Xem mẫu
-
Tiểu luận
Các căn cứ đề hình thành cơ cấu
tổ chức trực tuyến – chức năng
ưu nhược điểm và phạm vi áp
dụng
- LỜI MỞ ĐẦU
Doanh nghiệp là m ột cộng đồng người sản xuất ra những của cải vật
chất đóng vai trò cần thiết nhất định của đời số ng địa phương. Doanh nghiệp
cũng là một hệ thốn, một tập hợp các yếu tố có quan hệ logíc và tác động
qua lại lẫn nhau. Tập hợp này được tổ chức theo kiểu liên kết chặt chẽ các
ho ạt động riêng lẻ của từng cá nhân hợp thành.
Mỗi tổ chức có cơ cấu riêng, vận động theo một cơ chế nhất đ ịnh và
được điều khiển bởi trung tâm đầu não để thự hiện những nhiệm vụ nhằm
đạt được mục tiêu do doanh nghiệp đề ra.
Lịch sử hình thành và phát triển và ho àn thiện các mô hình cơ cấu tổ
chức quản lý là quá trình phân tích kế thừa những ưu điểm hợp lý và loại trừ
những nhược điểm hạn chế của các cơ cấu trước. Các mô hình cơ cấu tổ
chức quản lý ngày càng hoàn thiện và có tính ưu việt hơn. Trong bài tiểu
luận này em chọn đề tài: "Các căn cứ đ ề hình thành cơ cấu tổ chức trực
tuyến – chức năng ưu nhượ c điểm và phạm vi áp dụng". Mô hình này được
kết hợp từ mô hình cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng khắc phục được
các nhược điểm của hai mô hình đó. Nội dung bài tiểu luận được chia như
sau:
C hương I : Tổng quát về cơ cấu tổ chức quản lý
C hương II : Nghiên cứu cơ câú tổ chức trực tuyến - chức nă ng
C hương III : Mô hình cơ cấu tổ chức của mỏ Giáp Khẩu
Bài tiểu luận này em viết không tránh khỏi thiếu só t do kiến thức của
em còn hạn chế . K ính mong thầy cô góp ý, bổ sung để những b ài viết của
em được tố t hơn trong các lần sau. Em xin cảm ơn thầy Đoàn Hữu Xuân,
người trực tiếp hướng d ẫn, cùng các thầy cô giáo viên giảng d ạy đ ã giúp em
ho àn thành tốt b ài tiểu luận này.
1
- NỘI DUNG
C hương I:
TỔNG QUÁT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1. Tổ chức: Là một cơ cấu ( bộ m áy hoặc hệ thống bộ máy) được xây
dựng có chủ định về vai trò và chức năng ( được hợp thức hoá) trong đó các
thành viên của nó thực hiện từng phần việc được phân công với sự liên kết
hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung.
2. Tổ chức quản lý : Là sự thiết lập và vận hành hệ thống cơ quan
quản lý đ iều hành ở từng tổ chức sản xuất trong cả doanh nghiệp ( hoặc cả
ngành, cả nền kinh tế).
Tổ chức quản lý gồ m ba yếu tố tạo thành: Chức năng , cơ cấu và chế
độ vận hành. Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ
chức quản lý doanh nghiệp phụ thuộc vào 3 yếu tố: Chức năng không rõ sẽ
không phục vụ đúng mục tiêu, cơ cấu khô ng hợp lý sẽ không thực hiện tốt
chức năng, cơ chế khô ng phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành cơ cấu.
3. Cơ cấu tổ chức quản lý:
Cơ cấu là bộ khung, là nền tảng, là bộ xương của tổ chức được thể
hiện trên sơ đồ hệ thống tổ chức của mỗi đ ơn vị với các vị trí x ác đ ịnh ( ở
tuyến dọc hoặc hàng ngang) theo nguyên tắc nhất định. Cơ cấu tổ chức quản
lý: là tập hợp các bộ p hận khác nhau có mối quan hệ và quan hệ phụ thuộc
lẫn nhau đ ược chuyên môn ho á và có trách nhiệm quyền hạn nhất định, được
bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau, nhằm đảm bảo thực hiện các
chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung xác định của hệ thống.
Cơ cấu của một tổ chức quản lý là kết quả tổng hợp của sự bố trí các
bộ phận gắn bó với nhau một cách hợp lý tạo thành một hệ thống và khi các
bộ p hận hoạt động thì bộ máy vận hành ăn khớp nhịp nhàng theo sự điều
khiển thống nhất của mộ t trung tâm, tạo ra hiệu lực quản lý chung.
