Xem mẫu
- THÔNG TIN
- I. THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH
CHÍNH:
1. Khái niệm:
Thông tin là quá trình trao đổi giữa
người gửi và người nhận, là sự truyền
tín hiệu , truyền tin tức về những sự
kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra
cho nhiều người cùng biết.
- • THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH
CHÍNH:
2. Vai trò của thông tin:
•Là phương tiện để thống nhất mọi hoạt
động của cơ quan, đơn vị
•Là cơ sở để ban hành các quyết định
quản lý
•Là đối tượng, là công cụ đắc lực của nhà
QL
•Là nhu cầu thương xuyên trong cuộc
sống và của các cơ quan doanh nghiệp
•Thông tin làm phát triển dân trí
- Quaù
trình xöû
Thoâng Thoâng
lyù
tin vaøo tin ra
thoâng
tin trong
cô quan
Söï phaûn
hoài
thoâng tin
- I. TRUYỀN THÔNG TRONG GIAO TIẾP:
1. Quá trình truyền thông giữa các cá nhân
• Quá trình trao đổi thông
tin gồm nhiều thành tố:
người gửi,người nhận,
thông điệp, các kênh trao
đổi thông tin, thông tin
phản hồi và những yếu tố
cản trở quá trình trao đổi.
- •Mã hóa là quá trình biểu đạt ý nghĩ thành lời nói, chữ viết
hay đấu hiệu, ký hiệu, các phương tiện phi ngôn ngữ khác.....
•Kênh là phương tiện qua đó thông điệp di chuyển từ người
gửi đến người người nhận.
•Giải mã là quá trình trong đó các biểu tượng được diễn đạt
bởi người nhận
•Sau khi giải mã và nhận thức bản thông điệp, người nhận
phản hồi tới người gửi thực sự là thông điệp khác thể hiện hiệu
quả của việc thông tin.
•Trong việc truyền thông điệp và nhận sự phản hồi, thông
điệp có thể bị nhiễu
- b. Hoàn thiện quá trình truyền thông
Hoàn
giữa các cá nhân:
* Yêu cầu đối với người phát:
• Tại sao bạn phải giao tiếp (Why) ?
• - Bạn sẽ giao tiếp về cái gì (What
• - Bạn sẽ giao tiếp với ai (Who)
• - Bạn sẽ giao tiếp như thế nào (How)
• Khi nào thì nên giao tiếp (When)
• Nên giao tiếp ở đâu (Where)
- b. Hoàn thiện quá trình truyền thông
giữa các cá nhân:
Khi thiết kế và truyền tải thông điệp đó đến người
nhận cần phải chú ý đến một số nguyên tắc sau :
- Nguyên tắc ABC :
+ Chính xác (accuracy)
+ Ngắn gọn (brevity)
+ Rõ ràng (clarity)
- Nguyên tắc 5Cs :
+ Rõ ràng (Clear)
+ Hoàn chỉnh (Complete)
+ Ngắn gọn, xúc tích (Concise)
+ Chính xác (correct)
+ Lịch sự (courteous)
- 2. Truyền thông trong tổ chức:
a. Khái niệm về tổ chức:
Tổ chức là tập hợp người có cơ cấu nhất định,
cùng tiến hành một hoạt động nào đó vì lợi ích chung
b. Các hình thức truyền thông trong tổ chức:
- Truyền thông chính thức:
Là truyền thông theo hình thức được quy định
hoặc bản thân quá trình truyền thông là một bộ phận
của công việc. Những hình thức truyền thông chính
thức phổ biến trong tổ chức là báo cáo, tờ trình,
thông báo, biên bản…
- Truyền thông không chính thức:người phát đi
bản thông điệp đó chỉ với tư cách cá nhân, không
thay mặt ai hay đại diện cho ai chính thức
- b. Các hình thức truyền thông trong tổ
chức:
• 3. Chiều truyền thông:
• - Thông tin từ trên xuống
• - Thông tin từ dưới lên
• - Thông tin theo chiều ngang
• 4. Mạng truyền thông:
• Mạng truyền thông có ảnh hưởng rất lớn đến
hiệu quả hoạt động của tổ chức vì chính nó là
mạch máu của tổ chức. Có 5 loại mạng
- 4. Mạng truyền thông:
- 4. Mạng truyền thông:
• Mạng dây chuyền:
Trưởng nhóm chỉ có
thể giao tiếp với 1
người gần mình nhất
Tính chính xác của
thông tin cao, tuy
nhiên nó không tạo ra
nhiều mối quan hệ
và tốc độ truyền
thông chậm.
