Xem mẫu
- Luận văn tốt nghiệp
BỘ GIAO DUC VÀ ĐAO TAO
́ ̣ ̀ ̣
TRƯỜNG ĐẠI HỌC ...
KHOA ...
BÁO CÁO TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
“Một số giải pháp nhằm hoàn
thiện bộ máy quản lý ở Công ty
Điện lực Hà Nội”
1
- Luận văn tốt nghiệp
MỤC LỤC
Là một doanh nghiệp nhà nước có vị trí rất quan trọng cả về mặt kinh tế và về mặt xã
hội, để giải quyết hài hoà được các lợi ích, cũng như các mục tiêu của mình, công ty Điện
lực Hà Nội đã nhiều lần tiến hành cải tiến cơ cấu tổ chức cho phù hợp với tình hình thực
tế của từng giai đoạn, qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Tuy nhiên việc
cải tiến, chấn chỉnh đó chưa mang tính khoa học và chiến lược, vẫn còn những bất hợp lý
và không phù hợp. .................................................................................................................... 3
CHƯƠNG 1.............................................................................................................................. 6
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP......................6
CHƯƠNG 2:........................................................................................................................... 37
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
BỘ MÁY CỦA CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI..................................................................37
CHƯƠNG 3............................................................................................................................ 84
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG
TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI.........................................................................................................84
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................................116
1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu.
2
- Luận văn tốt nghiệp
Bất kỳ một tổ chức, một doanh nghiệp nào đều có những mục tiêu riêng
có của mình. Để mục tiêu đó có thể thực hiện được đòi hỏi phải có s ự lãnh
đạo thống nhất của bộ máy quản lý doanh nghiệp nhằm kế hoạch hoá, t ổ
chức, phối hợp, kiểm tra và điều chỉnh việc kết hợp tối ưu các nguồn l ực.
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một nội dung đầu tiên và rất quan
trọng của tổ chức doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của
mình.
Trong hoạt động quản lý, phần lớn nguyên nhân tạo ra tình hình qu ản lý
không tốt đều xuất phát từ công tác tổ chức bộ máy không hoàn hảo. Vi ệc t ổ
chức bộ máy ảnh hưởng lớn đến kết quả đạt được của công tác quản lý, qua
đó có tác động đến toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp, bởi vì b ộ
máy quản lý trong doanh nghiệp được coi là bộ phận đầu não cho ra những
chủ trương, chiến lược, sách lược phát triển doanh nghiệp. Vì vậy, xem xét
đánh giá bộ máy hiện hữu và tìm biện pháp cải ti ến lại t ổ ch ức cho phù h ợp
với đặc điểm của từng giai đoạn là rất cần thiết đối với một doanh nghiệp.
Là một doanh nghiệp nhà nước có vị trí rất quan trọng cả về mặt kinh
tế và về mặt xã hội, để giải quyết hài hoà được các lợi ích, cũng
như các mục tiêu của mình, công ty Điện lực Hà Nội đã nhiều
lần tiến hành cải tiến cơ cấu tổ chức cho phù hợp với tình hình
thực tế của từng giai đoạn, qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động
của công ty. Tuy nhiên việc cải tiến, chấn chỉnh đó chưa mang
tính khoa học và chiến lược, vẫn còn những bất hợp lý và không
phù hợp.
Trong thời gian từ năm 2001-2010, Tổng công ty Điện lực Việt nam đã
xây dựng cho mình những mục tiêu cụ thể mà mục tiêu trước tiên là “Ti ếp
tục củng cố và hoàn thiện các bộ phận quản lý của Tổng Công ty và các đ ơn
vị thành viên để đảm bảo nhanh, đáp ứng kịp thời cho sản xuất kinh doanh và
đầu tư xây dựng ngày càng tốt hơn”. Trước tình hình đó, Công ty Đi ện lực
Hà Nội đã xây dựng cho mình chiến lược trong th ời gian t ới là : “s ẽ ti ến
3
- Luận văn tốt nghiệp
hành việc củng cố và phát triển lưới điện thành phố Hà Nội theo h ướng hi ện
đại hoá, tổ chức sản xuất theo hướng tập trung hiện đại phân cấp mạnh
xuống các xí nghiệp, đơn vị cơ sở, ứng dụng các tiến bộ của công nghệ
thông tin và các giải pháp mới vào khâu quản lý, nâng cao chất l ượng phục
vụ khách hàng”, nên việc cải tiến lại bộ máy quản lý của công ty đang là nhu
cầu cần giải quyết.
Để đáp ứng được chiến lược kinh doanh trong thời gian tới và khắc
phục những tồn tại của bộ máy quản lý hiện hành, việc hoàn thiện cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý là tất yếu khách quan và là nhu cầu cấp bách.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy quản lý,
cũng như xuất phát từ nhu cầu thực tế, tôi xin ch ọn đ ề tài: “Một số giải
pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý ở Công ty Điện lực Hà Nội”.
2. Mục tiêu nghiên cứu.
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận về tổ chức bộ máy quản lý của doanh
nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
- Phân tích đánh giá thực trạng bộ máy quản lý của công ty Đi ện l ực Hà
Nội.
- Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng: Nghiên cứu bộ máy quản lý của Công ty Điện l ực Hà Nội,
trong đó tập trung vào nghiên cứu hệ thống chức năng nhiệm vụ; mô hình
tổ chức bộ máy quản lý; cơ chế vận hành của bộ máy quản lý và t ổ ch ức
lao động bộ máy quản lý.