2
- Cơ cấu tổ chức phải hợp lý m ới cho phép sử d ụng tố t các nguồn lực,
có các quyết đ ịnh đú ng đắn và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định
đó .
II. NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
V iệc xây dựng và ho àn thiện cơ cấu tổ chức quản lý p hải b ảo đ ảm các
yêu cầu sau:
1. Tính tố i ưu:
- Số lượng các cấp, các khâu được xây dựng vừa và đ ủ, phù hợp với
chức năng quản lý các cộng đoạn trong chu trình kinh doanh.
- Nguyên tắc: Bảo dảm, quán xuyến hết khối lượng công việc và có
thế quản lý kiểm tra được.
Các nhà nghiên cứu về tổ chức quản lý cho rằng mỗ i cấp không nên
vượt quá 6 -7 đầu mối. Tại Việt nam, nhiều Doanh nghiệp có trên 20 đầu
mố i trực thuộ c giám đố c hoặc 10-15 đầu mối trực thuộc quản đốc phân
xưởng. Như vậy, doanh nghiệp sẽ có cách biệt, kém nhanh nhạy trong điều
hành và cồ ng kềnh, lãnh phí, trùng chéo trong chức năng, trách nhiệm thiếu
rõ ràng, nhiều người chỉ đạo một người.
2. Tính linh hoạt:
- Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính linh hoạt với bất kỳ mộ t
tình huống nào xảy ra trong hệ thống, cũng như mô i trường.
- Hoạt động kinh doanh phụ thuộc và diễn biến của thị trường luôn
thay đổi với các yếu tố chính trị, xã hội phức tạp đò i hỏi tính năng
động cao trong quản lý. Doanh nghiệp luôn đứng trước những
nguy cơ nay cần kịp thời nắm bắt cũng như những nguy cơ cần kịp
thời đối phó.
3. Tính ổn định tương đối
Tính ổn định tương đố i đ ược thể hiện trên việc lựa chọn mô hình tổ
chức phù hợp với chức năng chính của doanh nghiệp sự thận trọng khi quyết
định điều đó phải có đủ căn cứ thực tế và điều kiện thực sự chín muồ i.
3
- + Khi tiến hành đ iều chỉnh phải có sự chuẩn b ị chu đ áo mọ i m ặt và
triển khai nhanh gọn, đầy đủ.
4. Độ tin cậy:
Sự đ iều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt độ ng trong doanh nghiệp
đò i hỏi thô ng tin p hải đ ược cung cấp chính xác và kịp thời. Cơ cấu tổ chức
quản lý phải đảm bảo được tính tin cậy cao các thông tin đó. Mỗi bộ phận
trong doanh nghiệp phải hiểu rõ và làm đúng chức năng, chịu trách nhiệm
và sử dụng đúng quyền hạn của mình. Mỗi con người trong hệ thống cơ cấu
đó p hải làm đầy đủ trách nhiệm được giao, cấp trên yên tâm, cấp dưới tin
tưởng vào cấp trên.
5. Tính kinh tế (TKT):
Tính kinh tế được thể hiệ n ở sự tinh gọn của bộ máy, hiệu quả làm
việc tính kinh tế cũng có nghĩa là tính hiệu quả của bộ máy, thể hiện qua sự
tương quan giữa chi phí bỏ ra và kết quả thu về, m ặc dù khó đánh giá về số
liệu.
III. Nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý :
Có 2 nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý:
1. Nhóm nhân tố thuộ c đối tượng cơ cấu quản lý:
- Tình trạng và trình độ phát triển của hệ thống
- Tính chất và đặc điểm của m ục tiêu của hệ thống.
Các nhân tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung chức
năng của hệ thố ng và thông qua đó chúng ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ
chức quản lý.
2. Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý
- Q uan hệ lợi ích tồn tại giữa các cá nhân trong hệ thống
- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản lý
- Trình độ cơ giới hoá và tự động ho á các hoạt động quản lý, trình độ
kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao độ ng, uy tín của họ của
người lãnh đạo đố i với hoạt động của những người cấp d ưới.
4
- - Chính sách sử dụng của hệ thố ng đối với đội ngũ cán b ộ quản lý
trong hệ thống.
Chương II
CƠ CẤU TỔ CHỨC " TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG”
I. SỰ HÌNH THÀNH CƠ CẤU "TRỰC TUYẾN – CHỨC NĂNG":
Cơ cấu Trực tuyến – chức năng là một trong 3 loại hình của cơ cấu tổ
chức quản lý doanh nghiệp. Để khắc phục các nhược điểm của cơ cấu trực
tuyến và chức năng. Kiểu cơ cấu kết hợp " Trực tuyến – chức năng " ra đời và
được áp dụng rộng rãi phổ biến trong các doanh nghiệp.
