Xem mẫu
- Quy trình xây dựng
ISO 9000
- Quy trình xây dựng ISO 9000
(Phần 1)
Trong bối cảnh hiện nay, các đối tượng khách hàng ngày càng trở nên phức
tạp; họ được cung cấp nhiều thông tin hơn, và sự mong đợi của họ đối với hàng
hoá và dịch vụ cũng ngày một cao hơn. Đối với bất kỳ tổ chức nào, cách duy nhất
để giữ được khách hàng chính là việc cam kết với vấn đề chất lượng. Trong thực
tế, bất kỳ tổ chức nào, dù trong lĩnh vực sản xuất hay kinh doanh dịch vụ, đều có
thể đảm bảo được sự phát triển vững bền trong t ương lai thông qua việc áp dụng
hệ thống quản lý chất lượng, như theo tiêu chuẩn ISO 9000.
Thông qua việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, các tổ chức có thể thu
nhận được các lợi ích sau:
Các chính sách và mục tiêu do Ban lãnh đạo cấp cao nhất đặt ra
·
Hiểu được các yêu cầu của khách hàng để đạt tới mục tiêu nhằm thoả
·
mãn yêu cầu của khách hàng
- Nâng cao hiệu quả truyền thông trong nội bộ tổ chức cũng như với
·
Hiểu được rõ hơn về các quá trình trong tổ chức
bên ngoài·
Hiểu được tác động của các yêu cầu luật định đối với tổ chức cũng
·
như đối với khách hàng của tổ chức
Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn đối với các nhân viên
·
Sử dụng hiệu quả thời gian và nguồn lực
·
Giảm thiểu lãng phí
·
Đảm bảo tính thống nhất và khả năng truy tìm nguồn gốc sản phẩm
·
và dịch vụ
Nâng cao đạo đức và động cơ làm việc
·
CHẤT LƯỢNG CỦA HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU
CHUẨN ISO 9000
Trung tâm Năng suất Việt Nam
Có thể nói, trước sức cạnh tranh và đòi hỏi của thị trường, việc áp dụng
các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn đã trở thành một xu hướng nổi bật. Tuy vậy,
để tạo lợi thế kinh doanh và thực sự có những bước đột phá, việc áp dụng này cần
- có hướng đi mới, giàu sức sáng tạo. Bên cạnh những điều đáng mừng ở nước ta
là sự áp dụng rộng rãi các hệ thống này thì vấn đề chất lượng của hệ thống nhằm
giúp doanh nghiệp khai thác tối đa những lợi ích của hệ thống ISO mang lại cũng
cần được thảo luận…
1. Động cơ cho việc áp dụng các hệ thống chất lượng
Nhận định về xu hướng phát triển kinh tế thế giới, các nhà phân tích đưa ra
5 chiến lược cơ bản cho sự tồn tại và phát triển của các công ty, tổ chức. Trước hết
đó là định hướng sản phẩm, dịch vụ theo xu thế toàn cầu hóa. Bởi lẽ hầu hết các
công ty lớn, nhỏ hiện nay đều chịu tác động của cung – cầu trên thị trường quốc tế
và sức ép cạnh tranh ở các cấp độ khác nhau. Thậm chí những công ty ch ưa bị ảnh
hưởng trực tiếp, nhưng nếu chỉ dừng lại ở phương thức kinh doanh truyền thống
đơn thuần sẽ khó có thể chuyển đổi kịp thời trước tốc độ bùng nổ thông tin và
khoa học kỹ thuật hiện đại. Hơn nữa, để sản phẩm dịch vụ đáp ứng được yêu cầu
thị trường trong nước và nước ngoài, việc đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn
quốc tế trở thành yếu tố bắt buộc. Có nhiều tập đoàn còn xây dựng những yêu cầu
tiêu chuẩn cho hàng hóa, dịch vụ của riêng mình nhằm tạo nét khác biệt và đáp
ứng tốt hơn thị hiếu của khách hàng trên diện rộng. Trong bối cảnh như vậy, hầu
hết các tổ chức khi tìm đến ISO 9000 đều có mong muốn tìm ra một “chiếc đũa
thần“ cho sự cạnh tranh bằng chất lượng và hiệu quả.Có nhiều điều mà tổ chức
mong đợi ở việc áp dụng ISO 9000, tuy nhiên có thể tóm lược lại trong hai điều cơ
bản: đó là nâng cao kết quả kinh doanh (tăng tr ưởng doanh thu và lợi nhuận) thông
- qua thoả mãn khách hàng, cải tiến chất lượng, tăng cường sức cạnh tranh và thứ
hai là nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý nhằm giảm thiểu chi phí, phát huy nội
lực nhằm đạt được sự phát triển bền vững và lâu dài.
