Xem mẫu
- SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TRONG XỬ LÝ, THỐNG K Ê
SỐ LIỆU KHEN THƯỞNG HỌC SINH - SINH VIÊN ĐANG THEO HỌC
TẠI CÁC TRƯỜNG ĐH -CĐ-THCN NGOÀI TỈNH VÀ NƯỚC NGOÀI
----------------------
PHẦN 1 : ĐẶT VẤN ĐỀ
1/ Vì sao chọn sáng kiến kinh nghiệm :
Thực hiện Quyết định số 1933/ QĐ-UB ngày 14/08/2002 của UBND tỉnh An
Giang về việc Ban hành một số chế độ tạm thời đối với học sinh – sinh viên và Quyết
định số 3620/CV.UB ngày 31/12/2003 của UBND tỉnh An Giang v/v bổ sung chế độ
khen thưởng đối với HSSV đi học nước ngoài. Hàng n ăm Phòng Giáo dục chuyên nghiệp
tiến hành nh ận đơn từ ngày 15/10 đến 15/12, sau đó đến ngày 25 tháng 12 âm lịch
(kho ảng cuối tháng 1 d ương lịch) tiến hành họp mặt và trao học bổng cho các em. Số liệu
hàng năm khoảng trên 1000, với thời gian hơn 1 tháng không phải là nhiều để xử lý dữ
liệu thật chính xác vì ứng với từng thành tích, từng loại trường (công lập, dân lập, bán
công) có chế độ khen thư ởng khác nhau do đó không những đ òi hỏi việc nhập số liệu vào
máy nhanh, chính xác mà còn ph ải xử lý dữ liệu đúng theo Quyết định của UBND tỉnh.
Từ đó đòi hỏi người nhập máy phải có kinh nghiệm tổ chức sao cho khoa học, không quá
cập rập về mặt thời gian, không quá ức chế để đảm bảo dữ liệu khi trình ký hoàn toàn
chính xác.
2/ Xuaỏt phaựt tửứ ủaõu ủeồ vieỏt saựng kieỏn kinh nghieọm :
1
- Việc nhập và xử lý số liệu hàng năm thường hay bị tâm lý ức chế. Vì với thời
gian dành cho việc kiểm dò không nhiều, cho n ên nếu làm theo cách thủ công là sort theo
từng trường, từng loại thành tích, sau đó mới gõ số tiền vào đòi hỏi ph ải mất thời gian dò
đi, dò lại nhiều lần trên máy thì dữ liệu mới chính xác. Đồng thời thống kê số liệu cũng
phải qua nhiều bước mới biết được số tiền để báo cáo. Xuất phát từ điều đó tôi tìm ra
được giải pháp giúp cho bản thân trong việc nhập, xử lý, thống kê số liệu nhanh, gọn,
tho ải mái, chính xác, không phải mất công cho việc kiểm dò cột số tiền.
3/ Caực khoự khaờn ủửụùc giaỷi quyeỏt :
- Thụứi gian nhaọp thoaỷi maựi, thong thaỷ, khoõng phaỷi maỏt nhieàu thụứi gian
cho vieọc goừ soỏ tieàn vaứo tửứng em .
- Khoõng pha ỷi maỏt nhieàu thụứi gian ủeồ kieồm doứ, maứ dửừ lieọu vaón ủaỷm
baỷo ủoọ chớnh xaực cao .
4/ Phửụng phaựp giaỷi quyeỏt :
- Duứng caực leọnh cuỷa Excel ủeồ thửùc hieọn caực coõng vieọc saộp xeỏp dửừ
lieọu : Theo tửứng loaùi trửụứng, theo tửứng loaùi thaứnh tớch hoùc taọp cuỷa caực em.
Caựch naày ủ ụn giaỷn, deó thửùc hieọn khoõng caàn ủaàu tử nhieàu veà maởt thụứi gian
.
- Hoaởc phaỷi nhaọp trong chửụng trỡnh Fox, sau ủoự vieỏt 1 ủoaùn chửụng trỡnh
ủeồ xửỷ lyự vaứ saộp xeỏp hoà sụ sau khi nhaọp . Caựch naày duứng cho nhửừng ngửụứi
hieồu bieỏt saõu veà vi tớnh, bieỏt vieỏt chửụng trỡnh , kieồm chửựng vaứ thửùc hieọn ,
maỏt 1 khoaỷng thụứi gian ban ủaàu ủeồ vieỏt vaứ chaùy thửỷ .
