Xem mẫu
- Mã tài liệu: 6.04.8
BẢNG MÔ TẢ Phiên bản: Ver 1.0
CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO VỆ Ngày ban hành: 15/02/08
Bộ phận Phòng Hành chánh nhân sự
Chức danh Nhân viên bảo vệ
Mã công việc
Cán bộ quản lý trực tiếp Tổ trưởng bảo vệ
1. Trách nhiệm:
• Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, hàng hoá xuất nhập ra khỏi công ty. Sổ theo dõi tài sản
xuất nhập gồm các cột sau: ngày, người giữ tài sản, tên tài sản, qui cách, đơn vị, số lượng,
nhập/xuất, ghi chú.
• Ghi sổ sách chính xác các trường hợp xuất nhập vật tư, hàng hoá ra khỏi Công ty. Mọi tài
sản xuất ra khỏi công ty phải có phiếu xuất hoặc giấy đồng ý cho xuất của Ban Giám
đốc, TP HC. Trường hợp xuất không có giấy (đột xuất) thì người xuất phải ký vào cột ghi
chú sổ theo dõi xuất nhập tài sản.
• Kiểm tra con dấu và chữ ký của người có đủ thẩm quyền ký xác nhận giấy tờ và hóa đơn
xuất nhập.
• Hàng tuần, bảo vệ lập báo cáo nhập xuất tài sản trong công ty chuyển Tổ trưởng bảo vệ
kiểm tra, sau đó báo cáo cho TP HC.
• Khi khách đến liên hệ giao dịch. Bảo vệ hỏi rõ lai lịch của khách sau đó liên hệ văn phòng
hoặc người cần gặp. Nếu bộ phận văn phòng công ty đồng ý tiếp thì bảo vệ đề nghị
khách đăng ký và xuất trình giấy tờ tùy thân trước khi vào công ty.
• Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CNV đưa xe vào đúng vị trí khi khách CNV dừng xe
trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách – CNV lấy lại xe, giúp khách CNV chuyển
xe từ chỗ để xe ra ngoài.
• Khi có thư báo, bưu phẩm, quà tặng. Nhân viên bảo vệ nhận từ tay người đưa đến đồng
thời chuyển ngay đến bộ phận văn thư của Công ty xử lý.
• Giúp đỡ các bộ phận cá nhân nơi công tác trong phạm vi thời gian cho phép.
• Trường hợp phân ca trực cho tại cùng một địa điểm thì bảo vệ phải lập biên bản bàn giao
ca. Biên bản bàn giao ca phải thể hiện các nội dung: số lượng chìa khoá giao, ngày giờ
giao, tên người giao – người nhận, các trường hợp phát sinh trong ca trực, các trường hợp
cần giải quyết tiếp theo…
• Lập sổ theo dõi CNV và khách gồm các cột sau: ngày, họ tên, bộ phận/cơ quan, giờ
đến/đi, nội dung công việc, ghi chú. Sổ theo dõi CNV và khách để theo dõi khách hàng
đến, khách hàng ra khỏi công ty, CNV đến muộn, CNV về sớm, CNV từ bộ phận khác
- Mã tài liệu: 6.04.8
BẢNG MÔ TẢ Phiên bản: Ver 1.0
CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO VỆ Ngày ban hành: 15/02/08
sang liên hệ công tác, CNV công tác xong trở về, CNV đi công tác, CNV đi công tác trở về,
CNV từ nhà đi công tác luôn, sau đó vô công ty trễ… Mỗi trường hợp phải ghi riêng.
• Thứ bảy hàng tuần, bảo vệ photo sổ theo dõi CNV và khách chuyển về Trưởng phòng
HC.ø
• Trường hợp bảo vệ được phân công làm ca, hoặc đổi cho người khác thì phải chuyển giao
đầy đủ các sổ ghi chép trên đây, chìa khoá, phương tiện làm việc v.v.