2. Và điều gì đã xảy ra?…
Trên thực tế, để hội nhập với xu hướng phát triển kinh tế thế giới, các
doanh nghiệp Việt Nam đã và đang áp dụng các Hệ thống Quản lý theo tiêu chuẩn,
điển hình là ISO 9000. Có thể thấy bước chuyển biến tích cực của nhiều công ty,
tổ chức sau khi áp dụng hệ thống này. Tuy vậy, không ít nơi áp dụng ISO chỉ vì
mục đích đạt chứng chỉ hoặc do yêu cầu của thị trường xuất khẩu, không chú ý
duy trì cập nhật hệ thống sau chứng nhận.
Những văn bản, quy trình, thủ tục cứng nhắc, xa rời thực tế công việc trở
thành gánh nặng cho người thực hiện. Có lẽ một trong những nguy ên nhân sâu xa
của việc áp dụng máy móc, quan liêu trên là do công ty chưa thực sự nhận thức
được lợi ích lâu dài của hệ thống quản lý chất lượng ngoài những mục tiêu rõ ràng
nhất về đảm bảo chất lượng và có chứng chỉ để quảng cáo, thoả mãn yêu cầu
khách hàng. Lãnh đạo nhiều doanh nghiệp phải đau đầu về lực lượng quản lý của
mình, trong khi đó lợi ích về sự tăng cường hiệu lực của bộ máy quản lý thông qua
hệ thống chất lượng lại không được nhìn nhận và khai thác.
Việc nâng cao công nghệ, kỹ năng của nhân viên thông qua hệ thống làm
việc đã lập thành văn bản, việc chia sẻ và làm giàu nguồn tài sản tri thức công ty,
- tăng cường văn hoá công ty và còn nhiều hơn thế… là tất cả những gì doanh
nghiệp có thể thu được thông qua hệ thống IS0 9000 . Điều này không thể trở
thành hiện thực nếu cho rằng đây chỉ là công việc của bộ phận chất lượng và
không có sự cam kết thực sự của lãnh đạo.
Trong nhiều trường hợp, các ưu thế của hệ thống có thể phát huy tốt hơn
nhiều lần nếu có được sự đào tạo tăng cường năng lực không phải chỉ ri êng của
cán bộ chất lượng mà còn là của các cán bộ quản lý cấp trung của toàn công ty.
Khi hệ thống chất lượng không phát huy được sức mạnh, chi phí cho việc áp dụng
sẽ lớn hơn rất nhiều so với ích lợi trước mắt thu được từ việc có chứng chỉ đơn
thuần. Tổ chức phải có người duy trì hệ thống dù chỉ trên danh nghĩa, vẫn phải
tiếp các chuyên gia đánh giá định kỳ… Tất cả những việc này được thực hiện một
cách đối phó, tốn kém thời gian. Kết cục là chỉ có một hệ thống văn bản “chết’’ và
nhiều khi làm giảm sức sáng tạo của các thành viên trong công ty.