Theo kiểu cơ cấu này, bên cạnh đường trực tuyến đặt một hay nhiều
bộ phận tham m ưu bao gồm nhiều chuyên gia đảm b ảo trách nhiệm làm rõ
các quyết định của tổng giám đốc và các giám đố c cơ sở. Bộ phận tham mưu
không có q uyền chỉ huy đối với các giám đốc cơ sở.
* Nguyên lý tuyển kép: "Staff and line":
Một tuyến có quyền lực chung : quyền chỉ đạo
Một tuyến có quyền lực chuyên môn: Quyền cố vấn.
N hư vậy, 1 một doanh nghiệp có 2 loại người của 2 tuyến.
N hững thao tác chịu một sự thống nhất chỉ huy rõ rệt.
Tuyến phân cấp : Là tuyến của những người đưa ra quyết đ ịnh bao
gồ m những thao tác chịu một sự thố ng nhất chỉ huy rõ rệt.
Tuyến cố vấn gồm những nhân viên nghiên cứu, đưa ra những khuyến
nghị mà khô ng ra quyết định . Đó là các tham mưu, cố vấn các lĩnh vực
trong doanh nghiệp.
Cơ cấu kết hợp Trực tuyến – chức năng, là sự kết hợp các quan hệ
điều khiển - phục tùng giữa các cấp và q uan hệ tham mưu - hướng dẫn ở
mỗ i cấp. Cơ cấu này tạo cho tổ chức một khung hành chính vững chắc và sử
dụng tính ưu việt của việc hướng dẫn công tác thông qua các chuyên gia để
quản lý - điều hành có hiệu lực và hiệu quả.
Q ua sơ đồ ta thấy, cô ng nhân được chia vào nhiều tổ, đ ứng đầu tổ là
các tổ trường. Công nhân phụ thuộc vào các tổ trưởng này, tổ trưởng phụ
5
- thuộc vào đốc cô ng, đốc công thì trực tiếp phụ thuộ c vào quản đốc phân
xưởng về toàn bộ cô ng việc phải làm đ ể hoàn thành trách nhiệm.
N gười phụ trách ở mỗi cấp nhận sự hướng dẫn và kiểm tra về từng
lĩnh vực của các bộ phận chức năng tương ứng của cấp trânm các bộ phận
chức năng ở mỗi cấp lại là cơ quan tham mưu cho người thủ trưởng của cấp
mình. Cung cấp thô ng tin đã được xử lý tổng hợp và các kiến nghị giải pháp
để thủ trưởng ra quyết định.
GIÁM ĐỐC
Phó Phó Phó Phó
giám đốc giám đốc giám đốc giám đốc
Phòng Ph òng
Phòng Phòng Phòng Phòng
ban ban
ban ban ban ban
Quản đốc
Quản đốc Quản đốc Quản đốc
và bộ
và bộ và bộ và bộ
Quản đốc
mô n
mô n mô n mô n
và bộ
mô n
Đố c Đốc Đốc
công công công
6
Tổ Tổ Tổ
- I. ƯU ĐIỂM
1. K ết hợp các ưu điểm của thống nhấ t chỉ huy với ưu điểm củ a
chuyên môn hoá :
Sự thống nhất chỉ huy trong cơ cấu Trực tuyến – chức năng được thực
hiện trong quan hệ điều khiển phục tù ng giữa các cấp: Cấp bậc trên điều
khiển, ra quyết định, ra mệnh lệnh, trực tiếp , kiểm tra cấp dưới; cấp dưới
phục tùng cấp trên. Đ iều khiển là hình thức tác động tích cực nhất, linh hoạt
nhất nhằm thực hiện các nhiệm vụ và kiểm tra để ngăn chặn, khắc phục các
sai lệch của từng b ộ phận thừa hành. Cụ thể là giám đ ốc đ iều khiển trực tiếp
quản đốc phân xưởng. Sự điều khiển đó p hải d ựa trên phương thức tác động
có tổ chức và dựa vào chức năng, quyền hạn trách nhiệm của mỗi cấp trong
mỗ i thứ bậc của hệ thố ng tổ chức quản lý. N ếu như chỉ có tính thống nhất
chỉ huy mà không có sự chuyên m ôn hoá chức năng thì cơ câú sẽ trở về cơ
cấu trực tuyến. Mỗi cấp quản lý phải thực hiện chức năng của một khâu
quản lý với nhiều việc phức tạp đòi hỏ i kiến thức chuyên sâu mà người quản
lý phải dựa vào đó mới nắm chắc được tình hình và ra quyết định được đúng
đắn. Giám đố c không phải tự mình phân tích tất cả các vấn đề và theo dõ i
tình hình sâu của từng mặt.