• Quản lý chìa khoá các bộ phận, chìa khoá chính, ghi rõ số khoá đã bàn giao trong sổ trực
ban khi được phân công.
• Liên hệ cơ quan lân cận hoặc địa phương để hợp đồng phối hợp khi cần thiết (khi có sự
uỷ nhiệm của lãnh đạo).
• Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát hiện ra những CNV xâm phạm tài sản và nội qui của
Công ty, báo cáo Tổ trưởng bảo vệ, Tổ trưởng bảo vệ có trách nhiệm báo cáo cho TP HC
xem xét và xử lý.
• Kiểm tra các thiết bị PCCC đầu tháng, nội dung kiểm tra gồm: bình PCCC còn sử dụng
được không? Có đúng vị trí không? Có hướng dẫn sử dụng không? Biên bản kiểm tra
chuyển về TP HC kiểm tra.
• Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra biết bảo dưỡng và
sửa chữa hư hỏng thông thường của thiết bị PCCC. Phòng chống và phát hiện kịp thời các
hiện tượng cháy nổ để xử lý ngay đồng thời thông báo cho các cơ quan có chức năng phối
hợp giải quyết kịp thời. Chủ động phát hiện để phòng chống các hành vi phá hoại hoặc đe
dọa phá hoại cơ sở vật chất, kỹ thuật của công ty.
• Thông báo ngay Trưởng bộ phận sản xuất, TP HC biết về các trường hợp phạm pháp qủa
tang theo luật pháp Việt Nam đối với bất kỳ ai có hành vi phá hoại, trộm cắp, lừa đảo,
gian lận… để chiếm đoạt tài sản hoặc gây rối làm mất an toàn trật tự trong Công ty để
giải quyết kịp thời.
• Không tự ý bỏ vị trí gác, trực, không lơ là chây lười, không ngủ trong giờ làm việc, không
hút thuốc vàsử dụng các chất ma túy, không đánh bài bạc trong giờ làm việc, không uống
rượu, bia trong giờ làm việc. Bảo vệ không đọc báo trong giờ làm việc, không làm ảnh
hưởng đến CNV bộ phận khác đang làm việc.
• Nhắc nhở nhân viên, công nhân khách đến làm việc luôn tuân thủ các biện pháp an toàn lao
động, PCCN và nội quy Công ty.
• Kiên quyết không cho nhân viên và khách có mùi rượu, bia, mang chất nổ… vào Công ty.
• Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công.
- Mã tài liệu: 6.04.8
BẢNG MÔ TẢ Phiên bản: Ver 1.0
CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO VỆ Ngày ban hành: 15/02/08
2. Quyền hạn:
• Từ chối không cho người, phương tiện ra vào cổng không đúng theo qui định.
• Lập biên bản đối với các trường hợp CBCNV vi phạm qui định của Công ty.
3. Báo cáo và uỷ quyền:
• Báo cáo công việc cho Tổ trưởng.
4. Tiêu chuẩn:
• Kiến thức: học hết lớp 9
• Kỹ năng: đã có kinh nghiệm bảo vệ ít nhất 1 năm, tác phong nhanh nhẹn
• Phẩm chất đạo đức: Trung thực
5. Kỹ năng:
- Nghiệp vụ bảo vệ và giao tiếp.
- Nghiệp vụ ứng phó trong tình huống khẩn cấp.
- Nghiệp vụ cấp cứu người bị nạn.
- Nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy.
- Võ thuật chiến đấu, cách sử dụng các công cụ hỗ trợ.
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC THỨ KÝ HÀNH CHÁNH
Bộ phận Phòng Hành chánh nhân sự
- Mã tài liệu: 6.04.8
BẢNG MÔ TẢ Phiên bản: Ver 1.0
CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO VỆ Ngày ban hành: 15/02/08
Chức danh Thư ký Hành chánh
Mã công việc HR - ADS
Cán bộ quản lý trực tiếp TP. HCNS
I / MỤC ĐÍCH:
- Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV.
- Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu và tiêu
chuẩn cho việc thực hiện công việc.
- Trách công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạm trong
việc thực hiện công việc.
- Đánh giá việc thực hiện công việc.
- Trả công lao động…
II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn thứ ký hành chánh Công ty.
III/ NỘI DUNG:
1. 1. Trách nhiệm:
- Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực hiện công việc, tình hình công tác vệ sinh
một tuần kiểm tra 3 lần theo mẫu của Phòng HCNS (2/4/6 buổi sáng).
- Lập danh sách dụng cụ, giấy sinh hàng tháng. Xác định định mức của các dụng cụ vệ
sinh của từng bộ phận, tổ chức mua, cấp phát và theo dõi việc sử dụng.
- Quản lý việc thu gom rác, hợp đồng rác. Lập sơ đồ các thùng rác cho các văn phòng,
cách thức lưu chuyển rác, thời hạn hợp đồng rác. Hàng tuần lập biên bản kiểm tra việc thu
gom tác của công ty, báo cáo TP HCNS.
- Làm thủ tục đăng báo và liên hệ với các cơ quan nhà nước để thực hiện hoạt động
hành chánh văn phòng.
- Quản lý thực hiện hợp đồng giữ xe. Theo dõi số lượng xe trung bình gởi hàng tháng,
theo dõi thời hạn hợp đồng, cách thức giữ xe, tư vấn áp dụng các biện pháp giữ xe an toàn
cho CNV Công ty. Hàng tháng lập biên bản kiểm tra việc giữ xe của công ty.
- Mã tài liệu: 6.04.8
BẢNG MÔ TẢ Phiên bản: Ver 1.0
CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO VỆ Ngày ban hành: 15/02/08
- Quản lý mối quan hệ với các cơ quan chính quyền địa phương, các tổ chức xã hội
nghề nghiệp. Lập danh sách các cơ quan chính quyền đia phương theo biểu mẫu danh sách
nhà cung ứng. Ghi chú các thời gian phải xây dựng mối quan hệ.
- Quản lý hoạt động của đồng hồ treo tường. Lập sơ đồ các loại đồng hồ treo tường,
thời hạn phải thay pin, định kỳ theo thời hạn của pin để thay thế pin theo yêu cầu.
- Quản lý hệ thống nước uống. Lập sơ đồ các bộ phận cần nước uống, loại bình sử
dụng, định mức sử dụng 2 tuần, xác định số lần bên nhà cung ứng chuyển nước, lập báo cáo
nước hàng tháng.
- Lập biểu đồ lượng điện sử dụng hàng tháng và báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm
tiền điện. Quản lý hợp đồng thuê điện tại các văn phòng. Hàng ngày đọc báo để nắm thông
tin cắt điện tại các văn phòng. Khi có thông tin cắt điện, lập thông báo trình TP kỳ và chuyển
cho bộ phận liên quan trước ngày điện bị cắt để các bộ phận chuẩn bị công việc. Dán các chỉ
dẫn sử dụng cho các công tắc tại các công tắc điện (ép keo trong).
- Lập biên bản kiểm tra các toà nhà văn phòng theo biểu mẫu 02 tuần/lần, trình TP
phương án sửa chữa, thay thế.
- Quản lý hệ thống nước sinh hoạt (bơm nước 1 lần/ngày, lúc 11 giờ). Quản lý hợp
đồng thuê nước sinh hoạt, xử lý sự cố nước, báo cáo số lượng nước sử dụng tại các văn
phòng, lập biểu đồ lượng nước sử dụng hàng tháng và báo cáo đề xuất cho TP cách thức
giảm tiền nước.
- Quản lý sách thư viện. Lập danh sách các loại sách trong thư việc công ty, lập mã số
các loại sách, lập sổ cho mượn sách.