2
- PHAÀN 2 : NOÄI DUNG BIEÄN PHAÙP GIAÛI QUYEÁT :
1/ Caực bieọn pha ựp cuù theồ ủeồ giaỷi quyeỏt vaỏn ủeà :
a) Trửụực ủaõy :
- Moói ngaứy nhaọn ho à sụ, caựn boọ phuù traựch ủeàu vaứo soồ. Sau ủoự caựn
boọ phuù traựch maựy tớnh mửụùn soồ ủeồ nhaọp vaứo.
- Heỏt haùn nhaọn ho à sụ, caựn boọ phuù traựch maựy tớnh mụựi baột ủaàu xửỷ
lyự soỏ lieọu theo caựch thuỷ coõng laứ sort theo tửứng trửụứng, theo tửứng loaùi thaứnh
tớch hoùc taọp, roài mụựi goừ soỏ tieàn vaứo cho tửứng em, thửụứng phaỷi maỏt caỷ
tuaàn mụựi xong vỡ phaỷi doứ ủi doứ laùi nhieàu laàn treõn maựy. Sau ủoự mụựi in danh
saựch ra kieồm doứ 1 laàn nửừa veà chi tieỏt hoọ tũch vaứ soỏ tieàn moói em phaỷi lúnh.
- Sau ủoự chổnh sửỷa caực sai soựt chi tieỏt hoọ tũch vaứ soỏ tieàn. Lu ực naứy
mụựi yeõn taõm laứ dửừ lieọu chớnh xaực.
- Coứn phaàn thoỏng keõ soỏ lieọu ủeồ bieỏt ủửụùc ửựng vụựi moói loaùi TNG,
XS … coự bao nhieõu em lúnh vaứ toồng soỏ tieàn laứ bao nhieõu thỡ cuừng laứm theo
caựch thuỷ co õng laứ COUNTIF tửứng loaùi, sau ủoự SUM mụựi bieỏt ủửụùc soỏ tieàn.
b) Hieọn nay :
- Moói ngaứy nhaọn ho à sụ, caựn boọ phuù traựch ủeàu vaứo soồ. Sau ủoự caựn
boọ phuù traựch maựy tớnh mửụùn soồ ủeồ nhaọp vaứo.
- Heỏt haùn nhaọn hoà sụ, caựn boọ phuù traựch maựy tớnh baột ủaàu in danh
saựch ra kieồm doứ veà chi tieỏt hoọ tũch, keỏt quaỷ hoùc taọp, teõn trửụứng ủang theo
hoùc.
3
- - Sau ủ oự chổnh sửỷa caực sai soựt
- Duứng caực haứm cuỷa Excel ủaừ laọp saỳn ủeồ xửỷ lyự soỏ lieọu, chổ caàn
maỏt thụứi gian khoaỷng 1 tieỏng ủo àng hoà laứ coự theồ cho ra soỏ tieàn moói em phaỷi
lúnh, vaứ coự theồ in ra danh saựch trỡnh kyự.
- Coứn phaàn thoỏng keõ soỏ lieọu chổ caàn duứng thuỷ thuaọt Data Pivot
Table laứ seừ bieỏt ngay soỏ lieọu tieàn laứ bao nhieõu ủeồ baựo caựo.
* Caực thao taực cuù theồ :
Bửụực 1 : VD taùi taọp tin HB03 -04.exl dửừ lieọu hoùc boồng ủửụùc nhaọp vaứo
ụ ỷ sheet 1 goàm caực coọt :
A B C D E F G H I J K L
Ngaứy Trửụứ Ngaứn Khoự ẹieồ
MH Ho teõn Tieà
Stt S ù sinh HK ng h a m XL n
Bửụực 2 : Taùi coọt XL duứng haứm IF ủeồ xeỏp loaùi hoùc sinh : IF(J2="TNG",
"TNG", IF(J2>=9,"XS",IF(J2>=8,"G","K")))
Bửụực 3 : Taùi sheet 2 taùo 1 baỷng soỏ tieàn hoùc boồng ửựng vụựi tửứng
thaứnh tớch hoùc taọp, tửứng loaùi hỡnh trửụứng theo ủuựng Quyeỏt ủũnh cuỷa UBND
tổnh.
+ TNG : toỏt nghieọp gioỷi, XS : xuaỏt saộc, G : gioỷi, K : Khaự
4
- + Thu ỷ khoa trong kyứ thi tuyeồn sinh ủaùi hoùc vaứ sau ủaùi hoùc haứng naờm
thửụứng khoõng coự (naờm hoùc 2002-2003 chổ coự 1 em ủaùt thu ỷ khoa trong kyứ thi
tuyeồn sinh sau ủaùi hoùc), neõn khoõng coự thieỏt keỏ trong baỷng soỏ tieàn hoùc
boồng.
