Tập bài giảng Bảo quản tài liệu lưu trữ

ĐẠI HỌC SÀI GÒN
KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG

TẬP BÀI GIẢNG

BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TP. HCM, 2014
Đặng Thanh Nam

Page 0

I. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NỘI DUNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU
TRỮ
1. Khái niệm
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảo đảm an
toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước
mắt và lâu dài.
2. Ý nghĩa
Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng khi
chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất và nhân tố con người. Thực hiện
các nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ, giữ
được thông tin tài liệu phục vụ nghiên cứu sử dụng.
Vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, nóng, ẩm, nhiều mưa, các loại
vi sinh vật, nấm mốc côn trùng dễ có điều kiện môi trường phát triển tác động, gây hư hại tài
liệu lưu trữ rất lớn. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là nhiệm vụ rất khó khăn và phức
tạp.
3. Nội dung của công tác bảo quản
Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo, bố trí kho
lưu trữ; tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ; xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu; tu bổ và
phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng.
Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cần nắm được những tác nhân gây hại cho tài liệu, mức
độ và cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu từ đó đề ra và thực hiện các chế độ quy định về
bảo vệ, bảo quản tài liệu; áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm hạn chế, ngăn chặn
sự tác động của các nhân tố gây hại đối với tài liệu.
Kết hợp áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại và vận dụng những kinh
nghiệm cổ truyền để hạn chế quá trình lão hóa tự nhiên nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố trí các phòng bảo quản tài liệu hợp lý, sắp xếp
khoa học tài liệu trong kho lưu trữ góp phần hạn chế các tác nhân gây hại đối với tài liệu lưu
trữ.
Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng cần phải áp dụng các biện
pháp để tu bổ và phục hồi tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng.
II. CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY HƯ HẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Tài liệu tự hủy do chất liệu và phương pháp chế tác
Tài liệu lưu trữ được hình thành từ nhiều loại vật liệu khác nhau, bằng các phương
pháp khác nhau: tài liệu giấy, tài liệu trên tre, gỗ, trên da thú, khắc trên đá, trên kim loại, tài
liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình… Trong các loại tài liệu trên, tài liệu giấy, tài
liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình chiếm khối lượng chủ yếu trong các kho lưu
trữ. Mỗi loại tài liệu có vật liệu hình thành khác nhau do đó có độ bền vững khác nhau và chịu
tác động khác nhau bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường.

Đặng Thanh Nam

Page 1

a. Tài liệu giấy
Giấy là một lớp mỏng gồm các sợi xenlulô, lig-nin và một số chất khác liên kết chặt
chẽ với nhau. Các chất trên pha chế với tỷ lệ khác nhau cho ta các loại giấy khác nhau. Mức
độ hư hại của giấy thay đổi theo tỷ lệ các chất cấu thành của nó. Ngày nay ta thường gặp các
loại giấy như giấy in báo, in typô, giấy in bản đồ, giấy đánh máy, giấy vẽ kỹ thuật, giấy cảm
quang… Về nguyên tắc, giấy nào có thành phần xen-lu-lô càng cao thì giấy đó càng bền.
Phương pháp và kỹ thuật chế tạo giấy cũng ảnh hưởng đến độ bền của giấy: giấy dó
được chế tạo bằng phương pháp thủ công được liên kết bằng sợi xenlulô, ít sử dụng chất tẩy
do đó giấy có màu nâu, xám nhưng độ bề cao. Giấy được chế tạo bằng phương pháp công
nghiệp, sử dụng bột xen-lu-lô và các thành phần phụ gia, sử dụng nhiều chất tẩy trắng, sử
dụng các chất tạo màu nên độ bền không cao, dễ bị lão hóa, dễ bị mục, bị rách.
Để thể hiện chữ viết, đường nét, hình vẽ trên giấy người ta dùng mực. Mực là dung
dịch có màu; có nhiều loại mực khác nhau: mực viết, mực in, mực nho, mực dấu, mực can,
mực sao in ánh sáng. Độ bền của mực phụ thuộc vào các thành phần hóa học chế tạo ra
chúng. Mực càng bám chặt vào sợi giấy, càng khó hòa tan thì đường nét, hình vẽ càng bền.
Thành phần của mực bao gồm chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống đóng cặn.
Tài liệu lưu trữ của nước ta được viết bằng nhiều loại mực khác nhau. Loại tài liệu cổ thường
được viết bằng mực nho. Mực nho được chế từ bồ hóng (muội than), có nhiều các bon chịu
được tác động của ánh sáng và các phản ứng hóa học khác.
Các loại mực viết hiện nay được chế tạo từ muối kim loại hoặc nhựa cây có
màu. Độ axít của các loại mực càng lớn thì càng dễ bị tác động bởi ánh sáng, nhiệt độ và độ
ẩm, chữ viết dễ bị mờ, bị nhòe hoặc chữ viết ăn thủng cả giấy. Mực in do có tỷ lệ chất keo
nhiều hơn nên trong quá trình đánh máy, in typô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy do
đó ít bị nhòe, ít bị bay màu khi bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm.
Giấy than và ruy băng cũng là những dạng mực để nhân bản tài liệu. Giấy than và ruy
băng có cấu tạo gồm hai lớp: lớp nền bằng giấy mỏng (giấy than) hoặc bằng vải (ruy băng) và
lớp mực. Mực của giấy than và ruy băng là dạng mực đặc có bổ sung thêm chất dầu. Do mực
ở dạng đặc nên khi tài liệu hình thành khả năng liên kết giữa giấy và mực của giấy than hạn
chế, dễ bị phai mờ.
Bút chì có nhiều loại như chì đen, chì màu. Ruột bút chì đen làm bằng than chì và đất
sét. Tùy theo tỷ lệ của than chì và mức độ luyện khác nhau mà bút chì có độ mềm, cứng khác
nhau. Nét bút chì đen ít bị bay màu, ít bị tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng. Nét bút
chì màu dễ bị phai màu khi chịu tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng.
b. Tài liệu ảnh, phim ảnh
Vật liệu hình thành tài liệu ảnh bao gồm phim nhựa, giấy ảnh, các hóa chất tạo nên
hình ảnh. Độ bền của phim, ảnh phụ thuộc vào hóa chất tạo nên nền phim, và các hóa chất xử
lý hình ảnh.
Nền phim bằng nhựa nitrat xen-lu-lô có thể tự cháy trong môi trường nhiệt độ cao; nền
phim bằng nhựa tri-a-xê-tát xen-lu-lô có độ bền vững cao.
Trong quá trình xử lý phim ảnh nếu còn để dư hóa chất trên nền phim ảnh sẽ làm mờ
hình ảnh và khi gặp môi trường thuận lợi, các hóa chất sẽ tác động lẫn nhau xảy ra phản ứng
hóa học gây mất hình ảnh.