- Phạm vi: Luận văn tập trung nghiên cứu về bộ máy quản lý của cơ quan
Công ty Điện lực Hà Nội thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam.
4. Phương pháp nghiên cứu.
4
- Luận văn tốt nghiệp
- Cơ sở phương pháp luận: Dựa trên cơ sở chủ nghĩa duy vật biện chứng
và chủ nghĩa duy vật lịch sử.
- Đồng thời, Luận văn còn sử dụng các phương pháp khác như: phương
pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh, mô hình hoá … để trình bày
các vấn đề lý luận và thực tiễn.
5. Những đóng góp của Luận văn.
- Hệ thống hoá và hoàn thiện một số vấn đề về lý luận có liên quan đ ến
việc tổ chức bộ máy quản lý của các doanh nghiệp.
- Giới thiệu những kinh nghiệm của nước ngoài trong việc tổ chức bộ máy
quản lý doanh nghiệp để học tập và tham khảo.
- Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Điện
lực Hà Nội, qua đó thấy được những tồn tại và tìm ra nguyên nhân c ủa
những tồn tại đó.
- Đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý c ủa
Công ty Điện lực Hà Nội.
6. Kết cấu luận văn.
Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục các tài liệu tham khảo, nội
dung của Luận văn được thể hiện qua 3 chương sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng bộ máy quản lý của công ty Điện lực Hà Nội.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty
Điện lực Hà Nội.
5
- Luận văn tốt nghiệp
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH
NGHIỆP.
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP.
1.1.1. Quản lý và quản lý doanh nghiệp.
* Khái niệm:
Hiện nay có nhiều cách giải thích thuật ngữ quản lý. Có quan ni ệm cho
rằng quản lý là hành chính, là cai trị. Có quan ni ệm khác l ại cho r ằng qu ản lý
là điều hành, điều khiển, chỉ huy. Các cách nói này không có gì khác nhau v ề
nội dung mà chỉ khác nhau ở chỗ dùng thuật ngữ.
Quản lý được hiểu theo hai góc độ: Một là góc độ tổng hợp mang tính
chính trị – xã hội; hai là góc độ mang tính thiết thực. Cả hai góc độ này đ ều
có cơ sở khoa học và thực tế.
Quản lý theo góc độ chính trị, xã hội là sự kết hợp giữa tri thức và lao
động. Lịch sử xã hội loài người từ thời kỳ mông muội đến thời đại văn minh
hiện đại ngày nay cho ta thấy rõ trong sự phát tri ển đó có 3 y ếu t ố đ ược n ổi
lên rõ nét là tri thức, lao động và quản lý. Trong ba y ếu t ố này, qu ản lý là s ự
kết hợp giữa tri thức và lao động. Nếu kết hợp tốt thì xã h ội phát tri ển t ốt
đẹp. Nếu sự kết hợp không tốt thì sự phát triển sẽ chậm lại hoặc rối ren. Sự
kết hợp đó được biểu hiện trước hết ở cơ chế quản lý, ở ch ế độ, chính
sách, biện pháp quản lý và ở nhiều khía cạnh tâm lý xã h ội, nh ưng t ựu trung
lại là quản lý phải biết tác động bằng cách nào đó để người b ị qu ản lý luôn
luôn hồ hởi, phấn khởi, đem hết năng lực và trí tuệ của mình đ ể sáng t ạo ra
lợi ích cho mình, cho Nhà nước và cho xã hội.
Theo góc độ hành động, góc độ quy trình công nghệ của tác động thì
quản lý là điều khiển. Theo khái niệm này quản lý có ba loại hình. Các loại
hình này đều có xuất phát điểm giống nhau là do con người điều khiển
nhưng khác nhau về đối tượng.
6
- Luận văn tốt nghiệp
- Loại hình thứ nhất là việc con người điều khiển các vật h ữu sinh
không phải con người để bắt chunsg phải thực hiện theo ý chí c ủa ng ười
điều khiển. Loại hình này được gọi là quản lý sinh học, thiên nhiên, môi
trường, … Ví dụ như các nhà khoa học làm công tác lai tạo giống vật nuôi,
cây trồng; các nhà sản xuất nông sản thực phẩm, …
- Loại hình thứ hai là việc con người điều khiển vật vô tri, vô giác đ ể
bắt chúng phát triển và thực hiện theo ý chí của người đi ều khi ển. Lo ại hình
này được gọi là quản lý kỹ thuật. Ví dụ việc điều khiển máy tính, vận hành
các loại máy móc thiết bị, …
- Loại hình thứ ba là việc con người điều khiển con ng ười (qu ản lý nhà
nước, Đảng, đoàn thể, tổ chức chính trị, kinh tế, văn hoá, …). Đó là quản lý
xã hội. Quản lý xã hội được Các Mác coi là chức năng đặc biệt được sinh ra
từ tính chất xã hội hoá của lao động.
Từ những vấn đề trên, ta có thể hiểu: “ Quản lý là sự tác động, chỉ huy,
điều khiển của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm đạt
được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường”.
Với định nghĩa này, quản lý phải bao gồm các yếu tố sau:
- Phải có một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác đ ộng và ph ải có
một đối tượng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý tạo ra.
Tác động có thể chỉ là một lần mà cũng có thể là nhiều lần liên tục.
- Phải có mục tiêu và một quỹ đạo đặt ra cho cả đối t ượng và ch ủ th ể.
Mục tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động.