+ ẹH : ủaùi hoùc, HV : hoùc vieọn, SQ : sú quan, Cẹ : cao ủaỳng, TH : trung hoùc,
DB : dửù bũ, Mụ : ủaùi hoùc mụỷ baựn coõng, BC : baựn coõng, DL : daõn laọp
A B C D E
1 K G XS TNG
ẹH
2 600.000 1 .000.000 1.500.000 1.000.000
3 HV 600.000 1 .000.000 1.500.000 1.000.000
4 SQ 600.000 1 .000.000 1.500.000 1.000.000
Cẹ
5 600.000 1 .000.000 1.500.000 1.000.000
6 TH 600.000 1 .000.000 1.500.000 1.000.000
7 DB 600.000 1 .000.000 1.500.000 1.000.000
Mụ
8 300.000 500.000 800.000 500.000
9 BC 300.000 500.000 800.000 500.000
5
- 10 DL 300.000 500.000 800.000 500.000
Bửụực 4 : ẹeồ tieọn tham chieỏu trong coõng thửực, chuựng ta seừ ủaởt teõn cho
caực khoỏi nhử sau:
ẹũa chổ
Name
He =Sheet2!$A1:$A10
Loai =Sheet2!$A1:$E1
Tien =Sheet2!$A1:$E10
Bửụực 5 : Taùi sheet 1 coọt Tieàn du ứng haứm INDEX ủeồ gaựn soỏ tieàn vaứo :
INDEX(tien,MATCH(LEFT(G2,2),he,0),MATCH(K2,loai,0)) (xem phuù luùc)
Bửụực 6 : In thoỏng keõ trong excel ủeồ bieỏt ủửụùc soỏ tieàn : Data Pivot Table
XL Data Total
6
- G Count of XL 4
Sum of tien 3500000
K Count of XL 5
Sum of tien 2400000
TNG Count of XL 3
Sum of tien 2500000
XS Count of XL 4
Sum of tien 5300000
Total Count of XL 16
Total Sum of tien 13700000
2. Sửù chuyeồn bieỏn cuỷa thửùc nghieọm :
- Luực ủaàu phaỷi thieỏt keỏ chớnh xaực baỷng soỏ tieàn hoùc boồng ửựng vụựi
tửứng thaứnh tớch hoùc taọp, tửứng loaùi hỡnh trửụứng. ẹaởt teõn cho caực khoỏi trong
baỷng ủoự. Giai ủoaùn naứy raỏt khoự vỡ phaỷi toỏn nhieàu thụứi gian ủeồ thieỏt keỏ
baỷng tham chieỏu vaứ lieọt keõ ủaày ủuỷ caực trửụứng maứ caực em ủang theo hoùc .
7
- - Phaỷi hieồu ủửụùc yự nghúa leọnh INDEX, MATCH, LEFT duứng ủeồ tham
chieỏu
3. Keỏt quaỷ thửùc nghieọm kieồm chửựng :
- Thụứi gian nhaọp thoaỷi maựi, xửỷ lyự dửừ lieọu hoaứn toaứn do maựy laứm,
do ủoự ngửụứi nhaọp lieọu khoõng pha ỷi goừ soỏ tieàn vaứo tửứng em, do ủoự traựnh
ủửụùc sai soựt.
- Thoỏng keõ soỏ lieọu cho keỏt quaỷ nhanh, ủaày ủ uỷ theo ủuựng yeõu caàu
baựo caựo.
- Keỏt quaỷ thửùc nghieọm :
+ Dửừ lieọu ủửụùc ch ớnh xaực, khoỷi phaỷi sụù nhaàm laón soỏ tieàn theo
caựch laứm thuỷ coõng trửụực ủaõy.
+ Dửừ lieọu coự theồ phaựt trieồn theõm 1 caựch deó daứng neỏu sau naứy
UBND tổnh coự theõm, bụựt ủoỏi tửụùng khen thửụỷng hoaởc thay ủoồi cheỏ ủoọ khen
thụỷng.
