tổ 3 s ản s ản sản xu ấ t xu ấ t xu ấ t 10
  12. I. PHÂN TÍCH SƠ ĐỒ TỔ CHỨC MỎ GIÁP KHẨU 1. Cấp lãnh đạo Đứng đầu là giám đốc: Chịu trách nhiệm chung về điều hành quản lý của mỏ. - 3 phó giám đốc: Chịu trách nhiệm về các lĩnh vực sản xuất; kinh tế; thuật. 2. Các phòng ban chức năng tham mưu: - Các phòng ban này chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc đồng thời làm chức năng tham mưu, kế hoạch, xử lý thông tin theo nhiệm vụ của mỗ i phòng b àn: Tổ chức, tài vụ, điều khiển sản xuất. Các phòng ban này có quan hệ phối hợp - cộng tác với nhau trong hoạt động 3. Tuyến đơn vị trực tiếp sản xuất Mỗi công trường trực tiếp khai thác chịu trách nhiệm quản lý của quản đố c. Trong một cô ng trường có 3 tổ sản xuất. Các tổ trưởng có trách nhiệm đôn đốc, quản lý các công nhân đồng thời phục tù ng sự điều khiển của quản đốc. II. ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM 1. Ưu điểm: Người giám đốc trực tiếp quản lý, theo sát được tình hình sản xuất của mỏ. Các quyết đ ịnh, chỉ đạo của lãnh đạo nhanh chó ng được chuyển tới các đơn vị sản xuất một cách chính x ác thông qua quản đốc. G iám đốc luô n có bên cạnh mình một hệ thống phòng ban chức năng tham mưu để hoạch định, xử lý thông tin,... cho mình qua đó chỉ đạo sản xuất. 2. Nhược điểm: - Chi phí quản lý cao. - Quyền chỉ huy, điều hành tập chung chủ yếu ở giám đố c nên rất dễ lạm dụng quyền lực, quan liêu. III. GIẢI PHÁP. - Tối ưu hoá bộ máy tổ chức quản lý. - Cắt giảm những chi phí không cần thiết, thừa. 11
  13. - Phân chia công việc trách nhiệm, quyền lực rõ ràng cho từng cấp, bộ phận, cá nhân. KẾT LUẬN N hư vậy cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong mọi lĩnh vực, có tác độ ng trực tiếp đến các hoạt đ ộng và mục tiêu của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức mỏ G iáp Khẩu có các mặt yếu - mặt m ạnh, những ưu điểm - nhược điểm nhưng những người lãnh cần phải phát huy các thế mạnh, các ưu điểm. Bên cạnh đó phải có phương pháp để khắc phục các mặt yếu, những nhược điểm để cơ cấu tổ chức hoạt động hài hoà, hợp lý, đạt được m ục tiêu và thu được kết quả tốt. 12
  14. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình: Tổ chức quản lý – Trường đại học Quản lý- K inh doanh Hà Nội GS .TS. Đỗ Hoàng Toàn – Giáo trình: lý thuyết quản lý kinh tế- K hoa 2. khoa học quản lý- N hà x uất bản giáo dục- 1999 3. Nguyễn H ải Sản – Quản trị học – N hà xuất bản thống kê - 1998 D.Chalvin – Các phong cách quản lý, NXB khoa học và kỹ thuật,Hà 4. Nội. 13
  15. MỤC LỤC Lời nói đầu ........................................................................................... 1 Nội dung ................................ .............................................................. 2 Chương I: Tổng quát về cơ cấu tổ chức quản lý ................................... 2 I. Khái niệm cơ b ản .............................................................................. 2 II. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý................................. 3 III. Nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý .............................. 4 Chương II: Cơ cấu tổ chức "trực tuyến - chức năng" ........................... 5 I. Sự hình thành cơ cấu "trực tuyến - chức năng"................................ .. 5 II. Ưu điểm ........................................................................................... 7 III. Nhược đ iểm ................................ .................................................... 8 IV. Phạm vi áp dụng............................................................................. 8 Chương III: Sơ đồ tổ chức mỏ Giáp Khẩu ................................ .......... 10 I. Phân tích sơ đồ tổ chức mỏ G iáp Khẩu ........................................... 11 II. Ưu điểm và nhược điểm................................................................. 11 K ết luận................................................................ .............................. 12 14
  16. 15
nguon tai.lieu . vn