- Trang Chủ
- Quản trị kinh doanh
- LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “KHẢO SÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY, CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯỜNG PHAN CHU TRINH.”
Xem mẫu
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
LU N VĂN T T NGHI P
TÀI: “KH O SÁT CH C NĂNG,
NHI M V , T CH C B MÁY,
CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯ NG
PHAN CHU TRINH.”
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 1
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
L I NÓI U
Công tác văn thư lưu tr là m t trong nh ng lĩnh v c ho t ng quan tr ng
trong toàn b ho t ng qu n lý nhà nư c , m b o cung c p m i thông tin b ng
văn b n có nh hư ng tr c ti p n ho t ng c a cơ quan góp ph n c i cách th
t c hành chính nâng cao ch t lư ng và hi u qu công tác qu n lý gi m t i thi u
b nh quan liêu gi y t .Nó óng vai trò quan tr ng liên quan n m i lĩnh v c ho t
ng và s t n t i c a m i cơ quan. th c hi n t t ch c năng, nhi m v , quy n
h n c a mình nh m ph bi n, hư ng d n, ph n ánh tình hình lên cơ quan c p trên,
trao i ph i h p v i cơ quan h u quan, ghi l i nh ng s ki n, v vi c ã x y ra
trong quá trình ho t ng hàng ngày c a cơ quan .Vì v y trong b t kỳ m t cơ quan
ơn v nào thì công tác Văn thư – Lưu tr là m t lĩnh v c vô cùng quan tr ng,
không th thi u trong ho t ng c a m t cơ quan dù l n hay nh
Làm t t công tác văn thư s góp ph n gi i quy t công vi c c a cơ quan ư c
nhanh chóng, ch t lư ng chính xác, m b o nguyên t c bí m t c a ng, Nhà
nư c và c a các cơ quan t ch c, gi l i ư c y ch ng c v m i ho t ng
c a cơ quan, ơn v . V i ý nghĩa và tác d ng to l n ó vi c qu n lý công tác văn
thư lưu tr là h t s c c n thi t òi h i ph i có nh ng cán b văn thư có ư c m t
trình , ki n th c nh t nh ,k t h p v i phương châm “H c i ôi v i hành” phát
huy tính sáng t o ,b i dư ng tính ch ng ,xây d ng phong cách làm vi c c a
ngư i cán b văn phòng có ph m ch t o c t t yêu ngành yêu ngh
Quá trình h c t p t i trư ng cũng như th i gian th c t p cu i khóa h c viên
ư c ti p c n v i th c t , tr c ti p th c hi n công tác văn thư. Làm cơ s ánh giá
kh năng hi u bi t nghi p v ng th i v n d ng ki n th c ã h c i chi u
gi a lý thuy t vào công vi c th c t .
Qua t th c t p b môn Văn thư em ã g p ph i nh ng thuân l i và khó khăn
sau:
* Thu n l i:
ư c s hư ng d n ch b o t n tình c a các Th y, Cô khoa văn thư c bi t
là Th y Ph m Văn Năm .S hư ng d n tr c ti p nhi t tình c a cán b Văn thư.
Ban lãnh o trư ng ti u h c Phan Chu Trinh luôn quan tâm t o i u ki n t t giúp
em hoàn thành nhi m v c a t th c t p
Th c t p t i cơ quan ang công tác nên m i vi c thu n l i hơn.
*Khó khăn :
Do th i gian th c t p có h n, giáo viên gi ng d y và hư ng d n th c t p v n
vn th c m c ph i trao i gián ti p qua i n tho i nên có ph n b h n ch n
n i dung bài báo cáo.
+ K t qu t ư c sau t th c t p
Sau m t th i gian th c t p b môn Văn Thư t i trư ng ti u h c Phan Chu Trinh,
em ã hoàn thành bài báo cáo th c t p g m có 2 ph n. Th c m c ph i trao i gián
ti p qua i n tho i nên có ph n b h n ch n n i dung bài báo cáo.
+ K t qu t ư c sau t th c t p
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 2
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
Sau m t th i gian th c t p b môn Văn Thư t i trư ng ti u h c Phan Chu
Trinh, em ã hoàn thành bài báo cáo th c t p g m có 2 ph n.
Ph n 1: Nh n xét chung ( tình hình ,k t qu nghiên c u kh o sát công tác văn thư
lưu tr )
Ph n 2: Trình bày các ph l c i kèm ( công tác văn b n ,qu n lý văn b n, l p h
sơ )
M c d u b n thân ã có nhi u c g ng trong su t th i gian tham gia th c t p tuy
nhiên không th tránh kh i nh ng thi u sót cơ b n .Kính mong ư c s óng góp
xây d ng cũng như b sung nh ng ki n th c quý báu c a quý Th y, Cô nh m t o
i u ki n cho em hoàn thành t t hơn n a trong công tác. có ư c i u ó em
xin chân thành nói l i c m ơn n quý th y, Cô giáo khoa Văn thư c a Trư ng
Trung h c Văn Thư- Lưu tr Trung ương II .Ban lãnh o ,các anh ch làm công
tác văn thư c a trư ng ti u h c Phan Chu Trinh ã t o i u ki n s p x p th i gian
giúp em hoàn thành t t bài báo cáo này.
Cù B , ngày 30 tháng 3 năm 2009
H c viên
Lê Th Hà Trinh
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 3
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
BÁO CÁO CHUNG
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 4
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
Ph n I
KH O SÁT CH C NĂNG, NHI M V , T CH C B
MÁY, CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯ NG PHAN CHU TRINH
I. CH C NĂNG,NHI M V ,T CH C TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH
1.Quá trình hình thành và phát tri n c a trư ng TH Phan Chu Trinh :
công tác phát tri n giáo d c c a các khu v c trên a bàn xã Láng L n nay là
xã Cù B nói riêng và huy n Châu c ,t nh Bà R a Vũng Tàu nói chung ngày m t
ng b , t hi u qu các chu n c a công tác ph c p giáo d c ti u h c. ng th i
t o i u ki n thu n l i cho tr em 2 thôn Vi t Cư ng và Hi p Cư ng có i u ki n
n trư ng trên cơ s phù h p v i vi c phát tri n tâm sinh lý c a l a tu i h c sinh
ti u h c .
