Xem mẫu
- Những vấn đề cần lưu ý khi hợp
đồng qua fax
Thực tiễn hiện nay cho thấy, các doanh nghiệp đã và đang sử dụng
hình thức giao kết hợp đồng qua fax. Với phương thức này việc
giao kết sẽ nhanh chóng, thuận tiện và giảm đáng kể chi phí cho
các bên. Tuy nhiên, đi với lợi ích thì luôn có những rủi ro.
Thứ nhất: Nguy cơ giả mạo rất cao. Bởi vì tài liệu giao dịch gửi
qua fax thực chất là bản sao chứ không phải bản gốc, các chữ ký
cũng như con dấu đều là các dấu hiệu được sao chụp qua máy fax.
Nếu hệ thống kiểm soát giao dịch qua fax không chặt chẽ, rất dễ
tạo cơ hội cho các giao dịch giả mạo gây thiệt hại lớn cho các bên.
Thứ hai: Giá trị pháp lý của tài liệu giao dịch qua fax rất dễ bị
các bên phủ nhận nếu không có một cơ chế thừa nhận giá trị pháp
lý của tài liệu giao dịch qua fax đầy đủ và chặt chẽ.
Thứ ba: Do lỗi kỹ thuật, đôi khi tính toàn vẹn của dữ liệu qua fax
không được bảo đảm sẽ có nguy cơ ảnh hưởng đến giá trị pháp lý
của giao dịch qua fax và có thể gây ra tranh chấp về vấn đề này.
Thứ tư: Dữ liệu qua fax dễ bị thất lạc do sự bất cẩn của nhân
viên của các bên, gây rò rỉ thông tin và thiệt hại cho các bên.
- Thứ năm: Sơ suất nhỏ có thể gây thiệt hại lớn. Ví dụ trong một
giao dịch liên quan đến chuyển tiền. Công ty A fax cho Ngân hàng
yêu cầu chuyển 100 triệu đồng cho Công ty B. Nhận được fax của
Công ty A, Ngân hàng lập tức chuyển tiền vào tài khoản của Công
ty B. Ngay sau đó, Công ty A phát hiện ra người thụ hưởng là
Công ty C chứ không phải Công ty B. Công ty A yêu cầu Ngân
hàng ngừng chuyển tiền nhưng đã muộn.
Và còn nhiều các rủi ro khác có thể xảy ra khi áp dụng phương
thức giao kết hợp đồng qua fax. Để hạn chế rủi ro, các bên cần:
1. Có một thỏa thuận chi tiết về giao kết hợp đồng qua fax phù hợp
với Luật Giao dịch điện tử;
2. Mỗi bên phải có hệ thống kiểm soát nội bộ về giao dịch qua fax,
bao gồm nhân lực, phương tiện và qui chế quản lý. Nhân lực tham
gia phải thực sự trung thực, cẩn trọng và mẫn cán. Phương tiện
phải hiện đại bảo đảm chất lượng, qui chế quản lý phải chặt chẽ và
đầy đủ.
3. Các bên phải thống nhất được với nhau về trình tự, thủ tục giao
kết hợp đồng qua fax trong đó phải thỏa thuận rõ về điều kiện để
tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, tính toàn vẹn của dữ liệu, qui
trình khởi tạo dữ liệu qua fax, qui trình gửi, qui trình nhận, xác
nhận việc gửi nhận, địa điểm gửi, địa điểm nhận, thời điểm tài liệu
- giao dịch qua fax có hiệu lực, qui tắc bảo mật thông tin, trách
nhiệm bồi thường thiệt hại…
4. Các bên phải đăng ký với nhau về mẫu dấu công ty, mẫu dấu
chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng, tên và
nhân thân của nhân viên giao dịch của hai bên, số fax sử dụng để
giao dịch, địa điểm giao dịch, số điện thoại, địa chỉ email liên
lạc,…
5. Song song với bản fax thì các bên phải có bản gốc để đối chiếu
và phải có nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản gốc và bản
fax tùy theo tính chất của từng giao dịch.
6. Ngoài việc giao dịch bằng fax, thì giao dịch viên của các bên
cần phải liên lạc với nhau bằng điện thoại, email,.. Đây là các
phương tiện liên lạc phụ trợ làm tăng thêm tính minh bạch và tính
chứng cứ của giao dịch.
nguon tai.lieu . vn