- Chủ thể phải thực hành việc tác động lên đối tượng quản lý và khách
thể quản lý. Chủ thể có thể là một người hay nhiều người, còn đối tượng
quản lý có thể là người (một hay nhiều người) hoặc giới vô sinh (máy móc,
thiết bị, đất đai, thông tin, …) hoặc giới sinh vật (vật nuôi, cây trồng, …).
Khi nói đến quản lý là nói đến sự tác động hướng đích. Tác động này
nhằm vào một đối tượng nhất định để đạt được mục tiêu đề ra. Hoạt động
quản lý là một hoạt động chủ quan có ý thức, có tính năng động sáng t ạo,
linh hoạt của một con người, một tập thể người quản lý.
7
- Luận văn tốt nghiệp
Từ định nghĩa về quản lý, có thể dễ dàng suy ra được khái niệm về
quản lý doanh nghiệp: “Quản lý doanh nghiệp là quá trình tác động một cách
có hệ thống, có tổ chức, có hướng đích của người đại diện doanh nghiệp lên
tập thể những người lao động trong doanh nghiệp, nhằm sử dụng mọi tiềm
năng và cơ hội để thực hiện một cách tốt nhất mọi hoạt động sản xu ất kinh
doanh của doanh nghiệp, nhằm đạt được mục tiêu đề ra theo đúng lu ật đ ịnh
và thông lê xã hội”.
* Phân biệt quản lý và lãnh đạo:
Đây là hai thuật ngữ sử dụng cho các hệ thống có con người ở trong,
chúng không đồng nhất và được giải thích tuỳ thuộc vào lĩnh v ực nghiên c ứu:
cả hai thuật ngữ đều hàm ý tác động và điều khiển, nhưng khác nhau về mức
độ và phương pháp tiến hành.
Lãnh đạo (hướng dẫn) là quá trình định hướng dài h ạn cho chuỗi các tác
động của chủ thể quản lý.
Quản lý là quá trình chủ thể tổ chức liên kết và tác động lên đối tượng
bị quản lý để thực hiện các định hướng tác động dài hạn.
Lãnh đạo là quản lý những mục tiêu rộng hơn, xa hơn, khái quát h ơn;
còn quản lý là lãnh đạo trong trường hợp mục tiêu cụ thể hơn và chuẩn xác
hơn. Người lãnh đạo là người tạo ra một viễn cảnh để có th ể t ập h ợp đ ược
mọi người; còn người quản lý là người tập hợp được nhân tài vật l ực đ ể
biến viễn cảnh thành hiện thực. Cũng có lúc người quản lý c ần ph ải làm
người lãnh đạo và ngựơc lại.
Việc lãnh đạo và quản lý do chủ thể quản lý tiến hành. Ch ủ th ể có th ể
là duy nhất (một phân hệ, một lực lượng, một người, v.v…) mà cũng có th ể
là không duy nhất (gồm từ hai phân hệ trở lên, v.v…), nh ưng để bảo đ ảm
cho quá trình quản lý có hiệu quả cao, việc lãnh đạo và quản lý ph ải thống
nhất hữu cơ với nhau, hoà nhập vào nhau. Điều này trong thực t ế không ph ải
lúc nào cũng được thực hiện một cách trót lọt và trọn vẹn.
1.1.2. Sự cần thiết phải có hoạt động quản lý doanh nghiệp.
8
- Luận văn tốt nghiệp
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động thực tiễn của con
người được biểu hiện thành hai mặt tự nhiên và xã hội. Trong quá trình tác
động vào tự nhiên, từng hành động đơn lẻ của con người thường chỉ mang
lại những kết quả hạn chế. Để cải tạo và chinh phục tự nhiên, tất yếu đòi
hỏi con người phải liên kết lại với nhau cùng hành động. Những tác đ ộng
tương hợp của nhiều người vào cùng đối tượng tự nhiên thường mang lại
những kết quả cộng hưởng và có tính tổng hợp.
Các Mác đã từng phân tích, mỗi con người riêng lẻ ch ỉ đơn đ ộc tác đ ộng
vào tự nhiên. Không thể có huy vọng thoát khỏi sự ràng buộc và l ệ thuộc vào
tự nhiên. Chỉ có thể chế ngự được tự nhiên khi người ta biết kết h ợp các
hành động đơn lẻ lại với nhau để cùng hướng theo một ý đồ thống nhất.
Người quan hệ với tự nhiên, con người thường xuyên tác động lẫn nhau,
sự tác động này diễn ra theo nhiều chiều và rất đa d ạng. Quá trình tác đ ộng
lẫn nhau buộc người ta phải liên kết với nhau cùng hành động vì một mục
tiêu chung và bảo đảm lợi ích chung của mỗi người.
Sự thoả hiệp lợi ích cả theo nghĩa tích cực và nghĩa tiêu c ực là động c ơ
gắn kết hành động của con người lại với nhau.
Đây là một trong những tính quy định khi xem xét bản chất hoạt động
thực tiễn của con người trong xã hội. Chính vì vậy, Các Mác đã nói “Xét v ề
bản chất, con người là tổng hoà các mối quan hệ”. Hành động của mỗi con
người không chỉ là kết quả chủ quan của mỗi người mà nó còn là kết quả
tổng hợp của các quan hệ xã hội.
Như vậy, xét cả về mặt tự nhiên cũng như xã hội của hoạt động s ản
xuất, sự liên kết phụ thuộc và ràng buộc lẫn nhau trong quá trình hoạt động
của con người là một đòi hỏi cần thiết để hoạt động có hiệu quả.