3. Làm thế nào để hệ thống chất lượng thực sự có chất lượng?
Trước thực tiễn áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng, có thể thấy điều
quan trọng là các công ty, tổ chức áp dụng phải nhận thức và thực sự phát huy
được hiệu quả của hệ thống này. Làm được việc đó, cần sự cam kết hết lòng của
lãnh đạo; có các hình thức khuyến khích mọi thành viên tham gia xây dựng, không
ngừng cải tiến, cập nhật hệ thống. Đồng thời, cần chú trọng đào tạo nhân viên, tạo
môi trường chia sẻ tri thức.
- Điều cốt lõi là xây dựng một hệ thống linh hoạt, năng động, có cơ chế mở
để các thành viên dễ dàng đóng góp ý tưởng sáng tạo. Chỉ khi đó, hệ thống chất
lượng mới không là gánh nặng mà thực sự trở thành nền tảng vững chắc cho sự
phát triển của tổ chức. Trước hết chúng ta hãy xem xét tiêu chí nào để đánh giá
chất lượng của một hệ thống chất lượng. Nếu xét một các tổng thể thì hệ thống đó
phải là một công cụ để giúp tổ chức đạt đ ược mục đích của mình là cải tiến hoạt
động của mình và tăng trưởng.
Để xem xét chi tiết hơn, xin đưa ra đây 10 tiêu chí, được xem như là những
yếu tố cần thiết và cơ bản để giúp cho việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất
lượng cho có hiệu quả hơn. Đó là:
1. ISO 9000 là một công cụ quản lý, hãy để ISO 9000 phục vụ bạn.
Để làm được điều này, ngay từ khi thiết kế hệ thống, doanh nghiệp đã cần phải
quan tâm tới việc thiết kế hệ thống sao cho có thể phản ánh sát thực nhất những
qui trình công việc cũng như những mối tương giao giữa chúng. Khi xây dựng hệ
thống văn bản, hãy mô tả chính xác cách thức mà doanh nghiệp đang làm hoặc sẽ
làm, vì ISO 9000 chỉ yêu cầu việc phải làm, còn việc thực hiện cụ thể là do chính
thực tế của doanh nghiệp quyết định. Hãy đừng bao giờ xây dựng một qui trình
hoặc sổ tay chất lượng vì ISO và cho chuyên gia đánh giá.
2. Hệ thống chất lượng là của tổ chức, do tổ chức và vì tổ chức.
Không nên xây d ựng hệ thống bằng cách copy hoặc sử dụng những hệ thống
- “mẫu”. Hãy tự xây dựng một hệ thống của chính mình. Nếu cần thiết, hãy nhờ sự
giúp đỡ của các chuyên gia hoặc tổ chức tư vấn độc lập. Việc sao chép hoặc sử
dụng những hệ thống đã có sẵn sẽ giống như việc đi một chiếc giày của người
khác – nó sẽ làm bạn đau chân.
3. Người sử dụng không cảm thấy áp lực của hệ thống. Không nên
triển khai hệ thống một cách áp đặt, hãy giải thích cho mọi nhân viên trong công
ty rằng hệ thống ISO 9000 là một cách thức mô tả chính nhưng công việc mà mọi
người vẫn làm, nó giúp cho việc tiến hành công việc một cách dễ dàng hơn. Hay
nói một cách khác, hãy tìm cách “nhúng” hệ thống ISO 9000 vào tổ chức của bạn
một cách hoàn toàn tự nhiên. Nếu những nhân viên trong công ty của bạn không
cảm thấy họ đang phải làm việc gì đó do ISO yêu cầu thì có thể xem như ở khía
cạnh này, hệ thống của bạn đã đạt chất lượng. Có những công ty, nhiều nhân viên
không hề biết rằng họ đang thực hiện theo các yêu cầu của ISO, nhưng những
nhân viên này luôn luôn đáp ứng rất tốt các yêu cầu của tiêu chuẩn, ngược lại, ở
một công ty khác, mọi nhân viên đều rất “thuộc bài”, nhưng trong thực tế họ lại
không thể thực hiện đúng các yêu cầu của hệ thống. Điều đó là do bản thân hệ
thống được xây dựng nên có thực sự đi sát với các hoạt động thực tế của Công ty
hay không.