Căn c ch c năng ,quy n h n c a S Giáo d c – ào t o ư c quy nh t i
thông tư s :41/TT-LB ngày 14/8/1991 c a liên B Giáo d c – ào t o và ban T
ch c cán b c a Chính Ph ;
Căn c vào quy nh t m th i v qu n lý t ch c ,biên ch công ch c ,viên
ch c hành chính s nghi p ban hành kèm theo quy t nh s 315/ Q – UBT ngày
01/7/1994 c a u ban nhân dân T nh Bà R a Vũng Tàu ;
Căn c công văn s 959/ CV-TCCQ ngày 23/8/1997 c a ban t ch c chính
quy n t nh .V vi c tách và thành l p thêm m t s trư ng ph thông t i huy n
Châu c;
Theo ngh c a trư ng phòng t ch c cán b t nh ;
Ngày 30/8/1997 Giám c s Giáo d c & ào t o t nh Bà R a Vũng Tàu ban
hành quy t nh s :03/Q -TC .V vi c tách và thành l p trư ng ti u h c Phan
Chu Trinh huy n Châu c.
2. Ch c năng c a trư ng TH Phan Chu Trinh:
T ch c gi ng d y ,h c t p và ho t ng giáo d c t ch t lư ng theo m c
tiêu,chương trình giáo d c ti u h c do B trư ng B Giáo d c và ào t o ban hành
3. Nhi m v c a trư ng TH Phan Chu Trinh :
Huy ng tr em i h c úng tu i ,v n ng tr em tàn t t ,khuy t t t ,tr
em ã b h c n trư ng ,th c hi n k ho ch ph c p giáo d c và ch ng mù ch
trong c ng ng .Nh n b o tr và qu n lý các ho t ng giáo d c c a các cơ s
giáo d c khác th c hi n chương trình giáo d c ti u h c theo s phân công c a c p
có th m quy n .T ch c ki m tra và công nh n hoàn thành chương trình ti u h c
c a h c sinh trong nhà trư ng và tr em trong a bàn qu n lý c a trư ng .
Qu n lý cán b ,giáo viên ,nhân viên và h c sinh
Qu n lý ,s d ng t ai ,cơ s v t ch t ,trang thi t b và tài chính theo quy
nh c a pháp lu t .
Ph i h p v i gia ình ,các t ch c và cá nhân trong c ng ng th c hi n ho t
ng giáo d c .
T ch c cho cán b qu n lý ,giáo viên ,nhân viên và h c sinh tham gia các
ho t ng xã h i trong c ng ng
Th c hi n các nhi m v và quy n h n khác theo quy nh c a pháp lu t
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 5
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
4. T ch c b máy c a trư ng TH Phan Chu Trinh:
Trư ng ti u h c ư c c p có th m quy n quy t nh thành l p ho c cho phép
thành l p khi m b o các i u ki n sau :
- Phù h p v i quy ho ch m ng lư i trư ng h c , áp ng yêu c u phát tri n kinh
t -xã h i c a a phương ,t o thu n l i cho tr em n trư ng nh m m b o th c
hi n ph c p giáo d c ti u h c
- Có cán b qu n lý ,giáo viên và nhân viên cũng như t t c các b ph n ch c
năng như :
+Cán b qu n lý g m : Hi u trư ng ,phó hi u trư ng
+V giáo viên : Có giáo viên ch nhi m tr c ti p ng l p và giaó viên b môn
,giáo viên làm công tác t ng ph trách
+V nhân viên : Văn thư ; K toán ; Thư vi n thi t b ; Ph c v ; B o v ; Y t h c
ư ng .
+ V các b ph n ch c năng :
H i ng trư ng
H i ng thi ua khen thư ng ,h i ng tư v n
T ch c ng c ng s n Vi t Nam và oàn th trong nhà trư ng
T chuyên môn
T văn phòng
Ban i di n cha m h c sinh
- Có cơ s v t ch t ,trang thi t b theo quy nh c a chương IV i u l trư ng ti u
h c như :
Phòng h c , thư vi n ,phòng thi t b và các phòng ch c năng
SƠ T CH C TRƯ NG TI U H C PHAN CHU TRINH
HI U
TRƯ NG
CÔNG OÀN
PHÓ
OÀN I
HI U
T RƯ NG
T VĂN T T T T T
CHUYÊN CHUYÊN CHUYÊN CHUYÊN CHUYÊN
THƯ
MÔN 1 MÔN 2 MÔN 3 MÔN 4 MÔN 5
II. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ T I TRƯ NG TI U H C PHAN
CHU TRINH
1/ c i m tình hình công tác văn thư c a cơ quan:
Trư ng ti u h c Phan Chu Trinh chưa có phòng văn thư riêng, ch có cán b
văn thư kiêm công tác lưu tr ư c b trí ,tham mưu giúp vi c cho hi u trư ng
trong vi c xây d ng ban hành văn b n, so n th o các văn b n ,báo cáo …ph c v
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 6
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
cho nhu c u ho t ng c a cơ quan. Qu n lý văn b n, th ng nh t ch t ch t khâu
ti p nh n, phát hành, phân lo i văn b n, so n th o, trình ký, sao in và lưu tr m
b o yêu c u chung c a cơ quan hàng ngày chính xác, k p th i.
Qu n lý và s d ng con d u c a cơ quan: Tr c ti p óng d u vào các văn b n i
c a cơ quan và các lo i công văn, gi y t khác khi có ch ký c a ngư i có th m
quy n và tránh nhi m.
T ch c qu n lý và gi i quy t văn b n i, n hàng ngày c a cơ quan.
Trư ng có y cơ s v t ch t ,máy móc ,trang thi t b ph c v quá trình so n
th o ,in sao và lưu gi văn b n ư c nhanh chóng , áp ng k p th i nhu c u công
vi c c a cơ quan trong ngày .
Biên ch ch có 01cán b làm công tác văn thư v a kiêm công tác lưu tr h sơ,
còn ang trong giai o n h c b i dư ng chuyên môn nghi p v chuyên ngành ,nên
kh năng áp ng nhu c u công vi c chưa cao.
Như ã trình bày các n i dung trên thì công tác văn thư óng m t vai trò
không nh i v i vi c qu n lý, gi i quy t công vi c hàng ngày c a cơ quan.
Nhưng trong quá trình th c hi n v n g p m t s thu n l i và khó khăn sau :
* Thu n l i:
ư c s quan tâm c a lãnh o nhà trư ng trong vi c hư ng d n và ban hành
các văn b n ph c v công tác văn thư c a cơ quan ư c t t hơn
Nhân viên văn thư ý th c trong vi c h c t p b i dư ng nghi p v ,nh m nâng
cao trình chuyên môn ,có trách nhi m i v i công vi c
Cơ s v t ch t, trang thi t b ph c v cho công vi c tương i y nên quá
trình x lý văn b n nhanh chóng, chính xác, không t n ng văn b n
* Khó khăn:
Cơ s v t ch t chưa có phòng văn thư lưu tr riêng nên vi c s p x p h sơ ,công
văn g n gàng , khoa h c d tra c u còn g p nhi u khó khăn .
o c a cơ quan i v i công tác văn thư:
2/Công tác ch
- ư c s quan tâm c a lãnh o nhà trư ng, t o i u ki n v th i gian
nhân viên làm công tác văn thư tham gia các l p b i dư ng nghi p v nâng cao
trình chuyên môn.