Quá trình liên kết hoạt động thực tiễn của con nguời làm cho ho ạt đ ộng
của họ mang tính tổ chức. Có thể hiểu tổ chức là một tập hợp mà trong đó
mỗi hành động của con người phải tuân thủ theo những nguyên tắc nhất
định, chịu sự chi phối ràng buộc có tính quy ước nhất định.
9
- Luận văn tốt nghiệp
Do đó sự xuất hiện của các tổ chức như là một đòi hỏi tất yếu trong đ ời
sống xã hội loài người. Đặc biệt trong hoạt động sản xuất, do tính ch ất ph ức
tạp và đa dạng trong các quan hệ con người với tự nhiên, gi ữa ng ười v ới
người, tính tổ chức và sự xuất hiện tổ chức trong hoạt động này càng đặc
biệt quan trọng.
Sự ra đời của các hình thức tổ chức trong hoạt động sản xuất là một đòi
hỏi tất yếu khách quan. Song sự xuất hiện các hình th ức tổ ch ức bao gi ờ
cũng gắn với một chức năng nhất định, nhằm vào một mục tiêu nhất định.
Tất nhiên, thực tế tổ chức chỉ có thể phát huy thực tế sức mạnh của nó
trên cơ sở có sự quản lý điều hành thống nhất. Vì vậy, sự h ợp tác của nh ững
lao động có ý thức tất yếu đòi hỏi phải có sự điều khiển, giống như “một giàn
nhạc phải có nhạc trưởng”. Tính tất yếu của quản lý được bắt nguồn từ chính
ý nghĩa đó.
Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người – yếu tố cơ
bản của lực lượng sản xuất – trong quá trình sử dụng tư liệu lao động tác
động lên đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất cho xã h ội. Qu ản lý
chỉ có thể đạt hiệu quả cao khi con người giỏi nghề nào được làm nghề đó,
được tạo điều kiện để phát huy đầy đủ tính chủ động sáng t ạo trong quá
trình sản xuất kinh doanh.
Khi quy mô sản xuất càng mở rộng, trình độ khoa học kỹ thuật phát
triển ngày càng cao, thì công tác quản lý càng phức t ạp, đòi h ỏi các nhà qu ản
lý phải không ngừng được nâng cao cả về năng lực và trình độ.
1.2. Nội dung tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Quản lý là hoạt động phức tạp nhiều mặt của con người. Quản lý ch ỉ
được thực hiện trong một hệ thống quản lý cụ thể. Hệ th ống quản lý, đó
chính là bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý là tổng hợp các b ộ ph ận (đ ơn v ị, cá
nhân) khác nhau có mối quan hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên
môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trí theo
những cấp, những khâu khác nhau, nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng
10
- Luận văn tốt nghiệp
quản lý và phục vụ mục đích chung xác định của hệ th ống. Bộ máy quản lý
là hình thức phân công nhiệm vụ trong lĩnh vực quản lý, có tác động tr ực ti ếp
đến quá trình hoạt động của hệ thống. Bộ máy quản lý, một mặt ph ản ánh
cơ cấu trách nhiệm của mỗi bộ phận, mỗi người trong hệ thống quản lý,
mặt khác nó có tác động tích cực trở lại đến việc phát triển của toàn h ệ
thống quản lý.
Hệ thống bị quản lý là đối tượng mà sự tác độngcủa bộ máy quản lý
hướng vào nhằm mục đích tăng thêm cho nó những hình th ức c ụ th ể, ch ỉ đ ạo
hoạt động của nó để đạt được kết quả định trước. Giữa hệ thống quản lý và
hệ thống bị quản lý có mối quan hệ qua lại rất chặt chẽ. Hệ thống bị quản
lý không chủ chịu sự tác động có hướng đích của hệ thống quản lý mà nó còn
phát triển theo quy luật vốn có của nó. Do đó hệ thống qu ản lý ph ải đ ược t ổ
chức cho phù hợp với đối tượng quản lý mà nó phụ trách, điều hành.
Tổ chức bộ máy quản lý là quá trình xác định các chức năng, các bộ
phận tạo thành một bộ máy quản lý nhằm thực hi ện đ ược các ch ức năng
quản lý.
1.2.1. Các chức năng và lĩnh vực trong quản lý doanh nghiệp.
Quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung và nhiều cách tiếp cận
khác nhau, do vậy phải phân chia, quy nạp vấn đề qu ản lý thành nh ững khái
niệm nhất định để có được tiếng nói chung. Căn cứ vào quá trình quản lý,
người ta phân chia vấn đề quản lý doanh nghiệp thành các chức năng quản
lý. Căn cứ vào các nội dung quản lý, người ta phân chia vấn đề quản lý doanh
nghiệp thành các lĩnh vực quản lý.
Chức năng quản lý (phân loại chức năng quản lý theo quá trình quản lý):
Chức năng quản lý là những hoạt động riêng biệt của quản trị, th ể hiện
những phương hướng tác động của quản trị gia đến các lĩnh v ực qu ản tr ị
doanh nghiệp.
Lĩnh vực quản lý (phân loại chức năng quản lý theo nội dung quản lý):
Lĩnh vực quản lý được hiểu như các hoạt động quản trị khi nó được thiết lập
và sắp xếp theo nội dung quản lý gắn liền với các bộ phận của doanh nghiệp,
11
- Luận văn tốt nghiệp
có người chỉ huy và được phân cấp phân quyền trong việc ra các quyết định
quản lý.