Hệ thống chất lượng giúp nâng cao năng lực làm việc. Đừng quên
4.
vai trò đặc biệt quan trọng của việc đào tạo, ngay từ khi thiết kế và xây dựng hệ
thống, hãy tìm ra những điểm mạnh và yếu của đội ngũ cán bộ và lập chương trình
- đào tạo phù hợp – không chỉ là để thoả mãn yêu cầu của ISO 9000, mà để đảm bảo
nguồn nhân có đủ năng lực tiến hành công việc theo những mục tiêu mà tổ chức
đặt ra. Trong ISO 9001 cũng yêu cầu về việc đánh giá hiệu quả của việc đào tạo,
không chỉ là lập kế hoạch và tiến hành đào tạo. Thực tế cho thấy, việc đào tạo tại
chỗ hay nói khác khác là phát triển các kỹ năng nghề nghiệp thông qua công việc
thực tế là một hình thức đào tạo mang lại hiệu quả cao nhất cho cả tổ chức lẫn cá
nhân. Bản thân hệ thống văn bản và các hồ sơ của hệ thống ISO 9000 chính là một
kho tàng tri thức và kinh nghiệm vô cùng quí giá của chính tổ chức đó, vì vậy có
thể xem hệ thống ISO 9000 như một cơ sở hạ tầng cho việc quản lý tri thức doanh
nghiệp.
5. Hệ thống chất lượng là công cụ điều hành của người quản lý. Hãy
khai thác những lợi ích cụ thể và hiệu quả hoạt động từ việc áp dụng hệ thống, đây
chính là công cụ hữu hiệu của người quản lý để điều hành tác nghiệp. Đội ngũ
quản lý các cấp là yếu tố rất quan trọng tạo nên thành công của việc áp dụng ISO
9000, hãy đưa những mong muốn và những chính sách của cán bộ quản lý vào
trong hệ thống.
Hệ thống đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng. Một hệ thống tốt là một hệ
6.
thống đầy đủ nhưng đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng. Hãy nhớ rằng, tiêu chuẩn
không yêu cầu về số trang của hệ thống tài liệu. Thực tế cho thấy, hệ thống càng
đơn giản và dễ hiểu bao nhiêu thì số điểm không phù hợp được phát hiện trong các
- kỳ đánh giá càng ít bấy nhiêu và hiệu quả áp dụng càng cao. Điều đó có được là do
mọi người dễ dàng hiểu và thực hiện theo các yêu cầu của hệ thống chất lượng.
Có được sự tham gia chủ động và tích cực của mọi người. Hãy tăng
7.
tính làm chủ của mọi người bằng cách khuyến khích mọi người tham gia vào quá
trình xây dựng hệ thống và trao quyền làm chủ đối với từng phần của hệ thống.
Đánh giá nội bộ nhằm tìm ra cơ hội cải tiến. Hãy nhớ rằng việc
8.
đánh giá nội bộ không chỉ là đảm bảo sự phù hợp mà còn là cơ hội để tìm ra
những yếu tố có thể cải tiến. Hay nói cách khác, nếu quá trình đánh giá tìm ra
được nhiều cơ hội cải tiến hơn là những điểm không phù hợp thì hệ thống của tổ
chức đang rất tốt và sẽ còn ngày càng tốt hơn. Ngoài ra, càng có nhiều người
tham gia vào quá trình đánh giá thì kết quả càng tốt. Nếu có nhiều người tiến hành
đánh giá ở phạm vi hẹp, gắn kết việc đánh giá hệ thống với đánh giá quá tr ình để
tìm ra những cơ hội cải tiến quá trình và cải tiến hệ thống, để đảm bảo rằng hệ
thống thực sự bám sát và hỗ trợ quá trình hoạt động của tổ chức.