Đặng Thanh Nam

Page 2

Đặc biệt hình ảnh được lưu giữ lại trên tài liệu phim ảnh thông qua quá trình phản ứng
quang hóa do vậy tác động của các yếu tố nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng đều làm ảnh hưởng đến
tài liệu.
c. Tài liệu ghi âm
Tùy thuộc vào phương pháp hình thành, tài liệu ghi âm có nhiều loại: ghi âm cơ giới,
ghi âm từ tính, ghi âm cảm quang và ghi âm kỹ thuật số.
Ghi âm cơ giới thường gãy rãnh âm thanh và xước bề mặt đĩa gây hỏng tài liệu.
Ghi âm từ tính kém bền vững, dễ bị mất từ, mất âm thanh nếu bảo quản trong môi
trường có nhiều kim loại, chất dễ nhiễm từ.
2. Các nhân tố tự nhiên
Các nhân tố tự nhiên là những nhân tố gây hại rất lớn đối với tài liệu lưu trữ. Nước ta
có vị trí địa lý thuộc vùng nhiệt đới, nằm trên bờ biển Thái Bình Dương, có hơn 3.000 km bờ
biển nên nhiệt độ cao, độ ẩm cao, nắng nhiều và gay gắt, mưa nhiều, lượng mưa lớn. Ngoài ra
ở nước ta còn có gió Tây – Nam là loại gió lục địa vừa khô, vừa nóng, lắm bụi, nên việc bảo
quản tài liệu ở nước ta rất phức tạp.
a. Nhiệt độ không khí
Nước ta nằm vào khu vực nhiệt đới, nhiệt độ trung bình hàng năm cao. Nhiệt độ cao
làm tài liệu bị khô, giòn, dễ gãy. Nhiệt độ cao là điều kiện thuận lợi để các hóa chất trên phim
ảnh và trong môi trường tác động lẫn nhau xảy ra các phản ứng hóa học gây hư hại tài liệu.
b. Độ ẩm
Độ ẩm là yếu tố gây hại lớn nhất đối với tài liệu lưu trữ. Độ ẩm tương đối ở nước ta
trung bình từ 80 – 90%. Độ ẩm cao làm cho tài liệu ngấm ẩm sẽ bị mục dần, chữ viết bị nhòe.
Độ ẩm cao làm cho các hóa chất trong môi trường và trong thành phần cấu tạo của tài liệu bị
hòa tan dễ xảy ra các phản ứng hóa học gây hư hỏng tài liệu. Ngoài ra độ ẩm cao còn tạo điều
kiện môi trường cho nấm mốc, vi sinh vật phát triển, xâm nhập lên tài liệu.
c. Ánh sáng
Ánh sáng là yếu tố gây tác động quang hóa, làm cho giấy bị vàng, giòn, mực bị bay
màu. Trong ánh sáng có các tia tử ngoại, tia này sẽ làm biến đổi cấu trúc của giấy, cấu trúc
phân tử mực và chất kết dính. Trong bảo quản tài liệu lưu trữ không nên để ánh sáng chiếu
trực tiếp lên tài liệu.
d. Bụi
Bụi là một trong những nhân tố gây hại đối với tài liệu lưu trữ. Bụi bám lên tài liệu gây
ố vàng, lão hóa tài liệu. Bụi có nhiều loại: bụi cơ khí, bụi vi sinh vật, bụi cát... Bụi cơ khí, bụi
cát bám vào tài liệu gây cọ xát làm xước tài liệu. Bụi vi sinh vật là các bào tử nấm, mốc, côn
trùng, khi bám lên tài liệu gặp môi trường thuận lợi sẽ phát triển thành nấm, mốc, côn trùng
gây hư hại tài liệu. Nước ta nằm dọc theo bờ biển, có bãi cát dài, gió mạnh, có nhiều cơn gió
xoáy đã mang một khối lượng lớn bụi bay trong không khí và mang đi khắp nơi, vào các kho
lưu trữ. Ngoài ra nhiều kho lưu trữ, đặc biệt là các lưu trữ hiện hành của nhiều cơ quan được
bố trí ở các khu vực vệ sinh môi trường kém, ô nhiễm, bụi bẩn, đã làm ảnh hưởng đến tài liệu.