Nếu các chức năng quản lý là các hoạt động trong một quá trình qu ản lý
thì các lĩnh vực quản lý là các tổ chức để thực hiện các hoạt động kinh doanh
cụ thể – gắn với quá trình kinh doanh của từng doanh nghiệp.
1.2.1.1. Các chức năng quản lý.
Khái niệm “chức năng quản lý” gắn liền với sự xuất hiện và ti ến b ộ
của phân công – hợp tác lao động trong một quá trình sản xuất của một tập
thể người lao động.
Hoạt động quản trị đã ra đời từ khi nền sản xuất là th ủ công cá th ể.
Nhưng ngay cả đến khi con người đã tổ chức các nhà máy kh ổng lồ, đạt
được các tiến bộ to lớn về kỹ thuật như chế tạo đầu máy xe lửa, sử dụng
điện năng … thì khoa học quản lý vẫn chưa được quan tâm. Phải đ ến đ ầu
thế kỷ 20, những nghiên cứu về khoa học quản lý mới đưa ra đ ược m ột cách
có hệ thống cách phân loại các chức năng quản trị. Bản thân các cách phân
loại của các nhà khoa học hàng đầu theo thời gian cũng khác nhau và h ọ đ ưa
ra nhiều đề xuất về nội dung và phân loại các chức năng quản lý. Người đầu
tiên cũng như thành công nhất trong lĩnh vực này là Henry Fayol. Trong cu ốn
sách quản trị công nghiệp và tổng quát viết năm 1916, Fayol chia quá trình
quản trị của doanh nghiệp thành 5 chức năng và được mệnh danh là “những
yếu tố Fayol”. Đó là:
Chức năng dự kiến (hoạch định) : Thường được coi là chức năng đầu
tiên trong tiến trình quản trị. Đó là việc dự đoán trước có c ơ s ở khoa h ọc, s ự
phát triển có thể xảy ra của các quá trình, các hiện tượng, xây dựng thành
chương trình hành động (một kế hoạch nhất định) nhằm xác định rõ: s ản
xuất cái gì? sản xuất bằng cách nào? bán cho ai? với nguồn tài chính nào?
Như vậy hoạch định là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chức
phải hoàn thành trong tương lai và quyết định cách th ức để đạt đ ược m ục
tiêu đó.
12
- Luận văn tốt nghiệp
Chức năng tổ chức: Tổ chức là quá trình tạo ra một cơ cấu các mối
quan hệ giữa các thành viên, thông qua đó cho phép họ thực hiện các kế
hoạch và hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. Ch ức năng này bao g ồm vi ệc
thiết lập một cấu trúc của tổ chức, trang bị tất cả những gì cần cho hoạt
động của doanh nghiệp như vốn, máy móc, thiết bị, lao động, nguyên v ật
liệu, …kết hợp, liên kết các yếu tố sản xuất, các bộ phận riêng rẽ trong
doanh nghiệp với nhau thành một hệ thống. Bằng cách thiết lập một tổ ch ức
hoạt động hữu hiệu, các nhà quản trị có thể phối hợp tốt hơn các nguồn lực.
Chức năng phối hợp: Chức năng này giúp cho tất cả các hoạt động của
doanh nghiệp được nhịp nhàng, ăn khớp, đồng điệu với nhau nh ằm t ạo ra s ự
thuận tiện và hiệu quả.
Chức năng chỉ huy: Sau khi đã hoạch định, tạo ra một tổ chức và ph ối
hợp các hoạt động, các nhà quản trị phải chỉ huy lãnh đạo tổ chức. Đó là việc
đưa ra và truyền đạt các chỉ thị, truyền đạt thông tin đến cho mọi người để
họ hoàn thành những nhiệm vụ cần thiết, biến khả năng thành hiện thực.
Chức năng kiểm tra: Kiểm tra là một chức năng có liên quan đến mọi
cấp quản lý để đánh giá đúng kết quả hoạt động của h ệ th ống, đo l ường các
sai lệch nảy sinh trong quá trình hoạt động so với các mục tiêu và kế hoạch
đã định.
Hoạch định hướng dẫn việc sử dụng các nguồn lực để hoàn thành các
mục tiêu, còn kiểm tra xác định xem chúng hoạt động có phù h ợp với m ục
tiêu và kế hoạch hay không.
Mục đích của kiểm tra nhằm bảo dảm các kế hoạch thành công, phát
hiện kịp thời những sai sót, tìm ra nh ững nguyên nhân và bi ện pháp s ửa ch ữa
kịp thời những sai sót đó, bảo đảm cho quá trình sản xu ất kinh doanh di ễn ta
nhịp nhàng, liên tục và hiệu quả.
Kiểm tra là tai mắt của quản lý. Vì vậy cần tiến hành thường xuyên và
kết hợp linh hoạt nhiều hình thức kiểm tra.
Ngoài Henry Fayol còn có các chuyên gia khác nhau đưa ra những h ệ
thống các chức năng khác nhau. Theo các tác giả tại trường Đảng cao c ấp
13
- Luận văn tốt nghiệp
Liên Xô (cũ) thì có 6 chức năng: soạn thảo m ục tiêu, k ế ho ạch hoá, t ổ ch ức,
phối hợp, động viên, kiểm tra. Theo tài liệu huấn luyện cán bộ quản lý của
UNESCO người ta nêu lên 8 chức năng: xác định nhu c ầu, th ẩm đ ịnh và phân
tích dữ liệu, xác định mục tiêu, kế hoạch hoá , tri ển khai công vi ệc, đi ều
chỉnh, đánh giá, sử dụng liên hệ ngược và tái xác định các vấn đề cho quá
trình quản lý tiếp theo.