9. Hệ thống không chỉ đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp, mà
còn cùng với họ nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ của chính tổ chức.
Nếu các nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng cho việc đạt tới các mục tiêu chất
lượng, ngoài việc đặt ra các tiêu chí cụ thể cho việc lựa chọn và đánh giá các nhà
cung cấp, tổ chức cũng cần thiết phải giúp đỡ và khuyến khích các nhà cung cấp
để họ có thể đạt được các tiêu chí này.
- 10. Hệ thống có sự ứng dụng của các phương tiện hiện đại, đặc biệt là
công nghệ thông tin. Sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin rất hữu dụng cho
việc xây dựng và áp dụng hệ thống. Tuy nhiên, một lần nữa xin lưu ý rằng hãy để
chúng phục vụ bạn trong khi thông thường thì bạn phải phục vụ chúng trước. Hiện
nay, công nghệ thông tin phục vụ quản lý đã phát triển rất mạnh mẽ, và việc ứng
dụng chúng cho việc xây dựng và áp dụng ISO 9000 đã trở thành khá phổ biến,
đặc biệt ở các nước phát triển.
- Quy trình xây dựng ISO 9000
(Phần 2)
4. Những xu hướng mới của việc áp dụng ISO 9000
Hiện nay, với sự cạnh tranh mạnh mẽ và trong quá trình toàn cầu hoá,
những yêu cầu hội nhập và sự cạnh tranh đã đặt ra cho các tổ chức áp lực phải
luôn luôn tìm ra những điểm mới, những phương pháp hiệu quả để tạo ra cho mình
những sự khác biệt, tạo ra ưu thế cạnh tranh cao hơn. Hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn ISO 9000 cũng không nằm ngoài vòng quay này. Những xu hướng
phát triển của việc áp dụng ISO 9000 chúng tôi thống kê dưới đây có thể phần nào
giúp các tổ chức có được cái nhìn xa hơn về tương lai phát triển của hệ thống và
chuẩn bị sẵn cho mình kế hoạch để áp dụng.
Thứ nhất đó là việc tích hợp của các công cụ quản lý trong hệ thống.
Chúng ta biết rằng, ISO 9001:2000 chỉ đưa ra các yêu cầu đối với những việc phải
làm, những việc đáp ứng như thế nào thì hoàn toàn để mở, và mỗi một yêu cầu của
ISO 9001 có thể mở ra cả một “hệ thống con” nằm trong hệ thống lớn. Chẳng hạn
như những công cụ thống kê, kiểm soát quá trình, các công cụ quản lý dự án hay
lập kế hoạch… Việc tích hợp những công cụ quản lý này trong một hệ thống tổng
thể dựa trên các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 là rất quan trọng nhằm giảm
- thiểu những nguồn lực, tận dụng tối đa những tác dụng của các công cụ naỳ và đặc
biệt là đảm bảo một sự hoạt động nhịp nh àng không có xung đột trong các công cụ
của hệ thống. Việc tích hợp các công cụ này trong hệ thống cũng bao gồm việc
xây dựng các qui trình, phân công trách nhiệm thực hiện, hệ thống quản lý các tài
liệu và hồ sơ theo tiêu chuẩn chung của ISO 9000 – và khi đó, những công cụ này
đã trở thành một phần của hệ thống ISO 9000.
