Xem mẫu
- Quy trình xây dựng ISO 9000
(Phần 2)
4. Những xu hướng mới của việc áp dụng ISO 9000
Hiện nay, với sự cạnh tranh mạnh mẽ và trong quá trình toàn cầu hoá,
những yêu cầu hội nhập và sự cạnh tranh đã đặt ra cho các tổ chức áp lực phải
luôn luôn tìm ra những điểm mới, những phương pháp hiệu quả để tạo ra cho mình
những sự khác biệt, tạo ra ưu thế cạnh tranh cao hơn. Hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn ISO 9000 cũng không nằm ngoài vòng quay này. Những xu hướng
phát triển của việc áp dụng ISO 9000 chúng tôi thống kê dưới đây có thể phần nào
giúp các tổ chức có được cái nhìn xa hơn về tương lai phát triển của hệ thống và
chuẩn bị sẵn cho mình kế hoạch để áp dụng.
Thứ nhất đó là việc tích hợp của các công cụ quản lý trong hệ thống.
Chúng ta biết rằng, ISO 9001:2000 chỉ đưa ra các yêu cầu đối với những việc phải
làm, những việc đáp ứng như thế nào thì hoàn toàn để mở, và mỗi một yêu cầu của
ISO 9001 có thể mở ra cả một “hệ thống con” nằm trong hệ thống lớn. Chẳng hạn
như những công cụ thống kê, kiểm soát quá trình, các công cụ quản lý dự án hay
lập kế hoạch… Việc tích hợp những công cụ quản lý này trong một hệ thống tổng
thể dựa trên các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 là rất quan trọng nhằm giảm
- thiểu những nguồn lực, tận dụng tối đa những tác dụng của các công cụ naỳ và đặc
biệt là đảm bảo một sự hoạt động nhịp nhàng không có xung đột trong các công cụ
của hệ thống. Việc tích hợp các công cụ này trong hệ thống cũng bao gồm việc
xây dựng các qui trình, phân công trách nhiệm thực hiện, hệ thống quản lý các tài
liệu và hồ sơ theo tiêu chuẩn chung của ISO 9000 – và khi đó, những công cụ này
đã trở thành một phần của hệ thống ISO 9000.
Thứ hai là sự tích hợp của các hệ thống – bao gồm các hệ thống theo tiêu
chuẩn quốc tế như ISO 14000, OHS 18000… và các mô hình quản lý như
HACCP, GMP hay quản lý tri thức doanh nghiệp (KM), quản lý quan hệ khách
hàng (CRM)…Từ nền tảng vững chắc của hệ thống quản lý chất lượng truyền
thống, các hệ thống quản lý tiên tiến như Quản lý tri thức, Quản lý quan hệ khách
hàng… tạo điều kiện cho nguồn tri thức doanh nghiệp được kiến tạo và sẻ chia
thấu đáo. Những thông tin về khách hàng, thị trường; những bài học kinh nghiệm;
kiến thức, kỹ năng của các thành viên trong tổ chức được trao đổi, cập nhật và
ngày một nâng cao. Chính những công cụ quản lý mới này giúp cho hệ thống quản
lý theo tiêu chuẩn không ngừng phát huy nội lực, đồng thời có những tính năng
mới, đưa công ty, tổ chức lên tầm phát triển cao hơn. Việc tích hợp các hệ thống
quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế hoặc theo các mô hình quản lý hiện đại giúp tổ
chức giảm thiểu được rất nhiều chi phí về nguồn lực và đặc biệt là tạo ra được một
hệ thống quản lý thống nhất, giúp cho việc điều hành được dễ dàng và hiệu
quả.Các hệ thống này khi tích hợp với nhau, tổ chức sẽ có một hệ thống quản lý
- duy nhất, bao gồm hệ thống các chính sách và mục tiêu chung của tổ chức (đề cập
đến các khía cạnh chất lượng, môi trường, an toàn sức khoẻ, chính sách đối với
cộng đồng và khách hàng…), hệ thống các qui trình tác nghiệp – mô tả các qui
trình tác nghiệp và hướng dẫn công việc tại các vị trí công việc khác nhau và các
chức năng trong tổ chức, và cuối cùng là hệ thống hồ sơ biểu mẫu – cơ sở dữ liệu
làm việc của tổ chức. Ngoài ra, tổ chức chỉ cần một tổ công tác để “chăm sóc” hệ
thống, và các cuộc đánh giá nội bộ cũng như họp xem xét của lãnh đạo không cần
thiết phải tiến hành quá nhiều lần như khi các hệ thống còn tách rời. Điều này là
hoàn toàn rất tự nhiên, và xu hướng này đã được thể hiện rất rõ ràng trong bộ tiêu
chuẩn ISO 9000 phiên bản 2000 về tính tương thích với các hệ thống khác, và
trong phiên bản mới nhất – ISO 19011:2002 đã là một sự tích hợp của các tiêu
chuẩn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 và hệ thống
quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14000 thành tiêu chuẩn đánh giá hệ thống
quản lý.Ngoài các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, các mô hình hệ thống
khác cũng có thể được tích hợp vào hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9000
một cách rất dễ dàng, những yếu tố của các hệ thống tích hợp này sẽ được thể hiện
trong các hệ thống văn bản, trong các qui trình tác nghiệp và trong các hồ sơ và cơ
sở dữ liệu của hệ thống.