- Ban hành văn b n quy nh v ch c năng và nhi m v c a văn thư trong cơ
quan. ng th i thư ng xuyên ôn c nh c nh ,ki m tra vi c th c hi n các khâu
nghi p v , ra phương hư ng gi i quy t hàng ngày k p th i. Trang b tương i
y các trang thi t b văn phòng hi n i như : máy vi tính, máy in, máy
photocopy, i n tho i ... giúp cho quá trình gi i quy t công vi c ư c nhanh
chóng, chính xác, hi u qu , úng theo th i gian yêu c u
3/ Tình hình th c hi n nh ng n i dung nghi p v văn thư c a trư ng ti u h c
Phan Chu Trinh :
3.1. Tình hình ban hành và s d ng văn b n c a cơ quan :
a) Các lo i văn b n do cơ quan ban hành :
Căn c vào ch c năng, nhi m v , quy n h n c a nhà trư ng ph thông ,thì
trư ng ti u h c Phan Chu Trinh không có th m quy n ban hành văn b n Quy
ph m pháp lu t mà ch ư c ban hành văn b n cá bi t và văn b n hành chính
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 7
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
thông thư ng, c th như sau:
* V văn b n cá bi t :
Trư ng ti u h c Phan Chu Trinh ban hành văn b n cá bi t gi i quy t nh ng
công vi c i v i nh ng i tư ng c th và ư c áp d ng trong kho ng th i gian
m t niên khóa .
Các lo i văn b n cá bi t do cơ quan ban hành thư ng có các lo i sau:
+ Quy t nh b nhi m i v i giáo viên ,nhân viên
+ Quy t nh thành l p các t chuyên môn
+ Quy t nh thành l p h i ng tư v n ,thi ua khen thư ng
+ Quy t nh i u ng cán b ,giáo viên ,nhân viên
+ Quy t nh khen thư ng cán b ,giáo viên ,nhân viên .
+ Quy t nh khen thư ng h c sinh
+ Quy t nh nâng b c lương thư ng xuyên cho cán b ,giáo viên, nhân viên
Ví d :
CC NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM
PHÒNG GD& T CHÂU
c l p –T do –H nh phúc
TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH
S: /Q -PCT Cù B ,ngày ….tháng ….năm 2009
QUY T NH
V/v Thành l p t chuyên môn năm h c 2008-2009
HI U TRƯ NG TRƯ NG TI U H C PHAN CHU TRINH
- Căn c ch c năng quy n h n hi u trư ng ư c quy nh t i quy t nh s
51/2007/Q –BGD& T ngày 31/8/2007 c a B trư ng b giáo d c & ào t o
- Căn c …………………………………………………………………………;
- Căn c …………………………………………………………………………;
Xét năng l c c a giáo viên ……………………………………………………,
QUY T NH :
i u 1. …………………………………………………………………… .
i u 2. …………………………………………………………………… .
i u 3. ………………………………………………………………… ./.
HI U TRƯ NG
Nơi nh n:
- Các ông bà có tên t i i u 1 (t h ) ;
- Lưu :VT ,PCT(02b).
* i v i văn b n hành chính thông thư ng :
Cơ quan ban hành các lo i văn b n hành chính thông thư ng th c hi n ch c
năng, nhi m v và gi i quy t công vi c hàng ngày c a cơ quan,thông tin, báo cáo,
ph n ánh tình hình lên c p trên; ch o, hư ng d n, ôn c, ki m tra c p dư i,
liên h công tác v i các cơ quan, ơn v t i a phương.
Các lo i văn b n hành chính thông thư ng cơ quan ban hành thư ng có các lo i
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 8
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
như sau:
+ K ho ch :
Cơ quan thư ng ban hành k ho ch ưa ra nh ng ch tiêu và bi n pháp
th c hi n trong tháng ,h c kỳ ,năm .
Ví d :
CC NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM
PHÒNG GD& T CHÂU
c l p –T do –H nh phúc
TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH
S: /KH-PCT Cù B ,ngày ….tháng ….năm 2009
K HO CH
V/v Xây d ng trư ng h c thân thi n h c sinh tích c c
Ch : “Môi trư ng –vòng tay xanh thân yêu”
I/ c i m tình hình :……………………………………………………..
II/ N i dung k ho ch :…………………………………………………….
III/ Bi n pháp th c hi n :………………………………………………….
IV/ Ch tiêu ph n u :……………………………………………………
HI U TRƯ NG
Nơi nh n:
- Phòng giáo d c (B/c) ;
- Các ban ngành ,giáo viên (t/h) ;
- Lưu :VT ,PCT(02b) .
+ Báo cáo :
Cơ quan ban hành báo cáo ph n ánh k t qu vi c th c hi n k ho ch như:
Báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm c a cơ quan, báo cáo công tác v n ng
qu tình nghĩa tình thương ,báo cáo vi c ng d ng công ngh thông tin trong
gi ng d y
Ví d :
CC NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM
PHÒNG GD& T CHÂU
c l p –T do –H nh phúc
TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH
S: /BC-PCT Cù B ,ngày ….tháng ….năm 2009
BÁO CÁO
T ng k t 5 năm ng d ng công ngh thông tin
Giai o n ( 2004 – 2009 )
Kính g i :Phòng giáo d c
I/ Th c tr ng ơn v :………………………………………………………
II/ N i dung th c hi n ư c
* Ưu i m :……………………………………………………………
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 9
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
* T n t i :……………………………………………………………..
III/ K t qu :……………………………………………………………….
HI U TRƯ NG
Nơi nh n:
- Phòng giáo d c (b/c) ;
- Lưu :VT ,PCT (02b).
+ T trình :
Cơ quan ban hành t trình ngh v i c p trên xin phê duy t nâng lương trư c
th i h n cho cán b ,giáo viên ,nhân viên
Ví d :
CC NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM
PHÒNG GD& T CHÂU
c l p –T do –H nh phúc
TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH
S: /TTr-PCT Cù B ,ngày ….tháng ….năm 2009
T TRÌNH
V/v xin phê duy t nâng lương trư c th i h n
i v i ông : Nguy n Văn A
Kính g i : Phòng n i v Huy n Châu c
N i dung :…………………………………………………………………..