Thứ hai là sự tích hợp của các hệ thống – bao gồm các hệ thống theo tiêu
chuẩn quốc tế như ISO 14000, OHS 18000… và các mô hình quản lý như
HACCP, GMP hay quản lý tri thức doanh nghiệp (KM), quản lý quan hệ khách
hàng (CRM)…Từ nền tảng vững chắc của hệ thống quản lý chất lượng truyền
thống, các hệ thống quản lý tiên tiến như Quản lý tri thức, Quản lý quan hệ khách
hàng… tạo điều kiện cho nguồn tri thức doanh nghiệp được kiến tạo và sẻ chia
thấu đáo. Những thông tin về khách hàng, thị trường; những bài học kinh nghiệm;
kiến thức, kỹ năng của các thành viên trong tổ chức được trao đổi, cập nhật và
ngày một nâng cao. Chính những công cụ quản lý mới này giúp cho hệ thống quản
lý theo tiêu chuẩn không ngừng phát huy nội lực, đồng thời có những tính năn g
mới, đưa công ty, tổ chức lên tầm phát triển cao hơn. Việc tích hợp các hệ thống
quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế hoặc theo các mô hình quản lý hiện đại giúp tổ
chức giảm thiểu được rất nhiều chi phí về nguồn lực và đặc biệt là tạo ra được một
hệ thống quản lý thống nhất, giúp cho việc điều hành được dễ dàng và hiệu
quả.Các hệ thống này khi tích hợp với nhau, tổ chức sẽ có một hệ thống quản lý
- duy nhất, bao gồm hệ thống các chính sách và mục tiêu chung của tổ chức (đề cập
đến các khía cạnh chất l ượng, môi trường, an toàn sức khoẻ, chính sách đối với
cộng đồng và khách hàng…), hệ thống các qui trình tác nghiệp – mô tả các qui
trình tác nghiệp và hướng dẫn công việc tại các vị trí công việc khác nhau và các
chức năng trong tổ chức, và cuối cùng là hệ thống hồ sơ biểu mẫu – cơ sở dữ liệu
làm việc của tổ chức. Ngoài ra, tổ chức chỉ cần một tổ công tác để “chăm sóc” hệ
thống, và các cuộc đánh giá nội bộ cũng như họp xem xét của lãnh đạo không cần
thiết phải tiến hành quá nhiều lần như khi các hệ thống còn tách rời. Điều này là
hoàn toàn rất tự nhiên, và xu hướng này đã được thể hiện rất rõ ràng trong bộ tiêu
chuẩn ISO 9000 phiên bản 2000 về tính tương thích với các hệ thống khác, và
trong phiên bản mới nhất – ISO 19011:2002 đã là một sự tích hợp của các tiêu
chuẩn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 và hệ thống
quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14000 thành tiêu chuẩn đánh giá hệ thống
quản lý.Ngoài các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, các mô hình hệ thống
khác cũng có thể được tích hợp vào hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9000
một cách rất dễ dàng, những yếu tố của các hệ thống tích hợp này sẽ được thể hiện
trong các hệ thống văn bản, trong các qui trình tác nghiệp và trong các hồ sơ và cơ
sở dữ liệu của hệ thống.
Thứ ba, là sự phát triển các ứng dụng Công nghệ thông tin hỗ trợ hệ thống.
Ngày nay khó có thể hình dung được các hệ thống quản lý hiện đại mà lại thiếu sự
hỗ trợ của công nghệ thông tin. Dù ở mức độ cao hay thấp, việc áp dụng công
- nghệ thông tin đã trở thành xu hướng chung trên thế giới. Sức mạnh của công
nghệ thông tin giúp tính năng ưu việt của hệ thống quản lý được thể hiện và giảm
mối bận tâm đến mặt trái của nó. Chẳng hạn với hệ thống văn bản ISO, việc l ưu
giữ, sử dụng hồ sơ, tài liệu dạng giấy tờ trong nhiều công ty lớn đã trở thành nỗi lo
lắng của nhân viên. Việc áp dụng trực tuyến hệ thống ISO (ISO-Online) cho phép
các thành viên truy cập và sử dụng hệ thống một cách thuận tiện, việc chia sẻ
thông tin, cập nhật trở nên dễ dàng hơn.
Kết luậnViệc áp dụng ISO 9000 ngày nay đ ã được rất nhiều các nhà quản
lý xác định rõ, đó không phải là chi phí, mà là một sự đâù tư cho chất lượng. Và
cũng giống như mọi sự đầu tư, hiệu quả phải đặt lên hàng đầu. Một sự đầu tư
không hiệu quả, mang tính hình thức sẽ trở thành một gánh nặng, một sự lãng phí
lâu dài cho doanh nghiệp. Hãy biến hệ thống chất lượng thành công cụ để tạo ra
chất lượng.