Thứ ba, là sự phát triển các ứng dụng Công nghệ thông tin hỗ trợ hệ thống.
Ngày nay khó có thể hình dung được các hệ thống quản lý hiện đại mà lại thiếu sự
hỗ trợ của công nghệ thông tin. Dù ở mức độ cao hay thấp, việc áp dụng công
- nghệ thông tin đã trở thành xu hướng chung trên thế giới. Sức mạnh của công
nghệ thông tin giúp tính năng ưu việt của hệ thống quản lý được thể hiện và giảm
mối bận tâm đến mặt trái của nó. Chẳng hạn với hệ thống văn bản ISO, việc lưu
giữ, sử dụng hồ sơ, tài liệu dạng giấy tờ trong nhiều công ty lớn đã trở thành nỗi lo
lắng của nhân viên. Việc áp dụng trực tuyến hệ thống ISO (ISO-Online) cho phép
các thành viên truy cập và sử dụng hệ thống một cách thuận tiện, việc chia sẻ
thông tin, cập nhật trở nên dễ dàng hơn.
Kết luậnViệc áp dụng ISO 9000 ngày nay đã được rất nhiều các nhà quản
lý xác định rõ, đó không phải là chi phí, mà là một sự đâù tư cho chất lượng. Và
cũng giống như mọi sự đầu tư, hiệu quả phải đặt lên hàng đầu. Một sự đầu tư
không hiệu quả, mang tính hình thức sẽ trở thành một gánh nặng, một sự lãng phí
lâu dài cho doanh nghiệp. Hãy biến hệ thống chất lượng thành công cụ để tạo ra
chất lượng.
Khái niệm về ISO 9000: Tổ chức tiêu chuẩn hoá Quốc tế (International
Organization for Standardization- ISO) được thành lập năm 1947, trụ sở chính đặt
tại Geneve, Thuỵ sĩ. ISO có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật có nhiệm vụ biên soạn
và ban hành ra các tiêu chuẩn. Cho đến nay, các ban kỹ thuật đã ban hành hơn
13.500 tiêu chuẩn bao gồm các tiêu chuẩn kỹ thuật và các tiêu chuẩn về quản lý.
Tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật TC 176 ban hành lần đầu vào năm 1987,
được sửa đổi 2 lần vào năm 1994 và 2000. Hiện nay có hơn 140 nước tham gia
vào tổ chức quốc tế này. Việt nam tham gia vào ISO từ năm 1987.ISO 9000 là bộ
- các tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng do Tổ Chức Quốc
Tế về tiêu chuẩn hoá (ISO) ban hành, nhằm đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống
chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh,
dịch vụ… ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống chất lượng, nó không phải là tiêu
chuẩn, qui định kỹ thuật về sản phẩm.
Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 bao gồm nhiều
tiêu chuẩn. Trong đó tiêu chuẩn chính ISO 9001: Hệ thống quản lý chất lượng –
các yêu cầu, nêu ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng mà doanh
nghiệp cần phải đáp ứng. Ngoài ra còn các tiêu chuẩn hỗ trợ và hướng dẫn thực
hiện, bao gồm:
· ISO 9000: thuật ngữ và định nghĩa
· ISO 9004: Hướng dẫn cải tiến hiệu quả
· ISO 19011: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý ISO 9001 là tiêu
chuẩn chính nêu ra các yêu cầu đối với hệ thống chất lượng và bao quát đầy đủ các
yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng. Doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống theo
tiêu chuẩn này cần xác định phạm vi áp dụng tuỳ theo hoạt động thực tế của doanh
nghiệp. Nội dung chính của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 bao gồm 5 điều lớn
· Điều 4: Khái quát chung về các yêu cầu Hệ thống chất lượng·
Điều 5: Các yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo
- · Điều 6: Các yêu cầu quản lý nguồn lực· Điều 7: Các yêu cầu
liên quan đến các quá trình chính
· Điều 8: Các hoạt động đo lường, phân tích và cải tiến Các yêu cầu từ
điều 5 đến điều 8 được minh hoạ bằng mô hình cách tiếp cận theo quá trình (hình
1). Mô hình này thừa nhận khách hàng đóng vai trò đáng kể trong việc xác định
các yêu cầu như các yếu tố đầu vào. Cần thiết phải giám sát sự thoả mãn của
khách hàng để đánh giá và xác nhận xem các yêu cầu của khách hàng được đáp
ứng hay không. Tổ chức chỉ có thể không áp dụng (loại trừ) một số yêu cầu của
hệ thống quản lý chất lượng nếu như việc không áp dụng này không làm ảnh
hưởng đến năng lực cung cấp sản phẩm thoả mãn yêu cầu khách hàng hoặc các
yêu cầu luật định. Việc loại trừ này được giới hạn cho những yêu cầu trong Điều 7
và mức độ loại trừ tuỳ thuộc vào:
a. Bản chất sản phẩm của tổ chức;
b. Các yêu cầu của khách hàng;
c. Các yêu cầu luật định.
Các lợi ích chính
Tạo nền móng cho sản phẩm có chất lượng: “Một hệ thống quản lý tốt sẽ
tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt”. Một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với
ISO 9000 sẽ giúp công ty quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hệ
- thống và kế hoạch, giảm thiểu và loại trừ các chi phí phát sinh sau kiểm tra, chi
phí bảo hành và làm lại. Cải tiến liên tục hệ thống chất lượng, như theo yêu cầu
của tiêu chuẩn, sẽ dẫn đến cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm. Như vậy, Hệ
thống chất lượng rất cần thiết để cung cấp các sản phẩm có chất lượng.
Tăng năng suất và giảm giá thành: Thực hiện hệ thống chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9000 giúp công ty tăng năng suất và giảm giá thành. Hệ thống chất
lượng theo ISO 9000 sẽ cung cấp các phương tiện giúp cho mọi người thực hiện
công việc đúng ngay từ đầu và có sự kiểm soát chặt chẽ qua đó sẽ giảm tối thiểu
khối lượng công việc làm lại và chi phí xử lý sản phẩm sai hỏng và giảm được
lãng phí về thời gian, nguyên vật liệu, nhân lực và tiền bạc. Đồng thời, nếu công ty
có hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ giảm được chi phí
kiểm tra, tiết kiệm được cho cả công ty và khách hàng.
Tăng tính cạnh tranh: Hệ thống chất lượng phù hợp theo tiêu chuẩn ISO
9000 ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh
tranh gay gắt như hiện nay. Có được một hệ thống chất lượng phù hợp tiêu chuẩn
ISO 9000 sẽ đem đến cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh, vì thông qua việc
chứng nhận hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9000 doanh nghiệp sẽ có bằng
chứng đảm bảo với khách hàng là các sản phẩm họ sản xuất phù hợp với chất
lượng mà họ đã cam kết. Trong thực tế, phong trào áp dụng ISO 9000 được định
hướng bởi chính người tiêu dùng, những người luôn mong muốn được bảo đảm
rằng sản phẩm mà họ mua về có chất lượng đúng như chất lượng mà nhà sản xuất
- đã khẳng định. Một số hợp đồng mua hàng ghi rõ, sản phẩm mua phải kèm theo
chứng nhận hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Một số doanh
nghiệp đã bỏ lỡ cơ hội kinh doanh chỉ vì họ thiếu giấy chứng nhận ISO 9000.
Trong giai đoạn hiện nay có thể nói rằng chứng chỉ ISO 9000 không còn là lợi thế
cạnh tranh mà đã trở thành điều kiện tiên quyết mà các doanh nghiệp cần phải có
để có thể cạnh tranh, tồn tại và phát triển trong thị trường có tính cạnh tranh ngày
càng cao.
Tăng uy tín của công ty về đảm bảo chất lượng: áp dụng hệ thống chất
lượng theo ISO 9000 sẽ cung cấp bằng chứng khách quan để chứng minh chất
lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty và chứng minh cho khách hàng thấy rằng các
hoạt động của công ty đều được kiểm soát. Hệ thống chất lượng còn cung cấp
những dữ liệu để sử dụng cho việc xác định hiệu quả quá trình, các thông số về
sản phẩm, dịch vụ nhằm không ngừng cải tiến hiệu quả hoạt động và nâng cao sự
thoả mãn khách hàng.
nguon tai.lieu . vn