Đặng Thanh Nam

Page 3

e. Côn trùng và các loại gặm nhấm
Điều kiện khí hậu nhiệt đới nước ta rất phù hợp cho côn trùng sống và phát triển. Côn
trùng là kẻ thù nguy hiểm của tài liệu lưu trữ; có loại cắn tài liệu, có loại gây hư hỏng phương
tiện bảo quản. Côn trùng gây hại tài liệu lưu trữ thường gặp là mối, mọt, bọ ba đuôi; các loài
gặm nhấm là gián, chuột.
Ngoài ra ở nước ta thường xảy ra thiên tai, bão, lụt, gió lốc cũng gây hư hỏng tài liệu
lưu trữ.
3. Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu
Đây là những nguyên nhân do con người gây ra. Con người có thể có ý thức, có mục
đích đánh cắp, phá hủy tài liệu, nhưng nhiều trường hợp do vô ý hoặc thiếu tinh thần trách
nhiệm hoặc do điều kiện khách quan cũng gây hư hại tài liệu lưu trữ.
Trường hợp có ý thức tiêu hủy, đánh cắp tài liệu thường do các thế lực đối lập, thù
địch thực hiện, hoặc những trường hợp đã có những hành vi vi phạm pháp luật tìm cách tiêu
hủy tài liệu để xóa bằng chứng, dấu vết.
Vô ý thức gây hại cho tài liệu lưu trữ thường là do chính cơ quan trực tiếp quản lý tài
liệu, nhân viên lưu trữ và những người sử dụng tài liệu. Việc thiếu kho tàng, phương tiện,
điều kiện bảo quản tài liệu, thiếu hiểu biết về chuyên môn, thiếu ý thức chấp hành các quy
định về bảo quản, bảo vệ và sử dụng tài liệu lưu trữ đều gây mất mát, hư hỏng tài liệu.
III. NHỮNG YÊU CẦU VỀ KHO TÀNG, TRANG THIẾT BỊ ĐỂ BẢO QUẢN TÀI
LIỆU
1. Yêu cầu về kho lưu trữ
Để đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ và bảo vệ được bí mật cần phải xây dựng những
kho lưu trữ chuyên dụng. Yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kho lưu trữ chuyên dụng được quy
định tại thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ.
a. Yêu cầu chung
Kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo được các yêu cầu: địa điểm xây kho thuận tiện
giao thông, có địa chất ổn định, địa thế cao, thoát nước nhanh, xa các khu vực dễ xảy ra cháy
nổ, ô nhiễm; có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết. Kho lưu trữ phải bảo đảm kết cấu bền
vững, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Thiết kế kho phải hợp lý, liên hoàn phù hợp
với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan
của công trình văn hóa.
b. Khu vực kho bảo quản tài liệu
Kho bảo quản tài liệu phải bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi,
có lối ra vào độc lập. Diện tích mỗi kho bảo quản tài liệu tối đa không quá 200 m2 gồm diện
tích các giá để tài liệu, diện tích lối đi giữa các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho.
Cửa kho bảo quản tài liệu phải tránh hướng tây. Kết cấu kho lưu trữ phải có sức chịu tải bền
vững, chống được động đất trên 7 độ richte, chống được bão trên cấp 12. Tải trọng sàn kho tối
thiểu là 1700Kg/m2 nếu sử dụng giá cố định; 2400Kg/ m2 nếu dùng giá di động. Nền kho bảo
quản tài liệu phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi.
Tường kho bảo quản tài liệu và tường ngăn giữa các kho bảo quản tài liệu phải có độ chịu lửa
cấp 1 theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước (không sập đổ sau 4 giờ cháy). Mái kho được

Đặng Thanh Nam

Page 4