Khái niệm về ISO 9000: Tổ chức tiêu chuẩn hoá Quốc tế (International
Organization for Standardization- ISO) được thành lập năm 1947, trụ sở chính đặt
tại Geneve, Thuỵ sĩ. ISO có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật có nhiệm vụ biên soạn
và ban hành ra các tiêu chuẩn. Cho đến nay, các ban kỹ thuật đã ban hành hơn
13.500 tiêu chuẩn bao gồm các tiêu chuẩn kỹ thuật và các tiêu chuẩn về quản lý.
Tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật TC 176 ban hành lần đầu vào năm 1987,
được sửa đổi 2 lần vào năm 1994 và 2000. Hiện nay có hơn 140 nước tham gia
vào tổ chức quốc tế này. Việt nam tham gia vào ISO từ năm 1987.ISO 9000 là bộ
- các tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng do Tổ Chức Quốc
Tế về tiêu chuẩn hoá (ISO) ban hành, nhằm đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống
chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh,
dịch vụ… ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống chất lượng, nó không phải là tiêu
chuẩn, qui định kỹ thuật về sản phẩm.
Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 bao gồm nhiều
tiêu chuẩn. Trong đó tiêu chuẩn chính ISO 9001: Hệ thống quản lý chất l ượng –
các yêu cầu, nêu ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất l ượng mà doanh
nghiệp cần phải đáp ứng. Ngoài ra còn các tiêu chuẩn hỗ trợ và hướng dẫn thực
hiện, bao gồm:
ISO 9000: thuật ngữ và định nghĩa
·
ISO 9004: Hướng dẫn cải tiến hiệu quả
·
ISO 19011: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý ISO 9001 là tiêu
·
chuẩn chính nêu ra các yêu cầu đối với hệ thống chất lượng và bao quát đầy đủ các
yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng. Doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống theo
tiêu chuẩn này cần xác định phạm vi áp dụng tuỳ theo hoạt động thực tế của doanh
nghiệp. Nội dung chính của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 bao gồm 5 điều lớn
Điều 4: Khái quát chung về các yêu cầu Hệ thống chất lượng·
·
Điều 5: Các yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo
- Điều 6: Các yêu cầu quản lý nguồn lực· Điều 7: Các yêu cầu
·
liên quan đến các quá trình chính
Điều 8: Các hoạt động đo lường, phân tích và cải tiến Các yêu cầu từ
·
điều 5 đến điều 8 được minh hoạ bằng mô hình cách tiếp cận theo quá trình (hình
1). Mô hình này thừa nhận khách hàng đóng vai trò đáng kể trong việc xác định
các yêu cầu như các yếu tố đầu vào. Cần thiết phải giám sát sự thoả mãn của
khách hàng để đánh giá và xác nhận xem các yêu cầu của khách hàng được đáp
ứng hay không. Tổ chức chỉ có thể không áp dụng (loại trừ) một số yêu cầu của
hệ thống quản lý chất lượng nếu như việc không áp dụng này không làm ảnh
hưởng đến năng lực cung cấp sản phẩm thoả mãn yêu cầu khách hàng hoặc các
yêu cầu luật định. Việc loại trừ này được giới hạn cho những yêu cầu trong Điều 7
và mức độ loại trừ tuỳ thuộc vào:
Bản chất sản phẩm của tổ chức;
a.
Các yêu cầu của khách hàng;
b.
Các yêu cầu luật định.
c.