Thô ng thường ở mỗi lĩnh vực Giám đố c giao cho một cấp phó phụ
trách ( kỹ thuật, kinh tế, nghiệp vụ…) các bộ phận chức năng được uỷ
quyền chỉ đạo ra quyết định giải quyết những vấn đề chuyên mô n do mình
phụ trách nhờ đó, các đ iều kiện sử dụng khai thác trình độ chuyên môn của
các chuyên gia được nâng cao về chất lượng, hiệu quả d ần đi đến chuyên
mô n hoá từng chức năng.
Sự kết hợp các ưu điểm của hai mô hình cơ cấu trực tuyến và cơ cấu
chức năng tạo nên tính linh hoạt hài ho à, không cứng nhắc đơn đ iệu trong
quản lý.
2. Quản lý đồng thời dài hạn ( bằng các chức năng) và ngắ n hạn (
bằng thực hành).
* Quản lý d ài hạn - q uản lý chức năng
7
- Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các
chức năng quản lý và hình thành nên những người đứng đ ầu các phân hệ
được chuyên môn ho á chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định.
* Quản lý ngắn hạn - bằng thừa hành
Q uản lý bằng thừa hành được hiểu là quản lý theo chiều dọc (
Theo thứ b ậc quản lý). Người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh qua
cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh đó mà thôi,
Cơ cấu tổ chức quản lý " Trực tuyến – chức năng” kết hợp đồng thời
quản lý theo chiều dọc và chiều ngang, tạo cho cơ cấu quản lý không b ị
vướng mắc, chồng chéo, cản trở lẫn nhau, tạo được mối quan hệ gắn bó của
các thành phần trong tổ chức.
II. NHƯỢC ĐIỂM
1. Có nguy cơ do khó khăn của mối quan hệ thừa hành và chức
trá ch :
Mối liên hệ giữa các nhân viên trong hệ thống rất phức tạp. Người
lãnh đạo cấp cao nhất vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn
quyền trong phạm vi hệ thống, việc truyền lệnh vẫn theo tuyến. Do đó, người
lãnh đạo dễ lạm dụng chức quyền, chức trách của m ình tự đề ra các quyết
định, rồi b ắt cấp dưới phải thừa hành mệnh lệnh.
2. Số cơ quan chức năng tăng lên dễ làm cho bộ máy cồng kềnh
nhiều đầu mối : Người lãnh đạo phải có trình độ và năng ực cao mới liên
kết phối hợp giữa hai khối trực tuyến và chức năng.
3. Người lãnh đạo ( cấp trên) xa rời cơ sở:
Cấp trên không biết tình hình ở cấp dưới: Họ chỉ q uan hệ với cấp
dưới qua quan hệ đ iều khiển, thông qua các mệnh lệnh, chỉ thị, thô ng báo
cấp trên gửi cho cấp dưới. Cấp trên và cấp dưới có sự p hân cách.
IV. PHẠM VI ÁP DỤNG
Trước tiên khi x ác định quy mô của doanh nghiệp ta phải dựa chủ yếu
vào mục đ ích kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó ta sẽ có những quyết
định hợp lý về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, quy mô của doanh nghiệp phụ
8
- thuộc vào rất nhiều yếu tố như nguồn nhân lực, chính sách vốn, môi trường
kinh doanh.
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải đảm bảo cho cán bộ quản lý
các phân hệ có quy mô thật hợp lý :
- Mỗi cán b ị q uản lý chỉ điều hành không quá 10 người vì nếu quá
đô ng nhân sự sẽ khó b ề kiểm soát, gây ra tình trạng " loãng" trong công việc
và khả năng tác nghiệp giữa các nhân viên
- 1 cấp dưới chịu sự điều hành của 1 cấo trên: Giúp cho thông tin được
chính xác, nhanh chóng, công việc được xử lý kịp thời.
- 1 cấp trên chỉ quản lý 4-5 cấp dưới giúp cho việc chỉ đạo đôn đốc
được sát xao, thường xuyên.
Cơ cấu tổ chức " trực tuyến – chức năng" thường được áp d ụng với
doanh nghiệp quy mô vừa và lớn.