- Quản lý các loại hợp đồng của Phòng HCNS. Lập file để lưu các loại hợp đồng theo
thứ tự trong danh mục. Danh mục hợp đồng gồm các loại sau: Stt, số hợp đồng, ngày ký hợp
đồng, thời hạn hợp đồng, tên đối tác, mã hợp đồng tham khảo.
- Quản lý bản photo đăng ký kinh doanh có công chứng, hàng tháng kiểm tra số bản đăng
ký kinh doanh còn, để lập kế hoạch công chứng tiếp. Số bản công chứng tồn là 20.
- Chuẩn bị các cuộc họp theo lịch họp của tiếp tân, chuẩn bị gồm nước, ly, viết bảng,
ghẻ lau bảng, lau bàn –ghế trước khi cuộc họp diển ra 30 phút. Thư ký HC thông báo lịch
họp ngay sau khi nhận được thông tin, lập thư mời họp (nếu được yêu cầu) và chuyển thư
mời họp, chuẩn bị tài liệu nếu được phân công. Trước khi cuộc họp diển ra thư ký HC có
trách nhiệm nhắc lại các thành viên tham gia cuộc họp. Trường hợp các cuộc họp thường kỳ
của BGĐ thì thư ký hỏi người chủ trì về thời gian họp và thông báo lại cho các thành viên
khác được biết.
- Làm thủ tục mua tất cả các loại vật tư bên ngoài thuộc trách nhiệm phòng HCNS trừ
VPP do tiếp tân làm thủ tục mua.
- Photo giấy tờ theo yêu cầu BGĐ, TP HCNS.
- Mã tài liệu: 6.04.8
BẢNG MÔ TẢ Phiên bản: Ver 1.0
CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO VỆ Ngày ban hành: 15/02/08
- Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thư
tín, fax.
- Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc tổ chức lể tân, tiếp đón khách hàng.
- Hỗ trợ tiếp tân chuyển công văn, tài liệu cho các bộ phận liên quan.
- Thực hiện các công tác hành chánh do TP.
- Lập kế hoạch công tác hàng tuần chuyển TP duyệt vào thứ bảy hàng tuần.
- Thực hiện các công việc khác do BGĐ, Trưởng phòng phân công.
1. 2. Quyền hạn:
- Chủ động giải quyết những vấn đề liên quan đến công tác hành chánh được giao.
- Giải quyết ngay những vấn đề thắc mắc của nhân viên về những liên quan đến công
tác hành chánh trong phạm vi nhiệm vụ.
- Đề xuất các biện pháp cải tiến liên quan đến công tác hành chánh được giao.
1. Báo cáo và uỷ quyền:
- Báo cáo công tác tuần, tháng, quý năm cho Trưởng phòng.
- Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của Trưởng phòng.
- Báo cáo công việc cho Trưởng phòng, trường hợp Trưởng phòng vắng mặt thì báo lại
cho một trong các nhân viên trong phòng giải quyết thay.
1. 4. Tiêu chuẩn:
4.1 Trình độ học vấn/chuyên môn:
- Có bằng Trung cấp trở lên thuộc lĩnh vực Hành chính văn phòng, Khoa học xã hội nhân
văn., sư phạm, Lưu trữ văn thư, thư ký văn phòng.
- Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên.
- Tiếng Anh trình độ A trở lên.
- Có kiến thức về công tác hành chánh.
4.2 Kỹ năng:
- Chữ viết đẹp rõ ràng.
- Mã tài liệu: 6.04.8
BẢNG MÔ TẢ Phiên bản: Ver 1.0
CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO VỆ Ngày ban hành: 15/02/08
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kỹ năng soạn thảo công văn, thông báo tốt.
- Sử dụng thành thạo Word, Excel.
4.3 Kinh nghiệm:
- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý hành chánh, thư ký, tiếp tân.
4.4 Phẩm chất cá nhân:
- Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn.
- Khéo léo và tế nhị trong giao tiếp.
nguon tai.lieu . vn