HI U TRƯ NG
Nơi nh n:
- Phòng n i v (b/c) ;
- Phòng giáo d c (b/c) ;
- Lưu :VT ,PCT(02b) .
+ Biên b n :
Cơ quan ban hành biên b n ghi l i di n bi n, k t qu c a nh ng v vi c c th
như: m t cu c h p, h i ngh ....
Ví d :
CC NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM
PHÒNG GD& T CHÂU
c l p –T do –H nh phúc
TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH
S: /BB-PCT Cù B ,ngày ….tháng ….năm 2009
BIÊN B N
V/v xét nâng lương trư c th i h n
cho cán b giáo viên ,nhân viên năm 2009
Th i gian :………………………………………………………………….
I/ Thành ph n tham d :
1.Ông (bà): ……………………………………………….(ch t a)
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 10
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
2. Ông (bà):………………………………………………..(thư ký)
3. Ông(bà):………………………………………………(thành viên)
II/ N i dung:………………………………………………………………….
Biên b n k t thúc vào lúc ……………………cùng ngày
Thư ký i di n các thành viên Ch t a
+ Thông báo :
Cơ quan ban hành thông báo thông tin cho cán b ,giáo viên ,nhân viên ,h c
sinh trong ơn v ... v vi c v n ng ng h thiên tai lũ l t ,nghĩa tình biên gi i
h i o ,....
Ví d :
CC NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM
PHÒNG GD& T CHÂU
c l p –T do –H nh phúc
TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH
S: /TB-PCT Cù B ,ngày ….tháng ….năm 2009
THÔNG BÁO
V/v ng h nghĩa tình biên gi i h io năm 2009
theo k ho ch s 96 - KHLT/ TN – PGD& T
c a liên t ch gi a phòng giáo d c và oàn thanh niên huy n Châu c
Căn c :……………………………………………………………………………..
N i dung thông báo :……………………………………………………………….
HI U TRƯ NG
Nơi nh n:
- Cán b ,giáo viên ,nhân viên ,h c sinh (t/h) ;
- Lưu :VT ,PCT ( 02b).
* Ngoài ra, cơ quan còn ban hành m t s văn b n khác như: công văn hành
chính, thư m i, gi y gi i thi u
b) Các thành ph n th th c văn b n do trư ng ti u h c Phan Chu Trinh
trình bày, so sánh v i lý thuy t ã h c:
* Th th c văn b n:
Trong quá trình th c t p ,kh o sát văn b n t i trư ng ti u h c Phan Chu Trinh,
cách trình bày các thành ph n th th c văn b n th c hi n theo Ngh nh s
110/2004/N -CP ngày 08/4/2004 c a Chính ph là úng.
Th th c c a văn b n qu n lý nhà nư c ư c trình bày theo qui nh t i các văn
b n ch y u sau: Ngh nh s 110/N -CP ngày 08/4/2004 c a Chính ph v công
tác văn thư; Thông tư liên t ch s 55/2005/TTLT-BNV/VPCP c a B n i v , Văn
phòng Chính ph ngày 06/5/2005 hư ng d n v th th c và k thu t trình bày văn
b n nh m m b o tính chân th c,giá tr pháp lý và hi u l c thi hành.
T t c các thành ph n c a văn b n u ư c trình bày b ng Font ch Time New
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 11
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
Roman.
Cách trình bày các thành ph n
b.1 Qu c hi u : Là thành ph n bi u th tên qu c gia và ch chính tr c a qu c
gia ó.
Qu c hi u th hi n th ch chính tr c a nhà nư c ta, th hi n ý chí và
m c tiêu ph n u c a nhân dân ta và nhà nư c ta.
Qu c hi u ư c trình bày góc trên cùng, bên ph i, trên trang u tiên
c a văn b n.
Qu c hi u ư c trình bày thành hai dòng :
Dòng trên : C NG HOÀ XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM
Trình bày b ng ch in hoa, c ch 12-13, ki u ch ng, m.
Dòng dư i : c l p – T do – H nh phúc
Trình bày b ng ch in thư ng, c ch 13-14, ki u ch ng m, cân i
v i dòng trên.
Dư i cùng có ư ng g ch ngang, nét li n có dài b ng dòng ch c
l p – T do – H nh phúc.Ch cái u c a các c m t này ư c vi t hoa, gi a các
c m t có g ch ngang nh .
Thành ph n này theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP quy nh ngày
06/5/2005 nhà trư ng ã trình bày úng :
C NG HOÀ XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM
c l p – T do – H nh phúc
b.2 Tên cơ quan, t ch c ban hành văn b n:
Tên cơ quan, t ch c ban hành văn b n là tên tác gi c a văn b n.
Tên cơ quan t ch c ban hàn văn b n ph i ư c ghi y theo tên g i chính
th c căn c vào văn b n thành l p, qui nh t ch c b máy, phê chu n c p gi y
phép ho t ng ho c công nh n tư cách pháp nhân c a cơ quan, t ch c có th m
quy n.
Tên cơ quan, t ch c ban hành văn b n là tác gi c a văn b n ư c trình bày
góc trên, bên trái, trang u c a văn b n.
Ph n tên cơ quan ch qu n ư c trình bày ch in hoa, c ch 12-13 ki u ch
ng, trên.
Ph n tên cơ quan, t ch c ban hành văn b n trình bày cân i dư i tên cơ quan
ch qu n, b ng ch in hoa, c ch 12-13, ki u ch ng, m; dư i cùng có g ch
ngang ng n b ng 1/3 n 1/2 dài c a tên cơ quan, t ch c ban hành văn b n và
t cân i so v i dòng ch .
Ph n này nhà trư ng trình bày úng theo quy nh thông tư 55/2005/TTLT-
BNV-VPCP ngày 06/5/2005:c th như sau:
PHÒNG GD& T CHÂU C
TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH
b.3 S và ký hi u c a văn b n:
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 12
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
- S c a văn b n: là s th t c a văn b n ư c ban hành trong m t năm văn
thư, b t u t s 01 cho văn b n ư c ban hành u tiên.Ch “s ” ư c trình bày
b ng ch in thư ng, c ch 13, ki u ch ng, sau ch “s ” có d u (:).
Các s th c a văn b n ư c ghi b ng ch s r p.
- Ký hi u văn b n: là nhóm ch vi t t t tên lo i văn b n và tên cơ quan ( ơn v )
làm ra văn b n ó.