9
- Chương III
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC MỎ GIÁP KHẨU (QUẢNG NINH)
GIÁM ĐỐC
MỎ GIÁP KHẨU
Phó giám Phó giám Phó
đốc Kinh tế
đốc Sản giám đốc
xu ấ t Kỹ thuật
Phòng phòng Phòng Phòng Phòng Phòng
Tổ chức Kế toán Kế Kỹ Thuật An toàn Tà i v ụ
hoạch s ản
Công
Công Công Công Công
trường
trường trường trường trường
3
1 2 4 5
Tổ 1 Tổ 2 Tổ 3
s ản s ản sản
xu ấ t xu ấ t xu ấ t
10
- I. PHÂN TÍCH SƠ ĐỒ TỔ CHỨC MỎ GIÁP KHẨU
1. Cấp lãnh đạo
Đứng đầu là giám đốc: Chịu trách nhiệm chung về điều hành quản lý
của mỏ.
- 3 phó giám đốc: Chịu trách nhiệm về các lĩnh vực sản xuất; kinh tế;
thuật.
2. Các phòng ban chức năng tham mưu:
- Các phòng ban này chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc đồng thời
làm chức năng tham mưu, kế hoạch, xử lý thông tin theo nhiệm vụ của mỗ i
phòng b àn: Tổ chức, tài vụ, điều khiển sản xuất. Các phòng ban này có quan
hệ phối hợp - cộng tác với nhau trong hoạt động
3. Tuyến đơn vị trực tiếp sản xuất
Mỗi công trường trực tiếp khai thác chịu trách nhiệm quản lý của quản
đố c.
Trong một cô ng trường có 3 tổ sản xuất. Các tổ trưởng có trách
nhiệm đôn đốc, quản lý các công nhân đồng thời phục tù ng sự điều khiển của
quản đốc.
II. ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM
1. Ưu điểm: Người giám đốc trực tiếp quản lý, theo sát được tình hình
sản xuất của mỏ. Các quyết đ ịnh, chỉ đạo của lãnh đạo nhanh chó ng được
chuyển tới các đơn vị sản xuất một cách chính x ác thông qua quản đốc.
G iám đốc luô n có bên cạnh mình một hệ thống phòng ban chức năng tham
mưu để hoạch định, xử lý thông tin,... cho mình qua đó chỉ đạo sản xuất.
2. Nhược điểm:
- Chi phí quản lý cao.
- Quyền chỉ huy, điều hành tập chung chủ yếu ở giám đố c nên rất dễ
lạm dụng quyền lực, quan liêu.
III. GIẢI PHÁP.
- Tối ưu hoá bộ máy tổ chức quản lý.
- Cắt giảm những chi phí không cần thiết, thừa.
11
- - Phân chia công việc trách nhiệm, quyền lực rõ ràng cho từng cấp,
bộ phận, cá nhân.
KẾT LUẬN
N hư vậy cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ
trong mọi lĩnh vực, có tác độ ng trực tiếp đến các hoạt đ ộng và mục tiêu của
doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức mỏ G iáp Khẩu có các mặt yếu - mặt m ạnh,
những ưu điểm - nhược điểm nhưng những người lãnh cần phải phát huy các
thế mạnh, các ưu điểm. Bên cạnh đó phải có phương pháp để khắc phục các
mặt yếu, những nhược điểm để cơ cấu tổ chức hoạt động hài hoà, hợp lý, đạt
được m ục tiêu và thu được kết quả tốt.
12
- TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình: Tổ chức quản lý – Trường đại học Quản lý- K inh doanh Hà
Nội
GS .TS. Đỗ Hoàng Toàn – Giáo trình: lý thuyết quản lý kinh tế- K hoa
2.
khoa học quản lý- N hà x uất bản giáo dục- 1999
3. Nguyễn H ải Sản – Quản trị học – N hà xuất bản thống kê - 1998
D.Chalvin – Các phong cách quản lý, NXB khoa học và kỹ thuật,Hà
4.
Nội.
13
- MỤC LỤC
Lời nói đầu ........................................................................................... 1
Nội dung ................................ .............................................................. 2
Chương I: Tổng quát về cơ cấu tổ chức quản lý ................................... 2
I. Khái niệm cơ b ản .............................................................................. 2
II. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý................................. 3
III. Nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý .............................. 4
Chương II: Cơ cấu tổ chức "trực tuyến - chức năng" ........................... 5
I. Sự hình thành cơ cấu "trực tuyến - chức năng"................................ .. 5
II. Ưu điểm ........................................................................................... 7
III. Nhược đ iểm ................................ .................................................... 8
IV. Phạm vi áp dụng............................................................................. 8
Chương III: Sơ đồ tổ chức mỏ Giáp Khẩu ................................ .......... 10
I. Phân tích sơ đồ tổ chức mỏ G iáp Khẩu ........................................... 11
II. Ưu điểm và nhược điểm................................................................. 11
K ết luận................................................................ .............................. 12
14
- 15
nguon tai.lieu . vn