Ở nước ta, trong các quá trình quản lý, người ta đã sử dụng các hệ thống
phân loại các chức năng quản lý nêu trên. Có thể khái quát lại thành một số
chức năng cơ bản sau: kế hoạch hoá, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá.
Tất cả các chức năng quản lý trên tác động qua lại với nhau và quy đ ịnh
lẫn nhau. Sự phân loại một cách khoa học các chức năng quản lý cho phép
thực hiện được ở phạm vi rộng, sự phân công lao động một cách h ợp lý d ựa
vào việc chia nhỏ quá trình quản lý thành những hành đ ộng, thao tác qu ản lý.
Sự phân loại như thế còn giúp cho việc tiêu chuẩn hoá và th ống nh ất hoá các
quá trình quản lý, tạo điều kiện áp dụng những kinh nghiệm tiên tiến trong
lao động quản lý, tạo điều kiện để đưa các phương tiện kỹ thuật hiện đại
vào thực tiễn quản lý.
1.2.1.2. Lĩnh vực quản lý.
Đây là sự phân loại chức năng quản lý theo nội dung quản lý. Lĩnh vực
quản lý trong doanh nghiệp được hiểu như các hoạt động quản lý khi được
sắp xếp trong một bộ phận nào đó. Ở các bộ phận này có người chỉ huy và
liên quan đến việc ra các quyết định quản trị.
Lĩnh vực quản lý được phân định phụ thuộc vào nhiều yếu tố: truy ền
thống quản trị, các yếu tố xã hội và cơ chế kinh tế, quy mô cũng như đ ặc
điểm kinh tế – kỹ thuật của doanh nghiệp. Nó gắn liền với m ỗi quốc gia,
mỗi vùng cụ thể và sự tiến bộ về nhận thức khoa học quản lý.
C thể nói lĩnh vực quản lý chính là sự phân chia ch ức năng qu ản lý theo
nội dung tác động.
Về cơ bản, các lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp gồm:
14
- Luận văn tốt nghiệp
* Lĩnh vực vật tư: Nhiệm vụ của cung ứng vật tư là bảo đảm cung cấp
đầy đủ và đồng bộ về số lượng, chủng loại, đúng chất lượng, đúng kỳ h ạn,
đúng địa điểm với chi phí ít nhất. Nội dung công việc cung ứng vật tư bao
gồm: Phát hiện nhu cầu vật tư, tổ chức mua sắm vật tư, tổ chức cung c ấp
vật tư, tổ chức dự trữ và bảo quan vật tư. …..
Người ta thường sử dụng phương pháp quy hoạch tuyến tính, phương
pháp dựa trên lý thuyết về dự trữ, phương pháp PERT, hay ki ểu cung ứng
đúng kỳ hạn của Nhật để điều khiển côngviệc cung ứng vật tư.
* Lĩnh vực sản xuất: Sản xuất là việc sử dụng con người lao động để
tác động lên yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất (vật ch ất, tài chính, thông
tin) để làm ra các sản phẩm hay dịch vụ phù h ợp với nhu c ầu c ủa th ị tr ường.
Bao gồm toàn bộ các hoạt động có tính chất công nghiệp trên c ơ s ở ph ối h ợp
các yếu tố lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động đã có đ ể ch ế
biến các sản phẩm hàng hoá và thực hiện các dịch vụ. Cụ thể nh ư: Nghiên
cứu thiết kế loại sản phẩm định sản xuất (căn cứ vào nhu cầu của th ị
trường) về các mặt nguyên lý cấu tạo, giải pháp cấu tạo, tính năng k ỹ thu ật,
chất lượng sử dụng. Để nghiên cứu ở bước này, cần nắm vững khái niệm
chu kỳ sống (vòng đời) của sản phẩm; Lựa chọn công ngh ệ sáng t ạo s ản
phẩm; Lựa chọn loại hình sản xuất bao gồm các loại sau: sản xuất đơn chiếc
(theo đơn đặt hàng), sản xuất hàng loạt, sản xuất theo dây chuyền liên tục; Tổ
chức lao động và bộ máy quản lý: Tổ chức kiểm tra sản xuất và ki ểm tra
chất lượng, tổ chức cung ứng và dự trữ cho dây chuy ền s ản xu ất, đi ều hành
quá trình sản xuất theo thiết kế và quy trình đã định.
Nhiệm vụ: hoạch định chương trình; xây dựng kế hoạch sản xuất; đi ều
khiển quá trình chế biến; kiểm tra chất lượng; giữ gìn bản quyền, bí quyết,
kiểu dáng … và phát huy sáng chế phát minh của mọi thành viên.
* Lĩnh vực marketing: gồm các nhiệm vụ như : Thu thập các thông tin về
thị trường, hoạch định chính sách sản phẩm, hoạch định chính sách giá c ả,
hoạch định chính sách phân phối, hoạch định chính sách hỗ trợ tiêu thụ.