Ký hi u văn b n hành chính bao g m ch vi t t t tên cơ quan ban hành công
văn và ch vi t t t tên ơn v so n th o ra công văn ó.
Ch “s “ ư c trình bày b ng ch in thư ng, c ch 13, ki u ch ng, sau
ch “s “ có d u (:)
Ký hi u văn b n trình bày b ng ch in hoa, c ch 13, ki u ch ng.
Gi a s và ký hi u văn b n ư c ngăn cách b ng d u g ch chéo (/), gi a ch
vi t t t tên lo i văn b n và tên cơ quan ( ơn v ) ban hành văn b n ư c ngăn cách
b ng d u g ch n i (-)không cách ch
Thành ph n này nhà trư ng trình bày úng theo quy nh.
Ví d :
S : 01/Q -PCT
Cách ghi s , ký hi u cho văn b n qu n lý Nhà nư c :
+ i v i văn b n quy ph m pháp lu t :
S :___/năm ban hành/tên lo i văn b n-tên cơ quan ban hành văn b n.
VD : S : 145/2006/Q -UBND
+ i v i văn b n cá bi t :
S : ____/tên lo i văn b n-tên cơ quan ho c cá nhân ban hành.
VD: S : 19/Q -PCT
+ i v i văn b n hành chính thông thư ng :
Nh ng văn b n có tên lo i thì cách ghi gi ng như văn b n cá bi t
VD: S 04/BC-PCT
Nh ng văn b n không có tên lo i (công văn hành chính)
S : ____/tên cơ quan ban hành-tên ơn v so n th o văn b n
VD: S : 12/PCT
+ i v i văn b n liên t ch
S ___/năm ban hành/tên lo i văn b n- tên các cơ quan ph i h p ban hàn
VD: S 147/2005/TTLT-SGD
+ Cách l y s cho cơ quan
Cơ quan l y s cho t ng lo i văn b n riêng bi t .
Ví d :
S : 01/Q -PCT
S : 01/CV-PCT
S : 01/BC-PCT
S : 01/TB-PCT
b.4 a danh và ngày tháng năm ban hành văn b n:
- a danh ghi trên văn b n: là tên g i chính th c c a ơn v hành chính (nơi cơ
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 13
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
quan, t ch c óng tr s ).
-Ngày, tháng, năm ban hành văn b n: Là ngày tháng năm văn b n ư c ký ban
hành và óng d u.Hay nói cách khác là ngày tháng năm văn b n có giá tr pháp lý
và hi u l c thi hành.
a danh và ngày tháng năm ban hành văn b n ư c trình bày dư i qu c hi u
sát l ph i, b ng ch in thư ng, c ch 13, ki u ch nghiêng.
Sau a danh có d u ph y (,) ngăn cách v i ngày tháng năm ban hành văn b n
ư c vi t y ngày... tháng... năm. Các s ch ngày, tháng,năm vi t b ng ch
-r p, i v i nh ng s ch ngày nh hơn 10 và tháng 1, 2 khi vi t thêm s “ 0”
phía trư c. Khi trình bày nên ghi y ch ngày, tháng, năm không nên dùng
các d u g ch chéo, g ch n i thay th (ch ngày, tháng, năm vi t thư ng, không
ư c vi t hoa ).
Thành ph n này nhà trư ng trình bày úng theo quy nh, c th như sau:
Ví d 1: Cù B , ngày 08 tháng 5 năm 2009
Ví d 2: Cù B ,ngày 12 tháng 02 năm 2009
b.5 Tên lo i và trích y u n i dung c a văn b n :
- Tên lo i văn b n: là tên c a t ng lo i văn b n do cơ quan ban hành.
- Trích y u n i dung c a văn b n: là m t câu ng n g n ho c m t c m t nhưng
ph n ánh ư c n i dung ch y u c a văn b n.
Trích y u n i dung văn b n giúp cho ngư i c, ngư i gi i quy t văn b n ư c
nhanh chóng, chính xác, n m b t ư c n i dung c a văn b n m t cách khái quát
t o thu n l i cho vi c gi i quy t, ăng ký và tra tìm.
Tên lo i c a văn b n ư c trình bày gi a trang văn b n, b ng ch in hoa, c
ch 14, ki u ch ng, m.
Trích y u n i dung văn b n ư c trình bày cân i dư i tên lo i văn b n ( i v i
văn b n có tên lo i) và ư c trình bày dư i s và ký hi u c a công văn ( i v i
công văn hành chính ).
Trích y u n i dung c a văn b n có tên lo i ư c trình bày b ng ch in thư ng, c
ch 14, ki u ch ng, m. Bên dư i trích y u có ư ng k ngang nét li n, dài
b ng 1/3, n ½ dài c a dòng ch , t cân i so v i dòng ch .
Trích y u n i dung c a công văn ư c trình bày b ng ch in thư ng, c ch 13,
ki u ch ng, sau ch V/v (vi t t t v vi c).
Ph n này nhà trư ng trình bày úng theo quy nh,c th như sau :
Ví d 1:
S : 04/PCT
V/v Tri u t p giáo viên
t p hu n tin h c gi a h c kỳ I
Ví d 2:
QUY T NH
V/v nâng b c lương cho ng chí Nguy n Văn A
b.6 N i dung văn b n:
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 14
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
N i dung văn b n: Là toàn b các thông tin mà văn b n c n c p n.
N i dung văn b n ư c trình bày dư i ph n tên lo i và trích y u n i dung c a
văn b n.
Toàn b n i dung văn b n ư c trình bày căn th ng l trái và ph i, chính xác, rõ
ràng, b ng ch in thư ng, không t y xóa c ch 13-14, ki u ch ng. Khi xu ng
dòng ch u dòng có th lùi vào 1cm – 1,27 cm và vi t hoa ch cái u; kho ng
cách gi a các o n văn t t i thi u là 6pt, kho ng cách gi a các dòng ch n t i
thi u t 15pt tr lên,
i v i văn b n hành chính có ph n căn c pháp lý ban hành thì sau m i ph n
căn c ph i xu ng dòng, cu i m i dòng có d u ch m ph y (;), riêng ph n căn c
cu i cùng k t thúc b ng d u ph y (,).