4. ẹaựnh giaự keỏt quaỷ vaứ ruựt ra keỏt luaọn khaựi quaựt :
Vieọc nhaọp vaứ xửỷ lyự soỏ lieọu khen thửụỷng haứng naờm hoaứn toaứn laứ do
ngửụứi caựn boọ maựy tớnh chuỷ ủoọng, khoõng coự 1 chửụng trỡnh chung naứo. Neỏu
laứm theo caựch thuỷ coõng maứ ngửụứi naứo cuừng coự theồ laứm ủửụùc thỡ maỏt
nhieàu thụứi gian ủeồ xửỷ lyự soỏ lieọu, ủoàng thụ ứi keỏt quaỷ cuừng deó sai soựt do
phaỷi goừ soỏ tieàn vaứo tửứng em. Do ủoự neỏu aựp duùng theo kinh nghieọm naày seừ
8
- coự lụùi raỏt nhieàu, chu ỷ ủoọng ủửụùc veà thụứi gian xửỷ lyự soỏ lieọu, keỏt quaỷ
ch ớnh xaực, coõng vieọc coự theồ keỏt thuực sụựm hụn .
PHẦN 3 : KẾT LUẬN
1. Trỡnh baứy laùi keỏt quaỷ kieồm nghieọm :
Tửứ naờm 2003 veà trửụực do laứm theo caựch thuỷ coõng neõn coõng vieọc keỏt
thu ực raỏt treồ, taõm lyự hay bũ ửực cheỏ vỡ sụù sai soựt veà soỏ tieàn.
Tửứ naờm 2003 ủeỏn nay laứm theo saựng kieỏn mụựi, coõng vieọc keỏt thuực
sụựm hụn, hoaứn toaứn tin tửụỷng dửừ lieọu 1 caựch chớnh xaực
2. Phaùm vi sửỷ duùng SKKN :
Kinh nghieọm naày aựp duùng cho vieọc xửỷ lyự soỏ lieọu khen thửụỷng HS-SV
ủang theo hoùc taùi caực trửụứng ẹaùi hoùc – Cao ủ aỳng – Trung hoùc chuyeõn nghieọp
vaứ coự theồ duứng ủeồ xửỷ lyự, thoỏng keõ soỏ lieọu hoùc sinh ủang theo hoùc ụ ỷ caực
trửụứng hoaởc caực trung taõm.
3. Nhửừng baứi ho ùc kinh nghieọm :
Trong quaự trỡnh laứm phaỷi luoõn tỡm caựch toồ chửực thửùc hieọn coõng vieọc
sao cho coự hieọu quaỷ, luoõn caỷi tieỏn qui trỡnh laứm ủeồ coõng vieọc trụỷ neõn nheù
nhaứng, ủaỷm baỷo ủửụùc veà maởt thụứi gian vaứ ủoọ tin caọy caứng cao . Muoỏn vaọy
ủoứi hoỷi ngửụứi nhaọp soỏ lieọu phaỷi am hieồu veà coõng vieọc mỡnh ủang laứm,
phaỷi luoõn hoùc ho ỷi vaứ coự saựng taùo mụựi.
9
- 4. Keỏt luaọn :
- Thụứi gian tửứ 15/10 ủeỏn 15/12 haứng naờm phoứng GDCN tieỏn haứnh thu
nhaọn ho à sụ khen thửụỷng, thụứi gian coứn laùi ủ eồ nhaọp vaứ xửỷ lyự dửừ lieọu raỏt
ngaộn, do ủoự ủoứi hoỷi caựn boọ phuù traựch phaỷi toồ chửực coõng vieọc sao cho coự
khoa hoùc, sửỷ duùng quổ thụứi gian hụùp lyự. Neỏu khoõng th ỡ coõng vieọc trụỷ neõn
phửực taùp, caọp raọp veà thụứi gian ủoàng thụứi soỏ lieọu ủoọ tin caọy khoõng cao .
- Coõng vieọc ngaứy caứng nhieàu, cheỏ ủoọ khen thửụỷng ngaứy caứng mụỷ
roọng ủoỏi tửụùng do ủoự ủoứi hoỷi ngửụứi nhaọp maựy phaỷi caọp nhaọt kũp thụứi ủeồ
coự nhửừng saựng kieỏn mụựi, nhửừng qui trỡnh xửỷ lyự dửừ lieọu mụựi thiựch hụùp
hụn giuựp cho coõng vieọc nhaọp maựy ngaứy caứng thoaỷi maựi, chớnh xaực, ớt toỏn
thụứi gian .
Long xuyeõn , ngaứy 20/04/2005
Ngửụứi vieỏt
Lửụng Taỏn Huứng
(Phoứng Giaựo duùc chuyeõn nghieọp)
10
nguon tai.lieu . vn