- 4. Mạng truyền thông:
• Mạng chữ Y: Thông
tin chỉ truyền theo
chiều dọc , không có
trao đổi thông tin
theo chiều ngang
- 4. Mạng truyền thông:
• - Mạng bánh xe:
Một người đóng vai
trò trưởng nhóm và
giao tiếp với tất cả
thành viên còn lại,
nhưng các thành
viên khác không thể
giao tiếp với nhau và
chỉ giao tiếp với
trưởng nhóm.
- 4. Mạng truyền thông:
• - Mạng vòng tròn:
Một thành viên có
thể giao tiếp với hai
người gần mình.
- 4. Mạng truyền thông:
• Mạng đan chéo: tất
cả thành viên đều
giao tiếp được với
nhau , quan hệ
không bị hạn chế,
tốc độ truyền thông
nhanh
- 3.Tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau trong giao
tiếp
•I. KV CHUNG - khu vực mở tương
ứng với những gì mà chúng ta biết về
mình và người khác cũng biết về chúng
ta.
•II – khu vực MÙ tương ứng với
những gì mà chúng ta không biết được
về mình, nhưng đối tượng giao tiếp lại
biết..
•III – khu vực RIÊNG tương ứng
với những gì mà chỉ chúng ta biết về
mình còn đối tượng giao tiếp lại không
biết. Nó có thể được coi là riêng vì trong
giao tiếp chúng ta không cởi mở để bộc
lộ với người khác.
•IV – KV KHÔNG NHẬN BIẾT
ĐƯỢC tương ứng với những gì mà cả
chúng ta lẫn người khác không biết,
thông thường bao gồm lĩnh vực vô thức
và tiềm thức.
- II. NHẬN THỨC TRONG GIAO TIẾP:
3. Tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau trong
GT
Mỗi khu vực có thể được mở rộng hay bị thu hẹp phụ thuộc
chủ yếu vào hai yếu tố : sự phản hồi và tính cởi mở.
•Sự phản hồi là sự truyền thông tin ngược trở về đối tượng
giao tiếp đến chúng ta, nó cho chúng ta biết suy nghĩ, cảm tưởng,
đánh giá, nhận xét của đối tượng giao tiếp về chúng ta. Sự phản
hồi làm cho khu vực chung được mở rộng và làm cho khu vực mù
thu hẹp đi.
•Sự cởi mở là sẵn sàng chia sẻ những suy nghĩ, những tình
cảm, ước muốn, niềm tin và những phẩm chất tâm lý khác của
mình với đối tượng giao tiếp.
Trong giao tiếp mọi người đều cởi mở với nhau thì khu vực
chung của mỗi người sẽ được mở rộng, lấn át khu vực riêng, làm
cho họ hiểu biết nhau nhiều hơn và xích lại gần nhau hơn
- Bài tập
•Tháng trước T được nhận vào làm việc tại bộ
phận tiếp thị của Tập đoàn HP. Tại Văn phòng,
ngoài ông John là trưởng văn phòng đại diện, ở mỗi
bộ phận còn có người phụ trách. Bộ phận tiếp thị là
ông M. Công việc của T là chào bán các sản phẩm
của HP.
•Một hôm, có một khách hàng đề nghị một hợp
đồng lớn nhưng theo T là hơi mạo hiểm. Ngay hôm
sau, T vội vàng lên gặp ông John trình bày về hợp
đồng đó và xin ý kiến ông ta. Ông John chăm chú
nghe T trình bày nhưng ông không đưa ra ý kiến gì.
Hôm sau nữa, ông M gọi T đến gặp và phê bình T.
•Theo bạn Ông M phê bình T về vấn đề gì? Bạn
hãy bình luận cách xử sự của T
nguon tai.lieu . vn