15
- Luận văn tốt nghiệp
* Lĩnh vực nhân sự: bao gồm các nhiệm vụ sau: Lập kế hoạch nhân sự,
tuyển dụng nhân sự, bố trí nhân sự, đánh giá nhân s ự, phát tri ển nhân viên
(đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt), thù lao, quản lý nhân sự thông qua h ồ s ơ d ữ
liệu nhân sự, qua thống kê hoạt động của nhân viên, và hỗ trợ đời sống.
* Lĩnh vực kỹ thuật: bao gồm tất cả những công việc liên quan đến
chuẩn bị kỹ thuật cho sản xuất, chuyển giao công nghệ, quản lý quy phạm,
quy trình kỹ thuật, tham gia và trực tiếp xây dựng tiêu chuẩn k ỹ thu ật, qu ản
lý máy móc, thiết bị, nghiên cứu phát triển kỹ thuật, ứng dụng ph ương pháp
công nghệ mới, thiết kế sản phẩm mới, đề ra chiến lược công ngh ệ, xây
dựng các định mức tiêu hao thiết bị, năng lượng, vật tư, ..
* Lĩnh vực tài chính – kế toán:
Lĩnh vực tài chính gồm các nội dung sau: tạo vốn, s ử d ụng v ốn, qu ản lý
vốn (chủ yếu là quản lý sự lưu thông, thanh toán và các quan hệ tín dụng).
Lính vực kế toán gồm các nội dung: kế toán sổ sách, tính toán chi phí –
kết quả, xây dựng các bảng cân đối, tính toán lỗ lãi, th ẩm đ ịnh k ế ho ạch,
thống kê, kiểm tra việc tính toán, bảo hiểm, thuế.
* Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển:
Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển gồm các nhiệm vụ sau: th ực hi ện các
nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, đưa các tiến bộ khoa học kỹ thu ật
vào ứng dụng và thẩm định hiệu quả các tiến bộ kỹ thuật được áp dụng.
* Lĩnh vực tổ chức và thông tin:
Gồm các nhiệm vụ sau:
- Lĩnh vực tổ chức: Tổ chức các sdự án, phát triển và cải ti ến b ộ máy t ổ
chức cho doanh nghiệp, tổ chức tiến trình hoạt động toàn bộ doanh nghiệp.
- Lĩnh vực thông tin: Xây dựng kế hoạch về các thông tin liên quan cho
doanh nghệp, chọn lọc và xử lý các thông tin, kiểm tra thông tin và giám sát
thông tin.
* Lĩnh vực hành chính pháp chế và các dịch vụ chung:
16
- Luận văn tốt nghiệp
Bao gồm: thực hiện các mối quan hệ pháp lý trong và ngoài doanh
nghiệp, tổ chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp, các hoạt
động hành chính và phúc lợi doanh nghiệp.
Sự phân chia trên đây chỉ mang tính khái quát, trên thực tế quản trị, các
lĩnh vực được tiếp tục chia nhỏ nữa cho đến các công việc, nhiệm vụ quản
trị cụ thể; mặt khác có bao nhiêu lĩnh vực quản trị còn ph ụ thu ộc vào đ ặc
điểm kinh tế – kỹ thuật của từng doanh nghiệp.
1.2.1.3. Mối quan hệ giữa phân loại theo chức năng và theo các lĩnh
vực quản trị.
- Mục đích của sự phân loại theo chức năng là bảo đảm quán triệt các
yêu cầu của khoa học quản trị, nó đảm bảo cho bất kỳ m ột hoạt đ ộng qu ản
trị nào cũngđều được tiến hành theo một trình tự chặt chẽ. Đó là cơ s ở đ ể
phân tích, đánh giá tình hình quản trị tại một doanh nghi ệp đ ể t ừ đó tìm cách
tháo gỡ. Thực chất của việc phân loại theo ch ức năng là s ự quán tri ệt nh ững
nguyên lý của khoa học quản lý vào quản lý doanh nghiệp.
- Mục đích của sự phân loại theo lĩnh vực quản lý là: Trước hết nó chỉ
ra tất cả các lĩnh vực cần phải được tổ chức thực hiện quản trị trong một
doanh nghiệp, đây là một căn cứ quan trọng để thiết lập bộ máy quản lý
doanh nghiệp. Phân loại các lĩnh vực quản lý phù hợp với tình hình kinh
doanh còn là căn cứ quan trọng để tuyển dụng, bố trí và sử dụng các qu ản tr ị
viên. Phân loại theo lĩnh vực quản lý còn là c ơ s ở đ ể đánh giá, phân tích ho ạt
động trong toàn bộ bộ máy quản lý, thực hiện chế độ cá nhân, đồng thời là
cơ sở để điều hành hoạt động quản trị trên phạm vi toàn doanh nghiệp.
Nếu các chức năng quản lý là các hoạt động trong một quá trình quản trị,
thì các lĩnh vực quản lý là các tổ chức để thực hiện các hoạt động kinh doanh
cụ thể – gắn với quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Mặt khác, các chức năng quản lý được xác định có tính chất nguyên lý.
Trong khi các lĩnh vực quản lý thì gắn ch ặt với các đi ều ki ện hoạt đ ộng kinh
doanh cụ thể của từng doanh nghiệp.
17
- Luận văn tốt nghiệp
Có thể nói phân loại theo chức năng là sự quán triệt các nguyên lý của
khoa học quản trị; phân loại theo lĩnh vực là sự tiếp cận đúng đắn vào hoàn
cảnh kinh doanh thực tiễn của một doanh nghiệp.. Hai cách phân loại này
không gạt bỏ nhau mà ngược lại, có mối quan hệ trực tiếp, hữu cơ với nhau.