Thành ph n này nhà trư ng trình bày úng theo quy nh c th như sau :
Ví d : ( Th c hi n t i quy t nh i u ng giáo viên làm giám kh o h i gi ng)
HI U TRƯ NG TRƯ NG TI U H C PHAN CHU TRINH
- Căn c ch c năng quy n h n hi u trư ng ư c quy nh t i i u 17,m c 3
i u l trư ng ti u h c s 51/2007/Q -BGD& T ngày 31/8/2007 c a B trư ng
B Giáo d c & ào t o ;
- Căn c vào ch th s 47/2008/Q -BGD& T v vi c th c hi n nhi m v tr ng
tâm năm h c 2008-2009 ngày 13/8/2008 c a B trư ng B Giáo d c & ào t o ;
- Căn c quy t nh s 2572/2008/Q -UBND ngày 01/8/2008 .V vi c quy nh
th i gian năm h c 2008-2009 c a t nh Bà R a Vũng Tàu ;
- Căn c vào phương hư ng nhi m v tr ng tâm năm h c 2008-2009 c a Phòng
giáo d c huy n Châu c ban hành ngày 14/8/2008 ;
- Xét năng l c c a cán b giáo viên trong h i ng sư ph m nhà trư ng ,
b.7 Nơi nh n văn b n:
Nơi nh n văn b n: Là nơi ghi tên các cơ quan, ơn v , cá nhân tr c ti p nh n và
x lý văn b n .
T t c các lo i văn b n u có nơi nh n ghi chung góc bên trái, trang cu i
cùng, dư i ph n n i dung văn b n, cách dòng cu i cùng c a n i dung văn b n t 1
n 2 dòng.
Ch “Nơi nh n” cu i văn b n ư c trình bày sát l trái b ng ch in thư ng c
ch 12, ki u ch nghiêng, m, sau ch “Nơi nh n” có d u (:).
Tên cơ quan, ơn v , t ch c, cá nhân nh n văn b n ư c trình bày ngay dư i
ch “Nơi nh n” b ng ch in thư ng, c ch 11, ki u ch ng.
Tên m i cơ quan, t ch c, cá nhân nh n văn b n ư c trình bày thành dòng
riêng, u dòng có g ch ngang, cu i dòng có d u (;) dòng cu i cùng ghi “ Lưu”:
VT (văn thư) và ch vi t t t tên ơn v so n th o văn b n, k t thúc b ng d u (.)
Ph n này nhà trư ng trình bày úng theo quy nh, c th như sau:
i v i công văn hành chính ngoài nơi nh n ư c trình bày như
Nơi nh n :
văn b n có tên lo i thì nơi nh n công văn còn ư c trình bày b ng ch “Kính g i”
sau ch kính g i có d u hai ch m (:) ph n này ư c gh ơ trên n i dung công
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 15
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
văn,dư i a danh, ngày, tháng, năm ban hành công văn.
N u công văn g i cho 01 cơ quan ho c m t cá nhân thì t “Kính g i” và tên cơ
quan, cá nhân ư c trình bày trên cùng m t dòng; trư ng h p công văn ư c g i
cho 02 ơn v , cá nhân tr lên thì tên m i cơ quan, cá nhân ư c trình bày trên m t
dòng riêng, u dòng có g ch ngang, dòng cu i cùng có d u ch m(.)
Ch “Kính g i” và tên cơ quan, t ch c, cá nhân nh n công văn ư c trình bày
b ng ch in thư ng, c ch 14, ki u ch ng.
Ví d 1:
Kính g i: Phòng Giáo d c & ào t o huy n Châu c
Ví d 2:
Kính g i:
- Phòng GD& T Châu c
- UBND Xã Cù B
Ngoài ra, i v i công văn hành chính thì thành ph n “ Nơi nh n” phía dư i
là t “Như trên”, ti p n là tên các cơ quan, ơn v , cá nhân có liên quan nh n
công văn.
Ví d :
Nơi nh n:
- Phòng giáo d c(b/c);
- Giáo viên (t/h) ;
- Lưu :VT ,PCT (02b) .
b.8 Ch ký và th th c ký:
Ch ký :Là ký hi u riêng c a ngư i có th m quy n ký văn b n, là thành ph n
th hi n hi u l c thi hành c a văn b n và th hi n trách nhi m c a ngư i ký văn
b n.
Th th c ký: Là quy n h n và ch c v c a ngư i ký văn b n
Trư ng h p ký thay m t t p th ph i ghi ch vi t t t “TM.”
Trư ng h p ký thay ngư i ng u cơ quan ph i ghi ch vi t t t “KT.”
Quy n h n và ch c v c a ngư i ký ư c trình bày b ng ch in hoa, c ch 14,
ki u ch ng, m góc ph i, bên dư i, trang cu i cùng c a văn b n, cách dòng
cu i c a n i dung văn b n t 1 – 2 dòng.
H tên ngư i ký ư c trình bày b ng ch in thư ng, c ch 14, ki u ch ng,
m.
Nhà trư ng là cơ quan làm vi c theo ch th trư ng nên quy n h n c a ngư i
ký ư c th c hi n như sau:
Thành ph n này nhà trư ng trình bày úng theo quy nh:
Ví d 1:
HI U TRƯ NG
c p trư ng ký:
Võ Trư ng
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 16
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
KT. Hi u trư ng
Phó Hi u trư ng
Ví d 2: c p phó ký thay
Nguy n ng Ti n
b.9 D u cơ quan :
D u cơ quan là d u hi u th hi n tư cách pháp nhân c a cơ quan trong giao d ch
v i các cơ quan khác và trư c pháp lu t c a nhà nư c.
D u cơ quan có xác nh n tính h p pháp c a văn b n và ch ký trên văn b n (th
hi n giá tr pháp lý c a văn b n).
D u cơ quan ư c óng trùm lên 1/3 ch ký v bên trái.
Th c t thành ph n này trư ng ti u h c Phan Chu Trinh bày úng theo Ngh
nh s : 58/2001/N /CP ngày 24/8/2001 c a Chính ph v qu n lý và s d ng
con d u.
Theo i u 26 Ngh nh 110/2004/N -CP D u cơ quan ư c óng trùm lên 1/3
ch ký v bên trái .
óng d u lên văn b n i kèm như danh sách, biên b n, phi u thu… óng d u cơ
quan lên tên lo i văn b n ho c lên tên cơ quan ban hành văn b n ( óng d u treo).
Qua lý thuy t ã h c và áp d ng vào th c t công vi c trong quá trình th c t p
công tác văn thư t i cơ quan em nh n th y th th c văn b n c a trư ng ti u h c
Phan Chu Trinh ã ư c th c hi n úng quy nh c a Nhà nư c.
c) Quy trình so n th o văn b n c a trư ng ti u h c Phan Chu Trinh (t vi c
hình thành b n th o n b n chính).