Các lợi ích chính
Tạo nền móng cho sản phẩm có chất lượng: “Một hệ thống quản lý tốt sẽ
tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt”. Một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với
ISO 9000 sẽ giúp công ty quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hệ
- thống và kế hoạch, giảm thiểu và loại trừ các chi phí phát sinh sau kiểm tra, chi
phí bảo hành và làm lại. Cải tiến liên tục hệ thống chất lượng, như theo yêu cầu
của tiêu chuẩn, sẽ dẫn đến cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm. Như vậy, Hệ
thống chất lượng rất cần thiết để cung cấp các sản phẩm có chất lượng.
Tăng năng suất và giảm giá thành: Thực hiện hệ thống chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9000 giúp công ty tăng năng suất và giảm giá thành. Hệ thống chất
lượng theo ISO 9000 sẽ cung cấp các phương tiện giúp cho mọi người thực hiện
công việc đúng ngay từ đầu và có sự kiểm soát chặt chẽ qua đó sẽ giảm tối thiểu
khối lượng công việc làm lại và chi phí xử lý sản phẩm sai hỏng và giảm được
lãng phí về thời gian, nguyên vật liệu, nhân lực và tiền bạc. Đồng thời, nếu công ty
có hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ giảm được chi phí
kiểm tra, tiết kiệm được cho cả công ty và khách hàng.
Tăng tính cạnh tranh: Hệ thống chất lượng phù hợp theo tiêu chuẩn ISO
9000 ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh
tranh gay gắt như hiện nay. Có được một hệ thống chất lượng phù hợp tiêu chuẩn
ISO 9000 sẽ đem đến cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh, vì thông qua việc
chứng nhận hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9000 doanh nghiệp sẽ có bằng
chứng đảm bảo với khách hàng là các sản phẩm họ sản xuất phù hợp với chất
lượng mà họ đã cam kết. Trong thực tế, phong trào áp dụng ISO 9000 được định
hướng bởi chính người tiêu dùng, những người luôn mong muốn được bảo đảm
rằng sản phẩm mà họ mua về có chất lượng đúng như chất lượng mà nhà sản xuất
- đã khẳng định. Một số hợp đồng mua hàng ghi rõ, sản phẩm mua phải kèm theo
chứng nhận hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Một số doanh
nghiệp đã bỏ lỡ cơ hội kinh doanh chỉ vì họ thiếu giấy chứng nhận ISO 9000.
Trong giai đoạn hiện nay có thể nói rằng chứng chỉ ISO 9000 không còn là lợi thế
cạnh tranh mà đã trở thành điều kiện tiên quyết mà các doanh nghiệp cần phải có
để có thể cạnh tranh, tồn tại và phát triển trong thị trường có tính cạnh tranh ngày
càng cao.
Tăng uy tín của công ty về đảm bảo chất lượng: áp dụng hệ thống chất
lượng theo ISO 9000 sẽ cung cấp bằng chứng khách quan để chứng minh chất
lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty và chứng minh cho khách hàng thấy rằng các
hoạt động của công ty đều được kiểm soát. Hệ thống chất lượng còn cung cấp
những dữ liệu để sử dụng cho việc xác định hiệu quả quá trình, các thông số về
sản phẩm, dịch vụ nhằm không ngừng cải tiến hiệu quả hoạt động và nâng cao sự
thoả mãn khách hàng.
- Quy trình xây dựng ISO 9000
(Phần 3)
Các bước áp dụng ISO 9000
Việc áp dụng ISO 9000 đối với một doanh nghiệp sẽ được tiến hành theo
9 bước:
Bước 1:
Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng. Bước đầu tiên khi bắt tay
vào việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là
phải thấy được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát triển tổ chức. Lãnh đạo
doanh nghiệp cần định hướng cho các hoạt động của hệ thống chất lượng, xác định
mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem
lại lợi ích thiết thực cho tổ chức.
Bước 2:
Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9000:2000. Việc áp dụng ISO 9000 có
thể xem như là một dự án lớn, vì vậy các Doanh nghiệp cần tổ chức điều hành dự
án sao cho có hiệu quả. Nên có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại doanh nghiệp, bao
nguon tai.lieu . vn