Có thể biểu diễn mối quan hệ giữa 2 cách phân loại này theo ma tr ận
quản trị A(ij)sau:
Chức Dự kiến Tổ chức Phối hợp Chỉ huy Kiểm tra
năng (DK) (TC) (PH) (CH) (KT)
Lĩnh vực
Vật tư DK vật tư TC vật tư PH vật tư .CH vật KT vật
Sản xuất DK sản TC sản … tư tư
Marketing xuất xuất … …
-
-
-
-
-
H.chíhh, p. chế PH …
DK …. TC …. CH … KT …
Các doanh nghiệp càng lớn, kinh doanh càng đa dạng thì càng có nhiều
lĩnh vực quản lý, và do vậy càng có nhiều A (ij). Phải nghiên cứu kỹ mối quan
hệ này để:
- Tổ chức bộ máy quản lý sao cho bao quát hết các công tác (phủ hết các
Aij)
- Biết việc, tiên lượng hết các hoạt động cần làm (xác đ ịnh đ ược các
Aij)
- Phân công nhiệm vụ mạch lạc, không trùng lặp, bỏ sót.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.2.2.1. Khái niệm:
18
- Luận văn tốt nghiệp
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ
phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên h ệ và quan h ệ ph ụ thu ộc l ẫn
nhau, được chuyên môn hoá, có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định,
được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đ ảm th ực hi ện
các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác đ ịnh c ủa doanh
nghiệp.
Như vậy, cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp được hiểu là các bộ
phận cấu thành của doanh nghiệp, nói cách khác doanh nghiệp đó bao gồm
những bộ phận, những đơn vị nào, nhiệm vụ của từng bộ phận và các quan
hệ giữa các bộ phận của doanh nghiệp, cơ chế điều hành ph ối hợp trong
doanh nghiệp.
Giữa cơ cấu tổ chức quản trị và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có
mối quan hệ chặt chẽ, hữu cơ với nhau. Cơ sở của cơ cấu tổ chức quản trị
trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp. Đây cũng là m ối
quan hệ giữa chủ thể và đối tượng quản lý.
Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức quản trị có tính độc lập tương đ ối vì nó ph ải
phản ánh được lao động quản lý rất đa dạng. Phải bảo đảm th ực hi ện nh ững
chức năng quản lý phức tạp nhằm thực hiện mục tiêu quản trị đã quy định.
Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp hình thành bởi các bộ phận quản
trị và các cấp quản trị.
Bộ phận quản trị là một đơn vị riêng biệt, có những chức năng quản lý
nhất định, ví dụ phòng Kế hoạch, phòng Kiểm tra kỹ thuật, phòng Marketing,
…
Cấp quản trị là sự thống nhất tất cả các bộ phận quản trị ở m ột trình đ ộ
nhất định như cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng, …
Như vậy, rõ ràng là số bộ phận quản trị phản ánh sự phân chia ch ức
năng quản trị theo chiều ngang, còn số cấp quản trị th ể hiện s ự phân chia
chức năng quản trị theo chiều dọc.
Sự phân chia theo chiều ngang là biểu hiện của trình độ chuyên môn hoá
trong phân công lao động quản trị. Còn sự phân chia chức năng theo chiều dọc
19
- Luận văn tốt nghiệp
tuỳ thuộc vào trình độ tập trung quản trị và có liên quan đến vấn đề chỉ huy
trực tuyến và hệ thống cấp bậc.
Lý luận và thực tiễn chứng minh sự cần thiết phải b ảo đ ảm s ự ăn kh ớp
giữa các bộ phận quản trị, giữa cấp quản trị với bộ ph ận qu ản tr ị và c ấp s ản
xuất.
1.2.2.2. Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý.
Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, không những ph ải xuất
phát từ các yêu cầu đã trình bày ở trên, mà điều quan trọng và khó khăn nh ất
là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều ki ện, hoàn c ảnh, tình
huống cụ thể nhất định. Nói cách khác, cần tính đến những nhân tố ảnh
hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát tri ển và hoàn thi ện c ơ
cấu tổ chức quản trị.
Dưới đây là những nhân tố quan trọng có tác động đến vi ệc xây dựng và
hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp.
- Môi trường kinh doanh.
Doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh luôn gắn liền với môi
trường kinh doanh xác định.
Môi trường kinh doanh là tổng hợp các yếu tố, các điều kiện có tính chất
khách quan và chủ quan, có ảnh hưởng trực tiếp hay gián ti ếp đ ến hoạt đ ộng
kinh doanh của doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh thường xuyên vận
động biến đổi, bởi vậy, các doanh nghiệp phải thường xuyên phân tích môi
trường kinh doanh để có khả năng thích ứng. Với xu thế quốc tế hoá ho ạt
động kinh tế hiện nay, môi trường kinh doanh không chỉ gói gọn trong 1 nước
mà còn được mở rộng ra môi trường khu vực cũng nh ư môi trường toàn c ầu.
Tính ổn định hay không ổn định của môi trường kinh doanh tác động rất lớn
đến việc hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy qu ản tr ị doanh
nghiệp. Phần lớn các doanh nghiệp nước ta hình thành cơ cấu tổ ch ức theo
kiểu truyền thống, thích ứng với cơ chế kế hoạch hoá tập trung, bao c ấp.
Chuyển sang cơ chế thị trường, môi trường kinh doanh của các doanh nghi ệp
20
nguon tai.lieu . vn