Trư ng ti u h c Phan Chu Trinh ch có m t cán b làm công tác văn thư , m
nhi m so n th o nhi u n i dung văn b n a d ng v hình th c ,th lo i .Vì th quy
trình so n th o văn b n cũng có nhi u c i m, nhi u d ng th lo i không gi ng
nhau . công vi c t hi u qu nhà trư ng ph i ti n hành theo các bư c sau :
+ Bư c 1. Xác nh m c ích ban hành và tên lo i văn b n :
Tuỳ thu c vào n i dung c a v n mà văn b n c p n ,ti n hành xác nh
m c ích ban hành văn b n , giúp cho vi c xác nh lo i văn b n phù h p v i m c
ích ban hành, phù h p v i th m quy n ban hành c a cơ quan . ng th i gi i h n
th i gian ban hành sao cho chính xác, k p th i và phù h p v i tình hình gi i quy t
công vi c.
+ Bư c 2. Xác nh tên lo i văn b n
Sau khi xác nh ư c m c ích ban hành văn b n thì ph i xác nh ư c lo i
văn b n phù h p v i m c ích ban hành văn b n c a cơ quan ,phù h p v i m c
ích gi i quy t công vi c.
+ Bư c 3. Thu th p và x lý thông tin :
ây là bư c quan tr ng nh t trong quá trình so n th o văn b n vì có thu th p
thông tin y thì m i ban hành văn b n m t cách chính xác.Thông tin ư c thu
th p b ng nhi u hình th c khác nhau, ngư i so n th o thu th p y nh ng thông
tin có liên quan n yêu c u, n i dung mà văn b n c p n; xem v n có liên
quan n b ph n, cá nhân nào ng th i căn c vào yêu c u c th c a t ng v n
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 17
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
l a ch n các thông tin v t ng lĩnh v c chuyên môn cũng như thu th p
nh ng s li u c th , chính xác t ng h p và hình thành văn b n.
Ngư i tr c ti p so n th o văn b n s ch u trách nhi m v n i dung, ch t lư ng,
th i gian và hình th c c a văn b n ó.Khi thu th p thông tin, cán b lãnh o s
t ng h p, phân tích, ánh giá, ch n l c ra nh ng thông tin chính có chính xác
cao, lo i ra nh ng thông tin trùng th a, thông tin thi u khoa h c. m b o nh ng
thông tin thu th p ư c u liên quan n các v n c n gi i quy t , úng nguyên
t c, không t ý thêm vào hay b b t v n , vì như th s làm nh hư ng n tình
hình gi i quy t công vi c c a cơ quan. N u làm t t khâu này thì văn b n s tm c
ích và t hi u qu cao
+ Bư c 4. Xây d ng cương và vi t b n th o văn b n :
- Xây d ng cương :
Sau khi có y các thông tin liên quan ,cá nhân so n th o văn b n s ti n
hành xây d ng cương và vi t d th o văn b n
Vi c xây d ng cương là giúp ngư i so n th o hình thành ra văn b n m t
cách toàn di n t n i dung, b c c, các ph n, các chương, các m c l n, nh , i u …
tránh b trùng l p, b sót ý ho c vi t l c , sai l ch v i m c ích ban u t ra.
Nh ng văn b n có n i dung quan tr ng, ph c t p thì cơ quan s ti n hành cu c
hp góp ý cho cương. Sau khi xây d ng xong cương s ki m tra l i cách
b trí các ph n, m c, i m.... theo tr t t khoa h c và m b o m c ích ban hành,
n u chưa t yêu c u thì i u ch nh l i sao cho h p lý t ó hình thành văn b n
chính.
i v i nh ng văn b n thông thư ng thì ngư i so n th o văn b n ch c n d a
vào kinh nghi m th c t , không c n ph i qua bư c xây d ng cương mà có th
ti n hành ngay công vi c so n th o. Sau khi văn b n ư c vi t xong, ngư i so n
th o l i ti n hành:
12 Ki m tra m c ích ban hành văn b n;
13 Ki m tra s phù h p v tên lo i văn b n
14 Ki m tra tính logic c a cách trình bày văn b n
15 Ki m tra ng pháp và chính t .
+ Bư c 5. Duy t, ánh máy,trình ký, ăng ký và ban hành văn b n:
Sau khi mang b n th o trình cho hi u trư ng xem xét cho ý ki n b sung hay
c n thêm b t v n nào(n u có) .Ngư i so n th o s s a ch a l i úng theo yêu
c u, (n u không) thì hi u trư ng s ký t t vào b n th o ,văn b n ó s ư c in ra
b n s ch trình ký chính th c. Sau khi văn b n ã ư c ký duy t văn thư làm các
th t c như: ghi s , ký hi u, ngày, tháng, năm ban hành; vào s ăng ký văn b n i,
nhân b n theo s lư ng ã ư c duy t; óng d u và phát hành.
3.2 Tình hình t ch c qu n lý “văn b n i” t i trư ng TH Phan Chu Trinh
m b o thông tin ph c v cho ho t ng qu n lý c a cơ quan m t cách
khoa h c, nhanh chóng, chính xác và m b o tính pháp lý .Ngư i làm công tác
văn thư h ng ngày ph i có t i cơ quan , nh n văn b n t các nơi chuy n n,
ng th i th c hi n vi c t ch c văn b n i. làm t t công tác òi h i cán b văn
thư ph i s p x p công vi c th t khoa h c m i có hi u qu cao.T i trư ng TH Phan
Chu Trinh, vi c t ch c gi i quy t, qu n lý văn b n i ch y u là do cán b văn thư
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 18
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
m nhi m .Hi u trư ng là ngư i ki m tra, ôn c, nh c nh th c hi n nh m m
b o cung c p thông tin k p th i ph c v cho ho t ng qu n lý .
* Cơ quan ti n hành t ch c qu n lý văn b n i theo trình t như sau:
+ ánh máy văn b n:
Văn b n ư c cán b văn thư m nhi m so n th o, sau khi b n th o ã ư c
ký duy t (b n g c), ti n hành ánh máy ch không giao cho ngư i không có trách
nhi m .Quá trình ánh máy văn b n c n trình bày rõ ràng, s ch s úng quy nh,
sau ó ki m tra l i n i dung văn b n ,nh m m b o n i dung b n ánh máy chính
xác v i b n g c ã ư c duy t, sau ó trình hi u trư ng ký ban hành văn b n .Văn
b n m t ( thi)giao cho ngư i có trách nhi m ánh máy và ph i th c hi n nơi m
b o m t, ngư i ánh máy ph i th c hi n úng qui ch v b o m t, văn thư ph i
tuy t i gi gìn bí m t n i dung văn b n.
+ Trình ký văn b n:
T t c văn b n sau khi ánh máy xong, trư c khi trình hi u trư ng ký ban hành
u ph i ư c ki m tra l i v n i dung, th th c và ký t t (ký nháy) t i ch cu i
cùng c a ph n n i dung văn b n. Ch ký t t này th hi n trách nhi m c a ngư i
ư c giao trách nhi m làm tham mưu cho lãnh o r ng văn b n này ã ư c xem
qua b o m văn b n ó có tính chính xác cao, văn b n ư c trình ký úng th m
quy n.
+ óng d u lên văn b n:
Sau khi văn b n ã ư c lãnh o ký s chuy n n b ph n văn thư óng
d u. D u c a cơ quan ch ư c óng vào nh ng văn b n ã có ch ký h p l c a
ngư i có th m quy n, th trư ng, các phó th trư ng (không óng kh ng ch ).Vi c
óng d u lên văn b n t i trư ng TH Phan Chu Trinh ư c th c hi n r t nghiêm
ch nh úng theo quy nh.
* Các lo i d u c a trư ng TH Phan Chu Trinh hi n ang s d ng:
- D u cơ quan : không có hình qu c huy nhưng có giá tr pháp lý và ư c óng
lên t t c các lo i văn b n do cơ quan ban hành.
- Lo i d u trong vi c qu n lý công văn gi y t hay công vi c n i b c a cơ
quan: d u ch c v , d u h tên, d u công văn n ... các lo i con d u này ư c hi u
trư ng giao cho cán b văn thư tr c ti p qu n lý ,và t tay óng d u lên các văn
b n gi y t ã ư c ngư i có th m quy n ký.
* Công tác qu n lý và s d ng con d u t i trư ng TH Phan Chu Trinh:
Trư ng TH Phan Chu Trinh qu n lý và s d ng con d u theo quy nh c a nhà
nư c.Vi c qu n lý và s d ng con d u ư c th hi n như sau:
Trư ng ư c s d ng con d u theo m u ã quy nh và ăng ký t i Công an
t nh Bà R a Vũng Tàu .
T t c các văn b n l y danh nghĩa c a cơ quan ban hành, sau khi ã có ch
ký h p l c a ngư i có th m quy n, nhân viên văn thư t tay óng d u, trư ng h p
c bi t c n thi t gi i quy t công vi c xa cơ quan thì Lãnh o ư c mang con
d u i theo và ch u trách nhi m v vi c mang con d u ra kh i cơ quan.
M c in d u ư c th ng nh t dùng màu .
Ngư i gi d u ph i t mình óng d u lên văn b n, không ư c t ý giao d u
cho ngư i khác khi chưa có ý ki n c a Hi u trư ng. D u óng ph i ngay ng n rõ
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 19
- GVHD : Ph m Văn Năm
Báo cáo th c t p t t nghi p
ràng, úng chi u, và óng trùm lên 1/3 ch ký v phía bên trái.
Không ư c óng d u lên gi y tr ng, gi y in s n, gi y gi i thi u chưa ghi rõ h
tên ngư i s d ng và m c ích s d ng.
Nh ng d th o chương trình, k ho ch g i c p trên xin ý ki n ho c d th o báo
cáo ưa ra H i ngh , án, danh sách, ph l c văn b n xác nh n tính h p pháp
c a văn b n thì óng d u treo lên tên tác gi ho c tên lo i c a văn b n.
óng d u giáp lai ch óng vào các l trang văn b n kh ng nh các trang
văn b n là trung th c.
D u sau khi s d ng xong ư c treo lên giá và b vào t ngay ng n,c n th n
không tr y xư c, h t gi làm vi c (ho c trong nh ng ngày ngh theo quy nh
c a Nhà nư c) d u ư c b vào t có khoá ch c ch n và niêm phong c n th n.
* Tóm l i vi c qu n lý và s d ng con d u c a trư ng TH Phan Chu Trinh th c
hi n r t ch t ch , nghiêm túc, úng theo tinh th n Ngh nh s 58/2001/N -CP
ngày 24/8/2001 c a Chính ph v qu n lý và s d ng con d u.
∗ ăng ký văn b n i:
Văn b n sau khi ư c trình ký cán b văn thư hoàn ch nh th th c c a văn
b n,c th như: L y s th t , ghi ngày, tháng,cho văn b n. Khi th th c ã ư c
ki m tra chính xác, ghi y các thành ph n, úng v trí, s ư c nhân b n y
s lư ng ã ư c ghi trong thành ph n nơi nh n.
ăng ký văn b n i là ph i m s ghi chép m t s i u c n thi t v m t văn
b n i như s , ký hi u, ngày tháng, trích y u n i dung c a văn b n vào m t trong
nh ng phương ti n ăng ký văn b n nh m qu n lý ch t ch văn b n c a cơ quan
và tra tìm văn b n ư c nhanh chóng.
Khi ăng ký văn b n ph i ghi (nh p) y , chính xác.
- Trình t ăng ký văn b n i như sau :
+ Ghi s , ký hi u văn b n:
Hàng năm s lư ng ban hành văn b n i c a cơ quan không nhi u nên vi c
ghi s cho văn b n ư c chia làm 3 lo i:
i v i lo i văn b n như: Quy t nh ư c l y theo h th ng s riêng
Các lo i văn b n như : Báo cáo, K ho ch l y theo h th ng s riêng
Các lo i văn b n còn l i như: Biên b n,T trình ,Thông báo... l y chung h
th ng s . Văn b n nào ban hành trư c thì l y s nh , văn b n nào ban hành sau thì
l y s l n.
S c a văn b n là s th t c a văn b n (s chung cho m t lo i văn b n) ư c
ban hành trong m t năm ho c m t nhi m kỳ b t u t s 01 cho văn b n ư c ban
hành u tiên.Và t t c các văn b n trong cơ quan khi ban hành u ph i qua văn
thư ăng ký vào s giúp cho vi c th ng kê, tra c u văn b n ư c nhanh chóng,
chính xác và ư c qu n lý ch t ch h th ng các văn b n i.
Vi c l y s th t cho t ng lo i văn b n t i trư ng TH Phan Chu Trinh cán b
văn thư th c hi n r t chính xác, không l y thi u s , trùng s .
+ Ghi ngày, tháng, năm lên văn b n:
Vi c l y s , ghi ngày, tháng, năm cho văn b n r t quan tr ng. N u thi u ho c
không chính xác các thành ph n này s d n n tình tr ng nơi nh n văn b n không
bi t văn b n ư c ban hành vào ngày tháng năm nào, i u ó làm cho vi c gi i
Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 20
nguon tai.lieu . vn
